導語：如何才能寫好一篇文檔信息化管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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1.文檔資料信息化管理工作原則

文檔資料信息化管理工作是現代企業信息化建設的重要組成部分。該項工作應以信息技術應用為主導,以計算機網絡建設為基礎,以檔案信息資源建設為核心,以檔案信息資源共享為目的,滿足企業信息化建設總體要求。企業文檔資料信息化管理工作應始終堅持“依法治檔、立足實際、重點突破、穩步推進”的原則,分步、分階段實施。

2.文檔資料信息化管理工作措施

在文檔資料信息化管理工作方面,企業應采取投人專項資金、開發實施文檔資料信息化管理系統、培養檔案信息化管理人才隊伍、建立健全文檔資料信息化管理標準規范等措施,對文檔資料的生成、發放、接收、處理、歸檔、保管和利用的全過程實施信息化管理,消除文檔資料資源信息孤島,使相關文檔資料和信息數據共享,逐步實現從文件數據生成到歸檔全壽命周期控制的文檔資料數字化管理,更好地滿足飛機科研生產的需要。

3.文檔資料信息化管理系統架構

針對飛機數字化設計、制造和管理的新特點,企業應研制開發基于計算機網絡環境的文檔資料信息化管理系統,文檔資料信息化管理系統架構。文檔資料信息化管理系統后臺數據庫可采用sQLserver,開發工具采用Powerbuild和ASP技術,數據處理為C/S模式,前端瀏覽為B/S結構;硬件基于千兆光纖主干網、桌面百兆園區網,配置高速交換機、高性能服務器、微機工作站和檔案數字化加工及其它支撐設備。

4.文檔資料信息化管理系統功能

完成開發的文檔資料信息化管理系統,應能實現如下功能：完善檔案信息化管理制度,滿足文檔資料的綜合管理要求,提高文檔資料整理、編目、立卷和歸檔管理水平,相關數據實時到局域網上供相關人員利用。

建立設計文件、工藝文件、單機質量檔案等數據庫,以文檔資料的接收、登記、分發、傳閱、處理、歸檔為重點,強化數據源基礎管理,逐步縮小紙質文件的產生和發放范圍,對文件有效性控制和檔案資料的快速檢索提供便利,提高文檔資料的接收、分發、處理工作的準確性和效率。

針對科研生產中形成的工程技術資料數據實行電子化管理,建立豐富的檔案資源信息庫,改變傳統的管理方式和手段,通過局域網實現文檔資料的實時,提高工作效率及其利用水平,適應信息化、網絡化管理要求。對處于流轉形成過程中的工程技術資料圖紙進行從數據錄人、版本控制、分發路線制定、有效性驗證,以及網絡分發、接收、傳閱處理、查詢歸檔、信息反饋全過程的動態管理。按照路線分工,將文檔資半封從網上以點對點的方式直接發放到相關單位,減少紙質文件的流轉和對人力資源的需求。

集成檔案、文獻、科技情報信息資源,實現科技情報文獻和文檔資料一體化管理,建立文檔資料紙質載體與數字化載體、縮微載體“三位一體”的存儲和利用模式,逐步實現文檔資料的資源數字化和管理信息化。

二、航空企業文檔信息化管理發展方向

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關鍵詞：文檔；信息化；特點；優勢

1 工程項目文檔管理面臨的發展趨勢

工程項目文檔工作貫穿整個工程建設，是工程建設和管理過程中一項十分重要的工作。隨著信息技術在工程建設日常管理中的應用越來越多，大型工程項目傳統的文檔管理模式和管理手段面臨著新的挑戰。信息管理系統是工程建設現代化的重要標志，而文檔是各種有價值信息的核心，它不只是對各種資料、數據、文件和信息的儲存和記錄，而且要對歸檔的大量信息進行分類、組織和整編，以便于更好的利用。

項目工程建設過程中所產生的大量文件都具有可參考的再利用價值，對這些文件的數字化管理和利用已成為我們信息管理所急需解決的問題。在信息化日益成為社會文件主導形式時，如何收集、積累、整理、形成檔案、豐富館藏，這些問題已經越來越制約工程項目文檔的管理工作。文檔信息化管理是目前工程項目發展的趨勢。

2 工程項目文檔管理信息化建設的必要性

海陽核電項目工程規模宏大，參加建設單位眾多，具有建設周期長、投資額度大、社會效益大的特征。在工程建設的過程中，工程項目文檔的管理工作始終貫穿于整個工程建設過程。完整的工程項目檔案是一種重要的信息資源，是工程建設管理經驗和技術經驗的直接總結依據，對保障工程建設的順利進行，乃至為集團公司其他AP1000核電項目提供借鑒起著極為重要的作用。

信息化系統平臺集功能全面、職能、便捷、高效等優點于一身，是提高文檔工作質量、縮短文件傳遞流程和時間、提高工作效率的關鍵環節。其優勢主要體現在以下幾個方面：

2.1 標準統一規范

信息系統平臺作為一個有機整體，在資料形成的各個環節之間，各層檔案形成之間，立檔單位之間遵循整體統一的標準和規范，從而達到工程項目文檔管理各層面的統一。

2.2 集中管理，有效利用

信息系統平臺將區域范圍內各類文件資源進行整合，構筑起一個信息儲量龐大的數據檔案館，通過系統使文檔資源得到多角度的使用，使資源產生最大效用。

2.3 優勢互補

信息系統平臺可以整合文件資源，彌補了室藏檔案館難以做到的文檔信息資源的互通和共享，能夠利用系統構建數字檔案庫，推進資源共享，同時結合室藏檔案，實現工程文檔管理優質、高效的目標，實現工程項目檔案的完整、統一。

2.4 職能轉變

傳統工程項目檔案管理模式固步自封，難以發揮信息資源優勢，信息平臺系統的應用是工程文檔管理走向逐步開放，實現信息采集，信息管理，實現管理職能向服務職能轉變的必然趨勢。

2.5 提升分析能力

工程項目文檔管理信息化，可以及時為工程項目人員提供詳實的文件信息和數字資料，可以幫助項目管理人員提升綜合分析能力，在工程規劃決策中節約時間，減少失誤。

3 工程文檔信息化管理的特點

電子文件前端控制通過信息化平臺系統形成電子文件，進行流轉、辦理、歸檔、移交過程，數據信息完整、準確、及時，為后期電子檔案管理階段的收集、保管、利用等業務需求奠定了基礎，逐漸走上信息化管理的軌道。通過該系統的網絡功能和系統擴展能力最終可為企業建立大型數字化檔案館建立基礎，以適應工程項目文檔管理的過程控制和信息的共享，可以對收集上來的檔案信息進行統一管理，為工程建設提更好的供信息服務，達到工程項目文檔管理的規范、統一。

4 分公司工程文檔管理范圍、信息化建設情況以及優勢

4.1 分公司工程文檔管理范圍、信息化建設情況

中電投電力工程有限公司煙臺分公司在山東海陽核電項目一期常規島、BOP工程擔任著委托管理和委托監理的管理責任，其工程文檔管理涵蓋工程文檔管理網絡建立健全及人員配備，工程文檔管理體系策劃、體系文件編制、執行、維護，文檔管理硬件設施配備，施工文件管理，監理文件管理，工程技術文件管控，工程函件收發管理，商務文件管理，圖書資料管理等各方面。

隨著業務拓展，信息系統的建設需求日漸急迫，分公司的核電信息系統NPAP開始了建設進程。2011年7月，煙臺分公司正式啟動NPAP系統開發工作，截止目前，NPAP上線使用模塊涵蓋行政管理、文檔管理、質保管理等方面。文檔管理主要包括：竣工資料管理、圖紙管理、廠家資料管理、變更文件管理、商務文件管理、工程影像庫、圖書資料管理、信函管理、會議紀要管理、備忘錄管理、分公司工作周（月）計劃等多個模塊。

4.2 信息系統在本單位的應用后的顯著優勢

信息系統在本單位未投用以前，分公司文件編審批簽字流程長，費時費力。使用電子簽名流程的NPAP系統后，大大縮短了流程流轉時間，也滿足了移動辦公的需要，大大提高了辦公效率，同時也實現了信息的共享，管理的規范。

4.3 信息系統的延伸應用的顯著優勢

信息系統運行成熟以后，由于管理的需要，除需要實現分公司內部信息暢通流轉，還需要充分考慮與各參建單位之間業務流轉，通過接口將實現與其他單位信息系統的無縫對接，通過雙向傳輸，減少中間環節、提高工作效率。將系統推廣至現場各個業務來往單位，真正意義上實現業務自發起至歸檔全部通過系統。現場單位使用系統后，擴大了信息共享平臺，加強了溝通交流與信息傳輸效率。實際工作也證明了這一點，通過這種方式，對縮短文件傳遞時間，提供高工作效率，降低管理成本具有實際意義。

與山東核電CIMS系統的接口開發：分公司及管理范圍內承包商使用NPAP系統、山東核電使用CIMS系統，山東核電向分公司分發的技術文件及函件等在CIMS系統已著錄，而分公司接收后需登錄到NPAP系統中；同樣，分公司及承包商向山東核電提交的文件山東核電也需著錄到信息系統，重復工作增加了無謂的工作量。通過NPAP和CIMS接口開發，可實現系統間的數據自動傳輸，相關各方文件的基本信息通過接口進行交換，實現數據共享，簡化處理流程，減少勞動強度，加快文件傳輸效率，縮短處理時間，提高工作效率。

例如圖紙管理模塊即可通過該接口在系統中實現對圖紙的接收，錄入，擬分，分發，失效、回收全過程的管理與控制。

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一、血站檔案信息化管理存在的問題

1.信息標準不統一。血站管理相對來說屬于受眾范圍較小的行業，加上地域性差異，在計算機信息技術和檔案管理軟件方面尚未建立一套統一的管理系統，軟件運行還存在標準、內容和管理不一致的問題。尤其是一些基層血站，由于人、財、物等因素影響，行政檔案與業務檔案缺乏統一的信息化質量管理體系，制約了血站檔案的信息化發展。

2.信息系統銜接不暢。“文檔一體化”能夠將血站檔案管理工作與文書處理工作聯系起來，實現檔案信息的有效管理和利用，是血站檔案管理信息化、數字化的必然趨勢。但從目前血站檔案信息化現狀來看，管理機制上還存在諸多問題，尤其表現在檔案工作與其他管理工作之間缺乏有效銜接，“文檔一體化”尚未實現。

3.缺乏復合型人才。血站檔案的信息化工作需要具體從事這項工作的人員既要熟練掌握計算機操作技術，也要熟悉檔案業務知識，以及血站各業務科室的功能。從目前血站檔案從業人員業務素能來看，普遍存在“一少兩多”現象：復合型人才少，兼職人員多和非檔案專業人員多。

二、血站檔案信息化管理對策

1.完善血站檔案信息模塊設計。血站業務主要有現場血液采集、血液檢驗、血液制備、供血運輸等，血站檔案的信息化建設和應用提升了血站檔案管理的科學化水平，簡化了血站檔案管理流程，保證了血液采集、運輸和供應的安全。具體來說，檔案信息系統設置應該包括以下幾個模塊。一是“獻血員獻血檔案管理”模塊。主要記載獻血員基本信息。二是“血液采集”模塊。包括獻血點基本信息、獻血者信息、采集的時間、地點以及采集人員信息等。三是“血液檢驗”模塊。包括血液樣本信息、檢驗結果、檢驗人員、檢驗時間等。四是“血液制備”模塊。血液制品的制備過程、數量、檢驗人員等。五是“血液供應”模塊。設立血液檢測結果自動隔離系統，對檢測不合格的血液制品予以隔離。對于合格的及時貼上標簽和條形碼，實現全程可追溯管理。通過血液檔案信息化模塊建設，實現了獻血者登記、血液采集、血液交接、血液樣本交接、血液檢測以及血液成分制備、加工和供應等全流程的有效銜接，避免人為因素和外界干擾，保障了用血安全。

2.加強血站檔案標準化、數字化建設。做好血站檔案的信息化建設和管理，要加強檔案管理一體化建設。開發檔案管理軟件平臺，實現血站文檔處理一體化、組織機構一體化、信息流通一體化以及檔案工程程序化，使每一份檔案從歸檔之后便自動錄入平臺系統，實現歸檔及時性。要做好檔案采集數字化建設。把血站檔案信息錄入軟件系統進行管理后，對于圖片或其他重要紙質檔案，應進行數字化掃描，錄入到檔案管理的程序當中，將圖像信息以及瀏覽功能集成于目錄數據中進行管理。通過目錄數據檢索入手，實現隨時查閱。

3.培養復合型檔案管理人才。信息技術應用到血站檔案管理中，從以前的勞動密集型檔案管理向現代化辦公為主的技術密集型管理轉變。既要注重引進檔案專業人才，也要做好信息技術、血站業務知識的培訓，全面推進血液檔案管理的復合型人才隊伍建設。加大血站檔案管理信息化建設的投入力度和重視程度，包括資金支持力度。加大人才培養和引進力度。加強血站檔案管理人員的業務培訓，不斷提高工作人員的信息化管理水平，提升他們的綜合業務素能。

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1.1適應社會需求

在日新月異的社會之中，想要不被社會淘汰就要做到能夠適應社會的發展，與時俱進，而人事檔案的信息化建設便是社會發展的必然結果，這是一個信息化社會，掌握重要的信息是成功的關鍵，隨著信息化進程的加快，科學技術的發展，人事檔案在人們心中的地位不斷上升，信息資源是人們想要獲取成功所必須的資源，人才資源更是重中之重，于是，人事檔案的信息化建設與網絡技術的發展聯系日益密切，檔案工作的存在便是為了滿足人們的需求，而達到為社會發展服務的最終目的，人事檔案信息化建設的提出在一定程度上促進了人事檔案的改革，并且使檔案的發展適應社會發展的潮流，是一項偉大的舉措。

1.2信息的共享性

共享性是信息本身固有的特性，對于人事檔案來說，能夠為是全社會的人們提供全面有效的人事化信息，從而在很大程度上提高率社會工作運行的效率，通過人事檔案的信息化建設我們可以通過網絡迅速而準確的找到我們想要掌握的人事信息，還可以查詢人事的其他方面信息，從而達到全面了解我們想要了解的人，相比較于以前從紙質媒體等獲取信息的方式，大大提高了工作效率，節省了一定勞動力，在一定程度上優化了社會工作，促進社會進一步發展。

2人事檔案信息化建設的主要內容

2.1把數據庫的建設作為重點

數據庫作為信息的源頭，具有重要的地位，想要實現人事檔案的信息化建設就必須做好人事檔案數據庫的建設，通過計算機網絡建立多媒體信息數據庫和文字信息數據庫，在數據庫的建設中，要做到保證所有信息來源的完整性和可靠性，不能一味的把數據庫建設的重點放到硬件設備上而忽略了信息資源的收集和更新，出現數據老化、不準確、不完整的現象。注重已有信息的整合和對未知信息的拓展，能夠做到為人們提供更加優質更加有意義的數據，使人事檔案的信息化建設達到最優狀態，當然，主要依靠計算機網絡進行的數據庫建設，保證其硬件設施的先進性也是必要的，比如說，通過優質的硬件設施做到更長時間的對信息的保存，在數據采集的時候能夠提供畫面更加清晰聲音更加優質的多媒體信息，有助于以后信息查詢時信息的識別，人事檔案包括的不僅僅是一點個人信息，它還涉及很多其它信息，所以我們應該注意人事檔案信息化建設時它內容的豐富性，我們只有認識到信息化建設的重要性，做好每一個細節，才能更進一步推進人事檔案信息化建設的進一步發展。

2.2規范檔案建設的各個環節

檔案作為數據信息，是很容易出現錯誤的，所以我們要對檔案建設的所有步驟都進行有效的規范，提出科學、標準的操作方式，優化以前檔案建設的步驟，實現科學化管理的目標，打破傳統的工作方法，只有在各方面都做到讓工作步驟最優，讓管理方法最合適，才能更加有效的建立對人們真正有用的信息檔案。

3人事檔案信息化建設中存在的問題

3.1信息化建設中的基礎化設施配備不完善

通過網絡技術進行人事檔案的信息化建設，不僅僅需要人們擁有足夠的信息資源，還有很重要的是優質的硬件設施，比如計算機、掃描儀等技術設施，只有這樣才能保證檔案的信息化，可是目前很多地方都存在技術設施不夠或者老化、功能不齊全的問題，很大程度上阻礙了人事檔案的信息化建設。

3.2檔案管理人員素質有待提高

所有工作進行的主題都是人，我們的思考能力決定了我們的領導地位，社會發展的速度和質量最終都是由我們的意識和努力決定的，同樣的，在人事檔案的信息化管理的過程當中，實施的情況，很大程度也取決于工作人員的工作態度和能力水平，從目前來看，我國的檔案管理人員大多都是學問不高而且沒有經過很好培訓的，甚至有的根本不了解計算機技術，不能適應推進人事檔案的信息化建設，這樣便導致整個檔案管理的工作售到影響，整體工作散漫效率不能提高。

3.3信息化管理標準不明確

有了目標才有動力，才知道努力的方向，對于人事檔案的信息化建設也有異曲同工之處，只有有了明確而統一的標準，工作人員才能知道具體要怎么做，現階段的檔案管理中卻沒有統一明確的標準，導致工作人員的工作沒有目標和方向，出現效率低下，工作態度散漫等情況，極其不利于工作的進一步開展和優化，人們從自身的利益出發，違背了檔案服務于社會的標準，阻塞了信息的共享。

4人事檔案信息化建設的對策

4.1加大對信息化建設中基礎設施的投資

我們已經分析了落后不完善的基礎設施對我們工作帶來的極大障礙，我們就應該意識到想要推進人事檔案的信息化建設，加大對信息化基礎設施投資的重要性。這些基礎設施作為開發和利用各種信息的基本條件和數據文檔傳輸的基本方式，占有重要的地位，我們只有加大投資購買先進的基礎設施，才能優化工作結構，保證工作效率，提高我們信息化進程的速度，做到實現人事檔案信息化的目標。

4.2提高工作人員整體素質

面對我國目前，檔案管理工作人員整體素質不高的情況，我們必須做出有效對策改變這一現象，首先我們要對檔案管理人員進行高質量的職業培訓和技能培訓，讓他們掌握信息化進程中所必須的技能，并且端正工作態度，可以適當提高檔案管理人員的薪資比例，吸引部分高學歷高質量工作人員進行檔案管理工作。

4.3統一信息化管理標準

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【關鍵詞】新時期 市政工程 檔案管理 信息化 創新路徑

市政工程檔案管理就是將市政工程中的前期準備階段、施工階段及后期運行階段的資料進行全面的整理，做好建檔保管工作，以應對突發事件和為以后的市政建設提高參考依據[1]。市政工程檔案管理有利于市政工程的管理、維修和養護，有利于合理規劃市政工程，有利于及時解決突發問題，對市政工程建設和城市發展擁有積極的意義。

1 城市政府工程檔案管理的要求

1 . 1 市政工程資料的收集和整理

市政工程檔案工作的基礎是對市政工程建設全程的資料進行收集和整體，便于存檔管理。市政工程的檔案收集包括三方面。一是施工前的資料收集：建設用地、征地文件、現場的測繪和設計、招標文件、承包合同及開工文件等；二是工程施工中的治療收集：施工技術和環節、水-電-暖氣的設計和安裝、內部結構和外部工程施工的文件等；三是驗收環節的資料收集：對于市政工程竣工的總結報告、驗收報告、質量保修書及驗收記錄等資料[2]。

1 . 2 市政工程資料的歸檔管理

市政工程檔案的歸檔管理是將收集到的市政工程建設資料進行整理，按照文件的先后順序進行歸檔，嚴格按照國家工程建設資料歸檔的程序和方法進行，保證工程資料的完整性、客觀性和真實性。市政工程資料的歸檔要按照主件前、附件后，文字資料前、圖紙資料后的順序進行歸檔，分清檔案的前后順序，給同一門類的文件進行標號，方便以后的查閱。

1.3 市政工程檔案的驗收

市政工程檔案的驗收是對工程建設中所有的相關性文件進行檢查，檢查文件的完整性、準確性，包括檢查前期工程準備階段、施工階段和竣工階段的資料。市政工程檔案的驗收方法主要有兩種方式，一是預驗收和階段驗收相結合；二是工程驗收同步于檔案驗收[3]。

1.4 市政工程資料的保管

工程檔案資料的保管是檔案管理的最終環節，對于檔案存放要設立專門的檔案室，并且要配備專門的檔案管理員對其進行整理、保護工作。其一檔案庫有防蟲、防潮、防水、防火等防御能力，保證檔案的安全和完善；其二要保證檔案庫的濕度和溫度，做好通風工作，保持檔案庫市政工程資料的完整性。此外，要定期對市政工程檔案進行清點和核對。

2 城市建設中市政工程檔案的效應

2 . 1 有利于市政工程的管理、維修和養護

市政工程建設后是要為人民服務的，所以，要投入到現實的使用中，在使用的過程中往往會出現各種問題，需要對市政工程進行管理和維修，這就需要翻閱市政工程檔案，查找市政工程建設的資料，從而保證市政工程的長久使用。另外，為了延長市政工程的使用壽命，可以對市政工程進行必要的養護，以此來保證市政工程更加便民、利民。

2 . 2 有利于合理規劃市政工程

一個地方或城市的市政工程建設是方方面面的，需要進行合理的規劃，保證城市的和諧和可持續發展[4]。因此，對市政工程進行規劃時，需要對之前建設的市政工程進行全面的了解，就需要調閱之前市政工程的檔案資料，以便做到科學規劃，避免市政工程建設的盲目性。

2 . 3 有利于及時解決突發問題

市政工程檔案是對城市各項市政工程建設資料的詳細記載，可以提供市政工程建設的所有文檔資料和圖紙資料。市政工程在投入使用的過程中，一旦出現突發問題，要及時對其進行維修和恢復建設，避免造成嚴重的后果。因此，應對市政工程突發問題最有效的方法就是全面掌握整個市政工程的建設情況，從中找出市政工程的設計施工原理和施工方式等，尋找應用突發問題的方法，從而推動市政工程的良性運轉。

3 新時期市政工程檔案管理信息化創新路徑

3 . 1 轉變市政工程檔案管理的理念

隨著網絡技術和計算機技術的發展，我國已經進入信息化時代，新時期市政工程檔案管理要走信息化發展的道路，因此，要轉變市政工程檔案管理的理念。市政工程檔案管理信息化，首先，要轉變觀念，建立市政工程檔案信息化管理平臺，構建管理體系；其次，簡化市政工程檔案管理的操作流程，但要嚴格把關市政工程檔案的審批和驗收，保證工程檔案的準確性；再次，加大對市政工程檔案管理的監管力度，不斷完善檔案管理的制度和法律法規[5]。

3 . 2 改進市政工程檔案信息化管理模式

市政工程檔案信息化管理要借鑒發達國家的管理經驗和管理模式，創新市政工程檔案管理的方式和技術，全面加快信息化市政工程檔案管理的建設，從而提高市政工程檔案管理的標準化，使其符合新時期社會發展的需要。另外，改進市政工程檔案信息化管理可以有效提高檔案管理的效率，完善檔案管理制度。

3 . 3 增強市政檔案信息化管理的安全意識

網絡時代的到來既提高了社會的工作效率，同時也增加了信息的安全風險，因此，增強市政工程檔案信息化管理的安全尤為重要。市政檔案管理部門可以通過完善信息化管理的檔案制度，建立數據庫防護系統，應用專業的殺毒軟件等方式提高市政工程檔案的安全性。另外，還可以通過提高檔案管理人員的安全意識，對所有市政工程檔案進行備份，做到安全信息化管理。

3 . 4 提高市政工程檔案人員的專業水平

市政工程檔案的直接參與者是檔案的管理人員，他們需要對市政工程檔案進行全面的梳理和驗收，市政工程檔案人員的專業能力和水平關系到市政工程檔案的報告工作。因此，一要通過檔案管理知識的培訓來提高檔案工作人員的知識水平；二要通過計算機技術的培訓來提高檔案工作人員的能力和工作效率；三可以通過專業的計算機人才來保證市政工程檔案的安全性[6]。

4 結語

隨著經濟的發展和社會的進步，新時期市政工程檔案管理要符合社會發展的需求。因此，市政工程檔案管理信息化創新路徑包括轉變市政工程檔案管理的理念、改進市政工程檔案信息化管理模式、增強市政檔案信息化管理的安全意識和提高市政工程檔案人員的專業水平，從而推動市政工程的建設。

參考文獻：

[1] 謝穎.市政工程檔案管理措施分析[J].辦公室業務，2013，12（23）：104.

[2] 張學美.論新時期市政檔案管理信息化探討[J].門窗，2014，6（6）：280-281.

[3] 王懷珠.市政工程檔案信息化建設探析[J].科技創新導報，2010，36（36）：106-107.

[4] 殷志敏.關于市政工程檔案管理問題的探討[J].東方企業文化，2015（2）：45-46.

[5] 張傳虎.市政工程檔案管理 措施研究[J].科技與企業，2011，6（6）：79-80.

[6] 褚君君.淺談市政工程檔案管理工作的幾點思考[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2013，4（4）：42.

作者簡介：

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供電企業的檔案管理工作是供電企業管理工作的重要基礎和環節，對于供電企業的生產經營有著同等重要的作用，是供電企業獲取市場競爭主動權的有效保證。供電企業檔案是供電企業各種生產經營活動的原始記錄，涉及范圍廣，門類較多、信息含量大，對供電企業的生產經營起著至關重要的作用，它真實的反應了供電企業的發展歷程，擁有廣泛的科技資源和特有的知識信息，是供電企業不可估量的寶貴財富。所以，必須要對供電企業檔案管理的現狀進行分析，以科學創新的理念，抓住各種機遇，把檔案信息化工作納入供電企業發展計劃、加快推進檔案信息化進程，建立起能夠適應供電企業檔案信息化管理機制，不斷拓展系統檔案工作新領域，為促進供電企業經營發展提供強有力的信息保障。

二、建立健全檔案信息化工作機制

檔案信息化工作是一個長期、系統的工程，并不是有了人、設備與檔案庫就能順利的開展檔案信息化工作，其中涉及到了信息化范圍的確定、相關信息化標準的確立以及如何對檔案中的機密文件進行界定、存儲格式的確定和永久保存等多種問題。面對信息化過程中將會遇到的各種問題，如何去進行統籌規劃，這些都需要由主要領導從發展戰略高度來重視，將該項工作與供電企業的生產經營工作同等重要工作來抓，真下做到認識到位，措施到位，并要時刻關注檔案信息化進展情況，及時解決各種突發性問題，為檔案信息化項目工程提供強有力的保障。檔案信息化工作是一項技術、系統、復雜的工作，推進檔案信息化工作需要有一套完整、健全和長效的運行機制提供保障。除了要建立起檔案信息化工作小組外，省公司還應該建立起一個相對獨立的綜合檔案管理部門，通過該部門來對整個供電企業的檔案信息化建設和管理工作進行協調和指導，從而能夠對供電企業各部門在生產經營管理過程中產生的各類信息進行規范化管理，能夠依照統一規范的檔案管理標準建立數字檔案庫。并能夠在管理職能上，可以承擔起檔案信息化建設的實施與相應的后續管理、維護、升級與服務工作。在推進檔案信息化建設的過程中，為了能夠讓各種機制進行有效的運轉并明確相關的責任，保障網絡與檔案數據的安全運行、有效管理、科學使用，結合供電企業的工作實際情況出發，省公司統一建立起相應的管理制度，如《電子文件歸檔管理制度》《檔案數據錄入責任制度》電子文件安全保密制度》《網絡運行安全制度》及《音像檔案資料管理標準》等各種制度，真正做到有效利用。

三、加快網絡與數據庫的建設

網絡與數據庫的建設，可以有效的實現資源的互聯互通以及共享，有利于供電企業的發展。網絡與數據庫以及相關的計算機設備都是實現檔案信息化的重要基礎。因此，必須要大力的推進網絡與數據庫兩方面的建設，為檔案信息化打下良好的基礎。在進行網絡建設時，需要重點建設供電企業省公司檔案核心網絡。因為它是溝通供電企業檔案信息管理中心工作與公司系統各個單位的重要網絡，是實現文檔一體化的重要渠道之一。通過內網可以在線及時查看公司系統各個單位電子文件的整理歸檔情況，為公司系統各個單位在線查詢、調閱資料提供方便。而通過外網則可以有效的開展信息交流、信息及共享服務。核心網是檔案數據基礎與提供利用的中心，是供電企業實現檔案信息化建設的重要基礎節點。在進行核心網建設的過程中，要對電子文件的歸檔以及管理進行調研，同時加強與辦公自動化管理系統的銜接和融合，從而建立起一個文檔一體的檔案信息管理體系。這樣做不僅可以對今后的整理、查閱及各項工作有著重要參考作用而且還可以減少省公司檔案工作專業的培訓。在進行數據庫建設時，需要根據供電企業的實際情況，分別建立起目錄數據庫、全文數據庫與多媒體數據庫等各種類型的數據庫。在初期必須要對檔案目錄數據庫的構建進行重視，因為該數據庫不僅僅能夠滿足用戶查詢需要，同時還是數字檔案信息管理的基本要求。同時還必須要注意目錄數據庫的建設不僅對數量有要求，對特色性也有一定的要求。

四、統一實施、加強指導

在推動公司系統檔案工作信息化建設進程中，可以借助檔案達標管理模式，重視檔案管理信息工作的指導與培訓工作，充分利用辦公自動化系統，建立起公司系統專業化，系統化的信息平臺，及時對公司系統各單位檔案工作進行遠程監控與技術指導。加強信息技術人才的引進和檔案人員信息技術知識的培訓，提高檔案人員運用信息技術的能力，引導檔案人員不斷滿足信息化要求，使公司系統檔案信息化工作達到質的飛躍。

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一、人事檔案管理信息化建設的必要性和作用

近年來，社會信息化進程逐漸加快，信息資源成為人類社會經濟活動的重要戰略資源，而人事檔案作為個人成長歷史的重要載體，其在人力資源管理中的重要性日益凸顯，加上信息技術的發展和人事檔案管理開放化、社會化轉變，為人事檔案管理信息化建設提供了條件，這是時展的必然趨勢，也是我國信息化管理工作的迫切需要。

人事檔案信息化管理主要以計算機技術和網絡技術為支撐，改變了傳統的以紙質承載重要信息的方法，檔案信息通過電子文件保存在計算機內，不僅能夠為人事管理提供全面信息，還能有效避免信息的丟失，可見，進行人事檔案管理信息化建設對于保證檔案信息的安全、提供檔案資源利用率具有重要意義。

在人事檔案管理中必然會涉及大量新信息，通過網絡可以加快更新速度，對本部門管理范圍內的檔案信息進行實時更新，實現資源共享，消除傳統紙質信息更新的繁瑣工作，降低工作人員的勞動量，使管理人員有更多時間擴充知識，有利于提高工作人員的業務水平，信息數據庫上有關于員工和干部的最新考核信息，這些能夠為領導的選拔決策提供幫助，因而，人事檔案管理信息化建設是節約勞動力、加快信息更新速度、提高信息資源時效性的必要途徑，有利于提高人事檔案管理水平，提高工作效率和工作質量。

人事檔案信息化管理中，對于檔案的查詢、修改、更新等都是在計算機上進行的，有效避免了對原始檔案的破壞，保證了原始檔案的權威性與客觀性。每個人都有人事檔案知情權，人事檔案信息必須建立在尊重員工的基礎上，只有檔案信息得到員工的知情和認可，檔案才更具有使用價值，通過信息化建設，在進行人事檔案管理時，可以通過網絡使員工了解自己檔案，并對員工的疑義給出解答，有利于消除矛盾，體現了人性化服務。因此，人事檔案管理信息化建設是提高人力資源管理水平、創建和諧勞動關系的重要手段。

二、加快醫院檔案管理信息化建設的主要路徑

為改變醫院檔案管理現狀，實現醫院檔案管理的數字化管理，是檔案管理適應社會信息化發展的必然要求，也是全面提升檔案管理服務的必然選擇"加快檔案管理信息化建設，需要從更新管理念，提高管理人員業務素質，把信息網絡技術應用到醫院檔案管理當中，采用與檔案管理相關的信息技術及軟件系統，形成一個覆蓋醫院檔案管理全過程全方位的信息網絡平臺，實現檔案管理的資源共享。

（一）更新管理理念，是加快醫院檔案管理信息化建設的關鍵

醫院的不斷發展，業務技術水平的不斷提高，根本上是要樹立醫院現代化管理的意識，實現醫院檔案管理現代化就必須更新管理理念，適應新形勢下的醫院管理的新要求。加快信息化建設，徹底改變傳統檔案管理以人工手動方式的模式；加快信息化建設，縮小不同專業間的差距，充分發揮檔案管理人員的作用；加快信息化建設功在當今，利在夯實醫院的發展后勁。檔案管理信息化可以徹底改變以前收集整理時間長、立卷歸檔繁瑣、查詢利用效率低的落后狀況。用現代化的管理理念和手段，使檔案管理的信息化工作與辦公室工作的制度化同步發展，以實現文檔一體化的管理，適應信息化時代的要求，增強醫院檔案管理的時效性，提高檔案查詢、利用、開發的有效性。

（二）提高檔案管理人員的業務素質，是加快醫院檔案管理信息化建設的重要保證

檔案管理人員是醫院檔案工作的主體，檔案管理質量與水平與檔案管理人員業務水平和綜合能力密切相關，加快檔案管理人員業務水平的提高刻不容緩，只有不斷提高檔案管理人員的整體素質、專業技術水平、先進的工作方法、現代的管理手段，才能快速的推進醫院檔案管理的現代化，才能適應醫院檔案管理信息化的要求。只有把檔案管理專業知識與計算機技術相結合，才能加快建設信息化建設，促進檔案信息資源庫和數據庫的完善，把分散的檔案信息和數據進行統一管理，提高檔案管理的服務效率。

（三）采用現代化的信息技術是加快醫院檔案管理信息化建設的必要手段

醫院檔案管理現代化的標志就是信息化建設。醫院檔案管理的信息化就是將計算機技、通訊技術全面的運用到檔案管理之中，以獲得最好的管理結果和最佳的工作效率，從而改善檔案管理的工作現狀，加快檔案管理信息化建設，沖破檔案利用的種種局限，從封閉走向開放，利用檔案信息的獨特優勢為領導決策和醫院管理提供支持。

篇8

（廣東電網有限責任公司江門鶴山供電局，廣東 鶴山 529700）

摘　要：本文分析了供電企業文書檔案信息化管理中的意義，并提出了信息化管理的有效途徑。

關鍵詞 ：供電企業；文書檔案；管理；利用

中圖分類號：G271文獻標志碼：A文章編號：1000-8772（2015）19-0087-02

收稿日期：2015-06-12

作者簡介：呂紅怡（1972-），女，廣東鶴山人，本科，館員。研究方向：檔案管理。

一、供電企業文書檔案的信息化管理的意義

1、全面提高企業文書檔案管理水平

大數據時代背景下，現代化信息技術、智能技術、現代科技持續發展。隨著供電企業業務量的不斷上升，其文書檔案的信息量、數字量也持續累積，在數字信息技術的輔助支持下，能夠極大地提高文書檔案管理效率，方便信息的快速搜索、查詢，從而實現檔案資源的高效利用，推動企業文書檔案管理的積極創新。所以，創建并形成供電企業自身的檔案管理信息系統，對其管理水平的提高具有十分積極的意義。

2、推動企業文書檔案管理的數字化、網絡化

在大數據背景下，網絡技術、信息技術都體現出超強的數據計算、檢索、查詢、儲存等功能，也能夠實現數據信息的遠距離傳輸、轉譯等。功能健全的數據化信息系統為供電企業的文書檔案管理與利用開辟了全新的渠道和途徑，實現了規范化、準確化、高效化管理，這是因為數字化信息技術能夠對文書檔案進行加密處理，從而確保信息安全。相反，企業文書檔案的數字化管理又推動了其網絡化管理的實現。

因為在數字信息技術的支持下，一些檔案資料可以以數據、信息的形式被輸入網絡系統，通過網絡系統登錄能夠實現信息的查詢、更新與咨詢等功能。

3、促進文書檔案的利用與共享

在現代化數字信息系統的有效支持下，供電企業文書檔案的功能和作用能夠得到充分地開發和利用，具體體現在：為企業各個部門、各個階層、各個崗位的工作人員提供及時、快速、有效的信息咨詢與查詢服務。網絡信息數據背景下，供電企業各部門人員通過資格認證的方式登錄企業檔案網絡數據系統，就能夠實現檢索、查詢、查找、分析與保存等操作，這其中保證了企業內部員工的信息咨詢權限，同時，也維護了企業檔案信息資源的安全，通過數字信息系統、網絡系統能夠實現檔案信息資源的不同層次、不同地域間的有效共享。

4、促進文書檔案管理走向現代化

現代化的社會是數據信息社會，大數據時代賦予了各行各業全新的改革與發展任務，供電企業必須緊跟時展步伐，其各項管理工作要邁向數字化、智能化、信息化行列，要融入計算機技術、網絡技術、通訊技術等行列，善于利用這些技術來武裝自身，文書檔案管理只有走向信息化才能真正同現代社會接軌，才能加快文書檔案管理的現代化步伐，才能更加適應現代社會，才能實現同其他行業的有效對接，也才能為客戶提供更加滿意的服務。

二、供電企業文書檔案的信息化管理及利用

1、創建并完善檔案數字化管理制度

健全的制度是檔案數字化管理的有效依據，因為只有創建規范、完善的檔案管理制度，才能實現檔案數字化管理的規范化、制度化、正規化。因此，供電企業必須意識到制度的重要性，建立健全一套科學合理的檔案管理制度，并嚴格要求相關人員依照制度開展工作，圍繞制度進行管理，利用制度來規范管理人員行為，以此達到文書檔案的規范化、正規化管理。

2、文書檔案的數字化管理

以往的文書檔案管理形式為紙張管理，其特征為：繁雜、工作量大、占用空間大、查詢不靈活等。數字時代的來臨，數字信息技術的使用則化解了其中的矛盾和問題，通過借助現代信息技術、數字化軟件、數據信息系統等可以最大程度地減少工作量、控制工作強度。供電企業必須推動文書檔案的數字化管理，創建電子數據庫，從舊式的紙張式管理上升為電子化、數字化管理，形成電子檔案系統，使供電企業檔案文書管理納入數字化管理行列，以此來推動檔案的信息化管理。

3、強化文書檔案的網絡化管理

供電企業文書檔案走向數字化管理后，依然要朝著網絡化管理方向發展，這是因為只有通過現代網絡系統進行聯網，依托于網絡系統來加強各個區域間的聯系，才能實現各個地域、網絡系統中用戶之間的信息資源共享，可以說文書檔案的網絡化管理是一大發展趨勢，具體的網絡化管理包括：文書檔案的網絡分類、歸檔、組卷、借閱、查詢、檢索、傳輸、下載、讀取、保存等。借助網絡數據信息系統能夠進一步擴大文書檔案資源的普及范圍，加大文書檔案資源的開發和使用力度，以此來確保供電企業文書檔案資源價值的發揮。

4、企業文書檔案的安全化管理

企業文書檔案的信息化管理與利用是利弊并存的，其優勢方面不言而喻，然而，其最大的不利條件為可能面臨著嚴重的安全威脅。安全問題也是大數據背景下所普遍面臨的問題，信息能否被安全、合理地傳輸和利用是供電企業非常關心的問題，因為它關系到企業秘密信息的安全度，關系到企業的經濟利益。

供電企業必須加大信息技術與數據系統的改進、更新、維護與升級管理力度，做好保密工作，維護系統安全，確保信息安全，具體可以從以下方面做起：

第一，加強安全防護。提高工作人員的業務素質與工作能力，控制其失誤操作，及時排除系統故障，定期清理系統病毒、增設網絡安全防護系統，防止黑客、病毒等的非法（下轉124頁）（上接87頁）攻擊，徹底維護文書檔案信息的安全性、保密性。

第二，做好安全密保工作。供電企業對于自身文書檔案信息的保密性一定要做到心中有數，一切涉及企業秘密的文件都必須進行密保設置，這樣才能全面提升文書檔案信息化管理的安全性。

5、推進文書檔案的信息化利用

現代社會是信息化智能社會，信息技術已經滲透到各行業，為各行業的經營、運營與管理提供了全新的動力，創造出了可觀的效率和效益。

電力行業文書檔案管理作為一項復雜性、繁瑣性的工作，也必須借助現代信息技術的大力支持，供電企業必須加大力度推進文書檔案的信息化利用。

首先，供電企業必須積極引進、推廣并使用現代化檔案信息管理軟件，例如：易度資料管理軟件，等。招納優秀的信息技術人才，為企業編制專門的文檔管理信息系統，并做好信息系統的定期檢查與維護工作，維護系統的安全、常規運轉，推動企業逐步走向文書檔案的電子化管理。

其次，檔案部門要強化信息服務理念與敏感度。檔案管理人員必須具備較強的信息意識，根據信息的源頭來收集、儲存信息，必須對公開的信息保持高度警惕意識。同時，能夠根據已有的用戶信息，進行深入、系統的分析，從而掌握客戶需求，再圍繞客戶需求來規劃出一套有針對性、有層次的服務策略，不斷提升對文書檔案信息資源的開發、整理、分析與轉化能力，充分挖掘電子文書檔案的信息功能價值，發揮對企業的信息服務功能，從而支持供電企業的高效運轉。

供電企業文書檔案的信息化管理，是電子信息與紙質文件管理同步進行的過程，企業既要加大電子信息系統的開發和利用力度，同時，也要加大對紙質信息資源的管理力度，只有這樣才能有效控制對電子信息系統的依賴，也能為文書檔案信息資源提供有效依據。

再次，拓展文書檔案的信息化利用與服務。供電企業文書檔案應該在企業的整個生產、研究、管理、運營各個方面發揮信息服務功能與作用，為供電企業決策的制定、發展目標的確立、未來發展規劃等提供參考依據和信息咨詢，體現出信息化管理模式下，檔案資源信息服務的智能化、現代化、便捷化，例如：通過E-mail，網絡對話系統、短信息通訊等模式來實現信息的傳輸與傳送，以此來實現對企業內部人員的信息服務，啟動網絡硬盤、電子郵件系統等來為用戶提供遠距離的信息傳輸服務，確保企業員工能夠通過下載、保存等形式來獲得信息。供電企業還可以依靠信息系統面向廣大服務對象來公開信息，以此來拓展服務范圍，提高供電服務水平，確保用戶能獲得及時、有效的信息咨詢服務。

三、總結

供電企業文書檔案信息化管理工作關系到供電企業經濟決策、發展目標、工作規劃等的制定，必須加大對文書檔案管理工作的重視力度，積極培養專業的行業人才，加大培訓力度，加大資金投入力度，推動文書檔案管理的信息化、現代化，從而為企業的發展提供信息性支持。

參考文獻：

[1] 趙林峰.當前我國電力企業管理體制問題研究[J].華中師范大學，2012.9.

[2] 段文泉.水電工程可視化動態信息管理與控制理論方法及其應用[J].天津大學，2011.13.

篇9

一、信息化發展的背景

1、信息系統對業務的覆蓋率逐步提高

自上個世紀90年代后，互聯網應用的普及和信息經濟的興起，帶動了電子政務、電子商務和社會信息化的全面發展。

僅從政府角度看，我國電子政務經過十多年的發展，形成了一定規模的信息化基礎設施，建設了大量的電子政務應用系統，正在經歷由傳統運行方式向以網絡為基礎的信息化運行方式轉移的過程。以北京市為例，“十五”期間，全市1186種政府業務，運用信息化實現的有591種，建成726個業務支撐系統，50%的政府業務通過信息化手段實現；各級政府和業務部門高度重視業務應用系統的開發和應用，約90%的市、區政府部門建設了局域網，超過90%的政府部門達到了人均1臺計算機，有90%的政務部門已建成或正在建辦公自動化系統，其中無紙化程度達到50%以上的部門占80%。①

2、基于網絡平臺化的信息共享和業務協同

互聯網技術和應用的快速發展，無論是政府還是企業的信息化，都受到戰略管理和服務客戶的強烈驅動，在不斷地擴展信息化的應用領域和內容，朝著基于統一網絡管理平臺，跨部門信息共享和業務協同的方向發展。

政府各機構在履行經濟調節、市場監管、社會管理和公共服務四項基本職能過程時，正越來越廣泛地采用信息技術來實現。由于應用目標的整體性，要求政府業務系統、政府信息具有集成性和共享性。例如，北京市業已建立了連接各級政府機構政務系統的政務內網平臺，通過信息交換平臺和政務門戶網站，各級各類政府機構可以實現協同辦公和信息共享。又如，北京市東城區首創的網格化城市管理模式，通過綜合的信息化手段，實現了對城市各類基礎部件的綜合管理。再如，“首都之窗”網站群作為政府門戶，正把更加全面的政府公共服務納入到信息化應用范圍。②

企業信息化應用模式早已脫離了個別業務系統孤立應用的階段，步入了企業戰略協同系統應用階段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企業資源計劃）最具代表性。ERP是20世紀90年代提出來的，目前已發展為企業管理信息系統中最為流行的一種形式，幾乎是企業信息化的代名詞。ERP系統以經營資源最佳化為出發點，全面整合企業的供銷存、財務、計劃、質量、制造等核心業務，并最大限度提升企業各項經營資源的應用效率。

實現統一的網絡平臺管理，進行系統協同整合，核心的內容就是要進行應用系統及數據集成，建立可以共享的統一數據管理結構。建立一致的數據規格標準和建立統一的數據管理、應用規則，是實現應用系統和數據集成的主要途徑。如何建設與上述信息化環境配套的電子檔案的統一管理、共享利用的機制、模式，網絡環境下的檔案館如何構建和運作，都是需要深入探討的問題。

3、信息資源戰略成為信息化核心內容

2004年12月國家頒布了《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》，標志著我國的信息化步入了以開發利用信息資源為重心的發展階段，這既是信息化向其本源的回歸，也是我國信息化發展到一定程度的結果。

從國家層面來看，信息資源開發利用，就是借助于信息化手段，為提高政府公共服務能力、增強政府能力建設、推動和諧社會發展為目的，形成政府信息資源、社會信息資源綜合開發利用的局面，同時推動信息資源產業發展，促進我國經濟社會的可持續發展。政務信息資源的開發利用緊緊圍繞政務公開、重大基礎信息庫和重點業務應用系統的建設進行。社會信息資源開發利用重點是強化農業、科技、教育、衛生、社會保障、檔案等領域的公益性開發和利用。同時，國家將研究制定鼓勵信息資源產業發展政策；健全信息資源市場監管制度，完善網絡環境下的著作權保護，提高審批效率，擴大登記備案和事后監督的范圍；研究制定政務信息資源社會化增值開發利用的財政政策和信息資產管理辦法；制定信息資源開發利用標準體系表，優先制定并大力宣傳貫徹信息資源分類、共享、基礎編碼等國家標準；推進公共文獻基礎數據庫建設，積極開展社會化服務。③

從機構層面，信息資源開發利用是信息資源服務于戰略決策、滿足客戶信息需求和提高業務管理信息提供水平的客觀發展需要。從信息化發展的進程上來講，信息系統總是由滿足業務處理、運行需要開始，信息資源的開發利用遵循著數據—信息—知識的過程。機構層面的信息資源開發利用總是從系統集成、數據集成開始，在整合的數據倉庫基礎上進行數據的挖掘和滿足不同需要的數據應用。這實際上類似于我們傳統的檔案管理利用流程，應當把它納入到信息化條件下的檔案管理內容范疇。

二、信息化條件下檔案管理的若干問題

信息化系統正在演化成為各類組織業務運行的基本方式，網絡平臺正逐漸成為政府機構、企業信息運動的支撐平臺。對檔案管理活動而言，各類組織運行平臺的變化，給我們提出了很多基于數字化概念的新問題，這些問題需要我們去深入思考，探索符合信息化特點的新思路和新方法。

1、電子文件長久保存和長期可用問題

人們把以數字化方式記錄的文件，統稱為電子文件。電子文件在性質、形式上與紙質文件的不同，無疑是檔案界最先感受到和最先關注的信息化帶來的變化和影響。由模擬方式轉變成數字化的記錄方式，主要的問題有三個：一是電子文件的長久保存問題，數字化信息復雜多樣的編碼格式、讀寫方法和載體材料，都給電子文件的長久保存帶來困難。二是電子文件的證據力和法律效力問題，這包含了對數字方式所記錄信息的真實性以及獲得、保持信息真實性方式方法的可行性、可信性問題。三是數字化信息與載體的依附關系問題，數字化信息的組織是通過編碼形式完成的，人們處理、傳輸、存儲和顯現數字化信息，要借助能處理這些編碼的信息技術設備間接完成，因此，數字化信息依賴于元數據、數據格式、軟件系統和硬件系統才能夠被處理、存儲和顯現。綜上所述，電子文件的復雜性、變化性、多樣性是過去紙張載體所沒有的。

歸納起來講，目前解決電子文件真實性、長久保存、長期可用的途徑主要有如下幾類方法：一是通過法規約束電子文件格式種類，如我國的《電子文件歸檔與管理規范》所選擇的管理方式，方法就是盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式，通過降低電子文件格式種類繁復性，增加電子文件長期保存的可靠性、可控性。二是通過對電子文件存在的系統相關要素的規范設計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統地記錄背景數據和規范、控制信息流轉環節等方式。三是提高載體材料壽命或對電子文件處理、存儲、傳遞和應用所依賴的軟硬件環境進行備份的方式。四是分離數字信息的語義表示與格式表示，形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現因為數據格式及軟硬件環境的變遷而造成電子文件不可使用的情況，如以XML作為標識規范的方法，等等。

為了解決上述問題，國內外都作了相當多的探討和嘗試。首先，各國都傾注力量，制定系統成套的和普遍適用于各類信息系統的電子文件管理需求規范和檔案系統標準，力求把問題解決在電子文件的形成階段，達到電子文件永久保存的目的。如澳大利亞的國家“數字化保管動議”，通過建立文件管理國家標準、文件管理元數據規范、文件系統設計與實施程序等標準規范，保障電子文件的長久保存。其次，從數字檔案的永久性入手，研究具有長久保存價值的數字檔案的系統化保存、保管方式，如美國國家檔案與文件署（NARA）于1998年開始，耗時6年時間對永久保存電子文件的可能性、保存技術、保存系統的功能需求進行了全面的論證和試驗⑤。第三，研究數字化適用載體在各種狀況下的長久保存問題，如荷蘭2000年啟動了“數字保存試驗”項目，針對政府常用的電子文件類型，進行了遷移、采用XML格式和仿真三種數字保護方法的試驗，評價各種方法的效果、局限性、費用及應用的可能性。第四，在我國，通常采用的方式是，檔案部門站在長久保存的立場，通過歸檔要求的約束，保障電子文件的可靠性，如《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行業主管機構也制定了相關規范或標準，如建設部的《城建電子文件歸檔與電子檔案管理規范》。

2、多種類型數字化信息的檔案化問題

在電子文件數量快速增長的同時，其種類也日益豐富，包括文本文件、電子報表、電子郵件、圖形、圖像文件、視頻文件、網頁文件、數據庫文件等。數字化信息的復雜多樣，具有傳統紙質文件所不具有的性質，因此，這些數字化信息的檔案化在總體上處于隨機狀態，有些數據累計存儲在業務數據庫中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時載體上。如果不能建立系統型的管理規則，很可能造成不可挽回的損失。

導致數字化信息檔案化問題的原因歸納起來有以下幾種情況：

（1）與傳統文件運轉流程無關。長久以來，人們已經形成了紙質文件檔案化的系統化的方法體系，主要是依靠業務流程的自然發展進程，在業務流程終結時，把文件歸檔轉入檔案系統，以備今后工作查考。或者對文件的價值進行鑒定，判別文件對形成者的意義大小以及對社會的意義大小，在規定的時間階段，把分布在各個機構的文件匯集到檔案館集中保存，以長久留存社會記憶，保障社會發展的延續性。久而久之，文件的檔案化形成了對業務運轉流程及其規則的依賴性，當數字化信息因不能納入一般的業務流程，或業務流程因信息化而發生變化時，將會導致電子文件在檔案化過程中范圍的缺失。比如，電子郵件系統已經成為絕大多數政府或企業網絡系統的必備子系統，電子郵件也早已成為人們在進行工作交往時的基本工具，很多國家或組織也都制定了電子郵件的管理制度，但電子郵件的檔案化問題依然處于隨機管理狀態，主要原因就是電子郵件聯系方式的公私性質不容易界定，不容易納入到正常的業務運轉流程之中。

（2）非文本型數據。在紙質檔案管理時期，由于非文本型數據的數據單元不能完整地表達一個事項，數據結構、信息組織方式與文本方式不同，并且很多結構化的數據庫數據經常處在變動之中，無法納入到文本文件的管理體系，往往不進行檔案化處理。信息化的發展，使得電子文件的數量與日俱增，但檔案機構往往比較注重對文本型電子文件的歸檔和收集，對非文本型數據庫數據、多媒體數據的歸檔重視不夠，也沒有切實可行的檔案化措施。而且，檔案界還存在著一個概念誤區，認為數據庫文件本來就有自身的數據結構，并且處在存儲狀態，沒有必要再轉化為所謂的檔案文件。目前，大部分關系型數據庫，都是作為支持業務流程的存儲機制來建設的，從性質上來講，可以認為是“暫存數據”，而且，這些數據往往是隨著業務過程的變化而不斷更新變化的，在結構上又是連續性的，往往不能按事項分塊，不能按傳統檔案管理方式管理。但是，這些數據往往是一個業務系統的核心資源，

支撐著一個機構的業務運行，絕大多數具備檔案價值，如果不盡快建立有效的檔案管理制度，可能會造成比較嚴重的損失。目前，有注意到非文本型數據歸檔的機構，往往采用簡單拷貝、累加存儲的方式，或者以備災數據庫的方式同構備份數據。這些方式可能不能真正解決數量巨大的非文本數據檔案化問題。

（3）網頁類型文件。互聯網的普及，使數量巨大的Web文件存在于流動的網絡信息海洋之中。我國的各類機構為了與外部環境的聯系與溝通，建設屬于機構自己的網站的比率很高。據國務院信息化工作辦公室的資料顯示，到2005年底，我國政府域名（）注冊量達到23752個，政府網站達到11995個，縣級以上門戶網站擁有率達到81.1%，其中部委、省級、地級和縣級政府網站的擁有率分別為96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于網頁文件的內容重復率高，數量巨大，各類機構往往都不作檔案化處置。這種情況是否存在檔案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。

3、雙軌制與雙套制問題

隨著信息化的深入發展，各類機構的信息系統覆蓋率不斷提高，意味著文件的處理、運行過程的雙軌制越來越趨向于單軌制，這是一個必然的趨勢。但是，在人們的檔案思維中，依然存在著對紙質檔案的心理依賴，充滿了對電子文件的不確信感。這種情形也體現在國家及行業已經頒布的電子文件管理的相關國家標準、行業標準中，規定對于具有長久保存價值的文件，要電子、紙質形式雙套保存。

造成雙套制比較普遍的原因，從根本上講是檔案思維還停留在紙質文件時代，對電子文件及其存在的技術環境還不熟悉、不確信，對電子文件是否能夠長久保存及長期可用缺乏認知。其次，是國家的檔案行政機構缺乏檔案無紙化戰略規劃、制度設計和系統規范，使得對紙質文件依賴成為制度性的選擇。包括我國在內的很多國家，都相繼頒布了《電子簽名法》或相關法律，力求通過法律的形式，確認數字化信息在社會交往和經濟活動中的法律地位及其具有憑證性的條件。《電子簽名法》的意義在于通過法律確定了電子數據可以作為法律憑證，使電子文件具有了與紙質文件同等的證據作用。一般來講，《電子簽名法》主要是規范電子文件的技術條件和應用背景，以保證電子文件在交互過程中的真實性是可確認的，是可以作為證據使用的，但并沒有解決電子文件的長久保存問題。而這方面的規范有賴于檔案管理機構來解決。

雙套制的另一種情形，是國內的各級各類檔案館大量地將紙質檔案拷貝成電子檔案。為使檔案館蘊藏的豐富檔案信息資源能夠提供網絡應用，根據檔案利用需求有選擇地提供目錄定位服務以及部分檔案的原件服務是必要的。如果盲目地無限度地進行檔案的電子化，以此作為數字檔案館建設的成就標志，只能造成巨大的資源浪費。

可以想像，不解決雙套制的問題，是無法推動信息化發展的。信息化發達國家在信息化進程中都強調“無紙化”作為信息化的戰略目標來積極推動，可見它對信息化發展的重要意義。

雙套制或無紙化的解決方案，一定不是單純的技術解決方案，而應該是制度化方案。這個制度化的解決方案，依賴于我國信息化的發展程度，取決于信息系統的業務覆蓋率，特別是網絡應用的覆蓋率。在此基礎上要形成無紙化的全面管理制度，可能包括兩個層面：檔案館層面的和機構層面的。檔案館層面要解決電子文件永久保存的技術條件（載體的可靠性、信息對格式的非依賴性）、文件真實性的制度和管理系統保障規范、電子文件應用的規范。對機構層面，檔案及檔案管理系統提供憑證性、證據性文件的系統認證標準、規范，第三方認證機構的建設等。

4、電子文件運動規律與檔案管理模式選擇

近年來，關于“文件生命周期理論”和“文件連續體理論”的爭論十分引人關注。信息化徹底改變了各類社會活動的時空關系和運行模式，人們需要基于新的社會運行方式，建立新的信息思維，尋找信息運動新規律，以求在準確揭示信息運動規律的基礎上，更好地進行管理。這是這場爭論的意義所在。

“文件生命周期理論”與“文件連續體理論”的實質，是如何看待文件運動的統一性和管理一致性問題。“文件生命周期理論”強調在文件的不同運動階段有著不同的運動特性，強調在不同的階段實施不同的管理措施。而“文件連續體理論”認為文件運動是一個整體，文件運動有著不同的功能軸，文件運動每一個時點，都可能包含一個或多個功能價值取向，因此，管理上不必劃分文件與檔案的階段性。從弗蘭克·厄普沃德對文件連續體模式的四項基本原則看：第一，文件價值的持續性與文件檔案化。主要強調的是文件、檔案的整體觀，這與我國普遍認知的“文件管理與檔案管理一體化”的觀念是相類似的⑦，是“從文件形成到文件作為檔案保存和利用的管理全過程中連貫一致的管理方式”。第二，文件聯系以邏輯聯系為主。這是傳統檔案學的基本原則，檔案的分類、主題方法都是按邏輯組織文件的方法，即使是網絡化條件下，文件分處不同的物理位置，也應堅持這種方法。第三，文件管理制度納入業務活動目標與過程。它強調的是要把文件管理職能制度化地納入業務系統中，應該說“納入”概念在檔案界也并不是新概念。第四，檔案學是隨著組織知識的背景條件變化而變化⑧。這是關于檔案學理論隨著社會發展環境變化的思想，是任何理論都應該具有的素質。歸納起來講，文件連續體理論強調的是文件與檔案是一個整體，不必區別管理，而且從形成階段就應予以制度化的干預。顯然，這一核心思想存在著理論臆斷性。文件的形成是為業務運轉服務的，其首要目的和價值是業務的有效運轉，如果按照文件的歷史價值進行文件系統設計，其結果不僅會削弱文件的真實性、客觀性，而且可能導致業務系統效率的極大降低。信息化發展的進程已經證實，無論是政府或是企業的系統，隨著時間的推移都面臨著系統數據檔案化的問題，在業務系統中建設數據檔案庫，或者是不經檔案價值鑒定，簡單地直接地遷移業務系統數據到檔案庫，其信息質量根本無法保證。況且，由機構檔案室到檔案館的過程，也絕不能是簡單的遷移過程。

作為我國的檔案工作者，在學習國外的理論經驗時，不能采取簡單的“取代”或“覆蓋”等方法，而應該是在考察各種理論的基本背景的前提下，積極汲取各種觀點中的有益成分，構建適合我國的檔案管理可行模式。

網絡技術的發展極大地促進了業務系統的連續性、關聯性，如果不在制度上和文件管理要素上對業務系統提出要求，比如提出元數據要求，就可能使業務系統自然生成的電子文件無法長久保存。所以，文件連續體理論提出的整體系統思想是非常值得借鑒的。我國的電子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是對這種理論的合理詮釋。但是，檔案有檔案的價值取向，對電子文件的管理要素的控制，不能取代對檔案價值的判斷和對文件的取舍。特別是在信息膨脹的時代，這一點尤為重要。目前，我國很多地方正在積極建設網絡文件中心。這種熱潮的基本出發點是，對分布在各個機構的業務活動中的電子文件進行集中管理，有的采取集中存儲、集中利用的模式，有的采用備份中心的模式，有的采用存儲目錄、邏輯歸檔的模式。網絡建立的廣泛聯系，為各種模式都提供了支持條件。無論是物理集中，還是邏輯集中，電子文件中心都不能以文件的集中取代文件的檔案化過程。否則，隨著時間的推移，就會出現電子文件的大量堆積的局面。無論采用何種理論模式作為指導，在電子文件運動整體環節中都不能取消“檔案化”的環節。在信息爆炸的時代，這一點尤為重要。

注釋：

①北京市信息化領導小組辦公室：《北京市“十一五”電子政務規劃研究報告》。

②北京市信息化領導小組辦公室：《北京市“十一五”國民經濟與社會信息化發展規劃》。

③⑥《2006年中國信息化發展報告》。

④。

⑤archives.gov/。

篇10

完善檔案資源的信息化管理工作的措施

在當前時期，檔案資源的管理實現全面的信息化，既具備了可能性條件，又具有了必然性基礎，已經成為時展推動下檔案工作的不可逆轉的趨勢。因此，檔案管理人員要努力地推動檔案資源的高效信息化管理的實現。本文下面具體地談論幾點措施：

（一）健全信息化檔案管理的技術配備

國家各單位實施檔案資源的信息化管理，必須為信息化手段的應用提供必要的技術支撐，即保證各種軟件設備以及硬件設備的齊備以及同一性，為信息化的手段應用提供支撐，同時還要努力地做好對于安全保護措施的建設，以迎合信息化的管理趨勢，做好對于檔案資源的保護。

1.我國應當以國家、區域、行業、職業等為基礎，致力于推動檔案管理各項技術設備應用的統一化、專業性，以合理可行的規劃方案作為指引，努力健全相關的標準，以推動各個環節檔案管理工作在虛擬空間中的有效連接，從而保證檔案管理工作在更高水平上實現其資源的有效備份以及合理調用，使信息化管理在標準規范的基礎上，循序漸進地達到全方位的實現。

2.國家要致力于研發優質高效安全穩定的數據庫軟件，并著重從資源整合、存儲、檢索等方面研究高效統一的技術途徑，以全面推動檔案資料全國范圍內的一體化管理的實現。

3.國家要以各種傳播媒介來向檔案管理工作者傳播信息化檔案安全管理的理念，并推動網絡安全的防火墻技術、密鑰技術以及身份認證技術等保障措施的應用。

（二）積極提升檔案管理人員的素質

國家要推動全國范圍內檔案資源一體化信息管理目標的實現，就必須著力為檔案管理工作人員進行全方位的培訓與教育，并努力推動高素質全新人才與深厚資歷的原有工作人員二者在檔案管理新形勢中對于工作的合作開展。

1.國家可以為檔案資源信息化管理健全制度及法律規定，以強制化的措施推動檔案的信息化管理理念對各工作人員意識的滲透，努力營造一種全國范圍內的濃厚的信息化的檔案管理氛圍，通過培訓或教育切實地幫助原有工作人員實現工作的轉型。而對于那些具有較高資歷但難以順利接受信息化手段的管理老人，可以為其配備年輕的熟練掌握高科技手段及相關檔案管理知識的助手。

2.國家可以為各地區檔案管理部門撥發款項，引導全體檔案管理部門提升對于檔案管理人員的待遇，并分級展開面向全社會招聘具有優秀的信息化管理工作能力的檔案管理人員，帶動教育工作對于檔案管理人員的培育，為國家未來的檔案信息化管理工作提供充足的人才支撐。

加大信息化管理的試點構建

國家可以充分發揮自身在檔案資源管理中的調控作用，通過為信息化的管理進行專項資金、技術、設備等的投入，推動檔案管理的信息化試點的構建。并鼓勵各檔案管理部門輪流對試點進行參觀，組織專業人員為參觀小組開展信息化管理工作的手段及優勢作用的講解，以激發其他的管理部門對進行信息化管理的熱情，從而逐步推動試點的擴大，借助各試點的力量，逐漸推動全社會范圍內的信息化檔案管理的實現。