導語：如何才能寫好一篇電子檔案管理論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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筆者就現在的情況進行了研究調查，發現水利電子檔案管理上有以下一些缺陷和不足之處。

1硬件與軟件設施的不足

由于電子檔案受到硬件設備的影響，并且可隨時進行更改，所以，必須做好電子文檔的備份。想要做好電子文檔備份必須做好兩方面工作，一是每份文件在建立時就做好備份，一式多份，保存在不同的硬件設備中；二是電腦、硬盤這些存儲設備容易損壞。電子文檔和傳統通過紙筆記錄的檔案相比查閱受到硬件設備的限制，不能夠直接進行瀏覽，必須借助電腦等辦公設備，否則不能進行瀏覽、閱讀、查找、整理。

2電子文檔管理人才的不足

電子檔案管理工作過程中，管理人員不僅要在檔案管理上有一定的素養，對信息足夠敏銳，還要對電腦操作足夠熟悉。就筆者調查了解的情況而言，水利電子檔案管理人員中，具備專業素質的人才還是不夠多，很多管理人員只具備其中的一項能力。一些檔案管理部門在進行信息化建設的過程中，已經增添了電腦等現代化的辦公設備，但管理人員卻無法在短時間內完成對辦公設備操作的學習，使這些資源浪費了。

3存在一定的安全隱患

由于電子檔案的信息資源是利用網絡進行共享和傳輸的，而網絡的受眾面非常廣，任何人都可能通過網絡手段竊取信息甚至篡改，網絡本身也存在不穩定因素。而電子文檔在傳輸、歸檔時，也可能遭到病毒或黑客的攻擊，導致電子文檔中的重要內容保密性、穩定性受到質疑。這些是目前電子檔案管理過程中存在的一些主要安全問題。

4出現虛假信息

在水利檔案管理部門信息化過程中，需要將過去的紙質文檔轉變為電子文檔，在進行電腦操作輸入時，由于工作人員的疏忽，容易出現信息的錯漏，檔案的信息就在不經意間被篡改，而且由于電子文檔在修改歸檔時不會留下操作痕跡，有時會出現錯誤修改，而又找不到原版文件的情況，電子檔案的真實性方面就得不到保障。電子文檔原始性上也存在一些問題，主要是傳統紙筆記錄的文檔原始性可以從字跡、圖、印章等方面去體現，某種內容往往對應一種體現形式，例如，某項申請，可以通過字跡上判斷出是這份申請是申請人自己撰寫的還是其他人的，而電子文檔形式和內容卻沒有關聯，檔案檢測部門很難在進行檢測時判斷其原始情況。另外，電子文檔往往會在不同部門不同工作人員之間進行傳閱，修改，在這期間很容易發生信息丟失或刪改，而電子文檔保存的形式種類也很多，在使用不同硬件設備，以不同格式進行存儲時也會發生信息的缺損，所以，電子文檔的完整性也難以保證。

二提高單位電子文件檔案瞥理水平的對策

電子文檔的歸檔整理保存是水利電子檔案信息化的基礎，每個檔案管理人員應養成這樣的習慣。加強單位電子文檔管理工作，應做到以下幾點。

1加強對電子文件檔案管理知識的培訓

提高檔案管理者的業務素質筆者調查發現，檔案管理人員中具備高技術、高素質的人才比較少，尤其是同時具備檔案管理知識又懂得電腦等硬件設備操作的人才非常少，很多檔案管理工作者對自動化辦公設備操作不熟練，這方面的提高迫在眉睫。檔案管理部門應加強工作人員這方面的培訓，可以安排檔案管理人員到其他先進單位學習交流，增加工作經驗，提高技能水平，掌握現代化檔案管理手段。

2加大對電子文件軟件、硬件設施管理與完善

水利電子檔案管理信息化建設對硬件設備和軟件設備方面都有極高的要求，必須加強硬件、軟件建設，并做好信息收集等方面的工作。其一，在硬件方面加大投入，從最重要的部門和環節開始，增添自動化辦公設備，實現硬件設備的統一管理，包括電腦、硬盤、掃描儀、打印機、照相攝像設備等，硬件設備是水利電子檔案建設的基礎，加強硬件設施能促進水利部門檔案信息化建設。其二，在軟件方面加大投入，重點在于軟件的開發和應用方面，保障同網段的電腦能夠實現資源共享，使檔案管理部門、人員能便捷的進行檔案的瀏覽、查詢、整理。我國水資源豐富，大型水利工程項目多（南水北調等），在項目計劃、實施、結束、整改過程中都會有大量水利方面的信息資料需要保存、進入檔案庫中，這些信息資料非常重要，數據量也十分龐大，進行相關電子文檔建設、保存，方便以后瀏覽查詢使用。

3必須確保檔案管理部門的嚴肅性和權威性

檔案管理工作必須嚴肅、嚴謹的進行，必須有一套健全的完整1研究背景和意義社會和經濟不斷的發展，信息時代的變化萬千，高校檔案管理工作也存在著不足，跟不上時代的步伐，主要表現在高校檔案管理效率低下、制度不夠完善、體系不夠健全等。如今高校檔案管理工作也要跟上時代的步伐。高校檔案管理首先需要創新和改革傳統管理方式，改革和創新能夠讓提升高校檔案管理的效率，也能夠迎合時展的需求跟上時代的步伐，主要是提升高校檔案管理業務的管理制度，并對電子檔案管理工作進行細致劃分，并要求工作人員明確自己的工作內容和職責；并透明化水利電子檔案管理工作，加強社會監管力度，提高工作效率以及管理水平；對工作中加強電子檔案傳閱、查詢過程中的監管，把責任落實到個人，確保電子檔案管理嚴謹、嚴肅執行。

4加強安全方面的法律保障

在實踐工作中，電子檔案要保障其安全保管和應有的法律效力。第一是要將相關的法律條文制定完備，尤其是要與時俱進，緊跟電子檔案發展趨勢和現實狀況及時補充所需法律；第二就是要嚴格執法，強有力地打擊電子檔案為主體的犯罪行為，對出現問題的部門責任人實施強力處罰。

5確保真實性與原始性電子檔案的真實性和原始性是后期管理的基礎

所以說電子檔案的兩種驗證手續，其中之一就是經由身份驗證，先由用戶根據自己的信息進行加密，輸入個人信息，并且使用電子檔案的調閱口令來限定其他人對用戶信息的訪問權。要保證電子檔案的原始性和完整性時，要嚴防相關人員弄虛作假和，歸檔時要有負責人簽字和在載體背面蓋章等。

三結語

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由上述可知，電子技術在檔案管理中發揮著十分重要的作用，對于檔案管理工作中效率、信息應用等多個方面的工作都達到了以往不能想象的工作效率。所以，在今后的檔案管理工作中，不斷的加強對電子檔案管理工作的重視，同時引入并且建立嶄新的網絡電子檔案信息系統，加強電子技術在檔案管理工作中的應用時十分有必要的。筆者在此對如何加強電子技術在檔案管理中應用的策略進行了一定的分析，希望能夠為檔案管理領域更好的發展而獻計獻策。

1.1完善檔案信息庫建設

檔案信息的計算機網絡應用應該進一步完善檔案信息庫，保障檔案信息的有效管理和充分使用。檔案信息庫作為信息資源的載體應該進一步完善，針對當前檔案信息使用不當的問題應該對不同的信息進行合理的歸類，確保檔案信息的有效提取。檔案信息庫的建設中還應該包括合理的維護工作，檔案信息庫中的信息由于使用頻繁往往會出現一些問題，因此加強檔案信息庫的維護工作十分必要。檔案管理部門應該充分重視和完善檔案信息庫的維護工作，定期對檔案信息進行更新和檢查，確保檔案信息的完整性。檔案信息庫的建設應該始終將如何實現檔案信息的有效服務作為出發點，將如何實現檔案信息的最大化利用列入信息庫建設的考慮因素，保障信息庫建設能夠充分發揮其作用，提高檔案信息的有效利用。

1.2要明確案卷概念和明確組卷規則

過去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時代是行不通的。一張光盤可以存貯數百乃至上千個電子案卷，一個案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，要肯定電子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗內檔案分類的產物，但過去組卷要兼顧文件的聯系和案卷的厚度；因此，應該建立更加科學、嚴謹、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎和依據。目前，職能管理在機關工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實記錄，應該反映這種情況。同時，文書立卷也是機關工作的組成部分，應該與之融為一體。

1.3運用先進科學技術，應用計算機輔助立卷

無淪是電子文件歸檔，還是完成紙質文件的立卷工作，都需要一個好的文、檔一體化管理系統。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實現的；另一方面，要利用計算機替代手工操作，提高立卷工作的質量和效率。例如，利用文書登記的目錄組卷并進行電子文件的自動歸檔，提供可選擇的全宗名稱、年度、機構、職能和保管期限表等著錄項數據，復制生成可修改的案卷題名，進行案卷和卷內文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號，進行各種立卷統計，打印各種目錄、封皮、統計表和交接文據等。可見檔案信息化服務與管理水平將隨著信息化時代的快速發展而不斷提高。

1.4提高檔案管理工作人員的計算機技術水平

檔案信息管理人員的計算機網絡技術水平還有待于進一步提高，能夠更好地為檔案管理工作服務。一方面需要加強檔案信息管理人員的計算機網絡技術培訓工作。計算機網絡技術的應用有效地提高了檔案信息管理的工作效率，有助于提高檔案管理工作的水平。在檔案管理工作人員的計算機網絡培訓中需要進行計算機網絡技術知識的講解和實踐操作，確保工作人員能夠熟練掌握計算機網絡技術，提高檔案工作效率。

2.結語

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（一）管理意識薄弱目前，醫院在電子檔案管理上普遍存在著管理不到位，管理意識薄弱等問題，醫院各管理部門之間沒能形成一個整體的電子檔案管理體系，管理比較混亂。一般來說，醫院只把各種紅頭文件和具體的實體載體文件作為檔案加以保存，而對于那些在工作中產生的具有較高保存價值的文件，保管就相對較差。隨著醫院加強了對各種管理軟件的使用，醫院內會形成大量的病例、財務數據、醫療設備等資料，如果不能對這些資料加以妥善保存，醫院將面臨醫療檔案不全的局面。

（二）檔案損壞嚴重在大部分醫院的電子檔案管理中，各個科室內產生的檔案資料一般都是由自己負責保管，沒有形成統一規范的電子檔案管理，尤其是因為電子檔案必須在電腦中加以保存，而各個科室在電腦的網絡安全管理、資料管理、病毒預防等方面難免不出現疏漏，在加上管理人員對電子檔案的收集、整理工作做得不到位，所以往往造成了檔案的缺失和損壞，問題十分嚴重。

（三）資金投入較少醫院的電子檔案管理工作需要有長期投入。但是通常情況下，醫院為了加強醫療服務質量而大量購入醫療儀器和醫療設備，卻忽視了對電子檔案管理方面的投入，很少去改善和提高電子檔案管理的軟硬件環境，比如在更換電腦、刻錄機、大容量存儲硬盤、專業檔案軟件配置、防磁柜等方面，投入就明顯不足。（四）管理制度不全雖然一部分醫院建立了統一規范的檔案管理體系，但是在實際運用中，效果就很不理想。一是因為不少管理人員的檔案管理意識薄弱，隨意將檔案材料存在電腦中，不去及時歸檔，導致了大量檔案材料的缺失；二是因為醫院經常組織醫務人員學習專業技術知識，但對于組織檔案管理方面的學習就很少，宣傳力度也不夠；三是醫院對于電子檔案管理的標準和規范不能明確，因此在醫院內出現了電子檔案管理制度不健全，跟不上電子檔案管理的需求。

二、醫院可采取的對策

（一）建立健全的檔案管理網絡系統醫院要在各檔案室、各科室之間建立起完善的檔案管理網絡系統，同時明確電子檔案管理的權限以及責任，確保形成統一的管理機構和檔案保管實施細則，這樣就能使各部門的職責更加明確，從而讓電子檔案管理工作更加安全可靠、系統規范。同時，還可以利用健全的網絡系統，讓電子檔案管理的過程中，最大限度實現電子資源共享，對醫院內的大量病例、財務數據、醫療設備等資料實現統一的管理，并且通過對醫院電子檔案管理工作的全面監督檢查，保證醫院電子檔案的管理更加到位。

（二）制定科學的電子檔案管理標準醫院要結合自身實際情況，制定合理的電子文件管理方法。一要讓電子檔案的分類、排列、保存的方式更加規范，讓電子檔案得到科學有序的管理；二要制定并完善檔案資料的價值評估標準、檔案資料的保密措施以及相關的責任制度等；三是要完善檔案資料的收集管理工作，檔案管理人員要行使好檔案的監督指導職責，要從電子文件的源頭上進行管理，把電子文件進行鑒定，然后將有保存價值的文件進行歸檔保存；四要在檔案資料的保存中，使用信息集成系統，并要熟悉該系統的運行方法，要學會使用專門的檔案管理系統來接受文件信息，這樣才能有效保證和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和時效性。

（三）加大資金投入醫院要加大對電子檔案管理的資金投入，不斷引進先進的現代化技術和設備。醫院資金的投入，首先要對陳舊的電腦進行更新換代，并購置性能優越的刻錄機、防磁柜和大容量存儲硬盤等；其次，醫院要配置性能較強的網絡安全軟件，比如防火墻和先進的數據加密技術等；最后，要保證檔案室內的安全，配置滅火器、空調等設施，確保整個電子檔案的安全有效運行。另外，醫院也要引進高效的電腦管理系統，使醫院的各項業務資料、各種行政電子檔案的收集整理工作更加便捷。

（四）提高檔案管理人員素質醫院檔案管理人員的素質高低，決定了醫院檔案管理水平的高低。一般情況下，醫院電子檔案管理中存在的許多問題，基本都是由于檔案管理工作上的紕漏而造成，而這些紕漏又是因為管理人員的專業管理技能和職業素質不高所造成，所以，提高醫院檔案管理人員的素質和職業技能大有必要。因此，醫院要定期組織對于檔案管理人員的培訓工作，通過有針對性的培訓課程，不斷提高檔案管理人員的專業技能。在培訓過程中，檔案管理人員還可以就工作中存在的問題進行討論，找出解決辦法，讓醫院的電子檔案管理工作再上新臺階。

三、結論

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關鍵詞：檔案管理電子檔案優越性開發和利用規范措施

0引言

電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄，電子檔案的形成、存儲和管理與傳統的紙質檔案所用技術方法不同，檔案工作者必須要對此有深刻的認識才能做好電子檔案的管理工作。

1電子檔案的優越性

1.1直接減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，提高了工作時效在知識經濟時代的當下，現代網絡系統不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實現微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變為分散的工作量，提高了立卷管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。

1.2微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺傳統的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為微機網絡管理，文檔用微機按“件”整理歸檔。可隨時補漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業務水平。

1.3微機管理更有利于文檔的保密過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關的文件，從而達到了文件保密的要求。

1.4微機管理有利于提高檔案管理工作的質量檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質量高水平的文檔卷宗。但是傳統的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據自己的理解來進行操作，其對立卷標準掌握的尺度很難做到完全統一，這必然影響到案卷質量水準，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進行微機管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務時，能夠發揮出更好的時效價值。

2電子檔案的整理、開發和利用

2.1電子檔案的整理。在電子文件轉化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種案卷。因此，“案卷”這一基本單位將從電子檔案的整理工作中淡化，取而代之的是“文件”這個基本保管單位。電子檔案整理的主要任務也從對案卷的整理而轉為對光盤磁介質的整理;即對接收來的脫機保存的光盤數據進行編目、排架，或者是定期將電子文件保存系統中的電子檔案制作光盤備份，同時對光盤進行編目、排架等。:

2.2電子檔案的開發利用管理。電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發和利用比傳統檔案更加快捷、方便，更具實用性。一是開發平臺的選擇。系統的目標是將各檔案管理單位的數據通過網絡連為一體，便于共享數據資源，因此應選用分布式數據庫管理系統作為開發平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數據庫，本地數據直接上機存取，既節約了經費，又方便了各單位互訪數據。二是硬件要求。各檔案單位的計算機在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進行數據通信，所以硬件必須具備相應的需求條件。三是數據庫模式設計。數據庫的模式設計是一個非常復雜的問題，設計的目標既要滿足當前的應用需要，又要滿足可預見未來的應用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴充。四是應用程序設計。設計數據輸入、查詢、事務處理、報表處理等應用程序。五是數據的備份及故障恢復。檔案數據是珍貴的數據資源，為避免出現系統對數據資源的破壞，應用系統必須能定期對數據進行備份，以便于數據信息被破壞后的恢復。六是數據庫的安全性保護。電子檔案利用必須在保證數據庫的安全性的前提下進行。所謂安全性保護就是防止非法使用數據庫。在一個系統中，安全性保護非常重要，并不是所有用戶都可以使用檔案數據庫。這就需要對用戶使用數據庫提供鑒別方法，即使用權鑒別，也要由計算機確認合法性。例如:設置口令等，對存取控制權的鑒別，檔案本身的保密程度不同，開放程序也不同，應對獲準使用系統的人員及其訪問數據庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權限。檔案管理者可根據電子檔案內容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權限使用載體拷貝，由計算機確認是否合法，并按期回收，同時通過網絡傳輸電子檔案，互聯網的開通方便了檔案部門之間信息的相互交流，同一份材料可以同時為多人利用，也可以直接到檔案單位電腦上查詢權限范圍內提供的相關內容。電子檔案的開發利用應充分發揮計算機信息采集、綜合統計的功能對整個過程進行分析、統計、找出規律，探求新的方式與途徑，加強計算機軟硬平臺建設，滿足用戶需求，最大限度開發利用電子檔案，與此同時，還要注意確保檔案資源安全利用。

3規范電子檔案管理的幾項措施

3.1加強電子檔案歸檔制度建設各檔案管理單位應根據電子檔案管理規范，并結合本單位實際情況，制定一套切實可行的電子檔案管理制度，規范電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責任、檢查鑒定等一系列工作環節，做到有章可循。制定電子檔案制度時應注意以下問題:注意劃清歸檔過程中各級各類人員的責任；歸檔時機應適合本單位工作實際；歸檔電子文件的責任簽署應明確；注意電子文件的動態管理問題。

3.2從電子文件的源頭抓電子檔案的質量為進一步加強電子信息的管理，對電子信息進行集中統一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設備，建立一系列服務手段是加強這一工作的必備條件。

3.2.1檔案室設立圖紙與文件集中處理系統，對審查完畢的電子文件進行統一收集，按要求形成紙質文件。

3.2.2設置專門場地對紙質文件進行集中審鑒，以保證紙質文件與相應電子信息的一致性。

3.2.3電子信息由檔案部門集中積累，并在項目階段結束時，在項目組的配合下統一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。

3.2.4為便于操作和管理，建議進一步規范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關人員應按“電子檔案管理辦法”的規定將軟件一并歸檔。

3.3要嚴把電子信息歸檔關，做好電子信息動態管理一是在電子信息歸檔時要利用一切可利用的條件對電子信息進行檢查、鑒定、驗收，除有關歸檔責任簽署之外，還必須發揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進行檢查，及時發現問題、及時解決問題;二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產變化，也即做好電子檔案的更改補充工作，實行動態管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。

4結語

電子檔案是信息時代的產物，是現代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究電子檔案管理和利用中存在的管理和技術上的問題，并加以解決，以實現安全、高效的管理和利用電子檔案的目的。

參考文獻：

[1]唐雪妍.《淺談電子檔案的管理》[J].蘭臺世界.2006(15).

[2]張文亮.《關于電子檔案管理的思考》[J].云南檔案2008(9).

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（一）電子檔案管理減輕了電子檔案工作人員的工作量，提高了工作效率隨著科技的不斷發展，網絡技術不斷被人們廣泛應用。而檔案工作人員對電子檔案的充分運用，不僅改變了自身對文字信息的管理與記錄，還大大減少了工作時間，提高了工作效率，減輕了工作人員枯燥乏味的工作量。同時也方便了大眾對信息的搜索。

（二）電子檔案管理，有利于對文件的修改在記錄某些重要信息內容時，難免出現錯誤，或隨著時間的推移，某些重要文獻需要更新，對檔案進行修改是在所難免的。所以，如要其進行修改，電子檔案對于傳統的文字檔案而言，是極其方便的，只需利用鍵盤對文獻進行調整并進行保存，就可以了。

（三）電子檔案管理有利于文檔的保密在傳統的書面檔案中，檔案者的信息是在一起的，如果需要對其中某一信息進行查找，其他信息便也會一覽無遺。而在電子檔案中，這些信息是分開的，為單份文件提供利用。只需對需要了解的問題進行搜索便可得到相應數據，而其他內容是無法被獲得的。

二、電子檔案管理中存在的問題

任何事物都具有雙面性，在科技飛速發展的今天，電子檔案的管理工作存在問題也是在所難免的，但是必須對這些問題進行認真分析，然后加以改進。

（一）電子檔案安全問題電子檔案是以計算機技術為基礎的，通過計算機等機器設備來完成對檔案信息的收集、輸入、總結、歸納等過程，雖然電子檔案比紙質檔案易于保存，使用方便，但是電子檔案存在一些安全性問題，電子檔案在運行過程中，很有可能受到病毒的入侵，使其內部信息被迫修改、損毀，甚至導致信息被泄露，給事業單位的人員隱私造成威脅。

（二）檔案管理人員缺乏良好的素質電子檔案所記錄的內容是相對隱秘重要的，所以，對于檔案管理的工作人員而言，他們不僅僅需要具備較高的思想道德素養，還需要具備超強的自我約束能力，可以熟練地對計算機進行操縱。而在現實生活中，電子檔案管理的工作人員由于長期處于大量的工作當中，充滿枯燥，因此，他們并不能對電子檔案進行長期的穩定管理工作。

（三）電子檔案管理不規范電子檔案的管理人員在對檔案進行編輯記錄時，由于粗心或是讀寫技術不穩定等原因，很容易造成文檔內容的丟失或變異，使其與原始文件內容出現分歧，以至于導致電子檔案缺乏原始性和真實性。

三、事業單位檔案管理中電子檔案管理問題解決方案

（一）保證電子檔案在利用中的安全首先，需們要對電子檔案管理人員進行嚴格的保密工作培訓，使他們具備良好的職業素養，防止信息的外流。其次，要對保存檔案的計算機進行定期殺毒，設置訪問權限，并開啟系統監控功能。

（二）培養專業的檔案管理人員電子檔案管理工作是一項要求十分嚴格的工作，所以需要專業的人員來進行操作。電子檔案管理，工作量大，內容繁瑣，需要實踐經驗較強的工作人員，所以事業單位必須控制好人員的流動，以保持電子檔案的穩定性、長期性。其次，管理人員要加強學習，不斷學習新的電子技術，并能夠將其用之于實踐當中。

（三）強化計算機軟、硬件設施管理在計算機的軟件管理上，要積極尋找電子檔案存儲的新途徑，并配備相應的計算機刻錄設備，而檔案管理人員就需要對電子文件或文件數據進行錄入儲存。在硬件管理上，管理人員要不斷改善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，加大殺毒頻率，并注重防磁設施的完善和維護，以確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中的安全、穩定性。

四、結論

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[關鍵詞]電子檔案管理關鍵問題對策

隨著信息數字化的快速發展，檔案工作已逐步實現現代化管理，電子檔案成了檔案管理重要形式，做好電子論文檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內容。要做好電子檔案的管理工作，首先必須解決好電子檔案在接收管理上的幾個關鍵問題。

(一)電子檔案的接收格式問題2007年9月5日住房和城鄉建設部的《建設電子文件與電子檔案管理規范》中規定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設工程，建設單位向城建檔案館(室)移交工程紙質檔案時，應當同時移交一套工程電子檔案。”這就要求在紙質檔案形成的同時，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習慣，所采用的應用軟件不同，同一項目所形成的電子檔案格式不同。

(二)電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性問題對于紙質文件來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內容真偽易于判別，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性。紙質文件的原始性體現為內容和形式的統一，對于任何一項形式上

一、電子檔案管理上的幾個關鍵問題的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認定。

1、原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統紙質檔案的原始性不僅其內容而且還通過載體、形式表現出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態變為虛態的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。

2、真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統檔案；電子檔案可被原樣復制，甚至被篡改后可不留痕跡。

3、完整性問題。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件經常處于流動狀態，如不及時捕獲，可能會導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

4、安全性問題。電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。

(三)電子檔案的存儲載體的保護技術問題電子檔案的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。電子檔案的載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環境的影響。

1、高溫。有利于有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長溫度范圍內,溫每升高10℃,其生長速度可加快1-2倍，霉菌生長的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲生長的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學雜質對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學反應會加快1－2倍。

2、高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長和繁殖。霉菌的生長濕度一般在75%以上，檔案害蟲體內正常含水量大約占體重的44%－67%，這些水分的獲得和保持都和環境空氣濕度有關。庫房潮濕還會促進空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。

3、光。光向外輻射時會產生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。

4、空氣污染。有害氣體常見的有，二氧化（SO2）、化氫（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯氣（CL2）。在種種因素的作用下會生成氧化性極強的原子氧，進而產生臭氧等，導致電子檔案保存載體耐久性削弱。

5、灰塵。灰塵會給電子文件保存載體帶來機械損傷。灰塵多是固體，多帶有棱角，在整理、保存、利用過程中，會引起灰塵對電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會增加酸、堿度。灰塵能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會帶來酸、堿性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動而四處擴散。由于灰塵同時還具有酼酼吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場所。灰塵落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。

6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細菌和霉菌，尤其是霉菌。在檔案庫房中常見的霉菌約有50余種。霉菌可使電子文件保存載體變質，生成霉斑，還會分解出有機酸，從而使物酸性急劇增加。

7、磁場和電場。電磁場的干擾，會使磁性物質退磁和消磁，損壞載體上記錄的信息。

8、機械應力。電子檔案保存載體容易受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響。

(四)電子檔案的長期可讀性問題電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。但隨著科技的進步，電子計算機軟硬件技術的不斷更新換代，電子檔案在現在形成時所依賴的技術，在未來往往是已經過時的技術。針對以上存在問題，借鑒其他地區檔案工作的一些經驗，提出以下一些對策建議：

(一)建立電子檔案統一接收數據格式，推廣相關的城建檔案整理著錄軟件推廣城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統一的電子檔案模板，同一文件類型統一一種文件格式，并把電子檔案模板發放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓班，對建設單位、施工單位、設計單位、監理單位等檔案形成單位的相關人員進行

二、對策建議培訓，使他們能夠熟練運用模板和著錄軟件。城建檔案館也應定期派專業技術人員對電子檔案的形成進行指導，形成統一數據格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。

(二)采用有關技術措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性

1、采集背景信息和元數據。在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集描述電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的元數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據。

2、簽署技術。在電子文件上進行簽署的技術主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”。

3、消息認證。電子文件的使用者，非常關心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認證技術可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進行消息認證。先把電子文件信息分成一定的長度。

4、身份驗證。為了防止無關人員進入系統對電子文件或數據進行訪問修改，在進入檔案管理系統時需要對用戶進行身份驗證，身份驗證可使用管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統知道。當合法用戶要求進入系統訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機自動將這個通行字與存儲在機器內的有關該用戶的資料進行相關的5、防火墻。這是一種訪問控制技術。在某個機構的網絡和其它系統網絡之間設置障礙，防止其它系統的網上用戶對該機構信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構的機要信息、專利信息從機構的網絡上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網絡邊界，它是通過在網絡邊界上建立起來的相應的網絡通信監控系統，監測所有通過防火墻的數據流，凡是符合事先制定的網絡安全規定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護網絡的信息、結構不受侵犯，實現網絡的安全，保護網上電子文件的原始性、真實性。實現防火墻功能所用的技術主要有：數據包過濾、應用網關和服務等。

6、防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設置為“只讀”狀態。在這種狀態下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機外存儲器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。

(三)建立適合磁光介質保存環境，保證電子檔案載體的安全

1、調節庫內溫濕度。采用去濕機，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調調節系統等措施調節庫內溫濕度。使環境溫度保持在17℃～20℃；相對濕度保持在35%～45%。

2、防光。(1)改善檔案庫房建筑，設法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；(2)將電子檔案避光保存，在利用時，最大限度地減少曝光時間和曝光強度；（3）定期凈化空氣。

3、防灰塵。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發現載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質布輕輕擦拭。

4、防治有害生物。(1)通過控制溫濕度、搞好庫內衛生、杜絕霉菌進入庫房的渠道、防氧封存等措施進行環境控制；(2)采用防霉劑進行化學預防；（3）采用物理或化學方法定期對電子檔案進行消毒：化學方法有：熏蒸或擦拭，常用化學藥劑有甲、鄰－苯酚、環氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠紅外消毒、微波消毒、鈷60－γ射線輻射消毒。

5、避開磁場和電場。（1）電子檔案在整理、保管、利用時應避開電動機、發電機、變壓器、電視機、揚聲器、耳機、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具體退磁或消磁的設備；（2）可設置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。

6、防機械應力。電子檔案載體存放時應設法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響，以保證信息再現的準確性。

7、定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應每年一次，采用等距抽樣或隨機抽樣和方式進行，樣品數量以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位，先對外觀進行檢查，確認載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現等，然后酫進行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗，發現有問題的載體，及時進行有效的修復。定期拷貝是當前延長電子檔案載體壽命的有效措施，磁盤每2年應拷貝一次，光盤每5年應拷貝一次，拷貝后的載體與原載體同樣編號保存。

8、將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發性事件如火災、地震、洪水、盜竊，甚至戰爭人為或自然因素的破壞。

(四)采用通用、統一的文件格式，確保電子檔案與計算機操作系統及應用軟件的長期兼容在保存電子檔案時，把電子檔案格式保存為通用、統一的格式，為使現在的電子檔案能夠更好被未來的計算機操作系統和應用軟件所兼容，把電子檔案的格式保存為與計算機操作系統同一公司的應用軟件能讀取的格式。

(五)及時更新電子檔案的文件結構，確保電子檔案的長期可讀性當操作系統更新時，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結構，以適用新的“生存環境”，保證電子檔案的長期可讀。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示的，可在保存電子檔案的同時，保存相應的檔案支持軟件和整個操作系統，并與電子檔案存儲在一起，恢復時，連同操作系統一同恢復，使之按本來的面目進行顯示。

參考文獻：

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[2]韓翠峰“.學科館員”制度的管理模式探析[J].甘肅科技,2005（11）.

[3]祝玲娟.圖書館學科館員現狀及發展方向[J].圖書館管理與實踐，2005（4）.

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關鍵詞：電子文檔控制方案管理

引言

    隨著計算機網絡的飛速發展，計算機已經成為企事業單位日常辦公不可或缺的重要工具，大量的文本文件、圖形文件、表格文件、影像文件等電子文檔信息不僅包括企業秘密，更有甚者還包括國家秘密在網絡上共享和傳播，為工作提供了極大地便利，同時也增加了重要信息泄密的風險。在信息安全面臨嚴峻挑戰的形勢下，電子文檔安全工作應當引起越來越多的重視。

   1.電子文檔存在的安全隱患和風險

     電子文檔是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。主要依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸。它看得見，摸不著，在一般管理模式下，通常依賴保密管理制度強制實施，輔以人工監管手段來達到防護電子文檔的安全，但這給日常工作帶來了諸多的不便和風險。它的易傳播、易擴散性也成為了企業管理的安全隱患。主要表現在以下幾個方面：

   （1）共享在局域網上的文件夾及文件沒有加密措施；

   （2）分散的輸出方式不利于安全管理；

   （3）復印、打印設備使用權限難以控制；

   （4）打印審批存在效率低、難以記錄的問題；

   （5）涉密文件的生命周期安全管理嚴重依賴于人工；

   （7）終端用戶的日常操作和網絡行為沒有監控和審計管理，難以形成全面、細致的日志審計和統計報表輸出。

   （8） 惡意文件/病毒通過U盤、光盤、網絡輕易進入系統，導致文檔數據丟失。

     1.1此外，還有內部人員有意或無意地泄密。

    隨著全球信息化時代的來臨，計算機泄密行為呈上升趨勢。一個惡意的泄密事件往往會給企業造成難以估量的后果：輕則需要投入巨額資金進行補救，重則將會使一個企業置之死地。權威數據顯示，幾乎所有的中國企業對電子文檔都沒有任何防護措施，企業對于信息有保護措施的不到3%。一些機密性的資料，電子文檔輕易就可以通過電子郵件和移動硬盤泄密到網絡外部。全球最具權威的IT研究與顧問咨詢公司Gartner調查顯示：有超過85%的安全威脅來自組織內部，而內部網絡各種安全漏洞造成的損失中，30% - 40% 是由電子文件的泄露造成的，而在 Fortune（財富雜志）排名前1000家的公司中，每次電子文件泄露所造成的損失平均是50萬美元。

   2.電子文檔安全有效控制方案

     為了更有效防止電子文檔的泄密，就需要一套合理有效的電子文檔安全管理方案，保障最核心的電子文檔的安全。

   2.1以授權管理作控制

   通過技術手段對文檔的查看、下載、打印、修改、刪除等權限進行控制，嚴防泄密，提高保密安全管理水平，變分散、無序的設備輸出管理為集中而有序的監控管理。設備使用、用戶權限可控，避免非授權使用設備，用戶權限可管理。對使用者進行權限設定，來控制其是否有復印、打印、彩色輸出等權限，并且還可通過設定配額以控制輸出；使用者可通過身份認證進行文件輸出；打印機、復印機等輸出設備平時處于鎖定狀態，非授權人員無法使用復印及打印功能。

   2.2以數據文檔安全為核心

   對指定進程和特定文檔其創建，編輯，保存自動加密，非授權用戶無法明文打開特定文檔；打印輸出采取閉環管理，文件需要先進行審批，審批通過后，通過身份認證，自動嵌入條碼打印輸出，通過條碼進行自動化快速文件回收，全面記錄文件打印、審批、回收等全周期信息，確保打印出的即為經過審批的，且打印內容與審批內容一致，打印者即為得到打印輸出文件的第一人；做到安全打印，避免文件丟失、敏感信息泄露，確保打印內容與審批內容一致，避免誤操作，減少浪費，自動負載均衡，減少排隊。

   2.3以監控審計作追查

   特定管理人員可查看打印復印日志，可以全程追溯文件生存的全生命周期；通過柱形圖餅狀圖等方式，直觀的顯示任一時間段內,輸出設備的使用負荷、部門輸出、個人輸出情況。全面而詳盡的電子化日志記錄，變紙質人工登記為自動電子化日志記錄，且信息更為全面，便于日后審計和追溯。

   3.電子文檔安全系統功能及技術闡述

   電子文檔安全管理系統是根據電子文檔安全有效控制方案詳細設計出的一套管理系統，主要應包括以下功能：

   3.1安全認證：采用口令加USBKEY等方式通過管理控制臺對登錄系統進行進行身份認證控制，不同的身份在服務器上有不同的存儲區。通過此管理方式，可滿足一人一臺、一人多臺及多人一臺使用電腦的實際情況。

   3.2文檔管理：采用文檔標密和定密的方式，對文檔起草、批準、審批和審核全生命周期進行控制。對不同性質的部門、用戶和用戶組制定不同的權限策略，文檔創建時按策略標記文檔權限屬性，屬性包括創建者、可使用的部門和用戶列表。

   3.3安全存儲：提供網絡硬盤功能，對加密的電子文檔上傳服務器進行集中存儲，進而實現對本地涉密電子文檔的備份。只有數據擁有者能查看和使用，即使其它合法用戶也不能查看和使用他人的數據。

   3.4人員管理：對系統中所有用戶按照人員崗位職責及涉密范圍進行統一的密級管理。采用人員定密的方式對用戶的密級分為絕密、機密、秘密、非密四種。針對不同密級用戶，可配置強制加密策略，在文件交換時，文件不能由高密級用戶傳到低密級用戶。

   3.5文檔流轉：根據人員密級和文檔的密級，嚴格控制文檔流轉過程，防止合法用戶對文檔進行非法操作。文件對內部或外部協同流轉時，需提交文檔審核申請修改文件權限，審核的文件副本和操作記錄日志，保障內部文檔安全順暢流轉；外部發送文檔的安全協同。

   3.6文檔輸出打印：電子文檔打印輸出需要通過部門或上級領導的審核通過后，才能將電子文檔進行刻錄或U盤導出，導出形式可以根據保密需要進行加密處理。對電子文件打印輸出執行嚴格的打印申請、審批流轉，對涉密文件輸出紙張采用數字水印技術，自動嵌入條碼打印輸出，用戶刷卡輸出，嚴格執行安全保密管理規章制度對于打印管理的要求。

3.7安全管理與審計：根據安全保密管理規章制度設置系統提供系統管理員、安全保密管理元和安全審計員三員，不同管理員的權限設置應相互獨立、相互制約，確保系統滿足“三權分立”原則，各行其職，各盡其責。系統管理員單獨查看某 個文件的操作歷史，安全保密管理員查看整個文件夾的操作歷史，安全審計員查看整個系統所有用戶的操作歷史。

    3.8病毒掃描防護：實現病毒掃描引擎，上傳文件，均會進行病毒掃描，如果發現病毒，會通知管理員進行處理。

    總之，做文檔安全的目的是為涉密電子文檔的管理提供一套有效的管理辦法，防止內部重要電子文檔被泄密，實現了對電子文檔全生命周期的安全管理。

結束語：

 

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論文關鍵詞：信息化檔案管理

1前言

與傳統的紙質載體檔案管理相比，電子文件、電子檔案的管理具有技術含量高、更新快、相關因素多，關聯度高等特點，因此電子檔案對記錄的管理工作提出了更高的要求。檔案信息涉及到企業的方方面面，與各個不同的專業信息系統的數據都有密切聯系，例如辦公自動化系統等，檔案管理信息平臺就是利用各個不同專業信息系統的數據，實現電子文件與電子檔案一體化管理。近年來，寧夏電力公司順利完成了從機關到地市、縣級供電局3~t-i-I-39家單位聯網系統的部署工作，使企業內部檔案借助信息系統更好地服務于生產、經營、電網建設等工作，全面提升了檔案現代化、專業化、規范化管理水平。

2基本情況

寧夏電力公司從機關到地區級供電局、分公司，再到縣級供電企業共計39家單位。系統部屬前，公司機關與少數地區級供電局檔案信息管理僅有單機版管理軟件，實現條目級管理，其余單位均無軟件，管理模式和服務手段落后。針對此情況，在國家電網公司建設統一的檔案管理信息平臺的發展戰略背景下，公司考慮到系統局域網的可支持性，經濟性技術論證于2007年及時向國家電網公司申報并獲得同意，并作為5家試點單位部署實施。2008年3月至2009年1月完成公司機關部署并驗收。2009年5月至年底已完成l3家地市級供電局、分公司和25家縣級供電局的部署工作并投^運行。

3系統的建設日標、部署模式

3．1建設目標

建立寧夏電力公司檔案信息管理統一平臺，實現全公司上、下級單位檔案系統互聯互通；實現全公司3級單位統一業務規范；實現電子檔案網上移交和網上互查；實現上級檔案業務在線監管和查看；將電網建設參建單位納入管理體系，更好地實現工程項目檔案收集、保管和利用，有效整合各種檔案資源，充分發揮網絡優勢，實現檔案信息資源的最大化共享功能，推動公司信息現代化建設和檔案資源數字化建設。

3．2部署模式

公司采用服務器組和存儲設備大集中的集群部署模式，建立檔案數據中心，為各所屬單位提供數據集中存儲和應用服務。數據庫采用ORACLE10G數據庫系統，應用服務器采用wEBLOGIC9．2。系統硬件部署如圖1所示。

4系統具備主要功能

4．1檔案管理

系統根據國家檔案局的標準進行建模，并在此模型的基礎集成了寧夏電力公司業務標準，允許公司所屬各單位在此業務模型上進行全宗的個性化定制，以達到總體統一、兼顧個性的要求。該系統對文件收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統計、編研等一系列操作進行全過程管理，可針對不同檔案類型定義不同的整理規則、管理方式，以達到系統適應業務變化的要求。

4．2檔案檢索

可直接檢索目錄也可進行全文檢索，可對檔案目錄、正文、附件進行檢索，并且可對下屬單位進行全宗數據檢索，主要有普通檢索、卡片檢索、跨全宗檢索以及全文檢索。

4．3個人待辦

可提醒用戶目前有哪些事情需要處理。主要通過在主頁上顯示和進入相應模塊進行操作。

4．4權限管理

主要定義各檔案類型的開放權限以及可使用檔案系統的用戶。定義用戶的角色、權限以及是否是專兼職檔案員等。權限管理模塊還細分為永久權限和臨時權限，并可對檔案原文的控制進行細化，具體分為瀏覽權限和下載權限，以滿足不同的利用。

4．5標準業務定制

結合寧夏電力公司本部以及下屬各單位實際，統一定制了檔案類型、供電企業標準分類表、各檔案類型的整理規則以及統一的報表樣式，下屬各單位均依此標準進行全宗檔案管理工作。

4．6業務設置

此模塊主要是在寧夏電力公司設置的標準業務基礎上進行各全宗的個性化定制工作，主要可以進行各全宗的檔案類型定制、分類表定制、代碼表定制，以及各種顯示界面的設置。以適應各全宗的個性化要求。

5系統在公司的應用

作為寧夏電力公司3級統一檔案管理信息平臺，該系統制定了適合全省業務應用的統一檔案管理標準；實現了與寧夏電力公司目錄、門戶、辦公自動化等系統的無縫集成；電子文件實時物理歸檔；網絡信息采集、信息整合、數據處理、及電子文件到電子檔案的全程數字化管理；各種檔案類型的數字化管理；檔案全文信息網絡檢索與共享；數字檔案光盤存儲的自動打包，脫離系統、跨平臺的目錄檢索及原文調閱；檔案信息資源共享，各全宗單位可跨全宗移交檔案、網上數據報送，使其檔案信息不再存在信息“孤島”。

寧夏電力公司檔案管理信息平臺自實施以來，完成了系統部署、配置、數據遷移、培訓、運行等工作。目前系統內共有11種檔案類型，文書檔案、科技檔案(生產調度、科研、基建、設備)、照片檔案、實物檔案、會計檔案、聲像檔案、人事檔案，能夠滿足寧夏電力公司檔案管理的現代化需求。通過檔案系統平臺進行檔案網上利用的人次數愈來愈多。文檔通過協同辦公自動化模塊實現電子文件的及時歸檔、保管、利用；工程檔案通過在線系統、離線客戶端進行了多個項目的收集、編目等工作，目前已應用到750kV銀川東變電站、330kV太陽山變電站、220kV西夏變電站等工程檔案管理中，滿足工程檔案利用現代化工具進行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。照片檔案、實物檔案部分數字化后通過該系統生成了縮略圖供本部用戶進行網上借閱和利用。

6系統投入運行取得的效益

從企業管理角度看，寧夏電力公司檔案管理系統的建立，實現了業務信息與檔案信息的一體化和檔案管理業務自動化，同時為統一管理全公司電力檔案提供了先進的技術手段，減少了檔案工作人員重復工作量，降低了實現檔案信息化管理的成本，提高了企業信息管理的水平。

從檔案利用角度看，由于檔案利用者可直接、快速、方便地在網上查找檔案資源，大大提高了查檔效率。如果實現異地查檔，其累積節約的費用及時間將更為可觀。

7通過系統實施進行的理論研究與實踐

7．1室藏檔案數字化、網絡信息一體化管理

通過檔案管理信息平臺的實施，利用計算機和網絡技術對企業信息和檔案工作進行統籌規劃，通過設置網絡專業信息檔案屬性，以及網絡信息采集工作流程和數據處理方法使檔案工作超前介入到信息形成階段，實現了電子文件信息與電子檔案信息一體化管理即電子文件與電子檔案全程自動化管理。

7．2對檔案資源的定義與接口實現

在檔案管理信息平臺的實施中論證了通過對XML格式的檔案元數據的定制，能夠統一規范與其他業務系統的接口，并且能夠對檔案真實性、有效性、完整性進行快速實時地在線校驗提示。

7．3檔案信息利用模式

能夠完成檔案信息網絡共享、電子文件的全文檢索、內控檔案網絡調閱的電子審批等功能，并通過檔案管理信息平臺進行全公司調用。

7．4檔案信息的安全管理

面對網絡信息安全管理的難度越來越大，系統除采用標準的目錄認證、門戶登錄等工程通用的安全防護外，通過公司本部的試用后，在通用安全管理的基礎上對權限控制進行了進一步的深化與細分，并在寧夏電力公司本部采用按部門、按級別以及特殊控制等多位一體的控制體系增強檔案信息的安全性。

7．5永久、真實保存數字檔案的研究與實踐

電子檔案信息的保管和維護與傳統的方式截然不同，它的數字化特性決定了其保管的復雜性和安全維護的難度。電子文件的保管從保護載體(磁性介質)轉為保護其內容信息，保證內容的真實性、可靠性、完整性和跨平臺的查閱，并通過拷貝與鏡像技術、遷移技術，以加強對數據的研究與實踐。

7．6解決了寧夏電網建設項目工程檔案電子化管理的難題

系統針對離線參建單位和在線參建單位兩種模式進行管理，對工程目錄數據進行收集整理，并對電子文件和竣工圖實現網上掛接，打印標準模式的案卷目錄、備考表等，還可進行電子檔案跨全宗向運行單位移交，使檔案現代化建設滿足工程驗收達標創優需要。

8幾點建議

寧夏電力公司檔案信息管理平臺實施以來，能夠滿足企業內部檔案管理各項工作的需要。但從長遠發展看，還需加強幾個方面的工作。

8．1加強檔案信息化建設工作的宣傳力度

從一定程度講，檔案是可開放的信息資源。但員工對檔案信息系統帶來的服務沒有分認識到位，還需加強宣傳，擴大檔案信息資源的使用。

8．2加強歸檔接口完善工作

加強檔案系統與186業務應用系統的歸檔接口完善工作，按照國網公司要求，保證業務應用系統產生的歸檔電子文件能正常歸檔，確保電子文件歸檔的完整性。

8.3加強相關管理制度建設

從信息系統角度和電子文件的安全管理方面，根據國家、行業有關標準，結合電力公司實際，制定相關管理制度和標準，促進檔案信息系統規范化建設。

8．4加強有關人員的培訓力度

從信息系統的使用和維護講，重點加強專、兼職檔案人員的系統使用和專業水平培訓；從使用角度講，需加強各單位、各部門的培訓，便于更好地利用系統借閱檔案。

8．5加強檔案數據的安全管理

還需完善數據安全存儲管理措施，增加數據存儲備份，加強設備運行和維護，保證系統的數據安全。

8．6加強館藏歷史檔案的數字化進程

有計劃、有步驟進行歷史檔案數字化加工工作，更好地發揮檔案信息管理系統的服務作用。

篇9

企業人事檔案采用電子信息化管理，可以實現對各類資源的收集和共享，有利于強化企業各部門之間、企業之間的聯系與合作，全面提高企業人事檔案的使用效率和使用價值，幫助企業更好地完成工作。企業在增添新人檔案的時候，利用計算機、互聯網和電子信息系統，可以減少新人資料的搜索時間，方面快捷，節省時間，同時保證人員檔案的有效性和真實性。企業人事檔案實施電子信息化管理以后，可有效減少信息的傳輸環節，減少紙質檔案的使用效率，節約環保的同時還可以保證檔案資料的完整性，在使用過程中僅需要使用U盤等存儲設備進行查看。此外，人事檔案實施信息化管理大大增加了企業的信息存儲量，提高了企業人事檔案管理速度。具體來說，企業實施人事檔案電子信息化管理主要有以下幾點必要性。

1.1企業人事檔案信息化管理是現代企業發展的需求

如今，辦公自動化已經逐漸完善，企業在人事檔案管理和應用的過程中大部分數據的使用都是用計算機和網絡完成的。這就要求企業的人事檔案管理必須盡快實現信息化、無紙化，只有全面實現檔案管理信息化才能適應企業的現代化發展，提高企業的綜合管理水平。

1.2建立電子檔案可以有效保護原始檔案

傳統企業的人事檔案管理都是紙質檔案，人工管理需要付出很多的人力、物力和財力。但是實施電子信息化管理，就可以在信息化條件下由計算機代替人工完成人事檔案管理工作，這在很大程度上節約了管理時間，有效減少了檔案的翻查工作，同時網絡空間是無限制的，可以保存大量數據信息，這對保護企業的原始檔案具有很好的作用，非常有利于延長檔案的使用時間。

1.3完善企業內部管理的必然要求

通過計算機和網絡來完善企業的人事檔案管理，可以節省企業的人力、物力、財力，同時可以節省時間，提高工作效率，有效降低企業的運營成本，進而可以促進企業更好地發展，為客戶提供更加優越的服務。

2企業傳統人事檔案管理存在的弊端

2.1人事檔案管理手段落后

目前，我國雖然很多大型企業已經全面實施人事檔案信息化管理，但是還有很多小型企業未能全面開展檔案的信息化管理工作。很多小型企業的設備不足，辦公硬件跟不上，導致企業無法建立專門的人事檔案管理辦公室，將所有檔案全部集中在辦公人員的辦公室內，而且存放設備簡陋，沒有嚴格的保密性，幾乎所有人都可以輕松地接觸到人事檔案，嚴重危及一些重要檔案信息的安全性。同時檔案管理工作人員不具備專業技能，對人事檔案管理沒有給予足夠的重視，缺乏工作積極性。即便人事檔案管理工作人員具備專業技能，但是其綜合素質較低，無法科學管理、規劃人事檔案管理工作。

2.2電子檔案管理意識淡薄

很多人認為檔案管理對企業的發展沒有作用，其實不然，檔案管理不僅可以優化企業工作人員的資源配置，同時還可以幫助企業儲備人才，了解人才資源發展的前沿信息。但是在現實環境中，企業檔案管理人員非但不能及時整理現有人員的基本資料，還經常發生丟失、遺漏等問題，更沒有人才儲備的工作環節。此外，有些企業的檔案管理部分工作仍然停留在人工手寫的環節，資料填寫隨意性很強，而且手寫資料字跡潦草，容易損毀，造成人事檔案的質量和完整度不高。

2.3思想上不重視檔案管理工作

很多企業領導認為企業的檔案管理工作并不重要，只要提高生產技術便可以全面提高企業的發展。其實不然，企業人事檔案管理對提高企業發展具有重要意義。企業人事檔案管理可以優化企業的資源配置，提高企業人事管理效率，有效為企業吸收優秀人才。但是很多企業并未重視檔案管理工作，對此崗位只安排了一些“關系戶”，或者從企業其他崗位轉過來的人員進行檔案管理工作。這些人基本上都不是專業檔案管理人員，根本沒有檔案管理工作經驗和基礎，僅僅對檔案進行簡單的整理，根本沒有充分發揮檔案管理的優勢作用。

2.4信息化管理技術更新較慢

目前，我國部分企業對人事檔案管理雖然采用了信息化管理，但是企業并沒有根據發展需求對檔案管理系統進行更新和維護。電子檔案管理系統雖然有很多優勢，但是管理系統仍然需要人為地進行管理、維護和更新，這樣才能適應企業發展，適應社會發展。然而我國的部分企業雖然引進了電子檔案管理，卻嚴重缺乏對檔案的管理與維護，導致管理系統經常出現問題，影響正常工作。

2.5工作人員綜合素質有限

企業檔案管理曾經是最容易被企業忽略的崗位，所以崗位職能看似并不重要，因此檔案管理職位基本上都是非檔案專業人員進行操作。這些工作人員要么是企業工作人員的家屬親戚，要么是從其他崗位轉過來的，根本沒有檔案管理的經驗，也沒有相關的理論基礎。同時，企業未能對檔案管理工作人員給予適當的培訓。然而全新的電子信息化管理對檔案管理提出了更高的要求，不僅要具備檔案專業知識，還要具備相應的計算機和網絡知識。原有的工作人員工作能力已經遠遠不能勝任現有的崗位，綜合素質亟待提高。

3企業人事檔案如何實施信息化管理

3.1不斷完善電子信息化系統

要想在人事檔案管理工作中運用信息化管理，首先要建立一個完善的信息化硬件管理系統。該系統要對企業的每一個科室的檔案信息進行整理分類，通過計算機網絡實現信息資源共享，有效提高人事檔案電子信息管理的作用。為了全面提高工作人員對電子信息化的管理和操作能力，企業應該不斷加強對檔案工作人員的培訓，保證檔案信息錄入的真實性、有效性。為了保證企業檔案資料的時效性，工作人員應該對檔案進行及時修改。與此同時，企業還要做好對檔案管理信息系統的升級維護工作，保證信息系統的正常運轉。

3.2建立企業人事檔案的信息數據庫

人事檔案電子信息化的實現，首先需要把館藏多年的紙質文件的內容輸入到計算機人事檔案管理系統中，但是由于文件的數量過多，延緩了工作的進展。這就要求企業加大對信息化改革的投入，增加工作人員，加快對紙質文件的掃描與輸入，并對資料進行整理和分類，建立起一套由數據輸入、整理、更改、信息查詢及系統維護為一體的完整的檔案數據庫，實現信息資源的網絡與計算機一體化，及進行信息的遠程運輸和區域化共享。

3.3轉變檔案管理人員的意識

在企業人事檔案傳統的管理模式中，在信息收集方面比較滯后，難以適應信息管理的轉換。因此，企業需加強檔案管理人員的安全意識，做好檔案信息管理的保密工作，并確保檔案信息不被惡意修改和破壞；為防止黑客入侵對檔案造成破壞，應確保網絡安全，做好防御工作；對重要的文件設定只讀權限或進行加密，以保障檔案信息的真實性，可以通過制定相關的規范標準，來使檔案得到規范化管理，從而提高檔案的使用效率。

3.4企業需要加強對檔案管理人員的培訓

企業積極引進人事檔案電子信息化管理，這對該崗位提出了全新的要求，為了適應企業現代化發展需求，企業應該對現有工作人員進行適當的培訓，讓其能夠熟練掌握計算機和網絡技術，能夠熟練應用人事檔案管理系統，保證人事檔案的有效使用，提高工作效率和質量。

4結語

篇10

現代企業的社會化大生產逐步由過去的勞動密集型走向自動化、程序化。計算機管理廣泛應用于企業生產管理活動的方方面面。計算機進行產品的輔助設計(CAD)、輔助制造(CAM)和輔助數控編程(CAPP)，計算機參與企業管理系統的制作文件、統計和數據處理，進而發展到把集合3C的產品數據管理系統(PDM)與有關人、財、物、產、供、銷的管理信息系統(MIS)和制造資源計劃系統(MRP)等組合在一起的企業信息集成系統。

置身于企業信息集成系統中，企業檔案工作者將發現企業檔案發生了巨大變化。

首先是企業檔案載體的轉變。在企業實現計算機全程管理后，適時實現了信息數據的遠近傳遞交換和處理。在企業各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產或開發一項較大項目的產品就需產生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。

其次是企業檔案的分類變化。舊有的企業關于文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統分類方案將被打破，取而代之以企業信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中，計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。各企業檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中企業的檔案分類更能貼近企業的生產、經營、管理等各方面狀況，分類也將更詳細、更科學、更規范。

此外，在企業檔案接收和保管上也有所改變。以往的企業檔案工作者以參加科研產品鑒定、重要設備開箱及重要建設項目、技術改造竣工驗收做為對其企業檔案的監督、指導和接收就顯得有些滯后了。“在電子環境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用”。這就是說企業檔案人員如果不進入到企業信息集成系統中去，則很難掌握到企業信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確，無時無刻不在產生的電子文件、電子圖紙使企業檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能。參照國家有關文件制定出本企業的《電子文件管理辦法》，提請企業信息集成系統的編制人員在其系統的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內容。例如在計算機輔助設計過程中，要求計算機詳細記錄設計、加工過程中的原始資料及相應的更改信息，要在不同的版本上注明當前的有效資料，以確保最終歸檔使用的是正確版本的圖形或圖紙。企業檔案工作者要在專業人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

此時企業檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經過檔案人員鑒定歸檔的企業檔案信息將存入“虛擬庫房”。

為企業活動提供利用檔案信息亦發生了轉變。掌握一般的計算機操作只是對企業檔案工作者的初級要求。重要的是要在企業信息集成系統中及時掌握企業的產品信息及開發過程。一切以企業生產建設為中心，找準檔案工作為企業服務的切入點。做到把正確的信息，在正確的時間，以正確的方式，傳遞給正確的對象。要達到這樣高層次的檔案信息處理要求，檔案工作者絕不可是思想守舊、圖安逸、躲清靜者；檔案工作也絕不是僅靠幾種目錄、幾間庫房就可包容的。

二、電子商務活動中的檔案工作