導語：如何才能寫好一篇檔案信息化，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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    論文摘要摘要:檔案信息化、信息化建設一直是新時代檔案管理追求的目標,上個世紀末開始的計算機信息技術的高速發展是我國檔案信息化管理的契機。本文對檔案信息化、信息化建設進行了一些討論。

    在當前迅猛發展的信息社會下,檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案事業應對迅猛發展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“已信息化帶動工業化”的要求,到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進檔案事業發展的目標”要求,檔案信息化和檔案信息化建設已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。傳統的檔案實體管理體制已經開始徹底改變,檔案信息化和信息化建設勢在必行。自2000年全國檔案工作會議上正式提出了檔案信息化的概念后檔案信息化建設在全國各類檔案館(室)中蓬勃開展起來。對于檔案信息化及檔案信息化建設以前我是知之甚少的,在這幾年的工作實踐及學習中逐步有了一些認識,現將我的一些拙識淺見拿來與大家一起探討。

    一、究竟什么是檔案信息化?什么是檔案信息化建設?檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點,向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現檔案信息的數字化和網絡化;要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化;要實現檔案信息高度共享,而這必將引發檔案管理模式的變革。檔案信息化建設是指是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段,將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案,系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。

    檔案信息化和檔案信息化建設各遵循什么原則呢?

    檔案信息化應遵循以下三個原則摘要:

    1、規范性原則摘要:制定和實施檔案工作標準和規范,是檔案工作現代化的需要,是提高工作質量和效率的需要。實現館(室)藏檔案信息化,一方面可以將館(室)藏的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息,另一方面可以通過接收電子文件進館,但不管是通過館(室)藏檔案數字化還是接收電子文件,都應該堅持規范性原則,制定相應的標準、規范和法規,如摘要:字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準(包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網絡用戶的服務格式)及數據交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔,傳統介質檔案數字化,數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規范化,避免出現各自為政,互不兼容,重復建設等現象發生。

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關鍵詞：企業信息化 檔案管理

在今天高速發展的信息化社會，信息化建設已成為檔案管理的必然趨勢和唯一選擇。對于當今的中小企業來說實現檔案信息系統化，是體現檔案管理系統功能的基礎和手段。檔案信息化是需要多種專業人才相互配合，多部門相互協作的系統工程，所以協調組織中各專業人員加以科學的管理和決策，是十分必要的。如企業落實檔案信息化可以實現檔案信息的數字化和網絡化；進而實現檔案信息保管、存儲、查閱和借用的一體化，使檔案資源利用最大化。隨著企業的高速發展，檔案管理往往因為檔案數據冗余、保管條件不佳、檔案查找效率低、管理人員知識單一等問題成為木桶效應的短板。要想解決這個短板就必須走實現檔案管理信息化這條路。

1 現階段中小企業在信息化進程中存在的不足

1.1 對檔案管理信息化建設的認知水平和推行動力的缺失 當今各中小企業中檔案管理工作很多還停留在手工錄入、檢索、借閱，認為檔案登記不再是以前的紙質的賬本而是登記在電腦中就是信息化。但是這樣依然會存在登記、錄入、檢索借用過程較慢，電腦中保存的信息量較小，非檔案管理人員無法利用等不足，加之檔案管理人員知識結構單一，對檔案信息化建設缺乏正確的理解，往往會造成檔案利用率過低，對現有檔案資源開發利用不足等缺點。

1.2 信息化進程程度不足 信息化建設乃至云辦公是企業的發展方向和必經之路，但很多企業信息化進程的不足導致很多檔案無法實現電子文檔化，很多陳舊的檔案隨著時間的推移而破損。就算實現檔案電子化也需要加以鏡像備份、殺毒、加密等軟硬件的輔助，如若不然在遭遇病毒、黑客和硬件損壞等情況檔案安全會遭受嚴重的威脅。

1.3 檔案管理標準、制度及規范的不足 檔案管理信

息化的前提是檔案管理的標準化和規范化。但現實的情況往往是計算機硬件型號老舊或參差不齊，軟件通用性和實用性不佳很難與其他大型軟件系統兼容。檔案規范制定的不足或檔案編碼的不完善導致檔案信息交流和使用中不同程度的受到限制。加之沒有后續信息技術的投入和支持久而久之會形成信息化孤島現象。

1.4 檔案管理人才的缺失 凡是與管理二字相關的都離不開人才，在檔案管理中也是以人才為中心。在檔案信息化的實施中需要既懂檔案管理又懂信息化的復合型人才。現如今的普遍現象是單一的操作人員居多而懂得系統維護和代碼編寫的復合型人才匱乏，這使得人才成為檔案管理信息化建設的瓶頸。

2 實現檔案管理信息化必須從以下幾個方面著手

2.1 加強對檔案管理部門的硬件建設 計算機具有運算速度快，精確度高和邏輯判斷能力強等特點，在檔案的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作計算機的運用有無可比擬的優勢。要想快、準、全地使用借閱檔案信息就要在硬軟件上增加投入，實現檔案部門的計算機全覆蓋，為檔案管理實現信息化提供必要的硬件保障。上線軟件可對檔案自動編目、檔案檢索、檔案存儲、檔案業務管理以及文檔一體化管理等工作職能實施信息化。

2.2 加強檔案電子化信息資源建設 檔案信息電子化就是用計算機對企業內各種檔案文獻進行收集、篩選、加工和整理，使之轉化為電子信息供人們利用。隨著檔案數量的增加和檔案存放時間的增長，檔案存在自然老化和人為損害等難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲和光盤存儲，不僅解決檔案信息存儲難的問題還能提高檔案工作效率。在檔案軟件使用方面，如果檔案軟件缺乏通用性。檔案部門使用的軟件互通性不佳，不便于文件檢索和檔案信息管理，就不能利用計算機來完成信息管理工作，這將會極大地制約檔案信息電子化的進程。

2.3 加強檔案數據庫建設 很多企業還沒有意識去建立一個電子檔案系統來管理日益增多的檔案，當前企業的檔案信息系統和網絡建設一般多有規范性、開發性、共享性較差這幾個特點，不能適應檔案信息資源共享的需求，需要加強檔案目錄數據庫建設，開發檔案管理系統，在編制檔案的機讀目錄的同時也可引進條形碼編制等輔助系統來加強檔案文件的保存。

2.4 創新檔案管理制度 制定適應信息化建設的檔案管理制度，健全和完善檔案管理業務流程，明確電子檔案工作環節和步驟。制定必要的安全措施，對已電子化的檔案實行加密和備份，確保電子檔案的安全性與完整性。

2.5 加強檔案信息化人才的培養 檔案信息化建設除了需要大量的技術支持以外，關鍵的問題在于要加強人才隊伍建設。實現檔案信息化意味著檔案的歸檔、檢索、信息傳遞和利用都是在計算機上完成的。這就要求檔案管理人員不僅要完成電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。相應的培訓部門應有計劃地對檔案管理人員進行信息化培訓，從而不斷提高他們的工作技能。對于檔案管理人員應強化信息化意識，積極參與信息化培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平，才能滿足信息化發展對檔案工作的需求。總之，企業檔案實現信息化、數字化、網絡化是當今世界和社會發展的大趨勢。檔案部門應在此項工作加大投入，加強檔案信息化的利用，為企業的生產建設提供理想的信息共享和利用環境。只有實現企業檔案工作的信息化，才能和企業的發展相協調，才能適應不斷變化的外部環境的需要，為企業提高市場競爭力，實現可持續發展做出更大的貢獻。

參考文獻：

[1]袁大方.檔案管理信息化建設中的若干問題探討.科技創新導報，2008.5.

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摘要:檔案管理是一門完善的、體系嚴密的科學。檔案管理信息化――新時代檔案管理的目標，是數字化技術、網絡技術、遠程通信技術等現代化先進技術的有機整合，進而形成檔案信息遠程傳輸和社會共享的完整服務體系。檔案信息化管理面臨諸多困難和挑戰，任重而道遠。

關鍵詞:檔案管理信息化;檔案信息化建設;問題;原則;策略

1究竟什么是檔案信息化？

什么是檔案信息化建設？檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現檔案信息的數字化和網絡化；要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現檔案信息高度共享，而這必將引發檔案管理模式的變革。檔案信息化建設是指是指利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。

2當前檔案信息化管理面臨的問題

電子信息化技術的飛越發展給檔案信息化管理帶來新的機遇，但我們必須清醒地看到，新一代檔案學尚未產生，檔案管理信息化仍然存在大量未解決的難題。

2.1 面臨創新與安全的挑戰。原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應用，二是為了確保檔案安全。檔案管理系統向深層應用發展時，會出現與其它應用系統整合的情況，如文檔管理一體化。對于這類整合，必須用創新思維來處理好各方面的矛盾。同時計算機系統和網絡本身存在安全缺陷，不僅硬件資源易受自然災害和人為的破壞，且軟件資源和數據信息也易受到病毒的侵擾和毀壞。加之沒有相應的內部措施加以管理、安全意識薄弱等因素，可能給網絡犯罪分子可乘之機。

2.2 面臨標準化、法制化的挑戰。由于檔案自身的復雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。檔案的立法也相對比較缺乏，甚至對超過五十年的歷史檔案必須密都沒有明確的法律依據，造成大量檔案因密級問題無法發揮其應有的使用價值。

2.3 技術支持不全面。一是電子文件在性質上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限，若不能很好加以解決，可能會適得其反。二是在檔案信息化建設初期，有大量的紙質檔案需要通過掃描儀等設備轉化為電子檔案，目前我們多數單位使用的平板掃描儀雖然價格便宜，但速度慢，無法適應將原始檔案資料短期內完成轉化的要求。

2.4 人員配備不合理。就目前的檔案工作人員來說，既掌握信息技術、又懂檔案專業的人才很少，現有檔案人員專業知識單一，普通操作型人才居多。從年齡結構看，三十歲以下的年輕人極少，四十歲以上的人員占絕大多數，帶來的問題是知識和觀念老化等問題。

3檔案信息化應遵循的原則

3.1 規范性原則：制定和實施檔案工作標準和規范，是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。通過館藏檔案數字化接收電子文件，應該堅持規范性原則，制定相應的規范和法規，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統介質檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政，互不兼容，重復建設等現象發生。

3.2 安全性原則：隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現。因此，我們必須加強網絡安全技術的研究與開發，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

3.3 效益性原則：檔案信息數字化建設是一項巨大的系統工程，需要投入相當的人力、物力、財力，因此必須遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。要根據自身的能力、館藏基礎，考慮館藏檔案的利用率。特色就是優勢，特色館藏信息和特色服務往往是贏得用戶和創造效益與價值的關鍵。

4 推進檔案信息化的建設策略

4.1 建立規范體系。檔案信息化的前提是基礎工作的規范化和標準化。由于歷史原因，檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個專業，無法全面實施、推廣統一標準。同時，檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類、著錄及有關規定已不能完全適應。所以制定統一的、標準的規范體系，切實推動檔案標準化、規范化、信息化。

4.2 完善安全制度。檔案信息化建設最終落實都要靠人來執行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護屏障。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對信息系統的威脅。采用身份認證、防火墻、數據備份等安全防護措施。

4.3 提高技術支撐。技術是檔案信息化建設的生命，沒有過硬的技術支撐，檔案信息化形同空話。首先，要配備質量可靠、性能優良的硬件設備并添置相應的配套設備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率。其次，要設計開發出通用性的檔案信息管理軟件，使檔案信息化建設與辦公自動化系統融合貫通。其三，要采取有效措施保證軟、硬件安全運行。

檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現不是檔案館(室)某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質對檔案工作信息化建設的質量起著關鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。信息化是當今世界和社會發展的大趨勢，檔案館(室)只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業同步發展，才能適應社會和時展的需要，更好地服務社會。

參考文獻

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【關鍵詞】檔案管理；建設；增強措施

【中圖分類號】G271

【文獻標識碼】A

【文章編號】1672-5158（2012）12-0377-01

一、檔案信息化建設的必要性

1、檔案信息是信息資源的重要組成部分。檔案信息是人們社會實踐的真實記錄，是認識和把握客觀規律的重要依據，是重要的憑證和依據，也是一種特殊的信息產品。

2、檔案信息化是自身發展的必然趨勢。傳統的檔案管理，是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案管理，工作量巨大，步驟繁瑣，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現代化管理技術和設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術的發展為檔案管理的現代化提供了良好客觀環境。

3、檔案管理改革是信息化建設的必然要求。在信鼠時代，信鼠消費將成為加快社會信息化進程的原動力，這是時代賦予社會信息部門的使命。

二、更新觀念。增強檔案管理現代化意識

管理觀念現代化是檔案管理現代化的靈魂。檔案管理現代化首要內容是管理思想的現代化。如果檔案人員沒有現代化意識，就會影響檔案管理現代化的進程。沒有檔案管理現代化，即使有一流的檔案保護和管理設施，不能稱其檔案管理現代化。在實現檔案管理現代化的過程中，檔案工作人員要牢固樹立依靠科技進步和科學管理的觀念，建立和時代合拍的檔案意識，切實轉變計劃經濟時代的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，實現檔案管理的被動式服務為主動式服務，將封閉式服務轉變為開放式服務，使檔案工作更好適應經濟社會發展的需要。

三、加快硬件設施建設。實現裝備和技術的現代化

要及時配備檔案管理現代化所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分發揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的應用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。為此，各級政府應加大財政投入的力度，檔案部門應努力提高自身的工作水平，爭取更多的經費支持；同時，檔案部門要充分利用存有大量檔案資源的優勢，挖掘各方面潛力，重點加強檔案的提供利用工作，及時開發出豐富的檔案信息以滿足社會各界的需要，將各類檔案的潛在價值轉化為經濟利益。而現代化技術及手段在檔案部門的廣泛運用，又將為檔案工作注入新的活力，將及大地提高檔案利用工作的水平，創造出更為可觀的社會效益和經濟效益，為檔案工作現代化的發展提供有力保證。

1、建立規范的管理機制。

在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數據的安全運行，還需要從實際出發建立規范的管理機制。

2、創新檔案管理制度。

檔案案管理部門應制定適應信息化建設的檔案管理制度。（1）是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟，（2）是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。

3、統一檔案管理標準。

標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統一的標準去做，各搞―套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。

4、建設復合型的管理隊伍

檔案管理人員隊伍建設是實現檔案管理信息化成功的根本，決定著檔案信息化的發展速度和質量。

5、提高檔案管理人員的信息化意識。

信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性、安全性。檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，積極參與信息化教育培訓，不斷更新專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。

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關鍵詞：檔案信息化實踐 檔案工作創新研究

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082 （2013）11-0026-02

隨著社會的發展，信息時代的來臨，一些國家開始進行檔案信息化建設，從而有效提高檔案的作用。我國對于這方面有著高瞻遠矚的眼光，早在2000年，我國國家檔案局以及中央檔案館已經開始落實檔案信息化建設，并頒發了一系列的通告。然而，該工作并沒有得到相關重視，我國很多地方的檔案館依然沒有完全實現信息化管理，一些地方沿用傳統的檔案管理中，同時還存在一些漏洞，更不用說檔案管理工作的創新了。

檔案記錄是對歷史事件進行詳細的記錄，同時也可以給未來發展提供借鑒和依據。因此，對檔案進行有效、快速的管理工作，能夠有效保證檔案的完整性，對現代社會來講有著非常重要的借鑒作用。從檔案中的歷史事件進行學習，吸收相應的經驗教訓，才能更有效的避免發展過程中出現相類似的問題。在檔案管理的過程中，利用率較高的檔案被稱為活檔案，利用率較少的檔案則稱之為死檔案。活檔案和死檔案的分類和管理非常重要，這就需要利用信息化對檔案進行管理，本文主要對檔案信息化實踐與創新方面進行研究，并提出合理的建議。

一、充分認識到檔案信息化建設的重要性分析

1.充分認識到檔案信息化的重要性，改善檔案管理工作

對檔案進行信息化管理，可以對檔案進行及時的管理和查詢，利用計算機設備，對要查詢的檔案進行關鍵字輸入，即可進行檔案的查詢。這便是檔案信息化的便捷性。與傳統的檔案管理相比，該方法具有高速、方便等優點，且可以廣泛應用在各個地方的管理當中，從而實現檔案信息化管理。

2.符合形勢發展的需求

邁入21世紀信息全球化的時代，檔案信息化與數字化變得越來越重要，利用檔案信息化和數字化，能夠對檔案進行及時有效的管理，并為檔案工作的創新奠定基礎。檔案是對一個時期的工作、歷史進行記錄和管理，可以說是一個時代的縮影，利用檔案，可以引導著下一代人繼續前行。在眾多檔案當中，如果未能對檔案進行及時有效的管理，就會造成檔案混亂，查詢困難，導致檔案難以進行運用。使用傳統的檔案管理方式，倘若出現查詢人員較多的情況，則容易導致查詢混亂的現象。檔案管理人員要不停地搬動檔案文件，從而容易造成檔案文件的損壞或缺失，并嚴重拖慢了檔案查詢的速度。

3.企業現代管理的需求

檔案信息化管理是現代企業管理的需求之一。隨著社會的不斷發展，企業的競爭變得越來越激烈。在一些決策當中，需要對檔案進行回顧性分析。這就需要對檔案進行及時的查找，將找出的相關文檔進行回顧性分析，從而做出決定。這樣一來就非常注重時效性，實現檔案的信息化建設，決策人員就可以足不出戶進行檔案查找。舉個例子，當決策人員需要查找關于2003年會計部的檔案文件時，可以讓秘書在檔案資料庫中輸入“2003”，“會計部”，“X X”內容的關鍵詞，就能夠在0. 2秒之內查找完畢，并根據電腦上的提示，將查找得到的文件按照相關編號到檔案室當中領取，從而提高檔案翻閱的便捷性。

二、檔案信息化實踐內容分析

1.建立檔案數據庫

以某地方為例，關于檔案數據庫的建立，早在2001年國家便開始著手建立，將檔案文件的目錄和相關內容信息輸入到數據庫當中，從而實現對檔案文件的數據化管理。截止到2010年為止，該地方已經順利輸入相關文件達到13萬條，卷級的目錄已經達到1萬5千多條。這些數據庫的建立，一方面能夠體現當地信息化發展，另一方面也體現相關部門和領導管理者對檔案信息化建設的重視。

2.加強對檔案的整理和防護工作

檔案的整理和防護工作主要包括以下幾點：第一，紙質檔案的電子化，利用現代先進技術，將紙質檔案進行電子化，具體的方法為掃描。第二，將電子檔案進行整理。將電子檔案利用磁盤、網絡、磁帶、硬盤等方式進行保存，從而保證電子檔案的完整無缺。第三，檔案管理人員對檔案進行及時的清點，以保證檔案的完整性。

3.加強對電子文檔的收集工作

電子文檔的收集工作非常重要，它是未來檔案資源的重要組成部分。目前，檔案文件主要包括紙質文件和電子文件。要實現文檔的保存工作，就必須要將紙質文件電子化，并對兩種類型的檔案進行共同管理，紙質檔案要利用檔案資料室進行收集和存放，電子文檔則要通過網絡系統、硬盤系統等工具進行收集和存儲，并存放到檔案資料室當中。

三、檔案工作的創新建議

1.檔案信息建設要提高系統水平

檔案信息化建設，要不斷提高檔案系統水平。即檔案系統的每一個節點都必須要達到合乎標準的水平，這些水平通過互相聯系，從而發揮出優勢，并提高信息建設系統的能力。一些系統節點在運行的過程中會出現不同程度的障礙，這些障礙會導致系統運行的水平較低，不利于檔案工作的進行。

2.要做好數據庫建設

數據庫建設主要是企業或政府相關部門對電子檔案信息系統進行有效的管理，目前我國電子檔案信息系統主要處于文件處理和管理系統之間的發展階段，數據庫的建立和完善都是影響電子檔案工作創新的重要部分，因此必須要對數據庫進行積極的開發和建設，以滿足檔案工作創新發展。

3.提高檔案信息工作的水平

檔案信息工作的現狀主要體現在以下幾點：檔案信息工作較為落后、規范化程度不高、檔案之間的資源未能及時進行共享、檔案管理人員的專業素質并不高，這些因素都嚴重地影響著檔案信息的發展。因此，管理人員必須要不斷提高檔案信息工作的創新，設立相關的規定對檔案信息工作進行規范，提高檔案管理人員的素質，對檔案管理人員進行定期考核工作，對不符合標準的管理人員辭退處理，要廣泛吸引專業性人才參與到檔案管理當中去，從而更好地實現檔案的管理。

結束語

檔案的信息化管理是一項長期的、復雜的管理事項，要提高檔案的管理水平，必須要在管理的過程中，不斷發現問題、解決問題，實事求是，從而促進信息化建設，保證檔案管理工作不斷完善和發展。

參考文獻

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【關鍵字】檔案信息化；檔案管理工作創新；文件中心；檔案數字化

引導語：在檔案信息化過程中，最具有高瞻遠矚的眼光的是國家檔案局與中央檔案館，這兩家最高階層的檔案管理機構早在2000年就已經頒發了加快檔案信息化建設的通告。但是，不幸的是，13年之后，我國的許多檔案館仍然沒有徹底完成檔案的信息化，就更別提檔案管理工作的創新了。應該看到檔案的數字化、電子化、信息化、網絡化是檔案的新四化，也是檔案管理工作必須進行的創新工作。這些創新不僅可以推動檔案事業的飛速發展，更可以為國民經濟的發展提供基本的信息存放、信息查詢等基礎設施與必要條件。我國的許多較大的檔案館雖然已經在向檔案的四化進程中邁進，但是一則由于其檔案的數據的龐大而無法在短時間內快速完成其四化的過程，二則由于其使用的檔案四化的輔助軟件系統的某些問題，使得這個進程無法實現突破性的進展。檔案的信息化過程不僅是一個循序漸進的過程，更應該是一個從量變到質變的過程，好的檔案管理軟件的作用應該不僅僅是簡單機械地錄入現有的檔案，還要在其內部將已前錄入過的所有的檔案之間進行有機地架構形成其內部的關聯，這就使得任何一個查詢某要檔案的人都可以在查詢完畢該檔案的時候在計算機的屏幕上看到與其相關的或者可能相關的類似檔案的名稱，當鼠標在這些名稱或條目上移動時就可以顯示出這些檔案的摘要與基本信息。這樣的檔案管理軟件才是檔案管理所需要的。

一、充分認識到檔案信息化建設的緊迫性

1、檔案信息化，可改善檔案管理工作

檔案管理信息化可以使得檔案工作獲得空前的發展，從紙質化到數字化是一個巨大的飛躍。這種飛躍帶給檔案管理部門的是從完全的封閉式管理可以走向全面的開放式經營。檔案的信息化不僅僅是把舊有的檔案變成數字化，而且還可以在互聯網的依托之下將所有的傳統的檔案管理工作的流程完全拿到網絡上來，比如傳統的檔案收集，就完全可以在計算機的輔助之下實現檔案收集的自動化。這不僅為檔案館節省了人力物力而且也極大地提高了檔案管理工作的效率與效益。

2、形勢發展的需要

在信息化的時代，檔案的信息化已經被擺在必須改革的突出的位置，在所有的行業都在實現電子化、信息化的現實的推動下，檔案管理也必須與其相適應。檔案的四化是任何一個企業都必段盡快著手完成的一項基本的企業現代化內容，只有實現了檔案管理的四化過程才能使得企業的決策過程、執行過程更在有力，才能使得企業的內部信息流轉更加的快捷便利。企業的最為寶貴的資源其實對任何一家企業而言都在檔案室里，然而悲哀的是，我國幾乎所有的檔案室在絕大多數時間里都是大門緊鎖，既無人管理更無人問津，檔案室中的數以萬計的珍貴的資源、寶貴的信息資源就這樣被白白的浪費，這既是單位的巨大損失更是單位員工的巨大遺憾。一旦這些信息得以實現信息化，所有的員工都可以通過辦公室的計算機方便地查詢利用這些資料，那么對于企業提高勞動生產率、提高效益而言是意義非凡的。原始的檔案的載體是紙質的居多，后來出現了錄像帶、錄音帶等其他的載體，但是不管是檔案存放在哪一種載體，只要不能形成數字化、信息化，靜悄悄地放在那里就是無用的垃圾。我國絕大多數檔案館目前仍然處理紙質存放、保管檔案的最為原始的檔案管理工作階段。在現代化的信息時代，新的形勢已經給檔案管理提出了新的需要，那就是必須盡快實現檔案管理的信息化。

3、企業現代化管理的強烈需求

在這個信息的時代，人們不但生活節奏日益加快，而且工作節奏也變得越來越快，這樣的快節奏就要求企事業單位內部的所有職能部門的節奏都必須與之協調發展。然而不幸的是，在幾乎所有的單位，檔案管理工作都是一項在嚴重施后腿的工作。尤其是在單位的領導要做出重大的決策之前，當需要某幾年的連續的或者類似的資料的時候，這對于檔案人員無疑都是極為沉重的負擔，因為大浩如煙海的檔案海洋中尋找某一年的資料就已經極為困難，當需要在這些檔案堆里找出某幾年的以及與其相關的資料簡直就比登天還難。然而類似的需求在我國的許多企業領導者中都較為常見，不僅領導做出重大決策需要更快捷、準確的參考資料，而且各職能部門工作查考也要求快速及時找到。

二、檔案信息化建設實踐內容

1、建立檔案數據庫。從2001年開始，我們把室藏檔案的案卷目錄、文件級目錄輸入數據庫。截止2009年5月，已輸入文件級目錄12萬多條、案卷級目錄1萬3千多條，在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。

2、建立了檔案室（館）網站。并與市電業局、兄弟單位局域網實施系統內部資源共享。在局域網上向廣大電力工作者提供檔案信息查閱，并賦予權限允許實現全文下載，逐步實現信息溝通，營造更有利于電力經濟發展的良好環境。

3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，移交檔案室的文件只需移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在我們要求進檔案室文件全部實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，紙質文件與電子文件一并移交檔案室。

4、加強電子檔案的整理與保護。電子檔案整理：目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應按檔案種類分別整理組盤。文書電子檔案整理對內部文件以年度、組織機構、保管期限進行組盤。

5、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館（室）單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數據庫造成困難。

三、檔案信息化建設創新

1、推進檔案信息化，提高檔案標準化、規范化水平。目前，檔案信息化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和各兄弟單位之間的檔案資源不能實現共享，檔案人員的業務水平不一，這些都嚴重影響了檔案系統整體水平的提高。

2、信息化建設要著眼于提高系統的整體水平。檔案信息化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。

3、有重點地抓好數據庫建設。目前，國家電網檔案信息化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡與發展階段，完成這一步的關鍵在于數據庫的建設與完善。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。

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【論文摘要】信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。計算機技術的快速發展使我們步人了一個信息化的時代，無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術不斷顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代牛活不可缺少的工具。 

 

 

1、檔案信息化的定義和內涵 

 

1.1定義 

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。 

1.2內涵 

檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：第一，要實現檔案信息的數字化和網絡化；第二，要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；第三，要實現檔案信息高度共享；第四，要引發檔案管理模式的變革。 

 

2、檔案信息化管理的必要性 

 

由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投入文檔的保管經費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失耽憂。由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術兀不顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代牛活不可缺少的工具。可以說，現代信息技術成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。

3、加強檔案信息化管理的措施 

 

《全國檔案事業發展“十五”計劃》又把信息化建設列為戰略重點之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務。歸納其主要內容有：制定檔案信息化管理的有關標準，研制、推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規范、聯通各區域網絡，建立全國檔案信息網絡，并人國家信息網。實現館藏檔案數字化、傳輸網絡化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。 

3.1加強基礎設施建設 

電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建設和完善局域網。使各項工作都網絡化，加強檔案的利用。 

3.2檔案信息資源建設 

3.2.1 檔案的電子化 

所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于查找利用。 

3.2.2 加強檔案目錄數據庫建設 

我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數據庫建設，開發標準化的檔案管理系統，加強檔案目錄的輸入，保存。 

3.3檔案信息化人才的培養 

從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息化了，因此，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，從而創新更科學、更先進的管理方法，因此必須通過各種途徑加強檔案業務人員培訓工作。提高檔案業務人員的管理水平。 

 

【參考文獻】 

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關鍵詞： 檔案管理 網絡化 信息自動化 檔案工作者

隨著科技的進步，信息化已不可避免地進入了檔案管理領域。因此，新形勢下檔案信息化建設成為歷史發展的必然趨勢。檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心的轉變過程。在這樣的轉變過程中要實現檔案信息的數字化和網絡化；要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現檔案信息高度共享，而這必將引發檔案管理模式的變革。

一、檔案信息化管理的重要性

改善檔案管理工作。只有實現檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種困境，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。用翔實的檔案信息支持決策和管理。決策及時正確，管理措施得當，要靠完整、可靠的信息和快速綜合分析能力保證。對此，檔案信息有其獨特優勢，可以發揮重要作用，檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發揮最大效益。提高檔案管理信息化水平，是實現檔案管理工作各個環節現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。檔案管理自動信息化系統是一項運用多學科知識、多專業配合、多部門協作、多環節配套的復雜系統工程，研究探討如何提高檔案管理自動信息化水平，加強對系統的協調組織、管理變得尤為重要。

二、提高檔案的標準化、規范化水平

目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提升。特別是基層的檔案館（室），目前系統的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能沒有充分發揮。它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一項系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

三、提高系統的整體水平

根據系統論思想和集體化要求，檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點應是提高系統的整體水平，只有少數先進節點是不可能組成先進系統的。

四、重點抓好數據庫建設，以提高檔案管理成效

目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學地管理和方便地使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進的過程。

五、重視人才管理，推進檔案信息自動化

檔案信息自動化系統的骨干力量是計算機技術隊伍，其素質水平直接影響自動化水平的提高。當前有些單位的隊伍不穩，有人才流失現象。計算機技術人員的培養教育和管理是一個重要課題，要有針對性地對他們進行政治思想教育，培養其事業心和奉獻精神；有計劃地組織進修，掌握信息技術的新知識；在工作條件和生活待遇上給予關心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長、流動規律，以形成最佳人才結構，這些方面都需要給予重視。

六、客觀務實地改進檔案管理

檔案信息自動化系統的管理體制要使高度集中管理和方便使用相結合。目前我國檔案信息自動化系統的管理體制，同時存在集體統一管理不力和使用不方便的問題，主要方面是集中統一管理不力，這同我國檔案工作是在各專業基礎上發展起來和系統建設從“微機起步”有關。應下決心解決分散現象，從管理制度上保證業務技術規范、標準，硬軟件的選用，上下各個層次和各專業辦公自動化等都應納入統一的檔案信息自動化系統管理之中，實行集中統一管理，不能各行其是，自建系統，造成信息分割和資源浪費。

七、完善檔案信息化標準體系

完善檔案信息化標準體系首先應實現文檔一體化管理。為此應集中力量研究制定一批急需的檔案信息化標準，做到黨群、行政、經營、生產技術檔案、科學技術研究課題檔案、設備儀器檔案、會計檔案、基建檔案的設計、底圖、工程檔案、人事檔案等管理規范。加快研究和制訂電子公文歸檔，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，推動檔案信息化建設有序開展。

八、檔案信息服務要網絡化管理

網絡化的管理改變了傳統管理模式下各類信息資源各立門戶、分而治之的狀態，將工程檔案與文書檔案、技術資料、圖書、報刊等信息的管理融為一體。科技檔案、文書檔案、圖書資料等信息通過網絡融為一體，連成一片，形成包含各種信息資源在內的“公司信息資源系統”，實現所謂的“信息資源共享”。

九、加強安全防范，采用先進的信息安全技術

實踐證明，無論是信息系統的安全還是信息資源的安全，技術手段都是最基本、最有效的防護手段。包括操作系統和應用系統的安全技術、網絡安全技術、加密與身份認證技術等。要建立完善的安全管理管理制度，電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個環節，都有信息更改、丟失的可能性。這種更改、丟失并不像紙制檔案那么容易發現。因此，電子檔案的管理需要建立一整套嚴整的安全措施，從每一個環節解決信息失真的隱患。

隨著科技的進步，信息化已不可避免地進入檔案管理領域。我國社會主義市場經濟體制的建立和逐步完善，使檔案工作面臨從傳統向現代信息化的重大轉變，而如何加速實現檔案管理的信息化，提升檔案的利用水平，成為需要檔案工作者不斷探討和研究的問題。

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關鍵詞：檔案信息化問題解決

一． 電子檔案定義及信息化管理的現狀：

所謂電子檔案是由數字電子計算機處理的檔案，是用來區別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節、比特方式表示并使之在電腦網絡上流動，只有引入正確的軟件、硬件與足夠的背景細節，這些字節與比特方可隨機定位到用戶所在的網絡終端，以可被理解的文字、數字、圖像、圖表、符號等顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。

近些年，隨著我國信息化進程的逐步推進，各行各業的信息化工作也越來越受到重視。就目前的檔案管理工作來講，行業內的信息化進程也早已開展。從整體發展情況看，計算機技術尚未大規模地被應用于檔案管理。而在一些已經部分信息化的單位中，我們也不難發現，在電子檔案的管理及應用上，還存在著一些漏洞和瑕疵，在數據的安全存儲上也存在著一些隱患。

二． 信息化過程中出現的問題及解決

我們在檔案信息化的過程中，會遇到這樣或那樣的很多問題，大體分為：電子檔案管理制度問題、電子檔案的高可用性問題、電子管理軟件的高可擴展性問題、電子檔案存儲的高安全性問題。這些問題如若處理不當，直接影響到檔案信息化建設的效果甚至是整個項目的成敗。下面我將一一加以闡述：

（一）電子檔案管理制度的建立及優化

人們對于電子檔案的應用還存在著很多疑慮。例如：如何保障電子檔案的真實性、有效性、可靠性等，這需要多方面的努力。我們不僅要保障電子檔案在搜集整理等過程中的真實性、有效性，還要保障在存儲過程中不被違規修改、惡意刪除，更要嚴把查閱關，謹防檔案的外泄，而實現這一切的關鍵就是建立一整套完善的電子檔案管理制度。可以說，電子檔案管理制度是推進檔案信息化的基石，是電子檔案管理者及查閱者必須遵守的準則，是確保電子檔案真實性和可靠性的堅實后盾。

（二）電子檔案的高可用性

1.電子檔案的訪問速度

對于剛開展檔案信息化的單位來講，查詢電子檔案的速度普遍較快。因為信息化初期，所存數據量較少，所存文件類型也較為單一（一些單位仍只是在將紙面數據轉存為電子格式數據，而沒有對圖像、聲音、視頻存儲的要求），數據庫的查詢壓力也較少。但檔案管理行業所存資料并非幾年，而是幾十年甚至需要永久保存的數據，檔案存儲的內容也逐步增加了視頻、圖像、聲音等多媒體類型，隨著信息化進程的逐步推進和存儲數據類型的逐步增多，所存數據量也將迅猛提升，此時，對于查詢速度就會產生相當大的影響。

經過實際了解，一些單位已經出現了數據查詢緩慢，檔案管理軟件時常無響應等問題。結合現代計算機數據庫管理技術，我認為，對于需要信息化的檔案，需要對其建立專用的數據倉庫機制(SQL SERVER 、ORACLE 等主流數據庫均有類似機制)，位于“倉庫”中的數據均為只讀屬性，只可查詢不可寫入，這將大幅提升海量多媒體檔案數據的查詢速度。而對于需要追加或修改的信息化檔案，為嚴防惡意篡改，需經逐級請示等相關流程和手續后，方可由信息技術管理人員開放讀寫權限進行追加或修改。對于陳年數據需要修改或追加的，可在相關請示批復后，單獨為其建立一個追加數據庫（或表）進行操作。如此一來，既保障了陳年數據的查詢速度，又對近期錄入數據的修改和追加提供了便捷，電子檔案數據庫整體的訪問速度也得到了提升。

2.電子檔案的有效、實用

目前，雖然許多單位、部門的信息化進程在逐步推進，但是往往忽視了檔案信息化后的實用性。我們推進檔案管理信息化，是為了更好地提供檔案服務，而一些單位的電子檔案修改機制尚不完善，一些檔案被修改后（如聲音的清晰化處理、圖像的清晰化處理、文字錄入錯誤糾正），只保留修改后的檔案，而將原始數據進行了刪除，降低了電子檔案的留存價值，甚至對部分檔案來說已是喪失全部價值。還有一些單位，為了所謂的加快信息化進程，擅自未按標準操作，將存儲掃描的清晰度降低，從而加快掃描速度、減少存儲空間，致使所存檔案不清晰或信息缺失，不能達到實際使用的要求，多數檔案仍需實地查詢入庫的紙質資料。為了提高電子檔案的實用性，我們不僅需要一套完整的管理制度進行保障，還要從計算機技術上加以規范和限制，如管理軟件對操作者的權限限制，軟件中對于存儲圖像分辨率的強制要求，通過使用計算機的簽署技術、身份驗證技術等，實現對管理者的操作行為進行記錄及約束。總之，需要我們通過各種行政及信息技術手段，盡可能大地提高電子檔案的有效及實用性。

（三）電子檔案管理軟件的高可擴展性

目前，各單位均分別使用著各自開發或外購的電子檔案管理軟件，其存儲數據的類型也較為多樣，各軟件之間缺乏基本的程序互通，這就要求相關人員，在系統分析階段就規劃出相應的程序接口，為日后的軟件之間數據互通做好技術準備。而電子檔案的存儲工作，是一個長期的工作，部分數據有保留數十年甚至永久保留的需求，這就需要我們的開發人員對于日后計算機操作系統的更換，管理軟件的升級等諸多變化進行充分的考慮及規劃，提前做好技術準備，避免不必要的損失。

（四）電子檔案存儲的高安全性

電子檔案數據的安全存儲是整個檔案信息化進程中最為關鍵的環節，也是需要長期實施部署的工作，其重要地位可見一斑。可以說，如何提高檔案數據存儲的安全性是檔案信息化進程中的重中之重。

1.電子檔案機房的安全

（1）機房設備運行環境(部分參照國家IT行業標準)：

①溫度：機房溫度為18～28℃,溫度，變化率小于 5℃/h,且不結露；

②濕度：相對濕度 40～70%；

③機房潔凈度：機房內灰塵粒子應為非導電、非導磁及無腐蝕的粒子，灰塵粒子濃度應滿足國家機房相關規定；

④供電系統：機房應設有電腦UPS供電及穩壓機制，保證市電中斷后，至少保障所有機房設備（包括視頻監控設備及照明）一小時內的供電需求。

（2）機房門徑及監控：

很多單位在注重了信息化建設的同時，往往忽視了機房的物理安全。核心機房的物理安全在整個檔案信息化建設中的地位無可厚非，沒有了機房的物理安全，談及其它任何信息化環節均為空中樓閣，無從談起。出于對機房安全的考慮，各單位均應設有機房門徑系統，對于出入人員進行嚴格管理并做好記錄，同時也要在機房入口及內部設置高清視頻監視系統（攝像頭需具有一定夜視能力），24小時對核心機房進行全方位錄像監控，避免數據的物理丟失及破壞。當發生緊急情況時（如溫度過高、濕度不符、非法進入機房等），防范系統自動鳴笛報警，同時要有完善的報警機制，可將警告通過手機、固定電話等方式與相關負責人取得聯系。

2.電子檔案存儲網絡的安全

（1）網絡交換機的安全設置

電子檔案的存儲網絡中，存在著很多安全隱患，就單從交換機層面來講，需要各單位針對DHCP 攻擊、泛洪攻擊、ARP 攻擊等進行控制及防范。如不加以控制，將對整個電子檔案網絡平臺的運行帶來極大影響。建議各單位可根據自身設備情況，適時地啟用DHCP SNOOPING、IP/MAC綁定 等技術，適當地關閉或減少使用類似CDP、VTP 等技術，以此更好地保障電子檔案存儲網絡的安全運行。

（2）計算機終端的安全設置

計算機終端的安全對于電子檔案網絡的正常運轉也起到了相當重要的作用。我們要加強防范來自于普通節點的惡意攻擊，違規操作等諸多問題，這就要求我們適當地加強對操作人員的網絡行為管理，適時的通過簽名技術、加密技術對查閱數據、轉存數據等重要環節加以安全保護。還可在終端上，通過部署節點管理軟件，實現U盤接入網絡管理、設備斷網時限管理、系統安全漏洞管理、節點狀態監控管理等功能。

（3）網絡結構的安全規劃

針對于部分檔案管理單位，確有訪問互聯網的需求，建議各單位最好實現雙網并行，即業務操作網和互聯網相互隔離，獨立分開，互不訪問。這樣可更好地保障檔案數據的安全性。但如若確受各方面實際條件所限，暫時無法實現雙網并行的單位，也務必在廣域網出口部署類似UTM 的設備，對于網絡訪問行為進行限制及記錄，并且要對互聯網數據流進行病毒過濾，嚴防病毒通過互聯網擴散至辦公網絡內部。

（4）存儲數據庫的安全備份

根據自身情況，各單位要做好異地容災備份，定期將數據轉存至其它可靠的存儲空間，防止地震等災害導致機房物理毀壞后造成的數據災難，針對核心數據也要進行定期刻盤封存，并加以合理保護。而數據庫則最好使用磁盤陣列柜進行存儲，陣列技術建議使用RAID6 ，可最大限度地保障所存數據的安全性和可靠性。

三． 結束語

總之，檔案信息化是檔案管理事業發展的必然趨勢，我們在大力推進信息化進程的過程中也會面臨諸多問題，但只要我們不斷地從實踐中積攢經驗，不斷地進行檔案信息化技術的研究和學習，定可將檔案信息化水平逐步提升，更好地為各行各業及社會的發展提供優質的服務。

參考文獻

[1] 薛四新21世紀檔案信息化管理系列教材機械工業出版社2008年9月

[2] 薛四新現代檔案管理基機械工業出版社2007年1月

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一、檔案信息化管理的特點

與傳統的紙質載體檔案的管理方式相比較，檔案信息化具備以下的特點：

1.便于檢索，使用方便。應用信息化的檔案管理，可以將大量有價值的文件存儲到電腦服務器上，使人們在進行檔案管理的時候，按照資料的分類進行收集、統計和查閱，可以隨時隨地的進行各種數據的統計，打印各種報表，進行借閱登記，催還提醒，檢索技術分析所需要的相關資料等等，不僅縮短了時間，提高了效率，同時也解決了在傳統檔案管理中人們使用手工操作的時候出現的信息收集不完整、漏抄等問題，提高了準確性，真正的讓信息化的檔案管理為工作和生活提供優質服務。

2.便于檔案的保管。檔案信息化管理使檔案保管占用的空間小，操作簡單，具有明顯的節能、環保、使用壽命長，以及重復使用的特點，不需要占用大量的人財物力，是傳統手工操作管理模式不可比擬的。可見，它的特點是存儲時間長，在特殊的環境下不易受到損壞，即節省了資源，又具良好的穩定性，易于保管。

3.有利于信息資源共享。以往的手工操作管理中，信息資源不能及時在各部門之間得到交流和共享，導致效率低下，造成大量的檔案資源的閑置和浪費。而信息技術的運用，可以通過協議進行網上檢索和資源的共享，查找，方便了人們通過計算機進行信息的溝通與交流，利用網絡傳輸信息資源，能夠在短時間內完成大量信息的傳遞，適應了現代社會快節奏的工作特點。

二、檔案信息管理的具體步驟

根據國家檔案局頒發的《電子文件歸檔管理規范》的要求結合本單位具體工作實際，對檔案現代化管理實行以下步驟。

1.根據本單位現有的相關資料建立相應的檔案資料信息管理數據庫。首先，根據不同的資料和數據的性質分類建立相應的數據庫，并且逐條將已有的數據分別錄入數據庫中，由于已經有部分數據形成了電子文件格式，減少了本次的錄入的工作量，把已形成電子文件歸檔管理，到目前為止，我們已經輸入文件級目錄近120萬多條，正在加快速度，年底將全部完成所有信息的錄入工作。我們在建立數據庫的過程中，采用了邊輸入，邊打印的流程，在補齊卷內相關文件的目錄同時，也檢驗了輸入內容的正確性，有效實現了檔案數據庫的準確性和真實性。其次，利用各種現代化成像設備，把原有的文件轉換成圖像并保存起來，將文件進行信息化管理，文件具有真實性、可靠性，準確性，同進可以達到原件永久的保存。從大量的實踐過程中可以看出，通過現代化信息的管理大大提高了工作效率和管理科學化。如我們要查閱一條信息，由于實行了現代化信息管理，利用者可以隨時調出，隨時查閱，而靠手工管理的查閱資料需5個工作日，我們只需要幾十秒的時間就可以完成，利用者對我們的數字化建設十分滿意。

2.加大現代化信息的錄入和管理工作。首先保證每條信息的準確無誤，這就需要工作人員必須兢兢業業，一絲不茍，有種嚴謹的工作態度，保證數據真實可靠。同進需要雙軌制，電子版和紙制同時保存，由于電子保存磁盤破損，數據丟失的情況常有發生，為了確保電子文件的數據完成，將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一存檔保管。同時不定期進稈數據更新和保存，足量時可以有用光盤保存數據，增加安全性。

三、檔案信息管理的具體內容

1.文書電子檔案管理。通常來講，文書電子檔案主要分為內部文件和外部文件兩類，信息化管理時，必須將兩者分類輸入加以保存。內部文件文書電子檔案整理，首先要根據不同年代、組織機構和保管期限實施組盤；然后分盤保管，這樣就便于人們按不同年代和不同期限來進行查閱、檢索，可以延長所歸檔電子文件的所保管壽命；而外來文件文書電子檔案整理工作，我們必須利用掃描成影像文件保存進入網絡，這樣可以有效實現各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。

2.會計電子文檔的整理。會計電子檔案是把會計核算系統中的會計數據備份到存儲介質中，形成脫離于原系統的電子檔案，為了保障數據的安全和及時建檔，可采用雙機、多機熱備份運行方式或在系統軟件中設備自動備份計劃任務，以日志文件形式保存數據和系統操作人員的工作時間和內容，備份庫隱藏在不易被發現的目錄下或其它硬盤中，以防系統損壞后能在最短時間內、最小的損失下恢復系統的正常運行。