導語：如何才能寫好一篇檔案管理系統，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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1儲存空間

紙質檔案的管理對空間有著極大的需求，一般都會儲存在檔案室里面，這對檔案室的環境有著很高的要求，也占據了較大的空間。而且紙質檔案的管理需要專門的人員進行監察，也需要定期的進行維護，極大的增加了檔案管理者的工作量。

2環境因素

紙質檔案在保存過程中，極易受到潮濕、蟲蛀、高溫影響。各種因素的作用會導致紙張易碎、模糊、損壞，降低紙質檔案保存壽命，對紙質檔案的真實性與直觀性造成了較大的影響。

3其他檔案載體的發展

由于信息化技術的普及，電子檔案開始越來越廣泛的在檔案管理工作中進行運用，對傳統的紙質檔案形成了較大的沖擊，對紙質檔案的發展有著很大的制約作用。

二、電子檔案的優點與缺點

1電子檔案的優點

1.1提高效率

隨著計算機信息技術的普及，極大的提升了工作效率，也為工作人員在儲存、查找方面提升了速度，保證高效高質的查閱工作進度，也減輕了檔案管理工作人員的工作量。

1.2檔案儲存

通過電子檔案儲存系統，降低了檔案對于空間的需求，也保證了檔案儲存的完整性。檔案也不再需要擔心儲存過程中受到環境因素影響其保存壽命，提高了檔案的保存年限。

1.3保密性能

電子檔案儲存的載體是計算機系統，通過對系統進行加密措施，做好檔案的保密措施，沒有相關權限的人或者沒有得到授權的人，是無法進入電子檔案儲存系統的。

1.4提升工作質量

人為因素過多的介入，會直接影響檔案存在錯誤的概率。電子檔案很好的避免了這樣的問題，直接的提升了檔案管理工作的質量與利用率，保證了電子檔案的價值體現。

2電子檔案的缺點

2.1容易被人為篡改

計算機作為電子檔案儲存的載體，很容易受到管理人員、黑客技術、電腦病毒等因素對實際儲存的電子檔案進行拷貝、篡改，而且在篡改或者拷貝之后，往往不會留下痕跡，這導致我們對電子檔案的真實性與權威性有了很大的疑問。

2.2安全患

電子檔案作為信息數據儲存在計算機系統中，因為系統漏洞問題，極易導致黑客入侵系統，竊取、拷貝、篡改電子數據，這樣就會破壞電子檔案的保密性，給檔案管理工作造成了一定的影響。

2.3缺乏管理制度

計算機信息存儲技術目前還缺乏較為有效的管理制度，不同的地區、不同的企業對檔案的管理系統也不一樣，對檔案的統一利用有一定的影響。

三、檔案管理系統的設計

1數據庫設計

為了滿足我國實際需要，一般采用全關系型GIS數據庫管理方式，這種模式的優點眾多，主要因為其升級投入過程不需要過多的資金，但是對其的應用相對較于純熟，缺點就是這種全關系型GIS數據庫管理方式的讀寫效率較低，但是值得推廣使用。

2數據掃描

檔案數據掃描是通過計算機控制相機進行攝影，這樣就能在保證掃描質量的前提下提升對于檔案數據掃描的效率，這種方式掃描可以將JPG圖片類文件轉化為PDF閱讀文件，這種PDF格式文件相較于JPG圖片文件更小，更有利于系統的存儲工作。

3自動入庫

傳統的檔案管理系統需要人工對檔案進行入庫封存，這樣增加了檔案管理人員的工作量。現階段檔案管理系統通過掃描，將文件格式轉化，將會自動存入相應的數據庫。

4安全性保存

數據檔案管理主要是對其做好保密措施，保證檔案能夠安全的保存，這樣才能切實的保障檔案數據的真實性與有效性。

四、結束語

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[關鍵詞]產品數據管理（PDM）；檔案管理；系統集成 

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.110 

[中圖分類號]TP315 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）10-0-02 

近年來，隨著企業信息化的快速發展，數字化設計技術在產品研發中得到了廣泛應用。在數字化設計和管理的過程中產生了大量電子數據，加強電子數據的管理和利用已成為企業檔案管理的必然趨勢。鑒于此，傳統的檔案管理模式已不能滿足工作需要，企業迫切需要一種全新的管理模式，來管理產品研制中產生的電子數據和電子文件。 

1 現狀分析 

1.1 PDM系統 

產品數據管理（PDM）以軟件為基礎，是用來管理與產品相關的所有信息（包括零組件信息、產品結構、設計文件、權限信息等）和與產品相關的所有過程信息（包括過程定義和管理）的技術。企業PDM系統采用的是西門子公司的Teamcenter 8平臺，隨著系統應用推進，與產品設計、工藝相關的全部電子數據均已納入PDM系統進行了管理，如外購件、自制件、設計圖紙、電路板原理圖、工藝規程等數據。 

1.2 檔案管理系統 

檔案管理系統是應用信息技術，通過建立統一的標準，實現對檔案和檔案材料的收集、整理、歸檔、存儲、統計、查閱利用和等檔案管理部門日常工作自動化處理的信息系統。企業目前的檔案管理系統使用的是金航數碼公司開發的蘭檔案管理軟件，歷經多年系統建設和完善，不斷滿足企業檔案管理工作發展的需要。 

1.3 電子數據管理現狀 

在實施PDM系統后，產品研制過程中產生了大量電子數據。以往紙質文件/檔案的屬性信息往往只包含對文件自身的描述，而電子數據的屬性信息還包括了大量的記錄該數據和其他實體間的關聯信息（如各數據之間的裝配關系、替代關系等）和過程信息（如數據從產生到歸檔的整個過程中的信息）。這些信息使得檔案管理的內容發生了巨大變化，對電子數據實施全過程管理就顯得越發重要。 

目前，企業電子數據歸檔管理過程中還存在如下問題。 

PDM系統和檔案管理系統軟件來自不同的供應商，所使用的系統架構和開發技術不同，使得兩個系統之間相對獨立，缺少統一的信息表達和交換格式，缺乏信息資源的共享和數據互通。 

檔案管理系統中的數據雖然來自PDM系統，但由于系統間沒有集成，檔案人員需要將電子數據轉換成紙質文件后在檔案管理系統進行手工著錄，存在數據歸檔滯后于PDM系統，同時需要文件信息的二次錄入，尤其是檔案人員在著錄產品圖樣數據時需要人為判斷條目之間的關聯關系，為保證數據的唯一性和規范性需要花費大量時間和精力，影響了檔案人員的工作效率。 

由于產品研發已實現100%數字化，部分產品圖樣數據由于無法轉換成紙質文件，尚未在檔案管理系統中實現著錄和管理。同時，電子數據形成過程中的元數據也只留存在PDM系統中。 

綜上所述，傳統的檔案管理模式已不適用于數字化產品數據的歸檔管理，通過建立PDM系統和檔案管理系統的集成實現產品電子數據在線自動歸檔已迫在眉睫。 

2 系統集成方案 

PDM系統和蘭臺檔案管理系統的集成是在不改變兩系統原有平臺技術架構的基礎上進行的，是一個單向的數據流動過程，即只需要將PDM系統上的產生并通過審批流程歸檔的產品數據及其相關信息傳遞到蘭臺檔案管理系統中。PDM系統與檔案管理系統集成采用中間庫方式傳輸歸檔數據，具體過程如下。 

2.1 PDM系統內部處理過程 

PDM系統根據集成需求，開發待歸檔數據處理程序，用于在數據歸檔前、歸檔過程中以及歸檔后所進行一系列操作和業務處理，比如：設定并選擇歸檔時機、根據待歸檔數據獲取對應的流程審簽信息、提取電子文件、形成歸檔數據模板、進行數據推送等。 

2.2 接口中間表的維護、和運行 

接口中間表主要是在數據歸檔過程（即數據從PDM系統到檔案管理系統的過程）中發揮作用。該中間表主要在檔案管理系統方數據庫中建立、和維護。檔案管理系統在數據庫中創建供PDM系統訪問中間表的用戶（如pdmuser），PDM系統中使用該用戶進行中間表的操作，檔案管理系統只對該用戶分配對檔案數據庫中中間表的SELECT、INSERT權限。PDM系統只能讀寫約定的中間表數據，不能訪問檔案系統中其他數據表。 

2.3 檔案管理系統內部處理過程 

檔案管理系統根據集成需求，開發數據歸檔處理模塊，用于數據推送到中間表后在檔案系統中進行歸檔以及歸檔后所進行一系列操作和業務處理，如設定字段對應、PDM已歸檔數據的歸檔處理、執行分發流程等。 

3 系統集成實現 

根據本文所提出的PDM系統和檔案管理系統集成方案，PDM系統中的電子數據的歸檔流程設計如圖1所示。 

對Teamcenter的服務器端進行開發，在PDM系統中數據審批流程的檔案節點增加集成接口的handle，實現PDM系統歸檔數據傳遞處理。通過對ITK函數的調用，獲取待歸檔數據的審簽信息和電子文件形成中間文件后，PDM系統調用中間表中的“全文服務器配置信息表”，獲取到檔案服務器FTP的連接參數，將電子文件放到檔案服務器的臨時目錄中，該臨時目錄中只存放PDM歸檔的電子文件。 

PDM系統采用SOA JAVA開發技術調用Teamcenter函數將待歸檔的數據條目信息寫入到中間表的技術資料主表（pdm_main），關聯關系表（pdm_relation），分發路線表（pdm_route），全文信息表（pdm_document）中。 

檔案主管在檔案管理系統中查看中間表中的數據，將數據遷移到檔案系統中的產品型號的各個節點下，并將條目對應的電子文件從臨時目錄移動到正式的目錄中，整個事務執行成功后，更新中間表中的接收時間，設置接收標記accepttag為“已接收”。 

4 結 語 

在對PDM系統和檔案管理系統中產品電子數據管理現狀分析的基礎上，本文針對企業產品電子數據歸檔過程，提出PDM系統和檔案管理系統的集成方案，確保電子數據歸檔的及時性、準確性和完整性，優化產品檔案工作流程，提高檔案工作效率，促進企業信息化的發展。 

主要參考文獻 

[1]龐士宗，肖平陽，唐加福.產品數據管理（PDM）[M].北京：機械工業出版社，2001. 

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關鍵詞：容災；異地備份；遠程復制

中圖分類號：TP392 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9599 (2011) 22-0000-01

Disaster Tolerance System Building in File Management System

Sun Feng

(Minjiang University,Fuzhou 350108,China)

Abstract:This paper introduces the basic principles of disaster recovery systems and technology,and its file management system in the main application,and proposed the construction of the file system disaster recovery system response.

Keywords:Disaster recovery;Off-site backup;Remote replication

一、容災系統的定義

世界上不可避免會發生各種各樣的災難。在這里，災難的定義主要是指自然的和人為的災難，包括系統硬件、網絡故障、機房斷電甚至火災地震。隨著人類對計算機的依賴越來越強，計算機中的數據在人類的各種活動中起著越來越重要的作用。甚至可以說，丟失了計算機中的業務數據，就失去了生存的基礎。容災系統，指的是利用各種計算機技術，實現災難條件下系統的業務安全。從技術上看，衡量容災系統有兩個主要指標：RPO（Recovery Point Object）和RTO（Recovery Time Object），其中RPO代表了當災難發生時允許丟失的數據量，而RTO則代表了系統恢復的時間。RPO與RTO越小，系統的可用性就越高。

二、容災系統的應用

（一）容災系統的級別。大體上講，容災可以分為三個級別：數據級別、應用級別以及業務級別從對用戶整個業務連續性的保障程度來看，它們的高可用級別也逐漸提高。數據級別容災的關注點在于數據，即災難發生后可以確保用戶原有的數據不會丟失或者遭到破壞。其中，較低級別的數據容災方案僅需利用磁帶庫和管理軟件就能實現數據異地備份，達到容災的功效；而較高級的數據容災方案則是依靠數據復制工具，例如卷復制軟件，或者存儲系統的硬件控制器，實現數據的遠程復制。數據級別容災是保障數據可用的最后底線，當數據丟失時能夠保證應用系統可以重新得到所有數據。應用級容災是在數據級容災的基礎上，再把執行應用處理能力復制一份，也就是說，在備份站點同樣構建一套應用系統。它能提供不間斷的應用服務，讓服務請求能夠透明地繼續運行，而感受不到災難的發生。用戶構建了數據級容災和應用級容災都是在IT范疇之內，然而對于正常業務而言，僅IT系統的保障還是不夠的。用戶需要構建最高級別的業務級別容災。業務級容災的大部分內容是非IT系統，比如電話、辦公地點等。因為當一場大的災難發生時用戶原有的辦公場所都會受到破壞，用戶除了需要原有的數據、原有的應用系統，更需要工作人員在一個備份的工作場所能夠正常的開展業務。

（二）容災系統的技術。在建立容災系統時會涉及到多種技術，一類是生產站點與冗余站點的互聯技術，一類是進行遠端數據復制的遠程鏡像與快照技術，還有一類是新興的可實現容災的存儲虛擬化技術。由于容災涉及到生產站點與冗余站點，因此將它們連接的互聯技術在容災中十分重要。目前，生產站點與冗余站點之間的連接主要有兩種方式，一為光纖通道，二是IP互聯技術，包括FCIP、iFCP、iSCSI等。數據鏡像即把磁盤（或磁盤子系統）中的數據完全復制到另一磁盤（或磁盤子系統）中，數據在兩處的存儲方式完全相同。數據鏡像首先應用于本地操作，由于容災對距離的要求，便發展成為遠程鏡像技術，即生產站點與冗余站點的數據存儲方式一致。快照是某時間點磁盤系統中數據的掃描（類似一種數據指針集合），它不包含所有數據信息，但是用戶通過快照與時間信息可以完全得到該時刻的完整數據。存儲虛擬化為容災提供了一種靈活的解決方案，原因在于虛擬化方案在“虛擬”的各類設備之間可以實現容災功能。

三、現有檔案管理系統中的容災建設

檔案信息是人類知識的結晶，具有不可估量的價值。隨著檔案信息化水平的提高，國內檔案機構已經大量采用計算機進行檔案信息的管理，也取得了災容系統的建設經驗。檔案信息管理的容災系統目前主要采用下列方式：

（一）數據級別。災難發生后可以確保用戶原有的數據不丟失或者遭到破壞。如采用離線（Off-line）。備份系統，把數據備份到磁帶上去，目前的新技術有LAN-free、Server-free等，這種方式恢復時間比較長，但投資較少。主要是中小型檔案機構使用，特點是檔案系統用戶較少，恢復時間要求不是太高。

（二）應用級別。采用在線（On-line）備份，也稱數據復制，即同步數據備份數據，恢復時間非常短。主要采用遠程備份，把檔案系統的數據和應用存到異地，如遇突發事件，就可以依靠異地系統馬上恢復數據并啟動應用。目前主要應用于建立了網上在線檢索系統的專業檔案機構。

（三）業務級別。不僅考慮數據的恢復，同時要求除了需要原有的數據、原有的應用系統，更需要工作人員在一個備份的工作場所能夠正常的開展業務。主要針對特定的不允許發生故障的檔案系統，如國防、軍工等特殊部門。但是，由于資金、人員和技術方面的各種原因，很多檔案機構對災容系統建設的重要性認識不足，或者沒有建立這樣的系統，或者雖然建立了，但是對其重要性缺乏認識，災容系統變成了擺設，這都將導致不可估計的嚴重后果，必須引起注意。

四、檔案管理系統中災容系統建立的對策

（一）主觀上重視。一些用戶往往對冗余站點存在不夠重視的情況，因為災難發生的概率實在太小了。然而，關鍵業務需要容災方案來保障其高可用性，容災方案及維護成本與受保護資產相比微不足道，數據丟失造成的損失是容災方案成本的數十倍。

（二）要考慮本單位的運行實際。容災系統首先涉及到眾多技術以及眾多廠商的各類解決方案。性能、靈活性以及價格都是必須考慮的因素，更重要的是，檔案用戶需要根據自己的實際需求量身打造。當用戶考慮構建容災站點時就必須把所有的情況都考慮進來，“選擇適合自己的”是構建容災方案的一條基本準則。

（三）做好日常維護。要一如既往地做好繁瑣的日常維護工作，有些看似無關緊要的小事情在關鍵時刻會影響整個災難恢復過程。容災系統仍然是一種在線解決方案，人為因素仍會影響數據安全，用戶需要做好基本的備份工作。即使構建了先進的容災系統，也不能高枕無憂。業務連續性是個無止境的話題，需要經常對現行容災方案的可行性進行評估和實地演練。

參考文獻：

[1]翁盛鑫,黃影.安全數據備份系統的建設[J].醫療衛生裝備,2009,11

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在當前網絡環境下，隨著我國高校的擴招，高校辦學規模不斷擴大，高校檔案管理也隨之變得復雜起來。原有的傳統意義上的檔案管理在如今環境下影響了檔案管理的工作效率的進一步提高。在這樣的背景下，經過大量的調查研究、實際考察，初步實現網絡環境下高校檔案管理系統設計與實現。本文首先對高校檔案管理系統進行分析，查出現有系統存在的不足，提出網絡環境下高校檔案管理系統的目標系統；其次是網絡環境下高校檔案管理系統的設計，功能設計和模塊設計；最后通過測試，檢驗系統設計的合理性和實際運行的效果。

【關鍵詞】

網絡環境；高校檔案管理系統；網絡管理

在當前網絡環境下，隨著我國高校的擴招，高校辦學規模不斷擴大，高校檔案管理也隨之變得復雜起來。原有的傳統意義上的檔案管理在如今環境下影響了檔案管理工作效率的進一步提高。在這樣的背景下，經過大量的調查研究、實際考察，初步實現網絡環境下高校檔案管理系統的設計與實現。

一、當前我國高校檔案管理系統的現狀

我國很多高校檔案管理已經實現了大量數據檔案信息數字化，在保護檔案、提高檔案利用效率上有了很大進步，但這些基本上都是使用獨立數字化系統實現的，并沒有與現有檔案管理系統相結合，這在一定程度上給檔案檢索利用有效管理帶來了一定限制。近些年來，很多高校還在使用上一代甚至是上幾代檔案管理系統，相比網絡環境下其他信息系統建設，檔案管理系統還存在很大不足，其主要表現在以下幾個方面：1.管理范圍窄：多數高校檔案管理系統對于檔案信息管理只是實現到了目錄級別，對于電子信息檔案文件無法很好地進行有效管理，歸檔功能實際上只是單純數據錄入。2.維護成本高：高校檔案管理系統大多使用C／S模式應用系統，需要安裝專用客戶端應用軟件，對于軟件硬件環境要求比較多，在很大程度上依賴操作系統版本，一旦用戶計算機出現軟件硬件故障，就極有可能需要重新安裝操作系統，這樣維護工作量和時間成本都比較高。除了以上不足之處外，有些高校檔案管理系統還存在權限沖突問題、檢索功能不足等一系列問題，這些都需要我們在設計高校檔案管理系統時重點注意。

二、網絡環境下高校檔案管理系統的設計

在具體設計中，主要采用面向對象和面向過程相結合的設計方法。首先，將系統分解為若干個具有某種聯系組成功能模塊。其次，對每一個功能模塊采用面向對象設計的方法，以數據為中心進行程序設計。

（一）功能模塊劃分。高校檔案管理系統設計過程中，一般采用“上下結合、分級編制、逐級匯總”程序進行。最大限度使程序和數據相對獨立，應用軟件與計算機硬件相對獨立，以便于系統擴充和檔案信息資源共享，也便于系統移植。通過分析，我們預計將網絡環境下高校檔案管理系統劃分為以下幾個功能模塊：系統初始化、數據錄入、數據查詢、數據統計、數據打印、借閱管理、成績交流、系統維護及幫助等功能。

（二）數據庫設計。高校檔案管理系統模塊劃分以后，需要將各種存放數據類型進行分析分類，各類數據的結構形式需要轉換為適合于管理系統所依賴計算機存儲數據結構，這就是我們所說的數據庫設計。數據庫設計是整個系統數據處理成功的重要保障。在整個數據庫設計中，既要遵循數據庫設計原則，又要考慮數據庫需要的數據處理平臺，還要重點研究數據庫的安全性。由于數據庫中存放著檔案管理中的大量數據，在網絡環境下數據庫為許多用戶直接共享信息資源，所以安全性問題尤為重要。

三、網絡環境下高校檔案管理系統的實現

在系統進入實踐測試階段，高校應該根據自身實際情況、獨特系統要求來制定系統數據結構，這樣各個高校可以制定具有自身特色的檔案管理系統，其中包括編輯目錄格式和報表打印。檔案分類要在國家對檔案分類要求原則之下有序完成。檔案管理系統要支持多媒體對數據的管理以及對數據存儲，例如圖像數據的壓縮處理與存儲，各類電子文檔存儲等。就網絡環境下高校檔案管理系統的功能來說，特點：第一，要符合高校檔案管理的流程，信息輸入輸出要求的多樣性，用戶界面清晰。第二，用戶要采用分級管理的模式，設置訪問權限，來保證數據庫的安全。第三，檔案信息數據查詢要有多樣性，因為數據分類的多樣性，要求系統的輸入輸出具有靈活性，這樣有利于保證系統管理的正常有序的運行。

四、結語

在當前網絡形勢下，采用高效檔案管理系統對檔案信息進行管理，一方面可以進一步提高工作效率，另一方面也可以實現檔案的長久保存、統計和查詢，有利于發現檔案信息中有價值的信息，有利于為重大決策提供數據支持。在網絡環境下高校檔案管理系統的實現會為我國高校檔案管理水平的提高做出貢獻。

作者：姚樹靜 單位：山東廣播電視大學

【參考文獻】

[1]安聰娥.從高校評估談高校檔案管理的發展趨勢[J].農業圖書情報學刊，2006：32-34.

[2]張鳳麗.淺析高校檔案管理的現狀與對策[J].中國農業大學學院學報，2007，103-105.

[3]高端芹，胡鵬.關于推進高校檔案工作的思考[J].中國檔案，2010（1）:82-84.

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關鍵詞：文書檔案，管理系統，系統開發，Java，數據庫

中圖分類號：P208文獻標識碼： A

一、前言

為了加強企事業單位檔案部門的業務建設，做到門類齊全，結構合理，管理科學，使用簡便，有效服務，就必須使檔案工作各個環節規范化，提高管理水平，更加有效地保護和利用文書檔案，為社會服務。在此目的下，文書檔案管理系統孕育而生。文書檔案管理系統是要根據國家檔案局最新頒布的檔案工作標準而開發的通用文書檔案管理系統。系統從基層檔案工作特點和檔案室工作實際出發，通過規范化管理，解決檔案室文書歸檔立卷費時費力問題，為檔案管理的規范化和正規化打好基礎[1]。

二、研究背景

隨著信息技術的不斷發展，辦公自動化在各級各類國家機關、社會組織、企事業單位中的普及，電子數據交換，電子商務在國內、國際貿易中的應用，是電子工作環境日益普遍。作為這些活動的重要記錄――電子文書檔案，這一重要資源，需要利用信息技術得到準確的收集、科學的管理和高效的利用。檔案信息資源作為一種重要資源，在經濟和社會的發展過程中其地位和作用顯得日益突出，如何針對檔案信息化工作中遇到的一些問題，更好地發揮電子文書檔案這一重要資源不可替代的作用，企事業單位發展提供更好的服務，是文書檔案管理系統的根本出發點。

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩定而不是絕對的，也有分為 6個環節的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。由于現代檔案管理工作已成為復雜的系統，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。隨著檔案管理現代化的發展，還將對檔案管理工作的結構產生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自的作用，同時也相互關聯、相互制約。

就目前的現狀而言，企事業單位在進行文件管理的過程中，經常會碰到一下問題：海量文件存儲，管理困難，查找緩慢，效率低下，文件版本管理混亂等問題。這時，我們就需要一個文書檔案管理系統，分門別類的對各種文檔進行管理，方便使用者使用。

三、文書檔案管理系統的功能結構及開發方法

（1）技術角度

從技術角度來看，文書檔案管理系統的基本功能包括文檔的輸入、處理和輸出等功能，期中文檔的處理又包括文檔的存儲、文檔的刪除、文檔的修改、文檔的檢索等。結構如下圖：

（2）用戶角度

從使用文檔管理系統用戶的角度來看，此系統應該支持整個組織在不同層次上的要求。此系統用戶類別暫時只分為兩大類，普通用戶和管理員用戶。

（3）從開發角度看文書檔案管理系統

系統開發一般方法是指系統的開發策略，即系統開發按照一個怎樣的過程來進行。系統開發的過程也稱為系統開發生命周期。目前信息系統開發周期主要有：傳統方法、原型法、快速應用開發法[2]。

a)傳統的系統開發生命周期

傳統系統開發的步驟大都包括五個階段：調查、分析、設計、實施、維護和評價。系統調查階段的任務是根據業務目標確定和考慮潛在的問題和機會；系統分析階段的任務是對現有系統和工作流程進行研究，確定它的優勢、弱勢以及改進機會；系統設計階段的任務是描述怎樣實現一個新系統，或者說明怎樣修改現有系統；系統實施階段的任務是創建（或獲取）各個系統組成部分，進行裝配，并投入運行；系統維護和評價階段的任務是維護及修改系統，是它可以繼續滿足不斷變化的業務需求[3]。

傳統的信息系統開發生命周期方法給信息系統的開發提供了一種合適的開發模型。但是傳統信息系統開發生命周期方法也存在一定的缺陷，比如：系統開發缺少交互性，即項目開發人員與用戶之間缺少有效的溝通，這一點是這種方法的致命缺陷。它的優點是產生大量的系統文檔，正式文檔能保證西戎需求源自記錄的業務需求，產生許多中間產品，通過對它們的檢查可以了解它們是否達到用戶需求并符合標準。

b)原型法

原型法是一種反復、交互式的系統開發方法。原型法按照對原型結果的處理方式分為實驗原型和演進原型法。實驗原型發只要把原型當成試驗工具，試了以后就拋棄，根據試驗的結論做出新的系統。演進原型法則把好的結果保留，成為最終系統的一部分。這種原型法的優點是用戶可以試用系統，并在系統開發周期內提供一些建設性的反饋意見；可以較早地發現錯誤和漏洞。缺點為每次重復都是在上一次重復的基礎上作進一步改進，如果最初方案不恰當，改變方案重新開始就很困難；系統文檔經常空缺或不完整等。

c)快速應用開發

快速應用開發是一種通過運用已有的工具、技術及方法學來加快應用開發的技術。他是對合作應用開發中的數據收集和數據需求分析過程的延伸使用。快速應用開發多半會和原型法相結合。其優點為對適用的項目來說，該方法可比其它方法更快地生成一個應用；文檔作為完成項目各任務的副產品而產生；促進了團隊合作，并與用戶和風險承擔者有更多的交流。缺點為這種高強度的系統開發生命周期法會使系統人員和其他項目參與者疲乏不堪；要求系統分析員與用戶精通快速應用開發系統開發工具及合作應用開發技術；與其他方法相比，快速應用開發會占風險承擔者和用戶更多的時間。

綜合以上分析，在本項目開發過程中應結合原型法和快速開發的優點，采用原型法的交互模式和快速應用開發技術的開發方法。

四、文書檔案管理系統的要解決的問題

要開發的文書檔案管理系統是針對多種格式的文書檔案的管理，所以需要方便用戶瀏覽查看、上傳下載等。首先用戶需注冊，然后登陸系統進行文檔的搜索查看，上傳下載等功能，管理員用戶可以使用刪除功能。從而方便用戶對大量數據的查閱。下面介紹一下本系統要解決的主要問題：

1.用戶注冊

用戶使用本系統需注冊，非注冊用戶將不能進入本系統中。

2.用戶登錄

已注冊的用戶登錄系統，使用本系統。用戶分為普通用戶和管理員。

3.查詢

搜索關鍵字，查詢系統中的文檔。

4.上傳

所有用戶均可以上傳自己的文書文檔到系統中。

5.下載

所有用戶均可以下載系統中的文書文檔到本地進行查看。

6.刪除

只有管理員用戶可以刪除文書文檔。

五、文書檔案管理系統的設計方案

1.系統開發平臺及運行環境

系統可使用MyEclipse 7.0 開發平臺，利用Tomcat服務器實現Web模式運行，使用的數據庫是MySql，實現數據的存儲。

2.研究方法及方案

使用MySql作為后臺存儲的數據庫，選擇Java、JSP、JavaScript、Html作為應用開發工具，運用Tomcat服務器技術。實現用戶管理，文件管理，文檔瀏覽等功能。本系統包含以下三大模塊：用戶管理模塊，文檔管理模塊，文檔瀏覽模塊。各個模塊又分為不同細小功能。

下圖為設計出的系統的具體功能模塊圖：

六、總結

文書檔案管理系統的研究與開發是隨著信息技術的蓬勃發展而逐步從概念走向應用的。知識經濟時代的今天，對文書檔案管理工作提出了更新更高的要求，必須完成由傳統管理模式向現代管理模式轉變，由傳統管理理念向現代管理理念轉變，同時在管理實踐中應用，使文書檔案管理工作趕上時代的步伐，適應文書檔案管理現代化和辦公自動化的時代需求，為社會提供更好更有效的服務，使文書檔案管理工作發揮出應有的經濟及社會利益。 以上也只是對文書檔案管理系統的初步設計，還可以根據實際工作需要在以上功能的基礎上擴展其他功能，使得此系統的功能更完善，更加方便檔案工作者使用。

參考文獻

[1] 陳次白．政府電子文檔管理[M]．北京：北京大學出版社,2007.

[2] 李譜華．淺析MVC設計模式及其應用[J]．科技信息，2010，16.

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關鍵詞：機場；檔案管理；系統

重慶機場作為國內十大機場之一，伴隨近十年的穩定、高速發展，電子政務產生大量的電子文件，以及頻繁的庫存檔案實體利用需求，迫切需要建立一個能覆蓋全公司、互聯互通，能滿足各級單位檔案現代化管理、開放的、易于擴展的檔案管理平臺。為此，重慶機場集團有限公司辦公室檔案室經過多方面調研、學習，在上級主管部門及職能部門的支持和配合下，開始量身打造符合我公司實際情況的檔案管理系統。

1 前期準備階段

1、確定軟件供應商，自2013年年初開始，我公司與有關軟件供應商進行了解、溝通，通過對功能設計、開發費用、售后服務、后續優化等方面的比對，確定紫光檔案管理軟件作為我公司的檔案管理系統。

2、購置相應的硬件設施，在確定檔案管理軟件后，與軟件供應商進一步溝通，針對我公司現有庫存的檔案實體數量，以及今后預計的檔案增長量，擬定與該系統相匹配的數據庫服務器購置計劃。

3、確定數字化加工單位，按照《紙質檔案數字化技術規范》等相關技術標準，面向社會公開招標，經過與四家有專業資質條件的數字化加工單位進行競爭性談判，確定檔案數字化加工單位，保證了檔案數據的規范與安全。

2 項目實施階段

2.1 檔案管理系統設計

首先，對項目需求初步調研，主要對象為各個主要模塊的負責部門，主要內容為各模塊主流程的確認，各個部門角色的劃分。調研的主要方式通過現場實施顧問對系統主流程進行講解，各相關業務部門將現有的系統流程與自己的業務流程進行對比，找出其差異性，以便進行修正。另外各業務部門需流程的各個關鍵點的角色定位進行確定，以便進行人員的權限分配。

其次，紫光軟件公司通過單位全宗、檔案類型、檔案報表、人員和組織機構情況、權限分配、審批流程等方面的功能需求，初步形成我公司所需的系統原型，在該系統中對全宗、檔案目錄樹、檔案類型、系統編號規則、檔案分類方案、各類檔案報表、權限角色進行定義、設計，構建一個全面、有序的檔案管理系統。

基本功能：J2EE架構，符合SOA和OAIS設計要求，文件管理、收集整編、檔案管理、開發利用和系統維護等模塊，在設計上考慮了信息資源管理的發展趨勢，系統支持多模式歸檔文件整理，多全宗管理模式，跨庫檢索查詢等功能，

特色功能：

電子文件歸檔：與我公司現有的OA系統對接，該檔案系統為每個需要同步的文檔類型提供一個中間庫，當OA公文流轉結束后，會將原文和元數據寫入指定的中間庫，檔案系統定時和手動進行同步接受，實現文檔一體化管理。

模糊檢索：紫光全文搜索系統，用于數字化檔案的全文檢索；紫光在線OCR系統，對電子文件進行OCR文字識別，提取的文件內容可形成條目字段信息。支持JPG、BMP、Tiff、PDF、DWG等格式；通過以上兩項紫光自主研發產品，可對檔案數據庫所有內容，包括掃描圖片中可識別字體進行全方位的搜索，擴大對檔案信息的檢索范圍，提高檔案資源的利用率。

推送服務：在完善檔案管理系統的基本功能外，還深化服務功能，研發了檔案利用的推送服務模塊，即，檔案查閱人如不熟悉該系統，急需查閱某一檔案信息，檔案專、兼職人員可以在數據庫查找相關的檔案信息，放入“推送信息庫”，接著選擇人員名單發送，然后檔案查閱人登陸該系統中，可在“推送信息”一欄內看到自己需要查找的檔案信息，充分發揮了數據共享、快速利用的作用。

2.2 檔案數字化加工

在檔案系統設計、安裝完成后，下一步工作就是對庫存的紙質檔案進行數字化，我公司現有基建檔案5700多卷、文書檔案957卷、8800多件，數字化工作量巨大。

為保證檔案實體的安全，我公司與數字化加工單位簽定安全保密協議，明確規定所有加工人員均嚴格按照重慶市保密局相關要求進行保密知識培訓，加工電腦禁止連接互聯網，設置開機和屏幕保護密碼，并對所有的USB接口屏蔽，貼上封條；所有加工人員禁止使用手機數據線、MP3、優盤等移動存儲介質，禁止復印、打印、拷貝檔案資料；項目完工數據移交后所有電腦全部格式化；加工現場安裝監控設備，通過一系列安全措施保證了檔案實體的安全，避免加工數據的泄露。

在檔案數字化的過程中，我公司與數字化加工單位對出、入庫檔案進行詳細登記，做好交接的臺帳記錄，數字化加工單位按照專業技術標準、工藝流程，科學合理的對加工質量進行把控，每個環節對上一個工序進行監督及質量檢查，保證檔案、數據在每個工序順利流暢，確保檔案、數據準確、完整。

在檔案數字化加工每完成一批次，我們都對掃描后的檔案數據逐一審查、核對，通過檢查發現了加工過程中產生的少量問題，均進行了整改；同時對檔案實體進行檢查，包括檔案卷內紙張是否完整、檔案還原情況等，并做好相應的臺帳記錄。

2.3 數據掛接及備份

在完成了所有檔案的數字化工作后，紫光軟件公司協助數字化加工單位把大批量的檔案數據全部倒入系統，使系統可以提供豐富、準確的檔案數據進行查詢，同時，將所有數據進行兩套移動硬盤備份，從而搭建了統一管理、隨時利用、安全存儲的集團化檔案管理平臺。

3 后續完善階段

3.1 系統操作培訓

為保證檔案管理系統各項功能的正常使用，提高檔案數據利用率，規范我公司檔案管理工作，在系統上線試運行一周后，對各級部門開展了一次該系統的專項培訓，包括檔案系統登陸方法、錄入方法、查詢方法、下載審批及其他功能操作，經過培訓，各部門檔案系統使用人員能夠熟練的進行各種操作，基本滿足日常使用。

3.2 制度完善

在檔案管理系統構建完成后，出臺《檔案管理系統管理辦法》（試行），對各部門職責、檔案種類、數據標準、數據利用、使用權限等方面進行公示，并下發《數據化定點加工的通知》，對今后的入庫檔案提出數字化要求，保證了該系統中各類數據的順利掛接和規范化，為該系統充分發揮利用效果打好基礎。

目前，該系統運行穩定，檔案信息資源得到安全可靠的的存儲，為查閱者提供方便快捷的遠程利用，達到了預期效果；今后根據相關的檔案專業標準，我們將進一步對該系統功能進行開發、升級，力爭建成我公司發展的重要信息管理平臺。

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關鍵詞：放射衛生檔案；醫院管理；系統設計；系統開發

中圖分類號：G270.71 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2017）03-0183-03

一、背景

按照國家法律、法規及衛生行政部門規章、管理辦法、標準的要求，根據醫院自身規模及近幾年快速發展的需要，對各種管理全部進入統一信息管理，尤其是放射衛生檔案分類管理更是信息化管理中的主要環節，放射衛生檔案的管理也在綜合管理的中樞樞紐作用下，并逐漸實現分類管理、分級管理。尤其是放射檔案管理制度與完整的檔案資料，對于日后的管理起到至關重要的作用。作為一所集醫療、教學、科研為一體的現代化綜合醫院，放射人員檔案管理系統設計與開發就顯得尤為重要。

二、放射衛生檔案管理系統開發的意義

現代化醫院管理信息量大、隨機性強，工作繁雜、分工精細、協作緊密，如果沒有一套嚴格、完整的規章制度或執行的不夠嚴謹、認真、都將會導致醫院工作的混亂、給患者造成不良后果。我院根據《中華人民共和國職業病防治法》《放射性同位素與射線裝置安全和防護條例》和《醫療機構管理條例》等法律、行政法規的規定，我們制定了《青島大學附屬醫院管理模式 》，明確指出，安排專人負責個人劑量監測和職業健康檢查管理，建立輻射工作人員個人劑量檔案和職業健康監護檔案。檔案應當保存至輻射工作人員年滿75 周歲，或者停止輻射工作三十年。職業健康監護檔案應當包括勞動者的職業史、職業病危害接觸史、職業健康檢查結果和職業病診療等相關的個人健康資料。建立健全職業衛生檔案和勞動者健康監護檔案，并按照規定的期限妥善保存。因此管理好放射衛生檔案是目前工作的重中之重。管理檔案系統的開發也是十分必要和緊迫，對醫院信息化管理也有著十分重要意義。

三、放射衛生檔案管理系統理論依據及目的

第一，依據：在編制該系統過程中，我們按照國家頒布的放射衛生法律、法規為依據，并參考院內其他管理系統制定的放射防護工作規范和檔案模式，使該系統具備良好的規范性、實用性和通用性。

第二，目的：通過放射衛生檔案管理系統管理檔案，對放射診療工作人員健康查體、防護知識培訓、配戴個人劑量等放射防護措施一一進行登記，以掌握全院放射防護人員的動態管理，有利于進一步規范放射工作人員的技術操作、保證質量、防止差錯事故的發生。

三、系統設計

平日工作中用到的數據及資料檔案只有進行互聯網管理，才能發揮其管理作用。如何將放射檔案管理的工作流程進行信息化處理，我們醫院信息部根據我們部門要求，編制一套檔案文件夾的名稱、年月、設備購買日期、型號、實際使用日期、編號、設備主要參數、工作人員培訓日期、健康檢查日期、設備具體場所、個人劑量計檢測結果等等管理軟件。

（一）總系統的設計

基于Excel服務器的信息系統，分為三個層次（如下頁圖所示）。最底層是基礎軟件，包括操作系統、數據庫、電子表格軟件等。在基礎軟件層之上，就是Excel服務器，它提供了構建一個信息系統所必需的各種功能。基于Excel服務器之上，就是我們自己構建的各種應用系統。我們把實際業務和管理需求，做成一個個模板，固化到系統中，并且隨著業務的發展，不斷優化和發展。

此版本構建的信息系統，最終用戶就在Excel的環境中操作，所以使用簡單、配置也簡單。

1.各種檔案交換系統：以數據交換、內網及科室數據交換以及各系統之間的數據提取及交叉使用，涵蓋了一個信息系統需要具備的各種特征。

2.統計數據系統：用來實現各種數據統計及數字統計并以分析為功能，使各種數據能為領導決策提供重要依據。

3.設備檔案管理系統又分為兩大部分：一部分為全院設備查詢HIS系統，全院所有設備自購買之日管理的同時，實現信息化管理與信息共享，促進現代化發展和規范化管理；另一部分為放射衛生檔案管理系統。放射衛生設備及工作人T所有信息及管理同時納入數據庫統一管理，建立放射衛生設備及從事該工作人員所有信息檔案資料的備份和存檔，確保所有資料信息不丟失。

4.放射衛生檔案資料的收集入庫：以市南院區為中心點，支持市北院區、嶗山院區、黃島院區三個分院區科室多種途徑的上傳檔案，內網、外網均可。

5.文件和數據之間建立關聯：文檔的集中存儲與共享、權限控制、并發修改控制、版本管理、文檔日志、基線管理等。

6.放射衛生檔案資源共享：具有網絡硬盤功能，可以建立網絡硬盤并設置權限，需要精細化的管理，每一次修改都要留痕、定期要備份、文件和數據要掛鉤在組織內共享文件。與傳統的開辟共享目錄的方式相比，更安全也更方便。

在信息系統的使用過程中，由于硬件故障（如硬盤發生壞道）、用戶的誤操作（不小心刪除了數據）、或軟件系統故障（如感染病毒）等原因而導致業務數據損毀或丟失是一種常見的安全風險，定期進行數據備份是信息系統管理的一項重要內容。

（二）數據的備份與恢復

1.自動備份：Excel服務器提供了定期自動備份數據的功能，我們設定好備份的周期、備份時間和備份目錄，系統就會自動完成備份工作。（1）用SysAdmin帳戶登錄到系統管理臺，初次登錄的口令為空。（2）在左側樹型中展開“自動任務”，選中其下的“自動備份”，點擊鼠標右鍵，選擇彈出菜單“新建”。（3）彈出“數據庫自動備份計劃”窗口。（4）選擇要備份的應用系統。（5）選擇備份路徑，點擊【設置】按鈕，彈出“任務發生頻率”窗口。設置備份頻率。（6）點擊【確定】，返回“數據庫自動備份計劃”窗口。（7）點擊【確定】，用上述方法設置了自動備份計劃后，系統會自動按設定好的周期和時間在備份路徑下產生備份。

2.手工備份：除了設定自動備份計劃外，還可以隨時做手工備份，操作方法如下：（1）在服務端計算機上，以SysAdmin帳戶登錄到系統管理臺。（2）在左側樹形選中節點“Excel服務器―應用系統”，在右側列表中選中要備份的應用系統，點擊鼠標右鍵，選擇彈出菜單【備份應用】，彈出“備份應用系統”窗口。（3）點擊【瀏覽 … 】選擇備份路徑。（4）按【確定】開始備份。最后點擊【確定】。（5）備份完成后，通過查看“我的電腦”，您會發現在您指定的目錄下產生一個新的文件，文件名為 ESDBBAK_< 當前的年月日時分秒 >_< 應用系統數據庫名 >.bak，例如，假設當前的日期時間為：“2010 年 5 月 11 日 16：24：50 ”，應用系統名稱為：ABC，那么產生的備份文件的名稱為：“ESDBBAK_20100511162450_ABC.bak ”。

3. 數據恢復：把備份數據恢復到Excel服務器數據庫中的方法是：（1）在服務端計算機上用SysAdmin登錄到系統管理臺。在左側樹形中選中節點“ Excel服務器―應用系統”，右側選中要恢復的應用系統，選擇選擇右鍵菜單【還原應用】，彈出“恢復向導”窗口。（2）輸入系統管理臺登錄賬戶sysAdmin的口令，點擊【下一步】。（3）勾選【備份數據庫到以下目錄】并點擊【瀏覽】選擇備份當前數據庫的目錄，點擊【下一步】。（4）點擊【瀏覽】按鈕選擇要恢復的數據庫備份文件，點擊【下一步】。而后開始恢復應用系統，最后點擊【確定】完成數據庫的恢復。

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關鍵詞:檔案管理;RFID技術;流程設計

中圖分類號:TP311.52文獻標識碼:A文章編號:1007-9599 (2010) 10-0000-01

RFID-based File Management System

Zheng Fu’e Shang Deji

(Zhengzhou Radio&TV University,Zhengzhou450000,China)

Abstract:The paper firstly analyzes the current situation of the current archives management,then designs a management system based on RFID technology to improve the status of records management.And describes the functional design and business process.

Keywords:File Management;RFID technology;Process design

一、檔案管理的現狀[1][2]

近年來隨著信息技術的發展,我國檔案事業取得了較大的發展,檔案的種類日益多樣化,信息量迅速膨脹。但是傳統檔案管理手段與技術所導致的問題日益突顯:檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長;檔案存放次序較易被打亂;檔案查閱耗時長;檔案的盤點操作不科學;對失效檔案的管理滯后等等。

RFID(無線射頻識別)技術作為新一代物流跟蹤與信息識別的技術,可以促進檔案管理的自動化、智能化。

二、RFID技術簡介

RFID(Radio Frequency Identification),即無線射頻識別,是興起于20世紀90年代的一項自動識別技術。RFID射頻識別是一種非接觸式的自動識別技術,它通過射頻信號自動識別目標對象并獲取相關數據。一個典型的RFID系統由射頻電子標簽、讀寫器或閱讀器以及天線三部分構成。實際應用中,讀寫器把關于物品的數據寫入RFID標簽,然后將標簽貼在待識別物體的表面。讀寫器可無接觸地讀取并識別電子標簽中所保存的數據,從而可以實現對物體識別信息的遠距離、無接觸式采集、無線傳輸等功能,并且同時能識別多個RFID標簽。[3]

RFID技術應用于檔案管理可以促進檔案管理的自動化、智能化,具有較多優點,比如:遠距離快速掃描、安全性高。[4]

三、基于RFID的檔案管理設計

本文設計的基于RFID技術的檔案管理系統,其主要由RFID數據管理模塊和檔案管理信息模塊兩部分組成,如圖1所示。

(一)RFID數據管理模塊

該模塊由信息采集和終端管理器組成,是系統的數據存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括讀寫器或閱讀器,是中心數據庫獲取信息與輸出信息的重要端口。讀寫器的作用是負責將數據庫中的信息寫入標簽或是將標簽中的信息導入數據庫。[3]

信息采集部分包括物品、物品電子標簽、讀寫器等,主要完成物品的識別和物品EPC碼的采集和處理。存儲有EPC碼的電子標簽在經過讀寫器的感應區域時,檔案的EPC碼會自動被讀寫器捕獲,從而實現自動化EPC信息采集,采集的數據將交由上位機信息采集軟件進行進一步的處理,如數據校對、數據過濾、數據完整性檢查等,這些經過整理的數據可以為檔案信息管理模塊所使用。

(二)檔案信息管理模塊

檔案信息管理模塊可以在檔案信息管理系統的基礎上改進增加與RFID數據管理模塊交換數據的接口。

RFID數據管理模塊與檔案信息管理模塊通過系統接口實現模塊間的對接,由RFID數據管理模塊實現檔案數據的收集、儲存、讀寫電子標簽;檔案信息管理模塊實現對檔案信息的應用與管理。同時,可對系統用戶設置不同權限,以實現對用戶的安全性管理。

四、系統流程設計[1]

該系統流程主要有檔案入庫、日常管理、查找和盤點、防盜管理和銷毀等,下面將分別介紹幾個重要流程。

(一)檔案入庫

新的檔案入庫前,首先要對新檔案進行編目,并把該檔案信息寫入RFID標簽,同時標簽數據會被傳送到中心數據庫里,以備系統其他模塊調用和查詢。

(二)檔案日常管理

對于檔案的日常管理,均需要通過讀寫器對標簽進行讀寫操作完成,在數據庫中存儲工作記錄,同時在檔案RFID芯片中寫入借出和歸還記錄。同時,每次借出和歸還操作產生時,必須通過手持機對存儲該檔案的檔案架標簽進行寫操作,更新檔案架標簽中的存放記錄。

(三)檔案查找和盤點

在查詢相關檔案時,管理員通過系統按編號提取中心數據庫里所儲存的數據信息,核對無誤后發出出庫指令,檔案自動識別部分將根據編目號找出該檔案存放的檔案架編號即其物理位置。

(四)檔案防盜管理

在檔案室出入口安裝有讀寫器,并與該管理系統連接。當檔案經過出入口時,讀寫器自動讀取檔案數據,若判斷檔案未經辦理領用操作,則裝置發出異常警報。

(五)銷毀

當檔案在入館時,將檔案保管期限寫入RFID標簽并存儲于中心數據庫中。當有檔案達到保管期限前,系統將提示該檔案將于何時失效,由管理員做出銷毀或繼續保管處理,以減少對檔案室資源的占用。

五、結束語

RFID技術應用于檔案管理中可以解決現有檔案管理中的一些問題,它使檔案管理自動化,可以提高檔案管理的效率,減少人員的使用,免去了計算機檔案管理和人工檔案管理的繁瑣。

參考文獻

[1]嚴林.電子檔案管理―計算機技術在檔案管理中的應用[J].機電兵船檔案,2010,(03):81-82

[2]何佩婷.檔案管理中的問題分析及其安全防范措施[J].建筑安全,2010,(02):53-54

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關鍵詞：社會保險 檔案 創新

隨著國民經濟的逐步發展，我國社會保險的參保數迅速增加，社會保險檔案管理也將面臨著嚴峻的挑戰，因此做好社會保險檔案管理的根本點是加強創新。只有通過對新時期社會保險檔案管理創新的必要性以及現存的問題分析，將紙介檔案與數字檔案的轉換，才是需要對新時期提出社會保險檔案管理創新的途徑策略。

一、社會保險檔案管理現狀分析

（一）社會保險的參保人數增長迅速

我國社會保險的參保數，增長迅速。2009年底，全國參加城鎮基本養老保險人數為23550萬人，比2008年末增加了1659萬人。參加基本養老保險的農民工人數為2647萬人，比2008年末增加231萬人。根據《國家人權行動計劃（2011-2012年）》指出，到2012年，中國城鎮基本養老保險參保人數超過2.23億，基本醫療保險參保人數超過4億，失業保險參保人數超過1.2億，工傷保險參保人數超過1.4億，生育保險參保人數超過1億。參加農村社會養老保險和企業年金的人數逐年增長。可見，我國社會保險檔案與日俱增，當今社會的發展對社會保險檔案的要求也在提高，需要對社會保險檔案進一步創新。

（二）社會保險經辦機構實施改革計劃

近幾年來，國內社會保險經辦機構全面實施了各種改革計劃，早在2009年最后一次國務院常務會議決定將在2010年內開展全國范圍的城鎮企業職工基本養老保險關系“跨省轉移接續制度”。從2010年7月1日起，流動就業人員基本醫療保險可跨省轉移接續。2011年11月15日，人保部就《社會保險費申報繳納管理規定（草案）》征求意見。根據草案，企業繳納險種從養老、醫療、失業險三項擴至五項，新增工傷和生育險。這些政策改革都為新時期的社會保險事業的進一步發展營造了很大的發展空間以及機遇。

（三）負責社會保險檔案管理的部門分散

我國公民個人社保檔案分散在不同的管理部門中管理。現行社會保障管理體制是分散型的。具體情況是：社保中心管理著養老、醫療、工傷等法定的基本保障檔案；民政局管理著社會救助、社會福利、社會優撫、城市最低生活保障金；商業保險公司管理著公民個人補充保障的一系列保險金。這種現狀造成多頭經辦，政出多門，業務交叉，資源浪費，政令難以統一的局面。由于管理機構分散、不集中，使人們在利用公民個人社保檔案時，存在著許多不便。例如，我們如果需要了解公民個人就業及保險金交納情況，需要到幾個不同的管理機構去了解，這樣就給公民個人和組織在查詢工作中帶來了很大的不便；而且這種分散的管理，使整個社會保障體系出現了許多漏洞，于是就出現了一些奇怪的現象：如“涉保”人死亡以后，其所涉及的個人保險賬戶并未隨之終結，仍有人代領保險金。

（四）社會保險檔案工作缺乏硬指標考核

社保檔案數量巨大，工作環節繁瑣，相對于社會保障工作，社保檔案工作沒有硬指標來考核，也沒有統一的管理辦法和標準，因此讓部分檔案工作者放松了對工作的要求。社會保險的五個險種檔案并非一個部門管理，進而導致不同的開發商參與系統建設，相互之間的互不信任以及人為設置壁壘，或者同一家系統開發商采用了不同的標準和技術架構，導致系統割裂。數據只能采用共享或交換的形式，只有極少數地區實現基本信息的共用。比如2008年1月央視報道深圳農民工的“退保潮”現象，就是因為不同的省市之間不能共享社保繳費信息，從而導致社保對于“候鳥型”的打工者來說只是帶不走、挪不動的“地方糧票”。

（五）社會保險的經辦效率和范圍需要擴大

社會保險覆蓋范圍不斷擴大，經辦管理效率也越來越引起人們的關注。近年來伴隨著生活中網絡的普及和對稅務、銀行等網上業務的接受，熱切期待社會保險經辦業務網際申報模式的實現，而傳統性紙質檔案管理約束將無法從根本上解決參保者要求簡化手續、便捷服務的利益訴求，因而我們應從社會保險事業發展的戰略高度認知社會保險檔案管理問題，再繼續討論介質原始性問題顯然已是過去時了。現今解決檔案數字化的關鍵是討論如何確保數據歸檔前后原始性認證和原始性保證問題。

二、我國社會保險檔案管理系統存在的問題

（一）對社會保險檔案管理工作不夠重視？

由于社會保險檔案管理工作是比較新的工作，人們還不是很重視。社會保險工作的重點都集中在擴大基本社會保險的覆蓋面，強化社會保險基金的征繳和確保企業離退休人員基本養老金按時足額發放等方面，忽視了社會保險檔案管理，使社會保險檔案管理工作處于無序狀態，其作用無法得到充分發揮。

（二）社會保險檔案管理體制不規范

由于我國目前的社會保險檔案管理制度缺乏統一的規范和標準，造成歸檔范圍不明確，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現象時有發生，嚴重影響社會保險檔案管理的規范化、標準化。社會保險檔案專職人員難落實。有些社會保險部門檔案機構不健全，沒有專職或兼職人員管理檔案，即使有，也是臨時抽調，沒有經過專職培訓，嚴重影響社會保險檔案的質量。

（三）社會保險檔案存檔的條件差

由于場地限制和經費不足等問題無法解決，社會保險檔案管理始終未能列入社保經辦機構的議事日程，大多數社保經辦機構至今未設立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經辦人員分別保管。由于沒有專有的庫房，只能存放在潮濕的房間里，致使社會保險檔案存在諸多安全因素。這種不規范的檔案管理方式不僅查閱起來非常困難，也給日常經辦工作帶來許多不便。

（四）缺乏專業社保檔案的管理標準和規范

社保檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執行1992年勞動部與國家檔案局共同制定的《企業職工檔案管理規定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等規定已經不適應現實工作的需要，亟須修改。在沒有統一標準的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標準，有的地市制定和公布了醫療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地市則沒有建立相關管理標準和規范，造成社保檔案的各地管理方法不統一。在不同專業類別中，管理的規范和水平也不一致。

三、社會保險檔案管理的解決辦法

（一）將紙質檔案轉換成數字檔案存檔

社會保險經辦機構出于業務辦理需要，會在辦理過程中出現大量的紙質材料或證明，各類保單合同、證件掃描件以及各種需要存檔備查的檔案資料，是非常龐大的一個數字。紙質材料保存起來不方便，但是將這些材料進行電腦掃描儲存，就可以將紙質檔案轉變成數字檔案。根據檔案工作的實際需要，可靈活運用，如目錄數據適宜采用文本錄人；全文數據則可以采用圖像掃描錄入；而一些當前常用的數據可制作成光盤。

（二）根據社保檔案類別進行分類管理

根據不同檔案的類型進行分類管理，方便查找、儲存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應針對不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規律，保持文件之間的有機聯系，按社保檔案不同價值性質分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據各社保經辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據社會保險檔案的保存價值確定“永久”、“長期”和“短期”三種保管期限。

（三）建立全國統籌的社保管理系統，規范標準？

建立全國統籌的社保檔案管理體系可以為社會保障事業的進一步發展和不斷完善奠定重要的基礎。以電子政務標準體系和勞動及社會保障標準體系為指導，以投融資與運營模式和項目實施監理模式為依托，按照多層架構的模式將系統自上而下構架成為組件與業務組件、業務運作支撐平臺、IT基礎設施三個層次，樹立以監控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應勞動者的流動和工資收入的變動，對每個勞動者按號碼設立檔案卡，并用計算機儲存，記錄公民個人歷年的工資收入情況。在全國設立計算機網絡，對每個勞動者的情況進行追蹤記錄；并建立全國范圍內統一的網絡查詢接口，允許公民定期查詢，同時也可替他們預測，比如退休時可拿到多少養老金，以提高工作的透明度。

（四）在全國統一管理下設分支機構

在國家勞動和社會保障部的領導下成立一個全國統籌的社保檔案管理中心，結束社保檔案管理分散問題，實行高度統一的管理，改變目前政出多門、決策分散、管理混亂的局面，使其成為統一管理全國社保檔案的領導和決策機構，負責擬訂社保檔案的發展規劃、改革計劃、重大決策和有關法規、規章制度，參與制定社保檔案的管理標準和規范。其次，全國統籌的社保檔案管理中心還可以在全國各地設置分支機構，包括地區局、地方辦事處、數據處理中心和項目服務中心。負責公民社保檔案內容的定期增加和更新，并送交國家勞動和社會保障部統一保管。

篇10

[關鍵詞] 電子檔案 檔案管理 農機 安全監管 問題 應用 意義

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1003-1650 （2014）10-0219-01

一、當前農機安全監理中存在的問題

1.當前許多地方在農機安全監理中存在宣傳教育工作不到位的現象，未能解決實際問題，存在著“三差一低”現象。“三差”主要是指 安全性能差，又大多在山區運輸，作業環境和道路條件差，而“一低”則主要指農民機手的文化水平較低，缺乏一定的安全意識和維修知識，駕駛技術與應急措施等能力都比較低。且許多地區的 管理資源與交警并未實現共享，容易導致交警的違糾處罰難以落實到位，而駕駛人員則無處交納罰款，造成了很大的安全隱患。

2.當前許多地方在農機安全監理中還存在著沒有嚴格規范的農機安全監理檔案管理制度的問題，未能明確崗位之間的不同職責并將其落實到位，且許多地區的數據資源較為匱乏，導致農機安全監理工作面臨很大的挑戰，農機安全監理檔案管理的規范化程度不高，且缺乏科學化。

3.當前許多地區的領導還未能夠意識到檔案管理工作對于農機安全監管的重要性，農機電子檔案管理人員的管理意識淡薄，未經過相關的業務培訓，不了解電子檔案工作的工作流程，缺乏一定的專業知識，也缺乏責任心，導致了農業機械檔案管理的混亂，容易出現借出的檔案不能及時歸檔或檔案丟失的現象。

4.當前許多地區在農機安全監理的過程中存在著電子檔案管理系統不完備、沒有較為完善的農機統計信息網絡系統，對電子檔案管理的重要性認識不足，缺乏高素質的農機檔案管理人員，致使檔案管理的效率低下，農機信息更新不及時，使得農機檔案信息難以充分發揮其為農機人事工作以及經濟建設服務的作用。

二、加強農機電子檔案管理的措施及其意義

1.加強農機電子檔案管理的措施

1.1加強對農機電子檔案管理基礎設施的建設與管理，例如，電腦、照相機、打印機和復印件等辦公所需要的電子設備，促進農機安全監理硬件設施和軟件的提檔與升級，做好安全監理的防盜、防水、防火以及防蛀工作，在檔案室內隨時備好滅火器以及防蟲劑等檔案管理所需的用品，做好農機監理檔案的安全工作。

1.2應當注意有效利用信息技術來加強農機安全監理檔案管理工作，促進農機安全監理檔案管理的現代化。隨著信息技術的飛速發展，計算機技術被越來越廣泛地應用于社會生活的各個領域，利用電子檔案管理系統進行農機安全監管，已經成為當前做好農機安全監理的必然要求，檔案管理正在由傳統的紙質管理向紙質管理與電子檔案管理相結合轉變。電子檔案管理系統在農機安全監理中的應用，有效降低了檔案管理人員的工作強度和工作難度，與紙質檔案相比，它不僅具有快捷、準確、方便的特點，還可以實現數據格式與紙質檔案一并保存，且有效防止了檔案內容被篡改，有利于促進農機安全監管檔案管理水平的提高。

1.3應當注意提高農機安全監理檔案管理工作人員的素質。農機安全監理檔案管理工作人員的素質低下是當前農機安全監理中存在的主要問題之一，因此，提高檔案管理工作人員的道德素質與管理水平是加強農機電子檔案管理的重要措施之一。農機安全監理檔案人員應當具有較高的政治素養，高度的責任感、認真的工作態度、良好的職業道德以及過硬的專業知識，要具有較高的工作熱情、不斷學習的觀念以及積極的創新意識，還需掌握較好的現代化技術，能夠熟練地使用計算機技術進行相關操作。為了提高員工的素質，農機安全管理部門可以對相關工作人員進行知識與技術培訓，大力開展有關于農機安全監理的宣傳活動，提高員工對于農機安全監理檔案管理工作重要性的認識。

2.加強農機電子檔案管理的意義

2.1利用電子檔案管理系統進行農機安全監理，加強農機電子檔案管理，創新了農機檔案管理的管理模式，突出了電子檔案信息量大、易于保存、資源共享以及查找方便等優勢，實現了信息技術與農機安全監理的有機結合，實現了數據的整合，促進了農機檔案管理水平的提高。

2.2加強農機電子檔案管理為農機監理工作人員制定工作計劃、進行日常執法活動以及規范安全監理提供了重要的參考資料，其中所記載的機手肇事與事故處理案例使其成為農機安全宣傳的重要教材，此外，電子檔案管理系統在農機安全監理中的應用，提高了農機安全監管的效率和質量，促進了農機安全監管的科學化、規范化和標準化。

2.3加強農機電子檔案管理是現代社會發展的需要，有利于檔案信息資源充分利用，實現信息資源的有效整合，符合科學發展觀的要求，有利于促進農機檔案資料整理、保管及其利用工作的規范化和標準化，有利于農機安全監管的科學與規范和檔案信息資源的共享，有利于促進我國農業機械化事業的快速發展。

結語

當前在農機安全監理中還存在著管理部門重視不夠、農機安全監理檔案管理人員的素質較差、農機安全監理檔案管理制度不完善以及電子檔案管理系統不完備等問題，給農機安全監管工作造成了很大的阻礙。因此，我們應當注意加強對農機電子檔案管理基礎設施的建設與管理、有效利用信息技術來加強農機安全監理檔案管理工作，促進農機安全監理檔案管理的現代化、提高農機安全監理檔案管理工作人員的素質，促進農業機械化事業的快速發展。

參考文獻

[1]沈孝均；張發成；高擎起這面旗幟――關于學習《促進法》加強農機監理工作的思考[J]；中國農機監理；2005年01期