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【關鍵詞】檔案管理；信息化；現代化

在當前迅猛發(fā)展的信息社會下，檔案信息化和檔案管理現代化已經成為檔案事業(yè)應對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。應該說，檔案信息化和檔案管理現代化已經成為檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。傳統的檔案實體管理體制已經開始徹底改變，檔案信息化和檔案管理現代化勢在必行。

一、信息化與檔案的關系

1．檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識的結晶，是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據，是一種特殊的信息產品。隨著信息時代的到來，檔案作為原生信息源，越來越社會重視和利用。事實上，檔案的收集、整理、存儲就是為檔案開發(fā)利用作準備，信息的生產、加工、傳播和利用的過程，已構成一個完整的信息產業(yè)體系。

2．信息化是知識經濟時代主線。信息是知識經濟的主導和支柱。信息技術的發(fā)展最終將人類聯貫在一起，構成一個全球化的信息共同體。在這種社會形態(tài)下的檔案工作，檔案的信息化建設當然是貫穿全局的發(fā)展主線。

3．信息資源開發(fā)利用要服務于客觀發(fā)展需求。從信息化發(fā)展的進程上來講，信息系統總是由滿足業(yè)務處理、運行需要開始，信息資源的開發(fā)利用遵循著數據—信息一知識的過程。機構層面的信息資源開發(fā)利用總是從系統集成、數據集成開始，在整合的數據倉庫基礎上進行數據的挖掘和滿足不同需要的數據應用。這實際上類似于我們傳統的檔案管理利用流程，應當把它納入到信息化條件下的檔案管理內容范疇。在信息化建設發(fā)展的過程中，社會各信息部門擔負著掌握、存儲、加工和傳播信息的職責，有權利和義務對社會信息消費的需求作出反應，提供社會發(fā)展和人們生活所需要的各種信息。這是時代賦予包括檔案部門在內的社會信息部門的使命，是經濟發(fā)展途徑變革的要求，是生產力進步方式轉變的要求。

4．信息化建設是檔案工作改革的動力。信息社會的特點是信息生產量大，信息內容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費需求主要來源于兩方面：一方面是生產需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設，現階段社會龐大的信息消費需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費需求，也是檔案工作改革的直接動力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的作用隨著社會的進步和人們思想觀念的解放而不斷擴大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會休閑等方面結合，不斷滿足人們的文化需求。

二、準確把握檔案信息化建設水平促進檔案管理現代化

1．從提高現代化管理手段，實行資源共享，管理方式從傳統的管理轉向現代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點、關注的熱點來組織信息，提供信息。隨著當前信息技術高速發(fā)展，已形成了網絡化、數據化的時代。檔案系統如何認識“網絡化管理”和“數據化檔案”，實現信息共享、共建的目的。對此，開展現代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規(guī)范化、通用化，并有很強的包容性。

2．文檔一體化，是檔案信息化建設的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。

3．歸檔雙軌制，是紙質文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產生和應用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質文件的地位。據專家預計，在較長的時期內，紙質文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質文件一同歸檔。

4．檔案信息化建設與檔案管理現代化還應該堅持以下四項原則。

(1)前瞻性：檔案信息化建設的終極目標是建立數字化檔案館，將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案信息的合理配置與開發(fā)利用，最大限度地實現信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行，是一項耗資巨大、復雜的系統工程。建設所需的各類硬件及網絡設施、軟件開發(fā)以及進行數字化的投入，都需要高昂的費用。因此，在信息化實施過程中，作為企業(yè)內部的檔案館(室)在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調查，科學論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標準和網絡結構等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在信息化建設的關鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應當前信息業(yè)的特點和要求，還能符合今后發(fā)展和應用的趨勢，盡可能避免資源的浪費。

(2)協作性：檔案信息化建設包括基礎設施、管理規(guī)范、數據庫等方面的建設，在資金、技術、設備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業(yè)內部的檔案館(室)來說，獨立完成這些項目存在相當大的難度，這也是制約檔案信息資源建設的一大難題。因此，只有堅持協作的原則，加強與企業(yè)內各個部門的溝通、協調與配合，主動爭取各級領導的支持和各部門的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實施。

(3)實用性：檔案信息化建設不僅在量，更在于質，在檔案信息化建設中，檔案館應堅持實用的原則。不僅要對館藏檔案目錄進行數字化處理，更應有選擇地對館藏檔案進行全文數字化，在信息服務的特色內容和獨特形式上做文章。用自己的特色信息服務滿足社會需求，使自己的信息具備”惟一性”，從而讓利用者面對龐大的信息體系，而選擇點擊你的網址；根據利用者的需求，將館藏信息資源加工成系統的、專題的、有序的信息，有機地將它們連接成一個整體，為利用者提供優(yōu)質、高效的服務。

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         一、檔案管理信息化的內涵

（一）檔案管理信息化的定義

檔案管理信息化是指在檔案管理過程中，將檔案資料通過加工處理，應用數字化原理和計算機網絡，對檔案資源進行科學合理的配置、開發(fā)和利用，以實現檔案信息資源的社會共享。對檔案資料進行數字化加工，就要求根據不同專業(yè)、不同行業(yè)的具體特點，按照不同的標志進行檢索、分類、歸納和匯總，以實現信息化管理。其特征如下：①檔案信息的數字化和網絡化；②檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；③檔案信息利用的共享化；④檔案信息服務的社會化。

（二）檔案管理信息化的主要內容

檔案管理信息化內容包括：①信息化的基礎設施建設。軟件基礎設施是信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網絡，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。②檔案信息資源建設。檔案信息是國民經濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，其開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務，是檔案信息化建設的實效所在。③檔案的標準規(guī)范建設。標準規(guī)范建設是檔案信息化建設的重要基礎之一，主要包括電子文件的歸檔和電子檔案管理，檔案信息的資源標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用，逐步形成檔案信息化的標準規(guī)范體系。④檔案信息化的應用體系建設。它是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網絡建設的技術保障。⑤信息化人才隊伍建設。這是檔案信息化的成功之本，對其他各個要素的發(fā)展起著決定性作用。

二、檔案管理信息化發(fā)展的制約因素

（一）檔案信息化管理基礎工作不牢

主要表現在硬件設施和軟件環(huán)境兩個方面。硬件設施的問題是指實施信息化管理的工具缺乏，硬件設施主要是相關的一系列必要的工具器材，如計算機、打印機、掃描儀、數碼相機、光盤刻錄機、縮微設備、復印機以及光盤、磁盤等等，由于這些設備的配備都需要較大的經費投入作保障，而且設備的后期維護成本也較高，資金缺乏往往就會導致設備配置緊張。缺乏了必要硬件設備，紙質的檔案轉換、加工處理、整理分析工作也會受到影響，快捷高效的信息化管理便無從談起。軟件環(huán)境是指檔案信息管理各個環(huán)節(jié)的標準規(guī)范。比如在把紙質的檔案轉換成電子文檔這個階段，缺乏詳細統一的標準來要求什么樣的紙質檔案應該采用何種轉換格式，導致相同類型的紙質檔案經過不同的部門和人員處理就有不同電子格式，增加了信息化管理的工作量和工作難度。還有一些電子表格，同一種表格不同部門或人員填制的格式互不相同，也增加了檔案整理、歸檔的難度。如各類表格，其填寫往往缺乏完整性，備注欄填寫各式各樣等情況大量存在。同時，在電子檔案的保管、傳遞、調閱、使用等環(huán)節(jié)都沒有統一的剛性的要求，存在很多人為主觀因素。

 (二)檔案信息的保密安全性差

檔案信息需要共享，這是由檔案信息資源自身的特點決定的，檔案信息共享也是檔案信息化建設的一個基本目標。而信息共享具有限制性，即在一個特定范圍內共享；檔案信息又在一定程度上具有保密性。但是，在信息化管理中，由于網絡等技術的應用，使得檔案信息泄密的渠道和風險不斷增加，除了常見的網絡病毒、網絡黑客對管理計算機的入侵，工作人員無意泄露等情況外，電磁泄露、剩磁泄露等威脅更是防不勝防。此外，由于信息化管理下檔案信息與載體是可以相互分離的，泄密具有很強的隱蔽性，幾乎無法判斷檔案信息是否被非法復制，而且檔案信息在泄露后可借助網絡快速傳播，很難實現泄密后的補救控制。因此，檔案信息共享與安全保密形成了矛盾。

（三）可利用的檔案信息資源少

檔案館承擔著檔案保管和檔案利用的職能，但是，長期以來，檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實體的收集，并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。即重視檔案館內部組織管理，輕視研究和預測社會對館藏信息的需求；重視館藏服務方式，輕視深層次的信息服務；重視館藏檔案信息的政治性和保密性，輕視館藏檔案信息的社會性和文化性；重視以實體為中心的“保管模式”，忽視以信息整合為中心的“后保管模式”。瀏覽網上檔案館就會感覺到可利用的檔案信息資源實在是太少了，讀者不愿光顧。

（四）檔案管理人員素質偏低

        作為一名合格的檔案信息化管理工作者，不僅要掌握計算機理論知識和運用技能，熟練使用各種現代信息工具，特別是網絡傳輸工具，而且還應具備對檔案信息的加工、提煉能力，把有價值的檔案信息有效的傳遞給檔案利用者。這就對檔案管理人員的綜合素質提出了較高的要求，因此，只有那些既諳熟檔案管理又掌握現代信息技術的復合型人才才能勝任這項工作，但是，囿于我國傳統的用人體制，再加上現階段檔案部門對檔案管理人力資源投入資金有限，這就使得現有工作人員接受培訓機會渺茫，優(yōu)秀人才又難以被吸納進來，直接導致檔案隊伍綜合素質普遍不高，嚴重制約了先進技術和先進管理在檔案管理信息化建設中的推廣和應用。

         三、實現檔案管理信息化的對策

（一）夯實檔案信息化管理的基礎

首先是要加強硬件設備的配置。由于檔案工作向來不受單位的重視，檔案部門必須正確認識自身所處的地位，多方面爭取領導的支持，并將檔案信息化管理納入整個單位信息化管理體系當中，才能更好的獲得支持，從而改善設備條件。需要充分配備的硬件有計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機等。設備配備要把握一個原則：既滿足工作需要，又節(jié)約成本。對于這些設備，檔案部門要指派專人對檔案信息化管理的電子設備進行維護，保證設備的正常工作，不影響信息化管理的工作效率。

其次要加強標準化、規(guī)范化建設。電子文件從形成到歸檔，涉及到的崗位和人員眾多。要確保收集到的檔案信息的真實性、完整性和有效性，就必須在電子文件的形成、流轉、處置、直到歸檔的各個環(huán)節(jié)，實行標準化、規(guī)范化、制度化的管理，確保同一類型的檔案在不同的部門和人員之間產生的電子文檔格式、大小、樣式一致，方便對檔案實行信息化管理。如文本檔案要采取tx t記事本格式還是e x c e l格式，必填的項目該如何填寫，選填項目可否有填寫者自行刪掉，填寫后由誰保管，保管多長時間，保管人要負什么責任，調閱的方式和辦理程序等等，都要有統一的要求。在此基礎上，嚴格電子檔案管理的各個環(huán)節(jié)，包括生成、加工、還有保管、借閱的程序，做到歸檔統一、保管安全、使用有序，使制度變成歸檔人員的自覺行動并及時做好軟硬件設備的更新維護。

（二）保護檔案信息的安全

網絡化檔案信息開發(fā)利用的正常運行，要依賴于計算機網絡的安全。對信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機制，并建立權限設置的流程；對信息保管安全，要建立檔案數據的保存、遷移及其校驗機制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管安全；在系統安全管理上，通過采用設置防火墻等技術手段，在計算機硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，確保檔案信息資源的安全、有效以及網絡系統正常運行安全；同時，還必須重視培養(yǎng)電腦技術開發(fā)人才，解決技術上的障礙；此外，要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運轉流暢、安全可靠；最后，還要加強對信息工作人員的管理，由于信息時代，檔案工作人員接觸到的信息更加頻繁和密集，其中包括企業(yè)的核心數據信息，因此，加強對信息工作人員的管理，建設一支高度自覺、遵紀守法的檔案人員隊伍，非常現實和必要。

（三）加強檔案信息化資源建設

檔案信息資源建設是檔案信息化建設核心的重要要素。一是要從豐富館藏入手，狠抓信息的儲備，開展廣泛的收集、廣攬社會信息、改善館藏結構，增加檔案門類。二是要在進行數字化的時候，不僅是把現成的檔案數字化，還要對分散的檔案信息進行整合、加工，把經過二次加工的信息同時進行數字化，才能真正擴充信息資源，提高信息資源的質量和利用率。在檔案管理系統建設中常遇到過分強調本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種無視標準化、拒絕采用標準的觀念極其有害。曾有過高層政府機關，采用僅憑經驗管理檔案的方法，連續(xù)數十年不變，雖然也很有成效，但不具有通用性，無法實現必要的共享。采用標準意味著系統性的進步，對信息系統的長遠發(fā)展有不可估量的推動作用。因此，必須大力推進共同標準的制定和應用。對耗費巨大的部分標準，例如電子檔案的標準更應統一領導，集中力量，不斷推進。同時，相關的立法工作也應及時跟上步伐，這是檔案管理信息化建設健康發(fā)展的重要保證。由于檔案館是一個信息社會的重要組成部分，在該領域中會遇到國內外各種各樣的法律問題，必須認真研究計算機和網絡的法律法規(guī)，以保證信息化建設的正常進展。

（四）加強檔案信息管理人才的培養(yǎng)

 檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素質的提高。作為應用性很強的檔案工作，為了培養(yǎng)檔案管理人才，必須加強檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識、新技能，以滿足檔案管理信息化的需要。檔案信息化管理的主要內容和核心就是計算機技術的應用，即檔案計算機管理。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用，檔案管理者必須學會利用現代化檔案管理手段———檔案計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就要求每一個檔案管理者都必須及早適應電子信息技術革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則難以勝任計算機時代的檔案管理工作。檔案工作人員必須能熟練運用電子計算機以及各類現代化辦公設備進行電子文件的制作、使用和維護。因此，必須對現有檔案工作者進行基礎知識教育、高級理論培訓及檔案專業(yè)教育，使他們不僅具有較高的業(yè)務素質，而且具備較強的開拓創(chuàng)新意識。此外，對檔案信息管理急需人才和高端人才加以引進，以解除單位檔案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即時調整檔案信息管理人員的知識結構。

參考文獻

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1 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的作用

檔案管理安全保密工作，主要的手段就是信息技術、計算機技術以及網絡技術，其主要是以檔案資源為主要對象，以管理檔案的有關理論為指導，依托檔案工作，結合國家檔案管理以及信息社部門的相關要求，而展開的收集、整理、開發(fā)、保管以及利用檔案的工作。目前，檔案管理安全保密信息化是其主要的發(fā)展趨勢，同?r也是保障社會文明進步的重要前提。在我國的檔案管理史中，最重要的環(huán)節(jié)就是檔案管理安全保密工作。所以檔案管理業(yè)發(fā)展實現可持續(xù)的基本保障就是檔案管理安全保密工作，而信息化檔案管理對于其安全保密工作具有十分重要的作用和意義。

2 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理存在的問題

2.1 管理技術、人才缺乏

在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理過程中，工作人員管理技術缺乏，專業(yè)信息技術人才缺乏，管理經驗以及管理意識缺乏等，是目前檔案管理工作面臨的首要問題。而由于檔案管理人員缺乏相關的信息技術以及管理知識，使得檔案的保密工作、管理工作以及查閱工作等，出現了各種各樣的問題。同時由于信息管理軟件未能獲得廣泛的應用和推廣，加之相關管理工作缺乏一定的統一性，因此使得信息化檔案管理不能獲得有效的推進。而在檔案管理工作中，由于缺乏完善的、規(guī)范性的標準，使得檔案管理行業(yè)的發(fā)展也面臨較大的挑戰(zhàn)。同時在實現信息化檔案管理的過程中，信息技術以及管理知識的相對缺乏，使得卷案管理以及檔案管理等工作的開展受到了阻礙。因此必須引進大量的檔案管理專業(yè)人才，同時不斷增加專業(yè)信息技術人才，才能促使信息化檔案管理能夠達到較高的水平。

2.2 檔案管理性質理解不正確

檔案管理工作不僅僅是簡單保存各種形式、各種工作的文檔以及歷史記錄，同時它也是領導考察工作的重要憑證和制定決策的基礎依據，甚至還是基礎設施建設以及科學研究的重要參考資料。盡管檔案管理工作具有非常重要的作用和意義，但是在該領域中，相應的管理人才非常少，主要原因有兩點：一是針對檔案管理的工作內容，很多人的理解都不正確，這就使得開發(fā)和利用檔案資源方面出現了一定的缺陷。二是針對檔案管理工作的性質，人們的理解也缺乏一定的正確性，且最初開展檔案管理工作的目的主要是提供一定的資料服務，且對象是單位上的一些工作人員。但目前檔案管理工作的功能以及業(yè)務等不斷在拓寬，且檔案保密、開發(fā)、保管以及查閱等，也屬于檔案管理的范疇。另外很多人在找工作的過程中，比較喜歡見效早、上手快的工作，且普遍認為檔案管理工作沒有光明的前途，因此很多人不愿意從事檔案管理的相關工作。

2.3 信息化檔案管理理念缺乏

目前在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，信息化管理理念缺乏是其面臨的重要問題。同時管理技術落后、管理模式陳舊，未能順應時展，采用先進的信息技術以及網絡技術管理檔案，也是其面臨的重要問題。目前，國內各大行業(yè)，如銷售、設計、餐飲，甚至是快遞行業(yè)，都逐漸應用到了信息化技術，但是在檔案管理領域中，信息化發(fā)展則非常緩慢。在開展檔案管理工作的過程中，信息化檔案管理未能獲得良好推進，則需要相關工作人員堅持不懈地進行建設，且要采取有效的措施不斷地解決信息化檔案管理過程中面臨的各種問題。

3 檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的策略

3.1 增強管理人員的專業(yè)素質

針對檔案管理的安全保密及信息化檔案管理中存在的問題，首先相關部門需要采取一定的措施，不斷增強管理人員的綜合素質以及專業(yè)素質，即組織其進行定期的管理技術教育和培訓，不斷增強其檔案管理責任意識，使管理人員能夠形成一個具有嚴明紀律的工作隊伍，從而為檔案管理提供更好的管理服務。而在對管理人員開展教育培訓的過程中，需要不斷增強其檔案管理安全保密意識，并對信息化檔案管理加強建設，同時根據我國檔案管理的相關規(guī)定，制定出嚴格的檔案管理安全保密制度，并對安全保密人員加強實踐和教育，從而增強其應用水平，以便達到信息化檔案管理的基本要求。

3.2 樹立信息化檔案管理意識

在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，檔案管理機構、工作人員以及相關機構需要對該項工作的發(fā)展前景進行明確，并且要對檔案管理工作的具體性質進行正確的認識和解讀，特別是針對檔案管理的安全保密工作，必須對管理人員加強安全保密意識的培養(yǎng)，避免不法分子通過各種途徑對檔案信息進行非法竊取，從而避免給社會帶來嚴重的經濟損失。同時在加快建設信息化檔案管理的過程中，還需要科學地規(guī)劃檔案信息管理工作，增強檔案信息管理的安全性，避免檔案信息喪失其應有的價值。例如企業(yè)在對檔案信息管理進行推進的過程中，不能對信息技術人才進行大量的招攬，同時也不能招攬一些不具備檔案信息管理經驗和技術的人才，因為這些人才往往缺乏相應的檔案管理素質，而已經招攬的人才，則必須對其進行集中培訓和教育，不斷增強其信息化檔案管理的意識，增強其檔案管理安全保密意識。

3.3 加快實現信息化檔案管理

在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，相關的管理結構必須具有較為長遠的發(fā)展目光，且對于檔案管理行業(yè)的競爭規(guī)律以及發(fā)展趨勢具有較為清晰的認識。同時既要加強研究檔案管理安全保密的技術性，也要對傳統檔案管理制度以及技術進行不斷的創(chuàng)新和改革，以確保檔案管理的絕對保密性。同時要將檔案管理信息軟件與檔案管理的實際內容進行有效的匹配，不斷增強信息化檔案管理的效率。另外要將信息化檔案管理工作進行有效的落實，不斷制定出先進的檔案管理信息化制度，以便快速推進我國檔案管理事業(yè)發(fā)展的進程。例如，由于當前信息化檔案管理的相關軟件相對較少，因此在實現檔案管理信息化的過程中，其面臨著較大的阻礙。因此必須對信息化檔案管理的標準加以明確，以確保真正意義上實現信息化的檔案管理。

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【關鍵詞】 血站檔案管理;信息化;思考

【中國分類號】R197.6【文獻標識碼】A【文章編號】1044-5511（2011）11-0490-01

血站檔案是血站的重要信息和寶貴財富，血站檔案管理是一門科學，是一個新型獨立的專業(yè)學科，涉及各醫(yī)學專科和管理科學知識；是一個復雜的系統工程，是血站工作的重要組成部分，管理工作如此重要，需有一批專業(yè)素質優(yōu)良，能精心鉆研，關于攻關，勤于奉獻的管理人員。但是，目前我國血站檔案管理隊伍在各血站無論是在數量上，還是質量上，以及人才方面較欠缺，距離現代化的科學管理要求還存在著相當大的差距。根據多年的工作經驗，我個人淺談下幾點見解。

1.實現血站檔案管理現代化的重要性

在血站檔案管理隊伍中有些人不懂得檔案在采供血工作中的真正價值，再則受當今市場經濟大潮的沖擊和一些不良的社會風氣的影響，認定檔案工作是衛(wèi)生行業(yè)中的冷門，清水衙門，工作單調、枯燥、消極怠慢，馬馬虎虎，不負責任，專業(yè)水平不高，工作沒有起色，使領導看不到血站檔案管理對血站科學管理的作用，因而得不到領導的重視和青睞，出現上級部門檢查忙乎一陣，過后無人問津的狀況。

1.1 飛速發(fā)展的社會信息化決定了必須加速血站檔案管理信息化的進度:現代信息社會日新月異，傳統的檔案管理模式及各業(yè)務環(huán)節(jié)已不斷受到新的挑戰(zhàn)，經受著現代科技發(fā)展浪潮的巨大沖擊。面對這種挑戰(zhàn)和沖擊，血站只有順應時勢，抓住這一前所未有的發(fā)展機遇，變壓力為動力，加快檔案信息化建設，盡快實現檔案管理現代化，才能在挑戰(zhàn)和沖擊中抓住歷史發(fā)展的機遇，使血站檔案管理利用工作完全適應新形勢發(fā)展的要求。

1.2 實現血站檔案管理現代化是解決自身存在問題、提升管理和利用水平的根本途徑: 近年來，血站在實現血站檔案管理現代化方面取得了一定成效，但總體來看，現代化程度并不高。解決上述問題的唯一辦法，就是不斷更新管理意識、改革管理方法、運用先進的技術設備，從手工勞動中解脫出來，提高工作效率，完全實現管理現代化，從根本上提高檔案的管理利用水平。

1.3 實現血站檔案管理現代化是確保采供血事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和自身發(fā)展的需要 :采供血事業(yè)需要發(fā)現、培養(yǎng)和造就大批的建設人才，而人事工作是做人的工作，只有詳實全面地掌握人事檔案材料，才能合理使用人才，充分發(fā)揮人才的作用，才能確保實現血站事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2.加快檔案現代化、信息化的建設的幾點思考

2.1 管理者思想的創(chuàng)新是實現血站檔案管理信息化的關鍵:電子計算機能否成功地應用在血站檔案信息管理中關鍵在上級領導的支持和各部門主管的積極參與，尤其是領導思想認識的提高。尤其是血站在檔案管理工作上，指定專門的主管領導，重點抓現代化血站的檔案管理；市、區(qū)檔案主管部門要在提高各級領導的現代化管理水平方面多搞一些培訓工作，改變現有領導群眾的知識結構，以適應現代化管理的需要。

2.2 現代化檔案管理人才是實現血站檔案管理信息化的保證:要制定信息化建設的中期規(guī)劃和短期目標，爭取政府和上級部門的支持，加大投入，吸引、培養(yǎng)血站檔案管理專業(yè)型人才，做好人才儲備工作，打好檔案管理工作基礎，使血站檔案的管理水平邁上一個新臺階，為社會創(chuàng)造更大的經濟效益和社會效益。

2.3 良好的軟、硬件設施是實現血站檔案管理信息化的基礎: 要加快檔案信息化的建設。要舍得投入財力，配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件，實現檔案網絡化管理。微機是現代化管理手段不可缺少的工具。血站應從實際情況出發(fā)，創(chuàng)造條件，力爭全用電子計算機管理工具，連成一體，實現檔案管理的自動化、網絡化、現代化。

2.4 工作人員意識的創(chuàng)新是實現血站檔案管理信息化的前提: 主要是提高血站檔案管理者素質：實現檔案現代化管理，需加大宣傳力度，調動各級干部和各有關工作人員積極支持和參與，尤其是領導干部的檔案意識。一個現代化血站檔案管理系統，又必須具備有現代化管理水平的檔案管理者。血站檔案工作者在現代化檔案管理工作中，不僅要具備自己檔案管理專業(yè)知識的培養(yǎng)，還要懂得現代化科學管理檔案的實質內涵和特點。

2.5 實行檔案標準化管理是血站檔案管理信息化的根本 :檔案要做到標準化是指現代化血站檔案管理必須有章可循、有法可依，在檔案管理的各個環(huán)節(jié)、各個步驟，從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整，避免漏失檔案的記載內容，系統而正確無誤地記錄、存檔。尤其是血站檔案管理工作，要做到多渠道、多途徑地開發(fā)檔案信息資源，使檔案為血站各項工作，特別是為采供血工作、科研服務。

3.提高檔案管理人員的素質，強化檔案管理員的職責

現代化的血站需要科學化的管理，需要有專業(yè)素質高的人才，血站領導從長遠的觀點看，應樹立“信息是資源”，“知識是力量”，“人才是資本”的觀念。根據血站實情，有目的、有計劃的對現有檔案管理人員進行外出業(yè)務培訓學習，要求檔案管理員初步掌握獻血法、血站管理辦法、血站質量管理規(guī)范、血站實驗室質量管理規(guī)范等血站相關法律法規(guī)知識，掌握一門外語，了解檔案管理知識熟悉掌握計算機，微機在檔案中的應用，以實現檔案管理隊伍專業(yè)和素質最優(yōu)化。

采供血工作質量是血站的立足之本，檔案管理質量是采供血工作質量的重要體現，履行檔案工作是管理員的職責，建立健全規(guī)章制度，目標責任制，常向血站領導匯報解釋及提供有關業(yè)務開展的項目、內容、方法及意義，使領導心中有數，得到重視和支持，完善和發(fā)揮采供血信息主渠道功能，利用先進的科學技術、計算機、微機，最大量、最簡便、最準確地為血站提供采供血工作中最有價值的采供血信息，為提高采供血工作質量而努力工作。

隨著社會的不斷進步與發(fā)展，關系人民群眾采供血工作的血站將有很大的發(fā)展空間，特別是我國正在進行的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，對血站的管理工作提出了更大的挑戰(zhàn)。血站案管理必須不斷地從管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面緊跟時代的步伐。這也要求我們血站檔案工作者不斷學習、不斷進取，以完善的專業(yè)知識和豐富的信息處理、計算機操作等技能，提高新時期下檔案工作者的自身素質修養(yǎng)，以滿足社會進步對血站檔案管理的不斷提高的要求，為建設有中國特色的社會主義血站檔案事業(yè)、為更好地服務于社會主義和諧社會建設作出貢獻。

參考文獻

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【關鍵詞】互聯網；標準化；數字化；參與程度；規(guī)劃

一、建立檔案管理信息系統的必要性

當今的世界，在現代數字通信和計算機技術的支持下，人們利用互聯網，實現了信息交流和信息共享。國際互聯網的飛速發(fā)展將對科技、經濟和人類社會的進步產生極其深遠的影響。隨著計算機信息技術的發(fā)展，各種高效掃描設備及各種數字技術的應用，使我國的辦公自動化水平大大提高，多媒體技術在檔案部門的應用，也使得傳統的檔案管理模式受到挑戰(zhàn)。

如何全方位、多角度、高質量、高效率地揭示檔案信息的內容及特征，方便、快捷地為利用者提供服務將成為檔案工作者迫切追求的目標。檔案作為真實的歷史記錄，是大量歷史文件的匯總，是比較浩大而復雜的一種本源信息系統，因而其管理水平的高低直接影響檔案價值實現的程度。因此必須進一步提高檔案的科學管理水平，加速檔案的現代化管理，以適應信息時代對檔案工作提出的新的要求。

二、如何實現我國檔案管理信息化

我認為檔案管理信息化的基本內涵應包括三方面：檔案信息管理標準化、檔案信息存儲數字化和檔案信息利用網絡化，以下將分別說明。

1.檔案信息管理標準化

檔案信息管理標準化是指在實現檔案實體管理逐步轉向信息管理的過程中所必須依賴的業(yè)務規(guī)范和技術標準。這些規(guī)范和標準應該由檔案行政管理部門統一制定、頒布、施行。在我國檔案管理信息化過程中，一個難以解決的問題就是：管理體制、管理方式不同，難于實現標準化。由于檔案自身的復雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。除中央、地方檔案館外，各政府機構亦管理著相當有年頭的檔案，有的甚至保存著大量建國初期的檔案。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。所以，指定統一的業(yè)務規(guī)范和技術標準是實現檔案信息化的前提和基礎，也是必須首先解決的重要問題。檔案信息管理標準化的主要包括檔案信息采集標準化、檔案信息存貯標準化、檔案信息管理標準化、檔案信息網絡標準化、檔案信息管理軟件標準化等五個方面的內容。

檔案信息采集標準化要求檔案信息在著錄與標引時，要嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、1999年修訂的國家檔案局的《檔案著錄規(guī)則》、以及其他相關的法規(guī)進行。但是，目前的標準僅僅規(guī)范信息著錄項目而末進一步規(guī)范著錄項目的數據格式，從而導致檔案信息采集時互不一致而影響了數據關系；另一方面，由于信息采集標準隨意更改，致使檔案信息無法集中和交流。由此可見，制定一個全國統一的檔案信息采集標準勢在必行。檔案信息存貯標準化是指在將檔案信息全文轉化為數字信息進行存貯時，所應該采取的標準。檔案信息存儲的數字化意味著檔案的載體材料和記錄方式有了巨大的變化，是對傳統檔案存儲方式的根本變革。數字檔案是利用計算機，通過輸入、掃描等方式，將單純的文字載體變成數字信息，存儲在計算機中。與傳統檔案資料相比，數字檔案更易于保存、查詢、修改、并且可以通過互聯網快速傳遞，檔案存儲數字化大大提高檔案的利用率，并降低了檔案管理的成本。但是，這也提出了一個問題，那就是必須有一個全國統一的存儲標準，如果在存儲過程中隨心所欲，那么就打大降低了檔案所反映信息的價值，會造成檔案管理工作的混亂。檔案信息管理與檔案實體管理的明顯區(qū)別在于信息載體的特殊性，需要由檔案行政管理部門研制定有關標準，如電子文件歸檔管理標等。網絡必須分出層次，以決定利用檔案信息的范圍。網絡信息和網絡體系結構都需要標準化，二者統一才能使網絡信息快速、準確地傳輸和使用。檔案信息管理軟件標準化，主要體現在應用軟件的通用性和統一性兩個方面。近幾年，電子歸檔系統得到逐步開發(fā)應用。一批優(yōu)秀的檔案計算機管理系統被推廣應用。在檔案工作中起著越來越重要的作用。但是，電子文件歸檔系統的開發(fā)應用目前還處在初級階段，各項功能還有待完善。而且標準化問題在檔案軟件越發(fā)體現出來，從目前已開發(fā)的電子歸檔管理軟件看，無論在設計思想還是在具體運用上，尚缺乏明確統一的規(guī)范標準，與文檔實踐工作還存在脫節(jié)的地方。因此，制定明確統一的電子文件歸檔管理規(guī)范標準應迅速提上議事日程，否則會造成更加混亂的問題。

2.檔案信息存儲數字化

主要包括三個方面的內容：檔案目錄數字化、檔案編研成果數字化、檔案全文數字化，其中檔案全文數字化是檔案數字化的核心問題。

3.檔案信息利用網絡化

二十一世紀人類已經進入互聯網時代，充分利用現代網絡技術，實現檔案信息社會化，是檔案信息化的重要標志，也是檔案數字化的最終目的。

計算機網絡技術的產生，使檔案信息能超越時間、空間、機構等因素提供利用。建立檔案信息網站，將其聯入互聯網或公眾信息網，不僅能實現檔案部門間的信息交流和資源共享，而且能夠拓展檔案利用服務的范圍：從封閉的機要服務轉向開放服務；從為單純國家機構服務擴展到為全社會服務；從單純?yōu)檎賳T服務擴展到為廣大民眾服務。我國檔案網絡建設規(guī)模與速度與其他機關、企事業(yè)單位相比，已處于落后狀態(tài)，我們應該充分認識到這一點，并且把創(chuàng)建檔案信息網絡體系作為一項重要工作來認真落實。

三、在我國檔案管理信息化建設中應該注意的問題

建立以計算機技術為主要手段的檔案管理信息系統，已經成為我國檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。當前，我國已將電子政務建設作為國家信息化的重點，這也必然推進我國檔案管理信息化的進程。但是我們也必須清楚的認識到，（下轉第10頁）（上接第6頁）檔案管理信息化是一個系統工程，它是檔案管理工作方式不斷創(chuàng)新的過程，不可能一蹴而就。多年來系統開發(fā)建設的實踐告訴我們，檔案管理信息系統建設的前途是光明，但道路是曲折的。在建設過程中，也出現了一些事與愿違的耗資工程，造成了很大的經濟損失。但是，我們決不能因噎廢食，應該總結我們工作中的失誤，積極的推進檔案管理信息化進程穩(wěn)步發(fā)展。總結一些失敗的教訓，我認為在檔案管理信息化建設中，要注意以下兩個問題。

1.系統開發(fā)過程中用戶參與程度低

由于信息系統的開發(fā)一般都是由專業(yè)人員承擔，所以在現實中，往往存在用戶的需求和系統開發(fā)人員的設計脫節(jié)的情況。加之各自在專業(yè)領域的差異，使得雙方共同起來比較困難，這就直接影響了信息系統功能的實現和發(fā)揮，甚至有可能導致信息系統開工程的失敗，造成嚴重的經濟損失。因此，用戶必須作為管理信息系統主要建設者的一部分在系統建設的各個階段直接參與，盡可能的和開發(fā)者溝通思想，及時反饋自己的意見，爭取和系統開發(fā)者達成共識，以期提高信息系統開發(fā)的成功率和實用性。

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1 明確檔案信息化

檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的指導之下，各個部門與機構全面應用現代化信息技術，對檔案的信息資源以及數據等進行搜集、整理等，保證可以提升檔案管理工作效率，優(yōu)化檔案管理工作體系，增強其發(fā)展效果。檔案信息化就是在檔案管理過程中，相關管理人員利用檔案實體保管方式，將其作為管理工作的重點項目，然后利用數字化管理技術開展相關工作，向檔案管理實體提供信息化服務，轉變傳統檔案管理模式，打破傳統檔案管理方式的局限性。檔案信息化建設必須要明確以下幾點：第一，要保證檔案信息化建設的數字化與網絡化，第二，要保證可以利用檔案信息可以有效接收與傳遞，提升檔案信息數據儲存效率與質量，達到管理一體化目的。第三，要保證檔案信息資源共享，提升檔案信息資源的利用效率。第四，要保證檔案管理模式的更新，轉變傳統的檔案管理方式[1]。

2 檔案信息化建設問題分析

檔案信息化建設中還存在較多問題，影響著檔案信息化建設的有效性，難以提升檔案管理工作質量。具體問題表現為以下幾點：

第一，檔案信息化數據異構性問題。就是在檔案移交成為電子檔案中，各個單位與部門之間的數據庫不同，并且各個部門的數據來源于數據特征等不同，在實際情況下，會出現內部結構處理方式復雜等問題，導致出現檔案信息化數據異構性問題[2]。

第二，高度分散問題。檔案信息化建設中，各個檔案會散落在管理部門或是經濟單位，例如：在建設局與稅務局財務報表實際移交的時候，會出現各類重復或是分散的信息數據，相關管理人員要利用大量時間篩選出有價值的信息數據，這就導致檔案信息化建設效率降低。

第三，管理方式滯后。在檔案信息化建設過程中，經常會出現管理方式滯后的現象，難以提升檔案信息化建設質量，主要因為檔案信息化建設人員還不能根據信息化建設需求對其進行有效的管理，難以提升信息化建設工作效率與質量。

第四，管理觀念滯后。當前，部分檔案信息化建設與管理部門還沒有認識到檔案信息化建設工作的重要性，難以提升檔案信息化建設與管理工作質量，甚至還在應用傳統的紙質管理措施，無法增強檔案信息化建設效果[3]。

3 檔案信息化建設與檔案管理措施

檔案信息化建設與管理部門必須要制定完善的管理制度，減少檔案信息化建設與管理中存在的問題。

3.1 建設專門的網絡檔案系統

檔案信息化建設部門需要建設專門的網絡檔案系統，在網絡檔案系統中，技術人員可以綜合利用數字化平臺，例如：建設公眾、內部等信息服務網，發(fā)揮網站的作用，同時，還要統一檔案信息化建設標準，積極建設檔案信息化硬件與軟件基礎設置，提升檔案管理水平，促進信息資源共享工作的進步。

3.2 重視電子文件管理工作

檔案信息化建設部門必須要重視電子文件管理工作，減少其中存在的問題。首先，要重視計算機網絡體系的建設，提升文件傳輸效率，在文件傳輸之前，要將檔案信息轉換成為電子檔案格式，提升數據的可靠性與通用性，同時，還要保證電子檔案的價值。在傳輸電子文件期間， 必須要保證網絡安全性，提升電子文件傳輸工作效率與質量，同時，還要保證電子文件數據下載的真實性，將其儲存在光盤中[4]。

3.3 制定完善的技術處理制度

在檔案信息化技術處理過程中，相關檔案管理人員與技術人員必須要制定完善的管理制度，減少檔案技術處理工作問題，提升檔案技術處理工作效率與質量。在電子文件技術處理中，必須要重視電子文件保存問題的解決，在長時間電子文件保存中，必須要重視保存的準確性與安全性，定期對其進行復制處理，并且建立完善的競爭機制，避免出現電子文件保存不當的現象。

3.4 積極應用現代化管理措施

檔案信息化建設部門必須要積極應用各類現代化管理措施，提升資源共享管理效率與質量。在此期間，檔案信息化管理人員必須要將傳統檔案管理方式轉變成為現代化的檔案管理模式，積極應用網絡化技術與數據化技術，提升數據化檔案管理質量，減少其中存在的檔案管理問題[5]。

3.5 樹立正確的服務意識

檔案信息化建設部門必須要樹立正確的服務意識，利用先進服務觀念開展工作，提升檔案信息化建設質量與效率。在檔案信息化建設部門實際服務期間，相關管理人員必須要制定完善的管理制度，要求樹立正確的服務意識，根據檔案信息化管理部門的需求，提升檔案信息化建設工作效率與質量，減少其中存在的問題，并且采取有效措施解決問題，增強檔案信息化建設工作效果，進而優(yōu)化檔案信息化管理體系。

3.6 制定完善的管理制度

檔案信息化建設與管理部門必須要制定完善的管理制度，優(yōu)化檔案信息化建設與管理體系，提升檔案信息化建設效率。首先，相關管理部門必須要重視檔案信息化管理的軟件與硬件質量，增強檔案信息化建設效果，減少其中存在的問題。其次，檔案信息化建設與管理人員必須要制定信息資源整合體系，打破傳統檔案管理方式的局限性，發(fā)揮現代化檔案管理工作作用。最后，必須要提升農村管理工作效率，增強檔案信息化建設工作效果，避免出現病毒感染的現象與問題，同時，還要重視檔案信息化建設與管理工作服務質量。

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1 應用檔案管理軟件的優(yōu)點

 

(一)利用電子文件載體材料要比紙質檔案的壽命要長。使用軟件，首先要做的是將紙質檔案進行掃描，轉換DPF電子文件，然后掛接入庫，以往的紙質檔案在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，除了入檔案數據外，我們還可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，VCD、DVD光碟、小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞。

 

(二)極大地提高管理人員的工作效率

 

檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案人員從繁重的手工勞動中解脫出來，可以更好地從事檔案的收集和編研工作。比如我公司已經建立OA系統或類似系統及其接口，這些系統的數據可通過接口直接轉入文件管理功能;各部門文書人員可以通過使用文件管理功能，將文件錄入(轉入)文件庫;文件管理功能完成對文件的鑒定、整理和調整。不需要歸檔的文件可以存放到不歸檔文件庫中，需要歸檔的文件可在文件管理功能直接歸檔。

 

(三)檔案提供利用更加方便。我公司專職檔案人員有3人，每個人分管的檔案都不相同，一旦需要查找不在自己負責范圍內又未進檔案數據庫的檔案時，需要花費很長的時間，必須從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據卷號再去庫房查找，費時、費力。檔案進行數字化管理后，專職檔案人員無論是自己負責的檔案，還是他人負責的檔案，可以實現即時查詢，檔案人員選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，極大地減輕了檔案人員的負擔。另外對借閱檔案者，可以自動產生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還。

 

用戶可以根據系統賦予的權限對電子檔案目錄進行檢索查詢，找到所需的檔案目錄，同時對電子原文進行瀏覽、下載。對電子檔案進行查詢和利用不需要經過檔案管理人員，檔案管理人員只需要事先設定每個用戶的權限即可。系統會自動記錄網上對電子檔案查詢和利用的情況，隨時可以進行利用統計。如果用戶需要借閱檔案實體，可以直接到檔案部門去辦理借閱手續(xù)，取走檔案實體;也可以通過網站提出借閱預約申請，檔案管理員批準借閱預約申請后，用戶再到檔案室取走檔案實體。借閱管理可以進行借閱登記、歸還、催還和丟失的辦理，并可由檔案管理員制定借閱的規(guī)則和政策，由系統自動進行控制。

 

(四)檔案鑒定銷毀工作也實行了可控。對過期檔案需鑒定銷毀的，可以直接利用計算機管理，操作方便。檔案管理員可以定期進入系統的鑒定銷毀子系統，通過銷毀申請自動得到過期檔案的目錄，并打印銷毀申請。檔案管理人員可以在檔案鑒定功能中看到待銷毀申請的檔案目錄和原文信息，根據領導對鑒定銷毀申請的處理意見對其進行處理：更改過期檔案的密級和保管期限繼續(xù)進行保管或直接進行銷毀。選擇更改，則更改檔案的目錄信息，重新存入檔案庫中;如果選擇銷毀，則將被掛接的原文刪除，并把已銷毀檔案轉移到已銷毀數據中供列表查詢。

 

2 應用檔案管理軟件存在的主要問題

 

(一)檔案人員素質有待進一步提高

 

檔案信息化建設是一項復雜的系統工程，它涉及到包括計算機技術、網絡技術、信息安全技術等多面，因此對于檔案人才素質有較高的要求。網絡化利用要求管理人員掌握WEB技術，IP技術及數據庫技術等計算機專門技術，還要求掌握檔案利用技術。這種專門人才在檔案系統內明顯缺乏。檔案信息管理依賴其他部門人員，由于該人員缺乏檔案管理方面的知識，一旦出現疏忽情況，網站就沒有人維護、更新，甚至導致所有的投入都化為烏有。

 

(二)對檔案信息安全不容樂觀

 

在公司檔案逐步數字化的過程中，紙質材料與電子文件并存的情況將在相當長的一段時間內并存，而由于我們對數字化檔案的管理情況還不太熟悉，容易引發(fā)許多問題。例如，電子文件、電子檔案容易受到計算機病毒、黑客的攻擊而造成文件被偷盜、被修改，甚至造成系統崩潰的情況，現階段難以保證計算機系統、網絡的絕對安全。

 

(三)電子檔案的真實性鑒別有一定的難度

 

紙質檔案的信息內容附在紙質載體上，與紙質載體密不可分，因此真實性和原始性鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強。但受載體形式限制，紙質檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內容通過光、電信號的相互轉換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計算機等專用設備的再轉換，雖然存儲量大、節(jié)省了貯存空間，但在信號轉換過程中，由于受載體的轉換條件、存貯介質的穩(wěn)定性和技術操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺。

 

(四)電子檔案的法律效力問題

 

通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

 

(五)信息化進程有待加快

 

雖然我單位檔案案信息化工作已開展多年，建立了各門類檔案數據庫，但庫存檔案還有一部分沒有進行數字化轉換工作，檔案的信息化程度不高，而是停留在維持檔案日常的簡單管理上，甚至仍習慣于傳統的手工操作，手工查閱、檢索、利用檔案，并沒有實現真正意義上的檔案信息化管理，使檔案的利用效率偏低，影響了檔案利用工作的水平。

 

3 解決問題的途徑

 

(一)建立健全管理制度體系。管理制度始終是一項重要的保障，我們必須從人員的管理到軟件、硬件要求都作出明確的規(guī)定。如：檔案利用制度、文檔管理制度、系統運行環(huán)境安全管理制度、電子檔案管理制度等。

 

(二)加大宣傳力度，轉變檔案利用工作觀念，增強全社會利用檔案的意識

 

首先，檔案人員要抓住有利時機，向主管領導匯報檔案工作，介紹檔案工作的情況及取得的成就，通過舉辦檔案展覽、利用網絡平臺相關信息等各種有效的傳播手段，宣傳檔案工作的重要性。其次，盡可能使主管領導參加各類檔案活動，特別是參觀檔案工作比較突出的先進單位，讓主管領導了解其他單位的檔案工作情況及其領導的重視程度。從而增強領導的檔案意識，重視檔案工作，加大對檔案基礎設施的投入。

 

(三)建立高素質的檔案人才隊伍

 

檔案工作者要承擔檔案資源信息化、網絡化、數字化的開發(fā)、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是“看家守業(yè)，坐等利用”的“管理員”了，而是要具有一定現代科學技術能力的檔案專業(yè)人才。所以在這個歷史轉折期，檔案工作者要切實做好角色的轉變，才能適應時代的要求。有的同行認為，信息時代的檔案管理人員應該是“檔案信息導航員”，和“知識創(chuàng)新與創(chuàng)造者”。

 

隨著計算機網絡技術的進一步發(fā)展，公司檔案管理雖然也要跟上了這個“潮流”，但目前我們使用檔案管理軟件，還只停留在近十年檔案的數字化轉換工作，檔案數字化利用工作還未正式啟動，離檔案信息化管理工作目標尚有一段漫長的路要走，需要通過公司員工的共同努力，使豐富的庫藏資源得到充分利用，實現檔案管理同現代技術的有機結合，從而達到自動化、實時化、網絡化水平檔案管理水平。

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[關鍵詞]檔案管理、信息化、現代化

檔案是機關、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表及其他各種形式和載體的歷史記錄。它是一種信息資源，是信息和載體的統一體。然而，隨著檔案存放數量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題。要解決這些問題最好的辦法就是實現檔案管理信息化。所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。那怎樣才能實現檔案管理的信息化呢？我認為應該從增強檔案管理現代化意識、配備統一的管理設備、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制、建設復合型的管理隊伍這四個方面著手。

一、增強檔案管理現代化意識

在實現檔案管理現代化，發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，檔案工作人員要更新與我國現代化建設目標、規(guī)模和方法不相適應的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進步和科學管理的觀念。建立與時代合拍的檔案意識，切實轉變計劃經濟時代形成的對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，把檔案服務方式從傳統的被動式服務改變?yōu)橹鲃臃眨瑢⒎忾]式服務轉化為開放式服務，使檔案工作適應知識經濟時代的需要，適應社會發(fā)展的需要。還要加強對人才的培養(yǎng)。檔案管理現代化是不斷完善深化的過程，在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質的提高。檔案工作人員素質的提高，應包括思想意識、知識結構和操作技能等內容，還要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，又懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。

二、配備統一的管理設備

加快檔案信息化的建設，要及時配備檔案管理現代化所需要的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備，要充分發(fā)揮現代科技、縮微技術在檔案管理中的應用，加速實用、通用軟件的研制，加快檔案信息數字化處理步伐。要舍得投入財力，當前，各級檔案部門的財力主要來源于各級政府，這就需要做大量的工作，引進資金加快更新改造的步伐。同時，作為上級檔案主管部門，也可以與相關部門溝通協商、共同提出解決問題的辦法，在政策上給下部門創(chuàng)造條件，使檔案信息化建設加快發(fā)展。

三、創(chuàng)建規(guī)范的管理機制

建立規(guī)范的管理機制在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數據的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制，創(chuàng)新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立;如果相關檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。

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一、機關信息化與機關檔案信息化要實現同步推進

作為各級機關部門，應該認識到檔案信息化工作對于機關的重要性，能夠統一規(guī)劃，專注于加大投入檔案信息化資金的力度，確保機關檔案的信息化建設能具備所需的人力、物力、財力等，從而切實擔負責任，做好各級部門之間的相互協調與協作。協調處理能解決檔案信息化建設遭遇的困難或問題，有效推動建設檔案信息化與建設機關辦公自動化、電子政務之間的相互協調，從而圍繞信息化工作開展檔案的信息化管理工作，使機關檔案信息化能與機關信息化實現同步發(fā)展。但機關信息化要求機關做到與時俱進，從而為機關的檔案管理信息化建設提供更好的環(huán)境與條件，幫助解決檔案管理信息化建設問題。在當下機關加強信息化建設的環(huán)節(jié)，檔案人員應迎難而上，積極參與信息化建設，將檔案信息化建設變成機關信息化建設不可或缺的部分，從而將兩者相互地結合起來，實現機關的可持續(xù)發(fā)展與進步。要求檔案管理人員迎難而上，就應該提升檔案管理相關工作人員的綜合素質，做好檔案信息化管理方面的培訓工作，讓他們意識到檔案信息化管理對于機關發(fā)展的重要性，從而推動機關檔案信息化與機關信息化的和諧發(fā)展。

二、專注法規(guī)、標準，實現科學化、規(guī)范化的機關檔案信息化管理

開展機關檔案信息化建設就需要保持規(guī)范化的管理，能夠實現統一的規(guī)范，滿足統一的標準，讓電子文件歸檔，傳統載體檔案逐漸實現數字化，并通過數字化的傳遞、保管和利用等工作，實現規(guī)范化、標準化、有序化的要求。在檔案的信息化建設之中，各個機關都需要執(zhí)行電子文件管理、檔案數字化相應的技術標準和法律法規(guī)，這樣才能保證數字檔案資源的規(guī)范性、長期可讀性、格式統一性的要求，方便后續(xù)的存儲與共享，最終推動檔案信息資源的開發(fā)利用融入規(guī)范化、科學化的軌道。對于具有保存價值的電子文件，在機關檔案管理中應該實施集中化管理，完善技術標準的統一，監(jiān)理文件管理指標體系，實現規(guī)范化的電子文件管理。在機關檔案數字化加工之前，應該得到檔案行政管理部門的認可，并且能夠在業(yè)務的指導與監(jiān)督下進行操作。此外，機關還應不斷完善獲取檔案信息的能力，改變以往重藏輕用的觀念，注重增強機關檔案信息服務功能，使檔案信息的作用得到最大限度地發(fā)揮，從而提高機關檔案管理的信息化水平。

三、完善機關室藏檔案的數字化加工

機關在傳統載體檔案信息資源的研究中，應該積極開展數字化的檔案管理工作，將檔案信息資源的總量增加，發(fā)揮機關檔案管理部門的綜合優(yōu)勢，整合機關檔案的信息資源，才能逐漸實現各個部門之間的數字化檔案管理的互通。各個層次的機關應該對室藏檔案的數字化工作進行統籌的安排，這樣才可以嚴格遵循科學管理機關檔案的工作規(guī)律，針對各類基礎性的機關檔案工作進行分類與鑒定，夯實檔案管理的數字化基礎。如果條件允許，機關應盡可能針對紙質檔案建立全文數據庫，并加強多媒體數據庫建設。按照《紙質檔案數字化技術規(guī)范》中的一系列標準與要求，再配合照片、錄音、錄像等提出數字化檔案管理的具體規(guī)范，就能真正實現檔案數字化，建立健全紙質檔案的多媒體數據庫、全文數據庫。在移交機關檔案館的紙質檔案或其他載體的檔案時，應該充分考慮到數字化的檔案管理。

篇10

【關鍵詞】檔案信息化；建設；檔案管理現代化；促進

1.加強檔案信息化建設是社會發(fā)展與進步的重要表現

（1）隨著時間的前進，社會發(fā)展到了一定的程度，對于信息資源的需求和利用也越來越渴求，加上科技的發(fā)展，信息化時代的到來，給信息化檔案建設提供了機會，現在對信息資源的掌控程度是決定成敗的關鍵，有超過自然資源的勢頭，因此在信息革命的大潮中如何讓我們的國家和社會能夠處于強勁的前進勢頭，就需要我們加強檔案信息化建設工作，把這條道路走到底。

（2）檔案信息化是我國經濟發(fā)展寶貴資源。檔案是信息社會經濟和社會發(fā)展的寶貴信息資源，檔案資源信息化是新世紀檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是事關檔案事業(yè)全局發(fā)展的重大戰(zhàn)略。檔案信息化是進一步提高檔案管理和服務水平，實現檔案事業(yè)跨越式發(fā)展的重要一環(huán)。由于我國城市的發(fā)展和社會的進步使檔案工作面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，要實現檔案事業(yè)的新跨越，獲取檔案工作的新突破只有緊緊依托人才和科技加快發(fā)展檔案信息化。檔案工作只有緊跟形勢才能服務大局。作為檔案部門要在理論創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、科技創(chuàng)新和服務創(chuàng)新上有所作為，一個重大的舉措和最為關鍵的突破口就是實現檔案信息化管理。檔案部門只有早日實現信息化，跟上信息社會發(fā)展潮流，與時俱進，才能充分實踐“三個代表”重要思想，才能從根本上使檔案事業(yè)和整個有中國特色的社會主義事業(yè)一起實現跨越式發(fā)展。從這個意義上講，沒有檔案信息化，就沒有檔案工作的未來。檔案信息化是事關檔案事業(yè)發(fā)展的重要關鍵性問題，它使檔案工作面臨著挑戰(zhàn)卻又充滿了希望。

（3）檔案信息化建設即使順應社會的發(fā)展同時也是我國科學發(fā)展觀的體現。以現實為發(fā)展方向，以時展潮流為前進方向，充分利用現代技術來提升檔案管理工作，從觀念到工作模式進行改革和創(chuàng)新，促進檔案事業(yè)的長遠發(fā)展，以檔案管理為基礎，以服務為核心，從廣大人民的需要為出發(fā)點來進行檔案管理工作信息化建設的開展。響應國家科學發(fā)展、和諧發(fā)展的科學發(fā)展觀，用實踐來完成檔案信息化建設的基礎工作。

（4）檔案信息化建設是檔案管理現代化的重要標志。信息化發(fā)展水平現在是世界各國評判其發(fā)展水平的一個標準，也是一個國家或地區(qū)的實力象征，因此深化檔案管理工作改革，加強檔案信息化建設，將檔案信息建設放在檔案工作改革的首要地位，認清現實，讓檔案信息化進程可以和社會、城市的發(fā)展同步，以更好的完成輔助社會和城市發(fā)展的任務。

（5）檔案信息化建設是檔案工作者不可推卸的歷史責任。信息技術給我們的生活帶來了很大的變化，尤其是在便利性上，借助計算機、網絡、通信技術等等信息化技術，將我們的工作變得更加的快捷便利，省去了繁瑣的流程，可以將更多的精力放在如何提升服務質量上。檔案信息化建設具有歷史意義，是我們的社會發(fā)展的烙印。現代社會以科技為核心力量，充分體現了知識經濟時代的特點，這對社會產業(yè)結構都起了很大的變化，人們獲取信息資源的方式更多，渠道更廣，覆蓋面積更大，這些改變對于檔案管理工作來說要求也更多了。因此需要進行檔案信息化建設，以滿足不斷膨脹的信息增長需要，這是我們檔案工作者在這個時代的歷史使命。

2.準確把握檔案信息化建設水平促進檔案管理現代化

（1）加快數據準備推進檔案現代化管理進程。在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（2）用法律來規(guī)范檔案工作，用科技來發(fā)展檔案事業(yè)。首先，黨和政府作為檔案事業(yè)的監(jiān)督管理者，要以檔案法制化來進行檔案工作的管理，并且以檔案管理服務工作為中心開展工作，引入現代先進設備和技術來進行檔案工作的輔助任務。其次，檔案部門要完善現有的服務內容，并且不斷的去開發(fā)新的服務項目，提高服務水平和服務范圍，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供有利條件，以服務為基礎，做好檔案事業(yè)發(fā)展的基礎工作。第三，擴大檔案信息資源收集范圍，與其他檔案部門和，實現信息資源的共享，以擴大檔案信息類型和內容的覆蓋。這些基礎工作都是為檔案事業(yè)的發(fā)展夯實基礎，通過幾年幾十年的努力來為檔案事業(yè)的將來提供條件和資本，伴隨社會和人民經濟的發(fā)展，人們對信息資源的需要程度越來越高，我們必須及早的為將來做好準備，以滿足日益增加的信息需要。

（3）提高檔案法制建設。首先，進一步完善檔案法律法規(guī)體系。以國家檔案法規(guī)為支撐，研究制定和完善適應我國經濟和社會發(fā)展的地方檔案規(guī)章體系。制訂《檔案利用安全與保密辦法》等適應檔案事業(yè)發(fā)展的政府規(guī)章或規(guī)范性文件。其次，全面推進檔案依法行政工作。在全國建立權責明確、行為規(guī)范、監(jiān)督有效、保障有力的行政執(zhí)法體系，市級檔案行政管理部門要建立健全檔案行政執(zhí)法機構，縣級檔案行政管理部門配備專職檔案行政執(zhí)法人員。檔案行政執(zhí)法應做到合法行政、合理行政，程序規(guī)范。全面推行檔案行政執(zhí)法責任制，完善檔案行政執(zhí)法監(jiān)督網絡體系，建立公開、公平、公正的評議考核制和錯案責任追究制，對檔案執(zhí)法人員依法行政情況進行考核。在檔案行政執(zhí)法檢查，查處檔案違法案件方面要加大力度，擴大檔案行政執(zhí)法影響。i第三，加強檔案法律法規(guī)的學習宣傳。把檔案法規(guī)教育納入各級普法教育之中，增強檔案普法宣傳效果，提高檔案社會意識。做到“五五”普法工作，不斷提高社會的檔案意識和檔案法制觀念，鞏固依法治檔的社會基礎，營造適合檔案事業(yè)發(fā)展的良好社會環(huán)境。

（4）加快檔案信息化基礎設施和應用系統建設。首先，建立和完善檔案館局域網，并提高各機關企事業(yè)單位檔案室計算機普及率和應用水平。其次，初步建成全國檔案信息網絡，市及部分縣級檔案網絡依托政務網實現館際相互聯。第三，逐步規(guī)范和統一檔案管理軟件，確保檔案數字信息“數據規(guī)范、標準統一、長期可用”。

（5）加強檔案隊伍建設。檔案管理工作需要一直優(yōu)秀的檔案隊伍才能對其發(fā)展有所保證，因此，各單位各部門需要加強檔案隊伍的建設工作，通過員工再培訓、招聘吸納優(yōu)秀檔案管理工作者、為檔案員工開展講座提供交流的平臺，讓檔案工作者的自身素質得到提升，通過獎懲機制來激勵員工的工作積極性和上進心，保持檔案事業(yè)發(fā)展的活力。