導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇檔案數(shù)字化工作要求，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化存在問(wèn)題解決對(duì)策

隨著國(guó)有企業(yè)信息化建設(shè)快速發(fā)展，作為國(guó)有企業(yè)信息化建設(shè)重要組成部分的檔案信息化建設(shè)也提上日程，而檔案數(shù)字化工作是國(guó)有企業(yè)檔案信息化工作的內(nèi)容之一，開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)是目前國(guó)有企業(yè)檔案部門開(kāi)展的重要工作之一，是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化的重要舉措，也是檔案部門提升服務(wù)能力、拓寬服務(wù)領(lǐng)域的重要途徑之一。筆者從2004年至今一直從事國(guó)有企業(yè)檔案管理工作，在多年的實(shí)踐工作中發(fā)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)面臨著一些不容忽視的具體問(wèn)題，本文就存在的問(wèn)題進(jìn)行分析探討，并提出一些解決對(duì)策。

1.國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的主要問(wèn)題

1.1對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度不夠

檔案數(shù)字化，一方面可以提升查閱效率，相較于傳統(tǒng)的查閱方式，數(shù)字化后的檔案查閱只需要幾分鐘甚至更短的時(shí)間就可以查閱到檔案原文的掃描件。另一方面數(shù)字化后的檔案可以封閉保存，沒(méi)有特殊情況不再使用，有利于保護(hù)原件。但是在國(guó)有企業(yè)，檔案管理工作沒(méi)有得到足夠重視，檔案數(shù)字化工作比較滯后，導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)檔案室變成無(wú)人問(wèn)津的部門，檔案管理人員責(zé)任心強(qiáng)的會(huì)默默無(wú)聞的工作著，責(zé)任心不強(qiáng)的檔案堆積成山，沒(méi)人整理，連查找都困難，更談不上檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)了。從根本上說(shuō)，檔案數(shù)字化建設(shè)與否，建設(shè)質(zhì)量的好壞，建設(shè)進(jìn)度的快慢，與國(guó)有企業(yè)的重視程度有關(guān)。

1.2軟硬件配備不足嚴(yán)重制約國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化工作的開(kāi)展

隨著信息化建設(shè)飛速發(fā)展，國(guó)有企業(yè)檔案管理部門也配備了一些計(jì)算機(jī)及掃描儀設(shè)備，但是這些設(shè)備是有使用年限的，由于資金不足等原因，設(shè)備更新緩慢，老的計(jì)算機(jī)與檔案管理軟件的要求不匹配導(dǎo)致軟件運(yùn)行緩慢甚至無(wú)法運(yùn)行，掃描儀老舊致使掃描圖像不清晰，甚至有的還沒(méi)有專門的檔案管理軟件。沒(méi)有好的檔案數(shù)字化工作所需的軟硬件設(shè)備，導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化工作無(wú)法開(kāi)展或進(jìn)展緩慢。

1.3檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)不兼容

目前，各軟件公司制作的檔案管理軟件和OA辦公軟件種類繁多，國(guó)有企業(yè)也是根據(jù)自己的需要自行購(gòu)買檔案管理軟件和OA辦公軟件，致使檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)兩者不兼容，造成不能依托OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上錄入和查詢等，形成的數(shù)據(jù)也難以轉(zhuǎn)換實(shí)現(xiàn)共享。以昆明公交公司為例，昆明公交公司使用的OA辦公系統(tǒng)是電子政務(wù)網(wǎng)上的政府信息公開(kāi)系統(tǒng)，而檔案管理系統(tǒng)是珠海泰坦軟件公司開(kāi)發(fā)的檔案綜合管理系統(tǒng)，兩者是不能兼容的，政務(wù)網(wǎng)上的收發(fā)文要?dú)w檔，只能從政務(wù)網(wǎng)上下載下來(lái)，然后一條條的錄入檔案管理系統(tǒng)中，形成的電子文件也只能一條條對(duì)應(yīng)的導(dǎo)入檔案軟件中，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作效率低下。

1.4檔案管理人員素質(zhì)不高、配備不足

檔案管理人員素質(zhì)的高低決定著國(guó)有企業(yè)檔案管理水平的高低，隨著辦公自動(dòng)化的普及，對(duì)檔案管理人員也提出了新的要求，檔案管理人員除了會(huì)傳統(tǒng)的手工整理檔案外，還會(huì)利用現(xiàn)代化的手段對(duì)檔案進(jìn)行管理。但是在國(guó)有企業(yè)，檔案管理人員素質(zhì)高低不一，為了節(jié)約編制，一般使用秘書兼管檔案管理工作，專職人員少，檔案工作大多停留在手工管理階段，不利于檔案數(shù)字化工作的開(kāi)展。

1.5缺乏技術(shù)指導(dǎo)

檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)技術(shù)含量、操作規(guī)范度很高的工作，檔案數(shù)字化工作也正處在摸索和嘗試階段。在國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化工程中，檔案管理人員對(duì)掃描技術(shù)、掃描流程、掃描方式、色彩模式、掃描分辨率、存儲(chǔ)格式、掃描過(guò)程控制等掌握不夠，缺乏技術(shù)指導(dǎo)。

1.6安全問(wèn)題突出

國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的安全問(wèn)題主要有三個(gè)方面，一是缺乏安全保管電子檔案的設(shè)施，如光盤、移動(dòng)硬盤、防磁柜等。二是數(shù)字化過(guò)程中的安全問(wèn)題，由于紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，紙質(zhì)檔案在從庫(kù)房拿出來(lái)數(shù)字化的過(guò)程中，難免出現(xiàn)紙質(zhì)檔案丟失情況。三是網(wǎng)絡(luò)安全沒(méi)有保障，安全措施不到位，其他部門的電腦還連著外網(wǎng)等。

1.7檔案數(shù)字化制度欠缺

2005年國(guó)家檔案局的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》是紙質(zhì)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)，各省市也出臺(tái)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，為紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作提供了相關(guān)的技術(shù)指導(dǎo)，由于各國(guó)有企業(yè)紙質(zhì)檔案的種類不盡相同，國(guó)有企業(yè)沒(méi)有根據(jù)自身情況制定檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，完全參照國(guó)家統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和省市標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，致使在檔案數(shù)字化過(guò)程中，沒(méi)有制度可依，無(wú)章可循。

1.8有些檔案數(shù)字化工作重復(fù)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，政府也在推行電子政務(wù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上收文發(fā)文，推進(jìn)無(wú)紙化辦公工作，使信息可以迅速、準(zhǔn)確地到達(dá)相關(guān)部門，從而極大的降低社會(huì)成本，提高文件傳閱速度。但在很多國(guó)有企業(yè)，由于各方面的原因，并沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，政務(wù)網(wǎng)的文件還是習(xí)慣下載后打印出來(lái)給領(lǐng)導(dǎo)批閱后存檔，這一部分打印出來(lái)的政務(wù)網(wǎng)文件存檔后就不可避免出現(xiàn)再數(shù)字化的現(xiàn)象，造成重復(fù)和浪費(fèi)。

2.解決對(duì)策

國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，筆者認(rèn)為應(yīng)著力采取的對(duì)策主要有：

2.1加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化工作的領(lǐng)導(dǎo)

國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的最終目的在于提高國(guó)有企業(yè)效率，提高領(lǐng)導(dǎo)決策和管理水平，國(guó)有企業(yè)應(yīng)該把檔案的數(shù)字化建設(shè)納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，把檔案的數(shù)字化建設(shè)納入國(guó)有企業(yè)信息化建設(shè)當(dāng)中，作為國(guó)有企業(yè)信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容來(lái)建設(shè)，明確主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員在檔案數(shù)字化建設(shè)方面的責(zé)任，在物力人力財(cái)力方面給予支持，有了領(lǐng)導(dǎo)的支持，檔案的數(shù)字化工作便能順利的開(kāi)展。

2.2增撥專項(xiàng)資金，配足軟硬件設(shè)施

為使檔案數(shù)字化工作能夠順利開(kāi)展，國(guó)有企業(yè)應(yīng)該把數(shù)字化工作所需的經(jīng)費(fèi)列入國(guó)有企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算中，增加撥付檔案數(shù)字化建設(shè)專項(xiàng)資金，重新為檔案室配足計(jì)算機(jī)、掃描儀、防磁柜、光盤、移動(dòng)硬盤、檔案管理軟件等設(shè)備，并根據(jù)需要進(jìn)行更新?lián)Q代和最新優(yōu)化升級(jí)，使之完全符合檔案數(shù)字化工作的需要，檔案部門要多與領(lǐng)導(dǎo)溝通協(xié)商，爭(zhēng)取支持，以保證檔案數(shù)字化建設(shè)順利進(jìn)行。

2.3建設(shè)統(tǒng)一管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接

隨著辦公自動(dòng)化的普及，電子檔案數(shù)量不斷激增，建設(shè)統(tǒng)一管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接至關(guān)重要，國(guó)有企業(yè)要真正實(shí)現(xiàn)文檔一體化，做到從文件到檔案的轉(zhuǎn)變不需要數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換與遷移，同時(shí)也提高檔案工作的效率。這就要求國(guó)有企業(yè)要加大資金投入，檔案部門要加強(qiáng)與軟件制作部門的溝通協(xié)調(diào)，使OA辦公系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)具備符合檔案管理要求的功能，實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接。

2.4加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

人才隊(duì)伍建設(shè)是檔案數(shù)字化工作順利開(kāi)展的先決條件，必須加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作人才隊(duì)伍建設(shè)。一是人員保障，檔案數(shù)字化工作量大，必須有足夠的人員才能完成，如有外包能力可以請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)完成，沒(méi)有外包能力的可以挖掘內(nèi)部潛力，從其他部門借調(diào)一些人員過(guò)來(lái)幫忙完成，并配備一名計(jì)算機(jī)專業(yè)人才負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)的管理及相關(guān)業(yè)務(wù)工作。二是檔案管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，根據(jù)檔案發(fā)展需要不斷提升專業(yè)技能，學(xué)會(huì)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、檢索和開(kāi)發(fā)利用，積極參加檔案知識(shí)培訓(xùn)班，自覺(jué)學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化各項(xiàng)規(guī)章制度，讀透研透其中的內(nèi)容并應(yīng)用到實(shí)際操作中，保障檔案數(shù)字化工作的有效開(kāi)展。

2.5加強(qiáng)與檔案部門聯(lián)系

積極到省市檔案局參觀學(xué)習(xí)數(shù)字化建設(shè)方面的經(jīng)驗(yàn)，請(qǐng)專家親自過(guò)來(lái)開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，傳授檔案數(shù)字化方面的專業(yè)知識(shí)，及時(shí)掌握數(shù)字化工作的方法，參觀其他成功單位的檔案數(shù)字化情況，獲得旁人已經(jīng)取得的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，從而少走彎路，提高工作效率。

2.6加強(qiáng)檔案數(shù)字化的安全管理

檔案先進(jìn)的管理手段帶來(lái)工作效率的提高，同時(shí)也對(duì)檔案安全管理提出了更高的要求，可以從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)檔案的安全管理。一是加大資金投入，購(gòu)買存儲(chǔ)設(shè)備如光盤、移動(dòng)硬盤、防磁柜等，確保檔案保管安全。二是加強(qiáng)檔案數(shù)字化流程的監(jiān)控，制定明確的責(zé)任制度，杜絕數(shù)字化過(guò)程中檔案丟失的現(xiàn)象發(fā)生。三是引進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全管理人員，制定檔案安全管理制度，按時(shí)進(jìn)行備份，定期開(kāi)展檔案安全保密檢查工作，發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)整改，發(fā)生責(zé)任事故嚴(yán)肅處理，與檔案管理軟件聯(lián)網(wǎng)的電腦不能同時(shí)連著外網(wǎng)，所有的電腦實(shí)行專管專用，實(shí)行密碼登陸，做好防火墻等安全設(shè)置，并隨時(shí)更新病毒庫(kù)。

2.7完善檔案數(shù)字化工作制度

制定規(guī)范，明確標(biāo)準(zhǔn)，這是保證掃描質(zhì)量的重要步驟，國(guó)有企業(yè)檔案在進(jìn)行數(shù)字化工作之前，應(yīng)根據(jù)國(guó)有企業(yè)的實(shí)際情況，制定和完善檔案數(shù)字化工作制度，包括整理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、圖像掃描技術(shù)規(guī)范、責(zé)任制度、安全保密制度等，并使檔案數(shù)字化責(zé)任具體到了崗位和人，嚴(yán)格質(zhì)量控制，明確工作流程，明確掃描方式、色彩模式、掃描分辨率、存儲(chǔ)格式、掃描過(guò)程控制等，在制度上保證了檔案數(shù)字化工作向更高質(zhì)量、更加規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。還可以實(shí)行激勵(lì)制度，對(duì)檔案數(shù)字化工作比較先進(jìn)的檔案部門進(jìn)行激勵(lì)，以物質(zhì)激勵(lì)和精神激勵(lì)相結(jié)合，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

2.8實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，避免重復(fù)數(shù)字化

在國(guó)有企業(yè)的信息化建設(shè)中，國(guó)有企業(yè)可以利用內(nèi)部局域網(wǎng)，把不的檔案通過(guò)局域網(wǎng)向內(nèi)部開(kāi)放，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息資源聯(lián)網(wǎng)，無(wú)紙辦公，減少紙張，OA系統(tǒng)中形成的電子文件可以通過(guò)與檔案系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)換，避免出現(xiàn)了在OA系統(tǒng)中形成的電子文件打印后再數(shù)字化的現(xiàn)象，造成重復(fù)和浪費(fèi)。同時(shí)要做好保密工作，要對(duì)外必要信息時(shí)，應(yīng)做到科學(xué)地把握保密和利用的關(guān)系，做好信息安全保密，同時(shí)要積極開(kāi)展服務(wù)，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，開(kāi)展國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)字化工作，重在堅(jiān)持，要將檔案數(shù)字化建設(shè)納入國(guó)有企業(yè)信息化建設(shè)中，積極探索出最適合自身的數(shù)字化建設(shè)道路。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊公之.檔案信息化建設(shè)實(shí)務(wù)[M].中國(guó)檔案出版社

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一、數(shù)字化中期：目錄優(yōu)先，注重源頭，確保質(zhì)量

1. 確保目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)范和完善

雖然檔案信息全文數(shù)字化是數(shù)字化工作的方向，但在全文檢索還無(wú)法大規(guī)模實(shí)現(xiàn)的今天，機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)仍是檔案檢索的主戰(zhàn)場(chǎng)，構(gòu)建規(guī)范和完善的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案信息進(jìn)行數(shù)字化的第一步。各學(xué)校應(yīng)首先補(bǔ)充完善案卷級(jí)與文件級(jí)機(jī)讀目錄，特別是辦學(xué)歷史悠久和館藏檔案數(shù)量大的學(xué)校；其次，應(yīng)檢查已有機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量和規(guī)范，目錄信息能否規(guī)范、準(zhǔn)確地反映檔案內(nèi)容。

2. 重視電子文件的接收

電子文件的接收是減輕檔案數(shù)字化工作壓力的有效途徑，每推遲一年接收電子文件，就意味著以后要多花人才物力對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化工作。目前，大部分學(xué)校都實(shí)現(xiàn)了校園辦公自動(dòng)化，但都著重于文件資料的流轉(zhuǎn)利用，至于歸檔保存則是另一回事。因此，學(xué)校檔案部門應(yīng)主動(dòng)與本單位信息部門商討，將檔案信息化管理納入校園信息化工程，以實(shí)現(xiàn)電子文件的網(wǎng)上傳輸和歸檔，對(duì)于還未實(shí)現(xiàn)校園一體化的單位，則應(yīng)要求在紙質(zhì)文件歸檔同時(shí)要求提交電子版。

3. 做好全文數(shù)字化檔案的校驗(yàn)工作

全文數(shù)字化是一項(xiàng)工作量相當(dāng)龐大的工程，但學(xué)校專職檔案管理人員往往人數(shù)偏少，因而檔案全文數(shù)字化工作一般都委托給數(shù)字化處理專業(yè)公司來(lái)做。數(shù)字化專業(yè)公司常常是在短期內(nèi)加班加點(diǎn)完成委托的數(shù)字化處理任務(wù)，至使檔案管理人員無(wú)法逐個(gè)對(duì)圖像文件進(jìn)行校驗(yàn)。因此，各學(xué)校在與數(shù)字化處理專業(yè)公司簽訂數(shù)字化處理技術(shù)委托合同時(shí)，應(yīng)明確寫明數(shù)字化處理的質(zhì)量要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢查方法以及質(zhì)量問(wèn)題的解決辦法等。在實(shí)踐過(guò)程中，除了數(shù)字化專業(yè)公司指定專人負(fù)責(zé)數(shù)字化處理中的校驗(yàn)工作，還應(yīng)安排檔案管理人員進(jìn)行抽樣校驗(yàn)工作，校驗(yàn)工作與專業(yè)公司數(shù)字化處理工作同步，做到隨掃隨校，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，立即重掃，確保不會(huì)出現(xiàn)圖像歪斜、污點(diǎn)、大小不一等情況。

二、數(shù)字化后期：統(tǒng)籌兼顧，安全第一，講求實(shí)效

1. 統(tǒng)籌兼顧，保證數(shù)字化工作可持續(xù)

檔案數(shù)字化工作牽涉多個(gè)業(yè)務(wù)部門，只有統(tǒng)籌和兼顧好各種關(guān)系，數(shù)字化工作才能可持續(xù)。一是要善于共享、利用本校的軟硬件設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)資源，避免不必要的重復(fù)投資；二是要合理分配部門內(nèi)人員和技術(shù)，避免有限資源的不合理分配；三是要根據(jù)館藏實(shí)際情況配置適用的設(shè)備，避免不必要的高起點(diǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)和盲目跟風(fēng)；四是要合理安排每年的工作進(jìn)度，避免不切實(shí)際、盲目樂(lè)觀地定數(shù)量、定進(jìn)度；五是要借檔案數(shù)字化之機(jī)，進(jìn)一步規(guī)范紙質(zhì)檔案管理，避免數(shù)字化檔案被隨意訪問(wèn)、篡改、復(fù)制等破壞檔案原始憑證性和真實(shí)性所帶來(lái)的嚴(yán)重后果。

2. 確保數(shù)字化工作的安全

首先，檔案數(shù)字化過(guò)程中要大量利用檔案實(shí)體，因而應(yīng)加強(qiáng)檔案實(shí)體流通過(guò)程的監(jiān)控，保證檔案實(shí)體不丟失、不損壞，確保絕對(duì)安全；其次，要選擇安全的檔案信息存儲(chǔ)設(shè)備。數(shù)字檔案信息能否長(zhǎng)期存取與存儲(chǔ)介質(zhì)息息相關(guān)，一旦存儲(chǔ)介質(zhì)受損，其數(shù)據(jù)也將不復(fù)存在。因此，應(yīng)選擇優(yōu)質(zhì)、安全的存儲(chǔ)介質(zhì)來(lái)確保數(shù)字檔案信息的安全，如光盤、移動(dòng)硬盤、服務(wù)器等。再次，要做好檔案信息備份。數(shù)字化處理的檔案信息應(yīng)備份兩套以上，其中原件封存保管，復(fù)件用于對(duì)外查閱利用和異地保存，同時(shí)做好原件與復(fù)件數(shù)據(jù)的比對(duì)校驗(yàn)工作，確保備份信息可讀、可還原，并做好數(shù)據(jù)信息備份時(shí)的登記工作。最后，應(yīng)做好信息數(shù)據(jù)庫(kù)的日常維護(hù)，以防止數(shù)據(jù)的丟失、破壞、更改、非法下載復(fù)制、病毒侵襲、系統(tǒng)崩潰、硬件損壞等不安全因素。

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【關(guān)鍵詞】航空 科技 檔案 數(shù)字化

一、引言

航空科技檔案是航空科學(xué)家智慧和心血的結(jié)晶，對(duì)于我國(guó)航空科技的發(fā)展，新型飛行器的研制都有著重要的價(jià)值。中國(guó)空氣動(dòng)力研究與發(fā)展中心作為國(guó)家空氣動(dòng)力學(xué)的最高研究機(jī)構(gòu)，每年都要進(jìn)行大量的空氣動(dòng)力學(xué)實(shí)驗(yàn)、計(jì)算和設(shè)計(jì)研究，其工作基本設(shè)計(jì)了我國(guó)所有現(xiàn)役和在研的飛行器，保存了大量原始、珍貴的航空科技檔案。為了更好的保持這些珍貴資料，更有效的利用它們，需要使用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)，對(duì)這些重要航空科技檔案進(jìn)行數(shù)字化。實(shí)行高效、高質(zhì)的數(shù)字化管理，確保檔案處理的質(zhì)量以及保存檔案。本文根據(jù)航空科技檔案數(shù)字化的需要，設(shè)計(jì)了數(shù)字化的總體技術(shù)方案，制定了數(shù)字化技術(shù)方案的組織實(shí)施方案，然后按照技術(shù)方案圓滿完成了航空科技檔案的數(shù)字化工作。數(shù)字化結(jié)果滿足了技術(shù)要求，并在科研工作中得到了應(yīng)用，受到了國(guó)家有關(guān)部門和相關(guān)科技工作者的好評(píng)。

（一）總體技術(shù)方案

1.文件掃描方案

（1）確定合適的設(shè)備。對(duì)設(shè)備的要求除了要充分考慮它的經(jīng)濟(jì)性和效率性，同時(shí)也要根據(jù)實(shí)際的材料進(jìn)行選擇。通過(guò)滿足條件組合配置的有1臺(tái)漢王掃描儀、1臺(tái)中晶A3幅面平板掃描儀、一臺(tái)Sharp363復(fù)印機(jī)、一套專業(yè)書刊掃描系統(tǒng)Book Drive mini。由于科技檔案的品種多樣性，可以根據(jù)具體的實(shí)際操作，選擇以復(fù)印機(jī)這樣的高速掃描儀為主，Book Drive mini這樣的數(shù)字照相設(shè)備和其它平板掃描儀為輔的設(shè)備配置方案，結(jié)合起來(lái)完成整個(gè)航空科技檔案的數(shù)字化工作。

（2）選擇合適的掃描處理軟件。對(duì)于航空檔案數(shù)字化的處理，根據(jù)實(shí)驗(yàn)比較后，我們選用了清華研制的TI-Scan軟件，該軟件操作簡(jiǎn)單，運(yùn)行速度較快，功能比較切合數(shù)字化工作需求，能夠批量導(dǎo)入、黑白二值化和存儲(chǔ)掃描后的圖片，功能配合后在一定程度上可以批量地完成去黑邊、去污、傾斜校正、旋轉(zhuǎn)等處理工作任務(wù)，尤其是結(jié)合利用反色與圖像增強(qiáng)功能對(duì)鉛筆、鋼筆、手寫、字跡模糊不清的檔案處理效果較好。

（3）數(shù)字化掃描參數(shù)的設(shè)定?？萍紮n案數(shù)字化的原則是數(shù)字化后的電子檔案清晰可讀，并且滿足網(wǎng)絡(luò)檢閱快速的要求，因此，我們采用了以下規(guī)范：

掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。然后根據(jù)實(shí)際情況確定掃描分辨率調(diào)整清晰度，使兩者之間平衡。

最后為了網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的需要，我們將各種圖片通過(guò)專業(yè)軟件處理成連續(xù)的PDF格式，這樣既能盡量的提高檔案掃描效果，還能盡可能的減少存儲(chǔ)空間。

（二）文件保存方案

1.掃描文件的處理格式：黑白圖片存為tif格式，彩色圖片存為jpg格式。2.文件存儲(chǔ)路徑：確定保存格式、路徑。3.文件格式的轉(zhuǎn)換：運(yùn)用相關(guān)軟件對(duì)格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換。4.數(shù)字檔案的的檢索和使用：目前我們將處理好的PDF文件上傳至本單位的內(nèi)部局域網(wǎng)中的“情報(bào)信息網(wǎng)站”中，實(shí)現(xiàn)在一定范圍內(nèi)的檔案信息資源的共享化。在網(wǎng)站定用戶可以通過(guò)目錄搜索功能，查詢到自己所需要的檔案，并可以直接為用戶提供全文pdf閱讀。由于保密的原因，文件只限一定權(quán)限的用戶在內(nèi)部局域網(wǎng)上閱讀利用。

（三）組織實(shí)施方案

數(shù)字化工作流程

工作流程具體包括：明確工作內(nèi)容與周期、明確工作標(biāo)準(zhǔn)、確定工作流程、配置工作人員、確定質(zhì)量管控指標(biāo)、確定實(shí)施技術(shù)途徑、工作環(huán)境搭建、制定數(shù)字化工作計(jì)劃、人員培訓(xùn)、待數(shù)字化科技檔案的整理分類、紙質(zhì)檔案掃描、掃描文件的處理、處理文件的檢查驗(yàn)收。

（四）數(shù)字化工作中的質(zhì)量管理與控制方法

科技檔案數(shù)字化工作中為了確保檔案的完整性，確定檔案的使用價(jià)值，提高管理工作的效率和質(zhì)量，有根據(jù)、有規(guī)劃的進(jìn)行檔案管理。

1.將檔案鑒定后的結(jié)果，以檔案號(hào)、檔案名稱、檔案密級(jí)、張數(shù)等關(guān)鍵要數(shù)為主題準(zhǔn)確制定出數(shù)字化科技檔案工作總表或者詳細(xì)清單，以此為基礎(chǔ)制定出檔案整理工作的管理分表。2.將檔案的領(lǐng)取人、領(lǐng)取時(shí)間、收回、整理頁(yè)碼數(shù)量等作為管理控制參數(shù)，防止檔案的丟失并及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案號(hào)、檔案張數(shù)是否錯(cuò)誤，一方面為統(tǒng)計(jì)工作量，確定工作進(jìn)度提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也為后期掃描與處理環(huán)節(jié)的控制管理提供了基礎(chǔ)參數(shù)。3.在掃描過(guò)程中要遵循“五查三記錄”原則，并且在該環(huán)節(jié)的管理控制分表中填寫掃描人、掃描數(shù)量、交貨時(shí)間；4.結(jié)合這些管理分表，科技檔案數(shù)字化工作管理者有效地掌握了工作的進(jìn)度、掌握了每天工作的數(shù)量和質(zhì)量，及時(shí)了解工作存在的困難，并分析找出了問(wèn)題的對(duì)策，最終確保了數(shù)字化工作的高質(zhì)高效。

二、應(yīng)用與驗(yàn)證

通過(guò)實(shí)踐應(yīng)用證明，此次我們的航空科技檔案數(shù)字化工作是高質(zhì)量、高效益的。在三個(gè)月時(shí)間內(nèi)共數(shù)字化處理了1210個(gè)案卷，2945份，共計(jì)20余萬(wàn)張航空科技檔案。并且數(shù)字化成果已成功應(yīng)用在了內(nèi)部局域網(wǎng)上，受到了單位科技研究人員的一致好評(píng)。

三、結(jié)論

本文提出的技術(shù)方案是可行的，對(duì)于航空科技檔案的數(shù)字化處理，該技術(shù)可否推廣使用，有什么需要改進(jìn)的地方，有什么好的經(jīng)驗(yàn)或者差的教訓(xùn)。

四、結(jié)束語(yǔ)

實(shí)踐證明，要確?？萍紮n案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量，不僅需要有效的組織管理和技術(shù)手段，還需要不斷完善補(bǔ)充包括科技檔案電子文檔信息管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、檔案信息化處理與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范?？萍紮n案數(shù)字化信息資源的重要價(jià)值還體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的應(yīng)用，為科技人員提供快速、高效的科技檔案信息資源服務(wù)。

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篇4

一、檔案數(shù)字化工作中遇到的問(wèn)題初探

（一）資金投入力度有待加大

由于數(shù)字化建設(shè)需要計(jì)算機(jī)技術(shù)和相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備支持，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式不同，因此建設(shè)成本比傳統(tǒng)的檔案管理成本要高，但在數(shù)字化建設(shè)時(shí)，技術(shù)設(shè)備的采購(gòu)工作中存在嚴(yán)重的資金缺乏現(xiàn)象，從而導(dǎo)致服務(wù)器或計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備短缺，不能滿足資料存儲(chǔ)的需求，因此檔案管理的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程發(fā)展緩慢，數(shù)字化建設(shè)工作難以有效開(kāi)展。

（二）檔案管理制度有待健全

檔案信息化管理和運(yùn)用比較混亂，主要表現(xiàn)在內(nèi)部檔案信息難以保持協(xié)調(diào)穩(wěn)定狀態(tài)?，F(xiàn)在我國(guó)大部分組織單位沒(méi)有明確的檔案管理制度，只是將重點(diǎn)放在檔案建設(shè)的表面工作上，真正能夠用于研究應(yīng)用的檔案信息少之又少，所以導(dǎo)致現(xiàn)在很多檔案失去了其本身的意義和價(jià)值。

（三）管理人員建設(shè)有待加強(qiáng)

檔案管理工作是系統(tǒng)性和復(fù)雜性的工作，對(duì)檔案管理工作人員的要求較高，不僅需要有豐富的專業(yè)知識(shí)，還需要對(duì)城市建設(shè)及相關(guān)內(nèi)容有所了解，在檔案錄入時(shí)要求具備有較高的計(jì)算機(jī)水平，從而滿足檔案的錄入、存儲(chǔ)及管理需要。就目前來(lái)看，在檔案管理工作中，大部分管理工作人員的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不足，技術(shù)水平及計(jì)算機(jī)操作水平較低，難以滿足城市檔案管理數(shù)字化建設(shè)的需要，存在嚴(yán)重的人才短缺現(xiàn)象。

（四）安全管理工作有待落實(shí)

對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理雖能有效提高管理水平和工作效率，但在管理的同時(shí)也存在較大的安全隱患，由于紙質(zhì)檔案具有真實(shí)性和準(zhǔn)確性強(qiáng)的特點(diǎn)，易于長(zhǎng)時(shí)間保存。但數(shù)字化管理工作是在計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)上操作的，將檔案錄入到計(jì)算機(jī)中，并進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)共享。在檔案管理工作中需要有先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備支持，存在較強(qiáng)的依賴性，當(dāng)數(shù)字檔案受到外界環(huán)境影響時(shí)，就會(huì)發(fā)生系統(tǒng)故障或受到外界黑客攻擊，從而引發(fā)檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞，恢復(fù)工作十分困難，對(duì)城市建設(shè)工作來(lái)說(shuō)較為不利，不利于促進(jìn)城市的發(fā)展。

二、檔案數(shù)字化工作中的優(yōu)化策略

（一）加大投入，完善軟硬件設(shè)施建設(shè)

軟硬件設(shè)施建設(shè)是開(kāi)展檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)和前提，因此，要加大資金投入，購(gòu)置先進(jìn)的微機(jī)、掃描儀、備份磁盤、檔案系統(tǒng)管理軟件等設(shè)施；要加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理軟件的研發(fā)利用工作，不斷改進(jìn)和完善與檔案數(shù)字化建設(shè)相匹配的檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)的要求。

（二）加強(qiáng)管理，建立健全管理制度

1.檔案數(shù)字化制度制定的時(shí)候，要對(duì)單位內(nèi)部的實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行分析，對(duì)國(guó)家的相關(guān)檔案管理法規(guī)進(jìn)行仔細(xì)的研究，保證制定的檔案管理制度既能符合單位具體發(fā)展的需求，也能規(guī)范于國(guó)家的檔案管理法規(guī)。

2.數(shù)字化管理制度。即是針對(duì)檔案資源的收錄和信息管理，對(duì)信息查詢與信息利用提供方便，在檔案資源錄入時(shí)應(yīng)采用同種方式錄入，并對(duì)同種類型的檔案資源放入同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)，數(shù)據(jù)庫(kù)的資源要進(jìn)行及時(shí)更新，確保檔案的時(shí)效性。

3.信息化標(biāo)準(zhǔn)。在信息收集和信息格式、信息網(wǎng)站建立中都需要有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)支持，對(duì)檔案信息管理工作進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計(jì)與規(guī)劃，從而加強(qiáng)檔案網(wǎng)站的規(guī)范化管理。

（三）重視人才，加強(qiáng)管理人才建設(shè)

首先，要引進(jìn)不同知識(shí)結(jié)構(gòu)的熟練掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的特殊人才，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)管理和系統(tǒng)維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)利用和安全。其次，要合理配備和使用現(xiàn)有檔案工作人員，利用他們己有的檔案管理經(jīng)驗(yàn)開(kāi)展數(shù)字化工作，以提高工作效率，少走彎路。最后，要定期對(duì)檔案數(shù)字化工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)和軟件應(yīng)用技能培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)素養(yǎng)，以更好地勝任所承擔(dān)的檔案數(shù)字化工作。

（四）強(qiáng)調(diào)安全，強(qiáng)化安全管理體系建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案信息安全問(wèn)題日益凸顯，檔案數(shù)據(jù)安全問(wèn)題應(yīng)引起高度重視，在檔案館（室）開(kāi)展數(shù)字化工作時(shí)，要嚴(yán)格按照國(guó)家的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，制定相應(yīng)的安全保障制度和措施，通過(guò)各種手段和技術(shù)，提高抗風(fēng)險(xiǎn)能力，建立起完整配套的檔案實(shí)體安全與數(shù)據(jù)安全體系，從而排除檔案數(shù)字化建設(shè)中各種安全隱患。

此外，要推進(jìn)落實(shí)網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)的建設(shè)。當(dāng)前階段數(shù)字化的檔案管理還需要建立專業(yè)化的網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)，數(shù)字化檔案管理的本質(zhì)是要將檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化內(nèi)容進(jìn)行管理，但如果僅僅將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)字化內(nèi)容，而不通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行資源共享，則僅僅是將紙質(zhì)檔案中的內(nèi)容傳輸?shù)轿锢砻浇橹校皇菗Q了個(gè)存儲(chǔ)的方式，并沒(méi)有實(shí)際的意義。因此，必須要建立專業(yè)化的網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)。通過(guò)這種平臺(tái)檔案管理人員可以及時(shí)對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行管理，用戶也可以實(shí)現(xiàn)檔案的及時(shí)查閱，這就使得檔案管理的便捷性不斷增強(qiáng)。檔案網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的建設(shè)是一個(gè)較為復(fù)雜的過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中，相關(guān)部門需要根據(jù)單位的特點(diǎn)對(duì)管理平臺(tái)進(jìn)行規(guī)劃與設(shè)計(jì)。同時(shí)，充分利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高平臺(tái)的運(yùn)行效率，從而提高檔案管理的效率。

篇5

一、高校檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.高校檔案數(shù)字化建設(shè)資金投入不足

在我國(guó)很多高校里面，校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)注重學(xué)校的科研工作以及教學(xué)任務(wù)，而對(duì)高校檔案管理的重要性，卻沒(méi)有予以足夠的關(guān)注和重視，高校的很多教師也沒(méi)有注意到檔案管理工作的重要性。因此，高校的很多資金，一般都會(huì)投放在科研工作以及教學(xué)任務(wù)上面，相比較而言，高校檔案管理方面的資金投入非常不足，用于高校檔案數(shù)字化的資金就更少。這就嚴(yán)重影響了高校檔案數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)程。

2.高校檔案數(shù)字化的建設(shè)缺乏依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

高校檔案數(shù)字化建設(shè)，需要有明確的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這也是高校檔案數(shù)字化建設(shè)的一個(gè)基礎(chǔ)條件。目前高校數(shù)字化相應(yīng)的電子文件標(biāo)準(zhǔn)、多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化著錄標(biāo)準(zhǔn)以及全文數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)等還沒(méi)有形成規(guī)范。應(yīng)參考國(guó)內(nèi)已有的檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，來(lái)規(guī)范高校檔案數(shù)字化工作。高校檔案數(shù)字化應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)方式上，應(yīng)依照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合高校的實(shí)際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機(jī)制，與軟件公司、高校以及科研單位合作進(jìn)行多種形式研發(fā)，形成符合高校檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)的管理軟件。

3.高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作人員技術(shù)水平不高

高校檔案數(shù)字化建設(shè)，需要有一定檔案業(yè)務(wù)水平和熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。但是就現(xiàn)在大多數(shù)高校檔案管理工作人員的分析與調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多高校從事檔案管理工作的人員，他們普遍年齡較大，業(yè)務(wù)知識(shí)陳舊，對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用也不熟練，對(duì)于信息化的快速發(fā)展，無(wú)法適應(yīng)。這就嚴(yán)重制約了高校檔案數(shù)字化建設(shè)的開(kāi)展。

二、高校檔案數(shù)字化建設(shè)問(wèn)題解決對(duì)策

1.加大對(duì)高校檔案數(shù)字化建設(shè)的資金投入

高校檔案數(shù)字化工作是高等院校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到檔案是一種具有特殊價(jià)值的信息資源。作為信息資源的重要組成部分，高校檔案信息資源對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和教育事業(yè)具有重要的、不可替代的作用。高校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)予高度重視，加大人力、財(cái)力的投入，滿足檔案數(shù)字化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)，給予檔案數(shù)字化建設(shè)提供充足的資金保障，為檔案部門提供良好的工作條件，支持高校檔案數(shù)字化建設(shè)的開(kāi)展。

2.建立健全高校檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

建立健全高校檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)于高校檔案數(shù)字化的建設(shè)有著非常重要的推動(dòng)作用，高校檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)是進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和必要條件，進(jìn)行高校檔案數(shù)字化建設(shè)，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化，檔案數(shù)字化就難以實(shí)現(xiàn)。高校檔案數(shù)字化管理部門應(yīng)根據(jù)國(guó)際、國(guó)內(nèi)和行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，結(jié)合高校自身的發(fā)展需要制定共同遵守的檔案數(shù)字化管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案信息從采集、存儲(chǔ)、傳輸?shù)热^(guò)程都有章可循，為規(guī)范檔案數(shù)字化管理奠定基礎(chǔ)，使高校檔案數(shù)字化工作有共同的衡量標(biāo)準(zhǔn)、協(xié)作依據(jù)，為建設(shè)高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)做好準(zhǔn)備，真正走檔案信息資源共享之路。

3.做好高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是發(fā)展高校檔案網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)，也是發(fā)展新型數(shù)據(jù)庫(kù)的必要條件。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，“資源共享，共同發(fā)展”是大趨勢(shì)，做好高校檔案數(shù)字化檔案信息庫(kù)建設(shè)，把網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)緊密地結(jié)合起來(lái)，引領(lǐng)高校檔案數(shù)字化向信息資源網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。高校檔案在推進(jìn)高校館（室）藏檔案數(shù)字化的進(jìn)程中，要建立高校檔案目錄中心，豐富高校檔案數(shù)據(jù)資源儲(chǔ)備，提供高校檔案數(shù)字化后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)支持，實(shí)現(xiàn)高校館（室）藏檔案信息的傳輸網(wǎng)絡(luò)化和利用在線化。高校檔案信息只有在傳遞使用的過(guò)程中才能體現(xiàn)出自身的重要價(jià)值，高校檔案信息存在于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就成為高校檔案信息最主要的傳輸平臺(tái)，為高校檔案信息的快捷傳遞提供了重要條件?，F(xiàn)代信息技術(shù)的使用，使高校檔案信息能夠以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、傳遞和被使用。提高對(duì)高校檔案數(shù)字化信息的有效管理和使用，需要建立高質(zhì)量的高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)存放。高校檔案管理部門要加大高校檔案數(shù)字化與現(xiàn)代化信息技術(shù)管理的推進(jìn)力度，確保高校檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性，真正實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理，發(fā)揮高校檔案數(shù)字化信息資源的重要價(jià)值。

4.提高高校檔案數(shù)字化管理工作人員的技術(shù)水平

高校檔案進(jìn)行管理的重要組成部分就是進(jìn)行檔案管理的工作人員，所以，高校要想做好檔案數(shù)字化建設(shè)工作，就必須要提升檔案管理工作人員自身的技術(shù)水平。通過(guò)集中的方式進(jìn)行培訓(xùn)，還可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行培訓(xùn)。如高校在培訓(xùn)每位工作人員時(shí)，要求其在輸入檔案內(nèi)容的過(guò)程中，掃描以及錄入等工作的錯(cuò)誤率不能超過(guò)1%。此外，還需要安排核查人員，按照30%的比例進(jìn)行抽檢，督促工作人員更好的完成高校檔案數(shù)字化工作。高校檔案數(shù)字化過(guò)程中，還可以臨時(shí)招聘一些能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)基本操作、了解檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)的人才，進(jìn)行檔案數(shù)字化工作。

5.加強(qiáng)高校檔案數(shù)字化建設(shè)中的檔案安全工作

篇6

檔案數(shù)字化可以說(shuō)是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，檔案的生成速度加快，存儲(chǔ)空間變小，各種數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)整體分類管理，確保在檔案管理和利用過(guò)程中檔案的真實(shí)安全，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)的檔案管理和利用中的漏洞，實(shí)現(xiàn)了高效率管理與利用。道路交通檔案信息化是實(shí)現(xiàn)道路交通信息高效管理利用的必然趨勢(shì)。道路交通信息具有數(shù)據(jù)信息量大、更新速度快，信息復(fù)雜等特點(diǎn)，單純的人工記錄已經(jīng)難以承受當(dāng)代巨大的道路交通壓力。道路交通檔案的數(shù)字化管理，可以極大地節(jié)約人力資源，減少檔案錄入和管理過(guò)程中的人工失誤，提高整體檔案管理水平，對(duì)于道路交通系統(tǒng)的效率提高有著重要意義。

二、道路交通檔案數(shù)字化管理中的漏洞

（一）數(shù)字化錄入和管理軟件不統(tǒng)一，缺乏統(tǒng)一的規(guī)范格式。道路交通檔案的錄入要求有著統(tǒng)一的格式和統(tǒng)一的管理軟件，這樣才能形成整齊劃一的檔案管理體系。而在檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中存在著檔案錄入格式不統(tǒng)一，操作軟件不一致的現(xiàn)象，甚至是各種檔案缺乏統(tǒng)一的規(guī)范格式，這就造成了后期檔案管理的混亂，也降低了檔案利用的效率。（二）檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作不到位，規(guī)范化工作無(wú)法落實(shí)，重要數(shù)據(jù)缺少備份。檔案數(shù)字化管理要求各種檔案都有著各自的規(guī)范格式，而在管理中也要保證檔案的分類和整理準(zhǔn)確無(wú)誤。由于我國(guó)電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作起步晚，工作人員對(duì)檔案規(guī)格的忽視，造成檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作不到位，同時(shí)還存在著管理工作中檔案的分類規(guī)范化工作無(wú)法落實(shí)，各種數(shù)據(jù)摻雜在一起，嚴(yán)重影響了檔案的利用。此外，在重要檔案的數(shù)據(jù)備份上也存在著一定程度上的工作缺失。（三）數(shù)字化管理人員素質(zhì)不到位，對(duì)于各種檔案的錄入和整理分析缺乏能力。傳統(tǒng)的檔案管理人員無(wú)法跟上時(shí)代腳步，無(wú)法掌握專門的檔案管理軟件，崗位能力的缺失是非常嚴(yán)重的弊端。管理人員對(duì)各種電子錄入和管理工具不熟悉，無(wú)法快速高效地完成檔案生成和管理工作，這也是檔案數(shù)字化管理中的一個(gè)嚴(yán)重問(wèn)題。（四）現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備缺失，設(shè)施不配套或數(shù)字化水平低。檔案數(shù)字化管理在一些偏遠(yuǎn)地區(qū)還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)，各種數(shù)字化設(shè)備不配套，嚴(yán)重影響了檔案管理工作，有的地區(qū)還存在著數(shù)字化管理水平低，道路交通管理單位不重視，仍舊延續(xù)以往管理模式的現(xiàn)象。

三、加強(qiáng)道路交通檔案數(shù)字化管理工作

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關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；建設(shè)；水務(wù)

某水務(wù)集團(tuán)于2011年成立，經(jīng)過(guò)近10年發(fā)展，逐漸形成以供水為主體、水電開(kāi)發(fā)、污水處理為兩翼，以水生態(tài)、新能源、水飲品為輔助，以金融服務(wù)和水務(wù)科技為支撐的“一體兩翼三輔助兩支撐”的板塊產(chǎn)業(yè)發(fā)展格局。隨著集團(tuán)水務(wù)事業(yè)發(fā)展壯大，水務(wù)檔案數(shù)量和規(guī)模不斷增加，檔案管理呈現(xiàn)新特點(diǎn)，也面臨新機(jī)遇新挑戰(zhàn)，尤其是信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，產(chǎn)生大量電子文件檔案，做好檔案數(shù)字化建設(shè)與管理，成為推動(dòng)新時(shí)期水務(wù)檔案管理的重要內(nèi)容和迫切任務(wù)。

1水務(wù)集團(tuán)檔案數(shù)字化現(xiàn)狀及特點(diǎn)

某水務(wù)集團(tuán)有限公司現(xiàn)有室藏檔案2508卷（件），其中，科技檔案1700卷，文書檔案808件，財(cái)務(wù)檔案1130件，聲像檔案76件，榮譽(yù)實(shí)物檔案65件。為加快推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，在前期將全部庫(kù)存檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入和整理，初步完善庫(kù)存檔案電子化管理的基礎(chǔ)上，達(dá)到重要和核心水務(wù)檔案數(shù)字化異質(zhì)備份，確保新生水務(wù)檔案隨時(shí)移交、整理、掃描、備份，實(shí)現(xiàn)新生水務(wù)檔案的規(guī)范化管理，以及重要水務(wù)檔案數(shù)字化掃描、錄入。水務(wù)集團(tuán)檔案數(shù)字化主要呈現(xiàn)四個(gè)方面的特點(diǎn)：1.1內(nèi)容原生性。檔案數(shù)字化并未改變檔案本身承載著的信息內(nèi)容，數(shù)字化后的水務(wù)檔案，體現(xiàn)的是水務(wù)集團(tuán)在其生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理過(guò)程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的原始、真實(shí)、完整的信息資料，內(nèi)容本質(zhì)依然為其原生性。1.2記載多樣性。除《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》規(guī)定紙質(zhì)檔案數(shù)字化具體操作規(guī)范，實(shí)物檔案、視音頻檔案資料也可以進(jìn)行數(shù)字化處理，以文字、圖片、數(shù)字符號(hào)等形態(tài)存在，以PDF、JEPG、RMVB、MP3、MP4等載體格式及形式存儲(chǔ)。1.3傳輸網(wǎng)絡(luò)化。水務(wù)檔案數(shù)字化，后期的查詢、利用并不需要接觸到檔案原件，只需在存儲(chǔ)系統(tǒng)中查詢到相關(guān)數(shù)字信息即可，且檔案信息傳輸借助于局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等渠道，實(shí)現(xiàn)水務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化傳輸，形成巨大信息空間。1.4服務(wù)便利化。水務(wù)檔案數(shù)字化，將各種水務(wù)檔案信息存儲(chǔ)于相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，集團(tuán)內(nèi)部各個(gè)子公司或個(gè)人根據(jù)預(yù)先分配的查詢權(quán)限，可直接通過(guò)登錄終端設(shè)備實(shí)現(xiàn)24小時(shí)隨時(shí)查詢、檢索、閱讀、下載、打印等，突破了傳統(tǒng)檔案查詢的時(shí)空限制，檔案利用更為便利。

2水務(wù)集團(tuán)檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)遵循的原則

2.1經(jīng)濟(jì)適用原則。水務(wù)集團(tuán)室藏檔案隨著水務(wù)業(yè)務(wù)的拓展，呈現(xiàn)出不斷增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，無(wú)論是采取數(shù)字化外包，還是自行進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)都需要耗費(fèi)大量資金。尤其是數(shù)字化設(shè)備篩選以及文字識(shí)別軟件選用方面，應(yīng)立足集團(tuán)檔案數(shù)字化規(guī)劃及經(jīng)費(fèi)預(yù)算，不能一味追求高精尖設(shè)備（常用數(shù)字化設(shè)備見(jiàn)表1）。2.2重點(diǎn)優(yōu)先原則。水務(wù)集團(tuán)檔案數(shù)字化應(yīng)堅(jiān)持重點(diǎn)優(yōu)先原則，首先將利用頻率高、高附加值的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化，然后對(duì)其他類型檔案進(jìn)行數(shù)字化規(guī)劃，分步驟、有計(jì)劃、有目的地推動(dòng)檔案數(shù)字化。伴隨著水務(wù)集團(tuán)業(yè)務(wù)的拓展，供水、污水處理、水電開(kāi)發(fā)、水生態(tài)、水務(wù)科技等涉水業(yè)務(wù)需求增加，相關(guān)領(lǐng)域成為檔案服務(wù)工作的重點(diǎn)對(duì)象，需要進(jìn)一步加強(qiáng)。2.3安全保密原則。檔案安全和保密工作是檔案數(shù)字化工作的底線和生命線，尤其是數(shù)字化外包過(guò)程中，需要與第三方數(shù)字化專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂安全保密協(xié)議，要求第三方嚴(yán)格遵守《保密法》《檔案法》《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》等相關(guān)法律及規(guī)定，確保檔案數(shù)字化過(guò)程及結(jié)果的安全保密。如水務(wù)集團(tuán)自行數(shù)字化，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和要求，進(jìn)行專業(yè)數(shù)字采集、整理、分類和數(shù)字掛接，并選用正版軟件用以存儲(chǔ)檔案數(shù)字信息，重要檔案應(yīng)采取物理隔離、數(shù)據(jù)備份等相應(yīng)的安全保密措施。

3規(guī)范水務(wù)集團(tuán)檔案數(shù)字化建設(shè)流程的措施

3.1做好檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備。水務(wù)企業(yè)檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備工作主要包括三個(gè)方面。3.1.1成立數(shù)字化領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化工作的領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)水務(wù)集團(tuán)檔案工作現(xiàn)狀，成立由分管領(lǐng)導(dǎo)任數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)、其他子公司主要領(lǐng)導(dǎo)為副組長(zhǎng)、公司辦公室負(fù)責(zé)具體實(shí)施的數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)數(shù)字化工作。明確小組工作職責(zé)，制定集團(tuán)檔案數(shù)字化工作方案，細(xì)化各個(gè)時(shí)期、各個(gè)階段集團(tuán)檔案數(shù)字化工作目標(biāo)、任務(wù)。集團(tuán)財(cái)務(wù)部門應(yīng)將檔案數(shù)字化所需經(jīng)費(fèi)列入集團(tuán)年初預(yù)算，為后期檔案數(shù)字化實(shí)施提供充足經(jīng)費(fèi)保障。3.1.2選擇數(shù)字化設(shè)備和軟件，為檔案數(shù)字化提供必要的物質(zhì)條件。基礎(chǔ)設(shè)施：準(zhǔn)備數(shù)字化過(guò)程中檔案存放必須的庫(kù)房場(chǎng)所；硬件設(shè)備：檔案數(shù)字化所需的計(jì)算機(jī)、大型掃描儀、彩色打印機(jī)、刻錄機(jī)、存儲(chǔ)硬盤、檔案裝訂機(jī)、打孔機(jī)、檔案掃描錄入筆、檔案裝具等；配置檔案數(shù)字化軟件。3.1.3強(qiáng)化數(shù)字化知識(shí)培訓(xùn)，為檔案數(shù)字化提供堅(jiān)實(shí)的人力基礎(chǔ)。組織相關(guān)人員到水務(wù)系統(tǒng)檔案數(shù)字化開(kāi)展較為成功的企業(yè)進(jìn)行實(shí)地參觀學(xué)習(xí)，也可邀請(qǐng)其他國(guó)企、民企等企業(yè)人員來(lái)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)傳授，開(kāi)闊視野、拓寬思路、博采眾長(zhǎng)，為做好集團(tuán)檔案數(shù)字化營(yíng)造良好氛圍，打下扎實(shí)理論基礎(chǔ)。3.2嚴(yán)把檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)質(zhì)量關(guān)。3.2.1第一步：整理檔案。將出庫(kù)的水務(wù)檔案盒及卷內(nèi)檔案進(jìn)行記錄，必要的予以拆裝，并做好頁(yè)碼編號(hào)，檢查檔案是否有缺損，及時(shí)修補(bǔ)。3.2.2第二步：掃描處理。根據(jù)水務(wù)檔案保存及紙質(zhì)資料清晰度設(shè)置具體分辨率。如灰度水務(wù)基建圖紙，可將其分辨率調(diào)至300dpi，增加掃描清晰度；工程檔案紙張較多較厚，易卡紙，可選用平板掃描儀掃描。紙質(zhì)檔案掃描完成后，再逐頁(yè)檢查是否存在漏頁(yè)、重復(fù)等，并將掃描結(jié)果上傳至服務(wù)器。3.2.3第三步：結(jié)果識(shí)別。下載漢王OCR工作包進(jìn)行掃描結(jié)果識(shí)別。識(shí)別時(shí)需對(duì)掃描的檔案資料進(jìn)行文件格式調(diào)整（大小、傾斜度、圖片方向等）、版面分析（版面布局及內(nèi)容邏輯分析等）、識(shí)別（存檔較久的手寫體需要借助手動(dòng)識(shí)別）等。3.2.4第四步：文字校對(duì)。常采用縱校與橫校兩道工序，能夠有效降低識(shí)別工作包中的錯(cuò)誤率。3.2.5第五步：版面復(fù)原。校對(duì)完畢后，一般會(huì)選用“雙層PDF”格式進(jìn)行保存，便于后期全文檢索。3.2.6第六步：質(zhì)檢。在檔案數(shù)字化管理端，軟件系統(tǒng)會(huì)為客戶端自動(dòng)分配工作，主要是承擔(dān)返工單處理及質(zhì)量控制。根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，應(yīng)按照5%比例抽查作業(yè)包中的文件識(shí)別清晰度、文件頁(yè)數(shù)及格式，如發(fā)現(xiàn)不合格，應(yīng)返回上一道工序重新操作。3.2.7第七步：備份。選用漢王OCR軟件，該軟件中的“OUTPUT”子文件夾可將前期經(jīng)質(zhì)檢合格的數(shù)字檔案全部保存至專門的檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)備份。應(yīng)做好備份標(biāo)簽，便于后期的檢索利用。3.3提升檔案數(shù)字化成果利用水平。首先應(yīng)設(shè)置登錄系統(tǒng)。根據(jù)集團(tuán)內(nèi)外用戶不同，賦予其不同登錄查詢權(quán)限，并在線提交相應(yīng)的申請(qǐng)查詢信息，由檔案部門審核作出相應(yīng)答復(fù)處理。其次檔案部門審核申請(qǐng)檔案材料。水務(wù)工程、合同檔案等屬于檔案，檔案管理部門只能為具有相應(yīng)查詢權(quán)限，且按照檔案查詢利用制度及流程提供相應(yīng)的檔案資料。經(jīng)系統(tǒng)審核、身份認(rèn)證后，檔案管理部門線上或線下將相關(guān)資料提供給查詢者，限期返還。

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篇8

高校數(shù)字化的檔案信息從傳輸、存儲(chǔ)到顯示利用都要通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)是生成和利用數(shù)字檔案信息的基礎(chǔ)和前提，離開(kāi)計(jì)算機(jī)軟硬件和網(wǎng)絡(luò)的傳輸，數(shù)字化的檔案信息就不可能讀取和顯示，因此，數(shù)字化檔案信息對(duì)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)有很強(qiáng)的依賴性。然而眾所周知，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)具有一定的不安全性，因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的某些隱患，有時(shí)會(huì)使檔案信息遭到毀滅性的破壞，這就產(chǎn)生了檔案信息的安全問(wèn)題。如何確保數(shù)字化檔案信息的保密性、完整性、真實(shí)性和可利用性，給高校檔案數(shù)字化工作帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)，對(duì)高校在檔案數(shù)字化進(jìn)程中采取先進(jìn)技術(shù)和有效措施，保障高校檔案信息安全提出了較高的要求。

二、數(shù)字化進(jìn)程中高校檔案信息安全現(xiàn)狀

檔案數(shù)字化給高校檔案工作帶來(lái)了新的生機(jī)，數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸和查詢?cè)跒樯鐣?huì)提供廣泛信息服務(wù)的同時(shí)，也給高校檔案的信息安全帶來(lái)了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。例如：在數(shù)字化加工過(guò)程中，有的高校利用勤工助學(xué)學(xué)生或通過(guò)外包實(shí)現(xiàn)檔案全文數(shù)字化，存在對(duì)學(xué)生培訓(xùn)不夠和對(duì)數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)、加工場(chǎng)地、加工人員和加工成果等方面監(jiān)管不到位，管理不規(guī)范的問(wèn)題；有的高校檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)的機(jī)要保密培訓(xùn)，在工作實(shí)踐中，對(duì)已觸“紅線”的檔案信息資料繼續(xù)以常規(guī)方法掛網(wǎng)；有的政府信息安全部門對(duì)進(jìn)行檔案數(shù)字化工作的單位指導(dǎo)不到位等等。

1.高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中沒(méi)有完整的法律法規(guī)制度保護(hù)信息安全。

目前，各高校全文數(shù)字化工作主要依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規(guī)。法規(guī)制度分散零亂，缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，對(duì)于高校檔案信息安全保障法規(guī)不成體系，缺少專門的法規(guī)。

2.高校檔案數(shù)字化沒(méi)有統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

目前，沒(méi)有一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)的檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，來(lái)保證高校檔案數(shù)字化工作能夠安全、科學(xué)、規(guī)范、有序地進(jìn)行。

3.高校檔案數(shù)字化評(píng)估、防范少，檔案信息安全缺乏預(yù)警能力。

高校檔案信息安全保障體系的各部分建設(shè)仍處于相對(duì)獨(dú)立的狀態(tài)，常將檔案信息安全保障與檔案信息安全保護(hù)混為一談。人員崗位職責(zé)不明確，業(yè)務(wù)操作不規(guī)范，有越崗代崗現(xiàn)象，有的操作人員在相關(guān)計(jì)算機(jī)上使用與檔案數(shù)字化無(wú)關(guān)的軟件，難免帶來(lái)病毒侵襲等隱患，造成數(shù)字化系統(tǒng)癱瘓，使得安全保障階段的能力僅僅停留在保護(hù)的水平上，不能主動(dòng)防御和動(dòng)態(tài)保護(hù)檔案信息安全。

4.高校檔案專業(yè)人才短缺，檔案信息安全保障缺乏發(fā)展能力。

在檔案信息開(kāi)發(fā)和利用過(guò)程中，人始終參與其中，是檔案信息安全的制造者，也是檔案信息安全的護(hù)衛(wèi)者。隨著檔案信息化的推進(jìn)和檔案事業(yè)的發(fā)展，對(duì)檔案工作者的要求也越來(lái)越高。在檔案信息安全保障體系建設(shè)中，專業(yè)的信息安全人才是不可或缺的部分。

三、數(shù)字化進(jìn)程中高校檔案信息安全策略

1.遵循法律制度是高校檔案信息安全的基礎(chǔ)。

法律制度是高校檔案數(shù)字化工作生成、管理、存儲(chǔ)、利用各環(huán)節(jié)的參與人員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則的統(tǒng)稱，包括政策、法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)部規(guī)定等多種形式。連續(xù)、有效、健全的制度是科學(xué)應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)程安全風(fēng)險(xiǎn)的保障。通過(guò)科學(xué)的制度建設(shè)，約束威脅數(shù)字檔案安全的人為因素，調(diào)動(dòng)各方面人員應(yīng)對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的積極性才是根本。在數(shù)字化進(jìn)程中，要保證高校檔案信息安全，必須加強(qiáng)法制管理，充分運(yùn)用法律手段，規(guī)范檔案管理人員對(duì)數(shù)字化檔案信息的安全保障。把保障檔案信息安全的各項(xiàng)工作納入法制化、規(guī)范化的軌道，進(jìn)而提高檔案管理部門對(duì)檔案信息安全工作的管理水平。目前，高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中應(yīng)遵循的相關(guān)法律法規(guī)包括：《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理辦法》等等。這就要求高校有關(guān)部門一方面要依據(jù)現(xiàn)有法律法規(guī)，加大執(zhí)法力度，嚴(yán)格執(zhí)法，切實(shí)起到保障高校數(shù)字化檔案信息安全的作用，另一方面針對(duì)高校檔案信息安全面臨的復(fù)雜問(wèn)題，上級(jí)有關(guān)部門要進(jìn)一步完善高校檔案信息安全的法律法規(guī)，盡早出臺(tái)有效的專門的法律依據(jù)。同時(shí)，高校也要根據(jù)自身的實(shí)際情況，修訂數(shù)字化檔案信息安全管理辦法。

2.制定檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)是高校檔案信息安全的前提。

檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)是一種多學(xué)科、綜合性、規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn)，其目的在于保證檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行，保證利用者和設(shè)備操作者的人身安全。面對(duì)數(shù)字化檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，制定數(shù)字化檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)對(duì)保證高校數(shù)字化檔案信息安全與保密起著重要的作用。高校要根據(jù)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，制定一套具體全面、系統(tǒng)規(guī)范、科學(xué)合理、可操作性強(qiáng)的檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)，保證高校檔案數(shù)字化工作科學(xué)、規(guī)范、有序地進(jìn)行。檔案信息安全標(biāo)準(zhǔn)包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：一是網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及基礎(chǔ)通信工程建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通技術(shù)等方面；二是應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，基于部分高校檔案數(shù)字化信息也會(huì)面向公眾，為社會(huì)提供必要的服務(wù)，所以要制定字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)等；三是應(yīng)用支撐標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及信息交換平臺(tái)、電子記錄管理和數(shù)據(jù)庫(kù)方面的標(biāo)準(zhǔn)，能給高校檔案數(shù)字化提供各種支撐和服務(wù)；四是信息安全標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及安全級(jí)別管理、身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制、加密算法和數(shù)字簽名方面的標(biāo)準(zhǔn)；五是管理標(biāo)準(zhǔn)，主要涉及人員管理、制度管理和檔案信息管理等方面的內(nèi)容。

3.安全技術(shù)保障是高校數(shù)字化檔案信息安全的核心。

數(shù)字化檔案信息是高科技產(chǎn)物，因此也需要高科技技術(shù)來(lái)保障檔案數(shù)字化信息服務(wù)、編研工作和檔案信息安全工作。高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中面臨的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)多種多樣，歸納起來(lái)主要有：軟硬件配置不當(dāng)、數(shù)字化技術(shù)不成熟等等，這些都會(huì)對(duì)信息安全構(gòu)成隱患，但只要有防范意識(shí)，絕大部分風(fēng)險(xiǎn)都可以規(guī)避。目前，高校檔案數(shù)字化進(jìn)程中涉及到的信息安全技術(shù)主要有以下幾種：一是防火墻技術(shù)。它是設(shè)置在被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)之間的一道屏障，在外部網(wǎng)與內(nèi)部網(wǎng)之間建立起一個(gè)安全網(wǎng)關(guān)，從而防止發(fā)生不可預(yù)測(cè)的、潛在破壞性的侵入。它可以通過(guò)監(jiān)測(cè)、限制、更改跨越防火墻的數(shù)據(jù)流，盡可能地對(duì)外部屏敝網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部的信息、結(jié)構(gòu)和運(yùn)行狀況，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全保護(hù)。二是數(shù)據(jù)加密技術(shù)。數(shù)據(jù)加密技術(shù)一般與防火墻技術(shù)配合使用，它是為提高信息系統(tǒng)及數(shù)字檔案信息的安全性和保密性，防止機(jī)密信息被外部破析所采用的主要技術(shù)手段之一。三是反病毒技術(shù)。反病毒技術(shù)包括預(yù)防病毒、檢測(cè)病毒和消除病毒三種技術(shù)。四是訪問(wèn)控制技術(shù)。在操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中規(guī)定了訪問(wèn)控制的權(quán)限，如規(guī)定文件建立者具有可讀、寫、修改或執(zhí)行的權(quán)限。強(qiáng)制性訪問(wèn)控制引入了安全管理員的機(jī)制，增加了安全保護(hù)，可防止用戶無(wú)意或有意地使用自主訪問(wèn)的權(quán)利。五是安全審計(jì)技術(shù)。通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)發(fā)生的各種訪問(wèn)情況記錄日志，并對(duì)日志進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，進(jìn)而對(duì)資源使用情況進(jìn)行事后分析，它也是發(fā)現(xiàn)和追蹤事件的常用措施。

4.有效的安全管理是高校數(shù)字化檔案信息安全的關(guān)鍵。

數(shù)字檔案信息安全管理是以數(shù)字檔案信息及其載體為對(duì)象的安全管理，它的任務(wù)是保證高校數(shù)字檔案信息的使用安全和信息載體的運(yùn)行安全。數(shù)字檔案信息安全保障的管理體系是指以系統(tǒng)全面科學(xué)的安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估為基礎(chǔ)的、體現(xiàn)“防患于未然”為核心的、動(dòng)態(tài)的數(shù)字檔案信息安全管理。數(shù)字檔案信息安全管理活動(dòng)包括建立機(jī)構(gòu)、制定計(jì)劃、開(kāi)展培訓(xùn)、落實(shí)措施、檢查效果和實(shí)施改進(jìn)等過(guò)程。學(xué)校檔案部門必須成立一個(gè)安全管理工作組，負(fù)責(zé)實(shí)施和監(jiān)控整個(gè)檔案數(shù)字化信息安全管理活動(dòng)，對(duì)檔案數(shù)字化信息及信息處理設(shè)施的威脅、影響、脆弱性及三者發(fā)生的可能性進(jìn)行評(píng)估；不定期對(duì)人員進(jìn)行安全策略及安全技術(shù)的培訓(xùn)，有效地遏制來(lái)自外部和內(nèi)部的攻擊，增強(qiáng)安全防護(hù)能力和隱患發(fā)現(xiàn)能力，確保高校數(shù)字檔案信息資源內(nèi)容和信息載體的安全。

5.高素質(zhì)的人才是高校數(shù)字化檔案信息安全的保證。

篇9

一、數(shù)字化掃描方式

訴訟檔案是人民法院的專業(yè)檔案，也是法院檔案中量最多的一類，約占庫(kù)藏量的90%。訴訟檔案數(shù)字化，主要有外包和自行掃描兩種方式。

外包掃描的特點(diǎn)：一是管理嚴(yán)、效率高。專業(yè)掃描公司對(duì)數(shù)字化人員有著一套嚴(yán)格的管理制度，如保密制度、安全措施、質(zhì)量控制制度等，根據(jù)任務(wù)量和工序的安排合理配置人力資源，工作效率得到了最大發(fā)揮;二是圖像質(zhì)量高。掃描人員熟悉各項(xiàng)數(shù)字化質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，能夠迅速地通過(guò)去污、去雜質(zhì)、糾偏等方式處理掃描圖像，使之更符合標(biāo)準(zhǔn);三是員工水平高。專業(yè)掃描人員經(jīng)過(guò)保密知識(shí)、檔案知識(shí)的培訓(xùn)，在工作中磨練了技能，操作水平較高;四是成本高。外包掃描按頁(yè)數(shù)和著錄數(shù)量計(jì)費(fèi)，以本市為例，案件最少的基層法院全部掃描下來(lái)也得需要近兩百萬(wàn)的經(jīng)費(fèi)，如此大的支出，一般單位難以承受。

自行掃描的特點(diǎn)：一是經(jīng)費(fèi)投入少。僅需支出人工工資和購(gòu)置掃描設(shè)備經(jīng)費(fèi)，比較容易實(shí)現(xiàn)。二是安全性、保密性高。由于是本單位員工，對(duì)檔案的安全和保密有較好的覺(jué)悟，無(wú)需過(guò)多擔(dān)心檔案泄秘問(wèn)題。三是質(zhì)量不高。本單位員工沒(méi)有受過(guò)專業(yè)的檔案數(shù)字化培訓(xùn)和訓(xùn)練，掃描的圖像不清晰、傾斜，著錄的數(shù)據(jù)丟三落四、錯(cuò)誤百出。四是效率較低。本單位員工實(shí)行固定工資制，沒(méi)有工作積極性，干多干少一個(gè)樣，干好干壞一個(gè)樣，工作效率自然不高。

綜上，鑒于訴訟檔案基數(shù)大、增幅快、專業(yè)要求高，加之法院活多人少、工作量大，筆者建議采用數(shù)字化外包的形式，由有資質(zhì)、懂業(yè)務(wù)、高效率的專業(yè)公司進(jìn)行數(shù)字化加工，更有利于訴訟檔案數(shù)字化工作迅速高效完成。

二、檔案部門角色定位

現(xiàn)實(shí)工作中，由于檔案部門級(jí)別低、人員少、影響力小，檔案信息化工作往往本末倒置，由其他部門插手、指揮，甚至全權(quán)負(fù)責(zé)，檔案部門的力量微乎其微，不能起到對(duì)檔案信息化的規(guī)范作用。

2012年最高人民法院和國(guó)家檔案局聯(lián)合印發(fā)《人民法院檔案工作規(guī)定》，其中第十條規(guī)定，人民法院檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本院檔案信息化工作，開(kāi)展檔案網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。這就給法院檔案部門做了角色定位，它總體負(fù)責(zé)檔案信息化工作，負(fù)責(zé)全程管理電子訴訟檔案，負(fù)責(zé)歷史檔案數(shù)字化處理，技術(shù)部門提供技術(shù)支持。明確了檔案部門在檔案信息化中的主導(dǎo)作用，其他部門輔助配合，有利于檔案信息化工作正確開(kāi)展。

2014年國(guó)家檔案局印發(fā)《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》，第二部分對(duì)檔案部門的管理職責(zé)和內(nèi)容做了詳細(xì)規(guī)定，進(jìn)一步細(xì)化了檔案部門的角色定位，進(jìn)一步將檔案部門在數(shù)字化外包中的關(guān)鍵作用明確出來(lái)。其中2.2-2.4中規(guī)定，檔案部門在檔案數(shù)字化招標(biāo)中要提出有關(guān)安全管理要求和技術(shù)指標(biāo)，協(xié)助制定招標(biāo)文件，審定合同，對(duì)檔案數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行資質(zhì)、業(yè)績(jī)、人員、軟件等方面考察。明確檔案部門在數(shù)字化招標(biāo)中要起到配合，監(jiān)督作用，從源頭上保證了訴訟檔案數(shù)字化的質(zhì)量。

三、數(shù)字化質(zhì)量的把控

確定數(shù)字化外包掃描公司后，檔案部門要進(jìn)行掃描加工場(chǎng)地的準(zhǔn)備，配備必要的設(shè)施設(shè)備，進(jìn)行入場(chǎng)前的登記備案。同時(shí)要制定各項(xiàng)規(guī)章制度，如安全保密制度、人員管理制度、掃描加工設(shè)備管理制度等，對(duì)數(shù)字化全過(guò)程進(jìn)行制度管理。掃描過(guò)程中還要派專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)檢查和指導(dǎo)，監(jiān)督檢查掃描場(chǎng)所安全、工作紀(jì)律情況，指導(dǎo)訴訟檔案在掃描、著錄、掛接、裝訂中出現(xiàn)的各種問(wèn)題。

檔案部門在整個(gè)數(shù)字化過(guò)程中要嚴(yán)把質(zhì)量，緊盯加工方的各道工序，確保檔案數(shù)字化成果符合標(biāo)準(zhǔn)要求。筆者認(rèn)為在質(zhì)量的把控方面有如下幾點(diǎn)需要格外注意：

（一）圖像質(zhì)量

大部分?jǐn)?shù)字化外包掃描公司對(duì)掃描的圖像僅進(jìn)行簡(jiǎn)單的糾偏、裁邊處理，改變了圖像大小，打印出來(lái)十分不美觀。按國(guó)家檔案局的要求，技術(shù)人員需要對(duì)掃描影像進(jìn)行去底色、去雜質(zhì)、去污、去黑邊、糾偏、居中等操作，才符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。去黑邊、去黑點(diǎn)不是對(duì)圖像進(jìn)行簡(jiǎn)單的裁邊，而是在不改變圖像大小的前提下，將這些雜質(zhì)去除。去底色是將掃描圖像的灰底去掉，變?yōu)榧儼?。糾偏處理，同樣是在不改變圖像大小的前提下，對(duì)歪斜、反向、位置偏移的圖像要進(jìn)行糾偏、正向、居中處理，使每張圖像的歪斜度不得超過(guò)1度。對(duì)掃描出來(lái)顏色較淺或較深、不易看清的圖像，要進(jìn)行調(diào)深或調(diào)淺處理，使之達(dá)到比原件更易辨識(shí)的效果，保證圖像清晰美觀，打印出來(lái)能夠正常利用。

（二）著錄質(zhì)量

訴訟檔案著錄項(xiàng)目較多，主要有當(dāng)事人信息、案件受理信息、結(jié)案信息和歸檔信息等。數(shù)字化外包公司員工在信息著錄時(shí)，經(jīng)常因不了解訴訟程序而錄錯(cuò)相關(guān)內(nèi)容。如將當(dāng)事人名稱錄錯(cuò)為同音、同義字，將訴訟主體稱謂錄錯(cuò)，將案號(hào)和檔號(hào)弄錯(cuò)。此時(shí)，經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理員要緊盯現(xiàn)場(chǎng)，進(jìn)行詳細(xì)指導(dǎo)。一般來(lái)說(shuō)，對(duì)于當(dāng)事人信息，如果出現(xiàn)前后不一致的情況，以最后出具的正式裁判文書為準(zhǔn)，判決書會(huì)載明訴訟主體稱謂和名稱。承辦法官應(yīng)以副卷裁判文書簽發(fā)稿上的擬稿人為準(zhǔn)。案卷號(hào)、檔號(hào)除了要看裁判文書之外，還要看案卷封面的手寫登記信息。

信息著錄是開(kāi)展訴訟檔案利用的關(guān)鍵，其中的每一項(xiàng)信息都很重要，如若出現(xiàn)錯(cuò)誤，就可能找不到相關(guān)檔案，或者給查找訴訟檔案帶來(lái)很大麻煩。對(duì)于案卷信息，一定要堅(jiān)持雙著錄，即兩人同時(shí)著錄，一致才可以通過(guò)核準(zhǔn)并保存，不一致則重新著錄。

（三）裝訂質(zhì)量

訴訟檔案在整理裝訂過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)如下問(wèn)題：數(shù)字化外包公司員工在拆卷、組卷時(shí)，沒(méi)有認(rèn)真核實(shí)材料，造成順序錯(cuò)誤或出現(xiàn)張冠李戴的情況;因案卷材料大小不一，沒(méi)有加襯，在裝訂后出現(xiàn)調(diào)頁(yè)的現(xiàn)象;因沒(méi)有對(duì)較大的圖紙進(jìn)行正確的折疊，造成無(wú)法翻閱利用等。

在檔案整理方面，必須確保案卷材料的一致性，必須確保順序正確、折疊合規(guī)。在檔案裝訂時(shí)，要采用三孔一線的方式進(jìn)行，卷內(nèi)材料右齊下齊，長(zhǎng)度以180mm為宜，盡量在原孔上進(jìn)行，盡量用線裝（尤其是2000年以前的檔案），線要緊，結(jié)要結(jié)實(shí)。加工方要對(duì)訂卷質(zhì)量負(fù)責(zé)，不得出現(xiàn)掉頁(yè)、錯(cuò)訂等問(wèn)題，檔案部門要進(jìn)行抽查，如若發(fā)現(xiàn)有裝訂問(wèn)題概不接收，加工方要進(jìn)行全面自查，直到?jīng)]有裝訂錯(cuò)誤為止。

（四）掛接質(zhì)量

數(shù)據(jù)的掛接主要是數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)和數(shù)據(jù)入庫(kù)。由于掃描的圖像過(guò)多，在掛接中很容易出現(xiàn)錯(cuò)掛、漏掛的現(xiàn)象，導(dǎo)致無(wú)法在利用電子檔案時(shí)迅速查找相關(guān)內(nèi)容，從而降低工作效率及電子檔案利用率。主要錯(cuò)誤體現(xiàn)在兩方面：一是案卷圖像與內(nèi)容掛接錯(cuò)誤，即把1號(hào)檔案數(shù)字圖像掛接到了2號(hào)檔案里，圖像內(nèi)容與案卷信息不符;二是一個(gè)案卷內(nèi)數(shù)字圖像與卷內(nèi)目錄不符，如裁判文書掛接到了送達(dá)證項(xiàng)內(nèi)。

必須認(rèn)真將圖片與目錄一一對(duì)應(yīng)，將卷內(nèi)目錄內(nèi)容和掃描圖像對(duì)應(yīng)，實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件的連接，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)與原有系統(tǒng)的無(wú)縫鏈接，數(shù)據(jù)掛接合格率要達(dá)到100%。

四、訴訟檔案網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用

在訴訟檔案全部掃描完成后，如何更好地開(kāi)展電子檔案利用，也是新時(shí)期檔案管理工作的重中之重。訴訟檔案利用主要包括三類，即法院內(nèi)部因?qū)徟泄ぷ餍枰谏舷录?jí)、同級(jí)法院之間調(diào)閱，檢察院、紀(jì)檢、監(jiān)獄、公安等部門因工作需要查閱，案件當(dāng)事人因自身需要查閱。訴訟檔案由于其自身特殊屬性，調(diào)閱、查閱、借閱量非常大，以本院為例，每年需接待近1000人次的利用，工作量很大。訴訟檔案全部數(shù)字化以后，這項(xiàng)工作就變得簡(jiǎn)單且易于操作，只需輕點(diǎn)鼠標(biāo)，就能完成大部分借閱利用工作，不用頻繁去庫(kù)房找卷，不用擔(dān)心訴訟檔案借出總不歸還，不用天天在復(fù)印機(jī)旁勞累、受污染。具體有以下方面：

（一）內(nèi)部調(diào)閱卷

訴訟檔案全部數(shù)字化后，三級(jí)法院便可以開(kāi)展系統(tǒng)網(wǎng)內(nèi)調(diào)卷，不再郵寄紙質(zhì)卷宗。這節(jié)省了法院大量的人力、物力，降低了案卷因調(diào)閱不退、丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

本院內(nèi)部調(diào)卷，主要包括主審法官本人、本業(yè)務(wù)庭、其他業(yè)務(wù)庭等的審判、審查業(yè)務(wù)工作需要調(diào)閱。全部數(shù)字化后，法官只要在局域網(wǎng)內(nèi)提交調(diào)卷需求（法官自己辦理的案件可直接查閱，無(wú)需審批），經(jīng)所在庭、室、處領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門同意后，就可以直接在計(jì)算機(jī)上瀏覽查閱，極為方便、快捷。

（二）對(duì)外查閱

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關(guān)鍵詞:數(shù)字化;城建檔案工作;精細(xì)化管理;途徑

中圖分類號(hào):G275.3

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:B

文章編號(hào):1008-0422(2009)12-0106-02

1概述

精細(xì)化管理理念最早是在企業(yè)管理中提出來(lái)的,是企業(yè)管理從粗放式向集約化、規(guī)模化管理發(fā)展過(guò)程中提出并推廣應(yīng)用的一系列新的管理理念和管理方法。目前,精細(xì)化管理已引入企業(yè)、事業(yè)、社團(tuán)和政府機(jī)構(gòu)管理等方方面面。精細(xì)化管理要求對(duì)工作主體、目標(biāo)對(duì)象、操作流程和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等都實(shí)行精確和細(xì)致的管理?；诰_和細(xì)致本身就是相對(duì)的概念,“沒(méi)有最好,只有更好”,因此精細(xì)化管理代表的是一種理念、一種追求,一種管理思維,一種持續(xù)創(chuàng)新、持續(xù)改進(jìn)、永不止步、永不懈怠的管理實(shí)踐,其管理成果符合人們需求永恒增長(zhǎng)這一客觀事實(shí),對(duì)企業(yè)持續(xù)改善產(chǎn)品,事業(yè)、社團(tuán)和政府機(jī)構(gòu)持續(xù)改進(jìn)服務(wù)有著非常重要的指導(dǎo)意義。因此,我們研究精細(xì)化管理,一個(gè)重要的方法就是找到精細(xì)化管理的切入點(diǎn),即精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)途徑,找到了這一途徑,精細(xì)化管理的方法和措施也就水到渠成了。根據(jù)我們的實(shí)踐和思考,數(shù)字化就是城建檔案工作精細(xì)化管理的最佳途徑。

2城建檔案工作的發(fā)展現(xiàn)狀及特點(diǎn)

我國(guó)城建檔案工作興起于上世紀(jì)70年代末、80年代初,與改革開(kāi)放后經(jīng)濟(jì)建設(shè)全面發(fā)展同步;2000年以來(lái),隨著我國(guó)掀起新一輪城市建設(shè),城建檔案工作也進(jìn)入了一個(gè)新的高速發(fā)展時(shí)期。至今,全國(guó)660多個(gè)設(shè)市城市中,已建立了近500個(gè)城建檔案館,區(qū)(縣)城建檔案室達(dá)1000多個(gè),館藏量在4000萬(wàn)卷以上。在具體工作上,各城建檔案館主要是收集城市建設(shè)活動(dòng)中,特別是各項(xiàng)建設(shè)工程中形成的具有保存價(jià)值的各種技術(shù)資料,加以整理、入庫(kù)、保管,并提供查閱和復(fù)制利用。對(duì)人的管理、對(duì)工作過(guò)程的管理和對(duì)工作對(duì)象(即各種技術(shù)文件、圖紙、影像資料)的管理,還是以原始手工方式為主。城建檔案工作的核心就是城建檔案,一切工作和活動(dòng)都是圍繞著城建檔案展開(kāi)的。而城建檔案的本質(zhì)不是其外在的形態(tài),而是內(nèi)在的技術(shù)內(nèi)容,是信息。如果我們能用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段對(duì)城建檔案進(jìn)行處理,那么城建工作管理模式就會(huì)發(fā)生根本的變革。長(zhǎng)沙市城建檔案館從2000年以來(lái),不斷加大城建檔案收集工作力度,進(jìn)館檔案逐年增長(zhǎng),達(dá)到了30000多卷/年,如果按照原來(lái)的管理模式,檔案整理跟不上,檔案查閱利用越來(lái)越困難,檔案存放也是一個(gè)大難題,庫(kù)房空間嚴(yán)重超負(fù)荷,多次倒架騰庫(kù),仍是應(yīng)付不了檔案迅猛增長(zhǎng)的局面。我們把檔案的信息特征從紛繁復(fù)雜的檔案形態(tài)中抽取出來(lái),實(shí)行數(shù)字化,就能掙脫檔案實(shí)體的桎梏,使檔案的收集、管理、利用都拋離了檔案的實(shí)體,完全在信息的流轉(zhuǎn)中完成,這就為城建檔案工作精細(xì)化管理的實(shí)踐開(kāi)辟了一個(gè)全新的途徑。

3數(shù)字化在城建檔案工作精細(xì)化管理應(yīng)用的幾個(gè)方面

數(shù)字化在城建檔案工作中的應(yīng)用是多方面的。事實(shí)上,數(shù)字化是一種技術(shù)手段和工作機(jī)制,它既可以變革原來(lái)的城建檔案工作內(nèi)容和模式,還可能創(chuàng)新出城建檔案工作一系列新的業(yè)態(tài),這就為城建檔案工作精細(xì)化管理提供了一個(gè)技術(shù)平臺(tái),使城建檔案工作對(duì)象、工作流程和工作成果控制能在現(xiàn)代信息處理技術(shù)幫助下精確計(jì)劃、精密控制、精心操作、精準(zhǔn)落實(shí),從而真正實(shí)現(xiàn)最佳效果的精細(xì)化管理。具體地講有以下幾個(gè)方面:

3.1 檔案接收的數(shù)字化

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的接收是指工作人員對(duì)建設(shè)工程過(guò)程中形成的文件材料和圖紙,按照城建檔案管理有關(guān)規(guī)范要求進(jìn)行收集、初步整理,在工程竣工后向城建檔案館移交的過(guò)程。實(shí)現(xiàn)檔案接收的數(shù)字化,首先是要按照城建檔案管理規(guī)范要求,建立建設(shè)工程電子檔案報(bào)送系統(tǒng),然后由工作人員根據(jù)建設(shè)工程進(jìn)展,將建設(shè)工程信息(文件材料和圖紙信息)同步錄入該系統(tǒng),最后以光盤等形式直接報(bào)送數(shù)字化打包信息。工作人員將按系統(tǒng)程序要求,一步步、一項(xiàng)項(xiàng)、一條條地完成建設(shè)工程信息的錄入,避免了紙質(zhì)接收模式的那種隨意性導(dǎo)致檔案缺項(xiàng)漏項(xiàng)或重復(fù)冗余,也杜絕了工作人員集中在事后補(bǔ)制檔案導(dǎo)致檔案不真實(shí)。數(shù)字化接收在檔案接收質(zhì)量檢驗(yàn)環(huán)節(jié)也體現(xiàn)了精細(xì)化管理的優(yōu)勢(shì),可以用質(zhì)量檢驗(yàn)軟件對(duì)檔案信息包進(jìn)行檢驗(yàn),避免了人工檢驗(yàn)的主觀性。數(shù)字化接收的最大優(yōu)勢(shì)還是工作效率,對(duì)很多類似的信息,我們可以用復(fù)制的方式,不用再重復(fù)打印出文件或圖紙,大大提高錄入工作效率,降低了工作成本。

3.2 館藏檔案的數(shù)字化以及檔案保管的數(shù)字化

傳統(tǒng)的檔案保管都是基于檔案實(shí)體,檔案實(shí)物的搬運(yùn)擺放、庫(kù)房空間的占用調(diào)整以及檔案的保管防護(hù)是主要的日常工作。數(shù)字化的模式從兩個(gè)方面對(duì)這一過(guò)程進(jìn)行革新,一是原有館藏的數(shù)字化掃描錄入,對(duì)已完成掃描的檔案實(shí)行真空包裝后永久封存,非特殊情況不用再開(kāi)包調(diào)用;另一方面是新進(jìn)檔案接收數(shù)字化信息,直接并入檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù);這樣日常管理的操作對(duì)象就是虛擬的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)而不是檔案實(shí)體。這對(duì)檔案實(shí)體是一種保護(hù),而且,檔案信息實(shí)行計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)管理的優(yōu)勢(shì)是多方面,包括可以方便地制作多個(gè)備份,異地存放,防止突發(fā)災(zāi)害對(duì)檔案信息的破壞。當(dāng)然,原來(lái)的各種物理活動(dòng),如清理、搬運(yùn)、消毒、溫濕度控制等都不存在了,檔案日常管理的內(nèi)容與方式就發(fā)生了質(zhì)的轉(zhuǎn)變,更少的人、更少的空間、更少的投入,可以完成更加高效的工作,這正是精細(xì)化管理所追求的核心目標(biāo)之一。

3.3 檔案查閱利用的數(shù)字化

檔案查閱利用的數(shù)字化應(yīng)該是最能展示精細(xì)化管理成果的方面。與傳統(tǒng)檔案查閱方式相比,數(shù)字化查閱可以真正實(shí)現(xiàn)查全、查準(zhǔn)。多年來(lái),在檔案利用中我們有一個(gè)難以明說(shuō)的事實(shí),就是檔案查不到并不是因?yàn)闄n案不在庫(kù)房中,我們往往只好回答說(shuō),“這個(gè)檢索的條件可能不準(zhǔn)確,再找找看看?！蔽覀兊酿^藏量是如此之大,如果單憑人工的手段,或者只是錄入了檔案的目錄信息,要查準(zhǔn)、查全的確是勉為其難的事情。如果我們實(shí)現(xiàn)了全部檔案的數(shù)字化,情況就完全不同了,我們可以深入到檔案的內(nèi)部去挖掘檔案的每一個(gè)信息點(diǎn),而且這一個(gè)過(guò)程是由計(jì)算機(jī)來(lái)完成,在這種條件下,即使是“大海撈針”,也只是舉手之勞。數(shù)字化查閱的另一個(gè)優(yōu)勢(shì)是,在檔案查閱出來(lái)后,目標(biāo)信息的閱讀、摘錄、下載、拷貝、打印都是十分方便的,因?yàn)槲覀兊睦梅绞酵耆珤仐壛藱n案實(shí)物,是一種完全的數(shù)字環(huán)境,就好像我們?cè)诨ヂ?lián)網(wǎng)上用GOOGLE搜索信息后游覽與下載一樣方便;當(dāng)然,我們可以肯定的是,目前所有的檔案館數(shù)字化信息量與互聯(lián)網(wǎng)信息量相比只不過(guò)是“滄海一粟”,而且我們的檔案信息都是集中管理,所以對(duì)它的查閱利用肯定比GOOGLE還要來(lái)得快,來(lái)得方便得多。

3.4 業(yè)務(wù)工作數(shù)字化

主要是開(kāi)發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng),以數(shù)字化的辦公平臺(tái)替代過(guò)去的人工模式和有紙辦公方式。業(yè)務(wù)工作數(shù)字化一是可以提高工作效率,二是可以規(guī)范工作流程。這兩個(gè)方面都是我們實(shí)行精細(xì)化管理所追求的核心目標(biāo)。數(shù)字化辦公將由網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)各種工作流程進(jìn)行界定和標(biāo)注,既不能越位,對(duì)時(shí)間上的延誤也記錄得非常精確、細(xì)致,對(duì)工作人員本身進(jìn)行了管理和約束,是一種陽(yáng)光工作模式。當(dāng)然,系統(tǒng)設(shè)置的各種督促提醒或提示還會(huì)起到人工管理根本達(dá)不到的效果,在現(xiàn)實(shí)管理中,督促提醒或提示一是不能保持經(jīng)常性和充分性,另一方面也礙于情面,而辦公自動(dòng)化系統(tǒng),可以由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)預(yù)設(shè)的機(jī)制來(lái)完成這一工作,工作中有延誤、有松懈、有差錯(cuò)等都可以由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)發(fā)出警告,并自動(dòng)生成工作日志,這使精細(xì)化管理中的考核環(huán)節(jié)變得非常容易。

3.5永不下班的城建檔案館――互聯(lián)網(wǎng)上的城建檔案館

數(shù)字化可以徹底改變城建檔案館傳統(tǒng)的辦公模式,使城建檔案館走上互聯(lián)網(wǎng),實(shí)行全時(shí)上班開(kāi)放,擴(kuò)大城建檔案的社會(huì)影響,提升城建檔案的利用效果。當(dāng)然,我們首先要對(duì)數(shù)字化城建檔案信息進(jìn)行分類,檔案信息是有保密規(guī)定及密級(jí)劃分的,能在互聯(lián)網(wǎng)上的當(dāng)然是可公開(kāi)的部分,這是一個(gè)精細(xì)區(qū)分和精細(xì)控制的過(guò)程,而且需要一定的行政授權(quán)。但數(shù)字化為我們提供了這么一個(gè)技術(shù)條件,使城建檔案館在互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代前行。

3.6 基于城建檔案信息的綜合平臺(tái)

城建檔案信息的內(nèi)容是非常廣泛的,其利用潛力也是巨大的。通過(guò)數(shù)字化,城建檔案信息就成為了一個(gè)基礎(chǔ)的信息源和信息庫(kù),結(jié)合GIS、GPS、RS和MIS等各種技術(shù)工具就可以建立各種綜合平臺(tái),對(duì)城市建設(shè)變遷、歷史文化保護(hù)、建筑設(shè)計(jì)、規(guī)劃設(shè)計(jì)以及城市動(dòng)態(tài)管理等等展開(kāi)應(yīng)用研究并投入管理實(shí)踐運(yùn)用。這是一個(gè)發(fā)展前景非常廣闊的領(lǐng)域,將使城建檔案的信息價(jià)值發(fā)揮到極致。我們?cè)谙旅鎸⒁蚤L(zhǎng)沙市城建檔案館數(shù)字化實(shí)踐為基礎(chǔ),列舉出多個(gè)這方面的應(yīng)用實(shí)例。

4長(zhǎng)沙市城建檔案館數(shù)字化工作的實(shí)踐及精細(xì)化管理成果

從2000年開(kāi)始,長(zhǎng)沙市城建檔案館就開(kāi)始探索檔案數(shù)字化和數(shù)字城建檔案館的建設(shè),開(kāi)發(fā)了基于目錄的城建檔案檢索系統(tǒng),解決了檔案數(shù)量比較大時(shí),人工檢索工作量非常大、效率非常低、經(jīng)常出現(xiàn)漏查的問(wèn)題;開(kāi)發(fā)了館內(nèi)網(wǎng)站,初步實(shí)現(xiàn)了檔案遠(yuǎn)程檢索和建設(shè)信息;但這些工作數(shù)字化水平還比較低,不足以改變城建檔案工作管理模式。2005年以來(lái),隨著“長(zhǎng)沙市地下管線信息化工程”項(xiàng)目被長(zhǎng)沙市發(fā)改委科技立項(xiàng)和財(cái)政的不斷投入,長(zhǎng)沙市城建檔案館數(shù)字化工作得到全面推進(jìn),共有五大數(shù)字化系統(tǒng)(項(xiàng)目)啟動(dòng)開(kāi)發(fā)、建設(shè)和運(yùn)行,目前總投資已超過(guò)2100萬(wàn)元,長(zhǎng)沙市城建檔案館正朝著真正意義上的數(shù)字城建檔案館目標(biāo)邁進(jìn),取得了豐碩的精細(xì)化管理成果。

4.1 長(zhǎng)沙市地下管線信息化工程(地下管線GIS)

該工程項(xiàng)目是長(zhǎng)沙市城建檔案館數(shù)字化的主體工程,也是最早實(shí)施的數(shù)字化工程。2005年就開(kāi)始調(diào)研,2006年開(kāi)始實(shí)施,2007年通過(guò)驗(yàn)收。該工程對(duì)城建檔案信息中最重要的部分――地下管線工程檔案信息――實(shí)行全數(shù)字化管理。其基本原理是采用GIS技術(shù),對(duì)長(zhǎng)沙市城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的各種管線的三維矢量信息和各種文本屬性信息與三維數(shù)字化地圖建立對(duì)應(yīng)關(guān)系,實(shí)現(xiàn)查閱、計(jì)算、修改和動(dòng)態(tài)更新等功能。在實(shí)施過(guò)程中,我們一方面與長(zhǎng)沙市勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院用光纜專線連接,保證管線及地圖信息動(dòng)態(tài)更新;另一方面,我們把建設(shè)工程數(shù)字化檔案與三維數(shù)字化地圖也建立對(duì)應(yīng)關(guān)系,從而在這一個(gè)綜合平臺(tái)上也實(shí)現(xiàn)了檔案查閱利用功能。這兩個(gè)方面是這一系統(tǒng)最大的技術(shù)優(yōu)勢(shì),也使它成為了國(guó)內(nèi)最先進(jìn)的地下管線GIS系統(tǒng)。目前,該系統(tǒng)成為了長(zhǎng)沙數(shù)字城市建設(shè)的基礎(chǔ)平臺(tái),為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的精細(xì)化提供了極大幫助。

4.2 城建檔案數(shù)字化掃描管理系統(tǒng)

該系統(tǒng)從2007年著手開(kāi)發(fā),2008年全面投入運(yùn)行,主要包括檔案掃描數(shù)字化錄入、質(zhì)量檢驗(yàn)、入庫(kù)管理和掃描作業(yè)控制等功能。目前,共有40多名工作人員正在加班加點(diǎn)地工作,數(shù)十臺(tái)計(jì)算機(jī)、高速文件掃描儀、工程圖紙掃描儀、條碼打印及識(shí)別儀、激光打印機(jī)等設(shè)備設(shè)施正在高速運(yùn)轉(zhuǎn);已完成檔案掃描20萬(wàn)余卷,圖紙50萬(wàn)余張,檔案數(shù)字化入庫(kù)信息量已達(dá)到1200G。該系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了與地下管線GIS的對(duì)接,數(shù)字化檔案信息的查閱利用已經(jīng)實(shí)現(xiàn)。

4.3 長(zhǎng)沙市城建檔案館業(yè)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

該系統(tǒng)2008年著手開(kāi)發(fā)并投入試運(yùn)行,2009年起已經(jīng)在業(yè)務(wù)辦公中使用,在使用過(guò)程中,針對(duì)各科室工作需求,又進(jìn)行了一系列的修改、補(bǔ)充和完善。目前,全館一室五科(辦公室和五個(gè)業(yè)務(wù)科室)的日常業(yè)務(wù)工作,包括檔案的接收、驗(yàn)收、整理、入庫(kù)、人事、行政等事務(wù)處理都在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中得到了實(shí)現(xiàn),長(zhǎng)沙市城建檔案館內(nèi)部管理的技術(shù)條件飛躍提升,精細(xì)化管理水平大大提高。

4.4 長(zhǎng)沙市城建檔案聲像媒資管理系統(tǒng)

聲像檔案是城建檔案的重要組成部分,對(duì)聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化管理其成效是非常顯著的。長(zhǎng)沙市城建檔案館在雄厚的聲像檔案工作基礎(chǔ)之上,經(jīng)廣泛考察、調(diào)研和論證,2008年以來(lái)共投入300多萬(wàn)元資金,與在媒資管理領(lǐng)域頗有建樹的北京中科大洋科技發(fā)展股份有限公司合作,聯(lián)合開(kāi)發(fā)了“長(zhǎng)沙市城建檔案館聲像媒資(檔案信息)管理系統(tǒng)”,2009年6月已通過(guò)驗(yàn)收并投入運(yùn)行。該系統(tǒng)采用“雙碼流”技術(shù),不但較好地解決了聲像檔案海量存儲(chǔ)和高速訪問(wèn)的問(wèn)題,還實(shí)現(xiàn)了與現(xiàn)有的地下管線GIS的對(duì)接,針對(duì)聲像檔案的多種來(lái)源,統(tǒng)一歸檔渠道,實(shí)現(xiàn)了對(duì)聲像檔案的全程管理,總體功能包括:收集整理及審核、關(guān)鍵信息提取分析、格式轉(zhuǎn)換、編目審核、檢索瀏覽、下載輸出、編輯利用、數(shù)據(jù)交換、存儲(chǔ)管理、系統(tǒng)管理、業(yè)務(wù)管理,為全國(guó)城建聲像檔案數(shù)字化管理開(kāi)創(chuàng)了成功的范例。

4.5 長(zhǎng)沙市建設(shè)信息中心網(wǎng)站

從1996年起,長(zhǎng)沙市城市建設(shè)檔案館就加掛了“長(zhǎng)沙市建設(shè)信息中心”的牌子,實(shí)行“三塊牌子,一套人馬”的管理體制(長(zhǎng)沙市城市建設(shè)檔案館、長(zhǎng)沙市城建檔案管理處、長(zhǎng)沙市建設(shè)信息中心),但建設(shè)信息中心的職能落實(shí)缺乏有效機(jī)制。從2005年開(kāi)始,隨著數(shù)字化工作全面開(kāi)展,建設(shè)信息中心的職能不斷健全,對(duì)全市建設(shè)系統(tǒng)信息化工作實(shí)行精細(xì)化管理的條件不斷成熟。在數(shù)字化城建檔案館基礎(chǔ)之上,2007年,我們?nèi)娓陌媪恕伴L(zhǎng)沙市建設(shè)信息中心網(wǎng)站”,承擔(dān)了建設(shè)信息收集和、建設(shè)系統(tǒng)部門聯(lián)動(dòng)、行業(yè)監(jiān)督管理和投訴在線辦理等職能,發(fā)揮了長(zhǎng)沙市建委政府門戶網(wǎng)站的作用。正是基于長(zhǎng)沙市城建檔案館數(shù)字化成果日益豐碩、長(zhǎng)沙市建設(shè)信息中心網(wǎng)站影響日益擴(kuò)大,在多年的努力下,“長(zhǎng)沙市建設(shè)信息中心”機(jī)構(gòu)終于2009年11月由市編委下文批準(zhǔn)正式成立,全市建設(shè)系統(tǒng)信息化工作精細(xì)化管理就有了強(qiáng)有力的法定工作機(jī)制。