導語：如何才能寫好一篇檔案監管論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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林業技術檔案的管理

1健全林業技術檔案的管理體制

健全林業技術檔案的管理體制，是加強檔案管理的重要保證。從中央到基層應嚴格地建立對口專業管理體制，加強領導，實行統一的技術標準，專人負責、分級管理、及時修訂、逐年統計匯總上報的管理制度。使林業技術檔案成為提高森林經營水平及上級機關制定規劃、計劃和檢查領導的假科學依據。各級林業主管部門，要加強林業技術檔案工作的領導，配備工作責任心強、有林業專業知識的技術人員專職負責檔案管理工作，建立健全管理制度。檔案管理技術人員要保持相對穩定，定期組織技術培訓和交流，積極采用新技術，充分利用電子計算機在檔案管理工作中的應用，不斷提高檔案管理技術水平。

2檔案管理技術人員的職責

檔案管理技術人員在工作中必須認真負責，嚴格履行自己的職責。檔案管理人員的職責主要有以下幾點：1）深入現場調查，切實掌握森林資源消長變化，準確地進行測定記載，及時做好數據和圖表的修正工作；2）統計和分析森林資源，按時提報年度森林資源數據及其資源分析報告；3）深入了解本單位的各項生產、科研等活動和有關會議，密切配合林管員或護林員工作，互通情況，及時掌握資源變化信息；4）組織固定標準地和樣地的設置，按規定時間復測；5）收集森林資源、經營利用、科學實驗等文字和圖面資料，并整理歸檔；6）嚴格執行檔案借閱、保密等管理制度，杜絕檔案資料丟失；7）積極宣傳和貫徹執行《中華人民共和國森林法》和有關方針政策，對生產部門森林資源的經營利用活動進行監督；8）努力學習先進技術，總結管理經驗，不斷改進工作。

林業技術檔案管理的基本任務

檔案管理工作的基本任務，是按一定的原則和要求科學地管理，及時準確地提供利用，為生產和科研服務，為各項工作需要服務。林業技術檔案管理工作也和其它技術檔案管理工作一樣，其基本任務包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等具體工作。

1檔案的收集和整理

檔案的收集工作，就是搜集和接收具有保存和利用價值的技術檔案，把它集中保存在檔案室和檔案柜里。檔案資源的收集工作，是檔案管理工作的基礎，是實現集中統一管理的具體措施之一。1）林業技術檔案的收集工作，就是根據建檔的需要，及時的搜集和接收森林資源調查、各種專業調查、各項生產作業的設計與實施以及科學研究成果等有保存價值的資料。歸檔的要求和手續，一般要求歸檔工作要由各業務技術機構或部門來承擔負責將日常工作活動中形成的科技文件材料收集整理歸檔。歸檔的科技文件材料必須進行系統的整理，組成保管單位再移交給檔案室。2）檔案的整理，就是對檔案資料進行分類，組織保管單位，系統排列和編目，把檔案材料分門別類，使之條理化和系統化。林業技術檔案的分類一般分為大類、屬類和小類。檔案的編目是整理工作的最后一道工序，其內容包括編張號、填寫保管單位目錄、備考表和編制保管單位封面等四項工作。另外，林業技術檔案與其它技術檔案不同之處就是管理森林資源，建立森林資源檔案。

2檔案的保管與鑒定

檔案資料的保管，要求保護檔案資料的完整和安全，維護檔案的機密，最大限度地延長檔案的壽命。林業技術檔案是國有的重要資料，應建立責任制度，認真保管，防止損壞和丟失。檔案資料的鑒定，就是用全面的、歷史的和發展的觀點來確定檔案的科學的、歷史的和現實的價值，從而確定不同的保管期限，把有保存價值的檔案妥善地保管好，把無須保存的檔案經過一定的批準手續揀出銷毀。保管期限一般分為永久、長期（15年以上）和短期三種。

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職業素養是通過組織管理將工作中必備的素養變成一種文化習慣。培育職業素養需要切實落實崗位責任制，發揮主觀能動性，把工作推向有序、系統、協調、效率、負責的最佳狀態。檔案管理工作人員對于檔案基礎管理工作而言，是至關重要的管理主題，要完善城建檔案管理基礎工作，就必須提高工作人員的素質。首先，必須加強對城建檔案工作者的專業技能培訓，使每一位工作人員都能達到對工作任務進行熟練精確的操作。其次，還必須對檔案工作人員加強其他方面的素質培養，比如與建設工作相關的一些知識信息的培訓。同時，在網絡信息時代，對檔案工作者的信息技術以及數據處理技術的培訓也是必不可少的。除此之外，提高檔案的質量是城建檔案管理工作中最為重要的一個工作任務。城市建設需要的及時有效的信息，城建檔案管理工作人員對檔案進行整理時就必須實現對于檔案信息資源的系統化歸類，完善檔案信息資源目標工作，加強檔案信息資源的準確性。

總之，城建檔案工作人員既要掌握檔案工作的原理方法，也要對不同工程建設形成的檔案特點、規律進行準確把握。因此，應該培養自身的學習習慣，提高學習能力，使自己的業務水平不斷得到提高。要以領導為核心，在工作中通過組織參加培訓、專業研討及解讀新法規、新規范等方式，創造良好的學習氛圍，深入地開展創建學習型團隊活動。努力提高對城建檔案工作的認識，以適應城建檔案管理工作發展的要求城建檔案主要產生于城市規劃、建設、管理、勘察設計、施工單位，其積累形成的質量將直接影響城市經濟建設對城建檔案的有效利用。

目前，城建檔案工作的重要性已越來越被全社會所認識和重視，城建檔案的作用越來越凸顯。隨著國內建設水平的快速提高和發展，新的建筑機構、施工工藝不斷呈現及政策法規的更新出臺，城建檔案人員在工作中面臨著信息“管涌”，這種形式“逼迫”城建檔案工作者不斷學習新知識，提高業務水準，以適應檔案事業的新發展。增強服務不斷創新觀念，以服務促發展創新服務內容是城建檔案館服務工作創新的先導，而信息服務則是服務工作內容的重中之重。城建檔案工作的本質是一項服務性工作。要樹立“寓管理于服務之中，寓執法于服務之中”的管理理念，樹立服務經濟、服務建設、服務民生的新觀念，變被動服務為主動服務，走出傳統的思想誤區，強化服務意識，深化信息服務內容。把服務工作的重點轉向信息的深加工和信息資源的開發利用上來。

通過拓寬信息來源，深化檔案信息加工等手段，優化服務質量，樹立城建檔案服務品牌，展示城建檔案館的地位和作用。伴隨著社會的發展和用戶信息需求的變化，信息服務也處于不斷發展和深化之中，當前的城建檔案信息服務正在發生歷史性的變革，信息服務的內容、方向以及模式也都面臨著新的調整。總體看來，城建檔案信息服務已經取得了較大進步，基本實現了服務內容綜合化，服務理念的社會化，但與其他信息服務機構相比，城建檔案的利用率還是不盡人意。因此我們應該從城建檔案信息服務創新上下功夫來吸引公眾的注意力，以引導需求，創造需求，使城建檔案在信息利用方面有進一步的提高。

服務理念的創新城建檔案工作者在新的歷史時期，應該以改革的精神研究新形勢下的新問題、新特點，從而實現城建檔案工作的根本性轉變。一是樹立市場經濟意識，努力實現由計劃經濟管理模式向以市場經濟為導向的管理模式的轉變。二是樹立法制意識，努力實現城建檔案管理工作由經濟、行政手段管理向依法管理轉變。三是樹立信息意識，努力實現以城建檔案實體管理為主向以城建檔案信息開發、利用為主轉變。四是樹立現代化意識，努力實現手工和簡單技術型管理向城建檔案信息數字化管理轉變。五是樹立社會化意識，努力實現城建檔案的單一型、被動型服務向全方位、全過程滿足社會需求的主動服務方式轉變。六是樹立人才意識，努力實現檔案工作人才意識，實現檔案工作人才素質由單一專業型向一專多能型的復合型轉變。

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一、電子文件檔案管理與傳統檔案管理的區別

1、電子文件檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

5、電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

二、法院電子文件在歸檔方面的現狀與分析

從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：

1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經常被忽視。這些電子文件絕大多數未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉化成為電子形態的數字化檔案的一項工作。但是，目前有相當一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統在設計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把應歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統出現問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。

3、歸檔不鑒定，真偽不辨別.電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。

4、人員素質低，專業人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當一部分素質偏低，許多檔案部門缺乏專業技術人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現代先進的計算機設備，但因專業人才缺乏而未能讓其充分發揮作用。

造成上述問題的原因主要有兩個方面

1、思想認識問題。傳統的檔案工作是以紙質文件材料為主要工作對象，自從計算機應用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優勢正在逐步地取代以往的紙質文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應去認識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設的意義認識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質的妥當，對電子文件的優點視而不見，不接受新生事物，不參加學習培訓，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。

2、管理工作滯后問題。目前，計算機軟件的開發很快，五花八門，日新月異。然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規范化管理的規章制度。有的單位雖然有規章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴重滯后于計算機應用軟件的發展，這是影響電子文件歸檔的原因之

三、提高單位電子文件管理水平的對策

把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續，是所有檔案工作者應盡的職責。如何提高單位電子檔案管理水平，應該從以下幾個方面入手：

1、從電子文件的收集、積累基礎工作入手

在紙質檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環節的第一個環節，檔案收集工作如何，對后續各環節的影響很大。因為，如果應該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發利用。“對于電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環節的第一個環節，是做好電子檔案管理工作的基礎。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應及時收集和整理，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系，尤其是對無紙化系統生成的電子文件，應當有更嚴格的措施。必要時，應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品，以免系統發生意外情況時電子文件信息丟失。”

2、嚴格電子文件的歸檔管理

電子文件歸檔，是將應當歸檔的電子文件，經過整理確定檔案屬性后，從電子計算機的存儲器或其網絡存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環境條件產生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網絡系統，按要求轉數據庫或記錄有歸檔的標識即可完成歸檔任務。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認證工作，要與相關的紙質文件結合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應符合下列要求，首先從歸檔時間上看，文書檔案一般應以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復查閱和利用。對網絡環境下生成的大量的業務電子文件，宜采用備份的方法，在網上進行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務器上。其次，從歸檔電子文件的數量看，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統一保管，另一套由相關業務部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應為通用標準，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數據文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對電子文件進行歸檔的同時，應注意對電子文件的運行環境、使用的操作平臺、設備要求等進行說明，必要時運行電子文件的原程序應一并歸檔保管。

3、健全電子文件管理的檢查審核制度

2001年10月16日，國務院辦公廳下發的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內容的紙質公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應的核查制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網上傳輸的要求等等。

4、規范公文制作和控制程序

對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經終端審核后統一在網絡上發送，確保各種來源的檔案實現統一的格式和結構，便于規范處理和控制。檔案數據的傳輸交流和使用要本著“規范、先進、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴格各環節的管理權限，對文件處理過程中的各類修改信息應予以保留，不可任意進行刪除處理。

5、加強電子文件軟、硬件設施管理

要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備，對應歸檔的電子文件、數據資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現全天候自動升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上，要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環境，溫度保持在17-20℃之間，相對濕度保持在35-40%之間，同時強化防磁設施的完善和維護，有條件的應及時升級服務器主機和數據庫的硬件設施，確保檔案電子信息數據在保存和傳輸過程中安全、穩定。

6、重視和加快電子文件管理人員的培養

電子檔案管理是一個新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎知識和計算機信息技術等多方面的技術技能。因此，培養和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當務之急。就目前各機關單位來說，一是要重視吸納專業型的人才充實到干部隊伍中來，如電子計算機軟硬件技術或數字通信技術、接受過大學教育的檔案管理專業人才，對此類人才可以經過短期專業培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調一批學歷達到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對他們系統的進行檔案管理基礎知識、電子計算機知識、數字通信技術進行強化培訓，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現狀。

參考文獻：

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要轉變思想觀念，增強安全意識

檔案部門要充分利用檔案信息資源優勢，加強館際合作，利用信息技術，走出去為社會提供優質服務;要走市場化的道路，在服務形式和途徑上進行創新，如:開展網上檔案信息查閱，提供網上檔案信息咨詢服務，提高檔案信息服務的質量和效率。檔案工作人員要提高認識，轉變思想觀念，積極參加業務培訓工作，增強檔案信息安全意識和責任心，增強保密觀念和意識。

建立健全各項檔案管理制度

為確保電子檔案信息的安全，必須建立一整套科學、合理、嚴密的保管、保密和利用制度。

1建立電子檔案歸檔管理制度，推行雙套歸檔制

實行雙套歸檔制，即所有的檔案文件通過電子檔案和紙質檔案兩種形式同時進行保存，電子檔案文件存檔時必須進行安全檢查，兩種檔案要保持一致。另，在對電子檔案內容更改的同時注意電子檔案和紙質檔案的相符。

2建立嚴格的保管、保密制度

所有歸檔的電子檔案文件都要進行保護處理。作為存儲介質的光盤、硬盤等，應處于只讀狀態，用戶只能從計算機上讀取信息，不能做任何修改，確保電子檔案信息的原始性。電子檔案文件要定期進行安全性、有效性檢查，一旦發現存儲介質或信息有損壞，應及時進行修復或拷貝。存儲設備更新時也必須制定嚴格的數據轉換辦法，確保數據準確無誤并能在新系統中運行。

3加強電子檔案的提供利用管理

建立便于電子檔案利用的管理系統，同時加強電子檔案利用人權限的管理。電子檔案文件在提供利用時，要防止利用過程中的信息泄密和信息損壞。此外，在向公眾網上傳檔案信息時，要提高安全意識，防止失密、篡改事件的發生。

加強基礎設施建設，保障計算機網絡的安全運行

電子檔案信息安全是以與現代化技術相結合的軟硬件基礎設施來保證的，高質量的電子檔案信息管理平臺，與辦公自動化、政府網、互聯網等系統連通，連接計算機網絡、數據庫管理系統，以實現電子檔案信息管理系統的優化。

1保證載體物理上的安全

電子檔案載體主要有磁帶、磁盤、光盤等。由于這些載體自身的脆弱性，決定了其對保管環境的高要求。所以，我們要為其提供適合的、嚴格的保管環境:將電子檔案存放在無磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕性氣體和溫濕度適中的環境中;存放要避光;做好衛生工作，定期除塵;存放時不要大量堆積、應在盒中直立存放，以防被壓壞，避免磨擦和劃痕;避開磁場和電場、防止有害生物、防止機械震動等。

2做好數據備份和數據恢復工作

備份技術是一種數據安全策略，是確保電子檔案信息安全的一個非常重要的技術手段。一旦原始數據丟失或遭到破壞，可以利用備份數據把原始數據恢復出來，使系統能夠正常工作，這樣就可避免因文件被毀所帶來的重大損失。數據備份對象為:各類檔案資料目錄數據庫、系統數據。為確保電子檔案的存儲安全，要嚴格執行雙備份制度，即:一套封存，另一套提供借閱。必要時可封存兩套。針對網絡系統的不安全性，要建立數據備份與恢復系統，確保關鍵信息能在計算機和網絡發生災難性故障后得以恢復。

采用先進技術，確保電子檔案信息的安全

我國數據信息安全的保障主要依靠技術的不斷升級，如加密技術、身份認證、防火墻、網絡隔離技術等。

1加密技術

由于電子檔案信息具有的可復制性和部分文檔的性，可采用加密簽署技術，不僅可以避免因電子檔案信息被復制而帶來的危險因素，也可以確保電子檔案信息的原始性，還可以保證性電子檔案信息不被公開，以確保電子檔案信息的真實性。

2防火墻技術

通過在互聯網網關上安置用于阻擋外部不安全因素影響的內部網絡屏障，并分別進行分組過濾與IP偽裝，監視整個網絡內外通信，以阻止黑客訪問網絡，實現內部網的保護功能。

3網絡隔離技術

利用網絡隔離技術就是通過專用的通信設備、專有的安全協議及加密驗證機制和應用底層技術提取并鑒別認證技術，用于隔離有害信息的攻擊。在確立網絡可信度之外及保證網絡內部信息不被泄露的情況下，從而在各級安全網絡間進行數據交換。網絡隔離技術確保了網絡之間數據交換的安全性和可控性，杜絕計算機操作系統與網絡協議的自身漏洞導致的安全風險。

加強專門人才隊伍建設，提高檔案管理人員的綜合素質

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關鍵詞：電子檔案管理；傳統檔案管理；區別

一、引言

計算機的產生和應用極大的改變了人類發展的進程和方式，尤其是二十一世紀以來，各種相關的電子信息技術的迅猛發展，更是對人們的溝通方式和生活方式實現了改變。這種情況下，檔案管理也擺脫了原有的傳統管理模式，實現了信息化的管理。要想實現對現代電子文件的有效檔案化管理，就必須要明確其同傳統的檔案管理的區別。下文中筆者將從幾個方面對該問題進行分析。

二、電子文件檔案化管理的基本含義

所謂電子文件檔案化管理，就是在檔案管理的過程中，使用電子信息技術手段對其文件進行數據形式的存儲和管理。在這個過程中不需要用到傳統的紙質檔案資料，也可以實現對相關的檔案的有效管理，一般來說，電子文件的檔案化管理要通過一定的網絡系統和管理軟件來實現。

由于電子文件的特殊性，使得其不能采用傳統的文件和檔案的管理方式來進行，也就是說不能夠按照傳統的文件管理的方式對各種資料進行存放。但是同所有的檔案管理活動一樣，電子檔案也需要經過文件的形成、文件的管理和文件的處理等幾個階段。而我國的相關檔案管理辦法也對文件檔案的管理形式有著非常明確的規定。所以，在落實的過程中，有關部門應該根據電子檔案的特點對其進行檔案管理的靈活調整，以更好的適應自身的特點和檔案管理的流程。

在這個過程中，要注意的是電子文件同傳統的紙質檔案文件有著非常明確的本質區別，他們的存儲形式和處理方式都有很大的不同。所以在管理的過程中，應該充分的認識到電子文件的編碼和解碼的特點，并且由于不同格式的電子文件對于介質的要求是不同的，不可以采用傳統檔案管理方式的統一紙質管理。由此可見，在電子文件的檔案管理的過程中，我們還有很多的問題要明確。

三、電子文件的檔案化管理同傳統檔案管理的區別

電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統一管理電子文件，對電子文件采取社會化、自動化、標準化、網絡化管理，它不由文件形成部門或其它非專業部門來管理電子文件，也和傳統的檔案管理方式有所區別。

第一、電子檔案的歸檔時間與傳統檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統的檔案的歸檔則是由檔案管理部門統一的搜集所填表格和報告，在這個過程中需要經過一定的周期，也就是說要對某項檔案進行統計時，應先制定一個固定的表格和紙質材料，然后進行發放、收回。

第二、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性，真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統的檔案的歸檔方式相對于電子文件就比較簡便，是通過一定部門的證明開據，對現有的材料進行更改，在更改的過程中，由于介質是紙制品，所以沒有嚴格的驗證程序和要求，對于材料的保密性的要求也并不十分高。

第三、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。傳統的檔案的保管主要是通過對紙制品資料的存儲進行的，也就是說在管理過程中必須要占用一定的空間，而且要嚴格的控制存儲的環境，避免由于受潮和其他環境因素導致紙制品的破損和損毀，所以，傳統的紙制品資料的管理的難度比較大。

第四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時 可以編制多角度、全方位的檢索工具 方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。傳統的檔案管理在分類的過程中，需要工作人員和檔案管理人員進行手工的分揀，也就是說要根據不同的類目要求和類型的區別，對各種檔案材料進行手工的逐一整理，這種情況下不僅耗費大量的時間和人力，還容易導致工作失誤，增加了檔案管理的難度，而現代電子文件的檔案化管理就有效的克服了這一問題。

第五、電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。傳統的檔案管理過程中，要想實現對某一個資料的查詢，必須要通過專門的檔案管理人員的查找和取件，也就是說要耗費一定的時間和精力，但是現代電子檔案的文件管理就有效的克服了這一不足。

四、總結

綜上所述，現代電子檔案的信息化管理同傳統檔案管理有著非常明確的差異和區別，這些問題都應該引起有關部門的注意和重視，以便更好的實現自身檔案管理的系統升級和優化，更好的利用電子檔案管理技術對企事業單位進行管理。■

參考文獻

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關鍵詞：建筑工程；電子文件；檔案管理

隨著信息化技術的進步，電子文檔被廣泛的應用在建筑工程的信息處理中，與此同時，由于我國建筑工程電子文件管理體系的不完備，導致建筑工程方面的電子文檔出現管理混亂、信息不全等不良現象，因此，我們必須加強建筑工程電子文件的檔案管理，建立健全檔案管理體系，從而保證建筑工程電子文件可以得到妥善的保存和管理。

1我國建筑工程電子文件的檔案管理現狀

我國建筑工程電子文檔與發達國家相比仍然存在一定的不足之處，這就導致建筑工程電子文檔的現狀存在著很多的問題，我們必須清楚的認識到現有建筑工程電子文件檔案管理的現狀，從而尋求到正確的解決方法，提高建筑工程電子文件檔案管理效率。1.1電子文件歸檔不到位。采用信息化處理的建筑工程方面的電子文檔，具有很強的操作，因此對于相關文件管理人員的專業要求比較高，但是由于我國文件管理人員儲備不夠豐富，部分地區的文件管理人員專業技能不夠，無法完成復雜的文件檔案管理工作，這就導致很多地區存在電子文件歸檔不到位的情況。1.2電子文件檔案管理人員職責界定模糊。在我國，目前很多建筑工程場所對于電子文件檔案管理人員的職責界定十分模糊，大部分企業單位將電子文件檔案管理工作交由計算機技術人員負責，但計算機技術人員由于缺乏相關的檔案管理技能，在電子文件的處理及管理中常常會出現疏漏，導致建筑工程電子文件檔案管理產生混亂的情況。1.3電子文件的真實性、可讀性較差。在建筑工程電子文件的檔案管理中，存在比較嚴重的一個問題就是真實性和可讀性較差。一方面，建筑工程電子文件為了粉飾項目，有內容造假的情況。另一方面很多單位檔案管理人員對工作敷衍了事，導致電子文件內容可讀性很差。這些情況都使現有的建筑工程電子文件所提供的內容可用性不強。1.4對傳統紙質文檔的更替工作不足。在很多地方，建筑工程單位仍存在很多傳統的紙質文檔，紙質文檔在實際保管中十分容易出現丟失、破損等情況，造成工程信息的處理困難，因此我們需要廣泛的對紙質的文件檔案進行替換。對紙質文檔的替換工作十分復雜，建筑工程方面的文檔內容較多，落實電子文檔的替換工作存在的一定的難度。在另一方面，由于工作人員的專業性不足，很多紙質文檔的替換都存在著不夠準確完整的情況。

2實現建筑工程電子文件檔案管理的有效措施

針對我國建筑工程電子文件檔案管理中存在的一系列的問題，需要采取相應的措施，來保證良好的文件管理，從而實現電子文件的普及，為建筑工程項目的有效落實奠定良好的基礎。2.1對建筑工程電子文件實行統一格式。建筑工程方面的電子文件較為復雜，如果沒有統一的格式，在文件查詢的時候十分的困難，因此，統一建筑工程電子文件的格式是一項重要的工作要求。統一格式可以對信息查詢提供有效的保證，同時有利于檔案的完善管理，方便日后查詢、糾錯等。2.2明確檔案管理人員的職責。檔案管理人員是建筑工程電子文件的管理主體，因此，明確檔案管理人員的職責可以確保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程單位需要設立專門的檔案管理人員，對相關電子文件進行管理，做到專人專職。另一方面，需要加強對于檔案管理人員的培訓，提高工作專業性，增強電子文件檔案管理技能。2.3普及建筑工程電子文件檔案管理的意識。對于建筑工程單位來說，具有完善電子文件管理的意識是極為重要的，因此，相關的地方政府部門需要推行建筑工程電子文件檔案管理的工作，使電子文件檔案管理深入落實到各個建筑工程單位中，確保各地的工程電子文件可以完善、有效的保存和管理。2.4在工程項目的各個階段落實電子文件工作。對于電子文件的整理不能只在建筑工程項目完成后進行整理，在工程項目進行的各個階段都需要落實電子文件的整理工作。對于電子文件的整理工作，要保證具有完整性，對于以后的工作查詢來說，是十分重要的基礎性內容。因此在電子文件的處理過程中，保證信息的真實性，防止企業人員為了粉飾項目而隨意篡改電子文件的內容。2.5提高對于電子文件的鑒定技術。在建筑工程電子文件的整理方面，真實性和有效性是十分重要的，因此，必須要保證，電子文件可以反映相關項目的全部真實信息，同時能為查詢者提供有效的信息內容。基于這樣的要求，就需要提高對于電子文件的鑒定技術，確保建筑工程電子文件的真實性和有效性。可以聘用專業的鑒定人員，對電子文件的內容進行查詢，確保電子文件沒有相關內容的遺漏以及篡改。2.6完善建筑工程電子文件檔案管理體系。建筑工程電子文件檔案的有效管理是建立在相關體系之上的，只有完善了建筑工程電子文件檔案管理體系，才能夠保證電子文件得到妥善的管理。一方面，我們對于電子文件的內容需要進行核實，另一方面，對于已經歸檔的文件要合理的保存，防止網絡病毒的入侵導致文件受損等情況的發生。同時要嚴防不法分子對于電子文件檔案的惡意竊取，確保建筑工程電子文件檔案能夠安全完備的保存。

建筑工程電子文件檔案管理的工作是建筑工程項目有效實施的基礎，因此，我們需要從各個方面提高文檔管理工作效率，從而及時準確的記錄工程項目中的各項內容。檔案管理工作者需要不斷的提高自身的工作能力，確保文檔準確真實。只有實現建筑工程電子文件檔案管理的普及工作，才能夠使我國的建筑工程項目有更好的發展空間。

作者:李薇 單位:哈爾濱市國家投資項目評審中心

參考文獻

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基層機關檔案管理工作探析

“五水共治”水利檔案管理

鄉鎮檔案工作的現狀及建議

依法做好企業檔案管理工作略談

集團企業檔案管理工作方式探索

維護檔案的真實性是檔案工作者的職責

高速公路檔案管理人力資源建設的思考

檔案信息化管理中檔案人員應具備的素養

應正視檔案管理工作中存在的問題

關于檔案開放與保密若干問題的思考

基層檔案人員素質提升對策探析

高校檔案外包的風險與應對策略

民生檔案管理工作現狀與對策

我國檔案中介服務的現狀及其發展思考

論民生檔案工作如何向廣度和深度拓展

試析民生檔案管理中的隱私權保護

國有企業重組中加強檔案管理的思考

高校非常規工作檔案項目化管理實踐

高校機要工作為決策服務的三要素

新形勢下城建檔案監督指導工作探討

法院訴訟檔案業務外包的實踐與探析

疾控檔案星級創建與醫院檔案規范管理

環境保護綜合檔案服務能力建設思考

企業文件材料歸檔范圍及保管期限表編制探析

企業信息載體銷毀方法及應注意問題

檔案室環境空氣質量監控實踐

沿海地區加強檔案保護工作之思考

推動高校檔案事業可持續發展的法治思考

新《環境保護法》下如何做好環保檔案工作

構建JCI論證標準下的醫院文件架構體系

信息時代檔案管理隊伍存在的問題及對策

摭談檔案登記備份與檔案部門的職能拓展

電力工程檔案質量控制的難點和解決辦法

加強醫院檔案管理服務醫院持續發展

醫院圖書、檔案實行一體化管理初探

基于PDCA和JCA循環法則的醫院檔案管理

電力企業檔案管理中存在的問題及應對措施

加快體制內檔案中介機構改革之我見

論以“五檔共建”理念推進“五水共治”檔案工作

改善縣級檔案館檔案征集工作現狀的對策分析

新常態下提高市政設施工程檔案管理水平之策略

開發區檔案管理優化研究——以寧波國家高新區為例

創新檔案宣傳工作的實踐與思考——以海鹽縣為例

略論大數據時代下醫院檔案管理模式創新

完善村級檔案管理的思考——以德清縣武康鎮為例

新形勢下企業復合型檔案工作者建設的實踐與探索

檔案信息化背景下高校兼職檔案員業務技能提升途徑

篇8

企業文化隨著企業的產生而存在，而企業檔案者在企業產生后，在企業的各種生產、經驗、過程當中產生的各種歷史資料。企業文化包含了企業物質文化、精神文化以及制度文化。在市場經濟制度下，企業能在日益激烈的市場競爭中處于不敗之地，有了企業文化的先進，就有了競爭的優勢。在社會主義文化建設的大浪潮中，必將促使企業經濟的不斷發展。企業經濟的發展必將帶動企業檔案與企業文化的發展，因為檔案和文化是在經濟發展過程中產生的財富。企業檔案是企業文化的表現形式之一，企業檔案隨著企業的發展而產生，得以保存的檔案將會使得企業文化不斷的傳承下去。加強對檔案管理工作不僅可為企業文化建設提供借鑒參考依據，同時又是企業文化建設的內在要求。一方面，企業文化建設離不開企業檔案這一內容；另一方面，企業檔案記錄和傳承了企業文化。

二、企業檔案在企業文化建設中的作用

1.企業檔案是企業文化的歷史見證。企業檔案是記錄企業發展的一部奮斗史，記載了企業的過去，見證了企業的現在，是企業歷史的證明者，同時承載和傳承了企業的無形和有形文化。隨著信息化時代的發展，企業的各種檔案資料也將越來越豐富，所在承載的歷史文化也將越來越多樣化，檔案記錄保存內容也將非常豐富，檔案管理工作也將越做越復雜。在企業不同時期的發展過程當中，記錄下來的各種視頻、圖像及文字檔案等將為企業精神文化、物質文化和制度文化的建設提供參考依據。

2.企業檔案傳遞企業文化建設正能量。檔案資料是文化的載體，弘揚企業文化傳遞正能量發揮了重要作用。這主要是由于企業文化是在企業檔案、企業發展歷史中提煉出來的有利于企業不斷發展的精神產物。而檔案充當文化的一類載體，常常作為企業提高核心競爭力、擴大再生產的根據，同時更是企業維護自身在競爭當中的合法權益的重要保證。

3.塑造企業的核心文化。企業不停的發展、社會不斷的進步，企業文化同樣處在不斷的更新、發展當中。在企業發展過程當中，需要面臨很多選擇與判斷，而企業要根據自身的實際情況作出何種選擇與判斷又只能借鑒與企業檔案，在檔案中吸收各種經驗教訓。因為檔案中記錄著的并不全是企業光輝的一面，同樣存在失誤和不足的一方面。只有結合其實檔案資料，根據自身實際情況進行合理的判斷與選擇，才能推動公司事業不斷向前發展。

三、優化企業檔案管理，服務企業文化建設

眾多企業將企業文化建設工作作為新世紀的企業建設的重點內容之一，一些企業在自身不斷發展過程中逐步形成適合企業發展、順應社會發展歷史潮流的特色文化。近年來，企業文化建設方面得到了重視，而作為企業文化載體之一的企業檔案在管理方面仍然存在著諸多的不足之處。因而，企業領導、各部門主管負責人及企業員工，特別是檔案管理部門及其員工必須高度重視檔案管理工作，以服務于企業文化的建設。公司應該從以下三個方面入手：

（1）重視企業檔案管理工作，并將其納入企業文化建設管理工作當中；

（2）提高檔案管理人員的工作能力及個人素質，保證檔案質量，為企業文化建設提供基礎保證；

（3）不斷更新檔案管理新技術新設備以適應全球經濟社會的發展，為企業文化建設更好的服務。

四、總結

篇9

關鍵詞：職業道德；檔案管理；人員；研究

檔案作為記錄一個人的學歷信息、經驗等各種信息的載體，在企業發展以及個人發展中都發揮著重要的作用，它不僅能夠體現一個企業的歷史發展以及現在的建設情況，同時也是企業進行人事管理的重要依據。隨著企業的不斷發展和規模的壯大，企業的檔案管理工作越來越復雜，這樣就要求檔案管理的相關人員要具備良好的職業道德素質，在工作中嚴格按照規定進行檔案管理。本文就檔案管理工作的現狀以及工作人員職業道德建設進行分析和研究。

一、檔案管理人員職業道德素質建設的意義

為了能夠更好地進行企業的檔案管理工作，相關的工作人員要具備較高的職業道德素質，這主要是因為：首先只有相關工作人員具有職業道德素質，在檔案管理中能夠有較強的責任心，他們的職業道德素質要求他們熱愛檔案管理工作，從思想上重視檔案管理工作，進而促使他們能夠在實際的工作中無私奉獻，認真工作，切實履行檔案管理工作的職責；其次職業道德素質能夠有效地提高檔案管理人員為企業以及企業員工服務的質量，作為企業管理工作的重要組成部分，檔案管理工作也是進行企業內部服務體系的重要組成部分，檔案管理人員你在實際的工作中要重視這份工作，同時要加強職業道德素質教育和學習，提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識程度，進而提高他們對企業內部的服務質量；最后提高檔案管理工作人員的職業道德素質能夠更好地提高檔案管理工作質量和水平，隨著企業的不斷發展和規模的壯大，企業在實際的檔案管理工作中將會面臨著更多新的挑戰和變化，這些工作上的變化和挑戰將會要求檔案管理工作人員要從不同的角度和層面上進行問題分析，這樣就要求檔案管理工作人員具有較高的職業道德素質。

二、檔案管理人員職業道德建設的現狀

企業檔案管理工作主要是依賴于檔案管理的相關工作人員，具有較高職業道德素質的工作人員能夠更好地促進檔案管理工作的發展，但是在實際的檔案管理人員職業道德建設過程中仍然存在一些問題需要解決，具體存在的問題如下:1.服務意識差。目前企業的檔案管理工作中員工實際工作中經常會以檔案資料是保密文件，不允許其他員工查看，這樣就會導致檔案資料的開放性比較差，出現這種現象的主要原因就是檔案管理工作人員沒有必要的服務意識，在工作中他們沒有意識到檔案工作是為企業提供服務的，除此之外檔案管理人員的日常工作中服務態度也非常傲慢。2.責任感不強。檔案管理工作因為其自身具有的復雜性、細致性、保密性特點，所以要求檔案管理工作人員需要有較強的責任心，嚴格按照國家以及企業的相關規定和制度執行實際的檔案管理工作，但是在實際的工作中經常會發現，因為檔案管理工作人員在實際的工作中沒有責任心導致檔案資料損壞、丟失甚至是重要文件信息被泄露等問題。3.專業技能素質不高。企業在進行檔案管理工作的職位招聘時，并沒有根據崗位的具體工作職能進行員工招聘，許多檔案管理工作人員是由企業其他部門的員工兼任檔案管理的工作人員，這樣就會導致他們的專業技能素質不高，工作效率低下，具體表現在首先是檔案管理的工作人員不是很熟悉檔案管理的具體工作流程，這樣導致檔案資料的存放沒有制度性，為檔案查閱造成嚴重的不利影響；其次是檔案管理工作人員自身沒有較強的邊沿能力，他們只是了解一些基本的管理知識，但是在實際的工作中缺少專業能力。

三、檔案管理人員職業道德素質建設的途徑

檔案管理本身就是一門標準化、規范化、科學化極強的學科知識，在實際的管理工作中相關的工作人員不僅要具備專業的能力和素養，同時還需要有較高的職業道德素質。本文就企業檔案管理中工作人員職業道德建設中出現的問題進行分析和研究，具體解決途徑如下：1.端正工作態度，認真工作。為了能夠更好地提高檔案管理人員的職業道德素質，首先應該要端正檔案管理工作人員的工作態度，在實際的工作中，要讓員工意識到檔案管理工作的重要性，加強對檔案管理的工作認識，檔案管理工作是企業發展的重要內容，同時也是體現旅行自己工作職責的崗位；其次是要提高檔案管理工作人員的敬業精神，要鼓勵他們認真工作，做好自己崗位的工作；最后是要提高檔案管理工作人員的責任感，使其能夠熱愛自己的工作，并無私奉獻，在工作中腳踏實地，認真負責，做好各種細節工作。只有工作人員的態度端正了，在實際的工作中他們才能夠認真對待自己的工作，并做好自己的工作。2.提高服務水平和質量。檔案管理工作的目的和本質就是為企業提供檔案服務。隨著企業的不斷發展和規模壯大，檔案管理工作人員應該要與時俱進，改變傳統的被動管理模式，不斷創新，推動專業化的服務管理模式，在實際的檔案管理工作中要以用戶的需求作為工作的出發點，重視對企業提供服務的實效工作，在提供檔案服務的過程中要堅持以人為本的原則，突破單一的檔案服務模式，以企業未來的發展作為著眼點，充分利用企業發展以及社會大環境，積極創新，提高檔案管理的人性化服務，提高檔案管理服務的水平和質量。3.提高檔案管理工作人員的專業技能。為了能夠促進企業的長遠發展，檔案管理工作應該要與時俱進。隨著我國信息化技術的不斷發展和應用，傳統的檔案管理方式和模式需要進行較大的改變，這些改變就要求檔案管理工作人員需要不斷提高自身的專業技能，具體提高檔案管理工作人員的專業技能途徑有：首先是可以通過網上學習、培訓等不同方式進行計算機技術的學習，提高自身的計算機應用能力，這樣能夠在檔案管理的具體工作中利用計算機技術促使檔案管理實現電子化；其次是檔案管理工作人員需要提高自身的創新能力，在實際的工作中檔案管理人員要推陳出新，用積極、創新的思想來面對工作中遇到的問題，經過多方面經驗考察、借鑒和分析，在此基礎上創新企業的檔案管理工作，繼而實現企業檔案管理工作的科學化；最后企業應該要不斷完善和規范檔案管理的相關制度，要重視檔案管理工作人員的實際工作待遇和福利，不僅要在精神層面上要為提高檔案管理工作人員專業技能提供支持，同時還應該要提供必要的物質支持。

四、結語

總而言之，隨著我國經濟的不斷發展和社會的進步，企業的發展也是十分迅速，規模也在不斷擴大。檔案管理工作時企業發展的重要組成部分，為了能夠促進企業的發展，企業需要十分重視檔案管理工作，在實際的工作中要加強檔案管理工作人員的職業道德素質，端正他們的工作態度，使其能夠熱愛檔案管理工作，對工作富有責任心，提高對檔案管理工作的認識，在實際的工作中不斷提高自己的服務質量和水平，提高自身的檔案管理專業技能，進而提高檔案管理的工作質量和效率，完善檔案管理工作，促進企業的發展。

作者:王艷 單位:沈丘縣史志辦

參考文獻：

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[2]王建.高校檔案管理人員職業道德建設淺議[J].圖書館與檔案管理,2014.

[3]汪泉.關于高校檔案專業人員素質的思考[J].黃石教育學院學報,2016.

篇10

關鍵詞：城市建設；檔案；管理

檔案是黨和國家的寶貴財富, 也是信息資源的重要組成部分。開發檔案信息資源是檔案工作為現代化建設服務的重要途徑, 是檔案工作自我完善的重要內容。隨著科學技術的進步和社會經濟的發展, 以計算機技術為核心的現代化信息處理技術正在逐漸深入到城建檔案管理之中。怎樣有效開發檔案信息資源、以怎樣的方式實現工作管理的創新,運用現代化的管理技術最大限度地服務于社會等,已經成為各級城建檔案管理部門面臨的問題。

一、城建檔案管理面臨的新形勢

（一）世界經濟一體化下與國際慣例接軌的要求

世界經濟一體化的形勢在不斷地變化，對城建檔案管理工作來說，至少提出了兩點新要求，一是要求檔案管理工作要更加規范，要盡可能縮短與世界發達國家檔案管理水平之間的距離，滿足與國際慣例接軌的要求。二是要求檔案管理要發揮為社會經濟發展提供支撐和依據作用，隨時為城市規劃與建設、招商引資等提供“全、新、準”的信息。

（二）我國加快現代化與城市化進程的形勢

對于城鎮特別是大城市來說，加快現代化與城市化進程的一個重要變化，就是城市快速、不斷地向橫向拓展和縱深發展。老城由于空間有限，更新改造往往采用立體化方式向空中和地下縱深發展，為更好地解決老城問題，很多城市特別是大城市還將向新區拓展。城建檔案管理面臨的將是信息量加大和信息更新速度加快帶來的工作量的加大，這對管理手段和管理效益提出了新要求。

（三）我國加快法制建設和公民法律意識加強的形勢

隨著我國市場經濟體系的逐步完善，體制和制度改革力度的加大，我國加快了立法的速度，公民的法制意識也進一步加強。

二、城建檔案管理的特點

（一）復雜性

城市作為功能多元的綜合體特征，決定了城市檔案管理的復雜性。城建檔案涉及城市規劃、城市建設管理、城市環境保護、抗震防災、城市規劃管理政策法規等數十個方面或專業，包含城市空中、地面、地下的各種建筑物、構筑物、管線、設施等各種類型，以及文字、圖表、聲像、電子數據等不同形式的記錄，其復雜性可想而知。

（二）動態性

城市無論是興旺還是衰落，都在時刻經歷著不斷變化的過程，而作為真實記錄城市發展變化過程的城市建設檔案，其保管的城建信息具有動態性的特征。動態性就是要求檔案管理能夠及時提供真實反映城市建設管理現狀的最新信息。

（三）準確性

大到與城市相關的系統性基礎設施的改擴建、尤其是地下系統的建設，中到某一個建設工程的改擴建，小到一套房子的法律糾紛，城建檔案作為歷史性記錄，都將成為重要的建設和法律依據，如果不能保證其準確性和可靠性，將會給國家、企業、個人造成重大經濟損失，甚至引起災害性事故。

三、城建檔案管理問題的具體對策分析

（一）以創新的工作管理模式逐步實現現代化管理

創新是一個民族進步的靈魂, 是一個國家興旺發達的不竭動力,也是一個政黨永葆生機的源泉。當前，我國經濟迅猛發展，改革開放深入進行，城市化步伐加快， 城市建設日新月異，這些對新時期城建檔案工作提出了新的要求，傳統的檔案觀念和老的做法已經難以適應新的形勢。所以，如何創新性地開展城建檔案工作，逐步實現工作的現代化是城建檔案工作者著重思考的問題。城建檔案管理現代化其實質是檔案管理模式和工作方式從傳統的以檔案實體保管為主向現代化的檔案數字化收集、存儲、轉送等轉變, 以信息化形式為社會提供服務。因此，只有創新工作管理模式才能逐步實現現代化管理。

第一，檔案載體不斷發展導致管理載體方式的創新。檔案載體是檔案信息存儲的介質, 它與社會發展階段相適應，具有鮮明的時代特征。檔案的載體從古代的甲骨、金石、簡牘、紙張逐漸發展到現在的以膠片、光盤、磁帶等為代表的影像技術載體。尤其是隨著計算機技術應用的不斷深入，計算機系統所需的信息載體越來越成為現代檔案的主要載體，電子文件、電子檔案也會越來越多地出現在我們的工作和生活中。新型載體檔案需要特定的保管條件、技術和利用手段，這些都是傳統檔案管理方式所不能勝任的。另外，歲月的流失使得古老檔案逐漸自然老化，也需要采用先進的技術手段進行搶救。檔案載體的現代化必然導致檔案管理現代化。

第二，現代化城市建設發展是實現創新管理的主體。城建檔案是城市規劃、建設和管理工作的真實記錄，是城市建設發展的重要依據和城市管理科學化的窗口。與一般檔案相比，城建檔案有其獨特性：真實性、廣泛性、系統性和依據性。隨著我國城建開發事業的蒸蒸日上，城建檔案數量劇增，工作量不斷增加，利用率越來越高，城建檔案的管理難度也將日益增大。原始的手工管理模式已經不適應現代化城建檔案管理的需求，城建檔案管理工作正在逐步從原始的手工管理向采用現代化技術手段過渡，由實體化管理向信息化管理發展。

（二）以創新的服務理念逐步實現管理現代化

為經濟建設服務、為城市建設服務是城建檔案工作的根本目的。城建檔案工作必須緊緊圍繞這個中心。必須關注社會變化、跟蹤經濟全球化的趨勢，緊隨城市化的潮流，適應經濟建設、城市建設和社會各項事業的潛在需求，注重服務觀念、方式、手段的不斷創新, 實現傳統型服務向新型服務的轉變，實現城建檔案事業的可持續發展。

（三）在創新工作中隨時發現和關注現代化建設中出現的問題信息化發展參差不齊

目前，我國各地城建檔案信息化水平發展參差不齊，經濟發達地區和大城市檔案管理部門信息化水平相對較高，在管理模式、手段和方法上大多比較規范，而中小城市由于經濟發展水平和業務發展水平的不同，有些信息化程度比較高，管理比較規范，有些就遠遠不夠。因此制定全國統一的、科學的檔案管理規范和技術規則，即檔案管理模式，是檔案電子化和網絡化的需要，也是我國城建檔案管理事業發展的需要。檔案管理模式的規范化，便于以計算機為核心的信息技術在城建檔案管理中的應用，沒有規范化的模式就沒有檔案管理的現代化。只有實現檔案管理現代化，提高檔案管理的質量和效率, 才能更好地為城市建設和經濟發展服務。

不斷加強檔案人員隊伍建設。實現城建檔案管理現代化離不開高素質、多元化的復合型檔案管理人才。城建檔案的內涵十分廣泛，涉及城市規劃、城市勘測、城市建設、土地管理、建筑管理等多個專業部門的檔案，具有涉及面廣、環節眾多、內容復雜、綜合性和整理性強的特點。因此，城建檔案管理人員不但要有一定的城建檔案專業知識，同時又要熟練掌握計算機系統管理、計算機數據庫、硬件管理、程序管理和信息系統管理技術等現代化管理技術手段，以適應信息化建設時代的發展要求，最大程度地發揮好城建檔案作用。新型載體檔案的安全性問題。電子文件、電子檔案給人類的工作、生活和學習帶來方便、快捷的同時，也帶來了一定的麻煩和不安全因素。它與傳統的紙質文件相比，有著本質的不同：如電子文件的數字化信息形態、信息與載體的可分離性、讀寫信息的系統依賴性、信息的易修改、易丟失和共享性等特點，存在嚴重不安全性。因此，檔案管理系統必須采取一定的安全防范措施，提高信息系統的安全性，保護系統硬件和軟件免受自然災害和人為的破壞，確保檔案信息的安全。

參考文獻

[1] 城市建設檔案著錄規范 [M].中華人民共和國建設部 國家質量技術監督局聯合 2001 7