導語：如何才能寫好一篇電子文檔論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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論文摘要：電子文檔在當前辦公環境中發揮著重要作用，其安全問題理應引起高度重視。由于電子文檔本身的特點，其在制作、使用、銷毀等環節面臨很多安全隱患和威脅。在對上述問題進行深入分析的前提下，提出了保護電子文檔的思路與對策。

隨著各行業在生產、管理上信息化程度日益增高，計算機和網絡已經成為政府、企事業單位日常辦公不可缺少的重要工具，電子文檔已成為辦公信息的重要載體。2010年11月28日，維基解密網站泄露了25萬份美國駐外使館發給美國國務院的秘密文傳電報。這個事件震驚了全球，同時也反映了當前電子文檔面臨著嚴重的威脅。電子文檔看得見，摸不著，在保密性、完整性、可讀性等方面存在很多安全問題。

1 電子文檔的定義及特點

所謂電子文檔是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為主要載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。電子文檔主要有以下六個特點：存儲介質多樣、容易編輯修改、容易傳遞、容易復制、容易損壞丟失、容易還原再生。

1）存儲介質多樣。電子文檔存儲介質很多，目前主要有計算機硬盤、各種光盤、U盤、閃盤，甚至手機和娛樂用的數碼產品也可以用來存儲電子文檔。

2）容易編輯修改。借助于各種專業軟件，可以很容易的編輯修改電子文檔，而且修改的痕跡很難發現。這是電子文檔有別于紙質文件的優點之一，但是如果不能很好的保護，就可能受到非法的修改，會破壞文檔的完整性和可讀性，給文檔所有者帶來一定程度的損失，這時候它又變成一個缺點。

3）容易傳遞。紙質文件的傳遞必須要當面遞送，而電子文檔的傳遞則方便很多。借助于網絡，通過電子郵件、即時通訊工具、FTP服務等方式可以快捷方便的傳給有關人員。

4）容易復制。電子文檔相比紙質文檔非常方便快捷。如果不采取技術手段限制拷貝，通過點擊幾下電腦鼠標就能輕松完成復制。這樣，人們就可以非常方便地進行信息共享。

5）容易損壞丟失。一是存儲介質物理損壞或者丟失。電子文件對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高，磁盤不能長期保存。磁盤、光盤、U盤等存儲介質如果損壞，那么相應存儲的電子文檔也就不能讀取使用。一些U盤、閃盤體積很小，容易丟失，相應會造成電子文檔丟失。二是電子文檔容易被誤操作刪除，或者被病毒破壞。如果文件被刪除不及時恢復，有可能永遠無法恢復。

6）容易還原恢復。電子文檔誤刪后，可以通過數據恢復軟件還原，這本來是電子文檔的又一個優點，但是對一些原本要刪除的機密的文件，又存在被非法還原的隱患。有研究表明，普通的刪除和格式化根本不能將數據徹底清除，硬盤被改寫12次還能將原有數據還原，只要存儲介質未被物理損壞，進行特殊處理就能將數據還原。

2 電子文檔壽命過程

電子文檔壽命過程可以分為三個階段：制作保存、傳遞使用、歸檔銷毀。

1）制作保存階段。主要是指工作人員為了工作需要撰寫、編輯生成電子文件，并保存在某些介質上的階段。電子文檔的制作一般在計算機上操作，制作完成后可以保存在計算機硬盤、U盤、光盤等各種介質上。

2）傳遞使用階段。主要指按照規定將電子文檔傳遞給相關人員查看的階段。主要途徑包括電子郵件、FTP等網絡方式，也包括通過光盤、U盤等物理方式進行傳遞。

3）歸檔銷毀階段。主要是指在電子文檔使用完后，需要保存的由檔案部門保管，其他部門和人員所存電子稿銷毀的階段。歸檔以后，服務器及所有處理過本文檔的計算機及存儲介質都應將文件刪除，相關存儲介質也要進行處理。

3 電子文檔面臨的安全威脅分析

電子文檔面臨的安全威脅整體來說可分為內部泄密和外部泄密兩大類型。

3.1 內部泄密

主要是指內部人員有意或者無意將重要電子文檔泄露，在電子文檔的整個生命過程中，內部泄密的威脅都存在，而且很難防范。

1）無意泄密是指內部人員在不知情的情況下將涉密電子文檔泄露。無意泄密最常見的就是內部計算機非法外聯和移動存儲介質交叉使用。有的人缺乏安全知識，將處理過涉密電子文檔的計算機重新安全后接入互聯網，就有可能被情報人員將涉密文檔還原。移動存儲介質未經授權在內部計算機使用，內部移動存儲介質被帶出在外部使用，移動存儲介質發生故障維修時，里面存儲的涉密文檔被還原，等都會造成內部涉密文檔泄露。移動存儲介質帶來的隱患還包括攻擊者利用移動存儲介質對內網進行擺渡攻擊，從而竊取更多的涉密電子文檔。

2）有意泄密是指內部人員通過各種途徑獲得涉密電子文檔，并主動傳遞出去。內部人員獲取電子文檔的途徑很多，文稿撰寫者可以直接拷貝到U盤、光盤等介質保存，其他人員可以通過網絡下載，有閱讀權限的人員甚至采用手抄、截屏等方式獲得。

3.2 外部泄密

外部泄密主要通過攻擊實現。外部泄密的威脅主要存在于電子文檔前兩個階段，即制作保存和傳遞使用過程。具體方式可分為兩種：

1）惡意代碼。如果內網終端使用時不注意就有可能感染木馬、蠕蟲、僵尸網絡、間諜軟件等惡意代碼，這是目前造成泄密的主要原因。比如安裝未經檢測的軟件，使用來歷不明的存儲介質，防護軟件安裝不到位等，都有可能感染惡意代碼。一旦感染，惡意的代碼就會通過網絡竊取重要信息，伺機往外部發送。

2）網絡入侵。攻擊者借助各種手段，對特定目標進行滲透，最終控制目標，進而獲取所需的信息。從攻擊類型看，當前主要有物理攻擊、主動攻擊和被動攻擊三種類型。

4 電子文檔保護的對策與思路

電子文檔保護的目標主要是防止涉密電子文檔被越權訪問和泄漏給無關人員。做好電子文檔保護需要管理與技術并用，同時要加強人員教育。

4.1 采取相應管理措施

首先應該結合單位實際，制定切實管用的制度，規范電子文檔的制作、使用、傳遞、銷毀等過程，規范電子文檔的存儲介質使用管理。其次，應設法搭建內網辦公平臺，將涉密電子文檔集中管理，采取網絡存儲方式，將涉密電子文檔存儲在網絡服務器上，為每位用戶分配存儲區，用戶只能訪問自己的存儲區，存儲區只能存入文件和進行文檔的編輯，而不能利用復制、剪切等方式將文檔帶走，減少內部人員泄密可能性。

4.2 借助技術手段

綜合運用終端防護技術、身份認證技術、加密技術、網絡監控技術等當今先進成熟的軟件技術，加強技術防護。

1）配齊防護軟件，確保網絡環境安全。對內部計算機進行準入認證，防范非法終端接入和網絡入侵，定期升級終端病毒庫，定期查殺網絡病毒，防范惡意代碼和“擺渡”病毒竊取電子文檔。

2）使用文件加密工具，網絡傳輸加密，終端硬盤加密等加密手段，保證電子文檔被竊取后“打不開”。對電子文檔進行加密處理，以加密形式保存、傳輸，導出電子文檔要審批。

3）加強內網審計。采取網絡審計手段，按照安全性、規范性、真實性等要求，對電子文檔的操作進行客觀、實時的監控與審計，將各種違規操作、可疑操作及時主動阻斷且報警審計。對操作人員的各種操作行為設置相應的監管策略，按照時間、部門、終端、操作行為、源/目標地址等關鍵要素進行實時的操作審計，以備日后需要時進行審計記錄查詢。

4.3 加強人員教育

一要大力普及信息安全知識及網絡竊密知識，使廣大人員了解電子文檔的特性，防范電子文檔無意丟失和泄露，提高對各種攻擊手段的認識和警惕性，如不隨意下載安裝不明軟件，不隨意打開陌生電子文件等。二要進行保密意識教育。使他們認清電子文檔泄露的危害性，認真遵守規則制度，不主動泄密，不協同泄密。

5 結束語

在信息價值日益突出的時代，電子文檔的安全面臨著嚴峻的挑戰。隨著計算機存儲技術不斷發展和計算機病毒種類的日新月異，電子文檔安全將面臨新的威脅和問題，需要我們時刻關注，以便進一步提高電子文檔安全防護能力。

參考文獻

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目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應按檔案種類分別整理組盤。

1、文書電子檔案整理

一是內部文件。以年度、組織機構、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統一規范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應以統一的數據庫結構和規范命題，并建立文書檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網絡，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網上操作。電子文件的歸檔工作由業務部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數據庫。如要查詢，則可通過各個網絡終端在其權限范圍內進行查詢。

2、科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設備、科研、房地產、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。

A．基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規范的紙張輸出的，所以，數據信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。

B．設備檔案。企業引進技術和購置各種設備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發展，國內設計院設計的產品也逐步實行了CAD設計，而且企業的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。

3會計電子文件整理

A．工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。

B．賬簿。企業會計賬簿內容已進入計算機管理系統，現在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統-，其內容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。二、電子檔案的保護

由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結構穩定性，有利于歸檔電子文件的長期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉儲到光盤上。但是，刻錄儀一時還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護仍是當前歸檔電子文件載體保護的重點，必須制定保護措施。

1、軟磁盤的保護

A、統一軟盤的規格，使用3．5寸高密盤保存。

B、把住軟磁盤質量關。軟磁盤的質量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數據。目前市場上存在不少質量低劣產品，所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。

C、規范保管條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里，環境空氣相對濕度控制在40％一50％，溫度控制在14-24℃。

D、加強病毒防范。要求各業務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經常置于保護狀態。

F、對加密盤的管理。有的電子文件在存盤時進行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對這類文件應該解密或顯現文件名后再歸檔保存。

G、在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。

2、光盤的保護

A．規范排放和使用。光盤的存放應置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷。

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南江水庫作為浙江省東陽市的大（2）型水利樞紐工程，已經有40多年的歷史，產生了豐富多樣的紙質檔案。隨著辦公自動化的推行，水庫的電子文檔管理勢在必行，檔案工作者也面臨著一項新課題。這是一個新生事物，其管理比傳統檔案管理要復雜得多，目前尚處于探索階段。在信息社會中，電子文件大量產生，在單位文件流轉中比重日益增加，但電子文件歸檔管理的基礎相對薄弱，電子文件歸檔管理意識、制度建設以及安全維護也有待加強。

2電子文件及其特點

1）電子文件需要借助一定的設備與軟件。電子文件具有數字性，它的存在需要特定的設備與軟件，這個設備與軟件將直接影響電子文件的質量。

2）電子文件可以實行共享。電子文檔與紙質文檔最大的區別在于它可以實行數字化的共享，無空間、時間與次數的限制，實現效率的最大化。

3）電子文件具有一定安全隱患。隨著網絡技術的盛行，電子文檔保存存在一定的風險，有可能被盜用、修改，使其檔案的安全性受到挑戰。

4）電子文件具有一定的壽命。電子檔案與傳統紙質檔案相比，還存在技術壽命的問題。紙質檔案的壽命主要取決于使用的材料和保管條件，其反映的信息相對比較穩定，而電子文件的載體本身壽命比較長，如光盤，如果保管條件好，很長一段時間也不會損壞，但由于其離不開特定的軟件平臺支撐，需要隨著技術的升級不斷轉錄，否則不但可能產生信息異化，甚至因文件不可讀取而使檔案在幾年內就壽命終結。

3電子文件對檔案工作的意義

1）工作介質發生變化。傳統檔案工作介質是紙質，而隨著計算機的廣泛應用，特別是無紙質化辦公的興起，電子文件從起草、修改、審核到印發都在計算機上進行，電子文件形成后可以更新到辦公系統中，供相關人員查閱。

2）整理方法發生變化。分類歸檔是檔案工作的一個重要環節，檔案可以通過人工輸入的方式進行錄入，也可以借助計算機的數據處理功能，如掃描等進行快速的錄入與整理，極大提高了檔案整理的效率。

3）鑒定和利用發生變化。傳統的紙質文件材料，其原始性、真實性可通過分析領導簽字、用印等進行直觀判斷，差錯概率小；而電子文件則需要通過分析文件生成時間、版本號、操作權限等元數據進行綜合判定，稍不注意容易把“半成品”存檔，并且容易出現被修改、原始記錄難保障的情況。在利用上，由于電子文件信息載體的特殊性，渠道被極大拓寬，時效也得到極大的提高；同時，信息的保密和保真也與紙質文件有許多不同之處。

4實行電子檔案管理的措施

4．1重視電子檔案管理的建設盡管電子文檔在我國各個領域都已出現，但是在南江水庫電子檔案的管理尚屬空白。因此需要領導高度重視電子檔案的建設，成立專門電子檔案管理領導機構，進行大力的宣傳，提高整體人員的認知程度；尤其是要提高直接形成電子文件的部門領導及其工作人員的檔案意識。只有各部門、各層面齊心協力、互相配合，才能做好電子檔案的整理與歸檔。

4．2解決電子檔案的技術問題電子檔案依賴于電子文件的形成與存儲，因此檔案工作人員應及時做好電子文檔資料的收集、錄入、整理，保存好相關的原始數據，如負責人的簽署手續、移交手續等，再對原始數據進行技術處理，不能輕易改變原始數據的特性，以保證電子檔案的真實性。因為電子檔案的技術處理，將是電子檔案有效進行存儲的關鍵環節，南江水庫在這塊上比較欠缺，相關部門應引進相關技術與技術人員，對檔案管理者進行培訓，才能很好地解決這個問題。

4．3健全電子檔案的管理機制在技術上可行之后，電子檔案的管理就顯得尤為重要，主要有電子檔案的歸檔、電子檔案的檢查審核、電子檔案的保護、電子檔案的利用等環節。這些環節都需要制定相應的規章制度，按照一定的流程進行管理，使整個電子檔案的管理能夠統一化、有序化。在電子檔案各個環節制訂一定的規章制度外，電子檔案管理人員則需要明確責權。目前南江水庫設有檔案室，里面有文書、財務、科技等檔案，但沒專人管理。因此在電子檔案建設的過程中，應該明確責權、專人負責、協調分工，這樣才能有序的進行工作開展。

4．4加強電子檔案管理人員的培養在信息技術飛速發展的情形下，檔案工作管理者應該與時俱進，掌握電子文件管理的技術。檔案人員要適應社會信息化發展的形勢，及時更新知識結構，加強對諸如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術、網絡運行維護技術等的學習，使先進的信息科技成為檔案工作的有效手段，更好地為南江水庫經濟發展服務。

5結語

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由上述可知，電子技術在檔案管理中發揮著十分重要的作用，對于檔案管理工作中效率、信息應用等多個方面的工作都達到了以往不能想象的工作效率。所以，在今后的檔案管理工作中，不斷的加強對電子檔案管理工作的重視，同時引入并且建立嶄新的網絡電子檔案信息系統，加強電子技術在檔案管理工作中的應用時十分有必要的。筆者在此對如何加強電子技術在檔案管理中應用的策略進行了一定的分析，希望能夠為檔案管理領域更好的發展而獻計獻策。

1.1完善檔案信息庫建設

檔案信息的計算機網絡應用應該進一步完善檔案信息庫，保障檔案信息的有效管理和充分使用。檔案信息庫作為信息資源的載體應該進一步完善，針對當前檔案信息使用不當的問題應該對不同的信息進行合理的歸類，確保檔案信息的有效提取。檔案信息庫的建設中還應該包括合理的維護工作，檔案信息庫中的信息由于使用頻繁往往會出現一些問題，因此加強檔案信息庫的維護工作十分必要。檔案管理部門應該充分重視和完善檔案信息庫的維護工作，定期對檔案信息進行更新和檢查，確保檔案信息的完整性。檔案信息庫的建設應該始終將如何實現檔案信息的有效服務作為出發點，將如何實現檔案信息的最大化利用列入信息庫建設的考慮因素，保障信息庫建設能夠充分發揮其作用，提高檔案信息的有效利用。

1.2要明確案卷概念和明確組卷規則

過去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時代是行不通的。一張光盤可以存貯數百乃至上千個電子案卷，一個案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，要肯定電子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗內檔案分類的產物，但過去組卷要兼顧文件的聯系和案卷的厚度；因此，應該建立更加科學、嚴謹、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎和依據。目前，職能管理在機關工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實記錄，應該反映這種情況。同時，文書立卷也是機關工作的組成部分，應該與之融為一體。

1.3運用先進科學技術，應用計算機輔助立卷

無淪是電子文件歸檔，還是完成紙質文件的立卷工作，都需要一個好的文、檔一體化管理系統。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實現的；另一方面，要利用計算機替代手工操作，提高立卷工作的質量和效率。例如，利用文書登記的目錄組卷并進行電子文件的自動歸檔，提供可選擇的全宗名稱、年度、機構、職能和保管期限表等著錄項數據，復制生成可修改的案卷題名，進行案卷和卷內文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號，進行各種立卷統計，打印各種目錄、封皮、統計表和交接文據等。可見檔案信息化服務與管理水平將隨著信息化時代的快速發展而不斷提高。

1.4提高檔案管理工作人員的計算機技術水平

檔案信息管理人員的計算機網絡技術水平還有待于進一步提高，能夠更好地為檔案管理工作服務。一方面需要加強檔案信息管理人員的計算機網絡技術培訓工作。計算機網絡技術的應用有效地提高了檔案信息管理的工作效率，有助于提高檔案管理工作的水平。在檔案管理工作人員的計算機網絡培訓中需要進行計算機網絡技術知識的講解和實踐操作，確保工作人員能夠熟練掌握計算機網絡技術，提高檔案工作效率。

2.結語

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當今對于普通的紙質檔案，已經有了非常成熟的管理制度和技術，一般能夠配備專門的檔案室以及專門的管理人員，下面是編輯老師為大家準備的試論電子檔案安全管理。

對于文件特別是保密文件的調閱也有著嚴格的審批制度，在選址、防火、防盜方面也有相應的措施來保障文件檔案的安全。但對于電子檔案，卻還沒有詳細的操作性強的安全管理制度，電子檔案管理人員往往在不經意間造成了電子檔案的管理漏洞，形成安全隱患。另外，計算機技術迅速發展，各種攻擊以及破壞手段層出不窮，在電子檔案管理的很多環節都有可能出現問題。

電子檔案安全可靠的運行，不僅僅關系到數據本身的正常運行，更重要的是關系到所有與電子檔案管理業務和服務有關的正常業務開展，因此電子檔案管理的網絡、主機服務器、存儲設備、系統軟件等都應具有很高的安全保證、安全管理及安全防范措施。

防火墻是內部網絡與外部公共網絡之間的第一道屏障,是最受人們重視的網絡安全產品。從理論上看,防火墻位于網絡安全的最底層,負責網絡間的安全認證與傳輸,防火墻不僅要完成傳統的過濾任務,還要為各種網絡應用提供相應的安全服務。當今的防火墻產品正朝著數據安全與用戶認證、防止病毒與黑客侵入等方向發展。在電子檔案管理系統和外部網絡的連接處安裝防火墻設備，能夠根據會話信息、應用協議、訪問用戶、被訪問者資源等進行訪問控制規則設置，保證通過網絡邊界的會話層得到一定的控制，同時，為了保證整體安全性，防火墻設備自身具備高度的安全性。

另外，在電子檔案管理系統和各個地區服務點(Pointof Service,POS)之間，以及存在不同安全等級的系統之間的互聯邊界處也應采用防火墻和虛擬局域網(Virtual Local Arca Network,VLAN)劃分等安全訪問控制措施。

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與紙質文件相比電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作，主要原因是大多數電子文件形成者或囿于傳統觀念，誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔此項工作；或由于電子文件對計算機系統的依賴性，使其必須借助計算機編目歸檔，這對不熟悉操作技術的立卷人來說，不像從事紙質文件立卷工作駕輕就熟，容易產生畏難情緒；筆者認為，推動電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實，在規劃電子文件歸檔工作時，應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發，順應其規律，摸清信息產生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質檔案的載體較為穩定安全，而電子文件的載體穩定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。經實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數據的介質移交方式容易造成數據丟失。如遇質量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數據丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數量，簡便而安全的方式是采用網絡移交歸檔，并利用光盤存貯。網絡移交的途徑有兩條：

(一)借助計算機信息管理網，開通電子文件歸檔專遞網線。隨著各單位計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。這些文件經過各業務管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網前，又按著信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文悠揚，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發展的需要，人們越來越注重信息工作的系統化和標準化水平，計算機信息系統的開發也從以往的“分散各異”轉向“集中統一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內容而建立系統。計算機與信息管理部門負責規劃、統籌本單位信息管理工作，是開發集中統一型信息系統的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件。由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學計算機與信息管理中心計劃利用網絡技術建立校行政信息管理系統，共分為教學、科研、人事管理三個子系統，正在籌建的教學管理系統與學生注冊中心、財務結算中心、教務處、研究生院構成數據交換網。注冊中心負責學生注冊、選課、排課、考表、成績等數據的傳遞；結算中心負責學生交費信息的傳遞；教務處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業審查、學位授予數據的傳輸。計算機與信息中心接收這些數據后，進行集中處理，經匯總的數據通過信息中心又輸送給各業務管理部門共享。隨著每年數據的更新，過期數據應由信息中心按檔案部門的統一要求，進行鑒定，編目整理，通過網絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。

二、依靠原紙質檔案立卷工作骨干，實現相關部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。

紙質文件歸檔經過多年實踐，已形成相對穩定的骨干隊伍，有較好的工作基礎，各立卷部門都設立了分管領導和立卷牽頭人，負責督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔此項工作。由于大多數計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經與檔案部門多年合作，建立了相對穩定的業務關系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原紙質檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現實。由于整理紙質檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術手段，現有的立卷隊伍尚不適應工作發展的需要，要通過組織業務學習和技術培訓，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔負起電子文件歸檔工作的重任。

電子文件來源廣泛，形成者不僅有業務管理部門的承辦人，還有數據錄入員、信息管理與計算機技術人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結、考核電子文悠揚歸檔工作。

清華大學檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚歸檔工作，制定了《機讀(電子)文件歸檔工作暫行規定(試行)》，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規定，并設計了《機讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領導和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會議主要議題之一，會上，分管檔案工作的副校長和檔案館館長明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會上，又提出加快電子文件歸檔進程的具體要求。在對電子文悠揚的來源進行廣泛調研的基礎上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強，含“金”量高的校長辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點和試點單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚歸檔工作小組，由校辦副主任任組長，并參照紙質文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細目。經過努力，現已將部分電子文件歸檔。

與紙質文悠揚相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業務，了解電子文件的自然形成規律和歷史聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性

由于印章和

簽署是文件生效的主要標志，在現在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數據的安全。目前，電子文件、紙質文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內容形成“兩套制”，即紙介質與磁、光介質兩種文件一起歸檔，形成內容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質檔案的備考表或卷內目錄“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。

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（一）公證電子文件的概念。

公證電子文件是以數字、代碼形式記錄于磁帶，磁盤，光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件。公證電子文件的一般具有兩方面的基本特征：一是公證電子文件由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數字文件”。這是公證電子文件與以往所有其他形式文件的基本區別，也是公證電子文件信息與其他數字信息的共同點。數字信息使用0和1兩種數碼的組合來記錄信息，存儲于計算機存儲器中，并可通過通信網絡進行傳輸。二是公證電子文件是文件的一種類型，應該具有文件的各種屬性，特別是有特定的用途和效力。從邏輯上說，公證電子文件是“數字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是具有文件特征的數字信息，又是以數字信息為特征的文件。

（二）關于電子公證。

在世界各國對于電子文書大多數國家較推崇加密認證技術，經過加密等安全措施的數據電文的證明效力基本上可以等同于書證。而在我國現階段運用較多的是對電子證據進行公證。從電子公證文件形成的過程和特點看，公證電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據文件生命周期理論，公證電子文件的處置階段（歸檔）仍應由檔案部門集中統一管理。根據《公證程序規則》及我處自定的辦證程序規范，將具體辦證過程劃分為會員登記、公證的申請、受理、公證的審查與審批、公證書打印、翻譯、復印水印紙、裝訂、蓋章、出證、公證書的送達、統計歸檔，這些程序都是利用計算機網絡系統輔助完成的，全部流程編入系統。這就從根本上保證了辦證程序的合法性、規范性、完整性，杜絕了違反程序情況的發生。通過計算機系統不僅可以準確地統計各類業務數據，而且也為領導進行業務管理、掌握行業發展動態、制定業務決策提供了依據。

二、公證電子文件的特點

辦公自動化信息技術領域的公證電子文件是指通過計算機進行操作、傳輸、存儲等處理的數碼序列。按公證電子文件產生的工作領域，可將其分為兩種：一種是記錄人們在辦理公務，處理一般事務或交流信息過程中產生的公證電子文件，它們多以文本、圖像、聲音或影像等形式存在，如E-mail公證電子文件；另一種是記錄人們生產或科研活動的技術性公證電子文件，如CAM（計算機輔助制造）、CAD（計算機輔助設計）等生成的公證電子文件。公證電子文件這種新型信息載體給日常工作帶來了極大的便利，同時也改變了我們長久以來的傳統辦公方式。與紙質文件不同，公證電子文件主要有以下幾方面特點：

（一）具有紙質文件和其它文件無可比擬的快捷性。

它改變了傳統收發文件流程。利用計算機進行文件登記，可以達到一次錄入，多種形式輸出，方便了文件的查找利用，同時也為檔案現代化管理奠定了基礎。

（二）公證電子文件具有共享性。

改變了文件處理和運轉方式，公證電子文件中的信息不是靜態、固定不變的，可以隨時進行存儲或刪除，其內容可以從一種載體上分離出來轉移到另一種載體上。其利用也不受時空限制，能夠同時滿足多用戶的需要，實現信息共享。還可以利用網絡技術，廣泛采集有關站點的數據信息，豐富自己檔案、資料內容，向使用者提供更加優質的服務。也可以在網絡上開放自己有關的文件、數據查詢系統，或提供遠程服務，在盡可能大的范圍內展示自我，擴大影響。

（三）公證電子文件對設備具有依賴性。

公證電子文件改變了傳統的辦文格局，文件的修改、復制、粘貼、移動變得更加便捷。公證電子文件的起草修改、定稿、收發傳遞都在計算機上進行，其制作、處理以及歸檔后的全部活動都必須借助于計算機系統才能實現，這就形成了對系統的依賴性。

（四）公證電子文件與傳統文件相比具有易更改性。

公證電子文件一般是通過網絡來進行轉移的，具有可操作性，為我們編輯、修改文件提供了極其便利的條件，它在提高工作效率的同時，也帶來了一定的不安全隱患，同時也難以保證文件的原始性、真實性、憑據性。其易更改性主要表現在兩個方面：一是人為修改；二是公證電子文件容易遭受病毒侵襲。目前檔案界普遍存在紙質檔案和電子檔案并存的方式，構成一套既能滿足傳統模式要求又能體現現代信息化趨勢的解決方案——雙重管理模式并存機制。

三、公證電子文件特點及快捷查存方面存在的問題

使用計算機過程中公證電子文件的流轉、歸檔給傳統公證業務也帶來了新的課題。現有的計算機存儲設備，容量雖然很大，但面對呈幾何級數發展的公證電子文件，總有窮盡的時候。而且應用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環境下不能讀取，即使同時期的公證電子文件也有應用軟件不兼容的問題。每個文件形成部門為存儲檔案信息投入大量的精力，保留舊的設備和多種應用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費。公證電子文件沒能和紙質文件的歸檔建立必要的聯系，在公證卷宗歸檔的內容上（有的缺公證書譯文，有的還缺公證書的正文或簽發稿。）在歸檔文件的真實性，一致性，有效性控制以及對歸檔公證卷宗審定方面，缺乏有利措施和科學規劃。例如數據之間傳輸容易造成數據不完整，如從公證員及助理傳輸數據給翻譯室，復印室，發證室，檔案室等，數據不完整，常常出現漏字漏打的現象，有時也會接收指令不對。計算機對通過網絡傳輸的文件資料的保密性還做不到十分可靠，因為一旦文件、資料上網，只要能看到的人都可將文件下載。雖然不同公證員及助理有不同的權限，但文件的保密性仍是個問題。目前公證電子文件安全保護措施只是利用防火墻，密鑰技術等來保證文件的真實性和安全性。如對掌握了相當技術的人來說，進行改動偽造公證電子文件也是很容易的。公證電子文件保存在服務器上，也會給公證電子文件的安全和真實帶來隱患。目前，這些問題的消極影響尚不明顯，但若不及時加以解決，將會成為提高公證電子文件管理水平的嚴重障礙。

四、加強公證電子文件檔案化管理提高查存速度的方法與途徑

公證電子文件有別于傳統的檔案文件，它必須通過復雜的編碼和解碼過程，才能提供利用，與載體沒有必然的聯系，它可以復制并存儲于不同介質之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時隨地調出查閱所需的檔案信息。面對全新的公證電子文件管理形式，傳統的檔案管理方式和方法已經無法適應，因此，適應現代管理制度和信息社會的發展，加強公證電子文件歸檔工作，對公證電子文件實行檔案化管理成為一個可供選擇的出路。

（一）公證電子文件實行檔案化管理。

那什么是公證電子文件檔案化管理呢？公證電子文件檔案化管理，就是在傳統檔案管理經驗和形式基礎上，結合公證電子文件自身的特點，采用先進的計算機和網絡技術，有針對性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對電子檔案實行文件級的管理，對本部門、本地區形成的公證電子文件實行社會化、自動化、網絡化管理，從而實現高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應的成立地區性、部門性公證電子文件中心或公證電子文件檔案館，本著服務社會，回報社會的原則，發揮檔案部門的管理和技術優勢，相對集中地保存和管理公證電子文件，為公證電子文件形成部門提供優質、穩定、安全的存儲環境和空間，為社會提供真實、準確、快捷的檔案信息服務。

（二）公證電子文件文案化采取先進管理技術和理念。

以虛擬、開放、靈活的手段來管理公證電子文件檔案。專業檔案部門通過計算機、網絡、圖文掃描、光盤存儲等先進技術手段，對產生的公證電子文件信息進行統一的管理，并集中保管、存儲符合公證電子文件形成部門要求的電子檔案，公證電子文件形成部門（全宗構成者）以定期或不定期的方式，把日常產生的公證電子文件檔案信息，以標準化的格式通過網絡傳遞給檔案部門，由檔案部門進行分類、整理、編目，分別存儲在檔案部門主服務器相應的存儲空間里，在必要時檔案信息還可以脫機存儲到其它更安全的介質上，并做多個備份，避免自然因素損壞和非法訪問。檔案部門對公證電子文件檔案信息采取維護公證電子文件產生原始性的原則進行管理，為信息存儲單位提供信息查詢功能。

（三）公證電子文件的歸檔查存要與傳統有別。

一是公證電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使公證電子文件的原始憑證性辨別變得復雜而困難。因此，公證電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的公證電子文件的原始性、真實性和準確性，保證公證電子文件的法律憑證地位。二是公證電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異。公證電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響公證電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到公證電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術的發展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到公證電子文件后對文件進行格式轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的公證電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。三是公證電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同。因為公證電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應的分類號和檔案號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時?可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應的文件和相關的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。四是公證電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為公證電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄等方式，經公證電子文件中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

（四）明確公證電子文件的歸檔標準、條件，嚴把質量關。

首先，確定歸檔范圍是保證電子檔案質量的關鍵。在對公證電子文件進行歸檔時，需將經過整理的公證電子文件確定屬性后再歸檔保存。要有完整、齊全的公證電子文件相輔。對于收發文來說，必須是全文信息，從文件設計、修改和形成階段做起，使公證電子文件格式與環節相匹配。確保公證電子文件的歸檔質量，認真檢查公證電子文件內容是否完整、真實、有效，是否感染電子病毒。一般從計算機或網絡的存貯器上拷貝或刻錄到可移動的磁盤或光盤等載體，便于長期保存。嚴格按照不同的保管期限，分別歸檔，分盒排列，分柜保管。其次，明確電子文檔管理標準。計算機技術的應用已經深入到社會的各個領域和角落，隨著公證電子文件的不斷產生使工作效率及社會效益有了明顯的提高，同樣也涉及到了許多問題。如：安全、保密、歸檔、管理、利用等問題。這就需要抓緊制定公證電子文件的管理標準，如公證電子文件的登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護、安全、密級以及專利維護等標準，逐步完善公證電子文件的全過程管理制度，做到標準化、制度化、規范化。第三，建立統一的網絡體系。公證電子文件的歸檔管理還在摸索之中，在某些單位或部門，辦公自動化系統與檔案管理系統不兼容，沒有形成網絡體系，不同軟件形成的數據難以轉換，給公證電子文件歸檔造成困難。其主要原因：一是沒有統一管理，同一單位政出多門，多層管理，多數檔案工作者缺乏計算機網絡知識，使建成的網絡系統不能完全符合檔案傳輸要求。二是公證電子文件是靠網絡生存，一旦網絡被破壞，公證電子文件就會丟失。第四，提高公證電子文件的歸檔管理質量，依法管理公證電子文件。由于各種因素，公證電子文件的法律效力尚不明確，由于沒有固定的載體，目前還沒有杜絕偽造、刪除、修改和抵御病毒的有效辦法。這要求我們在工作中要形成一套完整的公證電子文件管理體系，經常與形成公證電子文件的部門加強聯系，提前介入，充分利用辦公自動化系統實現電子檔案管理創新，建立一個嶄新而不失特色的電子檔案體系。

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關鍵詞： 電子檔案； 傳統檔案； 管理

中圖分類號： G276 文獻標識碼： A 文章編號： 1009-8631（2012）10-0041-01

電子文件檔案與傳統檔案相同之處，它們都具有檔案的基本屬性――原始性。對電子的內容進行修改非常容易，而且改后不留痕跡，但勢必埋下安全隱患，同時，還可對電子文件進行壓縮處理，改變電子文件的清晰度和對比度等等，造成“原件”識別困難。相比之下，相對紙質文件內容進行增刪，改而不留痕跡是不可能的。紙質文件一旦形成原件中所含的內容和形式特征就不會發生變化，人們可以從這些信息上確認文件的原始性。電子文件形成后因載體轉換和格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生任何變化，人們便難以確認它的原始性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集，積累開始就要進行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過程的真實記錄可以證實電子文件的原始性和真實性。

電子文件管理系統本身也應具有實時記錄功能，隨時將需要保留的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實電子文件真實可靠的有效依據。對于收集、積累階段就在網絡系統上傳遞的電子文件，可通過網絡系統的自動記錄功能記錄有關信息，對于以存儲載體方式進行收集，積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是以擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上修改，一經形成后，馬上貯存到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已經總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因次，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值“的文件，還應包括文件的讀取軟件甚至操作系統。二者間的不同之處具體表現為以下幾點：

一、電子文件檔案的歸檔時間與傳統檔案不同

電子文件可以在文件辦理完畢后隨時歸檔，或在某一時間周期內統一歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名封簽認證，有檔案工作人員接受登記，按事由原始給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔和完整率，另一方面也負荷電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

二、電子文件的歸檔方式與傳統檔案不同

電子文件由于采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得發雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性，保證電子文件的法律憑證地位。

三、電子文件在保管方式上和傳統檔案有差異

電子文件載體易老化變質及信息多媒體、新存貯介質的產生和發展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機的發展文件形成部門的配合，檔案部門在接受到電子文件后對文件進行合適轉換，以通用、統一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術發展后，仍能讀取以前存貯的檔案，保證信息資源方便利用。

四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統檔案不同

因為電子文件的特殊性，可以達到文件相應的分類號，根據上下行文之間的關系，再給出相關文件號，在歸檔的同時進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可找出相應的文件和相關的上下級行文附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

五、電子文件查詢利用方式和傳統檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠程登錄方式，中心進行確認身份并確定查閱權限獲得許可后，才可以查詢有關的電子文件檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發好和利用好，并得到長期保存，是人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續，是所有檔案工作者應盡的職責。隨著檔案信息電子化的發展趨勢，提高單位電子檔案管理水平勢在必行，本人認為還應該從以下幾個方面入手：

（1）從電子文件的收集、積累基礎工作入手。

（2）嚴格電子文件的歸檔管理。

（3）健全電子文件的檢查審核制度。

（4）規范公文制作和控制程序。

（5）加強電子文件軟、硬件設施管理。

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各地建設工程電子文件的歸檔模式

從各地城建檔案系統的情況看，目前建設工程電子文件的歸檔大致有以下四種模式。

1　不借助電子文件歸檔管理軟件的模式

這種模式的運作方式是：城建檔案館沒有開發建立建設工程電子文件歸檔管理軟件，要求建設單位(包括勘察、設計、施工、監理單位，下同)按照一定的格式要求，將紙質的工程檔案掃描加工成電子文件后，以光盤形式向城建檔案館報送。這種模式簡稱為“無軟件模式”。無錫城建檔案館采用該模式。

2　借助電子文件歸檔軟件掃描紙質檔案的模式

這種模式的運作方式是：城建檔案館開發建立了專門的建設工程電子文件歸檔管理軟件，發放給建設單位；建設單位將紙質工程檔案全部掃描成電子文件，通過電子文件歸檔軟件收集起來，然后以離線形式報送到城建檔案館。這種模式簡稱為“歸檔軟件+掃描”模式。天津、廣州城建檔案館采用該模式。

3　通過電子文件歸檔軟件將電子文件轉換成固定通用格式的模式

這種模式的運作方式是：城建檔案館開發建立了專門的建設工程電子文件歸檔管理軟件，發放給建設單位；建設單位將工程建設活動中產生的電子文件，通過電子文件歸檔軟件轉換成一種通用的、不能隨意修改、只讀形式的固定格式，然后直接歸檔，無須掃描；對其他一些不能掌握電子版的文件，如工程規劃許可證、施工許可證、材料產品合格證等，建設單位再通過掃描方式導人電子文件歸檔軟件，最后以離線或在線形式報送到城建檔案館。這種模式簡稱為“歸檔軟件+格式轉換+掃描”模式。蘇州、昆山城建檔案館采用該模式。

4　建設工程資料編制與電子文件歸檔一體化管理模式

這種模式的運作方式是：城建檔案館開發建立了專門的建設工程資料編制與電子文件歸檔一體化管理軟件，把記錄工程建設活動必需的各種資料表格及其他工程文件的格式、要求等納入到軟件中，發放給建設單位；建設單位通過軟件直接編制工程資料，形成工程電子文件，工程結束后軟件將電子文件自動轉換成一種通用的、不能隨意修改、只讀形式的固定格式，直接完成工程電子文件的歸檔；對其他一些不能掌握電子版的文件，建設單位再通過掃描方式導入一體化管理軟件，最后以離線或在線形式報送到城建檔案館。這種形式簡稱為“資料文檔一體化軟件+格式轉換+掃描”模式。珠海、大連、蕪湖市城建檔案館采用該模式。

各種工程電子文件歸檔模式的利弊

建設工程電子文件是指在工程建設過程中，通過數字設備及環境生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤或光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

同傳統的紙質文件相比較，建設工程電子文件具有占用空間少、存儲攜帶方便、傳輸速度快、排版制作容易、更改復制簡便、搜索利用快捷等突出優點。但如果將電子文件作為檔案保存，又存在許多弱點，主要表現在：電子文件內容信息的不穩定性，即電子文件可以隨意更改、刪除、增加，且不留任何痕跡；電子文件對設備和軟件的依賴性，即電子文件必須借助計算機等中間設備和計算機管理軟件才能讀取；信息與載體的可分離性。

在分析了建設工程電子文件的特點之后，現在再來看上述四種歸檔模式哪一個更適合于建設工程電子文件的歸檔。

1　關于“無軟件模式”

“無軟件模式”不能記錄建設工程電子文件產生的背景、結構、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式等相關信息，不能獲取元數據，因而不能保證電子文件的真實性、有效性和完整性，是一種不可取的電子文件歸檔方式。

2　關于“歸檔軟件+掃描”模式

這種模式建立了電子文件歸檔軟件，對保證建設工程電子文件的真實性、完整性和有效性具有一定的保障作用。但缺點是：第一，由于這種模式是在紙質文件已經形成后，經過掃描才納入電子文件歸檔管理系統的，電子文件形成過程并沒有納入管理系統，因此該模式并沒有實現真正意義上的“全程管理”和“前端控制”，因而在保證文件真實性、完整性和有效性方面還存在一定距離。第二，全部建設工程電子文件都通過掃描獲取電子文件，會花費大量資金，從經濟上講不能實現節約。第三，掃描文件占用的存儲空間通常要比許多電子文件如doc、excel格式文件大得多，同樣一份文件，其掃描件所占空間是doc、excel文件的50倍以上。大量掃描文件導人城建檔案館為管理館藏檔案而建立的城建檔案管理系統，會大大降低城建檔案管理系統的運行速度，甚至會導致系統的癱瘓。第四，掃描文件通常為影像文件，文件內容識別率低，不能直接進行全文檢索。

3　關于“歸檔軟件+格式轉換+掃描”模式

這種模式的優點包括：第一，建立了電子文件歸檔軟件，對保證建設工程電子文件的真實性、完整性和有效性起到了一定的保障作用。第二，以電子文件格式轉換替代了大部分紙質文件的掃描，節約了掃描費用。第三，將工程電子文件轉換成固定通用格式如PDF，在一定程度上固化了原有電子文件內容，有效防止了電子文件歸檔后的隨意改動，對保障電子文件的原始性具有重要作用。第四，將電子文件轉換成固定通用格式，可以有效保護文件形成單位的知識產權，避免給文件形成單位造成損失。第五，將所有工程電子文件轉換成統一格式，可以方便城建檔案館和其他用戶查閱利用。

但這種模式的缺點是：第一，由于這種模式是在電子文件形成后，經過格式轉換才納入電子文件歸檔管理系統的，電子文件的形成過程并沒有納入管理系統，因此該模式也沒有實現真正意義上的“全程管理”和“前端控制”。第二，格式轉換不能完全取代掃描，工程建設單位還有一部分資料確實沒有辦法掌握電子文件，只能掃描。

4　關于“資料文檔一體化軟件+格式轉換+掃描”模式

這種模式建立了工程資料編制與電子文件歸檔一體化管理軟件，從源頭上控制了工程電子文件的形成過程，有助于記錄和保存工程電子文件產生的背景、內容和結構信息，有助于獲取電子文件元數據，對保證工程電子文件的真實性、完整性和有效性具有重要作用。

建設工程電子文件歸檔的最佳模式

通過對幾種歸檔模式的分析可以得出結論：建立建設工程資料編制與電子文件歸檔一體化管理軟件，工程資料的編制與電子文件的歸檔統一由管理軟件來完成，對工程電子文件實行全程控制，同時，將工程建設活動中形成的電子文件轉換成固定通用格式，對一些特殊資料如工程前期文件等采取掃描歸檔，這樣一種模式是目前為止最科學合理、切實可行、最符合檔案管理要求的一種歸檔模式。

采用這種模式，需要注意以下問題。

1　關于建設工程資料編制和電子文件歸檔一體化管理軟件

建設工程資料編制和電子文件歸檔一體化管理軟件是目前開展工程電子文件歸檔工作最理想的工具，城建檔案館開發建立這樣一個軟件，既方便工程建設單位的資料編制，又有利于工程電子文件的歸檔，還有助于數字城建檔案館的建設。但在各地工作實踐中，很多地方建設單位應當地工程質量監督站的要求，正在使用專門的工程資料編制軟件，這種情況下城建檔案館再強行推廣使用一體化管理軟件，會與原有的工程資料編制軟件發生沖突，給建設單位帶來負擔。合理解決這一問題，方法之一是城建檔案館與工程資料編制軟件開發單位協商，在工程電子文件歸檔管理軟件中建立與資料編制軟件的接口；方法之二是要求有關部門和單位在開發工程資料編制軟件時，按照電子檔案管理要求，把工程電子檔案元數據等內容納入軟件開發工作中，同時增加電子文件歸檔管理功能，該功能的設計要與城建檔案館已經使用的城建檔案管理軟件搞好對接。

2　關于電子簽章

在傳統的紙質工程文件資料中，需要簽章的文件十分繁多。如果電子文件沿用紙質文件的做法，那么對一個工程項目來講，所有參建單位的簽章人員累加起來會達到上百人，電子文件的簽章會變得難以操作，這主要在于電子簽章的認證問題。按照國家規定，要使電子簽章具有法律效力，必須到國家工業和信息化部批準的專門認證機構去辦理認證手續。工程監理和施工單位人員眾多、變動頻繁，再加上每年的定期年檢，強制要求電子簽章會給這些單位帶來很大的人力負擔和經濟負擔。一個較為可行的解決辦法是簡化電子簽章要求，即所有工程文件不需要個人簽章，只需要單位簽章即可。凡是需要個人簽章的地方均采取計算機打字錄入方式，但是每份文件上均要有單位的電子簽章，以示對文件的真實性負責。這樣，一個工程項目只需要建設單位、設計單位、監理單位、施工單位等幾個單位的電子簽章即可。

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對于信息資源管理的重視最先興起與國外，這也就在時間上直接領先于我國，信息化程度建設尤其以歐美最為突出，這也就決定了其在電子檔案管理領域領先于世界先進水平。歐美國家之所以能夠不斷提高其信息化管理的水平程度，很大原因在于國家對于信息資源的重視，以制定符合自身發展需求的法律法規來保障電子檔案的安全，確保電子檔案管理工作的有效運行。以美國為例，其制定的有關電子檔案管理的相關法律法規適用于政府、組織、個人的電子檔案信息，并督促政府對于公眾信息的公開，以《信息自由法》保障公民的信息自由和國家的信息安全，以《陽光政府法》（又名《聯邦公開會議法》）來確保政府信息的公開程度，切實保障公民的知情權和參與權；此外，針對于個人的電子信息檔案安全，政府還出臺了《信息安全法》來對“國家安全系統”進行概念界定，授權各管理部門行使國家信息安全管理職責，并嚴懲非法侵入、盜用合法信息的犯罪行為，切實保障電子檔案建設的有效推行。此外，美國還對社會電子檔案建設進行規劃引導，以撥款推行“電子政務計劃”來保護國家信息資源的安全。相比較歐美，我國的電子檔案管理相關法律法規盡管已經逐漸步入法制化進程，但對于信息的分類和界定尚不明確，現目前頒布的一系列法律法規（如《計算機病毒防治管理辦法》、《互聯網電子公告服務管理規定》、《金融機構信息計算機信息安全保護工作暫行規定》等）主要側重于對互聯網信息安全的保護，而對于大概念下的電子檔案建設管理未有具體的法律法規保障，對電子檔案的憑證依據作用沒有明確的法律規范，法律效力較弱，立法體系較不完善，并且在缺乏統一的立法指導之下，各級政府以行政立法程序的啟動促使了重行政立法、輕權力機關立法的現象產生，直接導致了法律效力的薄弱，無法以明確的法律思想來指導立法工作的展開。

二、理念指導：未能形成獨具特色的管理理念

電子檔案建設與管理本身是一項耗資巨大、工程復雜的大工程，要做到電子檔案與紙質檔案的整合管理，以二者的優化結合的管理理念來指導管理工作，從而確保檔案信息之間的優化互補，既能確保檔案信息的原始性和真實性，又能確保其存儲壽命和無限擴大的存儲空間，實現共享、加快傳播、方便管理。整合管理有利于提取電子檔案和紙質檔案兩者的精華，實現安全的檔案屬性轉化，推動檔案管理的現代化進程，推動檔案建設信息社會化、信息公開程度地不斷提高。與國外先進的管理理念相比較，我國現階段所采用的電子檔案管理理念已經無法適應于快速發展的電子檔案建設管理的需求，其無法做到保障電子檔案信息內容的真實，無法保障電子檔案信息的安全，無法保障電子檔案快速傳播、方便管理、安全利用，因此結合國外先進的管理理念，我國在管理理念的建設上亟需革新。

1.實施前端控制和全程管理這是一種提高電子檔案建設效率和管理效率的科學管理理念，要求在建設初級階段便要對電子檔案管理進行督促和全程跟蹤規劃，并鑒定檔案的價值，以歸檔標識來確保檔案信息的安全，并方便了后期對于檔案的利用，有效地防止了紙質檔案在運輸和輸入過程中的遺失、破損、泄露等事件的發生。

2.加強檔案控制在檔案建設時就要對電子檔案進行分類規范，要明確其歸檔范圍、檔案價值、形成時間及方式等具體明細，以確保后期被管理者失誤刪除和更改等事件發生，從而保障電子檔案的信息安全，并且能夠方便管理人員的鑒別、保管和檢索尋找。

三、運行漏洞：管理模式上的弊端