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【關鍵詞】檔案信息；電子化；電子文件

檔案信息電子化，就是用計算機對檔案材料進行整理、修改、篩選和保存，使傳統的紙質文件轉化為計算機軟件的形式供人們使用。在信息電子化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。在信息電子化條件下，傳統的檔案工作開始引進現代化技術，一向隸屬于社會科學領域的檔案工作，在電子化建設過程中要融合、滲透許多自然科學領域的技術與知識，這使得檔案工作中的科技含量顯著增加。從長遠看，檔案信息化建設涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。

1 檔案信息電子化的作用

1.1 可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館（室）對計算機的應用單一，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，造成人力、物力、財力和時間的極大浪費。

1.2 縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題-選材-編輯-出版，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，往往造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

1.3 檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領導及各個部門，就擴大了社會影響，拓寬了服務范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

1.4 檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。 “信息高速公路”在我國尚在起步較晚，但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求。

2 檔案信息電子化現狀

2.1 檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。單位檔案部門使用的電腦是不同的型號和規格，使用的檔案軟件也不一樣，并且沒有既可以檢索又可以完成信息管理的電腦軟件，由此造成不能利用計算機軟件完成檔案信息管理工作，制約了檔案信息電子化的進展。

2.2 我國目前還沒有開發出一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡的建設形勢不統一，檔案信息系統的規范性、開發性、服務性和共享性較差，達不到信息資源共享的要求。

2.3 標準化、規范化的工作有待提高。但由于歷史的原因，檔案工作的基礎設施較差，案卷質量較低，尤其是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件的移植性較差，各個單位檔案信息電子化工作不統一，并不能全面實施、進行標準化的工作。

2.4 檔案管理人員的水平有待提高。實現檔案信息電子化，檔案管理人員是關鍵，管理人員需要較高的文化水平以及計算機操作水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。目前部分檔案管理人員的技術水平不能滿足于現代先進設備的使用，更不用說檔案信息電子化了。

3 檔案信息電子化的應對措施

3.1 政府應加大對檔案信息電子化的投入，開發檔案管理準用軟件，提高管理工作效率。組織專業技術人員數據交換的機讀目錄檔案系統，提高檔案信息系統的規范性、開發性、共享性，提高檔案管理工作的標準化和規范化程度。

3.2 解決好電子文件的保存問題，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

3.3 管理向立體化方向發展。以前的檔案管理是呈直線狀態的，隨著人們對利用服務工作的重視，使利用工作和其他基礎工作構成一個平面。隨著電子文件的介入，檔案種類在增加，其基礎工作和利用工作也都具有各自的個性。

3.4 檔案管理人員的知識結構變革迫在眉睫。我國檔案管理人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新、引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。可以肯定，加快檔案管理人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。

【參考文獻】

[1]劉英美.于檔案信息電子化問題的思考[J].科技信息：學術版，2006（05）.

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一、電子文件定義及其特點

所謂檔案電子化，就是用微機對檔案文獻進行篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻供人們利用的過程。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件具有以下特點：電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、檔案信息電子化的益處

從長遠看，檔案信息電子化建設涉及的不是檔案管理工作的某一部分或是某個局部，而是對整個管理工作起到牽一發而動全身的作用。具體地說，檔案電子化的益處主要有以下方面：可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率，減少人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備得到物盡其用；縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻；檔案信息電子化，還可實現一次投入，多次產出，信息成果可多份拷貝，這樣就擴大了檔案信息的社會影響，拓寬了服務范圍。

三、檔案信息電子化的必然性

檔案信息的電子化建設是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。

第一，檔案電子化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案電子化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。

第二，形勢發展的需求。21世紀是信息化的時代，一般檔案館都藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，就失去了檔案留存的意義。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案信息的電子化建設。

第三，社會強烈需求。當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，那么要了解這些詳細內容恰恰只有檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

四、積極應對檔案信息電子化帶來的影響

電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。它給檔案管理工作造成的影響與沖擊必將是全面而深刻的。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。為此，檔案界應采取如下對策：

第一，做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

第二，解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始的長期保存問題是有待檔案工進行深入研究和探討的重要課。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止損失。

第三，檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應電子化建設的發展，適應新技術的需要，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接技術革命最根本的對策。

第四，電子檔案是通過計算機、磁盤、光盤、打印、備份等形成的，與紙質檔案相比有其自身特性，由于簽名非傳統意義上的“親筆簽名”，法律上能否認可、如何認可；圖像、聲音的形成、技術鑒定水平及準確與否，電子檔案文件的法律依據等，都決定、制約著電子文件的效力和歸檔保管的意義。而這些在目前尚未制定立法，因此，也沒有依法制定的相應規范和制度。對于檔案管理領域內的電子化管理這一法律法規性很強的工作，更需要法律、法規和制度進行規范。

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一.加強檔案信息電子化管理的重要性

檔案信息電子化，就是以館、室、藏檔案資料、紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。加強檔案信息電子化管理，是貫徹中央以信息化帶動工業化發展戰略的重要行動，具有重要的意義。

1．加強檔案信息電子化管理，是電子政務發展的需要

檔案資源是人類社會發展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是電子政務建設不可缺少的重要公共信息資源；檔案信息化建設是電子政務建設的重要組成部分；大力開發檔案信息資源，服務社會和各級政府，對于我國“三個文明”的建設具有重大意義。對此，進行檔案信息化建設，加快檔案資源的開發應用，是電子政務發展的需要。

2．加強檔案信息電子化管理，是提高檔案資源利用率的需要

隨著電子商務時代的到來，檔案管理也伴隨著信息資源的交流和互換進入社會信息網絡的新天地。而傳統的檔案工作模式是手工信息加工工作模式，即：“選題一選材一編輯～ 出版”的工作方式，從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。檔案信息電子化，建立企業信息資料庫，選取最能體現企業優勢、樹立企業良好形象的信息資源上網，企業通過網絡，宣傳自己和展示自己，吸引客戶和占領市場。

二、當前檔案信息電子化管理存在的問題

隨著電子信息技術的廣泛應用、辦公自動化、文檔雙軌制的推行，對檔案信息電子化管理提出新的挑戰。當前，檔案信息電子化管理還存在許多問題，主要表現如下：

1．硬件和軟件設施有待完善

目前，許多檔案館的計算機硬件配置高低不一，通用性較差，一些設備安裝在低配置的計算機上，無法實現其自身的功能。比如掃描儀、數碼攝像機、數碼照相機等一些高端設備，在比較落后的計算機上根本無法使用。沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，這嚴重制約了檔案信息電子化的進程。

2．缺乏標準化、規范化

檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。

目前，由于歷史原因，館、室、藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法

全面實施、推廣統一標準，制約了檔案信息工作電子化。

3．檔案人員素質有待提高

實行檔案信息電子化，必須有高技術人才來管理。目前，許多檔案部門工作人員只會一般的計算機操作，沒有較高的知識層次和先進的技術水平，缺乏檔案、信息處理復合型人才，無法充分使用現代化設備，制約了檔案信息電子化建設。

三、新形勢下加強檔案信息電子化管理的途徑

加快檔案信息自動化系統建沒，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。因此，必須提高對檔案信息電子化的認識，采取各項措施，提高檔案信息電子化管理水平。

1．完善硬件和軟件設施

檔案部門領導要有現代化管理意識，增強檔案信息電子化管理意識，要在基礎硬件、軟件開發、信息收集和利等方面加大投入，完善計算機、數碼攝像機、數碼照相機、掃描儀等設備配置。加大軟件開發力度，加快開發一套綜合功能強大的檔案信息管理軟件，使各地檔案信息數據能相互轉化，使利用起來快捷方便。

2．提高檔案標準化、規范化水平

檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范。當前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件混亂，嚴重影響了系統整體水平的提高。因此，必須制訂《數字化聲像檔案著錄規則》《檔案資料數字化懷準》《紙質檔案數字化操作規程》《照片檔案數字化操作規程》《縮微膠片數字化操作規程》《錄音檔案數字化操作規程》《錄像檔案數字化操作規程》《多媒體信息采集操作規程》等規章制度，提高檔案標準化、規范化水平。

3．提高檔案人員素質

推進檔案信息自動化的關鍵是人才。當前，許多檔案人員素質不高，提高檔案人員的知識素質迫在眉睫。因此，要有針塒性地對檔案人員進行政治思想教育，培育其事業心和奉獻精神；要有計劃地組織進修培訓，讓他們綜合學習檔案學、信息技術、計算機技術、網絡技術等知識，掌握信息化技術。

總之，檔案信息化管理是檔案工作發展的必然趨勢，是一項長期而又復雜的系統工程。要進一步完善硬什和軟件設施，加強管理，提高檔案人員素質，不斷拓展服務領域，提升檔案事業發展質量和水平，促進檔案事業科學發展。

參考文獻：

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1檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

2在我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求。

3標準化、規范化工作有待提高。檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館室藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

4檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

5檔案信息管理人員的素質有待提高。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

二、檔案信息電子化的發展趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

三、檔案信息電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以館室藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其益處有：

1可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前，大多數基層檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。

2縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式是：選題—選材—編輯—出版，這條“慢工出細活”的工作方式，即從文件資料形成到開發“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

3檔案信息電子化，可一次投入，多次產出，可改變信息加工工作受經費限制的局面。手工編研信息成果出版需要較多的經費，但目前乃至今后一個相當長的時期內，企望國家給檔案部門撥較多的經費進行信息編輯是不現實的，依靠自身解決也不是件容易的事，解決不好，檔案工作者的辛勤勞動成果只能“待字閨中”。

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［關鍵詞］文書檔案 信息電子化應用 存在問題 應對方法

文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會發展的歷史過程，客觀地反映著問題處理、領導決策、基本建設、研究開發等方面過程和成果。隨著改革形勢的發展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應日趨發展的新形勢，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應用信息電子化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認識。

一、應用信息電子化的文書檔案管理的優點

1.辦公效率大幅提高

計算機強大的信息處理能力也是正確運用信息電子化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內、外部特征(目錄和內容)合并管理。隨著計算機及其網絡技術的進一步發展，實現檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統建立共聯，提供信息的橫向與縱向、歷史與現實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質量和效率，可以對所調閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態。

3.電子文件保存的穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應用計算機網絡技術下，直接通過網絡進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

二、應用信息電子化的文書檔案管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制

電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。

2.對檔案綜合管理人員要求高

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。這就對管理人員技術和素質水平提出更高的要求。實現檔案信息電子化，首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、幾點應對方法

文書檔案的信息電子化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。針對在實踐應用過程中遇到的一些問題，筆者提幾點方法。

1.信息化系統內、外網隔離

在內部信息化網絡和外網之間，設置物理隔離，以實現內外網的隔離是保護信息化網絡安全的最主要、同時也是最有效、最經濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進入信息化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質

一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。事實證明只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能通過對這些設備（施）的了解、學習直至熟練運用達到增加業務技能、提高管理水平的效果。二是以“自學為主，培訓為輔”模式逐步形成可持續終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代變化而不斷提高。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區域間系統合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。通過交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源進行轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創新思維。

四、結束語

文書檔案的信息電子化應用在發展過程中有利有弊，就其對現代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。我們在充分享受網絡信息電子化方便、快捷的同時，更要時刻注意維護系統信息的安全。

參考文獻：

[1]徐莉：淺談文書檔案的計算機管理[J]．平頂山師專學報，2001，5

[2]裴承志 奧多：辦公自動化與文書檔案管理[J]．中國冶金教育，2002，2

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[論文摘要] 隨著全球和國內信息化技術的廣泛應用和城市經濟的飛速發展，現代辦公呈自動化、無紙化發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，加快城建檔案信息電子化數字化建設，已成為城建檔案事業發展的必然要求。 

追溯檔案部門應用電子計算機的歷史是在上世紀70年代，隨著信息技術的發展和應用水平逐步提高。建設部2004年批準了《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》，為我國全面實現城建檔案信息處理和管理的現代化做了準備。 

 

一、城建檔案信息電子化數字化的現狀 

城建檔案館大多在上世紀80年代初建立，80年代末期由蕪湖城建檔案館率先試點開始了探索建立檔案計算機檢索系統。90年代中期部分特大城市城建檔案館開始建立自己的mis系統，并開始了檔案原件電子化工作。所應用的操作系統由dos轉向wondows，數據庫也由最初單機版的dbascii轉向支持局域網操作的foxpro，繼而向大型數據庫發展。現在部分城建檔案館建立了自己的網站，但內容僅限于館藏、內設機構的職責和辦事流程的介紹，我國城建檔案信息化應用總體上還處于初步發展階段。這一現狀與實現電子化數字化管理的要求不太適應，與迎接知識經濟時代的到來的要求也相距甚遠。這集中表現在： 

1.城建檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性 

各基層城建檔案館、室使用的計算機型號、系統軟件各異，開發的管理軟件不能互用，著錄標準不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用和領導決策，也不便于編研，這制約了城建檔案信息電子化、數字化的進程。 

2.建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄 

各城市城建檔案信息系統和網絡建設形式、深度不同，規范性、開發性、服務性、共享性較差，建設部至今還沒有建立一個系統的用于數據交換的機讀目錄，不能適應城建檔案信息資源共享、管理軟件共享的要求。 

3.城建檔案的標準化、規范化工作有待提高 

檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于各地館、室的檔案業務水平發展的不均衡，案卷質量不高，特別是各類城建檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了城建檔案信息工作電子化的應用和推廣。 

4.城建檔案信息網絡技術有待提高 

城建檔案的技術標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定不能完全適應。城建檔案信息安全保障體系的建設還不夠完善，網絡技術有待提高。 

5.城建檔案信息管理人員的素質有待提高 

實現檔案信息電子化，首先要有具有現代化知識的人，管理人員要有較高的專業知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中城建檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。 

6.各地城建檔案部門應用軟件系統跟不上現實的需求 

各地城建檔案部門各自為政地開發設計應用軟件系統，重復開發導致浪費了大量的人力和物力，并由于現代信息技術的飛速發展導致了技術落后，跟不上現實的需求。 

7.城建檔案網絡建設資金缺乏 

數字化、電子化所需相應計算機、存儲、輸入輸出等硬件設備的大量資金投入，超出通常城建檔案館室所能承擔的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導致建設遲緩。 

二、城建檔案信息電子化的發展趨勢 

現代辦公自動化、無紙化的發展趨勢，使檔案的生成方式發生了很大變化，諸如文件資料、照片和圖紙等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的電子化數字化檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。那么，城建檔案館的發展方向就應該是： 

1.建立、健全城建檔案館藏檔案數字化。 

2.健全和開展城建檔案電子化接收和管理。 

3.建設有著各地方特色城建檔案的數據庫，能更好地提供專業信息和專業服務，并傳承承載著中國地方各自悠久歷史的建筑的文化。 

4.建立真正的高效率的數字化城建檔案館，并做到多城市多館互通互用。 

5.向專業特色的城建檔案館發展，向社會提供網上查詢利用。 

 

三、城建檔案信息電子化數字化的作用 

所謂檔案信息電子化，就是把館、室所藏檔案資料以紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。其作用有： 

1.可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率。目前多數基層城建檔案館室對計算機的應用單一，開發功能簡單，僅用于著錄或貯存，利用低效率，造成人力、物力的極大浪費，使現代化設備不能盡其用。 

2.縮短城建檔案信息的加工時間，提高利用的時效性。從快速加工到檢索及提供利用需時短，且能提供的檔案信息準確、全面。利用者可用機讀形式的檔案，完成信息調閱，提高服務效率。 

3.城建檔案信息電子化，可一次投入多次產出，節約經費，信息成果可多份拷貝。并能長效保存信息。 

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關鍵詞：檔案；信息化；可行性

檔案工作是對社會中的各項生產活動中信息的記錄，隨著城市建設的規模不斷擴大，檔案工作也越來越復雜和繁重，城建檔案的信息化管理是必然趨勢，也是提升效率、提升服務質量的主要措施，城建檔案的信息來源于豐富的數據，其主要內容包含了城市建設中的工業、市政、基礎設施、民用工程等建設類信息，檔案的形式有文字、圖片、影像等。本文就城建檔案信息化建設的意義和必要性進行論述，并就可行性展開探討。

一、城建檔案信息化的意義

（一）城建檔案信息化后，檔案管理工作朝向自動化、網絡化、實時化發展，提升工作效率。

文書的管理錄入、數據錄入、報表的打印、檔案的打印、檔案信息的統計查詢、錄入信息的查詢和報告生成全部都可以依賴于計算機操作，并直接生成最終成果，可以大大地提升檔案管理工作的效率和質量，避免發生重復工作和錯誤工作。

（二）檔案管理實行信息化后，使得檔案的檢索、查詢、查閱更加方便快捷。

檢索查閱工作可以通過網絡立即實現，不受空間和時間上的約束，更加準確、方便、快捷。查詢的手段也有多重方式，模糊查詢、組合查詢、分類查詢等，檢索的信息將更全面、更高效。

（三）城建檔案信息化后，檔案的借閱工作更加可控，傳統的借閱需要手工記錄和操作，容易出錯，而信息化后的借閱工作可以自動管理借閱記錄、自動催還。

（四）檔案信息化后，利用率將得到提升。

一般的檔案都要隔年才能整理完成，但實際上在檔案的利用中當年的需求是最多的，這就影響到了檔案的使用效率。已經形成的檔案利用較為繁瑣，要登記之后在眾多檔案中查找，并且一份檔案只能一個人借閱。信息化建設后可以實現信息的內部共享，控制檔案的合理利用，提升利用率。

（五）實現信息化后，城建檔案將擴大其服務面。

城建檔案歸根結底是一種信息資源，其社會價值在于對檔案的開發利用，而現代化的信息管理手段更有利于開發和利用其價值產生社會效益，例如建立城建檔案信息管理系統后，將有助于檔案信息的二次開發，讓更多的人利用城建檔案信息資源進行更深層次的研究與開發。

二、城建檔案信息化的必要性

（一）庫房容量無法適應檔案增長的速度。

許多城市的檔案管理庫房容量有限，但是城建規模卻大幅增長，現有的庫房容量完全無法滿足檔案的存儲需要，已經嚴重不足，重新選址建設又需要層層審批，并且投資較大，可謂勞民傷財。因而，城建檔案的信息化可以緩解有限的庫房容量與無限增長的檔案之間的矛盾。

（二）多套重復保管復印件檔案并無必要且成本高昂。

一個完整的建設項目所涉及到的檔案文件眾多，從最開始的設計、施工、建立到后期的投入驗收，城建檔案的所有文件都需要復制5套，分別保存。檔案的原件數量只有一份，許多建設文件在歸檔到檔案館時就只有復印件，失去了其原有的憑證價值，并且多套重復材料的保管并沒有必要，還增加了制作和保存成本。

（三）收藏內容不能做到齊全。

城建檔案館中保存的文件具體來看只是整個建設工程中的一部分，也就是還有一部分的文件并沒有歸檔，主要包括項目的科研報告、地質報告、地勘計算書、結構計算書、初步設計、施工圖、預算書、施工記錄、監理報告等。這些文件對于建設項目來說都是無比重要的，如果將這些以電子形式保存，將極大地提升利用效率。例如哈爾濱大橋發生傾覆事故，在對其進行事故的分析調查中專家查閱資料時就發現缺少橋梁的結構計算書、設計圖和地勘報告，這毫無疑問影響了事故調查。從根本上來看，這部分的資料用紙質的形式保存并不合理，數量和體積過于龐大，但是電子化的形式保存則可以解決這一問題。

三、城建檔案信息化的可行性

（一）大部分城建檔案以電子文檔的形式生成

城建檔案中的許多內容都是以電子化的形式存在的,例如地勘報告、工程設計圖紙、勘察設計、監理和施工合同等,甚至工地的施工日記和驗收記錄這些內容在最初的生成都是以電子文檔的形式存在的,既方便了記錄和歸檔,也可以很直觀的調閱等,如需紙質的也可以隨時打印。這些內容的檔案在建設工程的所有檔案中占到了90%以上，對于簽章內的文件，有研究人員提出了引入電子簽章技術，讓城建檔案實現電子化具有基本的前提條件。

（二）城建檔案信息與載體的可分離性

對于一些歷史檔案，具有寶貴的信息價值，有時候載體的價值甚至還超過了信息的價值。例如名人的畫作、筆墨等，這樣的檔案其載體和信息是不可分離的，必須要妥善的保管。然而，城建檔案是在城市的建設活動中產生的具有保存價值的檔案，其信息的價值可以轉換為數據，與載體的存在形式沒有較大的關聯，并且信息和載體可以分離，從一個系統轉移到另外一個系統中去。因而，城建檔案的最初形式就是電子信息存在，而信息和載體的分離特征可以讓檔案信息實現電子化的接收和管理。

（三）檔案載體的變遷

在我國，檔案的載體最早發生在商代的甲骨檔案，到了西周時期出現了金石檔案，也就是將信息篆刻在鐵器上，在隨后的歷史變遷中，出現了簡牘、縑帛，一直到如今的紙張。紙張作為載體的材料，到如今已經使用了超過了1600多年。隨著工業革命時代的發展，檔案的載體呈現多樣化的特征，照片、錄音、錄像等檔案形式面世，進一步演變出了磁性載體檔案光盤以及電子檔案等。每一次的檔案載體的變遷都是人類的技術革命，從信息的形成、制作、保存、利用一系列的環節中，通過通訊技術和電子信息化技術的電子檔案必然是順應時代趨勢的，給檔案工作帶來新的氣象。

（四）電子檔案的技術要求

1.電子檔案的原始性、真實性和完整性問題一直存在著爭議。由于電子數據的易改性，其原始性、真實性和完整性很難保證萬無一失，這是實施全面電子化所遇到的最大的技術阻礙。但是隨著技術的發展和國家出臺了《電子文件歸檔與管理規范》之后，尤其是元數據的出現，對電子文件在形成、傳輸、保存、使用過程中的一系列過程進行了記錄，元數據形成就不能被更改，因而在一定程度上保證了其真實性和溯源性。

2.防火墻技術，是專用網絡和公用網絡間的一個保護的機制，對安全的信息可以允許通過，否則拒絕。由此杜絕外來非法訪問和內部信息被非法輸出。

3.操作授權驗證技術。為了保證信息的安全，需要對文檔和電子信息進行加密，結合公共密匙和私人密匙，對進入訪問的人進行識別機制，可以有效防止主觀的惡意破壞行為。

4.消息認證技術。用分組解碼的方法進行消息認證，以此來判定是否被篡改。為了全面實現城建檔案的電子化，應盡快制定符合城市建設檔案需求的數據采集格式、元數據結構體系、數據長期保存格式等技術規范標準以及完善的工作規章制度，以保障城建檔案的信息安全。

參考文獻：

[1]陳立新,李秀玲.檔案信息資源建設的思考[J].檔案學研究.2013(06)

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經過近三十年的發展，我國在核電工程文檔管理方面積累了豐富的經驗，形成了比較完整、有效的核電工程文檔管理體系，并建立了與其相適應的工程文檔管理信息系統。但隨著信息技術的不斷發展，在核電工程建設過程中出現了數量越來越多、種類越來越復雜的電子文件和檔案(以下簡稱電子文檔)。為了應對電子文檔作為有效的工作文件被廣泛使用的現實，在采用了第三代epr核電技術的臺山核電項目的建設過程中，作為項目業主方，臺山核電合營有限公司提出了建設全電子化策略下的核電工程文檔管理信息系統(以下簡稱“系統”)的思路，并取得了階段性進展。

所謂全電子化策略，即所有核電工程文檔在整個文件生命周期內均以電子文件的形式進行運作的策略。從文檔使用范疇的視角來看，應是全部核電工程文檔的電子化，在此視角下建設的文檔管理信息系統才能具有普適性；從文檔處理流程的視角來看，應是文件從產生到保管、利用直至銷毀的全流程的電子化，在此視角下建設的文檔管理系統才能真正與業務融合，體現前端控制和全程管理的電子文檔管理理念。需要說明的是，本文中“電子文件”是指原生電子文件(digital-born)，而不是紙質文件經過掃描而生成的數字化(digitalized)電子文件。

系統建設的動因分析

首先，以數字化電子文件為主要管理對象的傳統工程文檔管理信息系統的處理效率已無法滿足核電工程建設要求。由于核電工程的特殊性，根據核電質保要求，紙質文檔仍是工程建設的最終依據。通常的做法是以電子文件的形式產生，其后打印成紙質文件簽署生效或進行數字化加工后向業主提交。因此，業主方在接收到工程文件后，需要花費相當多的精力與物力對工程文件接收著錄或二次數字化。同時，紙質文檔的傳輸效率十分低下，核電工程建設的合作方遍布全球，一份文檔從國外產生到國內錄入系統，往往需要一個星期左右時間。另外，紙質文檔的分發也存在實體復制與傳送的限制。顯然，面對眾多合作單位在文件產生階段已經是電子文件的事實，傳統核電工程文檔管理信息系統已經很難適應核電工程建設的步伐，尤其在工程文檔數量倍增的第三代核電工程建設中，這一矛盾尤為突出本文由收集整理，迫切需要以全電子化作為核電工程文檔管理信息系統建設的邏輯起點。

其次，信息技術的發展為核電工程電子文檔提供更加廣泛的處理手段，使面向全電子化的核電工程文檔管理信息系統得以實現。全電子化的電子文檔豐富了文檔管理手段和方式，極大提高了文檔部門和業務部門的工作效率。例如，臺山核電項目傳遞工程文件時，各方可通過e-mail、共享空間乃至vpn等多種方式交換文檔，使得跨國、跨地區間的文件傳輸簡單易行，隨傳隨收。

再次，建設系統，有助于開展前端控制和內容管理，從而提高核電工程文檔的質量水平。傳統的核電工程文檔管理，對原生電子文件(digital-born)的產生缺乏有效的控制，許多由文件產生者生成的元數據，無法在后續過程共享與復用，使得文檔管理人員必須重新著錄，不僅導致文檔管理人員重復工作，而且降低了文檔著錄的時效性與準確性。全電子化策略下核電工程文檔管理信息系統，重視前端控制與全程管理，使得文檔管理者在文件產生甚至文檔管理信息系統規劃階段即進行業務規范，如對文件產生的模板、格式、文檔系統的審批流程等進行設置。而且對文檔流轉和歸檔的全部環節進行監控和管理，如跟蹤文件辦理進度、全程檢查文檔質量等。前端控制和全程管理的工作方式能及早發現并解決遇到的問題，從而有效保證了文檔業務的工作質量。同時，全電子化策略下的核電工程文檔管理信息系統逐步淡化了傳統核電文檔管理各階段間的界限，強化了各階段間的因果關系，為文檔管理一體化的進一步推進奠定了技術基礎。

系統的優勢

1　核電工程文檔處理效率得以大幅提升

第一，系統實現了文件和檔案的同信息技術平臺管理，文件業務和檔案業務在流程上既相互獨立又相互銜接。第二，單個流程的更新調整不影響其他流程的使用，所有流程共用相關的系統功能。從而使得文件與檔案業務可以同時進行，提高了文檔及其數據的復用性。第三，可在系統中直接生成工作文檔，從源頭上提高了文檔的電子化率，減少了文檔傳輸時間和文檔數字化的時間，提高了文件傳遞的時效性。第四，采用標準分發、智能關聯分發、指令分發相結合的方式分發文件，提高了文件分發的時效性與準確率。

2　全項目文檔管理理念得以落實

核電項目規模大，周期長。從事設讓施工、安裝、調試等各類工程的合作方超過百家，各方的信息化及文檔業務水平參差不齊，直接影響了文檔管理規范的一致性和文檔交換質量，增加了信息溝通成本，降低了工作效率。因此，業主方在系統建設過程中，需要立足于全項目文檔管理的視角。其一，不僅是業主方，項目的全體合作方都是文檔管理信息系統的最終用戶，要在業主內部與承包商之間統一數據標準，預留系統接口及應用外延，實現文檔系統與各業務系統間的無縫對接與一體化管理；其二，對設計、施工、安裝、調試等工程全過程中產生的文檔進行集中統一管理，從數量上保證整個核電工程階段文檔的完整性；其三，對各類文檔產生、流轅歸檔、保管、利用等文件業務實行全過程管理，從質量上保證文件各業務環節的規范可控，即文件全程管理思想。

3　與工程管理業務有機融合

在核電工程管理過程中，每個階段都伴隨著信函、技術文件、商務文件等工程文件的生效、傳遞與反饋，可以說，核電工程管理過程就是文檔的利用過程，因此工程文檔業務與工程管理業務的深入融合是核電工程文檔管理發展的重要趨勢。工程核心業務需要與文檔業務融合以保障其高效運作；而核心業務的提升則可以進一步促進文檔業務流程的優化，推動文檔流程集約化管理。

以臺山核電為例，設計文件的審查與文件管理融合，文件接收、文件分發、文件生效流程與設計審查業務的審查文件、答復文件流程緊密結合，形成閉環，成為設計文件審查的辦公平臺和此類文件的管理平臺。

4　文檔利用更加便捷、高效、安全

系統是一個具有網絡化、數字化和充分共享特征的工作環境，各方共享一個統一的文檔信息溝通和處理平臺，實現文檔信息的深度共享和廣泛交流，為全體工程管理人員提供了更加便捷和高效的文檔利用方式。

轉貼于

通過工程文檔管理系統的建設，大量的電子文件將通過系統直接產生或由外部導入，以建立工程文檔目錄數據庫、原文數據庫、多媒體數據庫等海量信息資源數據庫，實現對工程文檔信息資源的集中統一管理和綜合開發利用，形成良好的知識共享體系。

系統還從系統安全和文檔安全兩個層面提供了靈活、有效的安全管理手段。在系統安全層面，可以通過冗余方案、多機熱備份進行系統架構上的安全保證；通過系統自動對進入其中的各項操作進行詳細、如實的日志記錄，實現系統的審計功能；在文檔安全層面，將主要文檔進行加密處理，對文檔的打印、內容復制、離線等操作進行控制；采用多種安全機制，實現文檔版本和修改歷史的管理，確保電子文檔數據在生成、流轉、接收、保管、利用過程中的安全可控。

系統建設的難點思考

1　電子文檔的法規標準建設問題

2002年，美國的《薩班斯——奧克斯利法案》對企業的電子文件的管理提出了嚴格要求，我國也在2008年制定了《企業內部控制基本規范》，對企業電子文件的管理進行規范。但是，總體而言，我國的電子文檔法規標準，總體還不完善。截至2009年，在電子文檔管理方面，我國只有五個國家標準，兩個管理辦法和兩個行業標準，尚未有一部電子文檔管理的專門法，而且已有的法規標準也基本上是對電子文檔歸檔階段的規范，對電子文檔的形成、維護、長久保存和利用并沒有明確的要求。另外，在核電工程文檔管理系統建設方面，我國也沒有相應的系統功能需求規范和系統實施指南。在此背景下，業主方在全電子化策略下開展工程文檔管理信息系統建設，既要以現有的高標準要求自己，又要密切關注國家、行業的電子文檔管理新要求、新方法，避免閉門造車，事倍功半。

2　雙軌制、雙套制問題

全電子化策略下的核電工程文檔管理信息系統，其最終目標是實現工程文檔的無紙化運作。但是，目前我國的電子文檔管理技術水平和法規標準還不能完全支撐無紙化辦公的要求，尤其是電子文件的長期保存問題。為了保證電子文件的有效性及長期留存，目前行業內普遍是采取雙軌制或雙套制的紙電文檔管理本文由收集整理策略。因此，在電子文件的長期留存問題尚未徹底解決之前，現階段可采用紙電共存的管理策略，并根據電子文件的種類或保管期限等要素對有需要的文件實施雙套制管理。

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【關鍵詞】文書檔案 信息網絡 電子化

為提高文書檔案管理的效率，改變文書檔案管理方式，采取新穎的管理模式對文書檔案進行科學化管理，要提高文書檔案管理水平，就必須采用新的管理方式和方法。要有創新意識、更新觀念，建立檔案信息網，將檔案的實體管理上升為更高層次的檔案信息網絡化管理，目前國家檔案局提出了文書檔案管理的改革――文書檔案管理信息的電子化應用，并開發出一系列檔案管理軟件，有些企業還自行開發出適合自己的檔案管理軟件來提高文書檔案管理的水平，使檔案信息資源開發真正的做到方便、準確、快捷，實現檔案管理信息化的最終目標。下面就采用計算機進行文書檔案管理信息的電子化的優越性談一點我個人粗淺的認識。

一、操作方便，簡單易行，便于管理，穩定性強

在計算機管理信息系統中，運用信息系統的自動分類功能，檔案部門根據歸檔的要求，及時將有保存價值的電子文件信息下載或刻錄到光盤等載體上分門別類地記錄下來，轉化為電子檔案，非常便于管理。由于每個人在實際工作中需求不同，根據自身的需求我們可以將將電子文件選擇不同的工具來用于儲存。比較常見的一些例如：光盤、移動硬盤、U盤、網盤等。這些均受外界環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

二、容量大，體積小，節省空間，保管經濟

傳統的紙質檔案需眾多的庫房和裝具來進行存放和保管，電子信息檔案由于采取電子數碼技術進行壓縮，比較一些常見多用的技術有：光盤技術、掃描技術、縮微技術等等電子高科技廣泛的應用于工作當中，這樣一來就非常有效的增加了檔案信息的存儲量，電子文件載體所容納的信息量是紙質檔案所無法比擬的，可以通過數字化的整合將一個檔案館幾十年、甚至上百年的館藏信息都存儲在載體中，使用者可以在任意地點、任意時間進行檔案查閱。對存放場地要求相對較低，不需要耗用大量的人財物力。所以，它的特點是容量大、體積小、節省空間，保管經濟。

三、能夠有效加強檔案編研工作，提高編研質量

文書檔案管理信息的電子化的應用也促進了檔案編研工作進程，把檔案編研工作的檔案承載的信息從靜態轉化為動態，由傳統的服務轉化為提供綜合檔案信息的高層次服務，通過檔案信息的采集、分析、加工、整序、綜合制成檔案電子信息成品，向社會提供報務，使利用者直獲得信息，縮短收集信息的時間，提高工作效率，推進企業各項工作的發展，它是提供檔案信息為社會服務的重要方式，是開發檔案信息資源的主要手段。加大編研工作力度，下真功夫編寫出一些時效性、特色性、專業性、實用性較強的檔案信息資料的編研成果，確保編制出適合企業和社會需求的編研成果，提高檔案編研成品的質量，實現檔案信息增值，最大限度地滿足企業和各級領導決策以及廣大檔案利用者的信息需求。

四、能夠有效改善、提高了案卷質量和目錄編制質量

在實際工作當中文書人員使用信息管理系統，可以在很大程度上提高組卷的效率以及質量。這種組卷方法可以做到標題準確，且文件著錄、標引規范，這樣一來不但是克服了組卷的隨意性，而且還能夠起到確保歸檔材料的完整齊全的作用，既科學又規范。文書人員，可以根據計算機所列的清單確定歸檔文件，既能夠防止遺漏，還能夠確保案卷的原始性以及真實性。 使用計算機文書檔案管理系統，可使目錄的編制更加的規范、更加的便捷，錄入存儲的連貫性強，促進后續工作的跟進，而且還能提高編制速度，對錯誤或缺失信息可以隨時修正、補充、增刪，制成的目錄冊資料美觀、簡潔，用時信手拈來。

五、提高辦公效率，檢索神速，提升了文件傳遞的速度和安全性

計算機具有極快的運算速度和強大的信息處理功能，利用計算機整理文件，不僅可以收到事半功倍的效果，而且由于電子檔案建立了完善的檢索體系，最大限度地揭示檔案信息。通過多種查詢手段：文書人員可以從模糊查詢，組合查詢，分類查詢這三者當中進行選擇，從而選取最切合實際的查詢方式，然后在檔案庫中進行檢索，以找出有用的檔案信息，因此，實現即時的查詢、檢索神速，加快了業務處理的速度，真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。在應用計算機網絡技術層面上，直接通過網絡進行傳遞，從而根據工作的需求不但實現了可以隨時隨地的進行文件收發，而且還進一步的提高了文件傳遞的安全性，與此同時還更加節約了時間，既降低了人為因素的影響，又可發揮計算機管理優勢，效率顯著。

六、網絡傳輸，實現信息資源的共享

在傳統的手工操作中，普通的文書傳遞方法主要是通過工作人員只手互相傳遞，這種陳舊的方法不僅造成資金以及資源方面的浪費，在一定程度上造成文件和信息查找困難。在傳閱的過程中，時間延誤或文件丟失的情況時有發生，給檔案管理人員歸檔和其他人員檢索帶來很大不便。公文網絡傳輸，直接依靠先進的網絡工具，網上適時傳閱辦理，可以在瞬間完成大容量信息的傳遞，不僅提高了流轉速度，還有效保障了文書的安全，加快了現代社會工作節奏，它所起到經濟效益和社會效益是不可估量的。檔案部門通過網絡聯接，人們可以通過協議進行網上檢索，利用更加便捷，提高了部門之間的了解、交流、協調、增強了業務聯系，實現電子檔案資源共享和高速傳遞，從而使檔案資源得到更廣泛地開發和利用。

這與目前提倡的――改進工作作風“八項規定”具體內容中的“要精簡文件簡報，切實改進文風，沒有實質內容、可發可不發的文件、簡報一律不發。”的精神遙相呼應。

七、有利于檔案管理的不斷創新

配備檔案管理所需要的計算機，掃描儀，光盤刻錄機，互聯網設備等現代化辦公設備，運用這些設備來縮微檔案資料，進行數字化，科學化處理及保存。為此，各級政府和單位不斷加大現代信息化產業數字的投入，力爭更多的經費，加大硬件設施建設和軟件的升級。為檔案部門利用現代化的檔案管理模式，挖掘各方面的潛力，發揮自己的專業水平來存儲大量的檔案資源，有效的利用信息技術，來滿足社會各界的需要，并將這類檔案管理轉化為經濟效益，通過這些信息技術廣泛運用，給檔案工作注入新的活力和生機，創造出更為可觀的社會效益和社會價值，為檔案工作現代化，信息化的繼續發展提供有力的保證。

八、強化了服務職能，提高了服務社會的能力

由于電子信息檔案傳輸速度較快，資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷，能夠確保其安全性，最大限度地滿足利用者的需求。在服務內容上做到緊跟社會形勢，了解社會需求，及時地、有針對性地開發檔案資源，提供社會急需的高質量檔案信息。使之成為一個面向社會，面向大眾，為廣大人民群眾服務的信息中心和文化陣地。在服務形式上做到上門服務、檔案信息上網等多種形式并用，極大提高了檔案管理工作服務社會的能力。

總之，為了更好的開發利用文書檔案，就必須與時俱進，用信息化、科學化的頭腦來改變和提高管理水平，提高和強化全社會檔案利用的意識，普及檔案知識，向社會傳遞檔案信息，做到與時俱進，不斷把新的技術應用于文書檔案管理中，積極推廣文書檔案管理信息的電子化應用，從而才能不斷提高文書檔案的利用率，有效提升檔案管理整體水平，使之更好地為企業的生產、管理、決策提供高質量的檔案利用服務。

參考文獻：

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[4]李道逸.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].經濟與社會發展，2008（6）：174.

篇10

關鍵詞：國有企業;電子信息;障礙

加快推進國有企業改革，建立現代企業制度是國有企業的改革方向，對國有大中型企業實行規范的公司制改革，使企業成為適應市場的法人實體和競爭主體。幾年來，我國已有2000多家企業進行了改制的試點。其中，87.8%的企業變成了不同形式的公司。改制為股份有限公司和有限責任公司的企業約占46%，改制為國有獨資公司的企業則占38.8%。企業通過改制明確了產權關系，增強了活力和效益。

改制是國有大中型企業盡快走出困境，求得生存、發展的重要措施。然而，影響國有企業生存和發展的因素很多，在解決好體制因素的同時，還需解決其他各種制約因素。其中，管理信息化就是改制國有企業在市場經濟環境中求生存發展的戰略選擇。

所謂電子信息化，就是指在企業的經濟活動和管理活動的主要環節，如調研、促銷、戰略決策等，采用電子信息技術，開發和利用企業發展所需的信息資源特別是關于國內、國際市場及其變化的信息資源，在國內與國際市場環境中提高企業的競爭力，達到企業在全球競爭中贏得和保持優勢的目的。

國有企業改制以后，國有企業與非國有企業一樣，要依法自主經營，自負盈虧，要獨立根據時常需求及其變化，來決定或調整自己的經營活動，來進行產、供銷等重大經營決策，面臨國內與國際兩大市場的競爭。因此，國有大中型企業改制以后，能否獲取與本企業的生存與發展有關的、可靠的、全面系統的市場信息、產品信息、技術信息、競爭對手等信息，及時開發戰略信息(即企業的戰略決策層所需要的與發展對策有關的綜合信息)資源已成為影響企業生存的關鍵因素。這主要是因為，一方面現代企業的任何科學(教學案例，試卷，課件，教案)經營決策都必須以信息為前提和基礎，科學(教學案例，試卷，課件，教案)經營決策的過程實際上是一個信息的收集、分析加工和取舍的過程，另一方面現代激烈的市場競爭實質上就是信息的競爭，誰及時獲取信息，占領了信息的制高點，就能在激烈的市場競爭中立于不敗之地。很顯然，改制的國有大中型企業為適應國內、國際市場環境的頻繁變化而做出正確決策以求得應有的發展，必須采用電子信息化戰略。

然而，實現電子信息戰略并不是一件輕而易舉的事，它需要大量的人、財、物資源，受制于多種因素。就目前情況而言，我國改制企業實現電子信息化還存在著不少困難和障礙，主要表現在以下幾方面：

1.管理者信息意識淡薄，觀念陳舊

企業管理者是企業的決策者，一方面擁有企業實現電子信息化的人權、財權和指揮權，他們能夠決定投資、高速機構、人才引進、確定電子信息化的水平等;另一方面他們的言行往往直接影響廣大員工的思想和行為。因此，他們信息意識的強弱，對電子信息化重要性的認識程度直接影響企業電子信息化的實現。長期以來，由于受計劃經濟體制、傳統觀念和思想的影響和束縛，加之一些管理者自身素質比較低，所以，目前我國不少改制企業的管理者的信息意識比較低，對電子信息重要性還認識不足，不重視信息技術的重要作用，不關心企業信息技術的應用這就人為地阻礙了企業電子化戰略的實現。可見，提高管理者的信息意識以及對電子信息化重要性的認識已是當務之急。

2.投入少，資金嚴重不足

改制企業初稿電子信息化戰略必須要有一定的資金作保證。企業管理信息系統的研制需要資金，企業要建立"企業網"，需要購買計算機，通信設備，需要很大一筆資金，企業培養信息技術人員也需要資金。工業發達的國家為了鼓勵企業電子信息化，常常把企業銷售額的3-5%用于企業電子信息化。

而我國企業多數沒有用于電子信息化的經費，少數有的企業也只占銷售額的1%。企業電子信息化投入較小，主要是因為目前我國企業電子信息化的資金主要來源于企業自身，我國企業盈利水平較低，國有企業有三分之一虧損，企業缺少自有資金，更難積累資金，因而在企業電子信息化方面安排較大投入，由于資金短缺，使企業電子信息化投入嚴重不足，致使企業信息機構無力購買一些現代先進技術設備，信息的收集，加工，存儲，傳遞，控制仍以傳統的手工方式為主，開發信息資源的能力較差，信息污染嚴重，服務水平較低。

3.信息專業技術人才缺乏

信息技術專業人才是改制企業實現電子信息化戰略的基礎，沒有信息技術專業人才，企業電子信息化戰略的實施只能是一句空話。長期以來，我國部分企業在自身的發展中，忽視了人才開發和智力投資信息技術專業人員的數量和質量都不能適應電子信息化的要求，嚴重制約了企業電子信息化的實施。目前企業信息技術專業人才缺乏具體表現為：一是企業信息技術專業人員隊伍規模小;二是企業技術專業人員隊伍中高級專業人才所占的比重小。私以為，造成企業信息技術人才缺乏的最主要原因，首先是由于企業缺乏留住人才的優惠政策和措施，對現有信息技術專業人才使用不合理，導致企業人才流失嚴重;其次是由于企業沒有建立吸收和培養人才的良好環境和機制。由于信息技術專業人才少，高級專業技術人才更少，贊成企業技術力量不足，使企業缺乏研制和使用現代先進信息技術成果的能力，缺乏對引進信息技術的消化和吸收能力，造成企業電子信息化落后。

4.政策扶持、引導不力

改制企業電子信息化的推進離不開政府的扶持和引導。在經濟發達國家，政府往往頒布一系列政策、法規來扶持和引導本國企業電子信息化的實施。日本政策為鼓勵企業應用計算機，采取了多種固定資產減免稅的政策計算機適用的"新規重要物產免稅法"，在1961年至1966年的適用期間，免稅總額達8.5億元，免征其固定資產稅。1982年日本政府還規定：凡購買高性能信息處理裝置者，其設備價值的13%-10%可抵免應交稅金。新加坡為推進企業電子信息化，由國家電信局等部門聯合開發"小型企業電腦化計劃，協助小企業更有效地使用信息科技。隨后，又擬定了一個擴展計劃以協助中小企業采用信息技術。我國政府為推進企業電子信息化，雖然也頒布了一些政策法規，組織并實施了一些工程，如"金"字系列工程等，但與發達國家相比，差距還比較明顯。一是國家對企業電子信息化的政策扶持不夠，在財政、稅收、信貸、人才等方面沒能提供太多的優惠政策;二是國家對企業電子信息化而頒布的專門政策、法規比較少，且涉及范圍比較小;三是國家對一些促進企業電子信息化的信息工程項目的組織實施力度不夠。這些都嚴重制約著我國企業電子信息化有效、順利實現。

5.信息系統建設落后

在市場經濟條件下，企業決勝的關鍵在于信息的溝通與掌握，那么，改制企業沒有功能強大的信息系統，便不能準確及時地獲取社會和企業內部分散產生的數量巨大的各種數據和信息，無法處理并求解未知數的企業經營管理的均衡方程，只有坐以待斃，可以說，先進的企業信息系統是信息經濟時代企業參與市場競爭的必備工具。一些發達國家的企業界，特別是著名的企業，都有比較完善的信息系統，如日本的豐田汽車公司、住友株式會社以及美國的克萊斯納汽車公司等，都是依據完善而發達的企業信息系統作出科學(教學案例，試卷，課件，教案)的決策，在激烈的市場部分中立于不敗之地。然而，由于我國改制的國有大中型企業長期生活在計劃經濟體制下，受傳統觀念、資金、人才等因素的制約，信息系統的開發非常落后，有些企業根本就沒有開發以計算機為基礎的信息系統，部分企業開發了現代的信息系統，但普遍采取的是中央集權式的追"效率"(即立足于成本費用分析)的信息管理模式，顯然不適應現代經濟生活中以"消費和追求信息利益為導向的競爭環境。可見，加快改制企業的信息系統建設和改造已是當務之急。

實施電子信息化戰略應該成為我國改制的國有大中型企業的戰略任務。為此，必須克服以上障礙，轉變改制企業管理者傳統的、守舊的思想觀念，增強信息意識，加強專業技術人才的引進和培養，加大資金投入，要得到政府的大力扶持和引導，加快改制企業信息系統的建設和改造，推動企業電子信息化進程，提高改制企業參與國際競爭的能力。

參考文獻

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