導(dǎo)語：如何才能寫好一篇大學(xué)檔案館工作計劃，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

一、加強宣傳，增強檔案意識，將檔案管理法規(guī)制度落到實處

1、利用檔案館網(wǎng)頁，宣傳檔案管理法規(guī)及檔案知識，增強檔案意識，提高工作自覺性。

2、舉辦專兼職檔案員培訓(xùn)班，結(jié)合卷改件的改革，進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、指導(dǎo)，使檔案管理有條不紊地推進(jìn)。

3、深入各立檔單位進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高基層單位歸檔意識，做到歸檔及時、歸檔文件材料齊全、完整、規(guī)范，提高歸檔率、完整率。

二、積極推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理，開發(fā)使用好檔案管理軟件，提高工作效率

1、購置合適的軟件，為檔案現(xiàn)代化管理提供基本硬件條件。

2、在軟件到位后，積極組織檔案目錄的錄入工作，編制各門類檔案管理檢索工具，建立數(shù)據(jù)庫。

3、與教務(wù)、人事、科研等有關(guān)單位聯(lián)合，開展電子檔案信息網(wǎng)上查詢工作。

4、做好對檔案館網(wǎng)頁的維護(hù)、開發(fā)、優(yōu)化工作，提高點擊率。使檔案館網(wǎng)頁成為檔案宣傳工作的一個窗口、日常檔案管理、交流工作經(jīng)驗的一個平臺。

5、在不斷探索總結(jié)經(jīng)驗基礎(chǔ)上，規(guī)范學(xué)校檔案的現(xiàn)代化管理工作，適時向?qū)W校提出“中國農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案信息化建設(shè)實施意見”。

三、按照國家二級檔案達(dá)標(biāo)要求，做好檔案實體基礎(chǔ)工作、利用服務(wù)工作

1、接收XXXX年檔案，按要求及時做好整理、歸檔、鑒定、分類、編目、排架、入庫，做到管理規(guī)范、利用方便。

2、清理積壓檔案，按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。

3、對超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，按嚴(yán)格的組織程序予以處理。

4、在做好檔案實體基礎(chǔ)工作的同時，開展內(nèi)部檢查、評估、評比工作，為優(yōu)秀教學(xué)評估做好檔案工作方面的準(zhǔn)備。

5、開展評選檔案工作先進(jìn)單位和個人的評比工作，通過評優(yōu)總結(jié)促進(jìn)檔案工作。

6、配合學(xué)校的各項改革管理工作，以積極主動熱情的服務(wù)態(tài)度，做好檔案提供利用工作，樹立良好的窗口服務(wù)形象。

7、改進(jìn)研究生畢業(yè)離校手續(xù)、認(rèn)真做好研究生檔案接收、轉(zhuǎn)遞工作，做到及時、快捷、準(zhǔn)確、無誤。

四、圍繞百年校慶，開展檔案展覽等項工作

1、為舉辦百年校史展覽、教學(xué)科研展覽、名人檔案展覽，照片專題展覽，對展廳進(jìn)行規(guī)劃、設(shè)計，進(jìn)行必要的裝修，為百年校慶做基礎(chǔ)準(zhǔn)備。

2、做好《中國農(nóng)業(yè)大學(xué)名人志》的編纂工作、名人全宗檔案的整理工作和百年校慶畫冊的編輯具體工作，如：有關(guān)資料、照片的接收、催收、征集和整理工作。

3、按照學(xué)校布署，積極做好百年校慶展覽有關(guān)準(zhǔn)備工作。努力豐富充實館藏，加強資料的收集、整理、檔案利用等工作。

4、完成檔案館簡介的編印工作。

五、其它工作

1、開展檔案編研，力爭寫出2—3篇論文，與兄弟院校交流或發(fā)表。

2、做好陳列館接待參觀工作，發(fā)揮檔案對學(xué)生的教育作用。

3、向兄弟院校學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗，積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案業(yè)務(wù)管理水平。

4、做好保密、安全工作

檔案的保密、安全工作是檔案工作的重中之重，平時基礎(chǔ)工作做得再好，如果發(fā)生了失、泄密和丟失、火災(zāi)等情況，那是要犯歷史性錯誤的。我們作為檔案工作者，必須有很強的檔案保密、安全意識，做到檔案工作到哪保密安全工作到哪。保密工作中要根據(jù)檔案內(nèi)容及情況變化，確定和調(diào)整密級。

總之，XXXX年工作任務(wù)是繁重的，要能很好地完成，必須有學(xué)校的大力支持，特別是經(jīng)費保證和領(lǐng)導(dǎo)的重視；還要靠檔案同仁同心協(xié)力、積極進(jìn)取勇于奉獻(xiàn)，更需要各立檔單位的大力支持，規(guī)范整理，做好歸檔工作。同時，加強內(nèi)部管理，建立和完善崗位職責(zé)，引入競爭機制，關(guān)心工作人員工作和生活，創(chuàng)造良好的工作氛圍，充分調(diào)動全體同志的積極性，這是做好檔案工作的重要基礎(chǔ)。我們要以瞿書記提出的“充分發(fā)揮學(xué)校檔案館的信息功能、文化功能和教育功能，為學(xué)校改革和發(fā)展服務(wù)”的要求為目標(biāo)，按照江樹人常務(wù)副校長提出的檔案管理要規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的要求，做好檔案工作，力爭在收齊、管好、用活檔案工作各環(huán)節(jié)上做出成績。

檔案館

篇2

一

每一屆奧運會都給舉辦城市、舉辦國乃至國際奧林匹克運動留下了豐富而寶貴的物質(zhì)財富和精神財富。這些財富構(gòu)成了奧運會獨特的遺產(chǎn)，薪火相傳，澤及后世。北京2008年奧運會也必將留下豐碩的遺產(chǎn)。

在奧運會遺產(chǎn)體系中，有一類特殊而重要的遺產(chǎn)――文獻(xiàn)遺產(chǎn)。“文獻(xiàn)”是指“記錄有知識的一切載體”，包括各種各樣的文件、檔案、圖書、期刊、報紙、資料和部分文物等。文獻(xiàn)可分為傳統(tǒng)的實體文獻(xiàn)和現(xiàn)代的數(shù)字文獻(xiàn)(或日虛擬文獻(xiàn))。傳統(tǒng)的實體文獻(xiàn)存儲于紙質(zhì)材料、聲像材料(如照片、影片等)上，現(xiàn)代的數(shù)字文獻(xiàn)存儲在計算機系統(tǒng)中。在申辦、籌辦、舉辦奧運會過程中，與奧運會有關(guān)的各種組織、機構(gòu)和個人會產(chǎn)生數(shù)量驚人、形式多樣、內(nèi)容豐富的文獻(xiàn)。這些文獻(xiàn)匯集起來，形成文獻(xiàn)資源，留傳下來即是文獻(xiàn)遺產(chǎn)。

奧運會文獻(xiàn)遺產(chǎn)真實地反映了整個奧運會活動的經(jīng)過、結(jié)果，是奧運會舉辦民族乃至全人類珍貴的文化財富和知識寶庫。奧運會文獻(xiàn)遺產(chǎn)是奧運會無形遺產(chǎn)(非物質(zhì)文化遺產(chǎn))發(fā)揮作用不可或缺的載體，是聯(lián)系奧運會有形遺產(chǎn)和無形遺產(chǎn)的紐帶，是溝通奧運會昨天、今天和明天的橋梁。收集、保存和整理、挖掘北京奧運會文獻(xiàn)遺產(chǎn)，就是保存、再現(xiàn)北京奧運會歷史，就是積累奧林匹克知識、傳播奧林匹克知識。就是保護(hù)中華文化、傳承中華文化。因此，北京奧運會之前有意識地收集、保存文獻(xiàn)資源，使之有效轉(zhuǎn)化為文獻(xiàn)遺產(chǎn)，北京奧運會之后大力整理、挖掘文獻(xiàn)遺產(chǎn)，使之充分發(fā)揮歷史文化價值，具有十分重要而深遠(yuǎn)的意義。

二

目前，在北京奧運會文獻(xiàn)遺產(chǎn)收集、保護(hù)方面，北京奧組委及有關(guān)部門已經(jīng)做了許多卓有成效的工作。北京奧組委會同有關(guān)部門制定了《關(guān)于籌備和舉辦奧運會期間有關(guān)文物和檔案管理意見》、《關(guān)于北京奧運會檔案工作管理意見》、《關(guān)于加強奧運場館建設(shè)項目檔案管理工作的通知》、《北京市奧運工程檔案管理指南》等。首都圖書館建立了“北京奧運文獻(xiàn)信息中心”。北京市文物局、首都博物館聯(lián)手向海內(nèi)外征集2008年奧運會文物。北京奧運會申辦委員會的檔案資料(包括文書檔案5560余卷、照片檔案2000多張、音像檔案1300余件，及光盤、電影膠片、實物等多個類別的資料)已經(jīng)被北京市檔案館接收保存。北京奧運工程的首批檔案――部分奧運工程的前期招標(biāo)文件，也已被北京市城市建設(shè)檔案館接收保存。但是，當(dāng)前的工作還存在以下問題：

一是重視不夠。關(guān)于北京奧運會，人們談?wù)撦^多的是奧運會對中國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推進(jìn)，對中國人民奧林匹克精神、志愿者精神、民族精神的提升，對中國民主政治、公共管理與服務(wù)的促進(jìn)，以及奧運會留下的建筑、標(biāo)識、吉祥物等。至于有關(guān)奧運會的檔案、圖書、文物等，整體上沒有引起足夠重視，尤其沒有引起圖書館、檔案館、博物館等文獻(xiàn)部門之外部門和公眾的關(guān)注。

二是資源分散。北京市檔案館、市城市建設(shè)檔案館、市各區(qū)縣檔案館、首都圖書館、首都博物館、中國體育博物館等部門分別制定和實施了收藏奧運會檔案、圖書、文物的計劃。此外，還有民間的收藏機構(gòu)和收藏家也積極收集奧運會文獻(xiàn)。如，中國臺北國際奧委會委員吳經(jīng)國在廈門、天津籌建兩個奧林匹克博物館；廣東人麥國強自1990年起為奧申委連續(xù)捐款132次，他也計劃建立奧運會博物館。如此，整個北京奧運會文獻(xiàn)遺產(chǎn)將會被分散保存于眾多機構(gòu)中，缺乏整體性，而機構(gòu)之間缺乏協(xié)調(diào)，資源共享困難。

三是重藏輕用。對于奧運會文獻(xiàn)遺產(chǎn)，我們不僅需要積累，更需要傳承；不僅需要收藏，更需要利用；不僅需要保護(hù)，更需要開發(fā)。北京奧運會是全民的奧運會，奧運會文獻(xiàn)遺產(chǎn)是全民的財富。本著以人為本的理念，北京奧運會文獻(xiàn)遺產(chǎn)應(yīng)該免費供全民享用。但是，我國圖書館、檔案館、博物館都存在不同程度的“重藏輕用”情況，它們往往重視文獻(xiàn)資源的收藏、保管，而忽視文獻(xiàn)資源的對外開放、提供利用。

四是數(shù)字文獻(xiàn)資源管理存在安全隱患。奧運會文獻(xiàn)中相當(dāng)部分是數(shù)字文獻(xiàn)，它們對計算機系統(tǒng)有很強依賴性，具有易逝性、流動性、脆弱性，容易被修改、偽造、刪除。因此，確保數(shù)字文獻(xiàn)的真實可靠性和長久可讀性是個巨大挑戰(zhàn)。美國國家檔案館、法國國家檔案館、德國國家檔案館曾發(fā)生過大批數(shù)字檔案無法識讀的災(zāi)難。目前，我國尚未開發(fā)出完善的數(shù)字文獻(xiàn)資源管理系統(tǒng)，數(shù)字文獻(xiàn)資源安全問題令人擔(dān)憂。

五是收藏范圍不全面。我國文獻(xiàn)部門比較注重公開出版的圖書、報刊，官方機構(gòu)的文件、檔案，以及公眾人物形成的文物的收集，而不太重視未公開出版的，非官方機構(gòu)的，非公眾人物形成的文獻(xiàn)的收集。而且一些文獻(xiàn)部門關(guān)注實體文獻(xiàn)資源的收集，而忽視數(shù)字文獻(xiàn)資源的收集。因此，許多有價值的文獻(xiàn)遺產(chǎn)面臨流失的危險。

三

做好北京奧運會文獻(xiàn)遺產(chǎn)的保護(hù)與傳承，我們應(yīng)該從以下方面入手：

一是增強意識。北京奧組委及相關(guān)部門應(yīng)該增強文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)和傳承的意識，將文獻(xiàn)遺產(chǎn)的收集、保存、整理和挖掘納入工作計劃和議事日程，并制定相關(guān)規(guī)章制度予以落實。檔案館、圖書館、博物館也應(yīng)該通過各種渠道和途徑，加強宣傳教育，提高全民的文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)和傳承的意識和知識。

二是加強協(xié)調(diào)與共享。可由北京奧組委牽頭，倡議建立“北京奧運會文獻(xiàn)遺產(chǎn)聯(lián)盟”，促進(jìn)收藏北京奧運會文獻(xiàn)的圖書館、檔案館、博物館及其他機構(gòu)之間的協(xié)調(diào)與合作；各收藏機構(gòu)應(yīng)聯(lián)合共建《北京奧運會文獻(xiàn)遺產(chǎn)目錄》，促進(jìn)文獻(xiàn)遺產(chǎn)的整合與共享；各收藏機構(gòu)可實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的互聯(lián)互通。

三是健全奧運會文獻(xiàn)遺產(chǎn)開發(fā)利用制度。北京奧組委和有關(guān)部門應(yīng)該制定促進(jìn)奧運會文獻(xiàn)遺產(chǎn)開發(fā)利用的制度，明確規(guī)定：收藏奧運會文獻(xiàn)的公共機構(gòu)有對外開放文獻(xiàn)、免費提供服務(wù)的義務(wù)；對于不涉及國家安全、個人隱私的奧運會文獻(xiàn)，應(yīng)該及時對外開放，供社會利用；對于的奧運會文獻(xiàn)，應(yīng)該規(guī)定具體的保密期限，超過保密期限就及時予以公開；鼓勵各學(xué)術(shù)機構(gòu)、個人對奧運會文獻(xiàn)進(jìn)行研究和宣傳；保護(hù)奧運會文獻(xiàn)知識產(chǎn)權(quán)人的利益。

四是加強數(shù)字文獻(xiàn)遺產(chǎn)長久保存的研究。各文獻(xiàn)部門應(yīng)該采納國際和國家有關(guān)數(shù)字文獻(xiàn)資源管理的標(biāo)準(zhǔn)；充分吸收國外先進(jìn)的數(shù)字文獻(xiàn)資源管理經(jīng)驗和技術(shù)；組織國內(nèi)專家開展聯(lián)合科研攻關(guān)，構(gòu)建科學(xué)的數(shù)字文獻(xiàn)資源管理系統(tǒng)。

篇3

關(guān)鍵詞：高職院校，檔案，管理

 

高職院校檔案管理工作是高職院校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，是高職院校履行人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)功能和開展各項活動的直接記錄。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高職院校檔案管理工作也進(jìn)入了一個新的歷史階段，面臨著許多新情況新問題，特別是隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大，改革的不斷深化，高職院校檔案工作在高職院校管理中的地位和作用日益突出。新的形勢要求高職院校檔案工作要與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新檔案管理，努力把傳統(tǒng)的、封閉的、靜態(tài)的檔案信息，開發(fā)成現(xiàn)代的、開放的、動態(tài)的信息資源，更好地服務(wù)于學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展，服務(wù)于社會。

1. 高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

《中華人民共和國檔案法》的頒布和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的施行，為高職院校檔案工作的依法開展提供了法律依據(jù)，奠定了堅實的基礎(chǔ)，同時也創(chuàng)造了檔案事業(yè)健康發(fā)展的良好氛圍，高職院校的檔案建設(shè)也因此取得了很大的成就。在檔案管理工作上，學(xué)校的檔案意識在增強，各部門對檔案工作的重視程度有了較大提高；檔案隊伍在逐年壯大，素質(zhì)也在不斷提高。但從整體上看，目前高職院校檔案管理工作無論是管理機制、管理手段、還是開發(fā)利用、人員素質(zhì)都仍然存在著與高職院校事業(yè)發(fā)展不相適應(yīng)的地方，需要不斷加強和改進(jìn)。集中表現(xiàn)在:

(1)檔案管理工作不規(guī)范。免費論文參考網(wǎng)。雖然部分高職院校按照檔案法的要求，加強了對檔案的領(lǐng)導(dǎo)和管理，并且按照國家檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，建立了規(guī)范的檔案館，是仍然有部分高職院校因各種原因，檔案管理工作還沒有完全規(guī)范，檔案管理沒納入法制管理、科學(xué)管理軌道。檔案大多分散到校內(nèi)各單位多家管理，專兼職管理人員配備不到位，管理制度不健全；由于缺乏及時歸檔意識，導(dǎo)致一些基層單位檔案長期不整理、不裝訂，管理水平低，收集渠道不通暢。

(2)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對滯后。新時期檔案工作的要求不斷提高，對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提出了新的更高要求。與發(fā)展的要求相比，部分高職院校檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足，適宜安全保存檔案的專門庫房缺乏，防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施不足；適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的技術(shù)設(shè)備配置不到位。庫房面積較小、設(shè)備老化或損壞等現(xiàn)象仍然存在。免費論文參考網(wǎng)。

(3)管理人員素質(zhì)有待提高。檔案人員素質(zhì)制約了檔案現(xiàn)代化管理，影響了檔案的信息開發(fā)和編研工作。基層管理人員多為兼職，且頻繁更換，造成檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定，素質(zhì)參差不齊，為規(guī)范檔案管理工作增添了難度。

2. 加強學(xué)校檔案建設(shè)的建議及對策

做好新時期高職院校檔案管理工作，需要進(jìn)一步加強組織領(lǐng)導(dǎo)、夯實基礎(chǔ)，強化隊伍，規(guī)范管理，提升檔次，努力使檔案工作更好地服務(wù)于學(xué)校中心工作和建設(shè)發(fā)展。

(1)進(jìn)一步加強領(lǐng)導(dǎo)，為檔案管理工作提供組織保障。《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》第三條明確指出:“高職院校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，各高職院校必然把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。”高職院校檔案管理工作是高等學(xué)校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。高職院校各級領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到檔案是一種具有特殊價值的信息資源。作為信息資源的重要組成部分，檔案信息資源對國家經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展具有重要的、全方位的、不可替代的綜合貢獻(xiàn)力。高職院校檔案資料對于學(xué)校來說，如同一面鏡子，它詳細(xì)真實地反映了一所學(xué)校逐步發(fā)展的整個歷史過程，它以各種不同的形式真實而客觀的記載著學(xué)校教學(xué)及管理過程中的每一個環(huán)節(jié)，它是廣大師生員工勞動智慧和經(jīng)驗的結(jié)晶，是學(xué)校的寶貴財富。學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該給予高度重視，加大人財物的投入，特別是要把檔案現(xiàn)代化管理工作納入工作計劃和議事日程中，為檔案部門提供良好的工作條件，支持檔案部門參加學(xué)校的各項重要活動。

(2)進(jìn)一步加強規(guī)范，完善管理體制和工作機制。做好高職院校檔案工作，在工作方式上必須遵循科學(xué)規(guī)范的原則，理順關(guān)系、健全制度，完善機制，規(guī)范管理。①工作體制上必須遵循集中統(tǒng)一、歸口管理的原則，部門形成檔案，學(xué)校集中管理，防止分散管理出現(xiàn)的弊端。②完善管理制度。建立健全學(xué)校、部門和單位的檔案管理制度，從檔案的鑒別整理、保管征集、分類歸檔、裁剪裝訂、建檔定級到查看借閱直至責(zé)任追究都要有完善的規(guī)章制度，推進(jìn)檔案管理工作的制度化和規(guī)范化；特別要做好檔案的收集、整理和歸檔工作。要適應(yīng)管理信息化的需要，逐步轉(zhuǎn)變檔案管理職能。未來高職院校檔案館(室)的作用將由檔案的保管基地和利用中心轉(zhuǎn)化為檔案信息控制管理中心，其管理對象將逐步由案卷管理實體轉(zhuǎn)向信息內(nèi)容管理。

(3)進(jìn)一步加強隊伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)。檔案管理人員的素質(zhì)對檔案工作的成效起著決定性作用。要通過各種形式和途徑，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。一是健全管理人員隊伍。建立一直專兼職相結(jié)合的檔案管理隊伍。學(xué)校檔案館(室)要按照國家要求配備相對穩(wěn)定具有較高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員，確保檔案工作的持續(xù)性和完整性。要在基層單位確定素質(zhì)高、原則性強和有一定工作經(jīng)驗的人員負(fù)責(zé)檔案工作。并根據(jù)需要，及時補充調(diào)整管理人員，嚴(yán)格檔案手續(xù)移交，確保基層檔案工作的穩(wěn)定性。二是不斷加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要按照“提高素質(zhì)、精通業(yè)務(wù)、規(guī)范管理、優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的要求，分階段、分層次、有計劃、有步驟地對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高管理人員的整體素質(zhì)。要組織基層檔案管理人員到學(xué)校檔案館(室)或地方檔案館進(jìn)行實習(xí)操作，讓他們了解和掌握檔案材料的鑒別、整理、分類、編號、裁剪、裝訂等全過程。提高檔案管理工作者現(xiàn)代化意識，更新觀念，強化信息技術(shù)觀念。作為擁有一大批高科技人才和高科技設(shè)備的高職院校，完全有實力提高檔案現(xiàn)代化管理的水平。作為檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識檔案管理現(xiàn)代化的必要性，積極參與學(xué)校的各項活動，主動、及時地為學(xué)校工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。三是建立競爭激勵機制。免費論文參考網(wǎng)。要對工作任務(wù)進(jìn)行細(xì)化，責(zé)任到人，實行量化考核，充分調(diào)動管理人員的工作積極性、創(chuàng)造性和能動性。

(4)進(jìn)一步加強信息化建設(shè)，推進(jìn)管理升級達(dá)標(biāo)。信息化建設(shè)是新時期高職院校檔案工作的客觀需求，也是高職院校檔案工作服務(wù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新的重要標(biāo)志。推進(jìn)高職院校檔案館數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和檢索自動化建設(shè)，已成為高職院校檔案管理的大勢，也是高職院校檔案管理工作取得重要進(jìn)展的突破口。學(xué)校應(yīng)加大資金投入改善檔案館相關(guān)硬件設(shè)施，對檔案信息化進(jìn)行重點建設(shè)。要以推進(jìn)檔案的數(shù)字化進(jìn)程為基礎(chǔ)，以電子文檔的歸檔和管理為重點，積極推進(jìn)檔案管理從紙質(zhì)化管理為主向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變。要根據(jù)新形勢下檔案工作的新要求，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行征集、加工整理、分類儲存、使檔案信息成為能夠多角度檢索，自由提取的系統(tǒng)化信息資源，推進(jìn)手動檢索向自動化檢索轉(zhuǎn)變。應(yīng)充分利用校園網(wǎng)的優(yōu)勢，堅持網(wǎng)絡(luò)化辦公，鼓勵各單位以電子文件的形式按規(guī)定格式和要求上報檔案材料，努力實現(xiàn)“無紙檔案”與“紙質(zhì)檔案”相結(jié)合，提高檔案管理質(zhì)量，使學(xué)校的檔案更好地服務(wù)于教學(xué)、科研和各項管理工作。

參考文獻(xiàn)：

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【4】李琳.高校檔案管理信息化建設(shè)策略研究[J].文教資料,2008,(23).

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2014年3月，美國國家檔案與文件署（NARA）頒布了《NARA2014-2018財政年度戰(zhàn)略規(guī)劃》（U.S.Na⁃tionalArchivesandRecordsAdministrationFISCALYEAR2014–2018STRATEGICPLAN），[1]該規(guī)劃包括三個部分，即背景、任務(wù)和愿景、戰(zhàn)略目標(biāo)。其指出2014年至2018年NARA的前進(jìn)方向，是指導(dǎo)NARA調(diào)整工作重心及分配資源的依據(jù)。事實上，NARA早有制訂未來工作計劃的傳統(tǒng)，1997年，NARA就向總統(tǒng)、國會及美國公眾提交了《NARA1997-2007年度戰(zhàn)略規(guī)劃》，該規(guī)劃于2000年進(jìn)行了第一次修改，[2]2003年進(jìn)行了第二次修改。[3]2006年，NARA又制訂了《NARA2006-2016年度戰(zhàn)略規(guī)劃》，并于2009年做出修改。[4]可見，NARA一直在根據(jù)時代的變化對戰(zhàn)略規(guī)劃進(jìn)行修改，其內(nèi)容也發(fā)生著變化。在這種情況下，對走在世界前列的美國檔案事業(yè)進(jìn)行研究，特別是研究其檔案事業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的發(fā)展變化，對我國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃的制定有較大的借鑒意義。

一、美國檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃的變化

（一）利用服務(wù)的對象、范圍和方式有所擴展利用服務(wù)是美國國家檔案館的核心任務(wù)。盡管如此，在不同時期，NARA的戰(zhàn)略規(guī)劃對“利用服務(wù)”核心任務(wù)提法的不同，使其利用服務(wù)的側(cè)重點亦有所不同，利用服務(wù)的對象、范圍在不斷發(fā)生變化和擴展，利用服務(wù)的方式也在不斷改進(jìn)。1.第一階段（1997～2005年），NARA的任務(wù)是“保障民眾、公務(wù)人員、總統(tǒng)、國會和法院對重要證據(jù)的及時獲取。”[5]在該階段，NARA利用服務(wù)的對象和范圍都有一定的局限性。服務(wù)對象側(cè)重于民眾、公務(wù)員、總統(tǒng)、國會和法院，對其他組織和機構(gòu)的利用服務(wù)少有提及；服務(wù)范圍則傾向于提供檔案的證據(jù)價值，而忽略了檔案情報價值。在第一階段，NARA過于強調(diào)檔案的證據(jù)價值，而忽略情報價值，且對檔案用戶的認(rèn)識較為狹隘。究其原因，是因為當(dāng)時檔案工作者與社會往往比較重視檔案的證據(jù)價值，對其情報價值有所忽視。在發(fā)揮檔案作用中，有些本屬情報價值的，人們也一概稱為憑證作用，掩蓋了檔案的情報價值。[6]這也導(dǎo)致NARA過于關(guān)注檔案憑證價值的利用者，如公務(wù)員、國會和法院，而忽略了檔案情報價值的用戶，如企業(yè)。2.第二階段（2006～2013年），NARA提出“提供用戶對館藏檔案的快速、簡便、安全的獲取”；[7]對利用服務(wù)對象不再加以限制，而擴展為所有用戶；提供利用的內(nèi)容為館藏檔案，不再片面強調(diào)檔案的憑證價值。除此之外，這一時期，由于用戶對方便獲取檔案有了更高的需求，因此NARA開始關(guān)注用戶獲取檔案的方式，以實現(xiàn)用戶對館藏檔案的快速、簡便和安全的獲取。為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，NARA從以下幾個方面做出了努力：第一，實現(xiàn)對電子文件的管理和提供利用；第二，將那些利用頻繁的傳統(tǒng)形式的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，并對所有館藏檔案進(jìn)行在線著錄；第三，對那些有深層挖掘檔案信息需求的研究者，NARA繼續(xù)為其提供研究室和專家咨詢服務(wù)。這些舉措保證了用戶對NARA館藏檔案的快速、簡便、安全的獲取。3.第三階段（2014年至今），NARA對利用服務(wù)提出了新要求。在《NARA2014-2018財政年度戰(zhàn)略規(guī)劃》中確立了四項目標(biāo)，其首要目標(biāo)是“實現(xiàn)公眾對檔案的獲取”。“這一目標(biāo)的確立也標(biāo)志著NARA在戰(zhàn)略和目的方面的重要轉(zhuǎn)變：NARA超越將檔案提供利用的傳統(tǒng)角色，轉(zhuǎn)而通過靈活的工具和促進(jìn)公眾參與的可獲取的資源來實現(xiàn)用戶對檔案的獲取。”[8]在這一時期，NARA主要通過數(shù)字平臺實現(xiàn)用戶對所有文件的可獲取性，從而保障任何人都可以獲取到NARA的館藏，并從中有所發(fā)現(xiàn)和了解。為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，NARA采取了相應(yīng)的措施：繼續(xù)對館藏檔案進(jìn)行在線著錄，加速模擬檔案向數(shù)字檔案轉(zhuǎn)化，以確保用戶可以獲取到更豐富的資源。不難看出，NARA在第三階段的利用服務(wù)工作是在第二階段的基礎(chǔ)上開展的，許多工作在第二階段就已經(jīng)著手在做，經(jīng)過近十年的努力，NARA在不斷“實現(xiàn)公眾對檔案的獲取”，提高其利用服務(wù)水平。

（二）重視檔案經(jīng)濟(jì)價值的發(fā)揮和新技術(shù)的應(yīng)用檔案在社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)中具有重要作用，檔案信息資源的開發(fā)利用可以產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)價值。檔案作為發(fā)展生產(chǎn)力的重要因素，是加快知識創(chuàng)新和科技成果轉(zhuǎn)化的重要條件，也是提高經(jīng)濟(jì)效益、實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)價值的重要保證。基于此，NARA十分重視檔案經(jīng)濟(jì)價值的發(fā)揮。“實現(xiàn)NARA價值的最大化”是《NARA2014-2018財政年度戰(zhàn)略規(guī)劃》新增的內(nèi)容，在以往的任何規(guī)劃中都不曾提及，這說明NARA開始發(fā)現(xiàn)并重視檔案價值的擴展。NARA將政府信息提供給民眾利用并從中創(chuàng)造了巨大的經(jīng)濟(jì)價值，這是對檔案文化價值和歷史價值的極大補充。為此，NARA確立了兩個分目標(biāo)：第一，通過改革使文件管理政策和實踐現(xiàn)代化，更有效地支持聯(lián)邦政府向數(shù)字政府轉(zhuǎn)變。為支持聯(lián)邦政府向數(shù)字政府轉(zhuǎn)變，NARA對各個聯(lián)邦機構(gòu)管理具有永久保存價值的電子文件的要求；同時為了減輕電子文件管理的負(fù)擔(dān)，NARA將加大在應(yīng)用研究方面的投資。第二，以促進(jìn)公眾和商業(yè)對政府文件的利用，來創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟(jì)效益。NARA將以機器可讀的形式來提供對電子文件數(shù)據(jù)的直接利用，以保證對館藏信息的有效獲取。從《NARA2014-2018財政年度戰(zhàn)略規(guī)劃》中可以看出，NARA通過加快對新技術(shù)的應(yīng)用來提供對電子文件數(shù)據(jù)的直接利用，保證用戶對館藏信息的有效獲取，從而以促進(jìn)公眾和商業(yè)對電子文件的利用，來創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟(jì)效益。新技術(shù)是挖掘檔案經(jīng)濟(jì)價值的手段和支撐，可以通過兩個方面促進(jìn)檔案經(jīng)濟(jì)價值的實現(xiàn)：第一，通過信息技術(shù)的應(yīng)用來提供用戶對檔案的直接利用，保證用戶方便、快捷地獲取檔案信息，減少不必要的時間浪費，加快檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟(jì)效益的步伐。這正是NARA所采取的措施。第二，通過采用新技術(shù)，積極開發(fā)檔案信息資源，挖掘其中蘊藏的經(jīng)濟(jì)價值，將潛在經(jīng)濟(jì)價值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的、實在的經(jīng)濟(jì)價值。目前，主要通過國家檔案館目錄實現(xiàn)。國家檔案館目錄（NationalArchivesCatalog）是NARA為了便于用戶利用檔案而開發(fā)的文件信息在線利用門戶，獨家提供了超過200萬份ERA電子文件的在線利用。該目錄是在檔案研究目錄（ARC）和在線公共獲取系統(tǒng)（OPA）的基礎(chǔ)上建立起來的。ARC在2013年8月份退役并被OPA系統(tǒng)所取代，如今OPA系統(tǒng)已為新的改良版本——國家檔案館目錄所取代。

（三）將繼續(xù)迎接電子文件的挑戰(zhàn)自20世紀(jì)90年代開始，電子文件的管理逐漸成為NARA關(guān)注的重點，NARA開始迎接電子文件的挑戰(zhàn)。在20世紀(jì)末21世紀(jì)初，NARA逐漸開始關(guān)注電子文件，認(rèn)識到檔案工作處于電子文件的環(huán)境中。在《NARA1997-2007年度戰(zhàn)略規(guī)劃》中提出：“NARA必須解決電子文件的管理、保存、利用問題，這些電子文件涉及數(shù)字聲音、地理信息系統(tǒng)、網(wǎng)站及其他電子文件格式。”[10]2006年以前，NARA處于電子文件挑戰(zhàn)認(rèn)識的萌芽階段，剛開始認(rèn)識到電子文件對檔案管理的影響；而在2006年以后，電子文件呈指數(shù)級增長，NARA已經(jīng)明確了“有能力發(fā)現(xiàn)、管理、利用、共享和適當(dāng)處理電子文件對聯(lián)邦政府職能的發(fā)揮至關(guān)重要。”[11]可以說，2006年以后，NARA將“迎接電子文件的挑戰(zhàn)來確保實現(xiàn)NARA在數(shù)字時代的任務(wù)”作為一項戰(zhàn)略目標(biāo)來推進(jìn)，并提出應(yīng)對電子文件挑戰(zhàn)的具體策略。[12]另外，為了制定《NARA2014-2018年度戰(zhàn)略規(guī)劃》，NARA在2012年至2013年開展了背景調(diào)查活動。在該項調(diào)查中，NARA發(fā)現(xiàn)其外部挑戰(zhàn)主要有電子文件的激增、大數(shù)據(jù)、云計算、開放數(shù)據(jù)和數(shù)字政府等挑戰(zhàn)，通過這些外部挑戰(zhàn)，不難看出未來仍將面臨電子文件的挑戰(zhàn)。電子文件檔案館（ERA）是NARA解決電子文件管理問題的重要舉措。ERA的目的是保管美國政府生成的具有獨特價值的電子文件，并提供長期利用；同時把所有政府文件的生命周期管理納入到電子政府框架中。ERA有多個組成部分，這些部分發(fā)揮著不同的功能并管理著不同法律框架下的電子文件，其功能主要體現(xiàn)為四個方面：第一，移交功能（Submission），政府部門利用移交功能將電子文件和元數(shù)據(jù)移交給ERA。第二，貯藏功能（Repository），保存和評估電子文件的功能。第三，元數(shù)據(jù)功能（Metadata），即描述電子文件的數(shù)據(jù)，包括電子文件的創(chuàng)建者、創(chuàng)建原因、處理程序等數(shù)據(jù)。第四，存取功能（Access），用戶通過該功能實現(xiàn)對電子文件的獲取。ERA項目的啟動保存了美國歷史，提高了政府的工作效率，改善了電子文件管理活動，使獲取總統(tǒng)文件變得更加便利，方便了公眾對檔案的獲取。但是，ERA也有亟需完善之處：目前ERA不能提供將電子文件遷移到國家檔案館目錄的全自動工具，這限制了國家檔案館目錄中可利用電子文件的數(shù)量；ERA只提供了對電子文件相關(guān)的元數(shù)據(jù)的研究，對電子文件基于內(nèi)容的研究尚未進(jìn)行；ERA的保存處理功能尚未開通運行；ERA中對聯(lián)邦文件利用限制審查和編輯功能尚未運行。

二、啟示

（一）轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，進(jìn)行檔案信息資源建設(shè)美國國家檔案館一直將利用服務(wù)作為其核心任務(wù)，與時俱進(jìn)，不斷提出新的內(nèi)容。在我國，利用服務(wù)也早已被提上議事日程，例如《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》中對于利用服務(wù)也有提及，其中“十一五”規(guī)劃將檔案信息利用與社會服務(wù)作為一項任務(wù)“，十二五”規(guī)劃也提到“加快檔案整理鑒定的進(jìn)度，依法開放應(yīng)開放的檔案，利用先進(jìn)技術(shù)，為社會各界提供快捷、便利的檔案利用服務(wù)”。盡管如此，目前我國檔案利用服務(wù)水平仍然不高，在檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃中這方面的內(nèi)容仍需強化。美國國家檔案館的利用服務(wù)在日常工作中堅持公民有權(quán)查看、審查、了解聯(lián)邦政府文件的理念。美國檔案工作者也都認(rèn)同利用館藏檔案是美國公民的權(quán)利，自身工作的意義和價值在于為民眾利用檔案提供服務(wù)。而在我國，雖然近些年來檔案工作者努力改變過去“重藏輕用”的思想和局面，但是由于歷史及傳統(tǒng)等原因，服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變?nèi)杂泻荛L的一段路要走。因此，在未來檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃制定的過程中，必須強調(diào)服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變。沒有檔案信息資源建設(shè)做鋪墊，利用服務(wù)就無從談起。美國國家檔案館之所以強調(diào)利用服務(wù)，是因為其檔案信息資源建設(shè)已經(jīng)基本完成，不僅館藏內(nèi)容極大豐富，而且館藏形式較為多樣。就我國而言，館藏內(nèi)容仍不太豐富、結(jié)構(gòu)不夠合理，檔案信息資源問題仍是檔案事業(yè)發(fā)展的短板。因此，我國的當(dāng)務(wù)之急是進(jìn)行檔案信息資源建設(shè)，提高檔案信息資源的質(zhì)量和水平，為檔案利用服務(wù)工作打下堅實的基礎(chǔ)。

（二）挖掘檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的經(jīng)濟(jì)價值檔案作為國家、社會組織或個人在社會實踐活動中形成的原始記錄，除了可以為政府、企業(yè)以及個人提供生產(chǎn)、生活服務(wù)以外，還可以利用檔案進(jìn)行經(jīng)濟(jì)建設(shè)，產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。在我國，檔案是現(xiàn)代化建設(shè)的寶貴財富，作為國家資產(chǎn)的重要組成部分，在社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。在檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃的編制中，應(yīng)該突出檔案的經(jīng)濟(jì)價值。首先，積極開發(fā)檔案信息資源，挖掘其中隱藏的經(jīng)濟(jì)價值，通過開發(fā)檔案文化產(chǎn)品或融入企業(yè)生產(chǎn)等形式生成巨大的經(jīng)濟(jì)效益，為國家、為地方、為企業(yè)等創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益，同時為檔案部門帶來生機。其次，采用新技術(shù)，創(chuàng)新利用服務(wù)方式，充分利用新興社交媒體平臺，豐富和深化檔案利用服務(wù)，縮短檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟(jì)效益的時間，最大限度地發(fā)揮檔案的經(jīng)濟(jì)價值。

篇5

一、實驗中心（室）工作檔案管理的內(nèi)容

1．實驗中心（室）概況：學(xué)校和業(yè)務(wù)主管部門下發(fā)的實驗中心（室）建設(shè)與管理的有關(guān)文件和資料。實驗中心（室）建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃，實驗中心（室）占用的房間數(shù)、面積及改造等資料。

2．實驗中心（室）任務(wù)：實驗教學(xué)大綱、實驗教學(xué)進(jìn)度表、實驗課程及項目、每學(xué)期實驗教學(xué)任務(wù)及實驗開課記錄、實驗教學(xué)科表及實驗項目統(tǒng)計、實驗教學(xué)的考核方法及歷年試題、實驗報告等有關(guān)記錄，承擔(dān)的科研和社會服務(wù)項目及工作量。

3．實驗中心（室）儀器設(shè)備、低制耐用品及材料：儀器設(shè)備的固定資產(chǎn)帳、卡、分戶統(tǒng)計帳、低制耐用品分戶帳、領(lǐng)用單、使用維修記錄、技術(shù)資料等，大型儀器設(shè)備的論證報告、訂貨合同、安裝驗收報告、損壞維修記錄說明書、使用記錄、說明書等，材料領(lǐng)用記錄等。

4．實驗中心（室）管理制度和工作記錄：實驗中心（室）人員崗位責(zé)任制、實驗中心（室）專職人員工作日志、實驗中心（室）研究活動記錄、人員考核記錄、培訓(xùn)計劃及實施情況，實驗中心（室）工作計劃、研究論文、成果鑒定證書、自制或改造的實驗儀器設(shè)備裝置的驗收報告等。

5．實驗中心（室）經(jīng)費使用：實驗中心（室）年度儀器設(shè)備購置、實驗材料消耗、儀器設(shè)備維修、條件建設(shè)等經(jīng)費支出情況統(tǒng)計、實驗中心（室）年度科研項目、對外培訓(xùn)、測試、技術(shù)協(xié)作、勞務(wù)等收入情況統(tǒng)計資料。

6．實驗中心（室）每年上報的各種統(tǒng)計報表。

二、實驗中心（室）工作立卷歸檔的管理

1．實驗中心（室）及設(shè)備管理工作法規(guī)、制度文件卷：

（1）國家及國家教育部與各部位、市教委有關(guān)實驗中心（室）工作的法規(guī)文件；

（2）學(xué)校有關(guān)實驗中心（室）發(fā)展建設(shè)與改革等文件；

（3）實驗中心（室）建制審批（含實驗中心或?qū)嶒炇医ⅰ⒑喜ⅰ⒄{(diào)整、撤消等）文件；

（4）實驗中心（室）管理的各項規(guī)章制度；

（5）實驗中心（室）建設(shè)發(fā)展規(guī)劃；

（6）實驗中心（室）年度工作總計及實驗中心（室）內(nèi)工作人員考核表等。

2．以學(xué)校名義向上級部門定期或不定期報出的實驗中心（室）工作的各種報告、報表或數(shù)據(jù)卷：

A.實驗中心（室）基本情況類

（1）學(xué)校各實驗中心（室）任務(wù)及人員情況學(xué)年度傳送數(shù)據(jù)與報表；

（2）學(xué)校實驗項目學(xué)年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報表；

（3）學(xué)校專職實驗工作人員學(xué)年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報表；

（4）學(xué)校基礎(chǔ)課教學(xué)實驗中心（室）基本情況學(xué)年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報表。

B．設(shè)備管理類

（1）學(xué)校各實驗中心（室）教學(xué)科研硬件與軟件建設(shè)與使用年度數(shù)據(jù)傳送數(shù)據(jù)與報表；

（2）學(xué)校各實驗中心（室）教學(xué)科研硬件與軟件增減情況傳送數(shù)據(jù)與報表；

3．實驗中心（室）管理卷：

（1）實驗中心（室）環(huán)境條件的增擴與實驗中心（室）改革方案文件；實驗中心（室）工作的評估；實驗中心（室）工作人員及其變更情況；實驗中心（室）管理方面的重要實施細(xì)則；實驗中心（室）主任工作守則與工作人員崗位責(zé)任制等；

（2）儀器設(shè)備固定資產(chǎn)卡片；

（3）大型精密貴重硬件、軟件技術(shù)檔案。如申購可行性報告、訂貨合同、裝箱單、使用說明書、技術(shù)資料、驗收報告及其履歷本、降等降級報告和報損報廢等資料。（其中使用說明書和技術(shù)資料經(jīng)校檔案室建檔后可由實驗中心或?qū)嶒炇医栌帽９埽?/p>

4．實驗教學(xué)管理卷：

（1）實驗教學(xué)大綱、教材、講義、實驗指導(dǎo)書；

（2）每學(xué)年度實驗教學(xué)進(jìn)度計劃表；

（3）實驗項目（題目）的更新、改造與淘汰等資料；

（4）實驗教學(xué)課程、項目（題目）卡片（統(tǒng)一建立實驗項目庫）。

三、實驗中心（室）工作檔案管理

1．本制度適用于西南財經(jīng)大學(xué)各級各類實驗中心、實驗室。

2．實驗中心（室）檔案管理應(yīng)在學(xué)校檔案館的指導(dǎo)下進(jìn)行，各單位要有專人負(fù)責(zé)此項工作，單位主管領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真負(fù)責(zé)檔案管理及監(jiān)督檢查工作。

3．實驗中心（室）工作檔案，從實驗中心（室）建立之日起開始建檔，并逐年積累，嚴(yán)加保管。

4．各單位根據(jù)實驗中心（室）工作檔案的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計整理、編目、立卷、定期歸檔。

篇6

關(guān)鍵詞： 高校檔案管理；現(xiàn)狀；建設(shè)

1 高校檔案管理現(xiàn)狀

高校檔案既是高校事業(yè)發(fā)展和教學(xué)等各項工作的真實歷史記錄，又是總結(jié)經(jīng)驗、制訂計劃、處理問題、改進(jìn)管理的依據(jù)。同其他機關(guān)或企業(yè)的檔案不同，高校檔案管理具有社會性、綜合性、系統(tǒng)性、通用性及步入市場而產(chǎn)生的競爭性的特點。我國高校檔案管理隨著教育改革的深入，與時俱進(jìn)，有著突飛猛進(jìn)的發(fā)展，但與此同時，檔案的功能只有文件查詢和檔案保管的基本功能得到了發(fā)揮，至于檔案的預(yù)測功能，為高校進(jìn)行教學(xué)改革、為高校領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)合理的戰(zhàn)略決策提供資料支撐等功能還沒有真正的發(fā)揮出來，其存在的問題突出表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.1 高校檔案意識不強，缺乏內(nèi)容和特色 高校檔案管理工作是高等學(xué)校建設(shè)不可或缺的重要組成部分，但因其與高校其他工作相比具有相對滯后性，導(dǎo)致了各高校幾乎普遍的對檔案管理工作的重視程度不夠，進(jìn)而形成了輕視檔案管理工作的問題，不少高校領(lǐng)導(dǎo)檔案意識比較淡薄，忽視高校檔案管理工作，在檔案歸屬問題長期未能統(tǒng)一，檔案管理人員可能身兼多職，再加上相關(guān)部門不重視，使得大量反映教學(xué)改革和科研成果的檔案沒有及時歸檔，給后期管理工作帶來種種不便，甚至造成重大損失。

1.2 制度和組織不健全，管理滯后 高校檔案管理的制度不夠完善和健全，部分高校沒有專職檔案資料管理部門和人員，大多數(shù)是教學(xué)秘書或行政秘書兼任檔案管理工作，他們既有日常教學(xué)行政事務(wù)性工作，又兼職收集、整理、保存檔案，加大了他們的工作量，使得他們從事檔案管理的積極性不高。即使高校設(shè)有專門的檔案管理部門，專職的檔案管理人員也很少，往往是一個檔案專職人員管好幾個類別，不利于原始資料的收集和整理。

1.3 高校學(xué)生的檔案意識不夠 目前，大學(xué)生檔案知識普遍缺乏，檔案意識薄弱，沒有有效地發(fā)揮好檔案在就業(yè)中的重要作用。自高校開始擴招，畢業(yè)生就業(yè)壓力隨之也越來越大。有的高校畢業(yè)生為了在畢業(yè)生招聘會激烈競爭中獲勝，改寫自己的大學(xué)成績單、學(xué)分，辦假證明等不正當(dāng)手段來擊敗其他求職的對手。造假現(xiàn)象導(dǎo)致高校畢業(yè)生檔案原始信息失真，嚴(yán)重影響了高校畢業(yè)生就業(yè)市場的公平競爭。

2 高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)

2.1 完善檔案管理體制，強化檔案的基礎(chǔ)性及安全性管理 加強各項制度的建立健全，建立檔案評查制度，完善檔案歸檔審查機制和借卷登記審批制度，嚴(yán)格實行規(guī)范化管理，推進(jìn)管理機制的科學(xué)化、人性化，確保檔案工作的順利開展。成立檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，積極構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確相關(guān)人員的職責(zé)，梳理完善有關(guān)制度，將檔案工作列入學(xué)校工作計劃，為檔案管理提供制度保障，確保在檔案管理上做到檔案資料齊全、規(guī)范、統(tǒng)一、正確。檔案管理人員嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定，做好交卷歸檔、檔案管理等項工作。加強考核監(jiān)督，將檔案管理工作的有關(guān)要求列入工作職責(zé)、考核內(nèi)容之中，落實到檔案管理人員個人，做到考核結(jié)果與獎懲掛鉤。加大對檔案管理設(shè)備的投入，安排專業(yè)的檔案管理人員專職管理檔案，配備檔案專盒、專柜，同時建立健全檔案轉(zhuǎn)接登記、管理歸檔、保管保密、調(diào)檔查閱等相關(guān)制度，形成規(guī)范有效的管理機制，及時對檔案管理專用計算機進(jìn)行更新。要依法管檔，嚴(yán)格管理，正確認(rèn)識和處理管理和服務(wù)的關(guān)系，以規(guī)范化管理推進(jìn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)；同時要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)定，做好檔案的安全工作。這樣，才能保證檔案管理工作的順利開展，實現(xiàn)檔案管理的制度化和規(guī)范化。

2.2 加快檔案的信息化建設(shè) 紙質(zhì)化檔案管理不僅浪費大量的人力、物力、財力，查閱檔案、調(diào)閱信息也不太方便，而且檔案材料失真、注水情況也很難查實。信息化的飛速發(fā)展，對檔案管理提出了更高的要求，檔案工作要跟上時代的步伐，實現(xiàn)管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化。建立和加強電子信息檔案，是學(xué)校管理方面的一項重要工作，檔案信息是學(xué)校非常重要的數(shù)據(jù)資源，其包含信息量很大，需要及時更新。目前各高校檔案管理尚停留在紙質(zhì)階段。使用計算機對檔案進(jìn)行管理有著手工管理無法比擬的優(yōu)點，減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)，避免人為操作的出現(xiàn)錯誤和不規(guī)范行為。將檔案工作經(jīng)費列入預(yù)算，建立并完善檔案經(jīng)費保障機制，要將數(shù)字檔案館等信息化建設(shè)列入整體規(guī)劃，并安排檔案信息化建設(shè)專項經(jīng)費，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。現(xiàn)代高校要改革現(xiàn)有靜態(tài)的、階段性的、不規(guī)范的檔案管理方式，學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗和方法，大膽探索與改革，改變一切不適應(yīng)新情況的原有檔案管理方式，按照檔案和檔案管理的發(fā)展規(guī)律和特點，全面推行科學(xué)檔案管理方法，建設(shè)全過程的、動態(tài)的、科學(xué)的檔案管理，創(chuàng)新現(xiàn)行的管理機制。加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程，對原有檔案庫進(jìn)行信息化改造，對所有的檔案全部建立一一對應(yīng)的電子檔案，并將已整理好的檔案標(biāo)注目錄和索引，按規(guī)定順序排列，錄入數(shù)據(jù)庫，通過多種途徑集中和積累起來，建成功能強大、查找方便的檔案信息查詢系統(tǒng)。

2.3 提高高校檔案管理人員工作積極性 高校檔案管理人員的素質(zhì)對于檔案工作的發(fā)展有著直接的影響。檔案管理工作人員要充分認(rèn)識檔案工作的重要地位和作用，增強崗位責(zé)任意識；要積極參與學(xué)校事業(yè)和社會發(fā)展進(jìn)程，增強主動服務(wù)意識；還要堅持提高檔案工作能力和水平，增強自覺學(xué)習(xí)意識。學(xué)校要通過培訓(xùn)、引進(jìn)等多種方式，提高檔案工作人員整體素質(zhì)。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，要求檔案管理人員相應(yīng)地調(diào)整自身知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)現(xiàn)代化知識結(jié)構(gòu)體系。建立起既懂專業(yè)知識，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力檔案人才隊伍。聘請專業(yè)檔案管理人員，對檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，組織檔案管理人員參加各層次檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，派遣專職檔案人員外出進(jìn)修學(xué)習(xí)或深造，了解檔案管理工作的最新信息和管理手段。

2.4 轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，強化檔案的開發(fā)利用 強化檔案收集前端控制，做到應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收，確保檔案資源的齊全、完整。要著眼于師生需求，加強檔案信息的深度開發(fā)，不斷挖掘檔案的價值，積極探索收集有關(guān)學(xué)校記憶的檔案資源新內(nèi)容。按照檔案材料歸檔范圍的要求對檔案進(jìn)行重新清查，把該歸檔的材料收齊，并逐一對內(nèi)容進(jìn)行核實，確保材料內(nèi)容詳實、填寫規(guī)范，發(fā)現(xiàn)材料缺失的，及時補充。將破損的檔案進(jìn)行清理裝幀，保證檔案的連續(xù)性和完整性。利用檔案信息系統(tǒng)平臺對檔案進(jìn)行分類編號，并建立索引目錄，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，以方常查找。在檔案的利用和開發(fā)方面，加大對檔案的監(jiān)管力度，逐步建立起覆蓋全校科研和教學(xué)改革、全體師生的檔案資源體系。在做好日常接待利用的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案獨特的作用，滿足全校師生查檔、用檔的需求，簡化查閱利用流程。高校還要加大宣傳力度，增強大學(xué)生的檔案意識，使更多的大學(xué)生了解檔案知識，懂得自己的檔案權(quán)利和義務(wù)，合法地利用檔案信息資源。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞： 檔案管理；現(xiàn)代化

中圖分類號：G279.21文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、檔案管理現(xiàn)代化的含義

檔案管理現(xiàn)代化就是用科學(xué)的思想，現(xiàn)代化的方法和手段對檔案工作進(jìn)行有效的管理，并獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的工作方法。2014年我國大部分省市已開始執(zhí)行電子檔案，一人一檔，伴隨終身。其目的在于第一保管好各類檔案實體，最大限度地延長檔案的壽命，確保檔案的安全；其二大力加強檔案信息資源的開發(fā)，使之更好地為改革開放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

在互聯(lián)網(wǎng)盛行的時代，電子計算機已經(jīng)全面應(yīng)用于人們的生活工作當(dāng)中，其也逐漸走向檔案管理事業(yè)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理必然從紙質(zhì)檔案向電子檔案發(fā)展，也必然會成為社會發(fā)展的不可缺少的一部分。檔案管理實現(xiàn)計算機管理，已經(jīng)成為檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑和手段，其具有便于管理與傳遞、系統(tǒng)性強、保存時間長和資源共享等優(yōu)越性，但是，在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程中也存在著若干問題，我們就其中幾個問題進(jìn)行分析。

二、檔案管理現(xiàn)代化存在的問題

1、檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低

檔案管理現(xiàn)代化第一要求就是要有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，因為檔案具有其特殊性，在過去的幾十年中，檔案管理一直都處于各自為政、自給自足的運行狀態(tài)，各單位根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備，機型五花八門，水平參差不齊。檔案標(biāo)準(zhǔn)化的實施工作做得還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，檔案功能相對單一，標(biāo)準(zhǔn)化水平低、數(shù)據(jù)不完整，也出現(xiàn)個別檔案泄密現(xiàn)象。國家至今在檔案管理方面沒有一個統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，檔案的發(fā)展存在很大的盲目性，這種狀況發(fā)展下去勢必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。

2、經(jīng)費投入不足

由于人們的檔案意識相對較低，導(dǎo)致資金投入嚴(yán)重不足，紙質(zhì)檔案至電子檔案的發(fā)展轉(zhuǎn)變，需要配備良好、完善的現(xiàn)代化設(shè)備，經(jīng)費投入不足，就會影響到檔案保管的安全性。經(jīng)費不足是檔案管理走向現(xiàn)代化的最大問題，而經(jīng)費投入得到保障首先就決定于領(lǐng)導(dǎo)對現(xiàn)代化檔案管理地位和作用的認(rèn)知程度。如今，尤其是某些基層單位，檔案室建設(shè)簡陋，安全措施沒落實，大部分檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范。

3、“重保管，輕利用”現(xiàn)象

檔案管理工作進(jìn)行至今，在各行各業(yè)中檔案大多處于保管狀態(tài)，對其利用程度一直都處于“過門坎”、“必備資料”等輔助作用，過去多年的紙質(zhì)檔案，基本都處于保管狀態(tài)，檔案的作用在于更好的了解到個人的基本情況及精神面貌。檔案之所以沒有得到充分的利用，是因為目前檔案內(nèi)容過于單一，統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)并不能從檔案中體現(xiàn)出一個人更豐富的信息，往往都是簡單的履歷，這樣檔案管理工作就勢必起到一個輔助作用，按照這種模式的發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化的工作很有可能會發(fā)展為形式的變化而本質(zhì)作用沒有得到新的提升。

三、對檔案管理現(xiàn)代的建議與思考

1、加強標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的一項重要基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化就是用現(xiàn)代的方法和手段，在先進(jìn)的技術(shù)的基礎(chǔ)上開始進(jìn)行。網(wǎng)絡(luò)信息化時代，檔案信息的更新與改革就更依賴于建立一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范，如檔案資料的共享、檔案的傳遞以及各種相關(guān)數(shù)據(jù)的交換，都需要通過制定各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成一套系統(tǒng)化、規(guī)范化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。只有強化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，才能夠確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實現(xiàn)，遵守標(biāo)準(zhǔn)，完善標(biāo)準(zhǔn)，更好地促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程。

2、強化管理意識，加大投入力度

首先要做到關(guān)心和支持檔案管理現(xiàn)代化工作，投入大量資金和精力配置設(shè)備，培養(yǎng)人才，把檔案現(xiàn)代化管理納入單位的工作計劃并對其進(jìn)行考核；其次各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)了解更多關(guān)于檔案工作現(xiàn)狀，幫助解決工作中存在的困難和問題，加強交流與合作，發(fā)揮各自優(yōu)勢；再次建議各單位要按標(biāo)準(zhǔn)、按要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，購置必備設(shè)備及相應(yīng)保護(hù)措施，確保檔案存放安全、利用有效，保證檔案不丟失、不失密、不泄密。

3、豐富檔案內(nèi)容，提高利用率

檔案工作一直處于一個看似不重要的位置，我認(rèn)為是因為檔案發(fā)展至今內(nèi)容不具有特色。檔案現(xiàn)代化將是一人一檔，終身跟隨。筆者建議豐富檔案內(nèi)容，例如，在檔案里添加相關(guān)評語，除了教師、領(lǐng)導(dǎo)的評語外，也可以加上同學(xué)、同事對某一個人的評語；也可添加某個人參加的有意義活動，不需要必須得獎，關(guān)鍵是能通過檔案中這些豐富的內(nèi)容可以看到一個人更多的優(yōu)點與不足。在執(zhí)行過程雖然需要一定的時間及相關(guān)政策來扶持，但是筆者認(rèn)為檔案的最重要作用就是用人單位在通過觀看電子檔案時對一個人獲得更多的信息，網(wǎng)絡(luò)時代是一個信息化的時代，網(wǎng)絡(luò)時代不僅僅是商品時代，更會成為人與人之間交流、了解的信息化時代，這是檔案館現(xiàn)代化的必然發(fā)展趨勢。

參考文獻(xiàn)

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關(guān)鍵詞： 學(xué)院檔案； 教學(xué)檔案； 檔案管理

中圖分類號： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 1009-8631（2011）01-0100-01

一、院系教學(xué)檔案管理的重要性

教學(xué)活動中產(chǎn)生的材料是評估的重點，這些材料收集是否齊全完整，整理是否科學(xué)規(guī)范，是學(xué)院開展評估工作的重要基礎(chǔ)。學(xué)院的教學(xué)檔案都是隨著的專業(yè)教學(xué)活動而形成的，備課、授課、實驗等教學(xué)工作中產(chǎn)生的看似零星的材料，它們之間由于產(chǎn)生的時間、范圍、學(xué)生對象等特征而形成有機聯(lián)系，具有明顯的成套性和系統(tǒng)性。若把這些文件材料有機的聯(lián)系起來，就能重現(xiàn)整個教學(xué)流程。院校教學(xué)規(guī)模不斷擴大，學(xué)科建設(shè)逐漸健全，教學(xué)檔案內(nèi)容更加豐富，材料來源更加廣泛。在內(nèi)容上，教學(xué)檔案是在教學(xué)準(zhǔn)備、教學(xué)實施、教學(xué)評估和教學(xué)總結(jié)中形成的教學(xué)文件；在管理上，教學(xué)檔案是在上級部門和本校頒發(fā)的有關(guān)教學(xué)管理方面的指示、規(guī)定、辦法等教學(xué)文件；在對象上，教學(xué)檔案是一線教師個人手中的自編教材、講義、教案等，加之學(xué)生的優(yōu)秀論文、畢業(yè)設(shè)計、實驗報告等。這些教學(xué)實踐活動中所形成的教學(xué)檔案材料形式多樣本的，有照片、紙張、光盤、手稿、簿冊、磁帶、和圖紙等，其復(fù)雜程度還在不斷增加。學(xué)院的教學(xué)檔案不僅帶動整個高校檔案的建設(shè)，推動教學(xué)工作建設(shè)的進(jìn)程；而且在教學(xué)評估中起到憑證作用。

二、目前學(xué)院教學(xué)檔案管理存在的問題

（一）學(xué)院檔案管理制度不健全

目前由于許多院(系)不重視教學(xué)檔案管理這項工作，使得檔案資料收集的內(nèi)容、整理的范圍、分類的標(biāo)準(zhǔn)、移交手續(xù)、查詢登記等都沒有制定嚴(yán)格的管理制度，全憑管理人員的隨意性來完成。從而出現(xiàn)資料歸檔不及時，借閱時不登記，需要查閱的資料找不到，借閱的資料也不按時歸還，重要的文檔資料丟失時有發(fā)生，致使檔案資料殘缺不全，從一定程度上影響了教學(xué)改革及教學(xué)評估的質(zhì)量，同時，嚴(yán)重影響了檔案管理的規(guī)范性和完整性。以上這些問題的出現(xiàn)，充分說明了健全教學(xué)檔案管理制度的重要性。

（二）教學(xué)檔案管理水平跟不上教學(xué)管理工作的發(fā)展

新時期高等教育越來越呈現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的態(tài)勢，許多學(xué)院在教育部教學(xué)水平評估影響下，開展了諸多的教學(xué)管理改革，啟用計算機學(xué)籍管理系統(tǒng)，啟用教務(wù)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，教師授課評比網(wǎng)絡(luò)等。直接反映了學(xué)校教學(xué)工作本身的教學(xué)檔案管理并沒有與時俱進(jìn)的變化，僅滿足于傳統(tǒng)檔案的接收，并不正視其管理對象的變化，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理沒有真正體現(xiàn)教學(xué)管理的真實狀況和發(fā)展水平。主要表現(xiàn)在各高校檔案信息化還停留在使用計算機檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行案卷級目錄及部分文件級目錄的錄入與檢索，建立全文數(shù)據(jù)庫尚在規(guī)劃中。從目前看，許多院校教學(xué)檔案部門缺乏技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，不能完全適應(yīng)現(xiàn)代化管理技術(shù)。

（三）現(xiàn)存紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化過程難度大

現(xiàn)存紙質(zhì)化教學(xué)資料要轉(zhuǎn)換為數(shù)字化信息進(jìn)行歸檔，目前主要存在三個方面的問題：一是由于數(shù)字化工作非常繁重，量也非常大，且檔案人員操作電腦的技能不夠嫻熟，主觀認(rèn)為不如從事紙質(zhì)立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒；二是院校領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案工作不夠重視或因經(jīng)費問題不愿意增加投入；三是教師、教輔人員對教學(xué)資料收集工作處在被動狀態(tài)，往往是憑借個人的態(tài)度在做，做好做壞一個樣，缺乏激勵機制。

三、優(yōu)化教學(xué)檔案的管理措施，增強學(xué)院教學(xué)檔案建設(shè)的有效性建設(shè)

（一）加強教學(xué)檔案管理制度的建設(shè)

學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視各部門教學(xué)檔案的管理工作，把檔案建設(shè)工作列入學(xué)院的工作計劃；要劃撥教學(xué)檔案管理投入專項經(jīng)費，為其配備檔案用房、相應(yīng)設(shè)備及檔案管理的專兼職隊伍，并建立有效的激勵機制和監(jiān)督管理。學(xué)院的教學(xué)管理部門應(yīng)根據(jù)國家的有關(guān)檔案法規(guī)和學(xué)院的實際情況，建立健全教學(xué)檔案管理工作的各項規(guī)章制度，如檔案工作規(guī)范、檔案實體分類辦法、部門歸檔與立卷制度、電子檔案的歸檔管理辦法等；并在教學(xué)檔案管理工作中嚴(yán)格執(zhí)行“三納入”、“四同步”制度，逐漸夯實檔案管理的基礎(chǔ)。“三納入”即納入教學(xué)計劃、規(guī)劃，納入教學(xué)管理制度，納入各級管理人員崗位責(zé)任，作為考核教學(xué)質(zhì)量和管理水平的標(biāo)準(zhǔn)之一。“四同步”教學(xué)管理的各環(huán)節(jié)必須做到下達(dá)教學(xué)任務(wù)與提出教學(xué)文件材料的歸檔要求同步；檢查教學(xué)工作與教學(xué)文件材料形成積累情況同步；評審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、教材、畢業(yè)論文、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗收檔案材料同步；畢業(yè)分配、上報評審材料、教師晉升與檔案部門出具歸檔證明同步。總之，教學(xué)檔案是教學(xué)實踐活動的真實記錄，是進(jìn)行教學(xué)研究必不可少的素材，只有依據(jù)可靠的教學(xué)檔案作為研究依據(jù)，才能對教學(xué)的特點進(jìn)行定量和定性的分析，挖掘科學(xué)、有效的教學(xué)方法，從而最大限度地提高教學(xué)質(zhì)量。

（二）加強教學(xué)檔案管理隊伍建設(shè)

教學(xué)檔案人員作為檔案工作的主體，對教學(xué)檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展起著決定性作用，教學(xué)檔案人員素質(zhì)的高低直接影響教學(xué)檔案信息化的進(jìn)程。因此，院校要加強教學(xué)檔案管理隊伍建設(shè)，培養(yǎng)一批有檔案專業(yè)知識，有現(xiàn)代化管理技術(shù)，有開拓精神的管理人員來從事教學(xué)檔案信息的管理和開發(fā)工作。檔案管理者要適應(yīng)現(xiàn)代化社會發(fā)展的要求，與時俱進(jìn)，努力學(xué)習(xí)計算機知識和電子檔案管理技術(shù)，更快地推動教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。積極創(chuàng)造條件，鼓勵和支持教學(xué)檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修、攻讀學(xué)位等，以提高業(yè)務(wù)素質(zhì)、掌握現(xiàn)代化管理技能、適應(yīng)社會發(fā)展的需要。一方面宣傳國家有關(guān)高校檔案工作的法律法規(guī)、方針政策，宣傳教學(xué)文件材料歸檔的必要性和重要性，使他們深入了解教學(xué)檔案工作的重要性和資料歸檔的優(yōu)越性，認(rèn)識檔案工作者的崗位價值，從而熱愛檔案工作，增強責(zé)任感和事業(yè)心，主動鉆研業(yè)務(wù)，恪盡職守。一方面每年有重點的講授檔案管理知識和本年度歸檔要求，幫助他們掌握檔案管理工作的基本知識和操作技巧，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)，掌握教學(xué)檔案的內(nèi)容、特點、運行規(guī)律，不斷提高綜合素質(zhì)，做好教學(xué)文件材料的形成、收集、整理和保管利用等工作。

（三）加強數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

院校的各級領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，提高對教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識，增加經(jīng)費投入，購置數(shù)字化建設(shè)所需要的硬件和軟件設(shè)備，提供必要的數(shù)字檔案安全保護(hù)設(shè)施。切實搞好總體設(shè)計，確定信息網(wǎng)絡(luò)的基本功能、總體思路、組網(wǎng)模式和發(fā)展規(guī)劃等，按計劃分步實施，逐步推進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。其次是搞好檔案館(室)局域網(wǎng)終端建設(shè)，組成信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)歸檔的便捷化、經(jīng)常化和常態(tài)化，夯實教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的堅實物質(zhì)基礎(chǔ)。

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[2] 唐衛(wèi)新.加強高校院系教學(xué)檔案建設(shè)[J].浙江教育院學(xué)報，2003（3）.

篇9

探討檔案職業(yè)培訓(xùn)質(zhì)量保證體系，必然涉及誰來保證的問題。一方面，政府在檔案職業(yè)培訓(xùn)方面要發(fā)揮經(jīng)費支持、政策要求等多種作用;另一方面，需要專門的培訓(xùn)機構(gòu)實施培訓(xùn)。此外，受訓(xùn)者所在單位還應(yīng)該提供必要的時間和條件支持v此因素相對較小，可以不重點考慮w。因此，檔案職業(yè)培訓(xùn)質(zhì)量的保證者，就既包括政府v管理主體w，也包括培訓(xùn)機構(gòu)v實施主體w。政府部門主要包括檔案行政管理部門、人力資源與社會保障部門、財政部門等，其中檔案行政部門是檔案職業(yè)培訓(xùn)的直接主管部門。培訓(xùn)機構(gòu)則主要包括各級檔案干部培訓(xùn)教育中心、檔案學(xué)會、設(shè)有檔案學(xué)專業(yè)的高等院校、社會培訓(xùn)機構(gòu)等。由于質(zhì)量保證有政府部門和培訓(xùn)機構(gòu)兩個主體，而兩個主體在作用和功能上是有區(qū)別的，因此，就保證主體這一維度，可以把檔案職業(yè)培訓(xùn)質(zhì)量保證體系分為以政府部門為主體的外部質(zhì)量保證體系和以培訓(xùn)機構(gòu)為主體的內(nèi)部質(zhì)量保證體系兩種s外部質(zhì)量保證體系包括經(jīng)費、政策、制度、機構(gòu)等保證體系，這個體系主要是行政管理層面的體系;內(nèi)部質(zhì)量保證體系包括需求調(diào)研、方案設(shè)計、效果評估等實施過程及其管理的體系，這個體系是實施機構(gòu)層面的體系。本文對兩種質(zhì)量保證體系及其相應(yīng)的質(zhì)量管理文件建設(shè)進(jìn)行了探討。

一、構(gòu)建以政府部門為主體的外部質(zhì)量保證體系

（一）加強法規(guī)建設(shè)。目前，我國繼續(xù)教育的立法還不夠健全，沒有從法制上確立繼續(xù)教育的地位。在檔案繼續(xù)教育方面，1997年國家檔案局了《檔案專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育暫行規(guī)定》，此后，各省也都結(jié)合檔案工作實際，制訂了本地檔案專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育實施方法。從內(nèi)容上看，這些規(guī)定和辦法主要是關(guān)于檔案繼續(xù)教育的性質(zhì)、對象、教育內(nèi)容等方面的基本規(guī)定，從效力上來看，它屬于行政規(guī)章，其效力要低于行政法規(guī)。因此，國家檔案局和有關(guān)政府部門應(yīng)盡快建立健全檔案繼續(xù)教育的有關(guān)法律法規(guī)體系， 通過立法對各類檔案專業(yè)人員在繼續(xù)教育中的權(quán)利、義務(wù)、時間、內(nèi)容、經(jīng)費、保障措施等做出明確的規(guī)定， 使檔案職業(yè)教育培訓(xùn)做到有法可依，真正走上法制化、規(guī)范化的軌道。

（二）建立以市場為主導(dǎo)的檔案職業(yè)培訓(xùn)機制。目前，我國檔案職業(yè)教育培訓(xùn)由檔案行政部門主導(dǎo)，各級檔案干部培訓(xùn)中心承擔(dān)檔案職業(yè)教育培訓(xùn)職能，檔案行政部門通過行政手段直接參與培訓(xùn)活動。這一培訓(xùn)模式是在我國長期的計劃經(jīng)濟(jì)體制下形成的，曾發(fā)揮過積極作用，其優(yōu)點是計劃性好，便于集中資源辦培訓(xùn)，缺點是社會化程度低，缺乏市場競爭機制。隨著市場經(jīng)濟(jì)逐步確立和政府職能的加快轉(zhuǎn)變，以及檔案管理技術(shù)、方法、理念和手段不斷更新，傳統(tǒng)的主要以行政主管部門為主導(dǎo)的檔案職業(yè)培訓(xùn)模式，在管理制度、運行機制、政策保障、教學(xué)方式等方面面臨著不少新情況、新問題，教學(xué)質(zhì)量表現(xiàn)不盡人意，較難適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和檔案工作現(xiàn)實的需要。因此，要加快檔案職業(yè)培訓(xùn)模式轉(zhuǎn)變，改變傳統(tǒng)的以檔案行政部門為主導(dǎo)的檔案職業(yè)培訓(xùn)體制與機制，向政府宏觀管理指導(dǎo)下以市場為導(dǎo)向的檔案職業(yè)培訓(xùn)模式與機制轉(zhuǎn)變，培育檔案職業(yè)培訓(xùn)市場，推進(jìn)檔案職業(yè)培訓(xùn)模式市場化和社會化。檔案培訓(xùn)機構(gòu)作為獨立質(zhì)量主體進(jìn)入檔案培訓(xùn)市場，平等競爭，以優(yōu)質(zhì)服務(wù)取勝。

（三）建立培訓(xùn)機構(gòu)質(zhì)量評估與資格準(zhǔn)入制度。檔案職業(yè)培訓(xùn)市場化和社會化，還須檔案行政部門對培訓(xùn)機構(gòu)、培訓(xùn)市場進(jìn)行督導(dǎo)檢查，政策引導(dǎo)。檔案行政部門要建立培訓(xùn)機構(gòu)質(zhì)量評估與資格準(zhǔn)入制度，設(shè)計一套科學(xué)的質(zhì)量評估指標(biāo)體系，對現(xiàn)有的檔案培訓(xùn)機構(gòu)的師資水平、辦學(xué)條件、管理制度、學(xué)習(xí)效果等進(jìn)行定期評估、認(rèn)證，以確認(rèn)其質(zhì)量水平。對質(zhì)量評估合格的培訓(xùn)機構(gòu)，檔案行政管理部門頒發(fā)資格證明，準(zhǔn)許其從事檔案職業(yè)教育培訓(xùn)。建立檔案培訓(xùn)機構(gòu)退出機制，質(zhì)量評估認(rèn)證不合格的培訓(xùn)機構(gòu)，檔案行政部門應(yīng)及時對其批評、警告，屢次未能合格的，撤銷其培訓(xùn)資格。持續(xù)規(guī)范的培訓(xùn)質(zhì)量評估和資格準(zhǔn)入評審不僅可以從源頭上杜絕不合資質(zhì)的機構(gòu)進(jìn)入檔案培訓(xùn)市場，還可促使培訓(xùn)機構(gòu)加強自身建設(shè)，改善質(zhì)量管理，提升培訓(xùn)質(zhì)量。

（四）建立非終身制的檔案職業(yè)資格證書制度。目前我國還沒有建立檔案職業(yè)資格證書制度，由于檔案行業(yè)缺少職業(yè)資格證書制度，不僅影響了檔案部門工作的專業(yè)化水平，還導(dǎo)致檔案培訓(xùn)機構(gòu)和參訓(xùn)人員缺乏提升培訓(xùn)效益和質(zhì)量的壓力和動力。從我國檔案事業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r來看，我國已經(jīng)基本具備了推行職業(yè)資格認(rèn)證的條件。國家檔案局應(yīng)將職業(yè)資格認(rèn)證制度納入檔案立法范疇，制定檔案職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)或任職資格條件，并依據(jù)這些標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計出具體的考核辦法。檔案工作者通過資格認(rèn)證，就可獲得檔案職業(yè)資格證書。以再認(rèn)證制度代替檔案職業(yè)資格終身制，明確規(guī)定檔案職業(yè)資格證書的有效期，過了有效期就要對檔案職業(yè)資格證書進(jìn)行再認(rèn)證。認(rèn)證機構(gòu)依據(jù)申請者的專業(yè)工作經(jīng)歷、教育培訓(xùn)水平、專業(yè)學(xué)術(shù)活動、社會實踐服務(wù)、學(xué)術(shù)寫作成果、課程考試成績等幾方面情況進(jìn)行考核評分，分?jǐn)?shù)合格者就可以通過考核，再次獲得資格證書。檔案職業(yè)資格證書不僅體現(xiàn)了檔案繼續(xù)教育的成果，使參與檔案繼續(xù)教育并取得優(yōu)秀成績的檔案工作者獲得了資格證明，同時也是對檔案培訓(xùn)機構(gòu)教學(xué)質(zhì)量的考核檢驗，促使培訓(xùn)機構(gòu)改進(jìn)服務(wù)提升質(zhì)量。

（五）建立檔案培訓(xùn)教師資格認(rèn)證與持證任教制度。師資隊伍建設(shè)，是檔案職業(yè)教育培訓(xùn)質(zhì)量保證的關(guān)鍵。建成一支以兼職教師為主，專、兼職教師相結(jié)合的師資隊伍是符合職業(yè)培訓(xùn)特點的成功做法。我國檔案職業(yè)培訓(xùn)的兼職教師主要是來自各級檔案行政部門的專家型領(lǐng)導(dǎo)、來自高等學(xué)校的檔案學(xué)教授、來自檔案雜志社、檔案學(xué)會的專家，來自檔案工作一線的優(yōu)秀檔案工作者。這些兼職教師有較深的檔案學(xué)術(shù)修養(yǎng)，但缺乏高水平教育技術(shù)和授課藝術(shù)，有的還不了解檔案工作現(xiàn)狀和實際情況。而檔案職業(yè)培訓(xùn)的性質(zhì)特點決定了教學(xué)人員應(yīng)具有成人教育培訓(xùn)方面的經(jīng)驗，通曉培訓(xùn)內(nèi)容，理解培訓(xùn)目標(biāo)，具有足夠的教學(xué)方法和學(xué)習(xí)過程的知識和技巧。因此，檔案行政部門要建立檔案培訓(xùn)教師資格認(rèn)證與持證任教制度，加快步伐開展兼職教師的培訓(xùn)工作，兼職教師經(jīng)培訓(xùn)考核后，凡符合任教條件的，由省檔案局批準(zhǔn)發(fā)給兼職教師證書，方可從事兼職教師工作。建立兼職教師進(jìn)修培養(yǎng)、科學(xué)研究、考核管理、資格復(fù)審制度。檔案行政部門建立兼職教師人才庫，對檔案兼職教師進(jìn)行跟蹤管理，定期對其進(jìn)行考核和復(fù)審。

（六）加強檔案職業(yè)培訓(xùn)教材建設(shè)。培訓(xùn)教材建設(shè)是檔案職業(yè)培訓(xùn)工作的重要組成部分。培訓(xùn)工作做得如何，培訓(xùn)內(nèi)容是關(guān)鍵，培訓(xùn)教材是支撐點。檔案職業(yè)培訓(xùn)應(yīng)從上崗培訓(xùn)與繼續(xù)教育培訓(xùn)兩方面，根據(jù)不同層次培訓(xùn)對象設(shè)置課程體系、安排教學(xué)內(nèi)容。檔案行政部門應(yīng)設(shè)立教材專項基金，用于教材的編寫、出版、發(fā)行。由國家檔案局組織檔案教育中心、檔案學(xué)會、高等院校的檔案學(xué)知名專家學(xué)者成立培訓(xùn)教材編審委員會，負(fù)責(zé)教材的規(guī)劃、編寫、審核等工作。省市檔案局根據(jù)本地區(qū)檔案工作的熱點、焦點、難點問題，有針對性地編寫出版教材參考資料，制作電子圖書和多媒體課件。編寫的教材應(yīng)反映國內(nèi)外最新檔案學(xué)理論與工作實踐最新成果，突出成人教育的特點，并符合受訓(xùn)者的實際需要。

（七）加強檔案職業(yè)教育培訓(xùn)的科學(xué)研究。檔案職業(yè)培訓(xùn)需要科學(xué)的理論指導(dǎo)，檔案行政部門應(yīng)通過課題立項、經(jīng)費資助等方式組織研究力量開展檔案職業(yè)培訓(xùn)科學(xué)研究，探討檔案職業(yè)培訓(xùn)的科學(xué)規(guī)律。研究探討的主要內(nèi)容包括：檔案人員在職學(xué)習(xí)的動機、策略、規(guī)律;檔案人員專業(yè)成長階段劃分，處于不同專業(yè)發(fā)展階段的檔案人員的發(fā)展需求、所面臨的困惑和所關(guān)注的問題、期望得到的幫助等;檔案職業(yè)培訓(xùn)的性質(zhì)、目標(biāo)、教材建設(shè)、教學(xué)方法、條件設(shè)施等。通過深入系統(tǒng)的研究，探討檔案職業(yè)培訓(xùn)的規(guī)律與特點，為我國檔案職業(yè)教育培訓(xùn)提供科學(xué)理論指導(dǎo)。

（八）設(shè)立專項經(jīng)費，提供發(fā)展保障。發(fā)展繼續(xù)教育的關(guān)鍵問題是大力增加對繼續(xù)教育的投入。國家應(yīng)設(shè)立檔案職業(yè)培訓(xùn)專項經(jīng)費，地方各級政府必須明確界定檔案職業(yè)教育培訓(xùn)的經(jīng)費撥款項目和數(shù)量，并真正落到實處;參訓(xùn)檔案人員所在單位可以分擔(dān)部分培訓(xùn)費用，盡量減少參訓(xùn)人員個人所需承擔(dān)的費用。

（九）完善檔案職業(yè)培訓(xùn)激勵機制。檔案在職教育培訓(xùn)工作的根本持久力來自于廣大檔案工作者的認(rèn)知度和自覺執(zhí)行力。各級檔案行政部門要建立科學(xué)的激勵機制，激發(fā)廣大檔案工作者參加職業(yè)培訓(xùn)的內(nèi)部動力。

1.讓檔案培訓(xùn)與單位和個人利益相關(guān)聯(lián)。將檔案職業(yè)培訓(xùn)與相關(guān)單位和個人利益掛鉤，會產(chǎn)生直接的外部激勵作用。建立檔案人員培訓(xùn)考核、登記制度和學(xué)員學(xué)習(xí)檔案，把檔案專業(yè)技術(shù)人員每年接受繼續(xù)教育、資格培訓(xùn)的情況及考核結(jié)果計入個人業(yè)務(wù)檔案，作為專業(yè)技術(shù)人員職稱評聘、上崗任職、評級晉升的重要依據(jù)和必備條件。將檔案部門工作人員參加教育培訓(xùn)的情況作為對單位檔案工作年度評估的考核指標(biāo)，與單位檔案工作評級選優(yōu)掛鉤，必將激勵檔案部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員做好職業(yè)教育培訓(xùn)工作。

2.創(chuàng)設(shè)有利于檔案專業(yè)人才成長的激勵機制。為檔案專業(yè)人才成長提供教育培訓(xùn)機會和實踐鍛煉平臺，鼓勵具有本科以上學(xué)歷的工作人員攻讀碩博學(xué)位，或者進(jìn)修某一相關(guān)專業(yè);逐步實施帶薪進(jìn)修制度和進(jìn)修加薪制度。設(shè)立檔案專業(yè)人才培養(yǎng)計劃，遴選有發(fā)展?jié)摿Φ闹星嗄旯歉扇瞬胚M(jìn)行有針對性的重點培養(yǎng)，為他們提供學(xué)術(shù)交流、科學(xué)研究、實踐鍛煉的機會，引導(dǎo)他們在檔案工作中增長才干，成為優(yōu)秀的檔案專業(yè)高層次人才。加大檔案科研工作的組織力度，設(shè)立檔案科研專項經(jīng)費。對熱心檔案業(yè)務(wù)研究的檔案工作者要及時給予課題立項、經(jīng)費申請等方面的扶持，促進(jìn)檔案工作者刻苦學(xué)習(xí)、努力實踐，把自身潛能調(diào)動與開發(fā)出來。建立檔案科研成果評審獎勵制度，進(jìn)一步提高獎勵金額，擴大獎勵覆蓋面，對杰出的檔案專業(yè)技術(shù)人才授予榮譽稱號，以激勵更多的人加入檔案科研創(chuàng)新行列。

二、構(gòu)建以培訓(xùn)機構(gòu)為主體的內(nèi)部質(zhì)量保證體系

（一）預(yù)防為先，實施檔案培訓(xùn)教學(xué)全過程管理。繼續(xù)教育不同于學(xué)歷教育，培訓(xùn)水平及學(xué)習(xí)成效不宜制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，難以進(jìn)行量化考核，容易使繼續(xù)教育流于形式，不注重實效。因此，僅僅依靠對培訓(xùn)結(jié)果的考核評價不足以保證培訓(xùn)教學(xué)的質(zhì)量，必須對培訓(xùn)教學(xué)的全過程進(jìn)行管理控制。檔案職業(yè)培訓(xùn)教學(xué)過程包括需求分析、目標(biāo)設(shè)計、方案設(shè)計、效果評估等環(huán)節(jié)，實施全過程管理就是要使影響教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵因素和關(guān)鍵環(huán)節(jié)始終處于受控狀態(tài)。一方面以預(yù)防性的活動控制教學(xué)全過程，避免發(fā)生質(zhì)量問題;另一方面，一旦發(fā)生失誤時也能及時地作出反應(yīng)，通過調(diào)整和改變教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控措施，有效地糾正失誤。

需求分析。為實現(xiàn)高水平的教育培訓(xùn)服務(wù)質(zhì)量，必須首先調(diào)查了解學(xué)員的需求，并針對學(xué)員的需求進(jìn)行培訓(xùn)項目的設(shè)計和開發(fā)。影響檔案職業(yè)教育培訓(xùn)需求的因素很多，如我國檔案政策調(diào)整變化及新標(biāo)準(zhǔn)出臺，新科學(xué)技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域的應(yīng)用，學(xué)員的崗位職能、行業(yè)背景、知識結(jié)構(gòu)等等，都將影響檔案職業(yè)教育培訓(xùn)當(dāng)前和潛在的需求。需求分析可以針對不同行業(yè)、企事業(yè)單位或個人進(jìn)行分析;需求分析的方法包括確定調(diào)查對象、問卷調(diào)查、客戶訪談、專家咨詢等。

目標(biāo)設(shè)計。培訓(xùn)目標(biāo)應(yīng)基于檔案職業(yè)培訓(xùn)的需求分析。確保檔案培訓(xùn)項目有明確的目標(biāo)群體，培訓(xùn)目標(biāo)依目標(biāo)群體的需求而設(shè)計。檔案職業(yè)培訓(xùn)目標(biāo)應(yīng)涵蓋檔案理論知識、檔案職業(yè)道德與價值觀、檔案操作技能。培訓(xùn)目標(biāo)是教學(xué)內(nèi)容和教學(xué)策略策劃的基礎(chǔ)，同時也是測評培訓(xùn)效果、提供信息反饋的依據(jù)。學(xué)員和教師應(yīng)充分理解培訓(xùn)目標(biāo)并了解如何達(dá)成目標(biāo)。

方案設(shè)計。培訓(xùn)方案包含培訓(xùn)課程、教學(xué)方法、教學(xué)設(shè)施、時間安排等內(nèi)容。教學(xué)內(nèi)容應(yīng)與培訓(xùn)目標(biāo)相匹配。目標(biāo)確定后，聘請培訓(xùn)項目領(lǐng)域中學(xué)術(shù)造詣較深、實踐經(jīng)驗豐富的檔案專家擔(dān)任教師，由專家設(shè)計教學(xué)內(nèi)容、方法、手段和時間安排等工作計劃。培訓(xùn)內(nèi)容可以由幾門課程組成，應(yīng)確保課程之間內(nèi)容編排合理，邏輯層次清晰，每一門課程支持不同的培訓(xùn)目標(biāo)。同時，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)反映檔案領(lǐng)域最新的研究成果，符合國家檔案工作規(guī)范。教學(xué)方法應(yīng)適用于目標(biāo)群體，除了充分考慮成人學(xué)習(xí)的規(guī)律，還應(yīng)考慮檔案隊伍中非檔案專業(yè)學(xué)歷比例大，人員流動頻繁等特點;教學(xué)策略和教學(xué)方式多樣化，滿足不同學(xué)員的不同學(xué)習(xí)風(fēng)格。無論采用何種教學(xué)方式，都應(yīng)使學(xué)員有機會積極參與，使教師、教學(xué)內(nèi)容及學(xué)員之間充分互動。

效果評估。學(xué)習(xí)效果評估是檔案培訓(xùn)活動的必要組成部分，是培訓(xùn)項目研發(fā)的內(nèi)容之一。培訓(xùn)結(jié)束后，要認(rèn)真組織培訓(xùn)考核，形成培訓(xùn)成果，實現(xiàn)以考促學(xué)。培訓(xùn)目標(biāo)決定對受訓(xùn)者采取何種方式進(jìn)行學(xué)習(xí)效果評價。考核評價形式包括：口頭考試、書面報告、培訓(xùn)機構(gòu)內(nèi)部組織或外部組織的標(biāo)準(zhǔn)考試、以及撰寫考察報告、工作方案、研究論文與學(xué)習(xí)心得等。

（二）關(guān)鍵在學(xué)，強化主體積極參與和積極轉(zhuǎn)化。培訓(xùn)是教學(xué)雙方互動的過程，培訓(xùn)的效果取決于雙方的共同努力。但教是外部條件，學(xué)是內(nèi)在的根據(jù)，學(xué)起著決定性的作用。當(dāng)前檔案職業(yè)培訓(xùn)工作的一大特點，就是教育培訓(xùn)對象有著較高的文化程度和良好的知識結(jié)構(gòu)，他們的學(xué)習(xí)具有自我導(dǎo)向、以豐富多樣的人格化經(jīng)驗參與、以問題為中心、以追求實效為目的等特點。根據(jù)大量研究和實踐的總結(jié)，筆者發(fā)現(xiàn)在檔案培訓(xùn)中，學(xué)員的積極參與與積極轉(zhuǎn)化是關(guān)鍵性因素。檔案培訓(xùn)機構(gòu)在教學(xué)與管理活動中，要充分尊重學(xué)員的主體地位，鼓勵學(xué)員積極參與培訓(xùn)過程。積極參與主要反映在帶著問題學(xué)習(xí)，帶著問題思考，與教師互動，與同伴交流。積極轉(zhuǎn)化體現(xiàn)在學(xué)員學(xué)以致用，及時地把自己所學(xué)所悟轉(zhuǎn)化為檔案工作的新理念、新技能，改進(jìn)自己的工作，提升工作績效。

（三）按需施教，加強檔案培訓(xùn)的實用性和針對性。檔案職業(yè)培訓(xùn)應(yīng)與檔案事業(yè)發(fā)展需求緊密相聯(lián)，以檔案工作需要來確定培訓(xùn)目標(biāo)和方向。培訓(xùn)機構(gòu)要重視培訓(xùn)需求分析，了解檔案工作者最關(guān)心、最薄弱、最需要是什么，做到有的放矢。針對不同行業(yè)、不同層次、不同技能水準(zhǔn)的檔案人員設(shè)計相應(yīng)的培訓(xùn)方案，使相應(yīng)的學(xué)員得到相應(yīng)的培訓(xùn)，讓教與學(xué)相契合。一是更多采用專題培訓(xùn)模式。一次短期培訓(xùn)安排兩三個專題，一個專題針對一兩個實際問題，傳授者說得清說得完，受訓(xùn)者也因?qū)W習(xí)內(nèi)容“單一”而學(xué)得透。二是探索開展培訓(xùn)自學(xué)和遠(yuǎn)程教學(xué)。遠(yuǎn)程教學(xué)和分散自學(xué)可以由學(xué)員自行安排學(xué)習(xí)進(jìn)度、學(xué)習(xí)時間，把握學(xué)習(xí)重點，讓培訓(xùn)更具針對性。檔案專業(yè)理論知識的培訓(xùn)適合遠(yuǎn)程教學(xué)和學(xué)員分散自學(xué)，問題研討和技能培訓(xùn)適合現(xiàn)場集中授課。三是逐步加大實訓(xùn)教學(xué)力度。當(dāng)前檔案培訓(xùn)對技能操作的實訓(xùn)教學(xué)重視不夠。檔案培訓(xùn)現(xiàn)狀是“應(yīng)知”教學(xué)有余，“應(yīng)會”培訓(xùn)缺失。應(yīng)提高實訓(xùn)教學(xué)在檔案培訓(xùn)中的比重，使之在檔案培訓(xùn)中的課時比重達(dá)到百分之二十至百分之三十。

（四）以評促建，積極開展培訓(xùn)質(zhì)量自我評估。運用科學(xué)的理論、方法和程序，對培訓(xùn)工作的全過程及其效果進(jìn)行系統(tǒng)的評價，建立有效的回饋圈，是檔案培訓(xùn)質(zhì)量保證的重要方面。除了檔案行政部門對培訓(xùn)機構(gòu)進(jìn)行評估監(jiān)督以外，培訓(xùn)機構(gòu)自我評估也是改進(jìn)質(zhì)量的重要手段。自我評估是以培訓(xùn)機構(gòu)為主體，自己組織的對機構(gòu)內(nèi)部教學(xué)活動進(jìn)行的各種評估。自我評估是培訓(xùn)機構(gòu)內(nèi)部教學(xué)質(zhì)量保障和質(zhì)量管理的重要基礎(chǔ)。培訓(xùn)機構(gòu)通過自我評估，能及時掌握自身培訓(xùn)工作狀況，增強質(zhì)量保證意識，有效達(dá)成培訓(xùn)目標(biāo)。對培訓(xùn)結(jié)果評估的內(nèi)容至少應(yīng)包括以下三個方面：一是對學(xué)員的滿意度進(jìn)行評估;二是對學(xué)員學(xué)習(xí)結(jié)果進(jìn)行評估;三是對培訓(xùn)教師的教學(xué)進(jìn)行評估。除了對結(jié)果進(jìn)行評估以外，對輸入因素的質(zhì)量作預(yù)先評估審核也很重要。對培訓(xùn)方案、培訓(xùn)課程、培訓(xùn)師資、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)經(jīng)費等因素，都應(yīng)該組織檔案專家按照一定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核評估，合格的才允許運行，不合格的進(jìn)行修改調(diào)整。自我評估要制度化，評審后要有相應(yīng)的改進(jìn)措施，評估結(jié)果要與獎懲掛鉤，實現(xiàn)以評促建、以評促改，提升質(zhì)量的目標(biāo)。

三、加強檔案職業(yè)培訓(xùn)質(zhì)量保證體系文件建設(shè)

質(zhì)量管理（即質(zhì)量保證）是通過文件和活動兩種形式實現(xiàn)的。文件是承載質(zhì)量內(nèi)涵的文字表述和文本，包括制度、流程、標(biāo)準(zhǔn)、表格、記錄單等。質(zhì)量管理活動是依據(jù)文件、運用文件進(jìn)行管理的活動，包括質(zhì)量的規(guī)劃、測量評估、控制改進(jìn)等。因為質(zhì)量管理活動離不開質(zhì)量文件的引導(dǎo)，因此質(zhì)量文件十分重要。當(dāng)前，檔案職業(yè)培訓(xùn)在質(zhì)量文件建設(shè)方面比較薄弱、不夠完備。因此，加強質(zhì)量文件建設(shè)是完善檔案培訓(xùn)質(zhì)量保證體系的重要基礎(chǔ)性工作。

檔案培訓(xùn)質(zhì)量管理體系文件內(nèi)容包括：①質(zhì)量方針，是該組織總的質(zhì)量宗旨和方向，比如有的定位于“培訓(xùn)高水平檔案創(chuàng)新人才”;②質(zhì)量目標(biāo)，是管理層提出的在質(zhì)量方面所追求的目標(biāo)，比如學(xué)員滿意度超過90%、課件提供率100%;③質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，它包括政府的政策制度和培訓(xùn)機構(gòu)內(nèi)部的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，政府部門的政策制度包括：檔案職業(yè)資格證書制度實施辦法、檔案培訓(xùn)機構(gòu)質(zhì)量評估與資格準(zhǔn)入制度實施辦法、檔案培訓(xùn)教師資格認(rèn)證與持證任教制度實施辦法等;培訓(xùn)機構(gòu)內(nèi)部的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)包括：培訓(xùn)方案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、培訓(xùn)課程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、培訓(xùn)師資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、培訓(xùn)課堂教學(xué)質(zhì)量評估辦法、培訓(xùn)效果評估辦法等;④質(zhì)量信息，即培訓(xùn)活動各方面各環(huán)節(jié)的質(zhì)量信息，諸如學(xué)員學(xué)籍卡、學(xué)員出勤率、學(xué)員成績登記表、培訓(xùn)滿意度、培訓(xùn)活動記錄等。

篇10

關(guān)鍵詞:公共項目 績效審計 五E

公共項目是指直接或間接向社會提供公共消費品、以促進(jìn)國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展、提高社會科學(xué)文化水平和人民素質(zhì)為目的,著眼于創(chuàng)造社會效益而不是以商業(yè)利潤為主,進(jìn)行組織和配置社會資源的一次性活動。公共項目績效審計,是對財政資金投入完成的公共項目所達(dá)到的經(jīng)濟(jì)、效率和效益程度進(jìn)行分析、評價和提出審計建議的審計行為,文中所指“公共項目”僅指政府投資的公共項目。

一、 公共項目“五E”審計的領(lǐng)域范圍

1、城市基礎(chǔ)設(shè)施項目。城市基礎(chǔ)設(shè)施項目是指既為物質(zhì)生產(chǎn)又為人民生活提供一般條件的公共設(shè)施,是城市賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ);城市基礎(chǔ)設(shè)施的范圍,大體可以分為能源系統(tǒng)、水資源及供排水系統(tǒng)、交通系統(tǒng)、郵電系統(tǒng)、環(huán)境系統(tǒng)、防災(zāi)系統(tǒng)六大系統(tǒng)。

2、公共衛(wèi)生項目。公共衛(wèi)生項目是以提高人民群眾的健康水平和身體素質(zhì),改善人們的醫(yī)療條件和生活條件為目的的項目,包括環(huán)境衛(wèi)生、營養(yǎng)衛(wèi)生、兒童少年衛(wèi)生、婦女保健和勞動保健等項目,如醫(yī)院、衛(wèi)生院、療養(yǎng)院、防疫站、婦幼保健院等投資項目。

3、教育項目。教育項目是指以培養(yǎng)和提高受教育者認(rèn)知技能、勞動技能、文化修養(yǎng)、道德水平等為目的的項目。包括高等教育(大學(xué))、基礎(chǔ)教育(中、小學(xué))、職業(yè)教育、崗位培訓(xùn)等各級各類普通教育和成人教育項目。

4、文化項目。文化項目是以通過文化交流擴大人們的視野,改善和調(diào)整人們的知識結(jié)構(gòu),陶冶人們的情操,提高文化修養(yǎng),從而提高全社會的文化水平和加速社會物質(zhì)文明建設(shè)的項目。文化項目包括:圖書館、博物館、美術(shù)館、文化館、檔案館等建設(shè)項目。

5、體育項目。體育項目是以增強勞動者體質(zhì),促進(jìn)勞動者智力發(fā)展,減少因病傷而損失的勞動時間,提高勞動生產(chǎn)率,滿足勞動者精神和文化生活的需要,為人們身心健康全面發(fā)展創(chuàng)造條件的項目。體育項目包括:群眾體育設(shè)施體育場、游泳池等。

另外,政府采購項目為作為一類特殊的公共項目。由于政府采購的主體是政府部門本身或其他直接或間接受政府控制的企事業(yè)單位,政府采購的資金來源于公共資金,政府采購職能的范圍和目標(biāo)是為了向公眾提供服務(wù),因此,要對政府采購實行嚴(yán)格的監(jiān)督和管理,用法律、規(guī)則、條例以及政策和程序來加以限定和控制。

二、公共項目“五E”審計的目標(biāo)、內(nèi)容

開展公共項目“五E”審計,是在使用財政資金真實、合法性的基礎(chǔ)上,對其經(jīng)濟(jì)性、效率性、效果性、環(huán)保性和公平性的績效審計評估。

1、公共項目的經(jīng)濟(jì)性

經(jīng)濟(jì)性,是指公共項目在保證其質(zhì)量的前提下,將其資源消耗量降到最低水平。這就要采用一定的方法對照經(jīng)濟(jì)參數(shù),對項目投入各種因素進(jìn)行研究、分析計算和對比論證的工作。公共項目是否體現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)性,要通過反映微觀經(jīng)濟(jì)效益的財務(wù)評估和宏觀經(jīng)濟(jì)效益的國民經(jīng)濟(jì)評估對其進(jìn)行測試。

對項目的財務(wù)評估,分析計算項目發(fā)生的費用,編制財務(wù)平衡表,計算評估指標(biāo),考察項目的營利能力,清償能力等財務(wù)狀況,據(jù)此判斷項目財務(wù)可行性的一種分析評估方法。其目的是分析該項投資是否以市場最低的價格進(jìn)行投資。如對體育館、影劇院等有經(jīng)營收入的公益性項目,就應(yīng)從項目財務(wù)角度對項目的營利狀況及償還能力來對項目績效作出評價。根據(jù)社會發(fā)展的長遠(yuǎn)規(guī)劃和戰(zhàn)略目標(biāo)、地區(qū)規(guī)劃、部門及行業(yè)的要求,結(jié)合需求預(yù)測等具體情況,按照資源合理配置的原則,從社會整體角度出發(fā),分析財政投入代價及社會產(chǎn)生的效益,以評估投資項目在經(jīng)濟(jì)上的合理性。

但是,在公共項目上,這種貨幣性成本與非貨幣性收益是不可用絕對的效果來評價的,比如對一個醫(yī)療項目的績效評估,該項目的收益便很難或者說不宜進(jìn)行貨幣化處理,因此,不能以項目的經(jīng)濟(jì)性為績效評估的重要準(zhǔn)則衡量,而應(yīng)以關(guān)注對公共項目的效率與效果等其他指標(biāo)的評價。

2、公共項目的效率性

效率性是指產(chǎn)品、服務(wù)或其他形式的產(chǎn)出與其消耗資源的關(guān)系,一項有效的活動應(yīng)該是在保證質(zhì)量的前提下,以一定的投入實現(xiàn)最大的產(chǎn)出,或?qū)崿F(xiàn)一定的產(chǎn)出使用最小的投入。

要評估政府投資的公共項目效率的大小或有無,首先,必須用一整套的評估指標(biāo)體系來反映投入與產(chǎn)出之間的比例關(guān)系。可以通過定量指標(biāo)來反映。對公共項目效率的評估方法應(yīng)以“有無對比”(即建項目與不建項目對比法)為基礎(chǔ),采用定量分析與定性分析相結(jié)合,參數(shù)評估與多目標(biāo)綜合分析相結(jié)合的評估方法,設(shè)置通用指標(biāo)。其次,效率性的核心是評價財政效率。財政效率是指政府資金投入與辦事效果的比較,包括三個要素:一是該不該辦這件事(目標(biāo)),即政府投資的公共項目是否增進(jìn)了公共福利,否則就是無效率行為。二是花多少錢辦這件事(預(yù)算),即達(dá)到預(yù)想目標(biāo)所需要花的代價,它通常由以目標(biāo)―成本為特征的公共預(yù)算加以確定。投資同樣的公共項目,花錢多就是效率低。三是政府投資的項目是否值得,并計算其行政成本。

3、公共項目的效益性

對于政府投資的公共項目的效益評價,這不是一個簡單數(shù)字表示就可以的,而是一套科學(xué)的理論,它是由政治效益、經(jīng)濟(jì)效益、社會效益等綜合構(gòu)成的復(fù)合概念。

政治效益,在市場經(jīng)濟(jì)條件下,政治效益最根本的表現(xiàn)為制度安排和制度創(chuàng)新。制度安排和制度創(chuàng)新是政府的核心能力之一,制度安排和制度創(chuàng)新的能力越強,政治上的效益就越容易體現(xiàn)。

經(jīng)濟(jì)效益,這與上述的經(jīng)濟(jì)性評價有一定的差別。這里所指的經(jīng)濟(jì)效益,表現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展程度的高低與否,政府能提供推進(jìn)經(jīng)濟(jì)與社會協(xié)調(diào)發(fā)展的宏觀經(jīng)濟(jì)政策,考察經(jīng)濟(jì)效益以經(jīng)濟(jì)增長率、通貨膨脹率、就業(yè)率、利率和匯率等為重要衡量指標(biāo)。

社會效益,是指經(jīng)濟(jì)發(fā)展基礎(chǔ)上的社會全面進(jìn)步,包括人們的生活水平和生活質(zhì)量的普遍提高,公共項目的供應(yīng)及時到位,社會治安狀況良好,社會和諧有序協(xié)調(diào)發(fā)展,沒有明顯的對抗和沖突。

4、公共項目的環(huán)保性

環(huán)境影響是公共項目績效審計評估的一個重要方面,是建立在基于可持續(xù)發(fā)展觀的公共項目評估。在公共項目的計劃立項階段,應(yīng)當(dāng)考慮生態(tài)可持續(xù)性的問題。生態(tài)可持續(xù)性是自然生態(tài)過程永續(xù)的生產(chǎn)力和持久的變換能力,從而使生態(tài)資本存量通過生態(tài)再生產(chǎn)的各個循環(huán)環(huán)節(jié)和合成與分解的轉(zhuǎn)換機制能夠達(dá)到保持或增加,至少不減少。只有這樣,才能使生態(tài)環(huán)境資源適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會不斷發(fā)展的需要。我們在計算環(huán)境影響指標(biāo)時,采用各項環(huán)境污染物治理的指數(shù)之和的算術(shù)平均數(shù)。如果該項目對環(huán)境的影響很大,而項目各類污染物聚集的程度對環(huán)境的影響差別很大,可以對各項污染物聚集的程序給予不同的權(quán)重,然后再求平均數(shù)。對于經(jīng)過處理達(dá)到國家或地方規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的污染物對環(huán)境仍存在影響的問題,應(yīng)采用定性分析的方法進(jìn)一步進(jìn)行分析評估。

5、公共項目的公平性

開展公共項目績效審計應(yīng)當(dāng)遵循審計公平性原則。這里指的“公平性”包括:一是審計主體活動本身的公平性,即審計執(zhí)行程序的公平與否, 政策資源使用的一致性;二是審計對象的公平性,即項目的主管單位在實施公共項目過程中是否遵循了公平性原則,評價公共產(chǎn)品的提供和生產(chǎn)是否體現(xiàn)了公平。

三、開展公共項目“五E”審計存在的問題

1、法規(guī)體系不完善

我國開展公共項目“五E ”審計理論和實踐研究起步較晚,還處于不成熟的狀態(tài),在審計環(huán)境、法律依據(jù)、審計操作技術(shù)方法等方面的法規(guī)還不完善,目前還沒有一套比較系統(tǒng)、操作性較強的績效審計準(zhǔn)則,對于其審計目的、審計程序、審計報告形式等都還沒有形成規(guī)范體系。

2、缺乏科學(xué)的績效評估和方法體系

開展“五E”審計,需要有科學(xué)的審計評價標(biāo)準(zhǔn)來評價被審事項績效的程度。我國政府現(xiàn)行的績效審計缺少一套科學(xué)的評價體系,具體表現(xiàn)在:第一,缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和指導(dǎo),目標(biāo)分散,評估內(nèi)容和側(cè)重點判別很大,評估方法不一致,有一定的隨意性。第二,對以前的項目無法用現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)去衡量,因而審計結(jié)果很難做到客觀公正。

四、開展公共項目“五E”審計的對策

1、改善研究狀況,培養(yǎng)專業(yè)審計人才。

以加強公共項目績效審計的理論和實踐研究來推進(jìn)政府績效審計工作。由于績效審計與傳統(tǒng)的財務(wù)報表審計方法不同,審計項目中為實現(xiàn)審計目標(biāo)所采用的方法是無法固定的,幾乎社會科學(xué)研究的方法在績效審計中都有可能用到,所以這必須要加強多學(xué)科的交叉研究,培養(yǎng)專業(yè)的績效審計人才。成立公共項目績效評估專家?guī)?專家?guī)炖锇ù髮W(xué)里的研究人員、法律顧問、運籌學(xué)專家等,在審計的立項環(huán)節(jié),專家?guī)斓膶＜覅⑴c選項并提出意見,現(xiàn)場審計終結(jié)階段,邀請專家參加業(yè)務(wù)會議討論。

2、將績效評估和財政預(yù)算相結(jié)合,實行績效預(yù)算審計

在政府提出的年度工作計劃中,財政部門核定的預(yù)算中抽查個別公共項目進(jìn)行績效評估,如果該項目的預(yù)算超出預(yù)算目標(biāo),績效評估結(jié)果令人難于接受,則可責(zé)成有關(guān)部門進(jìn)行重新評估立項。這樣能降低行政成本,提高政府績效。

3、逐步建立多重績效評估體制

公共項目的“五E”審計,其目標(biāo)是對政府利用公共資源的經(jīng)濟(jì)性、效率性、效果性、環(huán)保性和公平性進(jìn)行評價的審計。為實現(xiàn)這一目標(biāo),就應(yīng)實行內(nèi)部評估與外部評估并舉,審計績效評估結(jié)合項目承辦部門的內(nèi)部評估,通過社會調(diào)查、民意測驗等方法,定期征求社會公眾對此項目的滿意程度等,最終以此作為審計績效依據(jù)。

4、建立完善的績效評估指標(biāo)體系

第一,建立評估模型,合理確定指標(biāo)體系和指標(biāo)的權(quán)重,要建立經(jīng)濟(jì)指標(biāo)――投入、產(chǎn)出、效能,第二建立靈活的管理指標(biāo),即是對實施公共項目的部門進(jìn)行績效評估,堅持定量分析和定性分析相結(jié)合,既要研究“需要多少時間、人力、成本”“效率可以提高多少”,從而真正降低運作成本,第三建立績效目標(biāo)指標(biāo),主要是著重社會效益,人民的滿意程度。

5、完善公共項目績效審計的信息交流與溝通機制,不斷推動審計信息系統(tǒng)管理平臺建設(shè)

對于外部信息管理和溝通機制方面,立項階段,審計部門選取對社會影響較大的公共項目,在與各相關(guān)部門充分溝通確定可行的基礎(chǔ)上立項。審計實施階段,在媒體如報刊、網(wǎng)站上對某項公共項目實施績效審計信息,制定調(diào)查表,廣泛征求社會公眾意見。審計終結(jié)階段,通過因特網(wǎng)公布審計結(jié)果,傳遞績效審計結(jié)果信息,實行審計結(jié)果公告,可以充分發(fā)揮社會輿論的監(jiān)督作用。對于審計內(nèi)部的信息系統(tǒng)管理平臺建設(shè),審計部門將績效審計評估事項與發(fā)展電子政務(wù)有機結(jié)合起來,充分利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù),建立電子化的績效評估標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng),進(jìn)行及時的信息收集、分析。另外,審計內(nèi)部人員通過OA與AO的交互功能,隨時進(jìn)行實時交流,集思廣益,局領(lǐng)導(dǎo)可以對項目進(jìn)行實時管理,按照項目進(jìn)展情況提出新的意見,有利于控制績效審計工作質(zhì)量。

參考資料:

1.刑俊芳,最新國外績效審計。