導語：如何才能寫好一篇檔案數字化工作計劃，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：檔案；管理；數字化

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A

文章編號：1005-913X（2014）01-0114-01

企業檔案是企業在科研、生產、經營與管理活動過程中形成并積累的對當前與未來具有重要參考價值與借鑒作用的信息記錄，具有原始性、憑證性、權威性、廣泛性、連續性和可擴充性等特點。尤其是科技檔案在工程建設中的作用越來越大，不論是科研、設計，還是改建或擴建等都離不開它，并且已成為經濟發展的巨大推動力量。社會各界對科技檔案信息的需求與日俱增。

一、庫存檔案進行數字化面臨的問題

隨著社會信息數字化的快速發展，檔案工作已逐步實現現代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式。檔案管理電子數字化是檔案管理工作發展的必然趨勢，是檔案管理和時代接軌的產物，是檔案管理中的一種新型模式。

檔案管理電子數字化具有以下優點：一是可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率；二是檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，實現網上傳閱，既降低了原文紙質資料的磨損率，還可實現異地查詢。

但將庫存檔案進行數字化還面臨著許多問題：一是檔號不規范，沒有目錄號，一卷多冊現象較多；二是案卷標題不規范，有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發現；五是組卷混亂現象比較嚴重，如有按時間組的，也有按職能部門管轄權限組的，還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、兩頁紙一文一卷，有的五、六百頁紙一類一卷。總之，綜合性檔案館建館時間越長、館藏量越大的，存在的類似問題就越嚴重。

只有實行標準化、規范化的程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平，才能保證數字化建設的順利進行。這需要從以下方面著手開展：一是全面普查案卷，去糟取精；二是重新組合案卷實現案卷規范化；三是結合本館實際規范著錄工作；四是統一分類號保證檢索查全率；五是規范題名保證檢索查準率。

二、做好數字化建設中的管控，是取得著錄工作多、快、好的必要條件

（一）精心組織，做好過程管控

為確保檔案數字化工作順利進行，公司應組織人員向完成數字化工作的兄弟單位學習管理經驗，并提前與清華紫光公司溝通，估算工作量，協調工作現場，協商工作方式，合理安排人員配置，部署工作流程。建立檔案出入庫制度，做到出庫有登記，歸還有檢查。做好人員進場前的培訓工作，制定工作計劃，做到出庫、掃描、裝訂、檢查一條龍，保證各個環節無堆積現象。

為保證項目進程科學合理，針對公司實際情況，按照文書檔案——科技檔案——照片檔案的順序合理安排掃描計劃，并做到緊跟進程隨時檢查，將檢查出的問題反饋給項目組及時整改，縮短工作環節。與項目組簽訂保密協議，對項目組人員及時登記備案，做到公司信息不外漏。

為保證回庫紙質檔案齊全完整無損壞，實行領取登記制度，并派專人負責回庫檔案的驗收、檢查、裝訂，對破損檔案進行修補，有效預防檔案遺失損壞問題。

（二）強化驗收管理

對于掃描完成的數字化檔案，執行三級驗收方式。初步驗收，做到隨時錄入隨時跟蹤，進入項目工作現場，檢查錄入數據是否與實際檔案相符，對修整不到位的提出整改要求；掛接驗收，為保證出庫資料完整明確，文書檔案按年度出庫，科技檔案按建設項目出庫，要求紙質檔案資料回庫的同時，必須將相應的電子件掛接到系統上，檔案人員在系統內及時檢驗，不積壓；試運行驗收，項目完成后，及時在公司網頁發通知，開放相關人員使用權限，要求技術人員針對本單位實際情況查找問題，有效防止錯掛漏掛現象。

（三）以檔案數字化工作為契機，全面梳理核對已入庫檔案，提高檔案準確率

檔案數字化工作，是科技信息化提升的一種表現，檢修公司通過本次電子化工作的深入開展，對公司檔案進行了一次全面細致的檢測排查，發現了一些檔案遺留問題，比如條目錄入錯字、頁碼編寫錯誤等進行了改正，公司檔案準確率得到有效提高。

（四）密切配合，克服困難，保證掛接質量

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一、企業歷史檔案數字化的意義

第一，有利于避免原檔案受到損害。企業的歷史檔案基本上都保留了較長的時間，紙質檔案隨著時間的流逝，極易造成損壞，出現字跡模糊、辨認不清、紙張發黃、蟲子侵蝕等現象。實施數字化檔案管理，能夠將重要的歷史資料以電子檔的形式保存下來，從而避免原件檔案的丟失，更好地保存好企業的歷史資料。

第二，是適應社會信息發展的必然趨勢。目前，人類的文明程度逐漸加深，信息化時代已經到來，檔案的數字化管理是適應現代化技術發展的新形勢。它能夠實施自動化辦公管理，實現無紙化資料管控，將大量的信息以電子化的樣式保留下來，進而滿足時代進步的新要求。

第三，有助于提高檔案管理的水平，減小工作量。對企業的歷史檔案開展數字化管理，不僅能夠更好地保留原件，避免信息的丟失，還可以減小工作量，提高工作效率。利用數字化管理系統，可以實現對信息的快速檢索和查閱，精確地查找想要獲取的信息，大大節約了工作時消耗的人力、物力和財力。

二、企業歷史檔案外包工作存在的風險

開展數字化檔案信息管理是現代化技術發展的必然趨勢，它能夠極大地降低工作的強度和力度，提高工作效率。但是由于數字化對技術水平要求較高，使得很多企業不得不將一部分業務外包出去，這就存在著很大的工作風險，具體而言主要有以下幾個方面：

（一）檔案外包對檔案管理部門造成的風險。檔案管理部門承擔著管理檔案的艱巨任務，但是如若相關人員過份依賴外包公司，自身的檔案數字化技術不過硬，就存在著受控于人的危害。將一定的工作外包出去，目的是要減小工作量，改變工作現狀，提升工作效率。然而，當外包工作過大，企業自身的數字化水平不高的時候，往往會將企業最重要的信息資料和檔案也外包出去，引起重要信息的丟失。與此同時，企業數字化設備落后，系統軟件的升級也會受到阻礙，不利于日常工作的維護，使得檔案管理部門成為擺設。

（二）外包企業的管理不力可能使得檔案在外包中遭受損失。企業檔案工作開展外包必須要選擇合適的企業承接工作，但是目前市場上的外包公司數量過多，真正能夠保證高質量、高水平服務的卻較少。企業在將歷史檔案外包的過程中，如果沒有選擇好企業，只是草草地簽了一個協議，不僅不利于保護好檔案信息，還會造成外包工作的失敗，引發工作風險。

三、歷史檔案數字化外包工作的應對措施

根據企業歷史檔案在外包過程中存在的風險，我國相關單位一定要做好嚴格的把控，以積極的態度完善工作質量。

首先，企業在選取外包公司的時候要慎重。外包商一定要具有承擔工作的經驗，技術水平要達標，且取得過工作資質。另外。檔案資料在外包前還要組織團隊進行分析，找專家聽取意見，對外包商的能力、技術開展審核，選擇信譽好的公司承接工作。

其次，企業要與外包商簽訂工作協議。在協議內部細化工作的具體方法和內容，并提前說明外包工作失敗要承擔的賠償義務，使其具有法律效力，以更好地保管檔案信息和資料。

最后，在外包工作開展過程中還要加強監督和管理。企業要健全符合檔案數字化項目管理的實際規范，完善檔案數字化項目安全保障體系，定期派人去監督外包工作的進展情況，進而做好安全防護管理，提高工作質量。

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國外早在20世紀80年代就開始了檔案材料的數字化處理，我國開始于20世紀90年代末。目前，我國檔案信息化管理正處于快速發展時期，全國各級各類檔案館大都進行過至少一次的全館檔案信息的數字化，但是效果卻不盡如人意。

2 存在的主要問題

1、理解認識達不到一定的高度

許多人認為檔案管理工作沒有實質上的意義，它只是保管一類的工作，沒有過多的技術含量，認為只要保管好資料即可，在需要的時候能查詢的到相關資料就行，對檔案管理不關心不重視，處理資料也帶有一定的隨意性。

2、檔案管理工作方式單一滯后

在檔案管理工作中，很多單位、部門的管理都沒有一套完整而獨立的檔案管理軟件，都還是依靠人工完成，效率比較低。在錄入上，有時為了趕進度只是錄入了最基本的信息或只機械地將檔案信息進行數字化采集，這種情況很容易導致檔案信息數據庫不完整，造成檔案歸檔不及時，檔案漏??、资料遗漏等问题?從而不能有效利用。

3、缺乏檔案數字化方面人才

我國的檔案管理工作有著專業性、機密性等特點，需要專職人員去保管，但往往在實際操作中，單位領導對這方面的管理工作不是太重視，很少去培養這樣一個專業人才，很多單位保管這些資料的人員還兼職著其他的工作。一旦出現檔案問題，管理人員沒有專業的知識和能力對問題進行及時的處理，無法充分發揮大數據庫的應用，致使檔案工作還停留在原始、粗放的工作層面，絲毫沒有技術含量可言。

4、資源結構不合理

在檔案信息化建設中，數字資源短缺且資源結構不合理的問題相當嚴重，受紙質版檔案的限制，數字檔案資源及其結構亟待豐富、優化，如不及時解決該問題，勢必會對檔案信息化建設質量及進程帶來負面影響。

5、注重數據的存儲與維護問題，確保電子文件真實性與安全性

檔案管理信息化建設需做好其安全防范工作，對系統管理進行重點維護，最大程度上保障數據信息安全，確保檔案信息資源的完整性、準確性、真實性和有效性。由于信息化檔案管理存在一定風險，因此對于保護手段的要求較高，管理者需重點做好安全防范工作，比如可定期進行殺毒，安裝防火墻進行預防等，確保電子檔案安全可靠。

3 檔案數字化建設的幾點思考與建議

1、加強檔案的信息化建設，加強人員隊伍的建設

傳統檔案管理容易將工作重點集中于檔案保存、檢索與使用中，沒能充分的利用大數據給我們帶來的快捷，所以檔案的數字化建設是目前工作的重要任務，檔案管理工作人員要及時的錄入人員的信息，做到實時更新，不斷提高檔案信息化水平和服務質量，提高檔案管理的快捷性，這就需要提高檔案人員的工作素質和業務素質，做好材料的歸檔、保存、傳閱等工作。

2、強化管理意識，加大投入力度

第一、關心和支持檔案管理現代化工作，投入資金和精力配置設備，彌補數字化建設經費不足帶來的一系列問題，培養專職人員，把檔案現代化管理納入單位的工作計劃；

第二、單位分管領導應定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現狀，及時解決工作中實際存在的困難和問題，從而提高檔案的現代化管理工作。

第三、檔案數字化建設應做好頂層設計。為讓檔案數字化建設在各部門得到切實推廣，筆者認為各部門應立足實際做好檔案數字化建設的頂層設計，避免貪大求全。

具體可從以下幾點著手：1、注重檔案數字化系統用戶操作的實用性，簡易性；2、規范檔案數字化操作流程，檔案數字化工作中，“補掃”現象時有發生，給該項工作造成重大壓力，應根據實際，切實制定一整套規范化的操作流程，避免漏掃等情況的發生。

第四、要大力加強檔案數字化管理人才培養。廣大基層事業單位人員普遍年齡偏大，學歷偏低，專業結構不合理，計算機操作水平一般。檔案從業人員已經不能滿足檔案數字化建設需要，應著力培養一批既懂檔案業務管理，又掌握計算機網絡化技術的管理型和技術型人才。

第五、應積極爭取領導重視與支持。只有得到領導高度重視，才能在人、財、物等多方面得以充分保障，才能讓檔案數字化工作得以有效落實。如果各職能部門都能通過檔案管理系統查閱或利用所需要的電子文檔原文信息，而不再受檔案原文不能共享的限制，不僅有效地保護檔案實體的安全，而且還能提高工作效率，降低檔案信息利用的成本，實現資源共享。

4 檔案數字化管理優勢

對機關事業單位來說，往往檔案管理工作的對象均是數量龐大、內容繁雜，并且關系到單位方方面面。如若離開了信息化技術，單靠人力來進行整理與分析，無疑檔案的整理與存檔均是一項龐大的工程，然而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是用傳統的文書立卷方法立卷，當發現立卷的文件有遺漏和收集不完成時，就要拆卷，有要對卷內文件從新排序，卷內文件目錄也要重新填寫，重新編號、重新裝訂，而利用計算機立卷發現文件遺漏時，插入非常方便，只需修改一下文件的目錄就行了；二是人工立卷歸檔時，經常需要對文件進行接邊的切邊，稍不留神，就會破壞文件全貌甚至切掉重要的批示和領導的簽字，而使用計算機立卷歸檔，不僅降低了檔案工作人員的工作量還提高了工作效率和工作質量，既能完整地保存文件的全貌，又能按時完成歸檔工作，不至于出現文件積壓現象。從而使檔案管理人員從繁重的立卷中解脫出來，集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發和利用工作。

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規劃局2017年上半年工作總結及下半年工作計劃模板：

今年以來，XX市規劃局在市委市政府的正確領導下，貫徹落實省市黨代會及市委十三屆二次全體(擴大)會議精神，圍繞“兩聚一高”目標任務，緊扣“五個牢牢把握”工作導向，按照“大城市”定位，以新一輪城市總體規劃修編為重點，以深化改革為動力，積極發揮規劃引領作用，加快轉變城市發展方式，努力提升城市功能品質。

一、上半年工作總結

(一)在完善規劃體系中強化發展導控

以總規修編為契機，加快完善《XX市規劃管理體制改革實施方案》確立的“總體規劃-單元規劃-控制性詳細規劃-村莊規劃”四級規劃編制體系，加強對城市發展的引導和控制，努力實現全市空間管控“一張藍圖”。

1.初步完成新一輪城市總體規劃修編。以“多規融合、存量盤活”為導向，以“生產、生活、生態”和諧互動為要求，劃定了統一的城鎮開發邊界，確定了建設用地總量，形成市域范圍內功能結構完備、要素配置合理、通勤就業均衡、生態環境良好的空間發展格局，并積極融入海綿城市、綠色建筑、特色小鎮等發展理念。目前正在優化調整用地布局方案，預計6月份完成最終成果論證工作。

2.積極推進控制性詳細規劃編制及調整。一是結合城市總體規劃修編，以全市單元規劃確定的邊界逐步開展各單元控制性詳細規劃修編。已完成F06單元控制性詳細規劃，C12、E05單元控規初步成果，B11單元正在開展前期調研工作。二是落實水鄉古鎮發展要求，基本完成千燈、錦溪、周莊老鎮區控制性詳細規劃，正在對重點地塊進行修建性詳細設計。三是協助相關區鎮按照法定程序推進控規編制、調整、報批工作。報批完成張浦鎮城東工業區控制性詳細規劃，編制完成花橋國際商務城南部生活區、北部片區控制性詳細規劃。調整完成花橋經濟開發區、陸家鎮、錦溪鎮等相關區域控規調整方案。

3.組織開展重點地區城市設計。一是組織開展杜克科創小鎮概念規劃及城市設計方案征集工作，以“XX智谷”為總定位，征選國內外6家設計機構開展方案設計，現已全部提交最終成果。二是組織開展前進路、長江路道路沿線景觀提升設計。根據城市公共空間設計導則，以前進路、長江路為試點進行深化研究，著力提升城市形象品質，現已完成初步方案,正在進行深化設計，計劃6月份形成最終成果。三是進一步完善蘇州市域軌道交通S1線(XX段)沿線城市設計，以交通引導理念優化城市功能品質，已基本形成成果。

4.不斷優化鎮村規劃。加強對歷史文化資源的保護傳承，編制完成《XX市錦溪歷史文化名鎮保護規劃》，由省住建廳組織論證通過，報省政府批準實施。會同市文物部門開展第八批省級歷史文化名鎮、名村申報工作，經省住建廳、文物局組織審核并報省政府批準，巴城鎮成功入選“江蘇省歷史文化名鎮”。根據《XX市鎮村布局規劃》，我市所有31個特色村、189個重點村和218一般村(除高新區22個一般村無編制計劃外)已全部形成規劃成果，今年上半年，按計劃繼續推進村莊規劃成果的公示、論證及審批，完成千燈鎮歇馬橋村村莊規劃公示、錦溪鎮計家墩新鄉村生活項目規劃報批工作，以及周市鎮26個自然村、淀山湖鎮6個自然村村莊規劃的審查、論證工作。

(二)在狠抓專項規劃中增強城市功能

1.增強城市民生功能。進一步推進《社區服務設施規劃》，確定中心城區核心區范圍內社區、街道的行政邊界。并以亭林片區為試點，完成深化設計方案，構建社區服務設施配置模型，正在開展青陽片區深化設計，計劃6月份形成詳細方案。

2.優化城市生態功能。繼續推進《XX市海綿城市專項規劃》，現已完成草案，基本形成市域各片區海綿設施建設管控原則及技術指引。加強區鎮對接，進一步深化《XX市城市“六線”控制規劃》，涉及道路紅線、河湖水系藍線、綠化綠線、重大市政設施黃線、歷史文化保護紫線、軌道交通橙線，并將道路紅線、河湖水系藍線錄入規劃綜合信息平臺，便于日常審批管控。

3.提升城市交通功能。繼續積極推進蘇州市域軌道S1線XX段規劃建設，完成《蘇州市域軌道S1線XX段沿線交通一體化交通詳細規劃設計》、《蘇州市域軌道S1線施工期間交通疏解方案》中期成果。及時啟動XX市綜合交通規劃、中心城區停車系統規劃等。

4.升級城市市政功能。按照適度超前原則，編制完善《XX市地下綜合管廊專項規劃》成果，并報請市政府審批通過。為規范地下綜合管廊規劃建設管理，加快建設步伐，配套起草了《XX市地下綜合管廊管理辦法(草案)》。為降低建設成本，提高綜合管廊建設可行性，向市軌道辦呈報了《關于與蘇州市域軌道交通S1線同步建設綜合管廊的請示》。目前，XX市中心湖二號路地下綜合管廊已開工建設。為合理布局電動汽車充電設施，有效指導我市電動汽車充電設施建設，進一步完善《XX市新能源汽車充電設施布局規劃(2017-2030)》成果，并報請市政府審批通過。

5.完善城市文化功能。為提升我市文化軟實力，豐富人民群眾文化生活，高質量完成市博物館、美術館方案設計。根據《XX市城市雕塑規劃》和《XX市雕塑規劃管理意見》，開展了第一批雕塑設計方案的征集活動。第一批公開招標的2個點位已經完成方案招標相關工作;另外7個點位海選工作也已完成專家評審。

(三)在推進改革創新中優化審批管理

1.不斷深化管理體制改革。進一步完善規劃管理體制改革方案，并報城建例會討論。完善規劃編制制度建設，擬定《關于進一步規范控制性詳細規劃編制的通知》，從協調機制、成果入庫、動態維護、調整程序等方面進一步規范我市控制性詳細規劃的編制。為規范工業項目規劃方案設計，加強對方案的審查指導，結合XX市規劃管理實際，制定了《XX市工業項目規劃設計方案技術審查導則》。為全面推進我市海綿城市建設，與市住建局、交通局、水利局聯合印發《關于印發在工程項目中運用海綿城市建設技術的審批管理辦法(暫行)的通知》，并在建設工程的各個環節實施運用。

2.努力推進審批服務創新。為提高審批效率，降低企業成本，方便群眾辦事，打破傳統審批的固化模式，創新推出“容缺受理”彈性審批流程。對主要條件具備，次要條件或手續欠缺的審批事項，放寬受理門檻，提前進入審查，予以“容缺受理”。并通過跟蹤服務，主動溝通，確保缺項及時補正，實現依法服務、特色服務、高效服務的同步到位。為進一步簡化審批手續、方便基層辦事，在“表單整合、項目申報、網上審批”三個環節創新推出“嵌入式”服務。通過“三表合一”建立嵌入式申請、標準格式落實嵌入式管理、共享數據實行嵌入式審批，非工業建設項目申請材料由原16項縮減為9項;工業建設項目申請材料由原10項縮減為6項，切實方便了項目報建，提升了服務效能。上半年(截至2017年5月16日)共完成規劃設計方案審查59件;核發建設用地規劃許可證28張，用地面積75.34萬平方米;建設工程規劃許可證408張，建筑面積177.86萬平方米;核發驗線證明68張;核發建設項目規劃核實證73張，建筑面積189.24萬平方米;受理及審查店招店牌、戶外廣告21件。

3.著力加強規劃執法監察。建立在建項目雙隨機抽查工作機制，對管轄范圍內181項在建項目進行全覆蓋監管。通過區域聯動，開展拉網式違法建設排查認定工作。積極參與“263”專項行動，聯合各區鎮規建部門對全市538家重點監管工業企業的規劃建設情況開展專項檢查，已完成排查372家。對《2017年蘇州市列入省第十三批清潔生產審核重點企業名單》中我市涉及企業(46家)規劃建設情況進行專項排查，完成排查35家。對《XX市化工企業聯合執法檢查工作方案》中涉及企業(143家)規劃建設情況進行排查，完成120家。上半年(截至2017年5月16日)共立案處罰違法建設案件6起，做出違法建設認定移交291件，切實維護了規劃嚴肅性。

(四)在現代技術運用中夯實規劃基礎

1.啟動全市用地信息普查(重點單元)。擬在測繪XX市大比例尺“全要素”地形圖基礎上，通過對用地信息和建筑信息的普查，生成帶有多種屬性信息的標準化地形圖，并引入三維實景技術，構建具有實景可視信息和豐富用地、建筑信息的地理信息數據庫，為XX統籌規劃、科學管理、合理利用土地提供技術支撐。目前已完成項目招投標。

2.完善規劃綜合信息平臺。繼續根據實際需要擴充平臺功能，完成了規劃監察系統建設工作，開發了在建項目“雙隨機”監察系統，實現了建設項目規劃批后監管及違建入圖入庫的信息化、智能化管理。完成了全市城鎮未治理D級危房檔案信息化入庫工作。配合經信委核對了全市工業企業信息。下一步，還將完成網上報建系統建設及應用拓展項目建設。

3.推進2017年XX電子地圖更新、地下管線數據更新測繪。

(五)在“六個一”大走訪中密切聯系群眾

制定了《XX市規劃局常態化推進“六個一”基層走訪調研工作實施方案》，第一時間召開“六個一”基層走訪調研工作動員大會，對全局常態化開展走訪調研目標、任務、要求、組織工作作了全面部署。領導干部帶頭，全員參與，緊扣“兩聚一高”，強化政治責任，突出問題導向，全局19個走訪調研小組對所掛鉤的周莊鎮高勇村、雙廟村村民家庭已全部走訪一遍以上，仔細了解家庭情況，深入收集村民反映的困難和問題，并作了詳細記錄。對能當場能解決的給予反饋解決，對不能解決或需轉辦的，做好解釋工作或給予轉辦。

二、下半年工作計劃

在積極延續、加快推進、全面完成上半年正在開展的工作的同時，下半年，我局還將注重抓好以下幾方面的工作：

1.抓總規落實

在完成總規成果論證、報批的基礎上，加快總規的實施步伐。根據總規要求，及時指導各鎮開展鎮總體規劃的修編。根據《關于推進規劃管理體制改革的實施方案》及《XX市單元規劃》，逐步對城市核心區所涉及的單元及跨區鎮行政界線的單元組織控制性詳細規劃編制工作，下半年重點完成B11、C12、E05單元控制性詳細規劃的編制。對市域其它發展單元，指導各區鎮根據單元定位，明確編制要點和內容，力爭于年底前完成控規編制。

2.抓城市設計

適時開展城市總體設計，強化地域特色、建筑風貌、城市文化的“基因”傳承，提升城市品質品位。積極推行全市擬出讓地塊必須預先開展城市設計工作。

3.抓存量更新

結合危房治理，開展城市更新規劃研究，計劃完成老城區及城北地區6個片區的更新規劃研究工作。突出民生改善，推進被撤并鄉鎮更新研究，重點完成張浦鎮大市地區和千燈鎮石浦地區更新研究。立足產業特色，圍繞打造全市10個特色小鎮目標，因地制宜做好規劃引導和方案設計工作。

4.抓空間拓展

城市地下空間作為空間延伸拓展的一個重要方向，應予積極利用。按照建設緊湊型城市要求，大力開展XX市城市地下空間利用規劃修編，結合軌道交通S1線沿線站點地下空間規劃設計、城市地下人防規劃等，推進軌道、管廊、人防等多規合一，重點研究地下空間的橫向連通開發及豎向分層立體綜合開發，進一步提升城市地下空間開發利用的整體性和系統性。

5.抓生態控制

結合規劃工作實際，繼續全力配合及推進“兩減六治三提升”專項行動，加快完成海綿城市、六線控制、綠道網等專項規劃，切實在引導和保障全市生態環境質量提升方面貢獻規劃力量。

6.抓交通引導

結合新一輪總規及控規編制，根據新的城市發展戰略布局及方向，高標準、高起點開展新一輪《XX市綜合交通規劃(2017-2030)》修編，進一步優化城市現代化交通體系。完善軌交S1線配套規劃的同時，適時開展XX軌道K1線預可行性研究，為XX進入軌道交通時代奠定堅實基礎。繼續開展“自愿停駛，綠色出行”實施方案及運營管理平臺建設，引導城市交通方式轉型。

6.抓體制改革

繼續完善城市規劃管理體制改革方案，推進完善城市規劃委員會制度。繼續推進“容缺受理”流程，將服務固化為制度。由規劃綜合信息平臺支持，增設“容缺受理彈性流程(試運行)”，同步進行電子審批，實質性提速增效。促進全市統一運作規劃綜合信息管理平臺，統籌規劃智慧政務建設，強化對規劃管理體制改革的支撐作用。

7.抓執法監察

繼續完善、實質運用規劃移動監察系統，推進違法建設認定情況入圖入庫，提升執法監察效率效能。運用雙隨機抽查工作機制，切實做好在建項目定期檢查、抽查工作，力爭早發現、早制止，減少未報先建、批建不一現象發生，切實履行好事中事后監管職能。

8.抓調研走訪

扎實開展、圓滿完成“六個一”基層走訪調研，傾聽搜集基層、百姓心聲，切實解決基層、百姓的重點難點熱點問題，以實際行動踐行黨的群眾路線。

檔案局2017年上半年工作總結及下半年工作計劃模板：

上半年，我縣檔案局新一屆領導班子緊緊圍繞縣委、縣政府“五大”發展理念，緊扣項目落地年，聚焦“一路二水三項目”中心工作，以面向社會，服務民生為重點，以拓寬檔案發展領域、深挖檔案文化資源、提高檔案利用價值為抓手，樹立“科技強檔、依法治檔、服務活檔”的新理念，各項重點工作有序推進，基本做到時間過半，目標任務完成過半。

一、強化項目建設

一是啟動愛國主義教育基地項目建設。今年縣上安排我局愛教基地建設專項資金x萬元，主要用于多媒體報告廳建設。目前正在實施過程中，主要包括基礎裝修工程、視頻器材、桌椅采購，項目將6月底前全面完成。

二是開展門禁系統項目建設。安排落實項目資金x萬元，通過招標，配備館內24小時溫濕度監控設施和檔案館(庫)門禁系統。項目正在施工中，6月底前將全面完成了各項設施的安裝工作，屆時將使我縣檔案館庫現代化、規范化建設大步向前邁進。

三是啟動數字化項目建設。落實數字化項目資金50萬元。近段時間以來，我局對多家檔案數字化機構進行了調研，參觀學習了遂寧市、市中區等檔案局數字化工作先進經驗，對比了我縣檔案工作和項目經費情況，研究確定了我縣今年數字化工作的具體實施方案。目前，該項目正開展需求論證，擬于6月份完成項目招標，年內完成今年的數字化目標任務。

二、強化檔案資源體系建設

檔案資源體系建設是檔案“三大”體系建設之本，是服務經濟、服務民生、服務中心工作之本，是檔案工作的基礎。圍繞檔案資源體系建設，上半年，我局主要做了以下四個方面的工作。

一是制定我縣檔案工作綱領性文件。為切實貫徹落實中央國務院、省市《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見的通知》精神，通過積極主動向縣領導匯報，與縣委辦、縣政府辦等相關部門協調，由縣委、縣政府兩辦印發了《關于進一步加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見的通知》(x委辦發﹝2017﹞x號)，對我縣今后較長一段時期的檔案工作提出了明確的要求和工作目標。

二是加大我縣檔案移交力度。根據我縣新館建設的情況，由縣政府辦下發了《關于做好全縣機關團體事業單位到期檔案移交工作的通知》，對全縣近二十年應移交的到期檔案制定了接收計劃，明確了應移交進館檔案的范圍、質量要求、移交程序、組織領導作出明確規定。今年底前，我局將對全縣56個單位2006年前整理規范后的檔案全部接收進館。

三是創新檔案工作，引入中介服務檔案工作。自今年以來，縣檔案局大膽探索，立足單位工作實際和新形勢下檔案管理服務的要求，支持和規范社會力量參與檔案事務。在確保檔案保密的前提下，推廣政府購買檔案事務服務。規范并支持檔案中介機構、有關專業機構提供檔案管理技術、設施、勞務等服務，激活社會資源、節約成本、規范服務、統一標準，通過政府采購，選出了兩家質量可靠、服務優良的檔案中介機構供各單位選擇，作為我縣各單位專業檔案服務機構，促進了我縣檔案整理規范化上檔升級。

四是加大檔案管理人員培訓力度。根據我縣檔案移交工作實際和檔案整理新規則的出臺，今年4月11日，我局和縣行政學校聯合舉辦了全縣檔案工作人業務培訓班，專門聘請樂山市檔案局業務專家實地授課，全縣各機關、企事業單位、檔案服務中介機構等100余名檔案工作人員參加了培訓。通過培訓，提高了我縣基層檔案管理人員的理論水平和業務素質為全縣檔案工作的健康持續發展奠定了良好基礎。

五是規范整理遺留檔案。對十年前移交到我館的轉制破產企業共22個單位未整理的檔案約x卷，積極組織人力、物力進行規范性整理，于6月中旬整理完成進館。

三、下半年工作打算：

一是進一步加快檔案數字化工作。數字化項目將是我局今后幾年持續的一項重點工作，要制定和完善數字化三年規劃和實施方案，力爭于2020年我縣館藏檔案全部實現數字化。

二是加快檔案數字化進程和檔案移交進館工作力度。對列入今年移交進館的56個單位，加強檔案規范化整理的指導和監督檢查力度，增添新措施，確保在年底前全面完成工作目標任務。

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關鍵詞：數字檔案；檔案管理；發展前景

隨著計算機技術、通信技術以及多媒體網絡技術的快速發展，數字檔案管理應運而生，它將各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，通過網絡連接，利于資源共享，另外它還有方便攜帶與信息交流的優點。數字檔案管理的建立作為網絡信息高速發展的重要標志，被廣泛應用于學校、企事業單位、檔案館中，其未來發展前景十分可觀。

一、檔案管理數字化存在的問題分析

1.1數字檔案管理中存在諸多問題

數字檔案缺乏真實性。網絡信息環境的不安全性，對檔案管理的數字化發展造成極大的不良影響，相比于傳統檔案的管理，數字檔案缺乏紙質文件所具有的真實性，在儲存過程中，數字文件受周圍環境和人為因素的影響，個人會在某種利益的驅使下對檔案進行改動，并且不易被察覺，造成文件的儲存很困難并且缺乏真實性。

數字檔案缺乏永久性。在真實記錄了檔案文件后，數字檔案的儲存永久性面臨著技術的挑戰，存儲介質易于氧化和受到磁場的影響，極易破壞數字文件的保存內容，另外隨著互聯網技術的發展及多媒體的普遍應用下，對于圖像、聲音及各類插件的存儲，保存的介質變得復雜化，要求的技術也更高，而全球甚至國內不同地方的技術發展不一致，沒有一致的標準化管理，導致數字檔案的內容不便流通分享。

數字檔案缺乏安全性。在數字時代里，由于計算機病毒、網絡黑客和系統不穩定等因素存在，數字檔案管理的發展受到了嚴重的威脅。對于一些需要保密的檔案文件，在傳輸的過程中受到病毒的侵蝕或者網絡黑客的攻擊，被他人截取、竊聽以及盜用，致使檔案文件的保密性丟失。

1.2數字檔案的管理工作相對滯后

傳統的檔案管理的只注重保管而不加以充分利用的舊工作意識已經制約了數字檔案管理的發展，管理者對數字文件的管理意識比較淡薄，重視度較低，一些聲像資料往往忽視歸檔，致使資源流失，需要利用時就會采取臨時補錄、補拍的措施，使得檔案喪失真實性。另外，數字檔案在構成、存儲的過程中，缺乏系統規劃的管理標準，所以檔案文件在運用及管理中存在較大的隨意性。

二、數學檔案中存在的問題對策探析

2.1完善數字檔案管理的發展弊端

任何事物的發展都需要在時間的累積中逐漸修改和完善，由于數字檔案管理是近些年新興起來的，發展時間尚短，相關管理條案都不成熟，所以存在一定的問題在所難免，重要的是找到解決辦法，使其更好地發展成熟。建立相關的管理條例顯得十分必要，明確數字檔案同樣具有法律效力，結合現有《檔案法》，頒布更加具體的法律條例，確保數字檔案的法律效力，并且可以借鑒國際上成功的數字檔案管理案例，結合國內具體實情發展具有中國特色的高標準檔案管理執行法則。

2.2運用相關技術確保數字檔案的真實性、永久性和安全性

建立完整全面的規章制度，嚴格要求管理人員在整理數字檔案的過程中認真整理，并嚴格監控周圍環境，確保檔案文件的真實性和完整性。在排除人為因素的情況下，還可合理運用相關的技術措施來解決，比如周期性的鑒別和驗收檔案文件，及時整理，并且使用分組密碼來確保檔案數據的完整，運用不可逆存儲介質來最大程度的防范數據文件被修改，保證檔案信息的真實性。

建立數字檔案信息系統，及時備份新收集、新歸納的數字檔案信息，以方便在需要的時候進行有效利用，組織人員定期對檔案數據庫進行必要的維護，防止信息泄露或丟失。另外可以通過建立數字圖書館，方便信息交流，資源共享，同時能夠保證檔案信息的完整性。建立完善的檔案分類標準是保證檔案信息安全永久性的重要手段，可以根據信息內容、收集時間、數據類型等不同對檔案信息進行分類保存，方便查找所需信息，保證數據信息的永久性。

加強硬件設施的建設，采用高質量的介質存儲數字檔案，同時對數字檔案管理系統安裝安全防護措施，如建立防火墻。定期清理計算機垃圾，查、殺病毒，定期更新相關系統軟件。及時對數字檔案信息進行備份，定期檢查，如果發現問題要及時恢復，將儲存數字檔案的介質妥善保管到安全處。及時升級防護軟件，如有需要，將數據格式轉換為不可逆的只讀格式，防止檔案信息被盜用或者篡改，保證檔案信息的安全性。

2.3強化檔案管理人員的工作意識

將檔案管理工作納入工作計劃中，組織檔案管理人員進行培訓，培養管理人員的職責意識和法律意識。對于一些重要的聲像資料，必須強化工作人員的管理意識，使其正視檔案的儲備價值及利用價值。全面提升檔案管理人員的文化素質，加強其知識儲備量，并制定適宜的獎罰政策，促使管理人員更好地進行管理工作。

參考文獻：

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（一）加強領導，盡快全面完成檔案館基礎設施建設。首先，要加強領導。我們要將檔案工作納入了主管領導和相關人員的崗位責任制，落實了職責范圍，從而為檔案工作的規范、有序開展提供了保證。要充分認識檔案工作對行業改革發展的重要作用，加強對檔案工作的領導，將檔案工作納入本單位的工作計劃和發展規劃，列入領導的議事日程，確保開展檔案工作所需人員、經費的落實，為行業檔案事業的發展提供人才支撐和物質保證。其次，強化檔案基礎建設?；A業務建設規范化、標準化是檔案現代化管理的基礎。基礎業務建設水平的高低也是檔案館考評定級的主要條件。做好檔案年度立卷接續工作，徹底消除室藏積存零散檔案未整理現象，及時糾正檔案整理質量問題。要提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。

（二）抓好館庫建設、健全實體管理。檔案館是國家檔案事業的主體，也是文化強國建設的一項重要內容。建立健全了各項檔案管理制度和管理網絡，設置了專門庫房，初步實現了三室分離，較好地滿足了檔案管理的需要。嚴格按照《檔案庫房管理制度》、《檔案員工作職責制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案借閱制度》等相關制度，將檔案保管工作落實到人，切實加強對檔案保管保護等規章制度的落實。對檔案館設施設備進行全面檢查，做到防火、防盜、防光、防潮、防高溫、防塵、防鼠、防蟲等八防措施，確保檔案保管安全，做好溫濕度記錄，庫房整潔，無安全隱患。另外，對檔案庫房配備設施，如滅火器、除濕機、電源電線等進行了完好率檢查，并對案卷的數量、質量、霉變情況進行檢查，嚴格落實檔案管理安全責任制。

（三）加強檔案干部隊伍建設。當前，檔案事業發展處于關鍵時期，大量的新情況、新問題需要我們去探討，去解決，在這種新形勢、新任務面前，加強檔案干部隊伍建設，提高檔案干部隊伍素質尤為重要。因此，我們要提高其政治素質、文化素質和業務能力。強化檔案培訓。開展多角度、多方位、多層次的業務培訓活動，強化檔案管理人員的基本功訓練。同時，加強業務學習，提高工作水平。認真學習檔案業務基本知識，做到精益求精；虛心學習發達地區的先進經驗和好的做法，做到相得益彰；以開拓創新的精神探索適應新形勢新任務需要的檔案工作的新舉措，做到與時俱進。檔案管理人員要學習與掌握現代科學技術知識，學習現代化設備的實踐技術、電子計算機技術、網絡技術、多媒體技術等，運用科學的方法和技術管理檔案，以實現檔案管理的現代化，促進檔案工作的發展跟上當今時代的節拍。

二、不斷促進檔案信息化建設

（一）在思想上提高認識。隨著社會經濟的不斷進步和檔案事業的不斷發展，社會各方面對檔案的需求加大，需要我們檔案干部及時適應新形勢發展的客觀要求，進一步提高政治理論和業務水平、增強現代化意識、提高自身綜合素質。因此，在現代的信息化社會里，檔案館要想提高整體素質和服務水平，就必須進行綜合治理和整體改革。檔案館綜合素質及服務水平的提高需要提高檔案館領導的綜合素質，從事檔案管理人員檔案的管理水平、檔案館的軟硬件設施設備的管理操控能力及館藏檔案資源收集開發整理利用的能力。同時，要在心中構筑堅固的思想防線。檔案安全體系建設作為系統工程，在首先提高認識的同時，還必須要做到執著認真、堅持標準，要有盯住不放、抓住不松的精神。特別是在檔案管理中的基礎建設過程中，更來不得半點的馬虎。要樹立“安全第一”的思想，強化責任與防范意識，確保檔案數字化工作的安全性、保密性。并要求大家督促各單位在檔案數字化過程中健全制度、查堵漏洞、杜絕隱患，確保檔案安全萬無一失。

（二）加強檔案信息化建設。檔案數字化是檔案資源信息化的基礎，也是分布式檔案基礎數據庫的重要環節。檔案信息化建設的目標和主要任務是：本著統籌規劃、分步實施、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎設施建設，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動館藏檔案的數字化和數據庫建設。建立數字化系統就是利用數字化技術手段，將紙質、照片、錄音、錄像等不同載體的模擬檔案信息轉換成電子信息，形成計算機網絡環境下可利用和共享的各類檔案數據庫，實現檔案資源的社會共享。積極開展編研工作。檔案編研工作要“立足館藏，服務社會”，最大限度挖掘館藏檔案信息資源，緊緊圍繞黨和政府的需要、群眾的需要和社會需要，為領導服務、為基層服務、為社會服務。加強電子文件歸檔管理。加強對本地區機關和企業、事業單位的電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導，保證各單位產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。選擇有條件的單位進行電子文件歸檔管理的試點工作，及時總結、推廣經驗，引導、規范機關電子文件的歸檔管理。逐步實現電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理。

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一、主要成效

（一）檔案工作領導體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領導，落實了主管部門，明確了責任主體，配備了專職或兼職檔案員，構建了檔案工作網絡體系。

（二）檔案管理機制業已形成。各單位均設立了綜合檔案室，并建立了各項檔案管理制度和業務建設標準；能夠集中統一管理本單位、本部門的檔案，并按照規范標準，對當年形成的各門類檔案進行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環保局科技檔案管理尤為規范；市公安局和市總工會堅持開展檔案工作系統內檢查評比，做到了經?；鸵幏痘皇薪逃趾褪袡z察院系統通過年檢的形式，對所屬單位的檔案工作進行監督和指導，市教育局還堅持每年一個專題，收效明顯。

（三）檔案保管條件得到進一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎條件得到進一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動局在搬遷到新辦公場所后，投入30余萬元，對檔案庫房進行了改造；市交警支隊新建辦公樓時，專門建設了符合規范的檔案用房。市區兩級檢察院以此次檢查為契機，把檔案用房的配套建設納入重要工作計劃，狠抓組織落實，并且基本完成了各門類檔案目錄的計算機錄入，實現了微機檢索。市農業發展銀行大力推進檔案數字化進程，電子檔案管理初現成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題。

（四）檔案利用服務收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎業務建設的同時，積極開展檔案利用工作，產生了良好的社會效益和經濟效益。

二、存在的問題

在這次檢查中，也發現了一些問題，主要表現在四個方面：

一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動，有的單位領導對自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動性不強，不少單位沒有按時上報自查材料。截止11月底，市直機關中按照要求上報自查材料的只有44家單位，占總數的69%。

二是個別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時歸檔的意識還不強；少數單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時，甚至幾年沒有照片歸檔的現象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動頻繁，隊伍不夠穩定，對檔案工作的順利開展造成了影響。

三是檔案管理現代化工作普及面比較小。市直63個單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件，占總數的27%，直接影響了檔案管理現代化的進程。

四是個別行業主管機關沒有很好履行對所屬單位的檔案工作所負有的監督和指導職能，以致檔案工作出現一定程度的滑坡。

三、幾點要求

針對存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時加以整改。同時，為了進一步加強檔案工作，更好地服務于我市兩個文明建設，提出如下要求：

（一） 要加速檔案管理現代化的進程。

檔案管理標準化、信息化是檔案信息資源開發利用的基礎。目前，檔案信息化建設已經成為檔案工作的新熱點。根據國家有關檔案工作的規定，今后各有關單位向檔案館移交檔案，必須同時報送符合《文書檔案文件級目錄數據庫結構與著錄細則》規定的電子目錄。這是對檔案室工作新的規范要求，也是建設數字檔案館、實現檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數字化建設，適當安排一些經費購置檔案管理軟件，切實提高檔案管理水平。

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關鍵詞：企業檔案；管理信息化；建設

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）09-0-01

信息技術飛速發展的今天，管理信息化是企業提高競爭力的必然選擇。企業檔案作為企業重要信息資源，在企業信息化建設中具有重要作用，對提高工作效率，提升管理質量具有積極的意義。本文結合多年工作經驗，對企業檔案管理信息化建設談一些粗淺的認識。

一、企業檔案管理信息化建設的重要意義

1.更好的收集和管理檔案。企業每年都要產生很多檔案資料，內容涉及文檔、科技、合同等各種重要信息，這些信息忠實的記錄了企業的發展歷史，對企業的發展提供有利的借鑒。實行檔案的信息化管理后，必將能夠更好的收集和管理這種信息資源。同時，企業檔案信息資源能夠得到安全可靠的存儲和充分共享利用，使得檔案業務工作實現信息化管理、檔案收集整理工作最大限度實現自動化、檔案數據訪問權限得到全安控制、檔案利用方式更加簡單方便，也從整體上提升了企業信息化。在這樣的條件下，能促進檔案信息進行合理的開發和利用，是企業生存與發展的重要保障。

2.可用詳實的檔案信息支持企業決策和管理。決策及時正確，管理措施得當，要靠完整、可靠的信息和快速的綜合分析能力來保證。對此，檔案信息有著獨特的優勢，可以發揮重要作用。企業只有做到與時俱進，并高效地開發與利用檔案信息，才能為企業的發展提供科學決策依據。

3.提高檔案利用效率，降低企業管理成本。從企業來講，檔案信息化管理是企業管理信息化的重要部分。企業檔案信息化的建設將為企業培養各類人才打下很好的基礎，也為企業積累推進整體管理信息化的經驗，有利于企業推進信息化管理提供了科學的參照方法。從而降低企業的管理成本，企業整體管理成本的降低，將為企業創造新的利潤增長空間。通過對企業生產流程和管理流程中所必需的紙質材料和檔案進行電子化，有效節省了日常管理工作中的紙張等購買材料成本，也節省了庫房和文檔保管設備成本開支，更可節省因紙質檔案老化對其采取人工修復而產生的資金費用，從而大幅度減低紙質檔案的管理成本，也提高了檔案信息利用效率，省去了許多麻煩。

二、企業檔案管理信息化建設的基本內容

1.制定企業的檔案管理信息化建設總體規劃。企業檔案管理信息化建設的總體規劃制定之時，應服從服務于企業發展的戰略。在分析企業自身的特點與發展目標的基礎上，深入調查和科學論證，制定出切實可行的檔案管理信息化長遠規劃及近期計劃，形成一個規模較大的網絡管理模式，推動檔案信息化協調發展。另外，還應注重系統實際應用的效果，重視系統對企業信息服務的目標支持，強調系統的可擴展性和靈活性，給未來發展留下擴展空間。

2.逐漸實現檔案管理的信息資源的數字化。檔案信息的數字化是整個檔案管理信息化的基礎，其它環節都建立在此基礎之上。傳統介質檔案的管理是以紙質檔案管理為主，而信息化管理則必須把這些紙介質的信息轉變為數字化信息。即一方面要把以前形成的傳統檔案通過電子掃描轉化為數字形式，以便通過計算機直接管理。另一方面要在日常工作中全面推行無紙化辦公，確保今后形成的檔案以電子文件為主，在檔案接收時就實現數字化。

3.建立科學高效的數據庫管理系統。數據庫是檔案管理信息化建設最基礎也是最重要的工作，數據庫是系統數據的集合，其中既有檔案本身的數據信息，也有檔案管理過程中新生成的信息，所以數據庫的設計應確保將檔案管理中所涉及的環節全面體現，以使用便捷、管理嚴謹作為原則，防止信息化管理的漏洞出現。檔案生成后應及時和數據庫建立關聯，檔案管理人員要對新檔案的主要內容、生成時間、保密級別、維護要求進行詳細的登記，生成序列號。當數據庫建立后，檔案管理人員應當變革保存方式，形成以傳統檔案保存和數字化保存并舉的管理方式，對檔案實行掃描和著錄，完成數字化存儲，方便日后查閱。企業檔案信息化建設，不僅要重視檔案本身反映的信息知識，還應該就檔案信息所包含的關于檔案產生組織、檔案作者的隱性知識進行收集、歸納、提取。通過分析、研究、積累以及系統的自我學習，形成一個完善的檔案知識庫。

4.檔案信息資源利用的網絡化。檔案網站是企業的檔案部門在網上建設的信息站點，一般以網頁形式給企業員工提供相關的檔案信息和服務，進行檔案信息的網上咨詢、查找、電子文件的實時歸檔及直接提供使用。實現以網絡為基礎的信息化管理以后，借閱者可通過網絡提交申請，管理人員通過網絡審核后即可按規定借閱，借閱者無須親臨檔案室，這給服務對象無疑帶來了極大的方便，對異地和出差在外的人尤其如此。這樣必然也會大大提高檔案室的工作效率和檔案的利用率。

三、推進企業檔案管理信息化建設的一些建議

1.企業最高領導要高度重視和大力推動。首先企業最高領導應投入大量的精力關心和支持檔案信息化建設工作，在資金、設備、人員等方面予以大力支持，并把檔案信息化管理納入本企業的綜合工作計劃范圍內，從各方面關心檔案信息化工作的進程。其次，各級領導，尤其主管檔案工作的領導，要經常過問此項工作，了解檔案工作現狀，提出要求，下達任務，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中出現的困難和存在和問題。只有這樣，才能提高全員意識，從而把檔案信息化建設各方面的工作真正落到實處。

2.要加大對企業檔案工作信息化的投入。投資是企業檔案管理信息化建設的關鍵，資金可以幫助企業添設新型的機械設備，建立和完善檔案信息管理系統，加快實現企業信息化建設。逐步完善檔案信息安全管理體制，這也是完成檔案信息化建設的保證。

3.要加大對檔案管理人員的技術培訓。檔案管理信息化是不斷完善、優化的過程，始終要依賴于檔案人員素質的提高。要做好檔案信息化建設工作，檔案管理人員的素質是最重要的因素之一。必須加強檔案人員的繼續教育，使他們掌握新知識、新技能，以滿足時代的需要。檔案信息化管理的核心是計算機技術的在檔案領域的應用。因此，檔案管理人員不僅要熟練掌握傳統的檔案管理技術，還必須熟練掌握電子計算機技術，必須學會把現代化手段應用于檔案信息管理的技能。

4.建立健全各項規章制度和標準規范。信息化建設的進程中，企業傳統的檔案管理制度已經不能適應改革和發展的需求。在數據庫設計以外，信息化建設還應從標準化制度的層面改革現有的管理工作，對數據庫的類別、與企業信息化管理系統對接、新檔案必須具備的內容、數字化檔案的保存等確立明確的標準，使檔案的收集、保存、使用應從信息化的角度獲得制度保障。在標準化的支持下，檔案管理工作能夠減少不必要的工作程序，使企業上下協同一致，共同在新的管理標準下開展工作。

5.注意新舊管理方式的轉變。推行檔案信息化管理必然會存在一個由傳統模式向電子化模式轉變的過程，在此過程中必須確保日常檔案管理工作的正常運轉，不出現因為過渡影響檔案的保存和利用。較為妥當的方法是在過渡階段采取雙軌制，即兩種管理模式在一定時間內同時存在，直到新的模式能正常運行為止。這樣做無疑會增加檔案室的工作量，但為了保證過渡的順利進行這個過程是必要的。

6.保證檔案信息的安全。實行檔案信息化管理必然存在各種安全問題。首先是軟、硬件的安全，比如記錄檔案存貯介質（光盤）的安全性、軟件系統的可靠性等。還有檔案信息管理方面的安全，即檔案信息通過不同方式被外界獲取等。前一種問題主要通過技術手段來解決，例如設計檔案管理系統時充分考慮到系統的安全性，把它作為一個重要的指標，光盤備份異地存放等。后一種安全問題不僅要靠技術手段，還要依靠完備的規章制度和檔案管理人員的責任心和防范意識，嚴格執行企業的規章制度，避免因檔案管理人員失誤而導致機密信息的泄漏。

四、結束語

總之，在科技技術不斷進步的今天，信息化建設是現代社會檔案管理發展的主題，而檔案作為重要的信息資料，其信息化的建設也成當今社會發展的必然趨勢。因此，我們既要認識到企業檔案信息數字化、網絡化的緊迫性，還要認真面對她的復雜性、系統性。企業應積極創造條件，采取有力措施適時逐步推進檔案信息化管理，適應時代前進的步伐。

參考文獻：

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關鍵詞 淺談 電子檔案 問題

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A

1電子檔案管理建設存在的主要問題

1.1檔案事業經費投入不足，長期欠賬

由于塔城地區所處地理環境特殊，經濟發展與區內地州相比十分滯后，地區間發展不平衡，財力嚴重不足，用于開展檔案事業建設的專項經費沒有列入當地財政預算，只是人頭經費，加之領導對檔案工作的重視度不夠，在檔案工作上長期欠賬，開展檔案工作所需經費常常是用一點要一點，絕大部分單位檔案經費僅限用于購買每年歸檔所需檔案盒等一些檔案裝具。

1.2人員少，機構設置不完善，辦公場所擁擠

一是定編少，沒有相應的崗位，現有的人員無法正常開展業務工作；二是基層單位辦公場所擁擠，檔案室和辦公室同在一室的現象普遍存在。

1.3電子檔案管理困難

由于電子文件具有較多的格式和依托眾多的軟件這一特點，目前產生的電子文件種類復雜、文件格式多樣，高達數十種。因不同背景和作用生成的電子文件，在收集、保管和利用方面與紙質文件的收集、保管和利用方法迥然不同。

1.4檔案工作隊伍不穩定，人員更換頻繁

從歷年統計數據看，在工作中所需的既懂信息技術又懂檔案專業的人才十分缺乏，從事檔案工作滿5年以上的不足一半，有的單位甚至一年一換。從專業結構上看，現有的檔案專業人員中檔案專業畢業且從事檔案專業工作的不足5人。

2解決電子檔案管理建設中存在問題的對策

2.1爭取領導支持是落實檔案工作所需經費的根本

塔城地區電子檔案工作如何開展，經費投入是關鍵性因素。決策經費投入的權利集中于各級工作部門的領導，要使電子檔案工作得到一個適宜的經費保證，各級主管部門領導的決策無疑是關鍵性因素。因此，如何影響領導的決策，這是我們搞好電子檔案工作必須面對的課題。

影響決策的關鍵因素是決策者對決策對象的認知和意識，因此，要影響領導對檔案工作的決策，從影響領導對檔案工作的各項法律、規定、要求等內容的認知和對檔案工作具體情況的了解方面入手應發是可行的和有效的。由此筆者認為應該從一下兩方面去做工作：

首先，各級檔案部門、各單位要緊緊抓住2015年自治區黨委辦公廳、自治區人民政府辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》（以下簡稱《意見》），要通過向領導宣傳和溝通讓領導明確推進電子文件管理工作是《意見》中檔案工作的要求，是必須要貫徹落實的、要納入當地國民經濟發展規劃的一項長期的工作，資金投入必須納入全盤體制管理，是長遠的、持續的投入；其次，人事系統檔案部門主動要求、及時地向領導匯報電子文件管理工作的具體情況、進展、所遇到的問題和困難，讓領導掌握目前電子文件管理工作的實際情況，尤其是急需解決的問題，由此才能夠使領導在經費安排決策時，能夠將可能的經費安排到電子文件管理工作最需要的地方，避免決策的不準確而造成的工作被動和資金的浪費，從而使電子文件管理工作的開展達到高效、優質、科學的預期目標。

另外，不容忽視的是，作為檔案工作部門還要用勤奮和創造性的工作和優良的工作業績贏得領導的信任與支持。

2.2完善機構才能讓電子文件管理工作納入正軌，保證該項工作所需的人、財、物

建設數字化檔案室已是今后信息化發展的必然趨勢，電子文件管理工作應該是一個長期的常規化的行為，只有將電子管理工作納入工作管理機制，建立必要的工作機構，完善工作運行機制，把電子文件管理裝進工作機構這只“籠子”里，納入例行的工作計劃，步入正常的工作程序，才能使開展電子文件管理工作所需的人、財、物有保障。

2.3發揮檔案行政主管部門的主導作用，做好電子文件管理的頂層設計，以根本上解決電子檔案格式混亂和難以管理的技術問題

作為全地區檔案主管部門的地區檔案局應充分發揮主導作用，承擔起作為全地區電子文件管理整體規劃和統一規范頂層設計這一責任。通過制定和推行地區電子檔案技術規范和電子文件格式標準，讓新產生的電子文件達到規范化的目標，糾正目前電子文件格式混亂的現狀。

2.4通過把好人員入口關、加強人員培訓工作、落實人員相應待遇等來解決人員不穩定問題

一是把好干部的“入口關”、“使用關”。電子檔案管理是一項專業性很強的工作，不是隨便任何人都可以勝任的。因此，把好干部入口關既是電子檔案工作的需要，也是穩定檔案干部的必須；二是應注重檔案干部的繼續教育。電子檔案管理不僅是一項全新工作，而且是一項技術發展和進步速度較快的工作。檔案干部要持續勝任工作要求，必須不斷補充新知識和學習新技能，這一過程是持續的，不間斷的。因此，檔案部門重視和加強檔案干部的繼續教育不僅是必須的，也是必要的，而且這項工作應該是一個長期的，持續性的工作，不可能是一勞永逸的；三是落實干部適宜的待遇。讓付出和待遇相匹配，用適當的待遇留住人。

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【關鍵詞】檔案管理；更新理念；信息化

隨著科學技術發展的日新月異，信息化技術被運用到越來越廣泛的領域中去，檔案管理人員也應順應高科技時代的需求，更新檔案管理理念，盡快實現檔案管理的信息化，以適應新時期的工作需要。

一、當前檔案管理工作的現狀

當前的檔案管理仍存在著“為保管而保管,重保管輕利用” 的思想,存在著“等、靠、要”、“安于現狀”、“ 不講求社會效益和經濟效益”的舊觀念,還存在著“閉架借閱”、 “你查我調”的做法?，F代信息社會日新月異,新技術及相關學科理論的不斷滲透,使得檔案管理領域不斷出現新情況、新問題,特別是思想觀念落后、思想認識跟不上時代步伐,缺乏開放和創新意識,成為制約檔案信息化建設的重要因素。其次，以前紙張是主要的存儲介質，輔助的有照片、磁帶等，而紙質文件的缺點是難于永久保存，容易受到外界環境的影響而損壞，而且占用大量的空間，不言而喻，管理成本也比較大。要從紙質管理改變成電子化、無紙化，越來越多的歸檔文件資料是光盤、磁盤等介質，更需要相對專業的管理人才。專業管理人才的缺乏，將是制約檔案管理信息化的一個最大障礙。檔案管理信息化的前提是規范化和標準化。由于歷史原因，館室檔案業務基礎差，案卷質量不高，共享性差，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一的標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準,這也制約了檔案管理工作的信息化。

二、檔案信息化管理的優勢

檔案管理信息化，是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理，以便在運用時顯示出其社會價值和經濟效益。它與傳統檔案管理相比較，其優勢主要表現在以下三點：一是傳統檔案管理是對紙質資料進行分類、整理、篩選、歸檔，若數量龐大，需要較大的檔案室進行存放。檔案信息化主要借助于硬盤、光盤等存儲介質來實現，這些存儲介質體積小、容量大，僅需要少量的消磁柜等專用設備進行存放即可。檔案信息化在空間上的優勢是顯而易見的；二是在傳統檔案管理方式下，每年都需要對年度內檔案材料進行分類、整理和歸檔,費時費力。而檔案信息化管理是將紙質材料形成電子文檔后定期或隨時歸檔，并按事由進行分類，便于查找利用，既可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，也更加方便、快速、及時提高了檔案管理的維護性；三是在傳統檔案管理方式下，檔案的檢索、查詢都要靠手工來完成，手續繁瑣，程序復雜，給檔案管理和利用帶來很多不便。而檔案實現信息化管理后可在電子文件歸檔的同時進行主題詞標引，還可以編制多角度、全方位的檢索工具，檢索、查詢信息更加方便迅捷。

三、實現檔案管理信息化的主要措施

1、提高對檔案管理信息化重大意義的認識

人事檔案工作向來以默默無聞，無私奉獻著稱，檔案和管理人員都處于一種相對封閉的狀態。要改變這種局面，就要不斷地更新觀念，勇于進取，努力學習建設有中國特色的社會主義理論，關注改革開放的新形勢、新問題，把檔案管理工作與社會活動結合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉變；在信息化不斷深入的新時代，要不斷強化檔案管理的現代化、科技化意識，不斷強化計算機管理檔案的意識，這在加快檔案由手工管理向計算機數字化管理轉變過程中是至關重要的。

2、提高檔案管理人員的信息化素質

檔案工作人員素質的提高和電子環境下工作意識的培養是檔案信息化的關鍵所在，這就需要培養出一支專業化的管理干部隊伍。隨著信息朝代不斷發展，對每位檔案管理工作者在業務素質上都提出了更高的要求，管理人員加強業務知識學習，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力和綜合分析能力，掌握現代信息技術，管理技術，努力使自己成為既精通檔案管理業務知識，又熟悉計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才。

檔案管理者除了有較強的事業心之外，還需要掌握文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業知識，涉獵一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案管理有關的其他專業知識和管理科學，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定，熟悉自己所從事的業務。目前的電子檔案，各種數字化檔案管理系統被開發并被應用，利用計算機網絡技術，建立完整的信息資料檔案，可以便捷地實現統計、查詢、檢索等各類信息，能實時的對工作計劃、措施進行適度的調控，檔案信息化把檔案工作從過去的手工操作中解放出來、增強了管理工作的科學性和時效性。

3、強化檔案管理的安全意識

信息技術為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來了安全隱患，目前，在進行檔案信息化建設時，安全意識往往不夠，造成檔案信息的丟失和泄密，從而帶巨大的損失，在檔案管理中一定要對檔案管理的相關政策進行認真的研究，要正確處理好電子檔案與紙質檔案的關系，確保檔案資料的安全完整。