摘要：在信息時(shí)代背景下，電子檔案普及也成為了發(fā)展要點(diǎn)，很多單位以及企業(yè)對(duì)于數(shù)字化管理工作的重視程度也在不斷提升，快捷的查詢方式、完善的檔案內(nèi)容以及在線搜索等優(yōu)勢(shì)是數(shù)字化管理發(fā)展關(guān)鍵，所以文物檔案管理工作數(shù)字化發(fā)展也成為了發(fā)展趨勢(shì)。為了能夠有效實(shí)現(xiàn)文物檔案數(shù)字化管理，本文通過(guò)對(duì)文物檔案數(shù)字化管理的意義、現(xiàn)狀與措施的分析，探討如何提高文物檔案數(shù)字化管理的水平。

關(guān)鍵詞：文物檔案；數(shù)字化；管理

文物分為可移動(dòng)文物和不可移動(dòng)文物。根據(jù)《文物保護(hù)法》第十五條規(guī)定，不可移動(dòng)文物保護(hù)單位要“劃定必要的保護(hù)范圍，做出標(biāo)志說(shuō)明，建立記錄檔案，并區(qū)別情況分別設(shè)立專門(mén)機(jī)構(gòu)或者專人負(fù)責(zé)管理”，即“四有”要求。第三十六條規(guī)定，館藏文物“必須區(qū)分文物等級(jí)，設(shè)置藏品檔案，建立嚴(yán)格的管理制度”。不管是不可移動(dòng)文物還是可移動(dòng)文物，都對(duì)文物檔案提出了很高的要求。在信息化時(shí)代背景之下，文物檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理方式也出現(xiàn)了較多的問(wèn)題，無(wú)法有效滿足當(dāng)今社會(huì)文物檔案管理工作需求，所以對(duì)文物檔案數(shù)字化管理進(jìn)行研究有著十分重要的意義。目前，我國(guó)文物檔案數(shù)字化管理明顯還處在初步發(fā)展階段，無(wú)法真正有效實(shí)現(xiàn)電子化管理。為了能夠改善這一現(xiàn)狀，筆者就文物檔案的數(shù)字化管理工作進(jìn)行了如下研究：

一、文物檔案數(shù)字化管理意義

檔案信息數(shù)字化就是將文物檔案資料借助于紙質(zhì)或者是機(jī)讀的形式作為物質(zhì)對(duì)象，其在實(shí)施過(guò)程中會(huì)借助于計(jì)算機(jī)來(lái)對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理與加工，這樣就能讓其有效地轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息，從而便于使用者利用。相比于傳統(tǒng)方式，文物檔案的數(shù)字化管理意義顯著。首先，能夠充分借助于計(jì)算機(jī)本身所具備的優(yōu)勢(shì)來(lái)有效提升檔案使用效率。現(xiàn)今大多數(shù)文博單位的計(jì)算機(jī)應(yīng)用模式都十分的單一，開(kāi)發(fā)功能也較為簡(jiǎn)單，無(wú)法將現(xiàn)代化設(shè)備價(jià)值發(fā)揮到最佳，而數(shù)字化管理的落實(shí)則能有效改善這一情況，提高文物檔案管理質(zhì)量。其次，文物檔案的數(shù)字化管理還能有效縮短文物檔案信息加工時(shí)間，不管是快速加工還是檢索，其需要花費(fèi)的時(shí)間都十分的短，而且還能為使用者提供全面且準(zhǔn)確的檔案信息，提高文物檔案的利用效率。最后，文物檔案數(shù)字化管理拓展了文物保護(hù)的深度和廣度，通過(guò)數(shù)字化管理構(gòu)建文物大數(shù)據(jù)庫(kù)，可以提高文物保護(hù)的聯(lián)動(dòng)性。總之，文物檔案數(shù)字化管理不僅是新時(shí)展的重要趨勢(shì)，也是提升文物檔案管理質(zhì)量的有效手段。

二、文物檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

1數(shù)字化處理的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)

1.1平面圖形數(shù)字化

在藝術(shù)檔案中常常會(huì)遇到一些老照片隨便著時(shí)間的推移而發(fā)生破損、缺失或者質(zhì)量較差的情況，這就可以用到現(xiàn)代高科技手段，通過(guò)掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等硬件設(shè)備，將數(shù)據(jù)信號(hào)輸入，再通過(guò)photoshop等圖像處理軟件來(lái)對(duì)照片進(jìn)行校色、去斑、修補(bǔ)，使照片恢復(fù)到原來(lái)的面貌，這樣就會(huì)使藝術(shù)檔案中很多寶貴的照片得到修復(fù)和保留，而且還徹底解決了無(wú)底片和照片圖像質(zhì)量差的兩個(gè)問(wèn)題。

1.2視頻圖像數(shù)字化

在近幾年的藝術(shù)檔案工作中，視頻元素已逐漸成為藝術(shù)檔案中不可缺失的重要組成部分。因此，藝術(shù)檔案管理人員如能掌握視頻信息的修復(fù)技術(shù)，可以利用專業(yè)視頻的采集卡錄入，通過(guò)計(jì)算機(jī)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換成電子數(shù)字信號(hào)，并且能夠采用premiere等軟件來(lái)修補(bǔ)損害的視頻片段，然后通過(guò)后期的編輯合成，最終刻錄成為CD、VCD等等格式的光盤(pán)，這樣就會(huì)使視頻中的數(shù)據(jù)具備更大的價(jià)值，并且按照檔案管理要求的格式將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在脫機(jī)載體上，如此以便長(zhǎng)期的存放，最終克服掉了錄像不能長(zhǎng)期保存的問(wèn)題。

1.3文檔檔案數(shù)字化

所謂檔案數(shù)字化管理，是指利用掃描、數(shù)字化錄音錄像、云存儲(chǔ)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，將不同載體檔案資源向數(shù)字化信息轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、互聯(lián)網(wǎng)連接、計(jì)算機(jī)統(tǒng)一管理的新模式。隨著計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展及其與檔案管理的深度融合，檔案管理開(kāi)啟了數(shù)字化管理時(shí)代，提升了效率和質(zhì)量。

1檔案數(shù)字化意義

1.1實(shí)現(xiàn)信息資源共享。檔案數(shù)字化管理使檔案管理從傳統(tǒng)的重實(shí)體向重內(nèi)容轉(zhuǎn)變，由紙質(zhì)型向電子型資料管理轉(zhuǎn)變，從到檔案室查詢利用向借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)檢索轉(zhuǎn)變。在此大背景或模式下，檔案數(shù)字化管理成為實(shí)現(xiàn)信息資源共享的必然舉措和現(xiàn)實(shí)要求。1.2提升檔案利用效率。據(jù)國(guó)家檔案局1994—2003年的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，我國(guó)僅有不足10%的館藏檔案得到了利用。檔案數(shù)字化管理，深刻地改變了檔案信息的載體及形態(tài)；互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，突破了檔案利用的時(shí)空限制，極大地提升了檔案利用效率。1.3利于檔案自身保護(hù)。實(shí)體檔案的保護(hù)對(duì)外在環(huán)境有著嚴(yán)格要求，每一次的查詢、復(fù)印都會(huì)對(duì)檔案原件產(chǎn)生不可逆的影響。檔案數(shù)字化管理后，利用查詢的檔案不受查閱次數(shù)影響，有利于檔案自身的安全。此外，檔案數(shù)字化管理也是適應(yīng)辦公自動(dòng)化和電子政務(wù)建設(shè)的需要，能夠滿足用戶的個(gè)性化需求。

2檔案數(shù)字化步驟

2.1數(shù)字化輸入。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等先進(jìn)設(shè)備儀器將紙質(zhì)或?qū)嵨餀n案輸入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中，建立專門(mén)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.2數(shù)字化壓縮。檔案信息數(shù)字化輸入后，需要對(duì)靜態(tài)圖像、動(dòng)態(tài)圖像、視音頻信息以及其他類型的數(shù)字檔案信息進(jìn)行數(shù)字化壓縮，以便于檔案數(shù)字信息的傳輸、管理和利用。2.3檔案信息上網(wǎng)。將檔案信息進(jìn)行數(shù)字化輸入、壓縮后，通過(guò)WebServer數(shù)據(jù)服務(wù)器，將各種檔案數(shù)字信息傳輸上網(wǎng)。檔案利用者通過(guò)瀏覽器實(shí)現(xiàn)查詢和瀏覽，通過(guò)USBKEY、網(wǎng)絡(luò)防火墻、數(shù)字證書(shū)等確保數(shù)字檔案安全。2.4格式標(biāo)準(zhǔn)化。檔案數(shù)字化后的格式有圖像文件格式，有文檔格式，還有視音頻格式等，要統(tǒng)一每一類型的標(biāo)準(zhǔn)和格式，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理或利用。

3檔案數(shù)字化管理對(duì)策

1現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理的主要特征

現(xiàn)代化檔案數(shù)字化管理的特征主要表現(xiàn)為：①以網(wǎng)絡(luò)化為基礎(chǔ)的特征。檔案數(shù)字化管理的一大特性就是網(wǎng)絡(luò)化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)。基于網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案的管理，不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省相關(guān)的人力物力，對(duì)于檔案完整性的保持上，網(wǎng)絡(luò)化的運(yùn)作也體現(xiàn)出最大的優(yōu)勢(shì)。②數(shù)字化管理模式的特征。對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理就是指基于數(shù)字化的基礎(chǔ)上，對(duì)各類文件或者是圖紙進(jìn)行掃描，進(jìn)而轉(zhuǎn)化成為電子資源的形式。電子資源的最大優(yōu)勢(shì)就是能最大限度的節(jié)省空間，提高管理工作的效率和準(zhǔn)確性，而且在查詢和整理環(huán)節(jié)，也提供了巨大的便捷。③檔案高效使用的特征。檔案管理最終目的是合理應(yīng)用檔案信息。采用數(shù)字化管理模式不僅能夠提高管理的效率同時(shí)也能提高對(duì)于檔案信息的使用效率。上文已經(jīng)對(duì)檔案數(shù)字化管理的含義有了一定的了解，而結(jié)合我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，檔案數(shù)字化管理的推進(jìn)有一定的現(xiàn)實(shí)意義，不僅能夠?qū)⒐芾碚邚姆爆嵉墓芾砉ぷ髦薪夥懦鰜?lái)，還能促進(jìn)整個(gè)社會(huì)的檔案意識(shí)的形成。

2現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理存在的主要問(wèn)題

結(jié)合筆者實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題主要有：①檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏有力的支持。a.缺乏國(guó)家與政府的有力支持。我國(guó)當(dāng)前的檔案數(shù)字化建設(shè)無(wú)論是在技術(shù)上還是在組織都缺乏政府的支持，沒(méi)有明確的技術(shù)性與管理性標(biāo)準(zhǔn)，處于自我探索的階段，影響了檔案數(shù)字化建設(shè)。b.硬件環(huán)境問(wèn)題。我國(guó)當(dāng)前檔案館所開(kāi)發(fā)的計(jì)算機(jī)軟件，實(shí)用性與通用性還比較滯后，且設(shè)備的性能不能滿足檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)硬件設(shè)備的要求。②檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。片面重視高檔的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及先進(jìn)通信設(shè)備的購(gòu)置，忽視了檔案信息的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，這是當(dāng)前我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)普遍存在的問(wèn)題。這不僅增加了檔案數(shù)字化建設(shè)中的資金投入，還沒(méi)能體現(xiàn)出檔案數(shù)字化的服務(wù)功能。

3加強(qiáng)現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理的措施

（1）建立健全現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理制度。①現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理有別于傳統(tǒng)的檔案管理方式與方法，因此，檔案管理部門(mén)要結(jié)合自身的實(shí)際情況，建立一套新的并適合檔案數(shù)字化管理的規(guī)章制度，如檔案工作制度、檔案信息的管理規(guī)范、檔案信息安全保密制度以及機(jī)房管理制度等，使檔案數(shù)字化管理有制度的保障，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。②樹(shù)立安全保密意識(shí)。檔案數(shù)字化建設(shè)中一個(gè)重要的問(wèn)題即是安全問(wèn)題。電子檔案信息是通過(guò)數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息，若出現(xiàn)安全問(wèn)題，就可能造成大量的數(shù)據(jù)損壞。因此，在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，要加強(qiáng)安全防范意識(shí)，正確操作計(jì)算機(jī)，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。（2）科學(xué)利用相關(guān)資源。①保證資源的準(zhǔn)確性與完備性。對(duì)于檔案資源的掃描、入庫(kù)以及整理環(huán)節(jié)一定要注意資源的準(zhǔn)確性，不要出現(xiàn)一些過(guò)失性的錯(cuò)誤。檔案資源數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)之前仍需要一部分人力勞動(dòng)，而人力勞動(dòng)難免出現(xiàn)疏忽，因此需要避免資源遺漏現(xiàn)象的出現(xiàn)。②統(tǒng)一配備軟硬件設(shè)施。相關(guān)軟件硬件設(shè)施是檔案數(shù)字化管理建設(shè)正常進(jìn)行的基礎(chǔ)保障，其直接決定著檔案資源入庫(kù)后一系列工作的正常開(kāi)展，因此對(duì)于軟件硬件設(shè)施的統(tǒng)一配備也是建設(shè)開(kāi)始之前必不可少的準(zhǔn)備工作，它不僅有利于提高信息資源的使用率，對(duì)于一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持上，同樣也發(fā)揮著重要的作用。③定期檢查和更新。社會(huì)的快速發(fā)展，對(duì)于檔案管理工作的更新速度方面有了新要求，對(duì)于檔案的更新方面，仍需要大量人力物力的投入，因此在檔案管理數(shù)字化建設(shè)當(dāng)中，對(duì)于檔案的更新也應(yīng)得到一定的技術(shù)支持，同時(shí)還應(yīng)配備相關(guān)的專門(mén)部門(mén)開(kāi)展檔案的更新工作。（3）強(qiáng)化現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。現(xiàn)代檔案管理數(shù)字建設(shè)并不是一項(xiàng)容易的工作，其涉及的環(huán)節(jié)諸多，且存在許多容易被遺漏的地方，因此在具體數(shù)字化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，相關(guān)檔案主管部門(mén)應(yīng)提高重視程度，聘請(qǐng)相關(guān)的專家對(duì)管理系統(tǒng)的構(gòu)建做出一套詳盡的計(jì)劃，并且對(duì)于相關(guān)的工作原則以及工作任務(wù)的分工應(yīng)盡量細(xì)致到每個(gè)部分和環(huán)節(jié)，盡量減少疏漏。信息管理系統(tǒng)建設(shè)的過(guò)程中，提高相關(guān)的硬件操作上的要求，并且對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題采取相關(guān)的措施，按照行業(yè)化的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)合理的構(gòu)建。

【摘要】隨著數(shù)字化、信息化和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的不斷發(fā)展和成熟，交通工程科技檔案管理數(shù)字化正成為主流方向之一。建立交通工程科技檔案數(shù)字化管理，能提高管理效率和管理質(zhì)量，從而為交通工程改擴(kuò)建和維護(hù)提供全面高效的檔案依據(jù)及優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】交通工程科技檔案；數(shù)字化；管理

當(dāng)前正處于交通工程科技檔案管理技術(shù)改革的關(guān)鍵時(shí)期，伴隨著交通工程建設(shè)不斷發(fā)展，數(shù)字化、信息化和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的成熟，有必要對(duì)傳統(tǒng)的交通工程科技檔案管理模式和管理向數(shù)字化進(jìn)行探討，利用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)建立數(shù)字檔案并進(jìn)行科學(xué)化管理和深層次的開(kāi)發(fā)。采用數(shù)字化與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案并存管理相結(jié)合的手段，提高交通工程設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理建設(shè)全過(guò)程和維護(hù)等方面的信息收集建檔，提高檔案管理效率和利用水平。

一、交通工程科技檔案數(shù)字化管理的意義

（一）有利于促進(jìn)檔案管理工作良性循環(huán)。數(shù)字化管理是今后檔案管理的必然趨勢(shì)，在針對(duì)交通工程科技檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，利用數(shù)字技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)可以促進(jìn)檔案管理工作良性循環(huán)。同時(shí)，在交通工程科技檔案管理過(guò)程中采用科技手段建立數(shù)字檔案，不僅可以為檔案管理工作提供便利條件和提高檔案管理質(zhì)量，而且可以有效提升檔案查詢的快捷服務(wù)和增加檔案查閱者的滿意度。此外，交通工程科技檔案數(shù)字化更有利于檔案的永久保存，檔案管理工作良性循環(huán)有顯效。（二）有利于檔案信息管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和充分利用。交通工程科技檔案數(shù)字化建設(shè)，利用科技手段促進(jìn)檔案資料信息管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和充分利用，同時(shí)提高檔案管理水平和推動(dòng)檔案管理趨向市場(chǎng)化創(chuàng)造條件，可以把檔案數(shù)據(jù)庫(kù)保存到云端服務(wù)商，部分不涉密的檔案可以向社會(huì)公眾開(kāi)放，這樣交通工程科技檔案不僅僅是項(xiàng)目工程的重要組成部分，同時(shí)也是社會(huì)信息的重要組成部分。交通工程科技檔案數(shù)據(jù)化的發(fā)展可以在一定程度上促進(jìn)數(shù)字技術(shù)的進(jìn)步，相關(guān)的檔案管理部門(mén)也可以借助交通工程科技檔案數(shù)字化進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)。但是值得注意的是，在對(duì)交通工程科技檔案進(jìn)行市場(chǎng)化推廣的過(guò)程中，一定要注意知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)，相關(guān)責(zé)任單位和部門(mén)始終要秉承和遵守我國(guó)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)規(guī)定和重要機(jī)密資料保密規(guī)定。嚴(yán)禁將一些屬于機(jī)密范疇的檔案資料納入市場(chǎng)推廣范疇。

二、交通工程科技檔案數(shù)字化發(fā)展存在的問(wèn)題

一、數(shù)字檔案館建設(shè)中幾個(gè)具體的版權(quán)問(wèn)題

版權(quán)制度自誕生以來(lái)始終追隨著新技術(shù)的前進(jìn)步伐，數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用并沒(méi)有改變版權(quán)因新技術(shù)的應(yīng)用而不斷擴(kuò)張的趨勢(shì)，這使得靠相關(guān)法律理念得以延續(xù)及其補(bǔ)充修正架構(gòu)形成的版權(quán)制度捉襟見(jiàn)肘，許多傳統(tǒng)的法律規(guī)范需要重新認(rèn)識(shí)和界定。由干本文篇幅所限，下面僅就數(shù)字檔案館建設(shè)中涉及的眾多版權(quán)問(wèn)題中的幾個(gè)重要問(wèn)題進(jìn)行闡述。

（一）傳統(tǒng)檔案作品的數(shù)字化權(quán)

數(shù)字檔案館不再是孤立分散的物理存在。是相互聯(lián)合、協(xié)作、整體化的，充分實(shí)現(xiàn)資源共享的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系，數(shù)字技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境則提供了實(shí)現(xiàn)廣泛的檔案信息資源共享的條件和可能性。傳統(tǒng)的以印刷，膠片等載體形式存在的檔案作品上網(wǎng)傳播的起始步驟是對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化，使其具備二進(jìn)制數(shù)字狀態(tài)，這就必須明確數(shù)字化權(quán)的權(quán)利歸屬問(wèn)題.

依照版權(quán)法原理，權(quán)利人的財(cái)產(chǎn)權(quán)與作品利用方式是對(duì)應(yīng)的，作品數(shù)字化的實(shí)質(zhì)是增加了作品的利用方式，這甚至是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中利用作品的惟一方式和必要條件，所以從保護(hù)權(quán)利人合法權(quán)益的角度出發(fā)，就應(yīng)將數(shù)字化確定為權(quán)利人的一項(xiàng)專有權(quán)，1999年12月9日，國(guó)家版權(quán)局了《關(guān)于制作數(shù)字化作品的著作權(quán)規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》），其第二條規(guī)定：“將已有作品制成數(shù)字化作品，無(wú)論已有作品以任何形式表現(xiàn)與固定，都屬于《中華人民共和國(guó)著作權(quán)法實(shí)施條例》第五條第1款所指的復(fù)制行為。《規(guī)定》第三條規(guī)定：“除著作權(quán)法另有規(guī)定外，利用受著作權(quán)保護(hù)的他人作品制作數(shù)字化制品，應(yīng)事先取得著作權(quán)人的許可，可以直接向被利用作品的著作權(quán)人取得許可，也可以通過(guò)著作權(quán)集體管理組織取得許可。”

無(wú)論是我國(guó)舊《著作權(quán)法》還是新《著作權(quán)法》，都沒(méi)有明確規(guī)定權(quán)利人享有的數(shù)字化權(quán)，但是按照《規(guī)定》的解釋，數(shù)字化權(quán)被包括在了復(fù)制權(quán)當(dāng)中，按照《著作權(quán)法》第二十二條第8款的規(guī)定，檔案館為了陳列或保存的目的，將以傳統(tǒng)載體形式存在的檔案作品數(shù)字化無(wú)需取得授權(quán)，亦無(wú)需支付報(bào)酬，但除此之外其它目的的對(duì)傳統(tǒng)檔案作品的數(shù)字化，都要事先取得權(quán)利人的授權(quán)。

【摘要】在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，建立維護(hù)檔案管理系統(tǒng)成為了每個(gè)現(xiàn)代企業(yè)必不可少的行政措施。該種智力勞動(dòng)維護(hù)模式由于其信息公開(kāi)透明化的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，逐漸受到了更多人的重視和青睞，也成為了目前檔案管理的必然趨勢(shì)。但目前為止，在數(shù)字化檔案規(guī)范管理的道路上還存在著諸多阻礙和誤區(qū)，數(shù)字化檔案規(guī)范管理的途徑也并不明晰。因此，本文將結(jié)合自身的實(shí)踐體會(huì)，對(duì)此進(jìn)行深入探究，希望提出幾點(diǎn)可行性建議。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化檔案；規(guī)范管理；途徑探究

1引言

數(shù)字化檔案需要通過(guò)各項(xiàng)數(shù)字化技術(shù)將傳統(tǒng)檔案記錄轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息并且進(jìn)行存儲(chǔ)，該項(xiàng)技術(shù)目前為止已經(jīng)在許多企業(yè)進(jìn)行了拓展。實(shí)行數(shù)字化檔案規(guī)范管理，既可以降低檔案的管理成本，簡(jiǎn)化了繁瑣的檔案流程，也可以提高檔案的安全性。另外在進(jìn)行查詢的時(shí)候也較傳統(tǒng)檔案管理更高效省力。但在拓展數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程中，依舊存在一些問(wèn)題，我們需要更好的思路和形式去進(jìn)行途徑的拓展，力爭(zhēng)讓數(shù)字化檔案規(guī)范管理真正惠及千萬(wàn)企業(yè)，暢通無(wú)阻的為企業(yè)提供更便利的檔案管理。

2數(shù)字檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題

2.1防火墻設(shè)計(jì)疏漏

摘要：隨著信息時(shí)代的到來(lái)，醫(yī)院檔案數(shù)字化建設(shè)不僅有助于信息資源集約化管理，還能為醫(yī)院決策提供支持，同時(shí)也是醫(yī)院管理水平的體現(xiàn)。但是長(zhǎng)期以來(lái)醫(yī)院對(duì)檔案管理工作不夠重視，現(xiàn)有制度、設(shè)施、信息系統(tǒng)、人才方面的建設(shè)還有待完善。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重新審視檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，及時(shí)健全檔案管理制度，及時(shí)完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)信息管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，提高檔案管理人員隊(duì)伍的素質(zhì)。基于此，筆者針對(duì)醫(yī)院綜合檔案室檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問(wèn)題，提出了針對(duì)性的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案；數(shù)字化

0引言

醫(yī)院綜合檔案室管理的檔案包括病案、實(shí)物、照片、聲像、人事、會(huì)計(jì)和文書(shū)等多種類型，這些檔案資源不僅記載了醫(yī)院的發(fā)展歷程，還能為臨床治療工作提供重要的參考，同時(shí)也是醫(yī)院的無(wú)形資產(chǎn)。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，及時(shí)開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)工作對(duì)于資源的保存、利用具有積極的意義。新時(shí)期，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視創(chuàng)新檔案管理工作模式，采用信息化管理手段提高檔案資源的價(jià)值。

1醫(yī)院綜合檔案室檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

近年來(lái)，我國(guó)大力推進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革，醫(yī)院不但在臨床治療、科研工作中取得進(jìn)步，而且在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人力資源培育等方面也邁上新臺(tái)階。在此過(guò)程中，醫(yī)院檔案資源不斷積累，綜合檔案室應(yīng)當(dāng)及時(shí)開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)工作。1.1有助于信息資源的集約化管理。醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中會(huì)持續(xù)積累檔案資源，尤其在我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生體制改革進(jìn)程中，無(wú)論是臨床治療領(lǐng)域還是運(yùn)營(yíng)管理方面，醫(yī)院存儲(chǔ)的檔案資源越來(lái)越多，并且為滿足患者的治療需求，一些醫(yī)院已開(kāi)設(shè)分院，檔案處于相對(duì)分散狀態(tài)。成立綜合檔案室可以打破傳統(tǒng)的檔案分散管理，使工作向集約化方向發(fā)展，而檔案數(shù)字化發(fā)揮著不可或缺的作用。例如，醫(yī)院每個(gè)分院的檔案有其自身特色，將各個(gè)分院或科室的檔案以數(shù)字化的方式進(jìn)行統(tǒng)一管理，更加便于醫(yī)院科室人員查閱和使用。1.2有助于為醫(yī)院決策提供依據(jù)。綜合檔案室管理的檔案包含大量前人在臨床治療、科研、教育等方面記錄的資料，以及醫(yī)院歷史沿革。這些檔案資料不僅需要妥善保存，而且具有重要的使用價(jià)值，在制定決策時(shí)及時(shí)回顧和分析檔案資料，可以幫助論證決策的可行性。參考以往的臨床治療及醫(yī)院運(yùn)營(yíng)經(jīng)驗(yàn)，有助于規(guī)避決策風(fēng)險(xiǎn)。檔案數(shù)字化建設(shè)能夠提高信息查閱效率，便于決策人員查找，避免在查詢傳統(tǒng)檔案資料時(shí)遇到字跡不清、資料不全的問(wèn)題。1.3有助于提升醫(yī)院管理水平。檔案數(shù)字化建設(shè)需要醫(yī)院從基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)、人員、方法等多方面實(shí)施部署，不僅要引入檔案數(shù)字化所需的硬件設(shè)備，建立信息管理系統(tǒng)，同時(shí)還應(yīng)配備專業(yè)人才對(duì)綜合檔案室的資料進(jìn)行識(shí)別、歸類、建檔，推動(dòng)檔案信息的合理共享，所以綜合檔案室數(shù)字化建設(shè)的成果能夠體現(xiàn)出醫(yī)院的管理理念和管理水平[1]。

一、數(shù)字化鑒定的目的

館藏檔案數(shù)字化，是近年來(lái)隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案界為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理和建立數(shù)字檔案館而提出，主要在館藏檔案數(shù)量具有一定規(guī)模，其檔案利用具有較大發(fā)展空間，物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)條件又較好的省、市一級(jí)國(guó)家綜合檔案館，以及一些發(fā)達(dá)地區(qū)區(qū)、縣一級(jí)檔案館進(jìn)行。這是一部分國(guó)家綜合性檔案館順應(yīng)社會(huì)信息化的發(fā)展趨勢(shì)，在實(shí)行檔案資源信息化過(guò)程中采取的一項(xiàng)有力措施，其意義十分深遠(yuǎn)，它不僅能使通過(guò)計(jì)算機(jī)終端查閱檔案全文成為現(xiàn)實(shí)，也將使檔案館在不久的將來(lái)通過(guò)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)向不同層次的和利用者提供遠(yuǎn)程檔案信息查閱服務(wù)成為可能，由此根本性地改變傳統(tǒng)的檔案查閱方式，為檔案信息資源廣泛方便地為社會(huì)所用開(kāi)辟一個(gè)十分廣闊的空間。由于數(shù)字化檔案從實(shí)體檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理到能夠以數(shù)字方式提供利用，特別是遠(yuǎn)程利用，其中包含較高的制作和運(yùn)營(yíng)成本，因此要求提供利用的數(shù)字化檔案具有相當(dāng)?shù)摹百|(zhì)量”，也就是說(shuō)被提供的數(shù)字化檔案不能停留在原始和粗框狀態(tài)。為了解決提供利用的數(shù)字化檔案的“質(zhì)量”問(wèn)題，檔案在進(jìn)行數(shù)字化之前需要進(jìn)行鑒定的問(wèn)題很自然地被提上議事日程。與此同時(shí)，公開(kāi)和通過(guò)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程提供利用的數(shù)字化檔案，要求其內(nèi)容必須是適合向社會(huì)公開(kāi)的，因此在檔案進(jìn)行數(shù)字化前進(jìn)行劃控鑒定也是必然之題（已經(jīng)經(jīng)過(guò)開(kāi)放鑒定的例外）。一般來(lái)說(shuō)，國(guó)家綜合檔案館館藏檔案的基礎(chǔ)狀況，包括每個(gè)全宗內(nèi)檔案構(gòu)成的合理程度，每個(gè)案卷的組合質(zhì)量，參差不齊，有一部分檔案組卷質(zhì)量很高，十分精練簡(jiǎn)潔，卷內(nèi)每份文件都具有實(shí)質(zhì)性內(nèi)容，很說(shuō)明問(wèn)題，如果從中剔除任何一份文件，都會(huì)感到整個(gè)案卷會(huì)產(chǎn)生缺陷，對(duì)于具有這樣質(zhì)量的檔案，除了是否適合向社會(huì)開(kāi)放的因素需要考慮外，顯然對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化是無(wú)需再進(jìn)行鑒定的，但實(shí)際上在館藏檔案中能夠達(dá)到這種標(biāo)準(zhǔn)的檔案很少，特別是上個(gè)世紀(jì)70年代以前形成的檔案，由于歷史的原因，這些檔案的基礎(chǔ)狀況多數(shù)很不理想，常常是“魚(yú)龍混雜”，有價(jià)值的文件和毫無(wú)價(jià)值的文件夾雜在一起，對(duì)于這樣的檔案進(jìn)行數(shù)字化，必須在事前進(jìn)行鑒定，通過(guò)鑒定，剔除那些無(wú)關(guān)緊要或毫無(wú)價(jià)值的文件，留下反映歷史過(guò)程本質(zhì)的材料，從而使數(shù)字化的檔案是“貨真價(jià)實(shí)”，真正具有參考和研究?jī)r(jià)值，能夠派用處的檔案，

從數(shù)字化檔案主要著眼于提供“精品”檔案的要求出發(fā)，檔案在數(shù)字化之前進(jìn)行的鑒定有別于傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定。也不是單純?yōu)榱私鉀Q開(kāi)放而進(jìn)行的開(kāi)放與否的劃控鑒定，它是一種綜合性鑒定，既包含對(duì)開(kāi)放鑒定做拾遺補(bǔ)缺的工作，更承擔(dān)著“去粗取精”、存真留實(shí)的責(zé)任，其目的就是通過(guò)鑒定，提供組合精練、內(nèi)容充實(shí)、沒(méi)有“水分”的原始檔案進(jìn)行數(shù)字化，從而保證了對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的高投入能夠得到高效率的應(yīng)用。

二、數(shù)字化鑒定的原則

為了確保能夠?qū)⑷萘棵芗⒒A(chǔ)狀況良好、組合科學(xué)的館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，必須對(duì)館藏原始檔案進(jìn)行鑒定，在此基礎(chǔ)上篩選出可以和應(yīng)該進(jìn)行數(shù)字化的檔案，根據(jù)目前已經(jīng)開(kāi)展的數(shù)字化鑒定的實(shí)踐，一般而言，在具體進(jìn)行檔案數(shù)字化鑒定時(shí)應(yīng)該遵循以下幾個(gè)原則：

1.精煉原則數(shù)字化檔案從檔案的原始狀態(tài)到能夠遠(yuǎn)程提供查閱的數(shù)碼狀態(tài)，期間要經(jīng)過(guò)數(shù)字化掃描、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)整理和相應(yīng)檢索關(guān)系的建立等一系列工作，需要一定的人力物力投入和技術(shù)支撐，在此情況下，為了使這些工作更具有價(jià)值和體現(xiàn)效益，要求提供數(shù)字化的檔案必須有比較密集的容量，精煉原則即從這一目標(biāo)出發(fā)，要求鑒定人員在進(jìn)行鑒定時(shí)貫徹精煉思想，剔除重復(fù)件和無(wú)價(jià)值的文件，擠掉案卷的水分，特別是對(duì)于那些原來(lái)臃腫龐雜的案卷，更要舍得下狠心，剔除那些無(wú)關(guān)緊要和可有可無(wú)的文件，使經(jīng)過(guò)鑒定后的檔案組合非常精煉，最集中地反映歷史活動(dòng)的真貌。從擠掉案卷的水分來(lái)說(shuō)，剔除某些正本文件的草稿、修改稿等是最為典型的例子。當(dāng)然如果從深層次的專題研究需要出發(fā)，某些利用者會(huì)認(rèn)為一個(gè)文本的草稿、修改稿、打印稿和正式頒發(fā)稿雖然主體內(nèi)容相同，但在細(xì)節(jié)上存在差異，因而都具有重要的價(jià)值，因?yàn)樗鼈儚牟煌膫?cè)面記錄和反映了某份文件的最后形成過(guò)程。我們并不完全否認(rèn)這樣的看法，但是認(rèn)為在通常的檔案利用群體中，像這樣很專業(yè)的利用者畢竟是少數(shù)，如果都按照這樣的要求來(lái)進(jìn)行數(shù)字化，則數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)容量將因此擴(kuò)大幾倍，其制作和運(yùn)營(yíng)成本也相應(yīng)提高，而在大多數(shù)情況下，僅僅利用正本即能滿足利用者的需要，因?yàn)槲募恼痉从沉俗罨咀钪饕臍v史狀況。從進(jìn)行數(shù)字化投入產(chǎn)出的策略考慮，我們顯然不能為了個(gè)別利用者的特別需求而作幾倍的投入，何況原始實(shí)體檔案依然存在，如果確有需要，利用者還可以專門(mén)查閱原始實(shí)體檔案，以解決其特殊的問(wèn)題。由此可見(jiàn)，精煉原則主要是從減少數(shù)字化成本出發(fā)，同時(shí)也是從絕大多數(shù)利用者的利用需求出發(fā)，并不包括滿足個(gè)別利用者的特殊需求，

信息技術(shù)幾乎已經(jīng)滲透到了社會(huì)活動(dòng)的所有方面，作為現(xiàn)代社會(huì)活動(dòng)的技術(shù)基礎(chǔ)，正在逐步改變著社會(huì)活動(dòng)的運(yùn)行方式。檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，必然伴隨著社會(huì)活動(dòng)運(yùn)行方式的轉(zhuǎn)變，在形成、傳遞、存儲(chǔ)和利用等自身運(yùn)動(dòng)規(guī)律上發(fā)生本質(zhì)的變化。人們積極應(yīng)對(duì)信息化，不僅要關(guān)注檔案的載體形式變化，尋找適宜穩(wěn)妥的管理方法，更為重要的是，要研究檔案這一事物整體在信息技術(shù)基礎(chǔ)上的運(yùn)動(dòng)新規(guī)律，探索和建立基于信息化的管理新理念、新模式和新方法。

一、信息化發(fā)展的背景

1、信息系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)的覆蓋率逐步提高

自上個(gè)世紀(jì)90年代后，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的普及和信息經(jīng)濟(jì)的興起，帶動(dòng)了電子政務(wù)、電子商務(wù)和社會(huì)信息化的全面發(fā)展。

僅從政府角度看，我國(guó)電子政務(wù)經(jīng)過(guò)十多年的發(fā)展，形成了一定規(guī)模的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，建設(shè)了大量的電子政務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，正在經(jīng)歷由傳統(tǒng)運(yùn)行方式向以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息化運(yùn)行方式轉(zhuǎn)移的過(guò)程。以北京市為例，“十五”期間，全市1186種政府業(yè)務(wù)，運(yùn)用信息化實(shí)現(xiàn)的有591種，建成726個(gè)業(yè)務(wù)支撐系統(tǒng)，50%的政府業(yè)務(wù)通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)；各級(jí)政府和業(yè)務(wù)部門(mén)高度重視業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用，約90%的市、區(qū)政府部門(mén)建設(shè)了局域網(wǎng)，超過(guò)90%的政府部門(mén)達(dá)到了人均1臺(tái)計(jì)算機(jī)，有90%的政務(wù)部門(mén)已建成或正在建辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，其中無(wú)紙化程度達(dá)到50%以上的部門(mén)占80%。①

2、基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)化的信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同