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摘要：隨著信息時代的到來，醫院檔案數字化建設不僅有助于信息資源集約化管理，還能為醫院決策提供支持，同時也是醫院管理水平的體現。但是長期以來醫院對檔案管理工作不夠重視，現有制度、設施、信息系統、人才方面的建設還有待完善。因此，醫院應當重新審視檔案數字化建設的重要性，及時健全檔案管理制度，及時完善相關基礎設施，加強信息管理系統開發，提高檔案管理人員隊伍的素質。基于此，筆者針對醫院綜合檔案室檔案數字化建設存在的問題，提出了針對性的對策。

關鍵詞：醫院；檔案；數字化

0引言

醫院綜合檔案室管理的檔案包括病案、實物、照片、聲像、人事、會計和文書等多種類型，這些檔案資源不僅記載了醫院的發展歷程，還能為臨床治療工作提供重要的參考，同時也是醫院的無形資產。隨著信息時代的到來，及時開展檔案數字化建設工作對于資源的保存、利用具有積極的意義。新時期，醫院應當重視創新檔案管理工作模式，采用信息化管理手段提高檔案資源的價值。

1醫院綜合檔案室檔案數字化建設的重要性

近年來，我國大力推進醫療衛生事業改革，醫院不但在臨床治療、科研工作中取得進步，而且在基礎設施建設、人力資源培育等方面也邁上新臺階。在此過程中，醫院檔案資源不斷積累，綜合檔案室應當及時開展檔案數字化建設工作。1.1有助于信息資源的集約化管理。醫院在發展過程中會持續積累檔案資源，尤其在我國醫療衛生體制改革進程中，無論是臨床治療領域還是運營管理方面，醫院存儲的檔案資源越來越多，并且為滿足患者的治療需求，一些醫院已開設分院，檔案處于相對分散狀態。成立綜合檔案室可以打破傳統的檔案分散管理，使工作向集約化方向發展，而檔案數字化發揮著不可或缺的作用。例如，醫院每個分院的檔案有其自身特色，將各個分院或科室的檔案以數字化的方式進行統一管理，更加便于醫院科室人員查閱和使用。1.2有助于為醫院決策提供依據。綜合檔案室管理的檔案包含大量前人在臨床治療、科研、教育等方面記錄的資料，以及醫院歷史沿革。這些檔案資料不僅需要妥善保存，而且具有重要的使用價值，在制定決策時及時回顧和分析檔案資料，可以幫助論證決策的可行性。參考以往的臨床治療及醫院運營經驗，有助于規避決策風險。檔案數字化建設能夠提高信息查閱效率，便于決策人員查找，避免在查詢傳統檔案資料時遇到字跡不清、資料不全的問題。1.3有助于提升醫院管理水平。檔案數字化建設需要醫院從基礎設施、技術、人員、方法等多方面實施部署，不僅要引入檔案數字化所需的硬件設備，建立信息管理系統，同時還應配備專業人才對綜合檔案室的資料進行識別、歸類、建檔，推動檔案信息的合理共享，所以綜合檔案室數字化建設的成果能夠體現出醫院的管理理念和管理水平[1]。

2醫院綜合檔案室檔案數字化建設存在的問題

近年來，醫院面對行業競爭，將主要精力用于發展業務，而忽視檔案數字化建設的重要性，現有管理制度不健全，基礎設施不夠完備，信息管理系統開發不足，專業人才缺乏，都是今后工作中急需改進的方向。2.1醫院對檔案數字化建設的重視不足。近年來，醫療衛生行業的競爭日趨激烈，尤其是民營醫院的異軍突起，在醫療服務方面展現出自身的優勢，醫院之間的競爭和分化也進入新階段。醫院投入大量精力用于臨床和科研工作，力求實現臨床治療的發展以及科研創新，因而容易忽視綜合檔案室在數字化方面的建設。各個科室也是忙于自身的工作，對數字化檔案不夠了解。2.2檔案管理制度不健全隨著醫院綜合檔案室的建立和發展，相應的管理制度也需要進行改進。在傳統的檔案管理工作中，醫院雖然都制定了相應的管理制度，但是進入檔案數字化建設階段，對檔案管理的工作內容、管理流程、質量要求都有了新的變化，以往的制度已經不適應現有的工作。而且管理制度不健全也不利于落實工作責任，一旦出現檔案管理問題，難以追究責任人。2.3檔案數字化建設基礎設施不完備。檔案數字化建設對基礎設施有著嚴格的要求，對于不同類型的檔案，在收集整理及數字化存儲時離不開基礎設施的支持。基礎設施關系檔案信息采集和存儲的質量，是綜合檔案室開展數字化建設的硬件基礎。將各類檔案實施數字化管理工作量較大，現有硬件設施有限，包括綜合檔案室整體的布局、規劃、環境控制等都需要加大基礎設施投入[2]。2.4信息管理系統開發不足。醫院檔案數字化建設并不僅僅是將檔案資源錄入計算機系統，信息采集和存儲只是數字化管理的開始，更重要的是在今后能夠持續發揮檔案資源的價值。這就需要綜合檔案室協助技術人員共同開發功能強大的信息系統，在系統中對各類不同檔案合理劃分目錄，便于各科室人員查找所需信息，隨時了解檔案資源的建設情況。但是醫院綜合檔案室和各科室之間的銜接不夠緊密，科室人員對檔案信息系統的功能還缺少深入了解。2.5檔案管理人員的素質參差不齊。建立醫院綜合檔案室是為了促進檔案信息資源的統籌管理，使資源充分發揮內在價值。因此，無論是檔案資源的分類，還是數字化系統的設計，以及日常的檔案信息存儲，都對檔案人員的綜合素質提出了更高的要求。信息時代的檔案數字化要求管理人員必須具備信息素養，不僅要熟練使用計算機和網絡，還要具備信息管理的思維。但是醫院綜合檔案室的管理人員在專業學歷基礎、工作經驗方面還有所欠缺，有的管理人員并不具備檔案專業知識，而是從其他崗位轉入檔案工作，還不能完全適應數字化管理的工作要求。

3醫院綜合檔案室檔案數字化建設發展的措施

醫院檔案數字化建設是新時期的一項重要任務，需要醫院給予高度重視，并從制度、基礎設施、信息系統、專業人才等方面實現發展，從而展現檔案數字化管理的優勢。3.1增強檔案數字化管理的意識。新時期醫院正在大力推進醫療服務工作的發展，力求不斷提高臨床治療水平，構建和諧的醫患關系，促進科研創新。檔案數字化建設與其是相輔相成的，檔案收集本身具有動態性，會隨著醫院整體的發展而不斷增加內容，形成新的檔案資源。而且數字化檔案更便于檔案信息的存儲、保管和使用，所以醫院應對檔案數字化建設給予充分重視，深刻理解檔案工作與醫院運營之間的緊密聯系。醫院領導也要及時開展全員宣傳，鼓勵各科室配合檔案數字化建設工作。3.2健全綜合檔案室管理制度。檔案管理涉及一系列復雜的內容，特別是在數字化建設過程中，從檔案類型細分，到數字化存儲，以及數據庫的建立和使用，各科室的配合，信息共享，都需要責任到人，確保各項工作依據嚴格的制度執行。完整有效的綜合檔案室管理制度應涵蓋醫院的全部檔案信息，包括醫院設施、醫院進展等檔案，而且能夠按照信息時代數字化管理的要求，明確檔案原始文件及數字化檔案的管理流程，規定管理人員的崗位職責。此外，醫院要緊跟時代步伐，豐富現有制度規范，為開展檔案工作提供指引。3.3加強檔案數字化管理基礎設施建設。醫院檔案信息類型較多，不僅有重要的病案資源可以查詢和追溯，還有很多實物檔案、照片以及視頻等。管理不同的檔案對專業方法和設施有著較高的要求。因而醫院應重視檔案基礎設施建設，深入了解檔案收集、存儲、數字化錄入、使用所需要具備的設備設施，以及檔案室在資源保存工作中應具備的溫濕度，增加所需的設備設施，使綜合檔案室實現科學的功能分區，為檔案數字化建設以及資源保護創造條件[3]。3.4加強檔案管理信息系統建設。醫院綜合檔案室進行數字化建設不僅是為了保存現有的信息資源，開發利用也同等重要，包括醫院建設的歷史、臨床研究的成果、病案等信息資源，都將在醫院的實踐工作中發揮作用。檔案管理人員要協助技術人員設計檔案資源數據庫，使檔案信息系統的功能與各科室業務有效對接，促進各類檔案資源有效存儲和利用。而且很多時候醫務人員忙于醫療工作，對檔案系統的使用缺少了解，想要查詢臨床治療資料、藥品資料以及實物資料時，對數字化檔案及信息系統的使用并不熟練。這就需要檔案管理人員及時向各科室介紹檔案數字化建設進程，使用檔案信息系統的具體方法，使綜合檔案為醫務人員提供更多的幫助。3.5提高檔案管理人員綜合素質。綜合檔案室管理的檔案內容復雜，這些檔案資源記錄著寶貴的信息，針對不同檔案類型需要使用專業的方法，防止不恰當的存儲和使用給檔案資源帶來損失。而且醫院檔案資源實現數字化管理后，擁有廣闊的應用空間，這些都應由專業人員負責。所以醫院應吸納具備檔案學歷基礎或工作經驗的專業人才，使其加入新時期的檔案數字化建設，同時醫院應加強檔案管理人員的信息素養培育，引進人才時注重對其復合型技能進行考察，并定期組織對檔案人員進行培訓，不斷提高檔案人員的業務素質[4]。

4結語

檔案是醫院管理工作的重要組成部分，在大數據環境下，醫院檔案管理工作也應及時創新，推動檔案數字化建設。綜合檔案室不僅要加速構建檔案數據庫，通過數字化方式提高檔案資源利用率，更要積極宣傳數字化檔案的使用方法，促進信息共享，深入挖掘檔案資源的價值，提高醫院智慧化水平。

參考文獻

[1]杜秀霞,陳尚志,曹印專.淺談醫院綜合檔案數字化管理[J].中國醫院建筑與裝備,2019(5):98-99.

[2]孟磊.網絡環境下醫院檔案現代化管理創新策略[J].辦公室業務,2019(11):82.

[3]廖建群,王友初,陶鵬.數字化病案在醫用信息化建設中的作用與特征分析[J].中國醫學裝備,2019,16(3):289.\

[4]張翼.新時期醫院檔案的信息化管理探析[J].河北醫學,2019(5):879-880.

作者:鐘燕萍譚玉瓊 單位:廣東醫科大學附屬醫院