摘要：隨著信息技術(shù)廣泛普及，各行業(yè)發(fā)展隨之產(chǎn)生大量的電子文件檔案，針對數(shù)量龐大的電子文件歸檔及檔案管理工作成為各行業(yè)所需做好的重要工作內(nèi)容。重點是要確保海量電子檔案的安全歸檔，并且可同步實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的在線訪問效果，切實提升檔案管理質(zhì)量和效率的同時，實現(xiàn)對電子檔案管理的自主可控。要想實現(xiàn)對電子文件檔案管理的自主可控，就需要借助技術(shù)手段來實現(xiàn)，如運用集中式和分布式電子檔案管理技術(shù)就是很好的實現(xiàn)手段，能夠結(jié)合用戶對電子檔案歸檔及管理的實際需求來進行擴容、存儲，確保電子檔案的安全性，達成自主可控的效果。為此，本文基于自主可控這一目標，針對電子文件歸檔和電子檔案管理的路徑進行探究，以供參考。

關(guān)鍵詞：自主可控；電子文件歸檔；電子檔案；檔案管理

信息技術(shù)迅猛發(fā)展，各領(lǐng)域產(chǎn)生的海量電子文件如何更好地歸檔與管理成為重點研究課題。經(jīng)過檔案行業(yè)多年的研究探索，針對電子文件歸檔和管理，形成了相對豐富和完善的管理形式，如音視頻、DOC、PDF、CAD等，在實際管理上搭建出了一系列信息數(shù)據(jù)庫進行存儲與共享。電子文件的歸檔和管理獲得解決，但文件信息的安全歸檔問題越來越突出，難以實現(xiàn)有效歸檔存儲的同時，同步達成在線訪問的效果。為此，就要求業(yè)內(nèi)人員進一步采取技術(shù)手段，專攻電子文件歸檔和管理的安全、在線訪問、共享及傳輸?shù)姆较颍偈闺娮游募w檔和管理的全過程實現(xiàn)自主可控的目標。

一、相關(guān)概念概述

1.電子文件歸檔方式電子檔案的歸檔方式迥異于傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔管理方式，其根源也大不相同。總的來說，信息的傳遞方式、信息構(gòu)成的格式以及其他層次都有明顯的不同。采用電子歸檔方式時，需要建立相應(yīng)的工作模式，充分利用最新技術(shù)，促進文件整理和歸檔自動化和排序。同時，要建立比較完善的歸檔制度，對不同的文件設(shè)置不同的保存期限，對不同的文件進行編碼，實現(xiàn)自動化管理，提高文件歸檔和存儲的便利性。基于電子和紙質(zhì)文檔并存的管理和存儲形式，極大提高了文檔文件的可靠性和準確性。此外，電子檔案歸檔需要確保信息安全，其使用計算機安全技術(shù)來協(xié)助文件歸檔和存儲過程的機密性，并避免在傳輸或使用過程中出現(xiàn)泄漏、盜竊、篡改等問題。例如，可以設(shè)置相應(yīng)的防火墻或設(shè)定嚴格的訪問權(quán)限，以全面提高文件存檔的真實可靠性。2.電子檔案管理電子文件管理直接突破了傳統(tǒng)的管理模式，具體在文件的發(fā)送、放置、保存、修改等方面與以往的管理方式有很大區(qū)別。具體流程如下：（1）有效改善電子檔案管理系統(tǒng)。這使得不同部門可以在不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中同步其電子文件管理任務(wù)，避免重復(fù)輸入數(shù)據(jù)和高能耗。（2）注重提高電子網(wǎng)絡(luò)資源的利用效率，利用網(wǎng)絡(luò)對電子文件實行集中管理。對部分非電子檔案存儲內(nèi)容進行綜合數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成綜合性電子檔案庫，保證文件檔案的規(guī)范管理，使電子檔案信息能夠順利發(fā)布。

二、電子文件歸檔和檔案管理的特點及作用優(yōu)勢

第一章總則

第一條為了加強對全區(qū)電子文件歸檔與管理工作，確保電子檔案的安全保管和開發(fā)利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《廣西壯族自治區(qū)檔案管理條例》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等法規(guī)制定本辦法。

第二條本辦法所稱的電子檔案是指按照一定歸檔要求，將整理好的具有保存價值的內(nèi)容信息、結(jié)構(gòu)信息、背景信息一并以數(shù)字形式存儲在磁性載體或光學(xué)載體上保存的電子文件。

第三條本辦法所稱的電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

第四條本辦法適用于我區(qū)各級機關(guān)、團體。企事業(yè)單位和其他社會組織可參照執(zhí)行。

第二章管理結(jié)構(gòu)和職責(zé)

一、電子檔案在現(xiàn)代檔案管理中的重要作用

（一）電子檔案管理能夠有效的節(jié)省人力和物力與傳統(tǒng)的檔案管理相比較，傳統(tǒng)的檔案保存工作中，由于某些重要的檔案資料，不但需要專門的人員進行管理，還需要投入大量的管理經(jīng)費，但是還是不能確保檔案的絕對安全性。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，給檔案的歸檔提供了更加方便和快捷的手段，并且還為檔案的提取和利用都提供了快捷的途徑，此外還為檔案的歸檔與檢索等當面提供了相當?shù)谋憷Ｒ簿驼f說電子檔案不但加快了檔案歸檔的速度與質(zhì)量，還節(jié)約了大量的人力與物力。

（二）強化電子檔案管理，能夠有效的提高檔案服務(wù)的質(zhì)量檔案的電子化，其目的就是為人們提供簡單快捷的檔案管理服務(wù)。電子檔案的特點就是信息化程度高，所有的原始檔案都通過數(shù)字化的信息形式儲存在計算機中，并且經(jīng)過互聯(lián)網(wǎng)的傳播，方便世界各地網(wǎng)絡(luò)在線的用戶查閱和篩選自己需要的信息。所以，強化對電子檔案的管理，不斷的利用新技術(shù)，完善電子檔案的管理模式和途徑。隨著時代的發(fā)展，許多的檔案使用者對電子檔案的要求越來越高，他們不但要求電子檔案提供原始的文字檔案，甚至有的還需要查看原始檔案的圖像以及相關(guān)的視頻資料等，由于傳統(tǒng)檔案的種種限制，導(dǎo)致是在電子檔案迅速發(fā)展的今天，已經(jīng)遠遠的不能滿足人類的需求。電子檔案因為其自身的特殊性，能夠為人們提供更全面的信息服務(wù)，隨著檔案需求的多樣性與社會科學(xué)的不斷發(fā)展，檔案管理工作的服務(wù)對象以及檔案的管理方法都在不斷的變化中。但是電子檔案因為其動態(tài)、全面的服務(wù)特點，在很大程度上能夠滿足人們逐漸多樣化的需求。

二、加強電子檔案管理的方法

（一）利用風(fēng)險管理方法，提升電子檔案管理的水平

電子檔案管理由于利用的計算計算機網(wǎng)絡(luò)平臺，致使其在存儲的過程中具有很大的危險，所以采用風(fēng)險管理的方法，對電子檔案的存儲中可能遇到的危險進行分別、估計、防護并且采取相應(yīng)的措施進行應(yīng)對，通過這些手段的應(yīng)用，將電子檔案的管理風(fēng)險降低到用戶可接受的范圍內(nèi)，進一步的達到電子檔案管理的安全系數(shù)。

一、電子檔案的整理

目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應(yīng)按檔案種類分別整理組盤。

1、文書電子檔案整理

一是內(nèi)部文件。以年度、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計算機對盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進行查詢。

2、科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。

、電子檔案的整理

目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項工作，應(yīng)按檔案種類分別整理組盤。

1、文書電子檔案整理

一是內(nèi)部文件。以年度、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤。第一按不同年代、組織機構(gòu)、保管期限進行組盤；第二將不同年代、組織機構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計算機對盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進行查詢。

2、科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項目歸檔。

檔案管理工作在社會生活的各個工作領(lǐng)域都必不可少，真正做好檔案管理工作對其他工作的順利開展具有促進作用。與紙質(zhì)檔案有所不同，電子檔案更加注重對計算機技術(shù)的應(yīng)用，在醫(yī)院的相關(guān)檔案管理工作中，電子檔案的采用是與時俱進的表現(xiàn)。

一、檔案管理工作的電子化趨勢

隨著社會的進步與科技的發(fā)展，我國大多企事業(yè)單位中，無紙化辦公和自動化辦公的趨勢已經(jīng)形成。在檔案管理領(lǐng)域，普遍實施的是電子檔案管理的模式，在社會發(fā)展的新時期，電子化趨勢是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。該領(lǐng)域還存在一些不足，比如在檔案軟件的采用上，缺乏一定的通用性；缺乏相應(yīng)法律、法規(guī)的約束與規(guī)范的作用；在檔案分類方法的采用上缺乏適應(yīng)性等。

二、實現(xiàn)檔案管理電子化的諸多益處

（一）充分利用最新技術(shù)，與時展相結(jié)合。檔案管理工作實現(xiàn)電子化趨勢，是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，唯有充分利用這種趨勢，才能實現(xiàn)本職工作的良好開展。通過對檔案資料的收集與整理，采用計算機技術(shù)，使之轉(zhuǎn)化為微機軟件的形式，以便更方便人們的查閱與檔案的管理。

（二）有益于工作效率的提高。與之前的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的優(yōu)勢在于其更容易書寫，更容易保存、也更易于人們查閱。電子檔案實現(xiàn)里對計算機技術(shù)的合理利用，發(fā)揮了計算機技術(shù)的諸多優(yōu)勢，實現(xiàn)了對人力、物力、財力與時間的大量節(jié)約，也更大程度上提高了工作效率。

1電子檔案信息的特點及存在的風(fēng)險

1.1對軟硬件系統(tǒng)的依賴性

電子文件是按照確定的某種標準規(guī)則，記錄在特定載體上的編碼信息集合，需要特定的軟硬件系統(tǒng)環(huán)境才能翻譯閱讀。脫離了這種特定環(huán)境，就根本無法看到電子文件的存在和記錄的信息內(nèi)容，所以電子文件對產(chǎn)生的標準規(guī)則及軟硬件系統(tǒng)環(huán)境有極強的依賴性。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，原標準規(guī)則及計算機軟硬件技術(shù)發(fā)展更新，就有可能導(dǎo)致原有電子檔案信息無法讀識。電子檔案信息對軟硬件系統(tǒng)的過度依賴性給今后的安全問題帶來了很大的困難。

1.2存儲的高密度性

電子信息的發(fā)展和數(shù)量，呈幾何倍數(shù)增漲，海量的數(shù)據(jù)需要大容量的存儲介質(zhì)，隨著記錄技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字信息由早期的紙帶打孔到后來的磁帶、磁盤再到現(xiàn)在的光盤等，存儲密度不斷提高。目前一塊硬盤容量已達數(shù)個TB，一張藍光光盤通過納米級波長的藍光激光光源及多層記錄技術(shù)的應(yīng)用，可以記錄數(shù)百GB數(shù)據(jù)。光盤上構(gòu)成0和1數(shù)據(jù)刻痕直徑小于0.15μm，1張光盤可存數(shù)百萬張打印在紙上的文字信息。電子檔案的高密度，一方面對節(jié)約空間、拓展應(yīng)用帶來有利條件，另一方面卻對電子檔案的保護提出了嚴格的要求，任何一個小的失誤或一條輕微的劃痕都有可能導(dǎo)致數(shù)量巨大的檔案信息遭到破壞。

1.3信息與載體之間的可分離性

所謂電子政務(wù)，就是政府機構(gòu)應(yīng)用現(xiàn)代信息和通信技術(shù)，將管理和服務(wù)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行集成，在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程的優(yōu)化重組，超越時間和空間及部門之間的分隔限制，向社會提供優(yōu)質(zhì)和全方位的、規(guī)范而透明的、符合國際水準的管理和服務(wù)。電子政務(wù)并不是簡單的“政府上網(wǎng)工程”，更不是為數(shù)不多的網(wǎng)頁型網(wǎng)站系統(tǒng)。自徐康英2003年在《改革與開放》雜志上發(fā)表《電子政務(wù)與檔案信息化》一文后，檔案界有關(guān)檔案工作電子政務(wù)的研究就一直沒有中斷過。為全面了解檔案工作電子政務(wù)的研究情況，我們以知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫為樣本來源，以“檔案”和“電子政務(wù)”為檢索詞，以“標題”為檢索項，檢索到的，運用文獻分析的方法，對這167篇文獻進行計量研究分析。下面的具體分析結(jié)果。

一、學(xué)科類別分布

從學(xué)科類別看，檔案及博物館131篇，占78.44%；計算機軟件及計算機應(yīng)用54篇，占32.34%；行政學(xué)及國家行政管理30篇，占17.96%；高等教育7篇，占4.19%；政治學(xué)5篇，占2.99%；圖書情報與數(shù)字圖書館、企業(yè)經(jīng)濟各4篇，各占2.40%；中國政治與國際政治、行政法及地方法制各2篇，各占1.20%；互聯(lián)網(wǎng)技、職業(yè)教育、信息經(jīng)濟與郵政經(jīng)濟、投資、金融、宏觀經(jīng)濟管理與可持續(xù)發(fā)展各1篇，各占0.60%。

二、期刊分布

從期刊分布看：共涉及各種期刊69種，刊均2.7篇。具體情況如下：蘭臺世界19篇，占11.38%；蘭臺內(nèi)外、黑龍江檔案、中國檔案各9篇，各占5.39%；檔案學(xué)研究8篇，占4.79%；黑龍江史志7篇，占4.19%；湖北檔案5篇，占2.99%；檔案管理、檔案學(xué)通訊、浙江檔案、北京檔案、檔案與建設(shè)、云南檔案、檔案時空各4篇，各占2.40%；城建檔案、機電兵船檔案、才智、山東檔案、圖書情報工作各3篇，各占1.80%；科技情報開發(fā)與經(jīng)濟、檔案天地、山西檔案、科技信息學(xué)術(shù)研究、辦公自動化、檔案、現(xiàn)代圖書情報技術(shù)各2篇，各占1.20%；圖書情報知識、喀什師范學(xué)院學(xué)報、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)與應(yīng)用、今日科技、中國房地產(chǎn)業(yè)、安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報、中國外匯、淮南師范學(xué)院學(xué)報、改革與開放、理論觀察、科教文匯、陜西檔案、南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報、河北工業(yè)大學(xué)學(xué)報等各1篇，各占0.60%。

三、研究資助基金

一、檔案信息電子化的發(fā)展勢不可擋

辦公自動化、無紙化的提出是最近幾年出現(xiàn)的，這也說明了檔案事業(yè)的發(fā)展方向。檔案過去都是紙質(zhì)的，而且生成方式也是起草、簽發(fā)、催辦、歸檔，過去都是紙質(zhì)和手工處理，而現(xiàn)在都是使用計算機來實現(xiàn)這些功能，在通過通訊線路進行傳送。所以檔案就需要能夠被計算機所識別，這樣檔案的存在形式以及利用方式就會有了很大的改變。作為檔案信息使用者，專注的是信息的內(nèi)容，這些內(nèi)容可能處于各種機讀形式的檔案，那么如何將這些檔案進行系統(tǒng)的提取就是檔案工作者所要完成的事情。

二、檔案信息電子化有其不可替代的優(yōu)勢

檔案信息電子化，其益處有：1.能夠?qū)ΜF(xiàn)有的微機進行利用，提高其使用效率。現(xiàn)在很多的檔案館里面的計算機設(shè)備使用范圍比較窄，軟件功能也比較簡單，不能滿足很多的需求，并且很多的檔案館只是用計算機來進行檔案著錄和打字的工作，物不能盡其用。2.提高了檔案文獻的加工效率，保證了其時效性。手工加工的工作模式，存在了這么多年一方面是當時的科技不發(fā)達，另一方面也是有其可取之處，但是就當前的情況來說，檔案信息電子化，在效率和準確性上要高出手工加工不是一點半點，而檔案信息的利用非常注重其時效性，采用計算機加工，能夠縮短大量的加工時間，提升檔案信息的時效性。3.檔案信息電子化屬于一次投入多次產(chǎn)出的模式，能夠節(jié)約信息加工成本，手工編研信息成果出版所需要的經(jīng)費比較多，而且不能夠多次產(chǎn)出，國家對檔案部門的撥款畢竟有限，不能夠完全依賴于此，所以，使用檔案信息電子化可以解決這一問題。4.檔案信息電子化容易進行拷貝和傳輸，這樣便于將拷貝送給領(lǐng)導(dǎo)和需要的部門，拓寬了服務(wù)范圍，讓社會對于檔案部門的重要性給予重視。

三、解決好電子文件歸檔工作才能真正實現(xiàn)檔案電子化

1.忠于文件歸檔方式和途徑的選擇。紙質(zhì)檔案比較穩(wěn)定，沒有電子檔案那樣容易出現(xiàn)損壞的情況，電子檔案的損壞往往是不可逆的。所以歸檔方式需要慎重選擇。磁盤和脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況，特別是磁盤和載體的質(zhì)量有問題的時候。其實歸檔工作可以采取多種方式來完成，但是必須是在電子文件進行統(tǒng)一格式編目后，由產(chǎn)生電子文件的單位傳送給檔案部門，盡量不要讓檔案部門自己去網(wǎng)上下載，以免破壞檔案信息的真實性和完整性。并且檔案部門收到電子文件后最好使用光盤來存儲，磁盤容易造成數(shù)據(jù)丟失和損壞。2.做好原紙質(zhì)檔案立卷工作與電子文件歸檔的有力銜接。過去我們都是采用紙質(zhì)檔案歸檔，因此在此基礎(chǔ)上積累了很多經(jīng)驗和骨干隊伍，要想做好電子文件歸檔工作，也必須從這些骨干入手，以人為本。因此，借助原有檔案立卷骨干隊伍的經(jīng)驗，按比例重新建設(shè)歸檔工作隊伍，在隊伍中安插現(xiàn)代信息計算機管理人員，形成一支綜合性的檔案歸檔隊伍。這樣能夠平緩的從手工歸檔過度到電子文件歸檔。3.“雙軌制”歸檔法有其現(xiàn)實操作意義。由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。

摘要：高校電子文件和電子檔案記錄了高校教學(xué)、科研、日常管理以及學(xué)生個人成績、基本信息，真實反映了高校不同階段的辦學(xué)理念和歷史面貌。隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展，高校逐漸實現(xiàn)了自動化辦公，在教學(xué)、科研、管理過程中，形成了大量的電子文件，這些電子文件和電子檔案的內(nèi)容十分豐富，是高校開展教學(xué)、科研以及管理的前提和基礎(chǔ)。隨著計算機信息技術(shù)在高校的廣泛應(yīng)用，高校產(chǎn)生的各類電子文件和電子檔案數(shù)量越來越多，由于高校財務(wù)、學(xué)生信息管理體系、教務(wù)系統(tǒng)等缺乏有效的溝通與共享機制，從而導(dǎo)致高校的電子文件和電子檔案無法進行統(tǒng)一管理，造成嚴重的資源浪費。本文闡述了當前高校電子文件歸檔和電子檔案管理現(xiàn)狀，高校還需要制定統(tǒng)一的歸檔技術(shù)標準和要求，完善電子檔案歸檔相關(guān)管理制度，各系統(tǒng)共享的身份認證、數(shù)字簽名等使用規(guī)范，才能實現(xiàn)單軌制電子檔案在線歸檔目標。

關(guān)鍵詞：高校；電子文檔；電子檔案管理

隨著教育信息化發(fā)展，高校的辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化逐漸完善，為高校電子校務(wù)的開展創(chuàng)造了有利的條件，自動化辦公系統(tǒng)逐漸取代過去的辦公行文和來往函件，電子文件逐漸取代了過去的紙質(zhì)文件。電子文件指在數(shù)字設(shè)備環(huán)境下產(chǎn)生，以數(shù)碼形式存儲在磁帶、磁盤、光盤等介質(zhì)，并依靠計算機、手機等數(shù)字設(shè)備進行閱讀，在網(wǎng)絡(luò)進行傳輸?shù)奈募娮訄蟊怼㈦娮游臋n、電子信件、電子文書等。與紙質(zhì)文件相比，電子文件具有容易存儲、不容易損壞、可復(fù)制、可利用價值高等優(yōu)點。然而，由于高校的電子文件存儲主要保存在相應(yīng)的載體，存儲隨意性比較大，沒有進行統(tǒng)一管理，一旦存儲介質(zhì)出現(xiàn)問題，則可能導(dǎo)致電子文件遺失、破壞等問題。電子檔案作為電子文件的一部分，主要存儲高校師生信息、學(xué)校發(fā)展歷史相關(guān)資料，是信息時代高校教學(xué)、科研以及日常管理的原始記錄。隨著高校信息化建設(shè)，電子文件歸檔和電子管理問題嚴重影響到高校的發(fā)展。因此，必須做好高校電子文件歸檔和電子檔案管理工作。

一、高校電子文件歸檔和電子檔案管理現(xiàn)狀

高校電子文件主要來自于三個方面：第一，高校財務(wù)部門、黨務(wù)部門、教務(wù)部門、后勤部門等日常工作總，通過OA系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)等辦公軟件工作生產(chǎn)的電子文件。第二，高校在實行雙軌制期間，將紙質(zhì)文件檔案資料進行電子備份，并將紙質(zhì)文檔同時歸檔的電子文件。第三，高校信息化過程中，將紙質(zhì)文件進行處理后形成的圖像或者圖形文件。目前，高校大部分的電子文件主要是通過第二種途徑和第三種途徑產(chǎn)生的文件。高校的0A系統(tǒng)運行過程中產(chǎn)生的電子文件歸檔的數(shù)量比較少，大部分0A系統(tǒng)運行過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資料，往往只是用來打印文件，或者用來發(fā)送、接收公文，并沒有將OA系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件進行保存，并進行歸檔。1.高校不重視電子文件歸檔和檔案管理工作隨著高校信息化建設(shè)步伐加快，大部分高校基本實現(xiàn)了辦公自動化，但是由于高校缺乏電子文件統(tǒng)一管理理念，由于電子文件是電子信息媒體的載體，由文字、圖片、視頻、聲音等多種媒體信息構(gòu)成，形式比較多樣，增加了電子文件管理歸檔的難度。首先，電子文件涉及的內(nèi)容比較多，分布在各個部門不同的電腦系統(tǒng)，增加了統(tǒng)一歸檔的難度。其次，由于電子文件在傳輸保存過程中容易被改動，改動之后沒有留下任何痕跡，復(fù)制后的文件和原始文件一模一樣，沒有固定的載體，無法像紙質(zhì)文件一樣，通過字跡、內(nèi)容、格式、印章等外部特征判斷其原始性，并像紙質(zhì)文件一樣進行統(tǒng)一管理。因此，高校辦公自動化產(chǎn)生的文件大多數(shù)分散在各個部門、使用者的電腦中，沒有進行統(tǒng)一的管理。2.缺乏完善的電子文件歸檔和電子檔案管理制度首先，電子文件的歸檔和電子檔案的管理是一項綜合性、系統(tǒng)性的工作，需要專人負責(zé)對其進行處理。隨著信息化進程的不斷加快，國家越來越重視電子文件和電子檔案的管理，并先后頒布了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等相關(guān)電子文件管理政策，并不斷加強電子文件和電子檔案管理的研究。但是十多年過去了，高校并沒有形成電子文件與電子檔案管理相關(guān)管理制度，無法真正將國家電子文件歸檔和管理各項政策落到實處。其次，OA系統(tǒng)在使用過程中，高校管理者、老師往往考慮到電子文件實時傳遞和便捷性，忽視了電子文件最后的歸屬，從而導(dǎo)致這些文件沒有有效的保管。且電子文件與電子文檔系統(tǒng)相互獨立，電子文件與檔案管理沒有進行有效的連接。電子文件的歸檔管理遠遠落后學(xué)校電子校務(wù)發(fā)展需求，檔案管理部門無法將電子檔案進行有效的處理。如果無法將電子文件歸檔，電子檔案存儲管理，電子文件生成設(shè)備和載體逐漸淘汰更新，那么大量的電子文件將會遺失，給高校造成無法彌補的損失。3.缺乏電子文件歸檔和電子檔案管理人才電子文件歸檔和電子檔案管理比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和紙質(zhì)檔案管理更難，由于電子文件和電子檔案是計算機信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，電子文件包括文字、圖片、視頻、音頻等各種介質(zhì)的文件，并在計算機等設(shè)備支持進行存儲管理，電子文件的歸檔和電子檔案的管理對存儲設(shè)備具有一定的依賴性，電子文件的信息與載體具有一定的分離性，增加了電子文件和電子檔案管理難度。高校的電子檔案管理與政府職能部門、事業(yè)單位的檔案管理不同，電子文件的歸檔只是文件的轉(zhuǎn)移，也就是業(yè)務(wù)部門將文件轉(zhuǎn)移到檔案部門進行歸檔管理，在轉(zhuǎn)移過程中，不僅要實現(xiàn)信息管理權(quán)限的轉(zhuǎn)移，而且還要實現(xiàn)數(shù)據(jù)的物理轉(zhuǎn)移。但是，目前高校的電子文件歸檔和電子檔案管理人員缺乏這方面的意識，大部分電子文件在歸檔的時候，只是從各個部門將電子文件和檔案拷貝到檔案館的計算機設(shè)備，或者通過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)接嬎銠C，實現(xiàn)電子文件的歸檔，沒有確認和審核電子文件和檔案數(shù)據(jù)信息的真實性、完整性。

二、單軌制電子檔案在線歸檔實現(xiàn)路徑