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檔案管理工作在社會生活的各個工作領域都必不可少，真正做好檔案管理工作對其他工作的順利開展具有促進作用。與紙質檔案有所不同，電子檔案更加注重對計算機技術的應用，在醫院的相關檔案管理工作中，電子檔案的采用是與時俱進的表現。

一、檔案管理工作的電子化趨勢

隨著社會的進步與科技的發展，我國大多企事業單位中，無紙化辦公和自動化辦公的趨勢已經形成。在檔案管理領域，普遍實施的是電子檔案管理的模式，在社會發展的新時期，電子化趨勢是檔案管理工作發展的必然趨勢。該領域還存在一些不足，比如在檔案軟件的采用上，缺乏一定的通用性；缺乏相應法律、法規的約束與規范的作用；在檔案分類方法的采用上缺乏適應性等。

二、實現檔案管理電子化的諸多益處

（一）充分利用最新技術，與時展相結合。檔案管理工作實現電子化趨勢，是科學技術發展的產物，唯有充分利用這種趨勢，才能實現本職工作的良好開展。通過對檔案資料的收集與整理，采用計算機技術，使之轉化為微機軟件的形式，以便更方便人們的查閱與檔案的管理。

（二）有益于工作效率的提高。與之前的紙質檔案相比，電子檔案的優勢在于其更容易書寫，更容易保存、也更易于人們查閱。電子檔案實現里對計算機技術的合理利用，發揮了計算機技術的諸多優勢，實現了對人力、物力、財力與時間的大量節約，也更大程度上提高了工作效率。

（三）可以實現資源的最大化利用。檔案管理工作注重對信息的加工，以往的紙質檔案模式受經費的影響，很多工作難以順利進行。醫院的檔案管理工作任務繁重，如果只運用紙質檔案費用很高，檔案管理工作電子化的實現，解決了這一難題。除此之外，電子信息還具備可以拷貝的特性，改變了原有紙質檔案手抄的形式，在進行查閱的時候，能夠通過拷貝輕松實現檔案備份。這使得檔案工作者的勞動成果得以體現，也使得檔案管理工作服務的范圍更加廣泛，從而實現了資源的最大化利用。

（四）加強了檔案信息的實效性。檔案信息具有時效性，醫院的檔案信息更是如此。應用以往的紙質檔案，實現對檔案信息的再加工，所耗時間較長，不利于實現檔案信息價值的最大化。電子檔案的出現，極大緩解了這一難題，因為通過對計算機的操作，人們能夠順利實現對原有檔案信息的查閱與修改，從而實現檔案管理工作的良好開展。

三、規避電子檔案管理工作中的風險問題

檔案管理工作采取電子化模式，與原有模式相比，在帶來諸多便捷的同時，亦存在著一定的風險，作為檔案管理工作者，要有規避風險的意識，使檔案信息實現最大的應用價值。

（一）是電子檔案管理工作存在風險的原因。

1.與電子檔案的特性有關。保障檔案信息安全是檔案管理工作不容忽視的問題，特別是電子檔案的出現，檔案信息安全問題更是應該加強，這與電子檔案的自身特點有極大關系。醫院的檔案信息眾多，電子檔案的信息安全受到影響，無疑會對檔案管理工作本身以及其他工作造成重大影響。所以，在日常工作中，注重電子檔案管理中的安全工作，有著極其重大的意義。

2.檔案管理工作中規范性不強。檔案管理工作中安全問題是人們較為容易忽視的問題，在對檔案管理工作的規范上表現的也不夠充分。突出表現為管理計劃的制定較為隨意，風險評估不夠徹底，檔案安全現狀不能保持等幾個方面。加強檔案管理工作中的規范性是社會新時期發展的要求，是做好檔案管理工作的有力保證。

（二）規避電子檔案管理工作中風險的措施。

1.提高檔案管理工作人員的工作素質。為了規避電子檔案管理過程中的風險問題，提高工作人員的業務素質是良好舉措。除引進一些高學歷、高能力的檔案管理專業素質人才之外，還要注重對單位的所有檔案管理工作人員的素質教育，舉行定期的培訓，提高其專業、負責的精神，真正形成忠于本職工作，實現部門間的合作互動的良好局面。

2.不斷完善適用于本單位的檔案管理機制。為更好完成檔案管理工作，完善醫院的檔案管理機制十分必要。筆者認為，為確保檔案信息的安全，在人員參與上，應指定專人來負責此項工作。唯有如此，才能夠實現工作的保密度與連續性。在電子檔案制作的過程中，能夠保證嚴格按照單位的規定來進行。

3.采用科學的檔案管理方法。檔案信息具有可讀性和可用性的特點，保有檔案信息的這兩種特性，是檔案管理人員應做的工作。這涉及到信息資源的長期留存問題，采用科學的檔案管理方法是實現這一目標的有效手段。對于電子檔案的管理要實現全程管理，保持電子檔案數據的有效性，注重檔案的形成、流轉與移交，并保證電子檔案的長期可讀性。