（一）總則

1、局機(jī)關(guān)公文是傳達(dá)貫徹統(tǒng)計法規(guī)政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告和交流情況的工具，具有特定效力和規(guī)范格式。要努力做到科學(xué)化、規(guī)范化和制度化。

2、公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實(shí)事求是，按照行文要求和公文處理規(guī)定進(jìn)行，做到及時、準(zhǔn)確、安全、保密、高效。

3、局辦公室主管機(jī)關(guān)的公文工作，并對各科室、隊、中心的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

（二）公文種類

4、局機(jī)關(guān)常用公文種類有：決定、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、規(guī)定、函、會議紀(jì)要等。

公文是政府機(jī)關(guān)處理公務(wù)和行政管理的重要工具，在各級機(jī)關(guān)、單位中，“辦公”的一個重要內(nèi)容就是辦理和制發(fā)文件，即“辦文”，辦文是每個機(jī)關(guān)、單位大量的,日常的工作。依靠網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對公文進(jìn)行高效有序的電子化處理，是電子政府建設(shè)的重要組成部分，是關(guān)系到電子政府建設(shè)全局的基礎(chǔ)性工程。

據(jù)調(diào)查，現(xiàn)在政府機(jī)關(guān)使用電腦進(jìn)行文字處理已非常普遍，一些單位還不同程度地實(shí)現(xiàn)了公文運(yùn)轉(zhuǎn)電子化管理，對收文辦理、發(fā)文辦理的登記、審核、擬辦、運(yùn)轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)了公文查詢、統(tǒng)計、存儲、流轉(zhuǎn)的電子化及內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)；部分單位對公文數(shù)據(jù)庫中的公文由標(biāo)題、來文單位等基本要素和運(yùn)轉(zhuǎn)過程管理，擴(kuò)展為部分公文的全文入庫管理;一些部門已經(jīng)實(shí)現(xiàn)特定網(wǎng)絡(luò)，如政府專網(wǎng)、專業(yè)部門網(wǎng)上的部分公文上報、下發(fā)的無紙化傳輸;少數(shù)單位實(shí)現(xiàn)全部公文的網(wǎng)絡(luò)傳輸和電子化管理。

七大問題之一：對電子公文的性質(zhì)和作用認(rèn)識不足

長期以來，一些人將公文處理電子化誤認(rèn)為就是辦公室內(nèi)的文字處理電腦化，不少領(lǐng)導(dǎo)干部習(xí)慣于傳統(tǒng)的辦公方式，至今不會使用或不愿意使用電腦和網(wǎng)絡(luò)，認(rèn)為這是辦事人員的事情，不能從根本上認(rèn)知信息化、電子化給傳統(tǒng)政府辦公方式帶來的革命性轉(zhuǎn)變，造成機(jī)關(guān)辦公自動化、公文電子化鏈路的中斷，使無紙化辦公無法推進(jìn)。

七大問題之二：系統(tǒng)功能單一，層次不高

電子公文處理系統(tǒng)就是利用電腦網(wǎng)絡(luò)功能，實(shí)現(xiàn)從公文的起草、審核、批示、分發(fā)及來文登記、歸檔、承辦、傳閱等一系列綜合性的公文流轉(zhuǎn)全程管理。在辦公自動化系統(tǒng)中，公文處理是較為復(fù)雜的一個子系統(tǒng)，其復(fù)雜度體現(xiàn)在兩個方面：首先公文系統(tǒng)是一個縱向、橫向交錯的綜合結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)，從縱向看，公文系統(tǒng)被多級組織共同使用，從橫向看，公文系統(tǒng)被同級的多個職能部門共同使用，不同組織級別的公文系統(tǒng)具有不同特點(diǎn);其次公文處理流程具有多樣化特性，一般來說，不同組織級別的公文處理流程不同，由于受到多方面因素的影響而變得復(fù)雜多樣。

八大關(guān)系之一：電子公文與紙質(zhì)公文

電子公文是通過電腦進(jìn)行操作、傳輸、存儲等處理的數(shù)字化產(chǎn)物，與紙質(zhì)公文相比，電子公文具有存儲體積小、檢索速度快、遠(yuǎn)距離快速傳遞及同時滿足多用戶共享等優(yōu)點(diǎn)。隨著電腦和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用普及，越來越多的公文直接在電腦上產(chǎn)生和傳輸，電子公文也將越來越多。但與紙質(zhì)公文相比，電子公文也存在自身無法克服的局限性，如信息與載體分離、不能直接閱讀，必須依賴于軟件和硬件才能識別和利用；電子公文容易被人修改、復(fù)制，修改之后幾乎不留痕跡，在真實(shí)性、完整性、憑證性方面比較難認(rèn)可。因此，目前甚至今后相當(dāng)一段時間內(nèi)，不可能拋開紙質(zhì)公文而以電子公文取而代之，電子公文將和紙質(zhì)公文并存。

我們應(yīng)正確認(rèn)識公文的本質(zhì)功能——傳遞信息，理解電子公文與紙質(zhì)公文的關(guān)系，破除對公文物理介質(zhì)的習(xí)慣心理，建立數(shù)字化的公文新概念。對于電子公文，應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)，制定適合的管理辦法，使之與紙質(zhì)公文實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)。

八大關(guān)系之二：電子印章與電子認(rèn)證

對于紙質(zhì)公文來說，印章是公文生效的重要標(biāo)志。而對于電子公文，是否也需要印章作為生效標(biāo)志，值得商榷。電子印章是通過專用軟件生成的，并且需要較為昂貴的彩色激光打印機(jī)，才能印出紅章。一方面，由于色彩和印制等原因，打印出的電子印章與紙質(zhì)公文所用的印章并不完全相同，這樣，就會出現(xiàn)同一發(fā)文機(jī)關(guān)有兩種印章。如果發(fā)送電子公文的同時，又印制紙質(zhì)公文，便會出現(xiàn)同一件公文使用兩種印章的現(xiàn)象。另一方面，電子印章是通過技術(shù)手段生成的，因而易于被人通過技術(shù)手段竊取或仿制。

實(shí)際上，問題的關(guān)鍵在于如何認(rèn)證電子公文的真實(shí)有效性，即收文機(jī)關(guān)如何確認(rèn)收到的電子公文是否是真實(shí)的發(fā)文機(jī)關(guān)所發(fā)，如果電子身份認(rèn)證做好了，電子印章的作用無非是滿足人們對紅章、紅頭文件的習(xí)慣心理要求。電子公文并不一定非要那種刻意生成的帶紅色的電子印章不可，而應(yīng)該有電子認(rèn)證標(biāo)志。

**年，辦公室在局黨組的正確領(lǐng)導(dǎo)下，堅持以鄧小平理論、“三個代表”重要思想和黨的十七大精神為指導(dǎo)，以開展“兩項活動”為動力，認(rèn)真貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，緊緊圍繞縣局中心工作，盡職盡責(zé)參與政務(wù)、管理事務(wù)、搞好服務(wù)，各項工作都取得了新的進(jìn)展。現(xiàn)將具體情況總結(jié)如下：

一、深入調(diào)查研究，努力當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手

辦公室人員緊緊圍繞局黨組中心工作，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，針對全局工作中的“急、難、重”等問題，積極調(diào)查研究，深入進(jìn)行思考，做到有分析、有建議，主動地把參政方式體現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)文字材料的起草上，把思想、觀點(diǎn)融入到文稿中，努力體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，為領(lǐng)導(dǎo)開展工作提供準(zhǔn)確信息。特別是去年，辦公室人員圍繞兩費(fèi)停收職能轉(zhuǎn)型、強(qiáng)化監(jiān)管執(zhí)法、非行政性收費(fèi)和基層規(guī)范化建設(shè)等局領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心、關(guān)注的熱點(diǎn)問題，深入基層調(diào)查研究，準(zhǔn)確把握基層情況，撰寫了有問題、有分析、有建議的調(diào)研報告，為局領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供了參考依據(jù)。

二、規(guī)范公文處理，切實(shí)提高公文辦理的質(zhì)量和效率

辦公室嚴(yán)格按照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定和“創(chuàng)新、規(guī)范、主動、高效”的要求，切實(shí)加強(qiáng)和改進(jìn)公文處理工作。嚴(yán)格規(guī)范公文處理，把好制發(fā)公文的文種關(guān)、格式關(guān)、法律法規(guī)和政策關(guān)，在每個文件印發(fā)之前必須經(jīng)過辦公室主任簽字，**年以縣局名義出臺文件17件，制發(fā)公文做到了規(guī)范、合法、統(tǒng)一，具有較強(qiáng)的針對性、操作性和指導(dǎo)性。同時積極推廣應(yīng)用新版oa辦公系統(tǒng)，公文處理、通知傳達(dá)和工作匯報一律在網(wǎng)上進(jìn)行，提高了工作效率，節(jié)約了辦公成本。

三、積極開展宣傳，努力營造內(nèi)和外順的工作環(huán)境

為了加快辦理公文的速度，改善辦理公文的質(zhì)量，轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)工作作風(fēng)，提高行政效率，自治區(qū)地方稅務(wù)局從*年開始大力推廣使用中國計算機(jī)軟件與技術(shù)服務(wù)總公司和國家稅務(wù)總局聯(lián)合研制的電子公文處理軟件，即《公文處理系統(tǒng)》(OfficialDocumentsProcessSystem)軟件(以下簡稱OA軟件)，使全區(qū)地稅系統(tǒng)的辦公自動化建設(shè)步伐邁向新的臺階。但是,到目前為止，各級地稅機(jī)關(guān)在推廣使用OA軟件的過程中，還存在許多不容忽視的問題，使OA軟件未能充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，亟待解決。

一、OA軟件推廣使用過程中存在的問題

OA軟件在推廣使用過程中遇到的問題分為兩個方面，一方面是OA軟件本身存在的問題；另一方面是使用OA軟件的外部環(huán)境存在的問題。

(一)OA軟件本身存在的問題

1.OA軟件兼容性較差。隨著OA軟件的推廣使用，目前OA軟件已成為地稅系統(tǒng)內(nèi)部縱向發(fā)送、接收電子公文，橫向分送、閱處電子公文的主要工具，從而大大地減少了紙質(zhì)公文的使用量，提高了辦理公文的效率和質(zhì)量。但是，由于OA軟件開發(fā)時間比較早，目前在用的OA軟件的最新版本仍是*年定型的4.0.1版，這個版本的OA軟件能夠正確識別并處理的電子文檔只有擴(kuò)展名為doc的Word文檔、擴(kuò)展名為txt的文本文檔和擴(kuò)展名為bmp的位圖文檔，而對外來的其他格式的電子文檔的兼容性較差，表現(xiàn)為以下幾種情況。一是不能兼容、不能正確識別外來電子文檔。例如，目前政府OA(即辦公自動化)系統(tǒng)開始啟用的電子公文的格式為不可修改的PDF文檔，OA軟件不能直接接收、識別這種格式的公文，需要通過人工操作，利用第三方軟件經(jīng)過多個步驟的轉(zhuǎn)換后才能逐頁拷入OA軟件進(jìn)行處理，工作量大，速度緩慢，與手工處理紙質(zhì)公文無異，甚至比手工處理紙質(zhì)公文還慢，而且轉(zhuǎn)換的效果并不理想，主要是文件版面和字體縮小，清晰度下降，閱讀比較困難。就連國人使用比較多的有名的國產(chǎn)文字處理軟件－－金山軟件編輯的WPS文檔，OA軟件也不能直接拷入并正確識別。二是接收外來電子公文后改變原公文的面貌。根據(jù)《廣西壯族自治區(qū)國家行政機(jī)關(guān)電子公文處理暫行辦法》(以下簡稱《電子公文處理辦法》，*年12月9日印發(fā))第十一條規(guī)定：“電子公文的顯現(xiàn)格式和還原成紙質(zhì)公文的格式，應(yīng)當(dāng)符合《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、……的要求。”《國家行政機(jī)關(guān)公文公格式》明確規(guī)定，國家行政機(jī)關(guān)的公文從發(fā)文標(biāo)識到版記要區(qū)分不同的部位使用不同型號的黑體、小標(biāo)宋體、仿宋體、楷體等字體，但是，OA軟件在接收自治區(qū)政府、市政府的電子公文時，有些公文在電腦上顯示的文字雖然顏色、型號不變，但是大部分甚至是全部的字體都變成了不符合規(guī)定的其它字體。

根據(jù)國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略和我國電子政務(wù)建設(shè)的總體目標(biāo)，以后地稅部門與其他政府部門甚至是社會公眾之間的工作聯(lián)系應(yīng)該最大限度地利用信息技術(shù)通過網(wǎng)絡(luò)來完成。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和辦公自動化技術(shù)在各行各業(yè)的普及推廣，用于編輯制作電子公文的新軟件、新技術(shù)將不斷增多，各級各部門根據(jù)自身的工作特點(diǎn)和要求可以選擇不同的軟件、技術(shù)制作電子公文，因此，地稅部門與外部之間工作聯(lián)系涉及到的電子公文的格式和種類將進(jìn)一步增加，例如企業(yè)辦理申請享受稅收優(yōu)惠待遇手續(xù)時附送的財務(wù)會計資料、產(chǎn)品技術(shù)說明資料等的電子文檔的文件格式就比較多。由此可見，OA軟件的兼容性問題已成為其進(jìn)一步擴(kuò)大和深入推廣應(yīng)用的最大障礙。

摘要:行政公文文種有很多,有些文種的意義和性質(zhì)很相似,因此有必要對公文文種的選擇進(jìn)行探討,這有利于我們正確地使用公文文種。文章對常見的文種選用過程中出現(xiàn)的錯誤進(jìn)行了剖析,進(jìn)而提出了正確選用公文文種應(yīng)該參考的標(biāo)準(zhǔn),目的就是能使讀者在實(shí)際工作中對如何正確選用公文文種有所借鑒。

關(guān)鍵詞:行政公文;文種;錯誤類型

公文是在管理國家機(jī)關(guān)政務(wù)和企業(yè)、事業(yè)單位事務(wù)過程中形成和使用的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書,是制定與政策法令,傳達(dá)方針政策與意圖,部署、指導(dǎo)、商洽與報告工作,交流工作經(jīng)驗和情況,記錄工作活動的書面文字工具,因此,它在國家政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事和科學(xué)活動中起著不可替代的作用。劉勰在《文心雕龍》中所說“章表奏議,經(jīng)國之樞機(jī)”就直接指明了公文在治理國政方面所起的紐帶和關(guān)鍵的巨大作用。

公文的文種有很多。它包括上級政策指令性文件、法令性文件、對有關(guān)問題的批復(fù)等;有本單位工作中形成的工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、統(tǒng)計報表、領(lǐng)導(dǎo)的講話稿、會議紀(jì)要、電話記錄、收發(fā)文登記冊等;有下屬機(jī)關(guān)或單位送來的工作報告、請示、情況反映等。因此,有必要對現(xiàn)在使用的公文文種按照實(shí)際需要和一定的標(biāo)準(zhǔn),劃定每一公文的種類的適用范圍,有利于我們正確認(rèn)識和選擇文種,以免錯用和混用;有利于提高公文寫作的質(zhì)量和規(guī)范化;有利于提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)和公文處理的效率;還有利于公文的立卷歸檔和科學(xué)管理。

新中國成立后,黨和國家歷來十分重視公文文種的劃分和公文處理工作,并就公文處理問題多次下文進(jìn)行修改和強(qiáng)調(diào),因此,弄清公文種類的范圍、明白確定公文文種的意義、掌握選用公文文種的方法十分重要。

從公文的適用范圍分,可以把公文劃分為通用公文和專用公文兩大類。通用公文是指在黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和企事業(yè)單位中普遍使用的、規(guī)范化的公文。我國現(xiàn)行通用公文一般專指2000年中華人民共和國國務(wù)院辦公廳(修訂)的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的我國各級行政機(jī)關(guān)使用的公文文種有命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等共十二類十三種。另外,1996年5月中共中央辦公廳印發(fā)了《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》,規(guī)定中國共產(chǎn)黨各級各類機(jī)關(guān)使用的公文文種有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要等文種。綜合上述規(guī)定,我國現(xiàn)行各級各類黨政機(jī)關(guān)單位通用公務(wù)文書的主要文種歸納起來共十八種,它們是命令(令)、公報、公告、通告、決定、決議、指示、意見、條例、規(guī)定、議案、報告、請示、批復(fù)、通知、通報、會議紀(jì)要、函。它們的特點(diǎn)是具有統(tǒng)一的名稱、格式和使用方法。專用公文是指在一定工作部門和特殊專業(yè)業(yè)務(wù)范圍所使用各種專業(yè)文書,如外交文書、司法文書、軍事文書、計劃文書、統(tǒng)計文書、財會文書、科技文書等。每一種專用文書還各有許多具有專業(yè)特色的文書名稱,如外交文書有照會、國書、外交函件、備忘錄、議定書、外交公報等。其特點(diǎn)是專業(yè)性強(qiáng),文種繁多。因此,在本文中,我們只討論我國現(xiàn)行的通用公文的名稱的劃定和使用。

摘要

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的高度發(fā)展，傳統(tǒng)的以字符為主題的信息傳播形式已不再滿足需要?；赪eb的辦公系統(tǒng)顯得越來越必要。本系統(tǒng)正是為了滿足這樣的需求而設(shè)計開發(fā)的。程序在VisualStudio2003平臺下使用編程語言，數(shù)據(jù)庫使用SQLSERVER2000。

本公文系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了公文處理的自動化流轉(zhuǎn)，包括公文起草、已發(fā)公文、待辦公文、已辦公文、公文委托、流程監(jiān)控以及類別定制。系統(tǒng)完成了創(chuàng)建公文流的路徑；起草的公文能按照已創(chuàng)建的公文流路徑流轉(zhuǎn)；能對其起草的公文進(jìn)行統(tǒng)計及實(shí)時的監(jiān)控；能夠查看自己審批過的公文；能委托其他人代自己審批公文；能夠添加、維護(hù)人員信息。

關(guān)鍵詞：公文管理系統(tǒng)；B/S模式；；SQLSERVER

1引言

隨著行政機(jī)關(guān)、公司企業(yè)公文電子化工作的進(jìn)一步展開，電子化公文管理成為政府機(jī)關(guān)和公司企業(yè)的一個戰(zhàn)略性課題，但當(dāng)前公文管理技術(shù)與標(biāo)準(zhǔn)還不夠成熟，為了進(jìn)一步推動政府信息化的建設(shè)，必須進(jìn)一步研究開發(fā)適應(yīng)新時代的基于Internet的公文管理系統(tǒng)，以提高公文辦理效率，提升政府和公司績效。

【摘要】行政公文文種有很多，有些文種的意義和性質(zhì)很相似，因此有必要對公文文種的選擇進(jìn)行探討，這有利于我們正確地使用公文文種。文章對常見的文種選用過程中出現(xiàn)的錯誤進(jìn)行了剖析，進(jìn)而提出了正確選用公文文種應(yīng)該參考的標(biāo)準(zhǔn)，目的就是能使讀者在實(shí)際工作中對如何正確選用公文文種有所借鑒。

【關(guān)鍵詞】行政公文；文種；錯誤類型

公文是在管理國家機(jī)關(guān)政務(wù)和企業(yè)、事業(yè)單位事務(wù)過程中形成和使用的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是制定與政策法令，傳達(dá)方針政策與意圖，部署、指導(dǎo)、商洽與報告工作，交流工作經(jīng)驗和情況，記錄工作活動的書面文字工具，因此，它在國家政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事和科學(xué)活動中起著不可替代的作用。劉勰在《文心雕龍》中所說“章表奏議，經(jīng)國之樞機(jī)”就直接指明了公文在治理國政方面所起的紐帶和關(guān)鍵的巨大作用。

公文的文種有很多。它包括上級政策指令性文件、法令性文件、對有關(guān)問題的批復(fù)等；有本單位工作中形成的工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、統(tǒng)計報表、領(lǐng)導(dǎo)的講話稿、會議紀(jì)要、電話記錄、收發(fā)文登記冊等；有下屬機(jī)關(guān)或單位送來的工作報告、請示、情況反映等。因此，有必要對現(xiàn)在使用的公文文種按照實(shí)際需要和一定的標(biāo)準(zhǔn)，劃定每一公文的種類的適用范圍，有利于我們正確認(rèn)識和選擇文種，以免錯用和混用；有利于提高公文寫作的質(zhì)量和規(guī)范化；有利于提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)和公文處理的效率；還有利于公文的立卷歸檔和科學(xué)管理。

新中國成立后，黨和國家歷來十分重視公文文種的劃分和公文處理工作，并就公文處理問題多次下文進(jìn)行修改和強(qiáng)調(diào)，因此，弄清公文種類的范圍、明白確定公文文種的意義、掌握選用公文文種的方法十分重要。

從公文的適用范圍分，可以把公文劃分為通用公文和專用公文兩大類。通用公文是指在黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和企事業(yè)單位中普遍使用的、規(guī)范化的公文。我國現(xiàn)行通用公文一般專指2000年中華人民共和國國務(wù)院辦公廳（修訂）的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的我國各級行政機(jī)關(guān)使用的公文文種有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等共十二類十三種。另外，1996年5月中共中央辦公廳印發(fā)了《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》，規(guī)定中國共產(chǎn)黨各級各類機(jī)關(guān)使用的公文文種有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要等文種。綜合上述規(guī)定，我國現(xiàn)行各級各類黨政機(jī)關(guān)單位通用公務(wù)文書的主要文種歸納起來共十八種，它們是命令（令）、公報、公告、通告、決定、決議、指示、意見、條例、規(guī)定、議案、報告、請示、批復(fù)、通知、通報、會議紀(jì)要、函。它們的特點(diǎn)是具有統(tǒng)一的名稱、格式和使用方法。專用公文是指在一定工作部門和特殊專業(yè)業(yè)務(wù)范圍所使用各種專業(yè)文書，如外交文書、司法文書、軍事文書、計劃文書、統(tǒng)計文書、財會文書、科技文書等。每一種專用文書還各有許多具有專業(yè)特色的文書名稱，如外交文書有照會、國書、外交函件、備忘錄、議定書、外交公報等。其特點(diǎn)是專業(yè)性強(qiáng)，文種繁多。因此，在本文中，我們只討論我國現(xiàn)行的通用公文的名稱的劃定和使用。

【摘要】行政公文文種有很多，有些文種的意義和性質(zhì)很相似，因此有必要對公文文種的選擇進(jìn)行探討，這有利于我們正確地使用公文文種。文章對常見的文種選用過程中出現(xiàn)的錯誤進(jìn)行了剖析，進(jìn)而提出了正確選用公文文種應(yīng)該參考的標(biāo)準(zhǔn)，目的就是能使讀者在實(shí)際工作中對如何正確選用公文文種有所借鑒。

【關(guān)鍵詞】行政公文；文種；錯誤類型

公文是在管理國家機(jī)關(guān)政務(wù)和企業(yè)、事業(yè)單位事務(wù)過程中形成和使用的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是制定與政策法令，傳達(dá)方針政策與意圖，部署、指導(dǎo)、商洽與報告工作，交流工作經(jīng)驗和情況，記錄工作活動的書面文字工具，因此，它在國家政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事和科學(xué)活動中起著不可替代的作用。劉勰在《文心雕龍》中所說“章表奏議，經(jīng)國之樞機(jī)”就直接指明了公文在治理國政方面所起的紐帶和關(guān)鍵的巨大作用。

公文的文種有很多。它包括上級政策指令性文件、法令性文件、對有關(guān)問題的批復(fù)等；有本單位工作中形成的工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、統(tǒng)計報表、領(lǐng)導(dǎo)的講話稿、會議紀(jì)要、電話記錄、收發(fā)文登記冊等；有下屬機(jī)關(guān)或單位送來的工作報告、請示、情況反映等。因此，有必要對現(xiàn)在使用的公文文種按照實(shí)際需要和一定的標(biāo)準(zhǔn)，劃定每一公文的種類的適用范圍，有利于我們正確認(rèn)識和選擇文種，以免錯用和混用；有利于提高公文寫作的質(zhì)量和規(guī)范化；有利于提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)和公文處理的效率；還有利于公文的立卷歸檔和科學(xué)管理。

新中國成立后，黨和國家歷來十分重視公文文種的劃分和公文處理工作，并就公文處理問題多次下文進(jìn)行修改和強(qiáng)調(diào)，因此，弄清公文種類的范圍、明白確定公文文種的意義、掌握選用公文文種的方法十分重要。

從公文的適用范圍分，可以把公文劃分為通用公文和專用公文兩大類。通用公文是指在黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和企事業(yè)單位中普遍使用的、規(guī)范化的公文。我國現(xiàn)行通用公文一般專指2000年中華人民共和國國務(wù)院辦公廳（修訂）的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的我國各級行政機(jī)關(guān)使用的公文文種有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等共十二類十三種。另外，1996年5月中共中央辦公廳印發(fā)了《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》，規(guī)定中國共產(chǎn)黨各級各類機(jī)關(guān)使用的公文文種有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要等文種。綜合上述規(guī)定，我國現(xiàn)行各級各類黨政機(jī)關(guān)單位通用公務(wù)文書的主要文種歸納起來共十八種，它們是命令（令）、公報、公告、通告、決定、決議、指示、意見、條例、規(guī)定、議案、報告、請示、批復(fù)、通知、通報、會議紀(jì)要、函。它們的特點(diǎn)是具有統(tǒng)一的名稱、格式和使用方法。專用公文是指在一定工作部門和特殊專業(yè)業(yè)務(wù)范圍所使用各種專業(yè)文書，如外交文書、司法文書、軍事文書、計劃文書、統(tǒng)計文書、財會文書、科技文書等。每一種專用文書還各有許多具有專業(yè)特色的文書名稱，如外交文書有照會、國書、外交函件、備忘錄、議定書、外交公報等。其特點(diǎn)是專業(yè)性強(qiáng)，文種繁多。因此，在本文中，我們只討論我國現(xiàn)行的通用公文的名稱的劃定和使用。

【摘要】行政公文文種有很多，有些文種的意義和性質(zhì)很相似，因此有必要對公文文種的選擇進(jìn)行探討，這有利于我們正確地使用公文文種。文章對常見的文種選用過程中出現(xiàn)的錯誤進(jìn)行了剖析，進(jìn)而提出了正確選用公文文種應(yīng)該參考的標(biāo)準(zhǔn)，目的就是能使讀者在實(shí)際工作中對如何正確選用公文文種有所借鑒。

【關(guān)鍵詞】行政公文；文種；錯誤類型

公文是在管理國家機(jī)關(guān)政務(wù)和企業(yè)、事業(yè)單位事務(wù)過程中形成和使用的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是制定與政策法令，傳達(dá)方針政策與意圖，部署、指導(dǎo)、商洽與報告工作，交流工作經(jīng)驗和情況，記錄工作活動的書面文字工具，因此，它在國家政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事和科學(xué)活動中起著不可替代的作用。劉勰在《文心雕龍》中所說“章表奏議，經(jīng)國之樞機(jī)”就直接指明了公文在治理國政方面所起的紐帶和關(guān)鍵的巨大作用。

公文的文種有很多。它包括上級政策指令性文件、法令性文件、對有關(guān)問題的批復(fù)等；有本單位工作中形成的工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、統(tǒng)計報表、領(lǐng)導(dǎo)的講話稿、會議紀(jì)要、電話記錄、收發(fā)文登記冊等；有下屬機(jī)關(guān)或單位送來的工作報告、請示、情況反映等。因此，有必要對現(xiàn)在使用的公文文種按照實(shí)際需要和一定的標(biāo)準(zhǔn)，劃定每一公文的種類的適用范圍，有利于我們正確認(rèn)識和選擇文種，以免錯用和混用；有利于提高公文寫作的質(zhì)量和規(guī)范化；有利于提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)和公文處理的效率；還有利于公文的立卷歸檔和科學(xué)管理。

新中國成立后，黨和國家歷來十分重視公文文種的劃分和公文處理工作，并就公文處理問題多次下文進(jìn)行修改和強(qiáng)調(diào)，因此，弄清公文種類的范圍、明白確定公文文種的意義、掌握選用公文文種的方法十分重要。

從公文的適用范圍分，可以把公文劃分為通用公文和專用公文兩大類。通用公文是指在黨政機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體和企事業(yè)單位中普遍使用的、規(guī)范化的公文。我國現(xiàn)行通用公文一般專指2000年中華人民共和國國務(wù)院辦公廳（修訂）的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的我國各級行政機(jī)關(guān)使用的公文文種有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等共十二類十三種。另外，1996年5月中共中央辦公廳印發(fā)了《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》，規(guī)定中國共產(chǎn)黨各級各類機(jī)關(guān)使用的公文文種有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要等文種。綜合上述規(guī)定，我國現(xiàn)行各級各類黨政機(jī)關(guān)單位通用公務(wù)文書的主要文種歸納起來共十八種，它們是命令（令）、公報、公告、通告、決定、決議、指示、意見、條例、規(guī)定、議案、報告、請示、批復(fù)、通知、通報、會議紀(jì)要、函。它們的特點(diǎn)是具有統(tǒng)一的名稱、格式和使用方法。專用公文是指在一定工作部門和特殊專業(yè)業(yè)務(wù)范圍所使用各種專業(yè)文書，如外交文書、司法文書、軍事文書、計劃文書、統(tǒng)計文書、財會文書、科技文書等。每一種專用文書還各有許多具有專業(yè)特色的文書名稱，如外交文書有照會、國書、外交函件、備忘錄、議定書、外交公報等。其特點(diǎn)是專業(yè)性強(qiáng)，文種繁多。因此，在本文中，我們只討論我國現(xiàn)行的通用公文的名稱的劃定和使用。