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摘要：當前檔案工作重點已經逐步從線下轉為線上，而基層部門普遍存在經費缺乏及檔案管理人員不足的情況，在此種情況下，svn作為免費軟件很適合基層部門用于電子檔案管理。本文即探究了基層部門電子檔案管理的缺陷及利用SVN開展檔案管理的優勢所在。

關鍵詞：SVN；電子檔案；檔案管理

從民辦高校基層兼職檔案員的角度來說，由于受到學校經費及工作條件的限制，專業的檔案管理軟件雖然針對性強但價格也比較昂貴，基層部門因受到預算限制，根本無法專門配置。學校雖有類似統一的平臺，功能卻無法滿足實際需求。考慮到這些情況，筆者認為可依托信息專業優勢，采用免費的TortoiseSVN軟件對部門所轄全部電子檔案進行分類、分組、分權限的管理。

一、基層部門日常電子檔案管理中存在的問題

（一）工作重視程度較低。民辦學校基層部門重點關注教學及學生事務，對檔案工作重視度較低，缺乏專職檔案管理人員，各個崗位負責檔案工作的人員均為兼職檔案員，不但負責檔案相關工作，同時還有大量其他崗位的業務，且檔案專業水平不夠、專業意識不強，在電子檔案收集的各個環節，都有許多不足之處和疏漏。（二）收集困難。基層兼職檔案員由于還有很多其他工作，收集電子檔案很難作為日常工作開展，僅能夠按學校統一要求時間節點按學期或學年定期收集，而非實時收集或按項目進行情況收集，時間上的差距和負責人員的崗位變動與調整，非常容易造成電子檔案材料的流失。（三）不能規范化儲存。由于基層部門沒有專門用于檔案管理的電腦，用來儲存檔案的辦公電腦在存儲檔案的同時還要進行其他辦公操作，移動硬盤也沒有任何加密、分級管理等措施。像這樣檔案沒有專業人員管理，更無專業檔案管理軟件進行利用，對檔案的保存和安全都很不利，并且無法進行實時的共享，需要查閱檔案時，需要有專人去查詢，不便利的使用方式，大幅度降低檔案使用率。（四）電子責任歸屬不明確。普通電腦存儲的電子文件，直接用辦公軟件打開，而這些軟件都不具備版本回溯功能和使用人記錄功能，無法查詢使用人，安全性不足，使用人可以任意篡改，甚至刪除，一旦發生問題無法責任到人，因而存在嚴重的檔案安全隱患。（五）檔案信息壁壘嚴重。目前電子檔案主要存儲在部門兼職檔案員或相應工作經辦人處，并不直接對所有員工開放，普遍存在信息不流通、數據不一致等問題。一旦兼職檔案員不及時跟進每一項重點工作的進展，積極收集相關文檔、照片等材料，就會出現檔案材料特別是照片檔案的缺失。

二、利用SVN服務器進行檔案管理的優勢

（一）SVN服務器工作原理。SVN服務器是一個免費開源系統，最初是用做軟件開發代碼管理所用，此系統的核心是倉庫，類似于檔案管理倉庫，包括文件和目錄，它不但是一個文件存儲服務器，還可以記錄所存儲文件的上傳下載及改動，并且可設置相應用戶及用戶組權限，其他人也可以通過網絡訪問SVN服務器進行文件的共享。（二）SVN服務器在檔案管理中的應用原理。SVN管理軟件雖然主要用于軟件版本控制，但工作形式很適合基層部門管理檔案及利用檔案，首先由系統管理員搭建好服務器，并預設好分類目錄，檔案管理人員及全體員工電腦安裝客戶端，登陸服務器地址，就可以隨時且方便地上傳、更新各類檔案。部門檔案管理人員可定期查看及整理檔案內容，按學校要求定期向學校檔案室提交相應檔案歸檔。部門非涉密檔案相關文件夾向全體員工開放權限，方便大家隨時上傳或查閱文件材料。無需購買專業檔案管理軟件，減少經費壓力，整體架構簡單直觀。筆者所在部門在近兩年的使用過程中，發現全部檔案材料中利用率最高的是各類統計數據材料、制式表格、電子照片及視頻等方面的檔案。利用這種形式管理檔案，在日常工作的多個方面均獲得了很好的成效。

三、利用SVN管理電子檔案的實際操作

（一）SVN服務器設置。布置一臺安裝SVN軟件的服務器，搭建SVN檔案目錄架構，使用人員在自有電腦上安裝SVN客戶端，通過校園網訪問SVN服務器。（二）檔案目錄建設。根據教學檔案目錄及部門自有需求進行檔案目錄搭建，主要包括教學檔案、部門檔案、特殊項目、共享資源四大部分。提前設置好目錄后，導入SVN系統。（三）用戶組建設。創建用戶，以教職員工的員工號為唯一賬號，每位員工均有相對應的賬號，確保使用者范圍，避免重要內部檔案產生泄露風險；每個部門設立一個分組，每個部門的兼職檔案員設立專組，分院檔案員負責全部分組及權限的維護。（四）用戶權限管理。系統設置系統管理員、總管理員及普通用戶三種類別，系統管理員有創建文件目錄、刪除文件目錄、修改文件目錄等權限，總管理員有創建人員及小組、修改人員及小組、刪除人員及小組的權限，普通用戶組按每個員工所負責工作分工的不同，對應不同的檔案文件目錄，由總管理員設置不同權限，包括不可讀、只讀、讀寫權限。其中，只讀用戶組僅能下載文件，不能上傳文件，而不可讀權限用戶組，則不提供路徑顯示，能夠更好地確保檔案材料的安全性，全體員工有除保密文件外其他教學檔案的只讀權限，每個部門所屬成員，分別對應相應的基礎檔案目錄及部門目錄權限，如本部門專屬目錄權限、共享資源目錄等目錄的讀寫權限。（五）用戶使用情況。通過知識管理共享平臺SVN的部署與應用，支撐了分院的知識管理與檔案管理的全面信息化。目前，分院全部教學檔案、歷屆畢業設計資料、學生課外活動講座統計、教師獲獎情況、教師發展活動支撐材料、工程教育認證材料，常用表格、圖片、視頻信息及其他分院重要資料等已完成了信息化的管理。所有內容分類、分年度、分學期、分組進行管理和共享使用。部門員工及所屬科室，均有SVN賬號，正常使用，新入職員工一周內完成新賬號開設，離職員工離職當日注銷賬號。

四、SVN使用中的優點及缺點

（一）優點。一是檔案上傳下載方便，管理方便，使用方法簡單，推廣容易。二是備份方便，節省個人電腦硬盤空間。三是集中式管理、可分組、可根據需求設置權限，安全性較高。四是軟件免費，無需購買。（二）缺點。一是校外使用不便。必須登錄內網才能查看檔案內容，校外則必須另外使用vpn賬號，用于接入內網，并且上傳下載速度緩慢。二是無法隨時、便捷地對檔案詳細數據進行統計，如檔案文件的下載、使用數量、更新情況等。三是所有文件都要通過服務器同步，這會導致服務器性能要求比較高，如果服務器宕機則無法提交。多人同時操作易造成網絡擁堵，下載緩慢，且容易報錯。四是服務器占用存儲空間大，需要配置大容量電腦作為服務器。五是系統不能自動定期備份，需人工手動備份。隨著數字化進程的全面推進，基層部門的檔案管理數字化也將是檔案工作的未來發展方向，民辦高校基層部門檔案管理也將會克服困難，利用多種手段，利用信息化方式，在有限的條件下努力做好電子檔案的管理與利用。

參考文獻：

[1]金財財.民辦高校檔案信息化現狀及初期建設探討[J].蘭臺內外,2020(36):59-60.

[2]錢悅.電子檔案管理系統開發中的關鍵因素分析[J].辦公室業務,2020(19):86-87.

作者：曹樂樂 單位：西安歐亞學院