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電子公文文檔一體化業務流程包括電子公文的交換（收發文）、歸檔和移交三個節點，是電子公文文檔一體化業務流程中的三個關鍵點，涉及到不同的辦公系統（OA）之間、辦公系統和檔案室檔案管理系統之間、檔案室檔案管理系統和檔案館檔案管理系統之間的數據交換，三者之間能否正常交換數據，直接影響電子公文全程管理的業務數據流的是否暢通。筆者根據張家港市數字檔案館建設過程中的經驗，提出以下解決方案：

一、電子公文歸檔解決方案

在項目建設過程中提供電子公文歸檔接口，實現集中式檔案室管理系統和分布式檔案管理系統，兩個檔案管理系統與市集中式OA系統的對接，可以對OA系統產生的歸檔數據實時進行采集、歸檔和管理。張家港市現有的“張家港市政府集中式OA系統部署在黨政網上。集中式檔案室管理系統預留和現有的“張家港市政府集中式OA系統”的接口，通過“推”和“拉”兩種方式解決OA系統中生成的電子文件的歸檔問題。

1）“推”式：由張家港市政府集中式OA系統按照電子文件歸檔接口標準的規范導出歸檔數據，集中式檔案室管理系統應當具備接收、導入、檢查和信息反饋等功能。

2）“拉”式：由張家港市政府集中式OA系統提供開放的數據結構、訪問接口，集中式檔案室管理系統應當具備從OA系統中抓取擬歸檔電子文件數據的功能。這種方式適合OA系統的開發商還在，并且能夠提供技術支持的情況。我們采用了“接口調用”的方式，即由OA開發商提供本系統調用的數據歸檔接口（比如WebService接口），本系統通過調用該接口獲取歸檔數據。示意圖如圖二所示（以WebService接口為例）。

二、異構系統的數據交換解決方案

數字檔案館的多個子系統間以及與其他系統間存在數據交換的需求，比如：檔案館業務管理系統與市檔案局現有檔案系統之間的數據交換；集中式檔案室系統和現有OA系統之間的數據交換；檔案館業務管理系統和電子文件中心系統之間的數據交換；檔案信息資源利用平臺和門戶網站之間的數據交換（公開檔案信息的）；等等。系統應充分提供和預留相應接口，以滿足系統的認證、二次開發、各系統間無縫銜接、以及檔案館內部數據交換的需求。歸納起來，綜合檔案業務管理軟件包括不同系統、不同網域兩種方式的數據交換：

1）不同系統：主要是指網絡物理連通情況下兩兩系統之間的數據交換。比如集中式檔案室管理系統與辦公自動化系統之間存在數據交換；

2）不同網域：這種情況下有可能網絡單向連通或者不連通。

黨政網鑒定開放的檔案信息需要到因特網上，電子文件中心和檔案館業務管理系統之間的數據交換；下面分別針對這兩種情況提出解決思路。

1）不同系統：這種數據交換方式適用于同一網絡或者物理連通的兩個網域下兩個可以互訪的應用系統間的數據交換，主要是OA系統與集中式檔案室之間的數據交換。這種數據交換的實現原理已經在第一部分闡述。

2）不同網域：不同網域一般為物理隔離（或者單向隔離）的兩個網域之間的數據交換，比如因特網和局域網之間的交換。數據交換過程描述如下：首先分別針對數據交換雙方的要求制定的接口標準，并完成XML標準數據接口設計，對外提供統一的接口，兩系統之間的數據交換遵循此標準；設置中間數據承載媒體（中間數據服務器或光盤、磁盤、硬盤等存儲載體），用以存放導出的數據，作為數據交換的過渡；當一個系統需要讀取另一個系統的數據時，必須首先將中間數據承載媒體連接到需要導出數據的服務器上，利用數據導出工具導出XML標準數據接口文件，將這些數據文件保存在中間數據承載媒體上，作為交換的數據；在某一約定的時間下，可以將中間數據承載媒體連接到需要導入數據的服務器上，利用數據導入工具導入XML標準數據接口文件，并將數據內容轉存到自己的數據庫中；通過上述步驟就可以完成兩個系統間的數據脫機交換過程。

在大力建設電子政務的今天，異構系統電子公文歸檔與數據交換必不可少，上述方案還有待進一步完善，使之更好地滿足要求，實現政府文檔一體化的建設目標。