導語：淺析電子表格的功能一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1.電子表格數據的輸入和編輯功能

在電子表格的單元格中可以輸入的對象，主要是普通文本、數字、日期時間以及邏輯值等各種類型的數據，通常進行的是用戶直接輸入，就是用戶直接將單元格數據輸入到電子表格中，在數據輸入中，也可以采用記憶式輸入法，記憶式輸入法是指用戶在輸入單元格數據時，系統自動的根據用戶已經輸入過的數據提出建議，在進行單元格數據輸入時，如果鍵入的起始字符與該類的其他單元格中的數據的起始字符相符，電子表格會自動將符合的數據作為建議顯示出來，并將建議部分反白顯示，如果用戶接受建議，可以選擇“enter”鍵，建議的數據就會自動的輸入，如果不接受建議，可以直接輸入，不必理會提出的建議，這樣在一定程度上減輕了用戶的輸入工作，提高了做事效率。在辦公中，如果需要建立多張結構相同的電子表格，可以通過建立工作組，實現多張工作表中相同數據的快速輸入，電子表格在工作組中數據輸入的過程中也有著與眾不同的功能：如果工作組沒有輸入數據，而現在多張工作表需要輸入同樣的內容，只需要在保持在同一工作組的情況，對其中某一工作電子表格進行數據內容的輸入，就可以讓工作組中所有的電子表格擁有同樣的數據內容，如果其中一張電子表格已經輸入內容，則可以通過復制直接粘貼到工作組中的其他電子表格里，這就大大提高了辦公的工作效率；在輸入大量帶有零和小數位的數據的時候，通過電子表格中小數點自動定位的功能，讓小數點自動定位，可以提高數據的輸入效率；在輸入數據內容后，可以通過電子表格“數據有效性”的功能對輸入數據進行有效性的審核；在對電子表格中一些有規律的序列，可以通過電子表格自動填充的功能，將選中工作區的內容數據復制或數按照序列規則延伸到同行或是同列的其他單元格中。同時，電子表格還可以對單元格添加“批注”，對其中的數據或者其他對象進行解釋。

2.電子表格使用公式和函數的功能

公式是指使用運算符和函數，對工作表數據以及一些數據常量進行計算的方程式，電子表格對于函數和公示的利用，才能夠有著強大的數據處理能力，對公式和函數功能的應用是電子表格進行數據處理的基礎和核心。電子表格可以通過輸入公式和使用函數對電子表格的數據進行數學運算，還可以比較工作表數據或者合成文本，在電子表格的公式中，不但可以對常量進行計算，還可以引用同一工作表中的其他單元格、同一工作簿不同工作表中的單元格或者其他工作簿中的單元格，對電子表格中的數據進行計算。同時，電子表格也有一個容易被人忽視但卻有非常實用的小功能，那就是自動計算功能，如果想要了解單元格區域的和、平均值等計算結果，不需要輸入公式，可以使用電子表格中的自動計算功能，得到的數據既快速又有較高的正確性。

3.電子表格關于數據的排序的功能

電子表格除了上述介紹的兩種功能外，還提供了自動配需的功能，可以對數據按照數字順序、日期順序、拼音順序、筆畫排序進行排列，甚至可以按照用戶自動以的序列進行排序。電子表格的排序功能可以分為兩大類，一類是簡單的排序，另一類是復雜排序。簡單排序通過電子表格升序降序按鈕就可以對電子表格單元格中的數據進行排序；復雜排序則是使用工具按鈕對數字單個關鍵字或者說是電子表格中某一項內容進行排序，

4.電子表格篩選數據的功能

對于有些數據較大的辦公內容，往往需要從大量的數據中按照某種天劍對需要的數據記錄進行篩選，電子表格根據這一特點，還提供了自動篩選、自定義篩選和高級篩選的功能。通過自動篩選的功能，電子表格中的某個字段名的右邊便會出現篩選箭頭，此時便可以對數據或者內容進行各種方式的篩選；通過自定義篩選的功能，可以在自動篩選的狀況下自定義與兩個比較條件來篩選數據，得到自己想要的數據；如果對數據要進行更為詳盡的篩選，則可以用到電子表格高級篩選的功能，使用高級篩選的方式，即可以對單個列應用多個條件，也可以對多個列應用多個條件，從而篩選出特定值的記錄，還可以對于同一字段或者不同字段進行邏輯運算。

5.電子表格轉換成數據圖表的功能

電子表格有這一項重要的功能，那就是轉換成數據圖表的功能。通過對電子表格中數據和內容的分析，可以將電子表格轉化為數據圖表，數據圖表可以分為柱形圖、條形圖、折線圖、餅圖四大類，通過將電子表格轉化為柱形圖表的功能，我們可以很清晰的知道某段時間內數據的變化，或者比較各數據項之間的差異；通過將電子表格轉化為條形圖表的功能，我們也可以得到各數據之間的比較；通過將電子表格轉化為折線圖表的功能，我們可以很快的了解各數據隨著時間而發生變化的趨勢情況；通過將電子表格轉化為餅圖的功能，我們可以輕而易舉的得到組成數據系列的各數據列與數據列綜合的比例。

6.電子表格數據分類匯總的功能

匯總是指對數據庫中的某列數據做清河、求平均值等計算，分類匯總是根據電子表格中的某一列數據將所有的記錄分類，然后對每一類記錄進行分別匯總。電子表格可以通過計算單元格中數據的分類匯總和總計值來自動匯總數據，通過分類匯總的功能，可以從大量的數據信息中按照某種特殊的需要提出有效的信息，分類匯總主要有三種匯總方式，一種是利用函數進行數據匯總，一種是利用數據表格進行分類匯總，另一個是通過多工作表數據進行合并計算。

7.電子表格透視分析的功能

數據透視表是一種特殊的交互式匯總的電子表格，是一種對大量數據進行快速匯總和建立交叉列表的動態工作表，也是一種使用起來非常方便的分析手段，用戶可以通過旋轉其行或列以查看對源數據的不同匯總，還可以通過顯示不同的頁來篩選數據。數據透視表這一種電子表格可以將雜亂無章的明細數據按各種方式進行匯總、篩選，從而使用戶直觀的查看到各種有意義的信息，可以通過數據透視表，這個形象生動的圖標，制造不同格式的數據透視報告。

本文作者:李潔工作單位:淮陰工學院