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1完善監(jiān)管機制對于企業(yè)物資采購管理工作至關重要

隨著市場經濟的快速變化，迫切需要降低和完善企業(yè)運營所需要的成本，以此提高企業(yè)的綜合效率。另外，完善企業(yè)物資采購管理機制應該向國際化的先進水平看齊。改革開放以來國內經濟快速發(fā)展，并且中國也于2001年加入WTO組織，標志著我國的經濟發(fā)展已經踏出國門，走向世界。隨著政府與各個國家的接觸增多，企業(yè)的物資采購管理行為也逐步受到了國際化標準的影響，并且二者有融合的趨勢。為了進一步使企業(yè)的物資采購管理在國際化的大背景下能夠更加順利，完善原有的企業(yè)物資采購管理機制已經成了不可逆轉的潮流。目前，我國現有的企業(yè)物資采購管理制度仍然沿用20世紀70年代的模式，隨著經濟形勢日新月異，原來的管理制度已經出現了各種各樣的漏洞，不足以再支持企業(yè)物資采購管理部門的需要，且在這樣的環(huán)境下，負責物資采購管理的員工也容易發(fā)生腐敗行為。因此在這樣的前提下，我國應該加快相關管理制度的完善，并且修補現有的漏洞，防止不良行為的發(fā)生。

2物資采購管理過程不透明、監(jiān)管不到位

2.1物資采購管理流程不規(guī)范

雖然我國已經制定了符合規(guī)定的物資采購管理流程，并規(guī)定采購單位必須接受財務、檢查、審計部門的嚴格審核和監(jiān)督。但是在實際操作過程中仍然存在執(zhí)行層面的困難，沒有得到全面地貫徹和落實。例如，采購的前期考察調研以及供應商的選擇都是由單獨一個部門完成的，這樣就存在很大的暗箱操作空間。執(zhí)行部門很可能為了回扣而不考慮所采購產品的質量。不能夠按照公平競爭的原則來進行采購，而且在采購商品以及承接會議的時候也是找有關系的單位或公司，致使產品質量普遍較差且價格又很高。價格和數量都不能很好地控制，造成采購經費偏高。最后在產品使用過程中一旦出現質量問題，由于采購部門收受大量的公司回扣致使其無法找公司進行返修，造成企業(yè)的經濟損失。

2.2企業(yè)物資采購預算不同步

企業(yè)物資采購的預算編制往往在時間上滯后于實際需求。導致資金投入之后收效甚微，效率低下。目前，由于多數企業(yè)采購預算并未單獨地進行審計和分析，財政預算編制表也通常比較粗糙，支出費用沒能夠十分詳細地記錄在案。導致企業(yè)物資管理工作很難有一個精準的把握，不能夠有預見性地規(guī)劃下一年的預算工作。物資采購工作永遠處在一種被動的狀態(tài)，因此也體現出了物資采購工作在執(zhí)行過程中往往存在隨意性、臨時性、突擊性等特點，并且存在年底集中突擊進行采購的現象。同時，在部分企業(yè)還存在采購資金不足的情況下，工作也僅僅局限在企業(yè)的平時收據報銷上，這些企業(yè)對于市場信息極不敏感，并且由于對采購價格的不敏感，而多花了不少“冤枉錢”。這些現象往往是信息或是預算不同步造成的，這樣資源的利用效率就明顯下降。

2.3監(jiān)管體系“內部循環(huán)”

雖然多數企業(yè)已經有了較為完備的物資采購管理監(jiān)督制度，有主管部門、審計部門、監(jiān)督部門等監(jiān)管系統(tǒng)，但是大多數的監(jiān)管部門僅僅是貫穿在企業(yè)的內部進行監(jiān)督，即對物資采購部門監(jiān)督，并要求采購部門和采購單位互相監(jiān)督。這樣的內部循環(huán)監(jiān)督，雖然具備很強的靈活性但是監(jiān)督的效果卻不盡如人意。往往在采購的中間環(huán)節(jié)會發(fā)生腐敗問題。這樣就要求監(jiān)督管理人員應該在監(jiān)管和效率方面尋找一個管理的平衡。另外，在宏觀的實施策略方面，往往難以運行，各個監(jiān)管系統(tǒng)都相互獨對，相互不受制約，監(jiān)管的信息也就不同步、不透明。內部監(jiān)管也存在人情監(jiān)管，對于熟悉的部門或人員容易“睜一只眼閉一只眼”，上述種種都為腐敗孳生提供了溫床。因此在這樣的條件下就應該引入“外部監(jiān)督”機制，讓一個與體制內部沒有瓜葛的部門來進行監(jiān)督，必然能夠保證監(jiān)督的效率和質量。

2.4企業(yè)物資采購管理監(jiān)督機制的構建

2.4.1加強采購流程的管理

(1)市場經濟環(huán)境下，加強采購流程的管理是企業(yè)物資采購管理的重要手段，首先需要細化采購流程。一方面，要做好每一個環(huán)節(jié)的銜接和細節(jié)處理，對于采購的每一個環(huán)節(jié)都要指定專人負責。另一方面，要在符合法律法規(guī)的前提下，盡量地簡化工作流程，提高整體效率，防止有人利用煩瑣的規(guī)則來操縱采購結果。這樣也方便后期的審計以及財務管理工作。這樣的企業(yè)物資采購管理才更加的具有可操作性。同時，也應該注意各個環(huán)節(jié)的不斷細化，在采購文件的編制環(huán)節(jié)加強管理，對采購信息等一定要詳細審核，讓信息最開始就是真實透明的，然后在后期加強監(jiān)督管理，讓整個流程的信息都暢通無阻，保證整個流程的公平、公正、公開，杜絕暗箱操作的可能性。

(2)采購環(huán)節(jié)以及其他方面實施全方位的數字化管控。為了保證企業(yè)物資采購及相關環(huán)節(jié)的公開透明，可以引入數字化的監(jiān)控系統(tǒng)，這樣能夠最大限度地增加企業(yè)采購以及其他環(huán)節(jié)的透明度，另外，從實踐的角度出發(fā)，數字化管控系統(tǒng)應該由企業(yè)進行社會統(tǒng)一公開招標，并指定相關的管理方案，對設備供應商也要實施會員制管理，這樣才有資格將數字化監(jiān)控系統(tǒng)的供應商納入到工程投標環(huán)節(jié)。監(jiān)控系統(tǒng)的建設一旦建成，就將整個企業(yè)的物資采購管理環(huán)節(jié)納入到監(jiān)控之下，讓各方人員都在公開透明的環(huán)境下進行管理操作，杜絕不良現象的發(fā)生。

2.4.2加強審計部門的監(jiān)管力度

市場經濟條件下，企業(yè)應加強監(jiān)管機構對物資采購工作的監(jiān)督，堅決杜絕采購過程中徇私舞弊的現象。企業(yè)物資采購管理部門也要配合當地審計部門進行費用審計，并向企業(yè)領導人員及時反映采購進展情況。審計監(jiān)督管理的內容通常包括如下三個方面：一是采購預算的審計，包括按照采購預算進行的編制管理工作，在執(zhí)行過程中是否符合規(guī)定程序，是否嚴格執(zhí)行審計預算，在整個采購過程中是否能夠按照規(guī)定進行等。二是采購管理需要進行定期審計。包括預算單位能否對采購的物品進行詳盡的登記工作，會計記錄是否疏漏，預算單位對于采購的物品數量、質量是否完全知曉等。三是注重財產物資的保障工作，確保貨幣價值的最大化，對必要的財產物資保障進行必要的改善。企業(yè)要進行適當的效果性審計，保證物資部門的采購資金落到實處，量化非集中性的物資采購管理工作，同時，將大量的小額以及非流通性商品納入到采購審計范圍內。

2.4.3完善相關的配套機制

(1)做好采購報告和檢查制度報告的定期匯總工作，做好定期的工作匯報。采購是一種花費資金的行為，因此，必須進行嚴格的監(jiān)督管理，不僅要進行采購過程中的監(jiān)督，還要進行事前的規(guī)劃監(jiān)督、事后的匯報監(jiān)督，在采購結束后必須要對采購內容進行一個詳盡的工作總結。保證采購產品有第一手原始資料可以查詢，并且對于采購的每一個環(huán)節(jié)都要有據可查。要想做好上述內容，就必須要注意如下兩點：首先，企業(yè)相關部門應該設計一套符合本企業(yè)采購環(huán)境的管理制度。并且記錄好企業(yè)物資的采購賬單，用以輔助記賬工作，逐筆記錄采購過程中發(fā)生的每一件事，做好原始數據的記錄工作。其次，要定期上交匯總的采購記錄數據，方便監(jiān)管部門及時了解采購活動的進展情況，其中包括采購的具體單位、項目進展、采購形式、實際成交金額、中標投標時間以及各個供貨商的名稱等，為上級監(jiān)管部門提供必要的第一手檢查資料。

(2)不規(guī)范的監(jiān)督必然導致采購流程的不規(guī)范，招標文件在采納過程中，存在大量的不具體、不規(guī)范的操作，這些過程往往就是腐敗的高發(fā)區(qū)。企業(yè)大型采購活動必須要有合法的招標文件、采購信息報告、評估標準、采購分析報告、合同、驗收報告等，并且上述文件需要提前報備，企業(yè)物資采購部門也要按時定期地向上級財政部門匯報年度預算完成比率，確定物資采購的實際花費金額。而有關的財政審計部門應該根據定期匯總的報告進行針對性的檢查，確保重點項目的實際執(zhí)行情況良好。下級財政部門也應該根據當地的實際情況對采購內容的變動情況及時向上匯報，防止檢查過程中出現與實際情況不符。對于在檢查過程中發(fā)現問題的采購部門負責人要進行嚴肅處理，必要時移送司法機關。

3結語

綜上所述，由于現階段企業(yè)物資管理的不規(guī)范，造成了企業(yè)物資采購過程中出現了一系列不應該出現的浪費現象。出現的問題也嚴重影響了企業(yè)的工作效率以及正常運行，導致現如今的物資采購管理工作呈現一種病態(tài)的模式。因此，在市場經濟的條件下，應該針對國內現行的企業(yè)監(jiān)督體制進行一次全面的梳理工作，深入研究分析，發(fā)現問題所在，補足企業(yè)監(jiān)管制度管理上的不足和缺陷，加強監(jiān)督部門對于物資采購管理工作的監(jiān)督管理，為企業(yè)創(chuàng)造最大化的經濟利益。

作者:樓建設單位:浙江商業(yè)職業(yè)技術學院