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摘要：高職院校設備采購管理系統應包括計劃立項、技術需求審核、招標采購、合同訂立（加）、到貨驗收、入賬、付款、資料存檔等功能模塊，同時要以工作流程為基本構架構建系統，以問題為導向優化系統。設備采購管理系統應緊跟網絡信息技術潮流，熟練運用大數據，具備對數據進行自動收集和智能分析整理的能力，實現與上下游程序及智慧（數字化）校園中其他系統聯系對接的能力，系統自身需具有強大的可靠性和易擴展性。

關鍵詞：高職院校；設備采購；管理系統

2012年3月16日，教育部印發《關于全面提高高等教育質量的若干意見》（教高〔2012〕4號），要求加強實驗室、實習實訓基地、實踐教學共享平臺建設，重點建設一批國家級實驗教學示范中心、國家大學生校外實踐教育基地、高職實訓基地。新增生均撥款優先投入實踐育人工作，新增教學經費優先用于實踐教學。與普通高等院校相比，高職院校更側重于培養學生的動手能力，這意味著需要大量的教學實訓設備作為物質基礎，并且要求保持較高的更新頻率。以全國首家示范性高職院校——深圳職業技術學院為例，該校目前共有在校生23000多人，年均設備采購量穩步增長，2017年度預算達2.1億元，該校十三五規劃中明確提出生均設備值達到3.6萬元。未來幾年的設備采購任務非常重，建設專門的設備采購管理系統已經迫在眉睫。

一、建設設備采購管理系統的必要性

（一）進度要求。隨著形勢的發展，財政部門對年度計劃的付款時間要求越來越緊，一般都是要求在當年年底完成，所以從計劃下達到完成付款只有7、8個月的時間，時間緊，任務重，還必須符合各項采購法規和政策規定，這對采購管理工作提出了很高的要求。設備采購工作必須提高工作質量和效率，以保證按時保質完成付款任務。（二）監管要求。設備采購工作涉及大量的財政經費支出，必須對儀器設備采購環節進行全過程、實質性監督，不斷完善監督機制和手段，避免出現監督盲區[1]。各級紀檢監察部門對設備采購的規范性要求越來越高，所有的流程和環節都必須符合采購監管政策的規定，做到公正、公開和公平，同時做好資料（紙質和電子）的存檔工作，使得設備采購工作的每一步都要有據可查。（三）協作要求。高職院校的設備采購流程比較復雜，有多個部門參與，各負其責，分段管理。一體化采購管理系統的搭建，能夠讓每個部門隨時了解設備購置的進展，部門之間可以相互提醒、監督、協同工作，確保采購管理流程中不出現盲點、漏洞，提高管理水平、工作效率[2]。其中，設備申購部門負責設備的計劃立項、技術需求的編寫、招投標過程的參與（預算5萬元以下項目自行采購）、供貨合同起草以及到貨技術驗收等流程；設備職能部門負責匯總學校各部門上報的設備購置計劃并進行論證、到貨實物校驗、入賬等工作流程；招標部門負責審核技術需求文件、編寫招標文件、選擇采購（招標）方式、組織和監督校內自行采購項目的招標采購工作、審核供貨合同、付款審批等流程；財務部門負責根據入庫單、發票、審批結果等資料，采取校內撥付或上交政府財政部門等方式完成付款；學校監察部門對設備采購的全過程實行監督，具體負責采購合同蓋章及監管。

二、高職院校設備采購管理現狀

（一）操作模式。目前許多高校的設備采購管理工作還處于手工或半手工操作的傳統模式，工作效率及質量有待提高，采購項目負責人需要經過所在部門領導、設備職能部門、招標部門、監察部門和財務部門等多個單位的審批，疲于奔命。（二）資料保管。各種材料的傳遞及保管以電子郵件和紙質材料為主，不利于長期保存，若發現問題無法及時反饋，翻查資料時往往費時費力，影響效率。同時，使用紙質資料審批難以確定各環節具體的流通及審核時間，責任無法劃分。（三）工作效率。設備職能部門人手有限，一個負責人往往需要負責幾個部門，對應50~60個以上的采購項目，單憑手工操作難免遺漏，導致文件資料、操作流程及時間等難以復查，各個工作流程缺乏提醒及督辦功能，容易出現非故意的人為耽誤時間的情況。采購工作網絡信息化，可以縮短采購各方面的時空距離，縮短采購周期，從而有效地提高工作效率[3]。（四）進度統計。為保證按時完成年度采購任務，設備職能部門需要及時統計設備采購項目的進度，包括周報表和月報表等。若沒有專門的采購管理系統，采取EX⁃CEL等方式統計的容易出現錯誤，并且不能自動生成各種報表，增加了額外的工作量。（五）設備入賬目前設備入賬主要依靠手工錄入，工作量大且容易出錯，計劃立項中的設備明細難以通過到貨驗收后自動轉入設備賬務系統，增加了設備入賬的工作量，并且無法自動統計計劃立項與入賬時設備明細的相符率。

三、高職院校設備采購管理系統的建設

（一）主要功能模塊。設備采購管理系統是數字化校園總體規劃下相對獨立的系統，功能模塊主要包括計劃立項、技術需求審核、招標采購、合同訂立、驗收、入賬、付款、資料存檔等，各個模塊之間相互聯系、環環相扣，可以實現自動流轉、糾錯返回等功能。1.計劃立項設備購置計劃是設備采購工作的源頭，設備購置計劃編制質量將直接影響到所購置設備使用效益的高低。只有質量符合要求、選型合理、性能好的設備才能在學科建設與教學科研中發揮其應用的作用[4]。所有采購計劃均需要由設備申購部門成立采購小組，對項目預算、技術需求等進行集體討論，各使用部門將經過本部門論證的計劃錄入系統，經設備職能部門格式審查后進行匯總，年度計劃需通過校內專家組審核、設備工作教授委員會審核及學校校務會行政審核等流程，臨時立項的需按規定履行校內審批手續，最終上報政府財政部門。采購計劃下達后原則上不允許修改，確因課程調整、市場變化等客觀原因導致有變，應由設備申購部門提供相關材料并履行學校審批程序后方可執行。2.技術需求審核招標文件一般由商務部分和技術部分組成。商務部分由業務經驗豐富的招標人及招標機構制定，具有規范性文本，實際編制過程相對簡單，只需根據項目特點和要求在招標文件范本基礎上做相應的增減和修改即可[5]。技術部分是整個招標文件的核心，技術需求審核是做好設備采購工作的重中之重，只有制定出嚴格周密、符合要求的技術需求，才有可能將符合使用要求的設備購買回來。技術需求的審核應貫徹集體決策的要求，實行分級管理，按預算的不同分別進行審核，嚴格把關。其中，預算100萬元以上（或預算接近100萬的重要項目）的重大項目需要由招標部門通過設備工作教授委員會組織專家進行評審，若有修改意見（包括技術參數、預算等）返回項目負責人，項目負責人應予以配合修改；預算50~100萬元的項目由招標部門組織校內外專家進行論證；其余項目由各使用部門成立3人以上的采購小組進行集體論證。3.招標采購高校儀器設備的招投標管理既是國有資產管理的前沿工作，又是儀器設備入口把關的重要工作[6]。學校應根據“運動員和裁判員分開”的原則，成立專門的招標部門，根據財政部門相關要求，按照項目的預算和性質，分別采取政府集中采購（公開招標、競價、電商供貨、延續合同等）和學校自行采購（公開招標、競價、單一來源采購和競爭性談判等）的方式來完成設備的采購。招標完成后，設備申購部門負責核對招標文件與中標文件的一致性并確認中標結果。招標部門出具中標通知書（校內自行采購項目）或通知校外招標機構出具中標通知書（政府集中采購項目），并負責將中標信息錄入設備采購管理系統。4.合同簽訂簽訂合同是采購工作中的重要環節，意味著招標采購結果的固化，為后續的到貨驗收、入賬及付款等工作奠定“白紙黑字”的基礎。合同的標準化管理必須是全過程的、系統的、動態的，從洽談、草擬、簽訂、生效、執行，直到該合同失效為止[7]。根據學校規定，中標金額在2萬元以上的項目必須簽訂供貨合同。招標部門在中標通知書發出的十個工作日內負責協調項目負責人完成合同簽訂工作，合同細節必須與招標及中標文件（含競爭性談判中供應商書面簽署的承諾）保持一致，合同（含適用于進口設備的三方供貨合同）格式以學校既定的合同模板為基礎，合同簽訂后送學校監察部門審核蓋章。5.到貨驗收中標商應在合同約定的供貨期內將全部貨物一次性運送至指定地點，并且在規定期限內完成安裝調試及技術培訓等工作，設備申購部門應派出專人負責接收貨物，并且按照設備職能部門的要求填寫設備驗收資料，完成項目技術驗收工作。在供貨廠商安裝調試完畢以后，由設備管理部門和設備使用部門組成的設備驗收組對該儀器設備進行嚴格的驗收工作，對大型精密貴重儀器設備的驗收，必要時可以請有關專家參與驗收工作[8]。以深職院為例，單價超過40萬元以上的設備和預算在50萬元以上的重大項目還需由設備職能部門組織校內外專家進行驗收。6.入賬根據儀器設備資產管理的概念，所有購入、調入、自制、接受捐贈的儀器設備，不論屬何種經費來源，凡屬固定資產管理范圍內的都要入賬，不得賬外滯留[9]。設備職能部門每年都要組織設備清查，對賬物不符（包括盤盈和盤虧）的情況進行處理。設備職能部門完成實物效驗后，通過設備采購管理系統將計劃立項中的設備明細信息自動預錄入設備賬務系統，通過與設備驗收資料的比對后，正式轉為設備賬務信息。設備采購管理系統能將計劃立項的設備明細項與最終入庫的設備進行比較后得出相符率。若相符率不足100%的需進行復核并予以備注說明。7.付款入賬完成后，設備職能部門出具入庫單，招標部門交匯總發票、付款申請單等資料，履行相應審核手續后交學校財務部門，財務部門根據項目采取校內撥付或上報政府部門的方式完成付款。進口設備由于需要辦理免稅、報關等手續，周期較長，從合同簽訂到本外幣最后折算一個周期內，由于浮動匯率制度等因素導致的匯率波動，必將會給高校進口業務帶來匯率風險[10]。招標部門應提前采取換匯等有效應對措施，規避匯率風險。8.資料存檔根據要求，設備采購工作中的相關電子及紙質材料都要進行為期5年的妥善保管。資料存檔功能在設備采購管理系統中容易被忽視，但此功能具有不可替代的重要作用，應切實加以重視。采購過程中產生的企業報名登記表、資格審核表及技術評審匯總表等各種文檔，可通過系統的高拍儀拍攝并上傳至系統[11]，相應的招投標文件、合同等電子資料以附件的形式保存。通過以上方法，設備采購管理系統能對所有的業務流程留下操作記錄，具體應包括時間、操作人員及操作內容等信息，達到“走過的路都有腳印”的目的。（二）以工作流程為基本構架構建系統。確定基本工作流程后，需要理清各流程之間的關系及前后順序，并且對沒有通過流程審批且需要返回的數據進行規范，系統應盡量提高智能化程度，數據流能自動識別不同崗位的權限，自動生成路徑，以郵件、短信等方式進行提醒，提高工作效率。設備采購管理系統的建設應該以目前市場占有率高、成熟穩定的產品為基礎，經過大量的用戶調研后對其進行個性化、適用性改造，這樣可以有效地加快建設速度并且減少開發工作量，同時有利于后續的維護和改進。若完全自主開發的話，容易出現成本高、周期長、易用性差等問題，事倍功半。設備采購管理系統的工作流程大致如圖1所示。（三）以問題為導向優化系統。系統上線后，需試運行一段時間，生成一些虛擬的項目數據并走完整個工作流程，這樣可以真實地反映出存在的問題。虛擬數據應該是從已通過評審的計劃中抽取，以最大程度地接近真實。設備申購部門、設備職能部門、招標部門、監察部門以及財務部門應共同參與，并且針對系統試用過程中發現的問題提出切實可行的修改意見。設備采購管理系統試用過程結束后，應對各部門提出的意見逐一分析解決，盡力提升系統的用戶體驗，使得系統能被廣大的設備采購工作參與者所接受和喜愛。

四、設備采購管理系統的發展方向

（一）對數據自動收集并智能分析整理的能力。大數據帶來的網絡信息技術革新已在高校中悄然出現，新的采購技術有效地整合供應商、采購人等相關的各種社會資源、網絡資源、信息資源，信息技術在高校采購管理中爆發式引用都是大數據帶來的直接結果[12]。要提前設置各個工作流程所需的時限，超時仍未完成的項目要通過短信、郵件等方式予以提醒。設備采購管理系統應具備強大的數據收集及整理能力，能自動生成各設備申購部門的采購進度、資金利用率等情況，并且能自動形成計劃論證、技術需求審核、設備驗收等專家庫。（二）與上下游程序及智慧（數字化）校園中其他系統聯系與數據交換的能力。設備采購管理系統不應該成為數據的孤島，要采取有效措施增加開放性，與數據化校園身份認證體系、招標管理系統、財務系統等進行有效而流暢的數據交換，能實現與上下游工作（如經費劃撥、財務付款、各類數據報表、賬務管理、使用績效評價等）的對接，順利進行數據交換，提高工作效率，最大限度地實現無紙化辦公。在保證數據安全的前提下，設備采購系統應該是具有開放性和兼容性的，設備采購過程中的相關人員應具有對應的權限，對系統中的數據進行查閱、修改和審批等。（三）強大的可靠性和易擴展性。計算機軟件的可靠性主要是指：在給定范圍的時間和空間內，計算機軟件不會引起系統故障的幾率[13]。設備采購系統是設備采購工作正常開展的重要保障，涉及到眾多的部門和個人，要求很高的可靠性，系統應能實現數據自動備份，以便系統出現問題時能進行數據恢復。同時，政府采購政策及校內相關規定每年都會有所變化，設備采購管理系統的功能應根據實際情況進行增減，并且能根據工作流程的變化對程序進行調整。現代高校的采購職能和采購活動已超出采購過程本身，更多地覆蓋了一系列與規劃和政策有關的活動，成為了一個關于組織目標實現與組織管理的戰略相關的職能[14]。設備采購管理系統是做好高校設備采購工作的重要保障，可靠、穩定、易用和功能強大的設備采購管理系統對做好設備采購和管理工作具有舉足輕重的作用，應予以足夠的重視，采取切實可行的辦法建好設備采購管理系統。

作者:李偉霖 單位:深圳職業技術學院