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一、醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制管理存在的問題

第一，采購資金收入、支出環(huán)節(jié)把控失當(dāng)。依前述，醫(yī)院用來做物資采購的資金的內(nèi)部管理首先要從貨幣資金的收入開始計算，當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)院對采購用貨幣資金的管理控制措施沒有明確的條令和法規(guī)，財務(wù)會計各自為陣，工作方法不統(tǒng)一，工作流程混亂。特別是在采購資金的收入環(huán)節(jié)，沒有明確的工作流程，對資金的來源不明確的情況下進(jìn)行會計核算，或者對資金的收入規(guī)程沒有及時了解便進(jìn)行資金的收入。同樣，在采購資金的支出方面，由于醫(yī)院一定時間內(nèi)采購交易量大，貨幣資金周轉(zhuǎn)數(shù)額巨大，傳統(tǒng)的會計流程較慢，將許多現(xiàn)金項目暫時擱置，待相應(yīng)的程序?qū)徍私Y(jié)束之后再依次收入。此舉將造成醫(yī)院采購資金的配置效率嚴(yán)重下降，甚至?xí)霈F(xiàn)記錯賬和沒有對應(yīng)收入賬目進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，在源頭上造成醫(yī)院貨幣資金的損失。第二，醫(yī)院物資采購管理組織程序不健全。隨著我國醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，辦院規(guī)模不斷擴(kuò)大，超大型醫(yī)院不斷涌現(xiàn)。這雖然意味著我國醫(yī)院的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量越來越高，但是在一定程度上也存在較大的問題，比如隨著規(guī)模的擴(kuò)張導(dǎo)致的管理和組織機(jī)構(gòu)的變革問題，反映在醫(yī)院物資采購方面就會產(chǎn)生諸多漏洞。大部分醫(yī)院目前沒有完善且執(zhí)行效率較高的采購決策部門、實施部門和相應(yīng)的監(jiān)督部門，對如何采購可以實現(xiàn)資源的合理利用并能在源頭環(huán)節(jié)保證就醫(yī)成本的實際問題缺乏思考，在現(xiàn)實的采購環(huán)節(jié)中往往由一人或幾人獨立裁決，其中多含有利益往來和不合理的采購環(huán)節(jié)。長此以往，醫(yī)院的物資采購必然會受到較大的影響，而這一切都是由于醫(yī)院物資采購管理組織程序不健全，缺乏有效的管理控制措施保證物資采購的整個環(huán)節(jié)透明、合理。第三，醫(yī)院的物資采購管理觀念淡薄。由于長期以來醫(yī)院物資采購工作繁重，需要采購的醫(yī)療物資較多導(dǎo)致了經(jīng)辦物資采購的醫(yī)院工作人員工作量大、工作負(fù)擔(dān)重的問題。而與此同時，物資采購工作也是一項非技巧性工作，工作人員在采購執(zhí)行的過程中往往會疏于細(xì)節(jié)管理而造成對采購資源的浪費[1]。同時，醫(yī)院的物資采購管理觀念淡薄會使得采購程序混亂無章，由于醫(yī)院物資的采購有著品種多、存儲方式不同、價值差異較大等多種特征，在進(jìn)行采購的先后安排以及時間安排方面都需要有清晰明確的制度規(guī)定，以此來保證醫(yī)療物資采購的及時以及正確和安全性。但是實際操作過程中，有很多執(zhí)行采購的工作人員無法做到嚴(yán)明采購程序、管理規(guī)程疏漏，表現(xiàn)在辦公用品、耗材等未納入統(tǒng)一的醫(yī)院招標(biāo)比價系統(tǒng)施行統(tǒng)一采購，個人進(jìn)行控制的采購環(huán)節(jié)難以保證透明支出，這對醫(yī)院的成本管理造成了很大的困擾。第四，尚未配備專業(yè)的物資采購部門。物資采購部門是專司醫(yī)院物資統(tǒng)一采購和進(jìn)行招標(biāo)比價并制定采購程序與注意事項的部門，采購部門的建立有助于醫(yī)院施行重點突出、細(xì)節(jié)強(qiáng)化的物資采購管理規(guī)程，同時在由專人管理和協(xié)助進(jìn)行的物資采購環(huán)節(jié)中會更加明顯地表現(xiàn)出專業(yè)性和成本的集約性，這對于現(xiàn)代化醫(yī)院的發(fā)展無疑具有重要幫助意義。由于目前大多數(shù)醫(yī)院尚未設(shè)立專業(yè)的物資采購部門進(jìn)行物資采購的協(xié)調(diào)、計數(shù)、招標(biāo)、協(xié)商、購買等具體操作，造成了目前醫(yī)院物資采購缺乏固定程式、隨意性較大的現(xiàn)實問題。

二、基于政府采購法的醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制管理的建議

（一）政府采購法概述。《中華人民共和國政府采購法》于2003年1月1日正式開始實施，是政府為了規(guī)范政府采購行為，提高政府采購資金的使用權(quán)益并切實維護(hù)國家利益以及政府采購當(dāng)事人的合法權(quán)益而制定的法律。其中，詳細(xì)地規(guī)定了各級各類單位、機(jī)關(guān)進(jìn)行采購的職責(zé)、分類、采購原則、采購方法等。按照該法律的規(guī)定，各級國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、團(tuán)體組織等使用財政性資金依據(jù)法律制定的相關(guān)政策集中、有序地采購相應(yīng)的采購額標(biāo)準(zhǔn)以上的貨物、工程、服務(wù)的行為都可算作政府采購的范疇。由于政府采購的數(shù)量特性和支出特性決定了醫(yī)院這種事業(yè)單位在配置資源時必須要遵守法律并依法形成一定的采購標(biāo)準(zhǔn)以及采購程序，以促進(jìn)醫(yī)院物資采購工作的良性發(fā)展。（二）基于政府采購法的醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制管理的建議。綜上所述，政府采購法是醫(yī)院進(jìn)行內(nèi)部物資采購和管理的標(biāo)準(zhǔn)和實施依據(jù)，因而為了促進(jìn)醫(yī)院物資采購過程的合理與高效，就必須要從政府采購法出發(fā)對醫(yī)院的物資采購行為的控制管理進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)，具體措施如下：1.建立與醫(yī)院實際相結(jié)合的職責(zé)分工控制。職責(zé)明確，各行其責(zé)是當(dāng)代管理學(xué)的基本命題和管理法則，職責(zé)分工不僅涉及到與醫(yī)院物資采購相關(guān)的員工，而是針對全體職員，因而要從醫(yī)院對全體員工的基本要求做起，具體如下：（1）在醫(yī)院內(nèi)部推行崗位責(zé)任制，明確各部門的職責(zé)精確到個人，同時強(qiáng)調(diào)協(xié)同精神，加強(qiáng)不同部門和職員的協(xié)作，進(jìn)行針對不同部門特點的職位素質(zhì)教育，通過案例讓員工明確崗位責(zé)任制的意義和要求。（2）對采購人員的職責(zé)界定要嚴(yán)明，除按照所有職工的基本崗位要求對自己的工作內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范、職責(zé)內(nèi)容進(jìn)行明確，還要特別明確采購管理崗位的重要性，要求執(zhí)行醫(yī)院物資采購的負(fù)責(zé)人明確政府采購法的相應(yīng)規(guī)定和具體表述，對需要進(jìn)行招標(biāo)并比價的大宗物資進(jìn)行全面的招投標(biāo)管理，在保證物資質(zhì)量的情況下實現(xiàn)最好的經(jīng)濟(jì)性。同時，要在采購資金的收入與支出方面做到對每一筆進(jìn)項記錄清楚明確，杜絕擱置不解決的現(xiàn)象發(fā)生。另外，要分清收入和支出款項，委派不同的會計和出納分別管理，互不干涉。從源頭上拒絕將進(jìn)出項資金混合或者由一人進(jìn)行管理。（3）明確物資采購職責(zé)意識還要做到在日常工作中拒絕與職責(zé)權(quán)限外的事物相勾連，在職責(zé)權(quán)限內(nèi)杜絕違法和違規(guī)、違紀(jì)現(xiàn)象的發(fā)生。特別是在觸及貨幣資金收支、財務(wù)賬目的編制和財務(wù)信息的核對之時，尤其要注意責(zé)任意識和良好的大局觀。2.健全采購管理制度，建立專門的采購管理部門。健全醫(yī)院的采購管理制度要求形成明文規(guī)定、不可例外的條例化采購體系，按照政府采購法第61條的規(guī)定：“集中采購機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督管理制度。采購活動的決策和執(zhí)行程序應(yīng)當(dāng)明確，并相互監(jiān)督、相互制約。經(jīng)辦采購的人員與負(fù)責(zé)采購合同審核、驗收人員的職責(zé)權(quán)限應(yīng)當(dāng)明確，并相互分離。”[2]具體而言，要在醫(yī)院內(nèi)部大力宣傳采購獨立的理念，革除不同部門對采購管理工作的影響和干擾。還要建立醫(yī)院內(nèi)部的采購授權(quán)處理制度，各部門在進(jìn)行物資采購的申報、登記轉(zhuǎn)接的過程中要獲得相關(guān)物資采購管理人員的簽字認(rèn)可才能處理，醫(yī)院內(nèi)部職員沒有授權(quán)的情況下將無權(quán)進(jìn)行與采購有關(guān)的業(yè)務(wù)。此舉有利于將物資采購管理工作職責(zé)細(xì)化，即使出了問題也能迅速找到責(zé)任人，不會出現(xiàn)在造成經(jīng)濟(jì)損失后卻無法明確責(zé)任人的現(xiàn)象。此項制度的確立有益于醫(yī)院管理層對采購情況的準(zhǔn)確掌握，任何不相干的人和部門都無法直接觸及企業(yè)真實的采購信息，更無權(quán)私自支配。眾所周知，醫(yī)院的資產(chǎn)分為固定資產(chǎn)和流動資產(chǎn)兩部分，以上針對可以用于物資采購的流動資產(chǎn)的管理措施基本上實現(xiàn)了每一筆收支都準(zhǔn)確記錄，每一次經(jīng)濟(jì)活動都了如指掌。但是，隨著醫(yī)院物資采購數(shù)量和水平的不斷提升，固定資產(chǎn)隨著人員的配置齊全、部門的職能擴(kuò)張而變得更加龐大[3]。諸如電腦、辦公用品等有形固定資產(chǎn)的采購也應(yīng)該納入到采購管理條例中，對其運營和價值的估算要明確，這是因為在政府采購法中對于單位固定資產(chǎn)的采購也有規(guī)定，其包括材料、設(shè)備、產(chǎn)品等。3.建立專門的采購管理部門。政府采購法對于執(zhí)行物資采購的人或團(tuán)體也有明確的要求，在該法第15條規(guī)定：“采購人是指依法進(jìn)行政府采購的國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、團(tuán)體組織。”而在醫(yī)院內(nèi)部形成完善的采購管理部門有助于貫徹物資采購理念，完善物資采購招標(biāo)體系，將物資采購工作向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)程化方向發(fā)展。同時，也可以對參與采購的人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，針對現(xiàn)今許多醫(yī)院的采購人員沒有專業(yè)基礎(chǔ)知識或者知識不全面的問題可以做出針對性的解決。通過采購部門的建立，醫(yī)院可以對原有的采購負(fù)責(zé)人員進(jìn)行資格考核，如果達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)就需要對其進(jìn)行專業(yè)的采購管理能力培訓(xùn)，在類似的培訓(xùn)中幫助其樹立成熟的物資采購管理觀念和形成科學(xué)的思維、熟練的方法。另外，通過定期的培訓(xùn)和實習(xí)，醫(yī)院的采購管理人員應(yīng)該要達(dá)到以戰(zhàn)略發(fā)展的眼光看醫(yī)院采購管理工作的層面，減少對采購管理狹義的理解。如此，不斷豐富采購管理，實現(xiàn)對政府采購法的貫徹和健全醫(yī)院采購管理工作。

綜上所述，筆者認(rèn)為，隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)的建立和逐步完善，醫(yī)院將在市場經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下獲得長足發(fā)展，而與此同時，面對市場機(jī)制下的醫(yī)院物資采購不僅醫(yī)院自身要做好準(zhǔn)備，積極建立和自己的經(jīng)營理念、資本規(guī)模相符合的采購管理制度和先進(jìn)的采購管理理念。同時，也要在政府采購法的相關(guān)條例之下認(rèn)真學(xué)習(xí)落實，獲得科學(xué)的物資采購管理模式。利用政府采購法中的相應(yīng)要求和約束來規(guī)范醫(yī)院的現(xiàn)實采購行為，保證醫(yī)院按章辦事，這對于我國社會主義醫(yī)療體系的建設(shè)和發(fā)展具有良好的意義。

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作者:李攀 單位:湖北民族學(xué)院附屬民大醫(yī)院