檔案館與博物館資源管理論文
時間:2022-07-31 10:42:00
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【內容提要】信息時代的產業需要在信息技術基礎結構與文化內容基礎結構的雙軌上發展。目前,我國主要的文化資源收藏館所還處在各自為政的管理體系,阻礙了信息資源的整合與共享,這是內容基礎結構建設的一大障礙。圖書館,博物館、檔案館三者的資源只有在一個共同的框架內為用戶提供服務,才能夠求得共同發展。參考文獻3。
【摘要題】實踐研究
【英文摘要】Industriesintheinformationageshouldbedevelopedsimultaneouslyalongthecoursesofinformationindustryinfrastructureandculturalcontentinfrastructure.Atpresent,culturalresourcecollectinginstitutionsinChinaaremanagedanddevelopedseparately.Thisisoneofthemajorbarrierstotheintegrationandsharingofinformationresources,andtothedevelopmentofcontentinfrastructure.Theauthorthinksthatacommonframeworkoflibraries,museumsandarchivesforuserserviceswillfacilitatetheirmutualdevelopment.3refs.
【關鍵詞】文化資源/內容基礎結構/圖書館/檔案館/博物館/資源整合
Culturalresources/Contentinfrastructure/Library/Archive/Museum/Resourceintegration
【正文】
分類號G253
CLASSNUMBERG253
信息時代是技術與文化聯姻的時代,信息時代的產業需要在信息技術基礎結構與文化內容基礎結構的雙軌上發展,二者不可或缺。
信息技術基礎結構是網絡與數字化的傳輸軌道。經過十幾年的建設,我國的技術基礎結構已初具規模,為我國信息產業建設提供了保障。內容基礎結構的建設,近幾年才剛剛起步,許多文化資源的集中地(如圖書館、檔案館、博物館等)都正在將大量館藏轉換為數字形態,通過網絡為用戶提供超越時空的服務,這些為中華文化資源的共享奠定了堅實的基礎,但這只能是內容建設的第一步。
內容基礎結構與技術基礎結構一樣,是為用戶獲取信息提供整合的平臺。創建一個理想的內容基礎結構,讀者就能得到自己所希望的深層次的、一體化的信息資源服務。但是,目前我國的文化資源管理還存在一個問題:主要的文化資源收藏館所還處于各自為政的管理體系,阻礙了信息資源的整合與共享,這是內容基礎結構建設的一大障礙。
1條塊分割的管理體制禁錮了內容基礎結構的建設
目前,我國民族文化資源主要分散于圖書館、檔案館與博物館等多個文化資源收藏系統,同一系統有不同的隸屬關系。這種條塊分割的管理體制,使系統間難以相互合作。由此造成資源布局不合理,甚至重復建設,資源難以共享。
1.1各自為政的管理阻礙了信息資源的整合
資源的創建、管理與利用的生命周期理論認為,文化資源內容在生命周期內的選擇是相互依賴的,其所做出的選擇,有可能阻礙或促進信息的正確流向,或使信息失去靈活成分,或失去適應環境的能力。用戶存取文化資源信息的所有操作都是在一定的描述環境與一定配置的網絡內進行的。文化資源擁有單位具有不同的管理環境,對文化資源的信息價值也有不同的理解,因此在文化資源的生命周期內可能出現不同的處理方式,這將使得同類資源可能處于不同的生命周期,而在知識服務網絡上無法整合。
1.2多頭服務體系阻礙了資源的整合
數字信息的流動性使其能夠被分享、被重復使用與被分析,能夠被改裝、拷貝以及用新的方式重新組合。網絡空間也可為用戶提供集合的、篩選的、選擇性的多種服務,這些都從技術上為人類整合信息提供了可行工具。但再好的技術如果失去科學合理的管理作為支撐,也無法達到預期目的。目前,我國文化資源網絡欠協調的發展,正是限制中華文化資源整合的瓶頸。
這些年來,為滿足用戶的需求,各文化資源保存部門都在不斷地將本館館藏數字化并與網絡聯為一體,試圖通過館藏的數字化產物在交互的數字環境中創建一個革命性的知識服務網絡來滿足用戶對信息的獲取。然而,共享的網絡空間需要一種全新的工作方式,即相互合作,使服務器集合起來以支持數據的流動,滿足用戶的需求,只有這樣才能打造內容基礎結構。但我國不同系統的信息服務網絡林立,沒有合作協調成為一個整體,無法發揮網絡對資源的整合作用。障礙后果主要表現如下:
(1)缺乏允許內容共享與傳送要求的界面。文化資源擁有部門采用各自開發的網絡系統獨立地為用戶提供服務,迫使用戶為了查全所需信息必須跨越多個不同的界面,對付以不同設計條件形成的各異的用戶環境,給信息的查全制造了人為阻礙。
(2)不同技術環境形成的文化資源難以共享。這些不同系統的文化資源,在不同的計算機環境中創建,有的還有多重鏈接,甚至內部結構也十分復雜,這使得不同系統的信息交互常常難以進行。
(3)不同的描述方式阻礙了信息的導航。長期分開管理的圖書館、檔案館與博物館已經形成了不同的管理方式,這也直接影響到資源的整合與共享。例如,圖書館傾向于對書刊個體逐一地進行描述,檔案館與博物館喜歡使用多級別、多途徑的館藏描述方法。種類各異的描述方法給信息的導航、揭示與對文化內容的選擇造成了阻礙。
(4)難以預知用戶的習性與需求。文化信息資源的整合必須建立在對用戶需求與使用習性的了解上,否則無法建立整合的內容平臺。然而,當前的多頭服務系統阻礙了人們對用戶信息需求的了解,也難以滿足用戶的需求。
以上情況是造成我國文化信息資源難以整合的重要缺憾,即我國每個文化資源擁有部門都可以通過網絡為用戶提供屬于本部門的有價值的館藏資源,卻不能與更多的不屬于本部門擁有的相關文化資源無縫地相互聯合工作,或相互依賴地為用戶提供經過整合的文化資源服務。例如,我們至今還不能在同一個目錄下為用戶提供同一主題的完整信息。這意味著用戶要獲得有效的、完整的檢索結果,必須做很多的工作,同時,也增加了網上信息資源管理的難度,例如得有多個的證明系統保證數據的真實性與完整性,確保資源的價值。
用戶對資源整合的需求,迫使文化資源擁有部門在一個更加寬泛的框架內配置資源,通力合作聯合起來打造世界上最大的中文信息平臺的內容基礎結構,以帶動我國信息技術革命的進一步發展。
2合作的基礎
圖書館、檔案館與博物館是收藏我國民族文化資源的主要部門,它們有許多共同點與互補點,這是合作的基礎與動力。
(1)具有共同的利益。文化資源只有使用,其價值才能體現出來。把本系統所擁有的文化資源釋放到網絡空間,讓不同的文化資源相互影響,才能吸引更多的用戶進行創造性的使用。要實現這一點,只有對館藏文化資源進行深層次的加工,并跨系統、跨部門地實現一體化服務。
(2)具有共同的興趣。我國的圖書館、檔案館與博物館都在向網絡空間發展,而且工作重心均從關注文化資源的收集、整理,關注文化內容的創建者與用戶利益的傳統管理方式,轉移到注重以更加直接的方法支持文化內容的利用與創建上。圖書館、檔案館與博物館都在設法擴大自己的用戶群體;都在制定管理策略,以管理物理的、數字化的以及以數字技術直接產生的文化資源,并使它們成為中華文化資源的一個整體;都在研究如何將以數字方式產生的文檔與人工制品整合為同一的文化資源,并通過整理與組織使它們便于存取等。
(3)面臨共同的挑戰。當網絡遍及人們生活時,技術發展的復雜性與相互依賴性,使服務的提供、運行的模式、用戶的習性都發生了改變,許多不可預知的挑戰在不斷凸現。例如,數字的流動性,其最大問題是需要支持控制與信賴關系,當資源的可獲取性在數字環境中得到了加強,就需要有能力去控制對敏感信息的獲取,需要保障數字信息的真實與完整。然而,當前的控制技術落后于信息的獲取技術,這使得網絡信息資源的提供者面臨著管理的挑戰。又如,數字資源可能產生于某些環境的組合,如果管理策略不恰當或缺乏提供背景、出處等確定的文檔,數據產生后就有可能不留任何痕跡地消失。這些與技術融合很深的管理問題都是三者面臨的挑戰。只有合作,才能提高應付挑戰的能力。
(4)具有共同的研究領域。當網絡遍及人們生活時,信息資源服務的運行模式、服務的提供、用戶的習性都在改變,資源整合后的重新配置以及一些難以預見性的問題,都需要人們共同的溝通與交流,都是大家需要研究的領域。例如,在傳統的定義中,館藏是通過配置、排列統一的收藏品。在網絡環境中,是否還需要人為地配置館藏,如果不需要,那館藏的開發意味著什么;如果需要,控制其組合的原則又是什么?人們需要在什么地方集中資源以組配館藏,需要什么管理構架與技術支撐來保證它們的連續運行?如何建立跨領域的館藏,在不同的傳統管理慣例中,如何組合這類資源,等等。
網絡環境的用戶需求,使人們開始感到當前管理文化資源的獨立服務體系是資源整合的桎梏,但究竟如何改進,在數字空間里如何創建一個合作的同盟或虛擬機構,特別是當學習、娛樂、文化、公務活動等發展了,圖書館、博物館與檔案館的內涵與管理模式將發生怎樣的變化等等。
圖書館、博物館與檔案館是有合作基礎的,三者的資源只有在一個共同的框架內為用戶提供服務,才能夠求得共同的發展。在網絡環境中,合作、互補、共享與發展是相互關聯的。共同的目標是合作的基礎,互補是合作的重要環境,合作可以為人們帶來信息的共享、經驗的共享,在共享中才能真正達到整合中華文化資源并使之再現輝煌的目的,同時經驗的共享可以使大家提高競爭能力,迎戰網絡環境與數字技術帶來的不可以預知的風險。
3數字圖書館工程應當成為整合中華文化資源的平臺
不久前,中國數字圖書館工程啟動。數字圖書館并非狹義上的傳統圖書館的數字化,它是國家的數據中心,應當是覆蓋我國各個行業的信息資源庫。筆者認為,數字圖書館工程就是整合中華文化資源的最好平臺。然而,在該平臺設計之初卻忽視廣泛的文化資源背景的建設。主要表現在:第一,中國數字圖書館工程資源指導委員是對跨系統、跨行業的信息資源庫建設起指導作用的龍頭,因而應當由擁有我國文化遺產的主要部門的負責人或專家參加。因為他們對收藏在我國的各類文化資源十分了解,能夠對各方面資源的全面組織、整合和擇優利用提出合理方案,以保證我國文化資源整合的廣度、深度與精度,使中國數字圖書館建設有序,使中華民族文化資源在網上形成無縫的整合。遺憾的是,目前該指導委員會的委員尚未有非圖書館行業的其他代表參加。第二,中國數字圖書館聯盟定格太窄。數字圖書館工程的啟動為中華文化資源提供了整合的平臺。為支持這一平臺工作的協調,國家圖書館建議,在中國數字圖書館工程建設管理中心組織下,本著“資源共享、聯合建設、優勢互補、互惠互利、自愿參加”的原則,建立中國數字圖書館聯盟,為各文獻資源擁有單位的直接加入提供更多的合作、交流的機會。中國數字圖書館聯盟應當說是圖書館、檔案館與博物館相互協調、整合資源的最好處所。然而,遺憾的是,中國數字圖書館聯盟被定格為“以國家圖書館為核心單位,聯盟伙伴主要為國內具有代表性的圖書館、研究所、情報機構等相關資源擁有單位”。盡管已經有60余家單位加盟,但卻沒有檔案館或博物館。作為為文化資源擁有單位提供合作的組織,如此狹窄地定義盟員范圍,勢必直接影響到資源共享與數字圖書館內容建設所涵蓋的范圍。
2001年中國數字圖書館工程資源建設指南中,提出建設兩大資源庫:全國聯合書目數據庫與國情資料庫。筆者認為,全國聯合書目數據庫的確重要,但如果能夠納入檔案館與博物館相關的館藏目錄,形成全國中文文化資源目錄數據庫,更能夠體現國家資源庫的實力。實際上,檔案館與博物館都有前期工作成果。例如,國家檔案局早在10年前就開始建立全國民國檔案目錄庫,現在已經進入第二期工程,按照國家檔案局制定的行業標準進行著錄、標引以及數據交換。第二期工程結束,將擁有1400萬條目錄數據。如果國家數字圖書館在資源庫的建設中,考慮到以上問題,發揮龍頭作用,將館藏目錄整合為一,豈不更有利于本國豐厚的文化遺產的整合。要整合中華文化資源,必須以中國數字圖書館工程為平臺。要使中國數字圖書館真正成為國家數據中心,使中華文化重塑輝煌,中國數字圖書館的資源建設從初期就要注意涵蓋的廣度,特別應當考慮對圖書館、檔案館與博物館的文化資源的整合。
【參考文獻】
1中國數字圖書館工程聯席會議辦公室.聯盟介紹.http://www.d-/go/union.htm
2中國數字圖書館工程聯席會議辦公室.中國數字圖書館工程建設一期規劃(2000-2005).http://www.d-/go/impor.htm
3潘濤.全國民國檔案資料目錄中心十年建設的歷程回顧.浙江檔案,2002(6)