導(dǎo)語：獨(dú)家原創(chuàng):淺析檔案管理在生產(chǎn)管理中的應(yīng)用一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】在企業(yè)的檔案管理中，筆者把企業(yè)的檔案分為信息型檔案、知識(shí)型檔案、數(shù)據(jù)型檔案。這些檔案是生產(chǎn)建設(shè)和科技研究以及研究科學(xué)技術(shù)發(fā)展史的必要條件，檔案工作是科學(xué)技術(shù)管理和企業(yè)生產(chǎn)管理的重要組成部分，所以檔案管理學(xué)在案學(xué)中是最能夠直接為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)工業(yè)、農(nóng)業(yè)，科學(xué)、國防四個(gè)現(xiàn)代化服務(wù)的一門科目。它在檔案學(xué)中，不言而喻占有重要的地位，今天我們要設(shè)置技術(shù)檔案管理專業(yè)，就充分說明它的重要性。本文將從企業(yè)本身的現(xiàn)狀分析，研究如何才能建立一個(gè)合適本企業(yè)發(fā)展的檔案管理，利用本企業(yè)案例進(jìn)行分析。

【關(guān)鍵字】檔案學(xué)，檔案管理，生產(chǎn)管理，管理學(xué)，

引言

企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄，是企業(yè)的重要信息資源，企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，也是國家檔案工作的組成部分，隨著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)變，化工企業(yè)的改革向縱深發(fā)展，也就從客觀上要求化工企業(yè)的檔案管理工作要更新觀念，深化改革。

一、檔案學(xué)在企業(yè)管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

化工教學(xué)檔案，化工檔案是一種專業(yè)檔案，化工檔案工作除了具有檔案的形成，整理，保管，鑒定，開發(fā)利用，統(tǒng)計(jì)監(jiān)督等一般檔案工作所具有的工作環(huán)節(jié)之外，還應(yīng)具有工業(yè)專門檔案所特有的工作內(nèi)容，比如檔案的檢查，修改，補(bǔ)充，復(fù)制等等，化工檔案工作者要適應(yīng)改革的大潮，具備較高的政治素質(zhì)，熟練的業(yè)務(wù)技能，認(rèn)清自己工作的對(duì)象化工檔案，化工檔案是指化工科研，設(shè)計(jì)，施工，生產(chǎn)，經(jīng)營教學(xué)等活動(dòng)中形成的應(yīng)歸檔保存的文字材料，計(jì)算材料，圖紙，圖表，帳簿，照片，影片，錄音，錄像，光盤，以用其它各種機(jī)讀文件材料的總稱。

科研人員出于保護(hù)自身知識(shí)產(chǎn)權(quán)利益，將技術(shù)核心內(nèi)容或關(guān)鍵技術(shù)數(shù)據(jù)保存在自己手中，給科研生產(chǎn)活動(dòng)帶來不便；還有的科研人員為圖省事，只記錄和保存研究結(jié)果，對(duì)研究過程中的原始數(shù)據(jù)缺少記錄和保存；甚至有一些項(xiàng)目為達(dá)到進(jìn)度快、經(jīng)費(fèi)少的目的而采取省略必要的技術(shù)文件、壓縮圖紙數(shù)量、降低文件材料標(biāo)準(zhǔn)等方法。這些都對(duì)科技檔案的內(nèi)在質(zhì)量直接構(gòu)成嚴(yán)重影響。企業(yè)雖然建立了檔案質(zhì)量管理體系及配套的規(guī)章制度，但在實(shí)際工作中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)卻只顧抓生產(chǎn)、創(chuàng)效益，忽視了規(guī)章制度的貫徹落實(shí)。由于缺少了質(zhì)量監(jiān)督機(jī)制，檔案質(zhì)量很難有保障。

二、檔案管理在企業(yè)中的實(shí)際應(yīng)用

例如：客戶購買產(chǎn)品后，發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品中如出現(xiàn)異物，主要表現(xiàn)為黑料，將產(chǎn)品溶解于水中則表現(xiàn)為黑點(diǎn)。參考客戶對(duì)產(chǎn)品的溶水實(shí)驗(yàn)，我們提出了自己的實(shí)驗(yàn)方案：即取200g樣品溶解于800ml水中，常溫?cái)嚢?0～30min，靜置20min后觀察。對(duì)大反應(yīng)爐上線前后爐子的運(yùn)行情況進(jìn)行了調(diào)查，主要統(tǒng)計(jì)了反應(yīng)爐流黑料的情況，結(jié)果見表14。

表1反應(yīng)爐流黑料情況表

序號(hào)在線反應(yīng)爐臺(tái)數(shù)流黑料臺(tái)數(shù)序號(hào)在線反應(yīng)爐臺(tái)數(shù)流黑料臺(tái)數(shù)

14511′453（2臺(tái)大爐）

24502′450

34523′455（4臺(tái)大爐）

44504′453（3臺(tái)大爐）

54505′454（2臺(tái)大爐）

64516′452（1臺(tái)大爐）

74517′454（3臺(tái)大爐）

84528′452（1臺(tái)大爐）

94509′455（3臺(tái)大爐）

1045110′453（3臺(tái)大爐）

1.檔案管理為領(lǐng)導(dǎo)決策起到什么作用；

在此次“黑料”的案例中，這次的事件中，領(lǐng)導(dǎo)為這次事件中給事件及時(shí)的成立了科研小組，并在此同時(shí)改進(jìn)反應(yīng)爐體，對(duì)半成品料進(jìn)行黑料翻檢，對(duì)成品進(jìn)行黑點(diǎn)檢驗(yàn)把關(guān)等一系列決策。并對(duì)企業(yè)本身存在的問題及時(shí)的落實(shí)了三大制度--《**生產(chǎn)工藝規(guī)程》（LH/ZC－SH－07－2007），《**生產(chǎn)崗位操作規(guī)程》（LH/ZC－SH－08－2007），《**檢驗(yàn)規(guī)程》（LH/ZC－SH－13－2007）。檔案學(xué)的材料收集給科研部門的信息分析提供了整體的數(shù)據(jù)依據(jù)，盡快的得出原因。這樣給企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)的決策提供的及時(shí)有效的資料這樣避免了材料的重復(fù)使用。

2.檔案管理在產(chǎn)品出現(xiàn)質(zhì)量問題時(shí)（見我提供的材料）發(fā)揮的作用

在“黑點(diǎn)”事件中，根據(jù)事件的發(fā)生中，及時(shí)給科研小組提供了一手的信息材料。在此同時(shí)，根據(jù)整理出來的檔案，確定了以下的決策：一是確定員工缺乏培訓(xùn)（非要因），二是生產(chǎn)操作的新員工的操作經(jīng)驗(yàn)不足（非要因），三是反應(yīng)爐石墨氧化脫落（要因），四是設(shè)備清潔維修保養(yǎng)不夠（非要因），五是石墨材料未檢驗(yàn)（非要因），六是為檢驗(yàn)半成品（要因），七是無成品黑點(diǎn)檢驗(yàn)程序（要因），八是單氟生產(chǎn)區(qū)域大，環(huán)節(jié)較多，產(chǎn)品易受污染（非要因）。

幾個(gè)原因的確定，給科研小組一個(gè)系統(tǒng)的整理結(jié)構(gòu)。及時(shí)的向上級(jí)反應(yīng)事件的整體狀態(tài)，提供了有效的保障。

一、如何建立一個(gè)合適本企業(yè)發(fā)展的檔案管理

1、企業(yè)的檔案管理的分類

按照企業(yè)管理檔案的類型，筆者把企業(yè)的檔案管理分成這樣幾個(gè)類型:一是數(shù)據(jù)型，二是信息型，三是知識(shí)性。按照這樣的分類，根據(jù)各個(gè)類型的一定特點(diǎn)，他們之間還是存在著一定的聯(lián)系的。

2、目前各個(gè)企業(yè)管理的各層面引入檔案管理存在的問題

首先，檔案管理意識(shí)淡薄，本企業(yè)在多年的工作經(jīng)驗(yàn)中明顯的存在著；其次，沒有合適企業(yè)的檔案管理機(jī)制，在檔案管理的程序上不能滿足企業(yè)與有關(guān)單位的相互交流；再次，檔案管理的客觀條件不能滿足科室的需要；最后，檔案分散，所保存的檔案中原件少，復(fù)印件多，檔案尤其是技術(shù)檔案，無法保管。

3、如何建立合適企業(yè)的檔案管理

①提前控制

檔案部門必須做好提前介入工作，從多方面了解信息，掌握第一手材料。在科技生產(chǎn)活動(dòng)立項(xiàng)之初，檔案人員就應(yīng)針對(duì)項(xiàng)目特點(diǎn)，及時(shí)介入指導(dǎo)，并且對(duì)科技檔案的收集范圍、歸檔制度、保管、修改、利用、編研等各個(gè)環(huán)節(jié)提出明確具體的要求，指導(dǎo)建檔人員的工作，從根本上保證科技檔案的來源和質(zhì)量。

②歸檔控制

包括兩部分工作，一是對(duì)文件材料的審查、鑒定和甄選；二是對(duì)文件材料的整理、加工。審查、鑒定的第一項(xiàng)任務(wù)是鑒別真?zhèn)?，確認(rèn)文件材料的真實(shí)性和可靠性。如果所有的文件材料都有出版和形成日期，都有設(shè)計(jì)形成人和有關(guān)技術(shù)負(fù)責(zé)人的簽字，這樣的文件便可認(rèn)為是真實(shí)可靠的。在鑒定中還可能遇到某些文件沒有形成者和日期，也沒有負(fù)責(zé)人簽字，可以說是眉目不清。這類文件的鑒定就比較復(fù)雜，只有請(qǐng)有關(guān)人員考證，確認(rèn)形成時(shí)間和形成者后，才能弄清它的價(jià)值。審查、鑒定的第二項(xiàng)任務(wù)是檢查文件材料是否根據(jù)檔案工作要求進(jìn)行書寫。如果簡(jiǎn)單潦草，不能反映工作的狀況和過程，或原始材料缺乏，這樣的文件材料就要返回形成部門加工修改；審查、鑒定的第三項(xiàng)任務(wù)是內(nèi)容質(zhì)量的鑒別，這也是重要、難度最大的一項(xiàng)工作。文件內(nèi)容質(zhì)量的鑒別，由于文件內(nèi)容的多樣性和技術(shù)上和復(fù)雜性，一般采用間接鑒定法。首先是通過有關(guān)技術(shù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)相應(yīng)文件進(jìn)行評(píng)價(jià)，判定文件的重要程度，然后是請(qǐng)教有關(guān)高工、專業(yè)技術(shù)人員提出評(píng)價(jià)意見。審查、鑒定的第四項(xiàng)任務(wù)是對(duì)案卷格式和所填表格的正確性進(jìn)行審查。文件材料歸檔時(shí)的基本表格有案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表等，這些表格是案卷內(nèi)容的外在形式，必須填寫齊全準(zhǔn)確。如果文件在歸檔時(shí)能夠進(jìn)行上述四項(xiàng)審查，科技檔案的質(zhì)量也就基本得到保證了。至于科技文件材料的整理、加工就得由檔案人員的專業(yè)素質(zhì)來保證了。

③反饋控制

查和評(píng)價(jià)超前控制、歸檔控制的成效，以及做到有的放矢地指導(dǎo)超前控制和歸檔把關(guān)工作，還必須通過反饋控制環(huán)節(jié)。反饋控制的首要任務(wù)是發(fā)現(xiàn)問題，發(fā)現(xiàn)問題可以通過兩個(gè)途徑來實(shí)現(xiàn)。第一個(gè)途徑是從檔案利用中發(fā)現(xiàn)問題，例如檔案中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性問題，往往通過利用才能確認(rèn)。發(fā)現(xiàn)問題的第二個(gè)途徑是對(duì)檔案進(jìn)行抽查、評(píng)價(jià)。通過抽查案卷及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，再分析問題，明確改進(jìn)方向，最后采取積極有效的措施解決問題，從而使檔案質(zhì)量的整體水平得到提高。

《2006年中國信息化發(fā)展報(bào)告》

中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院《信息化與檔案管理若干問題思考》《北京檔案》2007年第一期

北京市信息化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室《北京市“十一五”國民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)信息化發(fā)展規(guī)劃》