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一、按年度、類別、審級、一案一號單獨立卷原則

《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》第二條規(guī)定：“人民法院的訴訟文書，要根據(jù)刑事、民事、經(jīng)濟(jì)、行政等案件類別，按年度、按審級、一案一號的原則，單獨立卷。一個案件從收案到結(jié)案所形成的法律文書、公文、公函都使用收案時編定的案號。”這一原則早在新中國成立時就已在法院確立并付諸實施。

按年度立卷，就是根據(jù)法院受理案件的年度將其分為年度類別進(jìn)行立卷。按年度分類立卷，可以客觀地反映各法院每年度審判案件的數(shù)量、特點和逐年發(fā)展變化情況，有利于現(xiàn)行利用和歸檔后提供利用，也與法院工作制度相吻合，同時自然而然地把法院全部案件劃分成了各種年度類別。按年度立卷，要求根據(jù)案件收案年度編定的案號歸入相應(yīng)的年度，某一年度受理的案件應(yīng)當(dāng)集中管理，不可分散，不可將一個年度的案件放入另一個年度之中，跨年度審結(jié)的案件，無論何時立卷歸檔都應(yīng)列入收立案年度集中管理。

按類別立卷，是指按照案件的性質(zhì)分類進(jìn)行立卷。依我國三大訴訟法規(guī)定，訴訟案件分為刑事、民事、行政、執(zhí)行四大類別。

按審級立卷，是指按照案件所在的審級進(jìn)行分類立卷。這里的審級指審判程序，一般分為一審程序、二審程序、死刑復(fù)核程序、審判監(jiān)督程序、特別程序、執(zhí)行程序等。我國三大訴訟法對審判程序作出了嚴(yán)格的法律規(guī)定，必須認(rèn)真遵照執(zhí)行。

按一案一號立卷，是指按照案件在立案部門收案時編定的案號進(jìn)行立卷。一個案件在同一審級審理時，只能編定一個案號，收、結(jié)案登記薄，案件目錄登記表、案件登記表、檔案檢索目錄都應(yīng)按照立案時編定的案號順序排列。

上述四個因素是一個緊密聯(lián)系而不可分割的有機(jī)整體，缺一不可。執(zhí)行這一原則必須綜合四個因素合并使用。充分運用這一立卷原則，有利于正確編定案號，簡化管理手續(xù)，提高管理效率。法院從受理一個案件開始，就按年度、類別、審級和收案順序編定一個案號，訴訟活動中產(chǎn)生的所有訴訟文書材料以及立卷、歸檔、整理、上架、保管、利用、銷毀等等，都只能使用這個案號。一個案件訴訟活動全過程的所有原始記錄，通過運用這一原則編定的案號，把它們?nèi)拷y(tǒng)領(lǐng)、集合起來，并有機(jī)地結(jié)合成一個完整的訴訟檔案實體，從而有效地方便了日常管理，便于查找利用，對沒有按時歸檔的案件也能了如指掌，便于未歸檔案件的清查催歸，有利于確保訴訟檔案的完整與安全。

二、并卷管理原則

《人民法院檔案管理辦法》第十二案規(guī)定：“同一案件由于審級改變或其他原因形成幾個案號的案卷，應(yīng)當(dāng)合并保管。并卷的要求是：再審卷并入一審或二審卷；向本院提出申訴所形成的申訴卷并入本院的審判卷；向上級法院提出申訴所形成的申訴卷由上級法院立卷歸檔；近年申訴卷并入早年申訴卷。案卷合并時，要在卷宗封面、卷宗登記薄和檢索卡片上注明移出、移入的相關(guān)案號。”這一規(guī)定是并卷管理原則的具體化，其核心內(nèi)容是確定訴訟檔案實體管理，要以案件為基本保管單位，即同一法院的同一案件，無論是改變審級或其他原因所出現(xiàn)的多個案號及其所形成的多本卷宗，均應(yīng)集中起來合并為一個案件的訴訟檔案，并以此為基本保管單位。并卷原則要求法院管理訴訟檔案，必須以案件為基本保管單位，而不是以案號為基本保管單位。由于訴訟制度設(shè)計上的規(guī)定和訴訟活動的客觀要求，某一法院審理的某個一審或再審案件，就有一個一審或再審案件案號，并由此產(chǎn)生一審或再審案卷；當(dāng)該案再再審時，又必須編定一個再再審案號，又由此產(chǎn)生再再審案卷；當(dāng)當(dāng)事人不斷申訴或其他原因發(fā)生時，該案便處于多次再審或無限再審狀態(tài)，這就會出現(xiàn)多次再審案號或無限再審案號，由此產(chǎn)生多次再審或無限再審案卷。同一法院對同一案件一審再審才能定案的為數(shù)眾多。案件反反復(fù)復(fù)，三五次、七八次審判的情況屢見不鮮，每次審判均會出現(xiàn)新的案號和案卷。此外，案件進(jìn)入審判程序前，當(dāng)事人提出管轄異議、財產(chǎn)保全和先予執(zhí)行申請時，以及案件審判結(jié)束后，當(dāng)事人提出申請執(zhí)行、案外人提出執(zhí)行異議等情況時，都會出現(xiàn)專門處理此類問題的案號和案卷。由此看來，所謂一案一號只在一個特定的審判程序內(nèi)才是現(xiàn)實的和確定的，事實上多數(shù)案件都會出現(xiàn)一案多號多本案卷的狀況。當(dāng)這個狀況出現(xiàn)時，就必須運用并卷原則進(jìn)行并卷處理，才能把一個案件在訴訟活動中形成的數(shù)個案號及其全部案卷組成一個基本保管單位。如不并卷，同一法院同一案件就可能出現(xiàn)以案號為基礎(chǔ)的數(shù)個基本保管單位。因此，這一原則有效解決了同一法院審理同一案件，出現(xiàn)數(shù)個案號及其數(shù)本案卷時，集中并卷管理問題，也便于檔案部門為法院和訴訟當(dāng)事人查詢利用提供完整齊全的訴訟檔案。全國各級法院在執(zhí)行這一規(guī)定中存在較大偏差，許多法院沒有嚴(yán)格落實并卷管理原則，同一法院同一案件存在多個基本保管單位。即以審級編定的案號為基本保管單位，以案號為檔號。一個案件既以一審案卷為一個基本保管單位。又以再審或多次再審案卷分別為一個基本保管單位，還以執(zhí)行案卷為一個基本保管單位，跨年度編定案號的必然跨年度存放保管。這種管理方法完全不符合并卷管理原則，應(yīng)予糾正。過去出現(xiàn)的這種狀況，現(xiàn)在糾正比較困難，也容易引起混亂，關(guān)鍵是今后在日常檔案工作中應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行并卷管理原則。

三、書記員立卷歸檔原則

《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》第5條明確規(guī)定，訴訟文書立卷歸檔工作是審判崗位責(zé)任制內(nèi)容之一，是書記員的重要崗位職責(zé)。書記員將全部訴訟文書材料收集整理，按一定順序排列，裝訂成冊，逐頁編號，全卷編目，這就是訴訟文書的立卷工作。立卷符合要求后，書記員應(yīng)將訴訟檔案送審判長或案件承辦人審查是否合格。如果不合格，應(yīng)重新裝訂；如果合格，應(yīng)將訴訟檔案交審判庭內(nèi)勤，并辦理交接手續(xù)。審判庭內(nèi)勤應(yīng)及時登記，編寫歸檔清冊，按有關(guān)規(guī)定及時或定期將訴訟檔案移交給本院檔案管理部門，這就是訴訟文書的歸檔工作。訴訟文書材料立卷歸檔，是一項極其嚴(yán)肅、極為重要的具體工作，書記員應(yīng)以高度認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，按有關(guān)規(guī)定做好立卷歸檔工作。書記員為合議庭組成人員，自始至終參與案件審理活動全過程，擔(dān)任庭審現(xiàn)場和合議庭會議記錄，參與部分訴訟文書擬制、處理工作，負(fù)責(zé)收集保管涉案的全部訴訟文書材料。因此，由書記員立卷歸檔責(zé)無旁貸。庭長、審判長和合議庭法官有監(jiān)督書記員立卷歸檔的責(zé)任。檔案管理部門對書記員立卷歸檔工作應(yīng)進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。

四、正副卷分別立卷管理原則

正副卷分別立卷管理原則，是1991年第二次全國法院檔案工作會議上確定的，并在《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》中作了明確規(guī)定：“人民法院的各類訴訟文書，應(yīng)當(dāng)按照利于保密、方便利用的原則，分別立為正卷和副卷。”依照這一原則規(guī)定，除適用簡易程序?qū)徖淼陌讣猓ㄔ簩徖砥渌讣脑V訟檔案，書記員在立卷時，均應(yīng)分立正卷和副卷。正卷主要列入當(dāng)事人提供的訴訟書狀、證據(jù)證物，法院制作的訴訟文書正本等對外公開的訴訟文書材料。副卷主要列入上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志批示及其答復(fù)，法院內(nèi)部請示批復(fù)、審委會討論案件記錄、合議庭筆錄、訴訟文書原稿（審簽稿）等不宜公開的訴訟文書材料。副卷屬審判工作秘密，一律不對外查閱，只限法院內(nèi)部使用。執(zhí)行正副卷分別立卷原則，既有利于訴訟檔案的提供利用，該公開的全部公開，又適當(dāng)控制了使用范圍，該保密的堅決保密，有利于保守國家秘密和審判秘密。

訴訟案件案號管理方法

實踐證明，訴訟案件案號管理在審判流程管理和訴訟檔案實體管理中處于首要地位。如果一個法院訴訟檔案管理混亂，案件底數(shù)不清，未歸檔案件案號情況不明，未歸檔案卷去向不明，首先必定是因該院各審判庭案號管理混亂，案號登記不清，案件登記本殘缺不全、丟失所造成的。訴訟案件案號管理是訴訟檔案實體管理的源頭，做好案號管理工作對訴訟檔案實體管理具有正本清源的重要作用。

案號是指法院受理各類案件及制作其訴訟文書的編號。案號依次由立案年度、收案法院簡稱，案件性質(zhì)類別、審判程序代字、順序號五要素組成。編定案件案號除遵循上述立卷原則外，還應(yīng)遵循編定案件案號的基本要求和方法。

一、編定訴訟案件案號的基本要求和方法

編制立卷年度，時間必須與各級法院規(guī)定的司法統(tǒng)計起始日期和截止日期一致，如果年度司法統(tǒng)計截止日期為12月25日的，當(dāng)年案件的案號年度，應(yīng)當(dāng)起于上年12月25日（含本日），止于當(dāng)年12月24日（含本日）。如2005年度的案件，應(yīng)當(dāng)是2004年12月25日以后，至2005年12月25日新收的全部案件。

編制收案法院簡稱，應(yīng)按照各級法院正在實行的法院簡稱編制。全國各省、自治區(qū)、直轄市的簡稱，國家已有明文規(guī)定，建國后一直照此執(zhí)行。但一個省高院轄區(qū)內(nèi)，或一個中級法院轄區(qū)內(nèi)，往往有數(shù)個法院簡稱可能相同，如不加以區(qū)別，則容易引起混淆。如海南省高級人民法院簡稱為“瓊”。在相當(dāng)長的一段時期里，海南省內(nèi)有一個瓊北中級法院，有一個瓊南中級法院，還有瓊山市法院、瓊海市法院、瓊中縣法院。如果上述5個法院，均簡稱為“瓊”，則會出現(xiàn)5個法院簡稱完全相同，無疑不妥。因此，需要由省高院發(fā)文明確規(guī)定各法院簡稱，以便各法院簡稱有所區(qū)別。人民法庭是基層人民法院的派出機(jī)構(gòu)，不能在基層人民法院簡稱中增加人民法庭的簡稱。

編制案件性質(zhì)類別和審判程序代字，應(yīng)按照最高人民法院頒布的有關(guān)各類訴訟文書樣式等一系列規(guī)范性文件的要求執(zhí)行。如編制刑事一審案件案號，其案件性質(zhì)類別、審判程序代字為“刑初”；二審改判、維持、發(fā)回重審、撤銷變更一審裁定，準(zhǔn)許撤回上訴、抗訴，二審附帶民事訴訟的案件，案件性質(zhì)類別、審判程序代字為“刑終”；報請復(fù)核死刑（含死緩）的案件，案件性質(zhì)類別、審別程序代字為“刑復(fù)”；報請核準(zhǔn)在法定刑以下減輕刑罰的案件，案件性質(zhì)類別，審判程序代字為“刑核”；按照一審程序再審的案件，案件性質(zhì)類別、審判程序代字為“刑再初”；按照二審程序再審的案件，案件性質(zhì)類別、審判程序代字為“刑再終”。其他各類案件案號編制辦法，最高人民法院均有明文規(guī)定，總共有數(shù)十種之多，各級法院應(yīng)當(dāng)緊密結(jié)合具體案件實際情況，靈活運用，認(rèn)真遵照執(zhí)行，做到準(zhǔn)確、貼切。

編制立案順序號，是指按各級法院受理案件的順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字和自然數(shù)排列順序，編制流水號。當(dāng)一個案件需要制作數(shù)份內(nèi)容相異的裁判文書時，不同內(nèi)容的裁判文書應(yīng)在案號后使用破折號加順序號予以區(qū)別。

上述五要素在編制任何一個案件案號時都應(yīng)全部使用，綜合使用，缺一不可。只有綜合運用五要素，才能確保案件案號的完整準(zhǔn)確。

二、編制案件案號容易出現(xiàn)的錯誤

（一）審判程序代字編制錯誤。以刑事案件為例：如將上訴、申訴、抗訴進(jìn)入二審程序的案件，分別錯編為“刑上”、“刑申”、“刑抗”；將由申訴、抗訴進(jìn)入再審程序的案件分別錯編為“刑申”“刑抗”或“刑監(jiān)”；多次反復(fù)再審的案件，從第一次再審刑到最后一次再審均為“刑再”，也有“刑再再”“刑再再再”案號，從字面理解應(yīng)當(dāng)是第二次、第三次再審。諸如此類的問題，在各類案件案號編制中層出不窮。究其原因，主要是案件案號種類繁多，難以把握；有些案號的編制辦法過去沒有明確規(guī)定，編制案號人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，責(zé)任心不強(qiáng)，隨意性太大；有關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人輕視案號編制和管理工作，審查把關(guān)不嚴(yán)，疏于管理。

（二）空號、重號、錯號大量存在。如一個終審案件當(dāng)事人申訴時，先編一個“申”字號，人民檢察院抗訴時，又編一個“抗”字號，審委會決定再審后，又編一個“再”字號，這就使同一案件在再審程序上出現(xiàn)了數(shù)個不同的案號。由于工作上的疏忽大意，一案多號，或多案一號，空號、錯號、重號等問題，在一些法院普遍存在，有的達(dá)到10%以上。還有一種空號是基層人民法院編定案件案號方法不當(dāng)所產(chǎn)生的。一些基層人民法院對民事案件編號，采取一次性分配辦法進(jìn)行管理，很容易出現(xiàn)空號。如某縣法院規(guī)定：民事案件案號按下列方案分配，并由本院民庭和3個法庭自收自用。本院民庭：1號至300號，XXX人民法庭：301號至400號，XXX人民法庭401號至500號，XXX人民法庭501號至600號。按照這個分配方案要求，該院民庭及3個派出法庭，各自應(yīng)在分配方案范圍內(nèi)編定案號，當(dāng)有的單位案號不夠用或有多余的案號時，再調(diào)劑使用。善于調(diào)劑使用的，不會出現(xiàn)空號，不善于調(diào)劑使用的，到年終往往會出現(xiàn)大量空號。因年初分配的案號無法填滿，該院的民事案件案號便不能按照順序號完整地連接起來，給立卷歸檔及檔案管理工作帶來諸多不便。

（三）有的法院沒有統(tǒng)一建立收、立案登記薄，案件目錄登記薄、案件登記表等有關(guān)反映訴訟案件案號及其他案件信息內(nèi)容的原始記錄憑證，或者沒有建立統(tǒng)一的管理、移交制度和規(guī)定，或者不認(rèn)真執(zhí)行制度和規(guī)定，或者沒有定期移交給檔案管理部門，或者保管不善，殘缺不全，甚至下落不明。丟失了訴訟案件案號管理的原始依據(jù)，給訴訟文書材料的立卷歸檔、整理移交、清理催歸和長期管理留下了隱患，損害了訴訟檔案的完整與安全。

三、糾正方法

（一）法院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對案件案號的規(guī)范化管理工作，嚴(yán)格要求有關(guān)部門和人員認(rèn)真執(zhí)行最高人民法院關(guān)于各類訴訟文書樣式及案號管理的有關(guān)規(guī)定，堅決糾正錯編亂編案號的做法。將案號管理納入法官、書記員、內(nèi)勤業(yè)務(wù)培訓(xùn)內(nèi)容，切實提高審判工作人員編制和管理案號的能力。選擇那些責(zé)任心強(qiáng)，業(yè)務(wù)熟練的人員負(fù)責(zé)案號的編制和管理工作。

（二）在全國法院或以各法院以單位建立內(nèi)容完整、設(shè)計合理、方便工作、便于管理的收立案登記薄，案件目錄登記表、案件登記表。實行統(tǒng)一管理，由內(nèi)勤專人掌管使用。要求每案必登，各類別各審級案件一案一號，一案一表。各審判業(yè)務(wù)部門之間、審判人員之間移送交接案件，必須在登記表上簽后備查，注明交接年月日，完善交接手續(xù)。各類登記薄、登記表，每年年終以案件性質(zhì)和審判程序為類別裝訂成冊，移交檔案管理部門歸檔，永久保存。

（三）依據(jù)最高人民法院有關(guān)規(guī)定，全國各級法院立案部門負(fù)責(zé)本院全部案件的收立案工作。編定和管理案號是立案工作的組成部分。法院立案部門應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮職能作用，統(tǒng)一制定本院案號編制管理的具體規(guī)定和實施細(xì)則，實行規(guī)范化、制度化管理，防止和糾正非立案部門自收自立，多頭編定案號的現(xiàn)象，杜絕空號、重號、錯號。

（四）訴訟案件一旦出現(xiàn)空號、重號、錯號等問題，應(yīng)及時采取補(bǔ)救措施。有關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)在收立案登記薄、案件目錄登記薄、案件登記表、歸檔案件清冊，案件歸檔登記薄、檔案檢索目錄的有關(guān)欄目內(nèi)，加注說明原因。已編定案號的撤訴案件，應(yīng)移交歸檔，不作銷號銷案處理。基層法院應(yīng)高度重視人民法庭案號管理工作。經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)，通信技術(shù)條件有保障的市、縣基層法院，對派出人民法庭收立案件編定案號工作，可以采取電話聯(lián)系編定案號，計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)編定案號的辦法，由本院立案部門統(tǒng)一管理，統(tǒng)一編定案號，隨時報立案，隨時編定案號。經(jīng)濟(jì)落后，交通不便，通信條件較差的市、縣基層法院，仍然可以采用定額分配案號的辦法，由人民法庭自行編定案號。但法院立案部門應(yīng)隨時了解掌握案號使用情況，適時調(diào)整使用，多退少補(bǔ)，有效防止空號、重號、錯號等問題的產(chǎn)生。