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摘要:在網絡信息時代,高校檔案管理應適應時代要求,加速以自動化、信息化、社會化建設為主的檔案管理現代化建設。從高校檔案管理現代化建設的內容與意義,高校檔案管理現代化建設存在的問題,加快高校檔案管理現代化建設的幾點建議等三個方面提出了搞好高校檔案工作的思路。

關鍵詞:高校;檔案管理;現代化

隨著經濟、信息與科技的發展,高校檔案作為重要的信息資源,其服務領域也由原來的高校內部逐步向社會諸多領域擴展。社會發展需要高校加速以自動化、信息化、社會化建設為主的檔案管理現代化建設。因而,高校檔案開放式的網絡現代化管理與服務,已成為高校廣大檔案工作者共同關注的課題。

一、高校檔案管理現代化建設的內容與意義

高校檔案一般有文書檔案、教學檔案、科技檔案、聲像檔案、編輯檔案、外事檔案、會計檔案、人事檔案等,有的學校劃分的類別更細。這些檔案都是師生在工作、學習中產生的,應視為一個整體,實行統一管理。每一類檔案的管理、每一個環節的工作都有其專業要求。業務的統一管就是要使每一類檔案業務工作的開展都在學校檔案機構的督促、檢查之下,即嚴格要求檔案工作人員按照不同的業務規范要求,認真完成每一道工序,使檔案的整理、歸檔、技術保護等各個方面達到檔案業務建設的要求,有效地為高等學校各項工作服務。

(一)檔案管理現代化的內容

檔案管理現代化是指應用現代科學技術的原理和方法,遵循檔案工作的客觀規律,通過計劃、組織、指揮、協調和控制行動,合理地使用檔案系統的人力、財力、物力,以最小的投入實現最大的服務功能。檔案管理現代化的內容包括檔案管理觀念的現代化、檔案管理裝備的現代化、檔案管理人員素質的高級化、檔案管理工作的法制化、檔案管理方法的科學化。

1.檔案管理思想現代化

在科學發展觀思想指導下,創新高校檔案的建設、管理和改革工作,使這項工作有責任、有秩序、上水平、提質量,使其真正成為領導的智囊庫、參謀部,為各項工作和“史”、“志”工作打下良好的堅實基礎。要使這項工作達到四有,即有人員、有館舍、有設備、有制度。要對檔案人員定期或不定期地進行以檔案專業為基本內容的培訓、考核,提高檔案管理人員的檔案管理意識、管理水平和素質。

檔案管理人員要專業化、知識化,最好年輕化,要自上而下,形成體系。檔案管理人員要有高度自覺和不怕苦累的敬業精神,要像媒體記者一樣吃苦耐勞,勤奮進取,積極主動,善于采訪、收集、積累各類素材,而絕不能貪圖安逸,“守株待兔”。

2.檔案管理組織現代化

實現高校檔案組織管理,這是時代的要求。我國檔案部門從20世紀80年代初開始探討計算機管理檔案,目前已取得了長足進展。

實現高校檔案自動化管理,購置設備、開發軟件,僅是必備的基本條件。在實施自動化管理的過程中,還必須處理好大量的數據輸入與有限的人力、物力的矛盾,要盡快實施和完善文檔一體化管理,這樣可以避免大量未數字化處理的檔案數量成倍遞增,“老賬”未清,“新賬”又來,如此循環往復,數據準備工作將顧此失彼。

3.檔案管理方法現代化

目前,針對高校合并、規模加大和“一校多區”的具體情況,通過建立教學檔案網絡管理系統的辦法,改進高校院系檔案管理工作,效果明顯。(1)加大檔案管理宣傳力度,增強教職工及有關領導的檔案管理意識。(2)運用各種現代化信息技術建立電子檔案,形成以電子檔案為主、紙質檔案為輔的檔案管理系統。(3)及時收集完善各種院系檔案文件,提高歸檔資料的完備率和規范程度,同時堅持開放檔案文件,方便師生檢索查詢,發揮檔案的資料價值。(4)加強電子檔案的安全管理。目前的電子檔案資料散存于部門或個人的電腦中,不規范、不系統,安全性也令人擔憂。如果遇到電腦病毒或人為操作失誤,就容易造成電子文件的丟失。

4.檔案管理手段現代化

檔案管理手段現代化是指運用現代科學技術管理檔案,達到優化目的,取得最佳效益的過程。高校檔案管理的現代化主要包括三個方面:一是觀念現代化。要確立高校檔案是重要的信息資源這一觀念。二是管理現代化。

要正確確立高校檔案管理的概念,并要制定一套與現代化管理相適應的政策、法規、管理體制和運行機制。三是技術現代化。要用計算機、掃描儀、檔案管理軟件等現代化辦公設備,對檔案信息資料進行收集、整理、利用,提高檔案的服務水平。建設現代化還必須有進行現代化建設的理念、現代化的技能,尤其需要的是堅持科學發展觀,充分調動方方面面的積極性,保持高校檔案事業各項工作全面協調、持續、快速、健康的發展,從而為學校和社會大眾提供更優質的服務,使學校檔案現代化管理、信息化建設總體上達到國際先進水平,更好地為社會主義現代化建設事業服務。

5.檔案管理人才現代化

高校檔案是反映學校歷史面貌和發展變化軌跡的真實記錄,是一個重要的信息源,是學校的寶貴財富。因此,建設一支忠誠事業、業務精良、作風過硬、一專多能、結構合理、相對穩定的檔案人員隊伍,是做好高校檔案工作的重要保證,也是高等教育發展的需要。根據高校檔案管理的具體要求和發展需要,高校檔案管理人才隊伍建設有以下策略:爭取領導重視,保障檔案管理人才隊伍的建設;更新觀念,提高高校檔案管理人才隊伍的創新意識;強化激勵機制,穩定高校檔案管理人才隊伍;加強繼續教育,提高檔案管理人才隊伍的素質。

(二)加強高校檔案管理現代化建設的意義

高校檔案管理現代化建設有利于提高檔案信息資源的利用率,通過網絡可以使信息共享,減少重復勞動,提高檔案管理人員的工作效率與工作質量;高校檔案管理現代化建設有利于提高檔案管理水平,增強服務意識,使檔案工作與時俱進,更好地為社會大眾服務;高校檔案管理現代化建設有利于實行檔案標準化、規范化的工作程序和方法,提高檔案管理基礎工作水平。即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作;高校檔案管理現代化建設有利于實行檔案綜合管理,提高檔案工作的整體水平。

二、高校檔案管理現代化建設存在的問題

近幾年,全國高校加強了對檔案管理工作的改革,高校檔案管理已步入現代化建設進程并取得了一定的成績。

但是,目前大多數高校檔案管理對計算機的應用單一、功能簡單、利用低效。各高校檔案管理現代化建設的進展十分不平衡,經費緊張,檔案信息化建設滯后,管理人員綜合素質低等,在不同程度上制約了檔案工作管理,使其處于低水平重復的狀態,造成了財力、物力、人力的巨大浪費,—105—致使高校檔案管理現代化建設的進程緩慢。

(一)缺乏統一的網絡化協調機構

網絡化是高校檔案管理現代化的重要內容,但受高校管理體制和運行機制的影響,各高校檔案管理工作形成了條塊分割、自成系統、各自為政的局面。盡管許多高校檔案部門已意識到資源共享的重要性與必要性,但還是比較缺乏館際之間的合作。目前,還沒有一個統一的組織機構來規劃協調高校檔案館網絡化建設和資源共享工作。

(二)標準化水平偏低

由于歷史的原因,高校檔案管理現代化建設走的是一條各自為政、自給自足的發展道路。目前,研制出的不少檔案系統應用軟件都沒有遵循國際標準,功能單一,標準化水平低,數據不完整,致使大多數檔案館無主題標引,共享性差。而國家至今沒有統一的發展規劃和標準,各館的發展存在著較大的盲目性。

(三)數據庫建設滯后

經過多年的努力,高校檔案館大都建成了規模大小不等的檔案數據庫。但缺乏整體性,數據庫大都自建自用,規模小,標準化程度低,類型單一,數據無規范化控制,社會服務水平較差。而且大多是條目數據庫,缺少全文數據庫和多媒體數據庫,無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖然聯網,但只能訪問其主頁,無法實現實質性的資源共享。

(四)人員素質較低

目前,高校檔案人員隊伍整體素質仍普遍較低,不適應高速發展的計算機工作環境,檔案管理工作嚴重缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術,又精通檔案業務的復合型人才,不適應檔案網絡化建設和高校檔案事業發展的需要。

三、加快高校檔案管理現代化建設的幾點建議

(一)抓好檔案管理標準化

檔案管理標準化是檔案管理現代化的技術保障和重要前提。沒有標準化,就沒有現代化。所以,在當前和今后一段時期,加強標準化建設是檔案管理現代化的核心內容。這是應用計算機技術的重要前提,也是一項十分艱巨和細致的工作。

(二)加快檔案信息化建設

檔案管理模式正轉向以檔案實體數字化信息這種主要形式向社會提供服務為中心,目標在于實現檔案信息接受、傳遞、存儲和提供利用的一體化以及檔案信息高度共享。而數字化、網絡化建設,是實現這一目標的關鍵。網絡是檔案信息傳輸、交換和資源共享的重要途徑,在具備網絡條件的高校,檔案網絡化建設的重要環節在于制作各種接口,在自己的網站、網頁上建立各種數字化的檔案資料庫,實現檔案信息的網上接收、管理和傳輸。

(三)促進檔案信息利用的社會化

高校檔案管理部門應當在保證整體利益不受損害的前提下,更大范圍地向社會各方面提供檔案信息服務。廣大高校檔案工作者既要強化服務意識,打破只為學校內部黨政管理、教學、科研服務的思維定式,還要注意提高服務水平和服務效果。公務員之家

(四)加強檔案管理現代化軟硬件基礎設施

建設軟硬件基礎設施是高校檔案現代化建設的基礎。目前,高校自身對檔案管理部門的投入仍然有限,成為高校檔案管理現代化建設的瓶頸。加大經濟投入,加強基礎設施建設,是保證高校檔案管理現代化建設得以進行的先決條件。在硬件方面,高校應給予財力上的支持;在網絡和軟件方面,高校檔案部門應發揮教育網、高校校園網的平臺作用,吸引和運用校內計算機、信息等學科的技術、人才力量,以高性能軟硬件基礎設施為檔案管理系統提供保障。

(五)優化隊伍結構并提高人員素質

檔案人員的素質高低,是影響檔案管理現代化的重要原因之一。要解決這一問題,人才開發是關鍵。一方面通過高等院校培養高層次檔案現代化管理人才。充分發揮高等院校設施齊全、師資力量雄厚、科研水平高、輻射面廣等優勢,培養高層次檔案信息化管理人才。研究生教育中設定檔案信息化建設研究方向,本科生教育中加大現代化、信息化管理等方面的課程分量。同時還可以用委培、進修等形式為各省、市培養高層次的管理人員。另一方面通過繼續教育的形式,普及信息化管理知識。通過專題培訓和實際操作,使人人成為檔案信息產品的使用者、檔案信息的管理者、檔案信息利用的解答咨詢者、檔案信息的傳播者。同時通過崗位培訓,使檔案信息管理知識成為入門必讀,這是有效而不可缺少的重要渠道。

總之,加強高校檔案管理現代化建設,創造條件實現檔案管理現代化,是檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇,是加速檔案管理規范化、科學化的客觀要求,也是提高檔案信息開發與服務水平的必由之路。因此,高校檔案管理現代化建設是一項長期、系統、艱巨的工程。除了高校自身的重視和努力,還需要國家和高校檔案主管部門的宏觀調控及信息部門的大力支持。

參考文獻:

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