導(dǎo)語(yǔ)：網(wǎng)民對(duì)檔案管理網(wǎng)站運(yùn)用思考論文一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：對(duì)于文件，有的網(wǎng)站進(jìn)行了分類，檢索起來(lái)相對(duì)比較方便，在檢索方式上，主要有瀏覽檢索、單一檢索、復(fù)合檢索三種，檢索的結(jié)果也都可以以復(fù)制、打印等方式獲得，檢索結(jié)果多為目錄，原文較少，而且即使是原文，也多為文本，很少有圖像甚至是多媒體類型的文件?？偟膩?lái)說(shuō)，并不能讓檢索者滿意。

一、作為普通用戶對(duì)檔案網(wǎng)站利用的體驗(yàn)

1、注冊(cè)較為煩瑣

進(jìn)入檔案網(wǎng)站，可以發(fā)現(xiàn)，一般的注冊(cè)登錄方式有市民郵箱和公眾用戶兩種。相應(yīng)的在網(wǎng)上查檔時(shí)需要選擇這兩種方式注冊(cè)登錄之后才能進(jìn)行。注冊(cè)內(nèi)容嚴(yán)格，除了一般的用戶名和驗(yàn)證碼之外，還要求填寫真實(shí)姓名、郵件地址、聯(lián)系電話、身份證號(hào)和聯(lián)系地址，如果是企業(yè)用戶的話還要填寫公司名稱和公司主頁(yè)。用戶注冊(cè)成功后，網(wǎng)站將給予每個(gè)用戶一個(gè)用戶賬號(hào)及相應(yīng)的密碼，也就是說(shuō)在注冊(cè)成功之后，并不能馬上登錄使用。該用戶賬號(hào)和密碼由用戶負(fù)責(zé)保管，用戶對(duì)以其用戶賬號(hào)進(jìn)行的所用活動(dòng)和事件負(fù)法律責(zé)任。而根據(jù)規(guī)定，到館查詢檔案，作為大陸公民只需要持有身份證明材料，就可直接到國(guó)家檔案館利用開放檔案。這樣看來(lái)，利用檔案網(wǎng)站查檔似乎比到館直接查檔更加煩瑣。

2、內(nèi)容冗雜

進(jìn)入檔案館網(wǎng)站的主頁(yè)，常常給人以無(wú)所適從的感覺。網(wǎng)站上內(nèi)容雖然琳瑯滿目，但真正要找到自己所需要的信息，卻要花費(fèi)點(diǎn)時(shí)間。僅作為標(biāo)識(shí)作用的一級(jí)類目，就“千人千面”。最多的檔案網(wǎng)站，有二十多個(gè)，最少的只設(shè)有1個(gè)一級(jí)類目。相同的功能放在不同的類目之下，例如同是愛國(guó)主義教育功能，有的單獨(dú)設(shè)置一個(gè)類目，有的則歸入網(wǎng)上展廳。筆者也曾到國(guó)外檔案網(wǎng)站上瀏覽過，以英國(guó)檔案網(wǎng)站為例，在一級(jí)類目之前設(shè)置了站點(diǎn)導(dǎo)航性鏈接，包括幫助、聯(lián)系我們、A到Z索引、站點(diǎn)檢索、權(quán)限五個(gè)方面，對(duì)網(wǎng)站的所有功能及用戶的使用權(quán)限進(jìn)行了介紹，而到了一級(jí)類目部分，值得欣賞的是每個(gè)一級(jí)類目的第一個(gè)子類目都對(duì)這個(gè)類目的功能與使用做了解釋，對(duì)于第一次使用檔案網(wǎng)站的用戶來(lái)說(shuō)十分方便。此外，有些網(wǎng)站雖然類目繁多，但仔細(xì)觀察發(fā)現(xiàn)其中不少類目可以合并。過多的類目對(duì)于用戶來(lái)說(shuō)的確很不方便，而作為標(biāo)識(shí)性的類目都給人以冗雜的感覺，那么在其指示下的內(nèi)容就更容易讓用戶感到混亂了。

3、檢索功能不盡如人意

網(wǎng)站上的檢索功能包括檔案檢索和文件檢索，由于注冊(cè)煩瑣，筆者選擇不需注冊(cè)也能檢索的文件檢索進(jìn)行體驗(yàn)。對(duì)于文件，有的網(wǎng)站進(jìn)行了分類，檢索起來(lái)相對(duì)比較方便，在檢索方式上，主要有瀏覽檢索、單一檢索、復(fù)合檢索三種，檢索的結(jié)果也都可以以復(fù)制、打印等方式獲得，檢索結(jié)果多為目錄，原文較少，而且即使是原文，也多為文本，很少有圖像甚至是多媒體類型的文件。總的來(lái)說(shuō)，并不能讓檢索者滿意。

4、個(gè)性化服務(wù)鮮見

網(wǎng)絡(luò)用戶的需求呈現(xiàn)個(gè)性化的特點(diǎn)，而網(wǎng)絡(luò)本身也具有提供個(gè)性化服務(wù)的能力。但是，在檔案網(wǎng)站上基本看不見個(gè)性化服務(wù)的蹤影。在以便捷、開放、主動(dòng)為前提建立起來(lái)的檔案網(wǎng)站上沒有個(gè)性化服務(wù)，的確令人有些遺憾。而在圖書館網(wǎng)站、或者國(guó)外一些檔案網(wǎng)站上，個(gè)性化服務(wù)開展的很好，吸引了眾多用戶。例如南京圖書館的個(gè)人閱覽室，用戶可以訂制自己喜愛的雜志，并可以將喜愛的文章保存起來(lái)，供以后反復(fù)閱讀；英國(guó)國(guó)家檔案館也提供定制功能，可以對(duì)在英國(guó)國(guó)家檔案網(wǎng)站上公布的最近開放的文件、英國(guó)國(guó)家檔案館近期開展的活動(dòng)、專題講座進(jìn)行定制，下載安裝一定的閱讀軟件即可進(jìn)行閱讀。

5、缺乏檔案館的特點(diǎn)

檔案不同于圖書、資料，具有社會(huì)性、歷史性、確定性和原始記錄性，尤其是檔案的原始記錄性，這是檔案的本質(zhì)特性，是檔案區(qū)別于其他事物尤其是相鄰事物的獨(dú)一無(wú)二的本質(zhì)所在。檔案館作為保管檔案的場(chǎng)所，在選址、建筑、設(shè)備、制度等方面也有其特點(diǎn)。而到了檔案網(wǎng)站，筆者很難看出它與其他類型網(wǎng)站的區(qū)別。在網(wǎng)站上，常常能看到一些便民服務(wù)包括交通、旅游、票務(wù)、購(gòu)物、就業(yè)、氣象預(yù)報(bào)等等，也許設(shè)置的出發(fā)點(diǎn)是為了體現(xiàn)檔案網(wǎng)站的休閑利用功能，但問題是有專門的網(wǎng)站已經(jīng)做得非常出色，用戶應(yīng)該不會(huì)“舍近求遠(yuǎn)”。我認(rèn)為，檔案網(wǎng)站首先要能夠提供查檔的服務(wù)，其次應(yīng)具有社會(huì)氣息、文化氣息或一些趣味性，在做好這二者的基礎(chǔ)上才能體現(xiàn)檔案網(wǎng)站的休閑利用功能，凸顯檔案網(wǎng)站的特點(diǎn)。

二、針對(duì)目前的利用現(xiàn)狀應(yīng)采取的對(duì)策

1、找到正確的定位

檔案網(wǎng)站提供服務(wù)，首先應(yīng)明確服務(wù)的主體，找到自己的定位。打開歐美一些國(guó)家的檔案網(wǎng)站，很容易判斷出他們的服務(wù)主體是公眾，從欄目設(shè)置到具體的內(nèi)容與功能都站在公眾的角度，所以在它的一級(jí)類目里安排了為第一次訪問的用戶而特別設(shè)置的指導(dǎo)子類目，網(wǎng)站的主體部分不斷更新的是最近開放的檔案、檔案館舉辦的活動(dòng)等等，網(wǎng)站上甚至有電子商務(wù)的內(nèi)容。我們的檔案網(wǎng)站態(tài)度似乎不那么明確，網(wǎng)站上最新動(dòng)態(tài)里有關(guān)檔案部門自身的事務(wù)、與政府有關(guān)的文件、當(dāng)然也有針對(duì)用戶的內(nèi)容，于是網(wǎng)站服務(wù)的主體包括檔案部門自身、政府、公眾三個(gè)部分，而面面俱到的結(jié)果，是使得網(wǎng)站內(nèi)容變得冗雜，尤其對(duì)于普通公眾而言，真正與自身相關(guān)的內(nèi)容寥寥無(wú)幾。我認(rèn)為根據(jù)檔案館的性質(zhì)以及檔案形成的歷史來(lái)看，檔案網(wǎng)站應(yīng)以公眾與政府為主體，在內(nèi)容與功能設(shè)置上都應(yīng)以二者為前提，這樣才能提高檔案網(wǎng)站的利用率。

2、對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行有效的整合

根據(jù)普查的結(jié)果可以發(fā)現(xiàn)，我國(guó)檔案網(wǎng)站的建設(shè)已經(jīng)完成了從無(wú)到有的階段，網(wǎng)站的內(nèi)容在量上是有保證的，在質(zhì)上仍有待完善。要提高網(wǎng)站內(nèi)容的質(zhì)量，首先要做的工作就是對(duì)現(xiàn)有的網(wǎng)上資源進(jìn)行整合。所謂網(wǎng)上資源整合是指依據(jù)一定需要，對(duì)各個(gè)相對(duì)獨(dú)立的數(shù)字資源系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)象、功能結(jié)構(gòu)及其互動(dòng)關(guān)系進(jìn)行融合、類聚和重組，使之成為一個(gè)效能更好、效率更高的新的數(shù)字資源體系。這種整合包括不同載體、不同類型的信息資源之間的整合以及本地資源與遠(yuǎn)程資源之間的整合。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是讓網(wǎng)上資源完成一個(gè)從無(wú)序到有序的過程。豐富而有序的信息資源是做好檔案網(wǎng)站服務(wù)的基礎(chǔ)，如果不對(duì)網(wǎng)上資源進(jìn)行合理有效的整合，必然影響數(shù)字資源的有效利用，通過整合，可以充分保障用戶所需的檔案信息，為確保網(wǎng)站服務(wù)的質(zhì)量提供保障。

3、做好數(shù)字化等基礎(chǔ)工作

網(wǎng)站上缺乏個(gè)性化服務(wù)，現(xiàn)有的服務(wù)質(zhì)量水平不高，無(wú)法達(dá)到用戶的滿意程度，表面上看是我們的技術(shù)水平比較落后，但技術(shù)只是服務(wù)的手段，沒有可供服務(wù)的資源才是關(guān)鍵。因此，要加大檔案信息數(shù)字化工作力度，從源頭保證檔案網(wǎng)站的服務(wù)質(zhì)量，才能提高網(wǎng)站的利用率。一方面通過相關(guān)技術(shù)與設(shè)備，加快現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，另一方面要加強(qiáng)電子文件的收集管理。要?jiǎng)屿o結(jié)合，考慮使用動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)和后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)加強(qiáng)和拓展網(wǎng)站功能。要學(xué)會(huì)換位思考，站在用戶角度思考網(wǎng)站還存在哪些缺點(diǎn)，及時(shí)調(diào)整和修改。當(dāng)然除了要做好數(shù)字化工作，檔案?jìng)鹘y(tǒng)的八項(xiàng)基本工作也要做好，因?yàn)樗麄兪亲龊脭?shù)字化工作的基礎(chǔ)。

4、完善宣傳工作

網(wǎng)站不同于其他傳播媒體，有其自身的宣傳手段。檔案部門建立檔案網(wǎng)站之后，除了采取檔案館手冊(cè)、指南這些傳統(tǒng)媒介開展宣傳工作之外，還要善于運(yùn)用搜索引擎、友情鏈接、電子郵件、新聞組和BBS這些網(wǎng)絡(luò)上常用的宣傳手段，下面據(jù)此做一些簡(jiǎn)單的介紹。

（1）注冊(cè)搜索引擎。搜索引擎的網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航作用使得它成為通向互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的必經(jīng)之路，利用搜索引擎是上網(wǎng)用戶獲取他們不熟悉的網(wǎng)站或內(nèi)容最常用的方法。在注冊(cè)搜索引擎時(shí)，需要注意，把網(wǎng)站遞交給搜索引擎有免費(fèi)遞交、親自去各站點(diǎn)手工登記、付費(fèi)登記、利用搜索引擎的遞交軟件遞交四種方式。它們各自有各自的特點(diǎn)，要在充分了解其情況的基礎(chǔ)上選擇合適的遞交方式，其次要注意避免選擇不當(dāng)?shù)年P(guān)鍵詞，檔案部門可以請(qǐng)教相關(guān)的專家，根據(jù)檔案館的具體情況擬寫適當(dāng)?shù)年P(guān)鍵詞，否則會(huì)影響網(wǎng)站排名。統(tǒng)計(jì)表明，90%以上的用戶通常只點(diǎn)擊分類搜索結(jié)果的第1頁(yè)，而在同一頁(yè)，排在前面的網(wǎng)站點(diǎn)擊數(shù)也遠(yuǎn)高于排在后面的網(wǎng)站，因此取得良好的排名意義重大。公務(wù)員之家

（2）用友情鏈接進(jìn)行宣傳。與不同站點(diǎn)建立鏈接，可以縮短網(wǎng)頁(yè)間距離，提高站點(diǎn)的被訪問率。一般而言，建立鏈接有以下幾種方式：(1)在行業(yè)站點(diǎn)上建立鏈接；（2）申請(qǐng)交互鏈接。尋找具有互補(bǔ)性的站點(diǎn)進(jìn)行鏈接；（3）在商務(wù)鏈接站點(diǎn)申請(qǐng)鏈接。特別是當(dāng)檔案館提供免費(fèi)活動(dòng)的時(shí)候，可以向網(wǎng)絡(luò)上的許多小型商務(wù)鏈接站點(diǎn)申請(qǐng)鏈接。需要注意的是一般圖片鏈接的點(diǎn)擊率大于文字鏈接，如果是文字連接要注意文字修飾。

（3）用電子郵件宣傳。電子郵件發(fā)送費(fèi)用低，受到很多網(wǎng)站的青睞。其關(guān)鍵在于收集用戶電子郵件地址，一般可以利用網(wǎng)站的反饋功能記錄愿意接受電子郵件的用戶，這需要檔案網(wǎng)站加強(qiáng)自身的互動(dòng)交流服務(wù)；另外還可以通過租用一些愿意接受電子郵件信息的通信列表，也可以電子新聞郵件，利用“簽名檔”，填寫檔案館的名稱、地址、電話號(hào)碼、電子郵件以及特色服務(wù)等信息，從而起到宣傳作用。

（4）在新聞組和BBS上宣傳?；ヂ?lián)網(wǎng)使得具有相同專業(yè)興趣的人們組成成千上萬(wàn)的針對(duì)性很強(qiáng)的公告欄和新聞組，加入這些討論，利用上面提到的“簽名檔”可以起到很好的宣傳作用。BBS也是網(wǎng)民交流信息的重要場(chǎng)所，不過管理較新聞組嚴(yán)格。在使用時(shí)要注意技巧，首先要選擇合適的BBS宣傳，其次主題行要具有可讀性和創(chuàng)意性，另外最好在討論問題時(shí)進(jìn)行宣傳，以避免廣告之嫌。

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