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關鍵詞：國有企業人事檔案管理

內容摘要：我國國有企業人事檔案管理方面還存在很多不足，需要進一步發展與完善。本文對此進行了探討。人事檔案管理作為國有企業人力資源管理的主要方法，受到了越來越多的重視。

國有企業人事檔案管理制度還比較落后，檔案管理意識不強。國有企業普遍存在檔案意識淡薄的情況。企業把精力和資金主要投向生產經營、產品銷售、樹立企業形象上，而對檔案基礎工作的投入不夠，甚至片面地認為沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上。這就導致了國有企業人事檔案管理工作不健全，缺乏科學性、先進性，利用率低，且仍有很多國有企業的人事檔案管理還停留在經營管理和手工階段，制約著人事檔案功能的發揮，越來越不能滿足現實工作的需要。

國有企業人事檔案管理存在的問題

國有企業人事檔案內容陳舊、簡單。目前，有不少國有企業的人事檔案材料僅記錄了員工的姓名、年齡、性別等基本信息，已不適應新形勢的發展。檔案記載的個人歷史材料較多，現實材料不全。這種人事檔案不能為選人、用人提供參考，會影響到國企員工的正常晉升與輪換。人事組織部門主要掌握個人履歷、政治面貌、學歷、職務評聘、工資等方面的材料，而反映員工工作業績的材料卻沒有收集進來，使人事檔案在使用中缺少員工工作能力評估這方面的相關信息。這種狀況不但造成管理成本增加，而且破壞了人事檔案內容的完整、統一，使之不能全方位地反映員工的真實面貌。隨著我國社會主義人才市場的完善，國有企業的用人機制更加靈活，短期招聘、勞務用工的情況紛紛出現，國有企業往往忽視這些人員的檔案材料管理。

國有企業人事檔案管理不適應新時期的發展要求。在數字化、網絡化、信息共享的社會中，國有企業人事檔案的管理手段明顯落后，不適應現代化的要求。一是手工操作使檔案不易于檢索利用，易被人為破壞，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性，導致人力資源的配置以及未來人力資源的供求缺乏有效依據。二是有的檔案轉遞不及時，操作程序不規范。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規定轉遞到新單位。有的企業違反規定，把人事檔案當成普通郵件寄送，不通過機要交通轉遞，容易造成檔案丟失。這些情況不僅不利于個人工作的發展，也不利于國有企業人事檔案的規范化管理。

國有企業人事檔案管理的改革和發展

（一）對國有企業人事檔案進行信息化管理

傳統的人事檔案管理缺乏信息化管理的理念，提供快速、高效、優質的檔案利用服務是檔案工作發展的必然趨勢。國有企業人事檔案部門要努力創造條件，實現檔案信息管理現代化，促進檔案信息的開發，提高人事檔案的利用價值和工作效率。將國有企業的職工的檔案信息輸入電腦分類管理，建立人力資源的電子網絡以及優秀人才庫，利用計算機對人事檔案進行信息儲存，對于正式職工、短期聘用人員、勞務人員等分別進行編號并且管理，從而方便查找。

（二）對國有企業人事檔案進行動態管理

在人事檔案的收集上要及時、完整；在人事檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”的原則；人事檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；人事檔案的借閱應注意人事檔案的安全；人事檔案的更新應及時、準確、全面，尤其應注意對人事檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。建立企業的優秀人才庫，對于各類具有專業技能證書及資質的職工，分類錄入到優秀人才庫中，這樣使國有企業在選拔和任用員工的時候，更高效便捷，從而充分發揮人事檔案的作用。

（三）電子文件的整理與歸檔工作

做好電子文件的整理歸檔是提供企業人事檔案管理水平的需要。電子文件的出現，特別是企業信息網絡的應用，對企業檔案工作的影響不僅僅是信息載體的變化，更是一次觀念的轉變和管理模式的變革，也是提高企業檔案管理水平，充分發揮企業檔案信息效用的極好機遇。電子文件的運用，將沖破檔案工作與文件處理工作的界限，使文檔一體化管理進程加快。文件從形成到歸檔均可以利用計算機網絡進行，大大提高檔案管理工作的質量和效益。

（四）加強對國有企業人事管理人員的培訓

要實現人事檔案的信息化、電子化管理，企業必須具有高素質的檔案管理人才。人事檔案管理信息化、電子化的最終決定因素是人。人事檔案管理人員必須由人事檔案實體管理者向信息管理者和者的角色轉換，要提供人事檔案管理人員的計算機應用能力，用信息化、數字化管理手段來管理人事檔案信息。

對檔案專業人才的培訓主要分為兩個方面：一是基礎理論和業務技能培訓。檔案人員應具備扎實的檔案學基礎，還應懂得文件與檔案的管理原則，熟悉檔案工作的規律分類方法及有關技術。二是現代化信息技術培訓。培訓重點應放在數據的規范采集、軟件的正確運用及網絡知識的運用等方面。