導(dǎo)語(yǔ)：檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化詮釋一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要:檔案工作繁瑣枯燥,但對(duì)工作的開展卻極為重要,為了使檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,必須建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度,實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則,嚴(yán)格公文的制發(fā),提高紙質(zhì)檔案立卷的質(zhì)量,做好文書以及電子文件的處理工作。

關(guān)鍵詞:檔案工作;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化

檔案工作繁瑣枯燥,但對(duì)工作的開展卻極為重要,所以這就要求檔案工作必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。作為衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu),在管理一些日常文書性檔案的同時(shí),還有大部分檔案是在日常工作中形成的,這類檔案管理原來(lái)以科室負(fù)責(zé)為主,但實(shí)踐表明,此種管理模式不利于工作開展,于是各科室執(zhí)法檔案也由所統(tǒng)一管理,這樣既符合檔案工作的基本原則,又能滿足衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)開展的需要,是非常正確的。為了使檔案工作進(jìn)一步規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,筆者以為應(yīng)該采取以下措施:

一、建立健全切合實(shí)際的檔案管理制度

檔案種類繁多,形式各異,有日常文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案,要實(shí)行規(guī)范的管理,就必須建立切合實(shí)際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人發(fā)共和國(guó)檔案法》為指導(dǎo)原則,首先要加強(qiáng)硬件的建設(shè),存放檔案必須有專門庫(kù)房,并設(shè)有專柜便于查找,做到科學(xué)管理,排列整齊,并健全檢索工具。庫(kù)房要經(jīng)常通風(fēng),做到整潔衛(wèi)生,庫(kù)房?jī)?nèi)不準(zhǔn)吸煙,以免發(fā)生火災(zāi),做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光,以確保安全和延長(zhǎng)檔案壽命。其次,建立檔案工作網(wǎng)絡(luò),由領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃,提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求,具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項(xiàng)管理制度,對(duì)檔案管理進(jìn)行督促指導(dǎo)。應(yīng)該指定專人管理文書檔案和業(yè)務(wù)檔案,檔案室人員應(yīng)深入各科室,了解各科主要業(yè)務(wù)活動(dòng),以便對(duì)各科的業(yè)務(wù)檔案提出統(tǒng)一的立卷要求,促使業(yè)務(wù)科室在工作中形成的具有保存和利用價(jià)值的文件材料,能夠及時(shí)立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料,要保持它們之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分保存價(jià)值,分類整理,立卷、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切,便于保管和利用。最后要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù),杜絕檔案亂借亂發(fā),防止分散流失。

二、嚴(yán)格公文的制發(fā)

公文是檔案的前身,檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)的。可以說(shuō)公文制發(fā)的怎樣,不僅僅決定公文本身的質(zhì)量,同時(shí),也決定了日后檔案的質(zhì)量,決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量。因此,我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題,以提高檔案實(shí)體質(zhì)量,為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打基礎(chǔ)。提高公文質(zhì)量,首先公文用紙質(zhì)量要好,幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排,左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù),是否符合審批權(quán)限,公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確,主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn),落款是否與公文一致,有無(wú)日期等。三是公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等,都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張,以保證字跡鮮明、清晰,這有利于日后長(zhǎng)久保管利用。四是使用文種要合理,擬制格式要規(guī)范,行文不要濫用簡(jiǎn)稱和使用不規(guī)范的字,以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施。

三、做好文書以及電子文件的處理工作

工作實(shí)踐表明,雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù),具有相對(duì)的獨(dú)立性,但由于文書是檔案的來(lái)源,檔案是文書的歸宿,所以,兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此,我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí),樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想,在實(shí)際工作中,把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān),以實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

在現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境下,電子文件也屬于檔案的一部分,由于電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件有很大的差別,電子文件通常以脫機(jī)方式保存,在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。所以在選擇軟磁盤時(shí)一定要把住它的質(zhì)量關(guān),軟磁盤的質(zhì)量直接關(guān)系到磁盤信息的保存壽命,高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年,而低質(zhì)量軟磁盤往往不到1年,所以在選購(gòu)軟磁盤時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。

在保存方面,要求軟磁盤存放在無(wú)強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵、無(wú)腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里,因?yàn)槌睗駮?huì)使光盤片基霉變,所以環(huán)境空氣相對(duì)濕度應(yīng)該控制在40%～65%,溫度應(yīng)該控制在14～24℃。

四、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則

“以我為主”的立卷歸檔原則,即歸檔的文件要以本單位或直屬上級(jí)單位形成的文件為主的原則,這不僅是在我國(guó)文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來(lái)的一條原則,而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。相近公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。它要求我們?cè)趯?shí)際工作中,在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上,要注意解決好三個(gè)問題:一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性,完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的,才能予以立卷或歸檔,而沒有完成的,則不能立卷或歸檔,否則,將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料,特別是要注意區(qū)分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別,減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度,提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下,要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn),分清主次,把住全宗的入口關(guān),使不該歸檔文件不致混入,同時(shí),又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。

五、提高紙質(zhì)檔案立卷的質(zhì)量

不斷深化的工作實(shí)踐證明,案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素,而立卷問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此,在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中,必須一方面要注意解決好立卷方法問題,以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索,另一方面,要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題,以有利于檔案規(guī)范化管理。

六、加強(qiáng)對(duì)聲像檔案的管理和保護(hù)

聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、組織以及個(gè)人在從事各種活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體,以影像、聲音為主,并輔以文字說(shuō)明的記錄。聲像檔案是一個(gè)單位檔案的重要組成部分。隨著社會(huì)的及辦公條件的改善,在機(jī)關(guān)工作和各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成了大量的聲像檔案。聲像檔案有較強(qiáng)的時(shí)效性和特殊的歸檔要求,如果不及時(shí)歸檔,日后難以追憶齊全和準(zhǔn)確。所以這就要強(qiáng)化規(guī)范管理,對(duì)產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理,制定一套嚴(yán)格的制度,防止分散流失,杜絕歸為己有。對(duì)聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。要結(jié)合實(shí)際,創(chuàng)造條件,力求妥善保管,從長(zhǎng)久保護(hù)和利用考慮。