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摘要:工程項目檔案貫穿整個工程建設，是工程建設和管理過程中的一項十分重要的工作。在數字化時代，傳統大型工程項目檔案管理模式和管理手段面臨著新挑戰。如何在大型工程檔案建設與管理上尋求新突破，通過檔案信息管理系統與項目管理系統的無縫對接，做到既能夠掌握項目建設全過程情況，又能實現全過程監控，從而有效地保證大型工程決策及時、管理科學，是值得我們探討的課題。

關鍵詞:大型工程項目檔案管理信息化

大型工程項目檔案是指工程建設的重要組成部分，它凝結了工程管理技術人員、操作人員的智慧，是工程建設過程、工程實體狀況、工程建設質量的最原始，也是最真實和全面的記錄。進入數字化時代后，隨著我們社會生活和信息科技的飛速發展，許多投資建設的都是大型工程項目。在以數字信息化為代表的今天，緊跟時代步伐，突破傳統的工程項目檔案管理手段和模式，實現大型項目工程檔案的管理信息化已然是一個十分緊迫的話題。

1大型工程項目檔案與信息化建設的必要性

（1）大型工程項目檔案的特征

大型工程項目的檔案不僅是一種重要的信息資源，也是工程建設管理經驗和技術經驗的直接總結依據。做好工程項目檔案的收集、編撰、管理和使用，無疑對于工程建設的順利進行，以及工程項目投產后運行維修、管理改造有著十分重要的作用。[[]馮瑜.檔案工作研究與創新[M].濟南：山東省地圖出版社，2007：352,353.]

目前，我們所接觸的大型工程項目大多數規模宏大，參加建設單位眾多，具有建設周期長、投資額度大、社會效益大的特征。在大型工程建設過程中，對工程項目檔案的管理工作始終貫穿于整個工程建設過程，對整個工程能否最終成功起到極為重要的作用。完整的工程項目檔案可以使管理者看清整個項目的進程，同時通過對工程檔案了解來把握使整個工程質量，其不僅是項目負責單位了解工程進度、項目存在問題的重要依據，也是作為新工程項目的開發重要參考資料。

（2）大型工程項目信息化建設的必要性

大型工程項目檔案管理的信息化是采用數字化技術，在實現工程項目數字化管理的基礎上，針對傳統意義上的工程檔案文件所開展的整理歸檔、鑒定保存，以及開發利用等一系列活動。工程項目檔案實現信息化的目的是確保歸檔項目文件能夠實現數字化成套，并實現檔案信息管理系統與項目管理系統的無縫對接。

1.實現工程項目檔案完整和統一。大型工程項目建設中的單位繁多而且彼此分散,建設周期長，這就造成了整個工程項目的檔案在管理過程中難度非常大，很難達到整個建設工程檔案的完整和統一。在實現大型工程項目檔案管理作息化后，我們可以突破以上的種種限制，實現大型工程檔案信息資源的合理配置、科學管理。

2.為工程項目及時決策提供保障。大型工程項目檔案管理信息化有著獨特的優勢，在數字化的檔案管理之下，檔案管理人員可以及時為工程項目人提供詳實的檔案信息和數字材料，依靠這些完整、可靠的信息，可以幫助項目管理者提升綜合分析能力。從而，工程項目的管理者可以在關鍵的工程規劃決策上節約時間，減少了失誤。

3.實現管理職能向服務職能轉變。傳統的工程項目檔案管理模式和方式不僅難以適應新形勢發展的需要，而且容易固步自封，難以發揮自身信息資源優勢。隨著社會的發展和科技進步，大型工程檔案的信息量不斷增多，工程項目檔案管理的信息化是工程檔案管理走向逐步開放，實現向信息采集、信息管理和服務職能轉變的必然趨勢。[[]吳玉婷.大型建設項目檔案規范化、網絡化、數字化管理模式[J].廣東檔案，2005（5）.]

2當前大型工程檔案管理中存在問題分析

就當前的大型工程項目檔案管理的整體情況而言，我們在工程檔案管理上的信息化程度并不高。一些大型的單位和企業甚至缺乏工程檔案數據庫的建設，一些檔案管理人員對計算機技術在檔案管理中運用不熟悉，對工程項目檔案信息化的方法與途徑也不了解。具體而言，問題主要有以下幾個方面。

（1）工程檔案管理手段落后

目前，一些大型單位的工程項目檔案管理人員仍采用傳統的管理方法，把檔案只是作為一種文本和資料來保管。工程檔案管理人員的工作也僅僅是對檔案進行收集和整理。但是，許多大型的工程項目本身檔案文本的數量非常龐大，因而在工程項目建設過程中，傳統的管理手段雖然花費了大量的人力和物力，但是往往時效性比較差，很難做到與工程項目建設管理同步。[[]陳智為等.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，2008：514、515.]

（2）檔案信息數據庫建設落后

目前，一些大型的單位和企業雖然也在工程項目檔案的管理中引入了計算機，但整體而言還停留在計算機制表和查閱等初級階段，沒有完全走上信息化管理的軌道。在檔案信息數據庫的建設上，數據信息不完整、不準確、不及時，造成工程電子檔案失真，不能反映現實情況，從而影響了檔案的使用，沒有發揮出信息化管理本身應有優勢。

（3）工程檔案管理缺乏規范性

由于我國在檔案管理信息化建設方面整體沒有明確的章程，造成工程檔案管理信息化過程中存在著許多不規范。在實際工作中，由于大型工程項目的施工單位很多，工程電子檔案的管理上缺乏程序化、規范化，直接造成工程檔案的信息化復雜，一些重要的電子文檔和資料由于保存不規范而丟失和毀損的現象時有發生。

（4）工程檔案信息化缺乏人才

在數字化時代，工程檔案管理信息化不但需要懂檔案管理知識的人員，還要求管理人員能夠熟悉先進的信息科學和管理技術。但是，目前許多大型單位從事工程檔案管理的人員中，存在著嚴重的知識結構不合理、文化層次水平不高等問題。不少企事業單位對工程項目檔案管理本身不夠重視，缺乏足夠檔案信息化技能培訓。[[]王曉莉.工程建設項目檔案管理工作存在的問題及對策[J].交流與探索，2008（5）.]

3大型工程項目檔案管理信息化的內容

（1）工程項目檔案信息的數字化

工程項目檔案和資料的數字化工程是項目檔案管理信息化的基礎。目前，我們所采用的手段主要是借助先進的多媒體手段，利用數據壓縮技術、數據庫原理、高速掃描成像等技術手段，將紙質和圖片檔案等傳統介質文件變成電子檔案的形式，按照一定的規范歸檔保存。在此基礎上，按照各建設單位工程項目檔案本身的特點，系統地構建成有序結構的單位工程項目檔案的數據信息庫。由于工程檔案分類復雜多樣，因此，隨著工程施工、管理技術的不斷發展，建立的檔案數據庫管理系統應具有較好的靈活性。同時，應提高相應檔案管理軟件的技術和應用水平，為保證檔案信息交換創造條件。

（2）工程項目檔案管理網絡的建設

要使參建單位的工程項目檔案全方位、多層面管理，及時為管理決策者提供所需的資料和信息，沒有一個系統、規范、有序的工程項目檔案管理網絡是難以想象的。在工程檔案信息網絡上，可以提供相關檔案數字化服務，還能實現工程檔案機構網絡化管理、工程檔案質量網絡化管理與工程整體進度監督的一體化。而在檔案信息社會化方面，檔案信息網絡化可使檔案資源成為社會的共享資源，大大提高檔案信息服務功能和利用效益。

4大型工程項目檔案管理信息化的對策研究

（1）技術支撐是工程項目檔案管理信息化的基礎

高科技含量的現代多媒體軟件和技術的應用是大型工程項目檔案信息化的基礎。工程檔案管理上有了技術力量的支撐，不僅能夠進行正常的數據維護，還可以保證工程項目檔案數據的準確監控。

針對在大型工程項目建設過程中的特點，開發建立一套完整的工程文檔信息計算機管理系統是十分必要的，[[]侍文庚.試論大型工程項目的文件與檔案管理.[J]蘭臺世界，2010（1）.]相應的軟件監控系統開發也是必不可少的。此外，工程檔案數字化和網絡一體化后，我們在檔案信息的共享的同時，工程項目檔案本身也面臨著信息安全的新威脅，這就需要采取多種技術防范措施。所以說，完全由國內某一家單位的檔案管理部分自主研發相關的技術難度較大，要克服目前信息技術力量不足的現狀，當前可以采取大型工程建設單位與高等院校和科研單位共同研發的方式，在關鍵技術領域開展一些的科技攻關項目合作，從而增強大型工程項目檔案信息化的進程，同時提升工程檔案管理手段的高科技含量和標準化水平。

（2）人才保障是工程項目檔案管理信息化的關鍵

依靠先進的技術來改善設備和管理手段是實現工程檔案管理信息化的前提，但檔案管理的現代化之路還要求必須有現代化素質的檔案管理人才。在數字化時代的今天，實現工程檔案信息化需要培養檔案網絡服務、數據庫分析與軟件開發、網頁制作與管理等方面的人才。

為了實現大型工程項目檔案信息管理系統與項目管理系統的無縫對接，讓項目決策者能及時夠掌握工程項目建設全過程的情況，檔案管理者還必須具備較強的信息獲取能力，不僅要本單位的所有檔案信息，還應該熟悉網絡的檔案信息資源，能夠給大型工程建設者提供更多的相應檔案信息，從而提高建設者對整個工程的評估能力。

如何培養這方面的專業人才，首先，大型建設單位的檔案管理部門應該積極提供專業現代化檔案信息化培訓和業務培訓，以此提高檔案管理人員的知識結構和整體水平。其次，檔案管理部門要制定相應的發展規劃，把培養工程檔案高素質人才納入到部門的計劃當中，作為一項常規的內容來抓緊落實。

(3)制度規范是工程項目檔案管理信息化的核心

和目前工程項目檔案管理制度相比較而言，原有的檔案管理制度在本質上是為了方便查詢，確保檔案的信息安全。要實現大型工程項目檔案管理的信息化，核心在于檔案管理制度上的創新，制定出新的符合時展要求，適應信息技術發展需要的制度和規范。

例如，大型工程建設單位的檔案管理部門制定的規范，能夠為本單位的檔案管理信息化提供保障，制定出相應的策略來保障檔案信息化管理的實現。在實際操作中，各施工單位、設計單位、監理單位和工程建設活動中所涉及的所有部門，都能夠應按照工程檔案管理部門程序和規范按時將工程設計和建設過程中的各種文件和材料，分門類、分階段地整理歸檔，及時地利用多媒體技術上傳到工程項目檔案管理網絡，或者遞交至單位檔案管理部門，以確保做到工程檔案材料的完整齊全，使單位檔案能夠及時反映工程項目建設全過程的情況，便于工程建設者和決策者實現全過程監控。

誠然，我們也要看到，雖然傳統的檔案學面臨著數字時代信息化的沖擊與挑戰，但就目前而言，新的一代適應信息化需求的檔案學還沒有形成。目前，在工程項目檔案信息化的制度和規范方面還面臨著許多難題，這既為工程檔案管理者帶來了挑戰，也是前所未有的發展機遇。

結語

隨著科技的進步，信息化已不可避免地進入了檔案管理的領域，因此，新形勢下檔案信息化建設已經成為時展的必然趨勢。隨著我國社會主義市場經濟體制的建立和逐步完善，大型工程項目檔案工作也必然面臨著從傳統走向現代化的重大轉變，而如何加速實現這一轉變，使工程檔案信息化發揮其高效的功能，是目前工程檔案管理工作者應該不斷探討和研究的課題。