導(dǎo)語：談?wù)摲慨a(chǎn)檔案信息化監(jiān)管一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1物業(yè)管理與房產(chǎn)檔案的內(nèi)涵

物業(yè)管理作為房地產(chǎn)市場(chǎng)消費(fèi)環(huán)節(jié)之一，是對(duì)房地產(chǎn)開發(fā)建設(shè)等環(huán)節(jié)的延續(xù)和完善的一種綜合性經(jīng)營服務(wù)，物業(yè)管理在國外廣受歡迎被稱為現(xiàn)代化“朝陽”產(chǎn)業(yè)。廣義的物業(yè)管理指一切有關(guān)房地產(chǎn)開發(fā)、租賃、銷售及售后服務(wù)。狹義的物業(yè)管理以維修養(yǎng)護(hù)樓宇和管理所使用機(jī)械電氣設(shè)備和公共設(shè)施，以治安保衛(wèi)與環(huán)境綠化，分發(fā)信報(bào)與傳呼電話，清潔衛(wèi)生等為主要任務(wù)的服務(wù)行業(yè)。一般而言，物業(yè)管理在管理層面上主要包括物業(yè)發(fā)展及施工，綠化環(huán)衛(wèi)，道路及車輛停泊，租約事務(wù)，物業(yè)裝演；管理公共設(shè)施及設(shè)備運(yùn)行，對(duì)財(cái)產(chǎn)權(quán)利與財(cái)產(chǎn)登記和業(yè)主及用戶進(jìn)行管理等。房產(chǎn)市場(chǎng)迅猛發(fā)展產(chǎn)生大量房產(chǎn)檔案，房產(chǎn)檔案屬于專業(yè)檔案，具有保存價(jià)值和重要法律憑證價(jià)值，是進(jìn)行房產(chǎn)權(quán)屬登記與房屋交易，房產(chǎn)抵押與處理房產(chǎn)糾紛，城市拆遷規(guī)劃的主要依據(jù)，業(yè)主與用戶的個(gè)人信息具有明顯私密性，房產(chǎn)檔案工作是重要基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。但目前物業(yè)公司涉及的檔案管理的現(xiàn)代化與信息化處于起步階段，遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到科學(xué)化水平。房產(chǎn)檔案主要包括從房屋建造到消亡整個(gè)過程形成的臺(tái)賬與圖，卡與照片，文件及一切能證實(shí)房屋歷史變化過程資料，是房屋真實(shí)縮影和全部歷史記錄。人們一直使用傳統(tǒng)方式管理文件檔案，大多還停留在紙介質(zhì)基礎(chǔ)上，這樣的管理效率低下，保密性差，并費(fèi)時(shí)費(fèi)力，如發(fā)生意外則很難彌補(bǔ)。

2物業(yè)公司在房產(chǎn)檔案管理方面存在的突出問題

物業(yè)公司在房產(chǎn)檔案管理觀念方面與發(fā)達(dá)國家存在較大差距。我國長(zhǎng)期實(shí)行福利制住房分配制度，物業(yè)管理還沒有從財(cái)產(chǎn)與契約及消費(fèi)角度得到充分認(rèn)知，導(dǎo)致契約精神缺失和公共權(quán)利漠視，使得業(yè)主缺乏主動(dòng)參與和守約意識(shí)，造成物業(yè)管理服務(wù)主體錯(cuò)位和缺位。對(duì)業(yè)主而言，少數(shù)業(yè)主對(duì)現(xiàn)代物業(yè)管理服務(wù)理念不認(rèn)同，對(duì)物業(yè)公司提供的包括檔案管理在內(nèi)的各項(xiàng)服務(wù)持漠視態(tài)度，對(duì)自己的信息缺乏足夠的重視和保全意識(shí)等。對(duì)物業(yè)公司而言，在檔案建設(shè)中增強(qiáng)透明性，提高專業(yè)化，更好感化廣大業(yè)主，樹立自身良好公共形象等意識(shí)不夠強(qiáng)烈。物業(yè)公司房產(chǎn)檔案建設(shè)責(zé)任界定不清晰。物業(yè)公司房產(chǎn)檔案建設(shè)的服務(wù)觀念不強(qiáng)。部分物業(yè)公司依然以管理者自居，沒有定位自己服務(wù)業(yè)主位置，淡化了服務(wù)特征。有些物業(yè)公司違背合同，不給業(yè)主提供相應(yīng)檔案建設(shè)與保密等服務(wù)，引起業(yè)主強(qiáng)烈不滿。物業(yè)公司房產(chǎn)檔案建設(shè)的行業(yè)自律人才隊(duì)伍儲(chǔ)備不夠強(qiáng)。《物業(yè)管理?xiàng)l例》及配套政策在執(zhí)行過程遇到諸多阻力。國內(nèi)尚未建立物業(yè)公司與業(yè)主誠信檔案記錄，物業(yè)公司專業(yè)化和社會(huì)化的程度偏低。物業(yè)管理的檔案市場(chǎng)缺乏活力，需要必要監(jiān)督和競(jìng)爭(zhēng)，管理水平低下，運(yùn)作不規(guī)范，必要監(jiān)管機(jī)制體制缺失，造成了物業(yè)管理檔案建設(shè)市場(chǎng)的持續(xù)混亂。物業(yè)公司檔案建設(shè)管理隊(duì)伍素質(zhì)良萎不齊，相對(duì)缺少人才儲(chǔ)備，隊(duì)伍建設(shè)跟不上行業(yè)發(fā)展需要，缺乏稱職的職業(yè)經(jīng)理人，房產(chǎn)檔案建設(shè)專業(yè)人員的技能培訓(xùn)也跟不上行業(yè)發(fā)展需要。

3物業(yè)公司適應(yīng)物業(yè)特性對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行科學(xué)管理

首先，要適應(yīng)物業(yè)管理的適時(shí)性和無形性對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行管理。物業(yè)管理的實(shí)質(zhì)是產(chǎn)品生產(chǎn)和提供，物業(yè)公司提供管理、勞務(wù)服務(wù)等產(chǎn)品，業(yè)主支付費(fèi)用，雙方成為相應(yīng)產(chǎn)品的提供者和消費(fèi)者。生產(chǎn)與銷售和使用消費(fèi)是產(chǎn)品必備環(huán)節(jié)，三個(gè)環(huán)節(jié)順序發(fā)生，但是物業(yè)服務(wù)沒有流通環(huán)節(jié)，物業(yè)公司應(yīng)隨時(shí)隨地做好滿足業(yè)主潛在物業(yè)服務(wù)需求各項(xiàng)準(zhǔn)備。無形性是物業(yè)服務(wù)產(chǎn)品重要特征，使業(yè)主在消費(fèi)物業(yè)產(chǎn)品時(shí)，難以感覺到物業(yè)服務(wù)產(chǎn)品真實(shí)存在，檔案管理與建設(shè)得好壞更多的是依賴于業(yè)主的主觀評(píng)判。行政管理部門應(yīng)制定物業(yè)管理的相關(guān)檔案與信息建設(shè)得政策。其次，要適應(yīng)物業(yè)管理的公共性與廣泛性對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行管理。物業(yè)公司與業(yè)主是在物業(yè)服務(wù)合同基礎(chǔ)上形成的契約關(guān)系。從不同交易關(guān)系看，物業(yè)管理主要對(duì)房屋及其配套設(shè)施設(shè)備和相關(guān)設(shè)施的管理與維修維護(hù)，但物業(yè)共用部位和機(jī)電設(shè)施設(shè)備是由業(yè)主共同所有，提供服務(wù)商品所滿足的是特定社會(huì)群體的事務(wù)和信息檔案建設(shè)需求。當(dāng)事人權(quán)利和義務(wù)等約定，依據(jù)全體業(yè)主整體意見制定，相關(guān)的檔案建設(shè)具有公共性與通用性。第三，適應(yīng)房產(chǎn)檔案時(shí)空數(shù)據(jù)變化規(guī)律進(jìn)行科學(xué)管理。

房產(chǎn)檔案管理主要業(yè)務(wù)包含房地產(chǎn)權(quán)屬檔案歸檔，查檔與檔案服務(wù)，紙質(zhì)檔案庫存管理與房屋產(chǎn)權(quán)限制等。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案具有專業(yè)性與動(dòng)態(tài)性，歷史延續(xù)性，真實(shí)性與法律性。房地產(chǎn)權(quán)屬電子檔案包括數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)和紙質(zhì)檔案掃描圖像資料（如申請(qǐng)書與申請(qǐng)人身份證明，土地使用證與規(guī)劃許可證，權(quán)證附圖等紙紙檔案資料掃描圖像）和影像資料以及該房屋的其它信息。產(chǎn)權(quán)信息包括的收件材料所形成的電子表單，如產(chǎn)權(quán)房屋與房地產(chǎn)業(yè)務(wù)受理單，房地產(chǎn)登記申請(qǐng)書與房屋產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移登記審批表，房屋共有權(quán)證存根與房屋所有權(quán)證存根，房屋共有權(quán)證與房屋所有權(quán)證，收費(fèi)統(tǒng)一票據(jù)與商品房按揭備案登記證明，房屋他項(xiàng)權(quán)利審批表，在建工程抵押（按揭）備案登記證明與在建工程抵押登記審批表等。

總之，物業(yè)公司房產(chǎn)檔案建設(shè)是一項(xiàng)兼具私密性與公共性，時(shí)空性很強(qiáng)的長(zhǎng)期持續(xù)的服務(wù)管理工作，需簽訂期限較長(zhǎng)合同，物業(yè)公司在房產(chǎn)檔案建設(shè)過程中應(yīng)該接受客戶長(zhǎng)期監(jiān)管和考驗(yàn)，業(yè)主委員會(huì)和行政職能部門應(yīng)長(zhǎng)期協(xié)調(diào)解決房產(chǎn)檔案建設(shè)過程出現(xiàn)的新情況和新問題。