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文書檔案信息化管理的缺點

雖然電子檔案有著紙質檔案無法比擬的優點，但由于其形成方式及載體的特殊性，也有著自身難以克服的缺點。1、電子檔案的真實性受限制。電子文件都在是電腦上形成的，人們可以對它進行反復的編輯和修改。并且文本的格式，包括字體、字號、段落等，都可以以一定的方式形成而看不出原作者，這就為一些人偽造、仿造、變造文件提供了可乘之機。人們無法根據筆跡等紙質檔案所特有的屬性來作出判斷，這在一定程度上影響了電子檔案的真實性。2、電子檔案的安全性和保密性有待提高。網絡的發展給我們的生活提供了很多的便利，但同時也帶來了隱患。網絡黑客及網絡犯罪現象時有發生，這對存在于網絡上共享的電子檔案信息也構成了一定的威脅。計算機木馬的植入和計算機病毒的入侵會讓檔案管理人員的電腦癱瘓、信息丟失，從而使電子檔案被丟失或被篡改。3、電子檔案的信息化管理對檔案管理人員提出了更高的要求。在辦公自動化條件下，文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得紙質文書檔案管理的相關理論、操作方法等，還要求檔案管理者要熟練使用電子計算機及檔案管理軟件。這就要求我們的檔案管理人員要具備較高的知識水平。目前，我國能夠熟練掌握檔案信息化工作技能的管理人員還遠遠不能滿足實際工作的需要，人才缺乏也成為檔案信息管理工作進一步發展的軟肋。4、電子檔案存在不兼容問題。各軟件開發公司由于經濟利益的需要或發展方向的不同，很多電子設備之間都是不兼容的。電腦軟件開發的通用性差，不同的系統生成不同的電子文件，相互不能通用，或是不能實現格式的轉換，這也為檔案管理人員增加了一定的工作量和一筆不菲的支出。

建議和意見

針對以上種種在文書檔案信息化管理應用中出現的實際問題，結合專家的意見及工作實踐，本人提出以下幾點建議，以供商榷。第一，要從源頭上對電子文書檔案的真實性進行控制，與打印出來的文稿核對一致后進行存檔。在歸檔過程中，要做好檔案的加密工作，由檔案人員一手進行歸集、整理，不要交由其他不相關的人員經手，防止信息的丟失與誤操作。第二，在電子檔案的傳輸與共享過程中，對電腦進行必要的定期殺毒和維護，做好檔案的保密工作，對密級較高、不宜公開的檔案進行特殊保護和處理，不能共享的文件絕不能泄漏出去。在檔案共享的過程中，也要做好檔案的保護工作，對檔案管理軟件要進行定期升級和維護管理，這樣才能更好地發揮檔案應有的作用。第三，對檔案管理人員進行定期和不定期的教育培訓，提升業務素質。不斷學習是獲得知識、提高素質的根本途徑。要建立自學為主、培訓為輔的學習模式，逐步形成可持續終身教育機制，以保證檔案管理人員的素質隨著時代變化而不斷提高。建立一定的學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分，提高檔案管理人員學習的積極性和主動性。加大檔案部門間、區域間系統合作的力度。通過各種形式的交流，多學習兄弟單位和科（室）利用檔案資源的先進經驗，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源，拓展其創新思維。第四，在計算機硬件和軟件建設和投入上下功夫，不斷改善硬件和軟件的使用環境。增加對硬件和軟件的投入，找到適合本單位的軟硬件設施，能解決大部分的文檔不兼容問題，并且可以尋求相關的軟件專家的幫助。同時，由于科學技術的不斷發展，原有的計算機硬件及軟件下產生的文件已不能適應現有條件下存貯的需要。對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以適應更高載體的要求。

文書檔案作為檔案管理工作的重要組成部分，它不僅記載著一個單位在一定時期的發展軌跡，同時也客觀真實地反映著社會發展進程中的某些重要事件。隨著信息化時代的到來，科學技術的不斷進步，檔案信息化管理已成為當前社會發展中主要的檔案管理手段。文書檔案信息化管理已經逐步取代老式的紙質檔案管理，做好電子檔案管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準確提供利用的狀態，可以使檔案發揮更大的社會價值，提供更多的經濟效益，使其在社會生活中發揮更大的作用。

本文作者：劉莉工作單位：淮安市淮陰區城市資產經營有限公司