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1高校信息化檔案建設的現狀及存在的問題

1．1對于檔案的認知不全面，導致許多信息資源未能得到有效開發

檔案的門類分為很多種，大到學校領導階層的決策，小到一節課的課堂記錄，從校內活動的策劃文件，到教師的備課筆記，都是檔案的一部分。有些學校只注重校內的文書檔案的歸納整理工作，而忽視了其他重要的方面。這樣直接導致的后果就是學校損失了相當一部分日常教學管理方面的工作經驗。以后再做類似工作的時候，得不到相應檔案文件的經驗支持，所有的工作都要從頭開始。浪費了很多工作時間，降低了工作效率。而對于已經歸檔的文件，大多數高校對它們的數字化管理也不到位，在進行數字化檢索的時候，一般只能對其標題、目錄等基本信息進行操作，而對于檔案的具體內容，則無法快速、準確地查找到位。這就是由于檔案的信息化程度不高造成的。卻因為檢索原因而導致找不到我們想要的檔案文件，這是對已經歸檔的檔案資源的一種浪費。

1．2對檔案管理人員的選拔要求不嚴格，造成檔案管理人員的水平參差不齊

隨著高校擴招的全面展開，在校人員的數量不斷增多，加上相應的學校開展的配套教學活動、體系建設、科研等工作量逐步加大，從中產生的檔案資源數量有了顯著的增多。許多檔案管理人員之前從來沒有受到過相關專業技術的培訓，他們所做的工作就只是千篇一律的歸檔工作。這對于檔案的信息化建設而言就遠遠不能滿足工作需要。而這一批檔案工作人員的職業素質也使得檔案的保密性無法得到切實的保障。所以，檔案管理人員的專業素養亟待提高。

1．3檔案信息化建設的標準規范和法律法規還不健全

由于高校是一個復雜的大環境，其中檔案資料的來源也是多種多樣。如何把它們統籌管理，是否有行業內的標準規范？答案是否定的?，F階段大部分高校的檔案信息化建設都帶有該學校的本地特色，管理方式多種多樣，這樣不利于高校之間檔案管理工作的交流，也更不用說建立行業內的標準規范。另外，即便是同一高校內部的不同體系之間，它的檔案管理模式也大不相同，例如：教工評價系統、圖書館借閱管理系統、學分統計系統、人事系統以及選課系統等等。這些不同的系統往往都是各自獨立的檔案信息化數據架構，相互之間的數據不能良好地調用，且操作方式也可能不同。這樣也不利于校園內部檔案的統籌管理。同時，數字化檔案也一定會依托于互聯網這個平臺。由于互聯網的開放性特征，以及網絡技術上的局限性，許多檔案的保存無法做到百分之百的安全，于是也就不能保證沒有針對互聯網和數字檔案資料的人為不道德的行為，但由于沒有相關法令條文的約束，不能把這些行為視為違法，例如網絡黑客入侵甚至檔案管理人員竊取機密檔案文件等等，而且，檔案本身的真實性、唯一性也無法得到法律上的保障。

2對高校信息化檔案建設的建議

既然我們已經分析出高校信息化檔案建設存在上述問題，就可以針對上述問題提出相應的解決方案。

2．1提高對高校檔案信息化建設的認知度

目前為止檔案信息化得不到發展的首要原因就是高校認識不到它的重要性。要想把它的重要性體現出來，首先就要從高校領導階層著手。高校領導及檔案負責人要積極學習，認識到現代化、數字化、信息化對于檔案系統建設的充分必要性，也要意識到檔案作為學校工作經驗和文化底蘊載體的價值性。只有充分認識到檔案建設工作的根本所在，才能立志把檔案信息化建設做到位。從領導做起，把檔案信息化建設納入建設現代化、信息化校園的重要組成部分，提升檔案信息化建設的戰略高度。另外，要充分意識到檔案資源的重要性。在自己看到重要性的同時，加強對檔案重要性的宣傳學習，使人人都要有檔案意識。最后，要建設合理的高校檔案信息化建設制度。統一校園內部檔案數據庫層級，使得數據能在全校內部統一存儲，統一調用，且在不同的數據庫平臺上也可進行檢索操作。如此來規范信息化檔案在學校范圍內得到更好的應用。

2．2確立行業標準

前面我們已經提出了檔案信息化建設缺乏行業標準的問題，那么解決問題首先要弄清楚行業標準都包括什么樣的原則。一般地，行業標準從兩方面入手，軟件與硬件，這里放到檔案信息化建設上面來，軟件方面就是：制定專業名詞標準、代碼標準、數據結構層級標準等等，硬件方面就是：服務器的硬件配置標準、安全級別標準、傳輸速率標準等等。我國的檔案信息化標準現在正在處于起步階段，相信在不久的將來，這套標準能夠造福我國檔案信息化建設的發展進程。

2．3加大對于檔案信息化建設的經濟投入

在這里，分2個方面講，①要加大對于信息化建設所需的硬件投入，即信息化所需的現代化設備以及專業的數據庫管理軟件，這些是對于提高高校檔案信息化建設所需要的先行條件。②要加大對于信息化建設所需的人才投入，即學校出資，高新聘請或者培訓專業的檔案信息管理人員。這些人員不但要專業技術扎實，同時職業道德也要高尚。這些人才要用于建設統一的服務器數據架構、優化檔案檢索操作以及提高檔案數字化程度。通過這些復合型人才的努力，使得高校內的檔案信息化建設得到初步的成果。之后，在這些人才當中，著力培養創新型技術人才，使得信息化技術不斷進步，不斷完善。

2．4加快完善數字化檔案，以便更好地管理

檔案信息化建設，其核心就是將現有的檔案轉變為電子數據，將這些數據統一存入資源庫來方便對檔案的管理和應用。所以，在數字化檔案硬件架構建設完畢之后，要集中將現有的檔案轉變為數字化檔案來統一存入數據庫，對于之后的工作中產生的新檔案，要求直接保存為數字格式，定期并且按照一定的順序存入數據庫。通過對數據庫的完善，來完成檔案數字化進程。之后就可以根據所需檔案的關鍵詞來對檔案進行檢索和調用，大大減小了管理工作的復雜程度。

2．5建立統一的檔案信息通訊平臺

在將檔案數據庫完善之后，我們所需要的就是一個平臺來方便我們對已有的檔案文件進行操作，這就需要我們建立一個操作平臺，這個平臺要實現的功能是：統一存儲新的數字檔案、檢索和調用數據庫文件、與校園辦公學習環境對接，使不同的人通過不同的權限瀏覽檔案內容等等。平臺建立之后，要安排熟悉檔案管理和計算機網絡技術的人員對其運行進行管理和維護，確保平臺運營的正常、可靠。

2．6確保檔案信息安全

由于信息化建設，所有的檔案都會變為數字信息，并且存儲在與互聯網相連接的服務器上，那么信息安全問題就必須要解決。①一般情況下，檔案的應用人只需要從數據庫中調取檔案信息方便查看，但往往會忽略檔案的保存問題，只有在檢索不到某一文件的時候才想起來當時的檔案信息沒有做好保存。所以，一定要對數據庫當中的信息保持關注，以防信息丟失，要應用好數據存儲手段，做好重要信息的安全備份。對于一些不法分子的防范，以是要采用更先進的網絡技術，②要對數據庫的訪問和數據提取做限制，針對不同的人群，要采用不同的限制級別。這樣，就能盡最大可能地保證檔案信息的安全。高校的檔案信息化建設是作為現代化高校的必由之路，我們面對它時，不要覺得困難，只要我們提高自身認識，有信心并且足夠努力，相信高校檔案信息化建設定能取得圓滿的勝利。

本文作者：曾麗芳工作單位：廣東女子職業技術學院