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一、醫院檔案管理利用模式與信息時代不相融合

1.檔案的原始性、唯一性與檔案信息擴散性需求矛盾。檔案原件的唯一性，載體應該受到特別的珍視和保護，但檔案價值的實現在于充分利用，因此必然會在的藏與用之間產生矛盾。對檔案載體理化性能保護來說，是利用越少越好，對檔案信息擴散性要求來說某份檔案上的信息被傳播次數越多越好。2.檔案的保存環境與利用者需求環境相矛盾。檔案庫房的防光、防鼠、防蟲等致使庫房昏暗藥蟲味剌鼻，一觸即破的紙張與生硬的編研材料很難再吸引住人，在信息時代人們追求的大多是在清爽的辦公環境中從電腦上、網絡上尋找更多的綜合信息。他們需要信手拈來，方便地利用檔案。從供需環境看，要想提高利用率，必須貼近群眾，消除距離感，增加親和力與時俱進。鑒于此，檔案管理服務模式的創新已大勢所趨，醫院檔案管理者不能只是將檔案保管起來便萬事大吉，而是要充分挖掘自身潛能，通過不斷完善、豐富、創新工作內容，從傳統的檔案實體管理方式向全面的檔案信息管理和檔案信息服務方向轉變。

二、創新醫院檔案服務新模式勢在必行

（一）加強人才培養，更新服務觀念

醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，全面提高檔案管理人員素質，通過專業培訓、繼續教育、進修學習等提高業務和知識水平。檔案人員要從思想上正確認識檔案工作自身的社會使命，樹立正確的指導思想，轉變觀念以適應新形勢下的檔案管理新模式。醫院檔案服務對象主要是醫院管理者及醫護人員，他們是知識型人才，工作負荷重，壓力大，時間緊，所以醫院檔案管理員要根據服務對象的利用特點積極探索檔案服務新路子，加強檔案實體管理向信息管理轉變、管理手段由手工向技術型轉變、檔案服務由單一向綜合型服務轉變工作的探討，不斷深化檔案管理服務工作的創新思路。

（二）利用現代技術，創新服務手段

對檔案信息有需求的群體都是我們的客戶，他們的滿意度直接體現檔案服務水平，醫院檔案管理員要立足客戶需求不斷創新服務手段為廣大客戶提供更優質的服務。1.建立檔案信息主頁，提供網絡專題利用。現代化技術在醫院管理中的應用，使許多大型醫院都建立了辦公自動化系統，實現網絡無紙化辦公，檔案部門要順應時代潮流利用局域網絡建立檔案信息主頁，根據醫院不同時期工作重心需求，將綜合性的、專題信息進行網絡，讓“死檔案”變成“活資源”，為利用者提供豐富鮮活的檔案信息，同時利用檔案信息主頁做好檔案工作多方面宣傳，以提高醫院檔案室的公信度及全院員工檔案意識。2.建立檔案查詢平臺，提供檔案遠程利用。在檔案室利用檔案管理軟件建立檔案目錄數據庫及檔案原文數據庫形成檔案查詢平臺，對需要頻繁參閱檔案的職能部門直接建立客戶端，通過醫院局域網實現檔案遠程利用。醫院各個職能部門是醫院檔案資料的主要形成者和制造者，是檔案利用者的重要群體，檔案的遠程利用讓他們足不出戶便可查閱相關的目錄、索引和全文，既方便又快捷，檔案信息資源得到共享的同時減少了對檔案實體的利用，實現了檔案實體管理向信息管理轉變。3.針對不同用戶需求，提供個性服務。個性化服務就是根據利用者需求提供有針對性的檔案信息服務，主要從服務時間、服務方式、服務內容等進行個性化服務。檔案室根據自身信息資源的特點，針對不同的層次、不同的對象設計不同的服務提供方式和途徑，例如利用網絡公告、電子郵件、現場專家咨詢、電話咨詢、專題報告會等服務形式，有針對性地開展檔案信息服務，使用戶能夠各取所需，各得其益。4.整合檔案信息資源，提供知識服務。社會信息化的發展使利用者將不再滿足于一般信息的獲取，經過篩選、整合、優化的檔案信息是他們的首選。因此，檔案人員要充分挖掘和發揮檔案資源，加大檔案編研的工作力度，適時把相關的信息轉化成編研成果，直接為客戶工作服務。檔案編研是檔案管理的重要環節，以服務方式的主動性、提供信息的系統性、編研成果的創造性等優勢成為檔案知識性服務，它融入了檔案人員的思維過程和專業性意見，彌補了利用者的知識空缺，對利用者來說更具實用性。知識性服務是一種更加主動的服務，同常規的服務相比，其技術“含金量”更高，對于利用者進行創造性勞動的輔助作用更大，從而更容易受到利用者的青睞。5.搭建服務平臺，拓展服務新領域。醫院日常的檔案服務只局限在做好為本單位查閱利用本單位產生的檔案方面，而對本單位檔案如何主動為患者、為社會公眾服務方面還做得很不夠，考慮得也很少。因此，醫院檔案部門要充分利用現代科學技術，多渠道、多途徑地開發檔案資源，在不涉及單位機密、個人隱私前提下，盡量向本單位甚至社會開放更多檔案資料，實現更多檔案資源共享。

三、結語

醫院檔案管理工作只有按照現代管理的人本理念，變被動服務為主動服務，拓寬服務領域，創新服務方式，檔案工作才能有高度、有特色，檔案事業才能真正實現可持續發展。因此，醫院檔案部門無論是在業務工作方面，還是在管理服務工作方面，都要努力做到人無我有，人有我優，人優我新，使檔案工作常常變，時時新，才能更好地為醫院、患者及社會公眾服務。

本文作者：韓瑛代華工作單位：湖北省十堰市太和醫院