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第一篇

一、引言

隨著科學技術的飛速發展，尤其是二戰后計算機和網絡技術的廣泛應用，檔案在記錄方法、載體形態、管理方法及開發利用手段和途徑等方面發生了重大變化。這一切都對檔案管理工作提出了更高的要求，使得檔案管理現代化被作為一項重要工作提到了日程上來。高校的學生檔案真實地記錄了大學生在校的學習和成長過程，是對其師承專業、開設課程、學習成績、技巧專長等的記載，對其以后的就業、人崗匹配、待遇、升遷以及流動等有著重要的參考意義。在高校的諸項管理工作中，學生檔案管理是一項十分重要的基礎性工作，是人事檔案管理工作的重要組成部分，其管理質量如何，一方面體現了大學辦學水平的高低，另一方面也關系著大學作為高等教育育人目標能否真正實現。所以做好高校學生的檔案管理工作，提升整體管理水平，實現檔案管理的現代化，是當前大學生檔案管理工作亟待解決的重要問題。

二、大學生檔案管理現代化的內容和意義

檔案管理現代化是現代檔案管理工作的發展趨勢和實現目標，同時也是個復雜的系統工程。高校學生檔案管理現代化，就是以現代管理思想和管理科學為指導，調動檔案管理主體的工作積極性和創造性，積極采用現代管理方法和手段，充分利用先進的技術和設備，對檔案工作進行全過程管理，以實現管理工作的科學化、規范化，從而提高檔案管理的工作效率、經濟效益和社會效益，實現管理的最終目標。高校學生檔案管理現代化的基本內容主要包括五個方面：其一，管理技術、管理手段和管理方法的現代化。這是檔案管理現代化的核心內容。其基本點就是高校要在學生檔案管理中，充分吸納和利用國內外一切先進的管理技術、手段和方法，實現管理技術、手段和方法由傳統向現代的轉型。當前這項工作的重點是實現學生檔案管理的系統化、智能化、通用化。其二，管理設備的現代化。這是檔案管理現代化的物質基礎。其基本點就是高校要在學生檔案管理中，充分利用現代化的機器設備——計算機和網絡以及高科技的聲像設備，實現學生檔案管理的程序化、模塊化和科學化。其三，管理主體的現代化。這是檔案管理現代化的關鍵。其基本點就是高校檔案管理人員，要不斷提升管理素質和管理能力，掌握現代管理知識、管理手段和方法，熟練操作和利用現代機器設備，把計算機和網絡技術正確地運用到檔案管理中來，成為現代學習型的檔案管理工作者。其四，管理制度的現代化。這是檔案管理現代化的保障。大學生檔案管理制度要能反映時代的發展和變遷，反映大學生檔案管理不斷發展的實際，它對每個管理人員以及檔案管理工作的每個環節，都有嚴格的制度要求，要不斷提高管理的科學化和規范化水平。其五，管理機制的現代化。這是檔案管理現代化得以實現和正常運行的可靠保證。機制和制度不完全是一回事。機制主要指有機體的構造、功能和相互關系。在一個有機系統中，機制主要起著基礎性的作用。機制的好壞決定著系統能否正常運行和實現優化目標。好的機制，可以使整個系統運行正常高效，甚至可以自動調節以適應不斷變化的外部環境。大學生檔案管理機制的現代化要求大學生管理工作是個高效的“自適應”系統。這個系統高效、迅捷，自我調整功能強，當外部條件發生變化時，能自動地迅速作出反應，調整原定的策略和措施，以實現優化目標。

高校學生檔案管理現代化具有重要的意義：第一，高校學生檔案管理現代化，為學校和教師“因材施教”地進行教育提供了堅實可靠的學生信息查閱平臺。大學生檔案記錄了大學生在校期間所有的人生軌跡，是其學習、生活和成長過程的全景式記錄，在教師和學校進行有針對性的教書、育人中它可向教師和學校的相關機構提供有關的查閱、參考的真實信息材料。大學的使命在于育人，在于培養對國家、社會和民族有用的人才。這就要求學校和教師針對不同的學生個體，采用適宜的教育方法，進行因勢利導的教育教學。一方面，在政治上，培養他們樹立正確的世界觀、科學的人生觀和價值觀，樹立遠大的人生目標，把個體價值的實現和祖國崛起民族復興結合起來，激發其報效祖國的情懷。另一方面，要不斷調動他們的學習興趣和熱情，引導他們采用合理的學習方法，建構完整的知識結構。同時要教育他們提高整體素質，增強整體能力，成為集知識、能力和素質于一身的現代大學生。而要完成這個使命，就必須對大學生群體和每個受教育者進行把握，了解群體的學習規律和每個個體的個性特點，并針對不同的群體和個體因材施教，有的放矢。而現代化的大學生檔案管理工作，為學校和教師了解學生群體狀況和個性特點，提供了堅實可靠的信息查閱平臺。第二，高校學生檔案管理現代化，為學校、用人單位培養、發現、推薦和選拔人才提供了快捷的、直接的參考信息和依據。高校教育的宗旨是培養人才、發現人才、推薦人才和選拔人才。但是對在校大學生的培養、發現、推薦和選拔，都不是憑空進行的，需要有一套完備的條件和依據。為判斷哪一個大學生滿足這個條件，往往需要通過調閱學生檔案，才能加以對比和確定。而現代化的檔案管理系統，可以使得組織能直接快捷地對每一個學生的檔案進行查閱，從而準確快速地完成對比和篩選工作。學生畢業后，要走向社會擇業，許多用人單位面對眾多求職的畢業生，除了必要的面試考察外，也需要通過現代化的檔案管理系統，了解求職畢業生的專業特長、個性特點等，以判斷其是否適合崗位需要，是否能做到“人職匹配”。第三，高校學生檔案管理現代化，是提升高?？傮w管理水平、完成育人使命的需要。高校要完成育人使命，離不開科學有序的各項管理工作，而學生檔案管理是其重要的一環。實現學生檔案管理的現代化，不但能提升學校的整體管理水平，而且也是高等教育為經濟和社會發展服務的需要[1]。大學生是祖國的前途和未來，是社會主義現代化建設的棟梁，是實現“中國夢”的強大生力軍，而要使其人盡其用，發揮最大的潛力，就必須有完備、科學、規范的檔案管理工作。第四，高校學生檔案管理現代化，也是用人單位對錄用的畢業生核定工資待遇、職稱的需要。大學畢業生作為社會的一員，其就業擇業，不可能不考慮現實的工資待遇、住房補貼、職稱晉升等問題，并把它們作為自己擇業的重要考量。用人單位在錄用大學畢業生的時候，對給予的工資待遇等如何核定，也是需要考慮的重要問題。而要實現供需雙方的“意愿達成”，完成社會各行業對畢業生的錄用和吸納，現代化的學生檔案管理是一項不可或缺的基礎性工作。第五，高校學生檔案管理現代化，是檔案管理工作自身發展的需要。高校學生的檔案管理，要跟上時代的步伐，要與經濟和社會發展合拍，其自身需要有一個不斷發展的過程。如果故步自封、停滯不前，就會滯后于高等教育的發展，滯后于經濟和社會的發展，降低高校的整體管理水平，消解高校的管理功能。

三、實現高校學生檔案管理現代化需要解決的問題

要實現高校學生檔案管理現代化，必須解決好如下幾個問題：第一，觀念問題。這是實現高校學生檔案管理工作現代化的前提。高校是培養人的地方，學生數量大，就決定了檔案管理工作量大。每年都有大量的學生“進出”。新生進來，有個檔案接收工作；學生的幾年在校學習生活，有個動態的檔案整理、錄入等工作；學生畢業，有個檔案對外流出以及交接工作。這些工作煩瑣而具體，稍有不慎，就會出現紕漏和差錯：一方面會影響學校檔案管理工作的科學化和現代化，另一方面也會給學生以后的成長和發展造成不必要的困擾。所以實現高校學生檔案管理工作的現代化，需要解決的第一個問題，就是觀念問題。也就是說，學校管理部門必須從思想上對學生的檔案管理工作重視起來，強化檔案管理工作意識，提高檔案管理工作的責任心和自覺性。第二，資金問題。這是實現高校學生檔案管理工作現代化的物質基礎。要實現高校學生檔案管理工作的現代化，必須解決資金投入問題。因為現代化的設備需要資金購買，信息和智能系統的建立、模塊的更新、管理軟件的升級換代、系統的維護等都需要資金的不斷投入；檔案管理隊伍的建立管理人員必需的培訓費用等，也需要資金的投入；同時，大量臨時增加的錄入、調整等工作量也需要一定的費用支撐。這就要求高校必須在資金上有預算、有資金保障，以保證學生檔案管理工作現代化的順利進行。第三，動力問題。這是實現高校學生檔案管理工作現代化的關鍵?，F代大學不僅需要具有前沿科學知識的大師，需要現代化的教學科研設施，而且也需要現代化的管理工作和管理制度。學生檔案管理作為學校整體管理工作的重要組成部分，要實現現代化，也有個動力問題。因為動力是推動工作、事業前進和發展的源泉所在。管理工作有了動力，就會促使管理者自覺提高管理效率、增強工作責任心，更快更好地完成管理目標和任務。高校學生檔案管理現代化的動力，一方面源于學校作為一個具有內外壓力的有機競爭體，有著強烈的對更高的目標的追求。這種對目標的追求，得到了學校各職能部門以及檔案管理工作者的認同，并內化為巨大的工作壓力和不斷增強的工作驅動力。另一方面源于學校對各項管理工作不斷“升級”的要求[2]。這種“升級”要求也會促使檔案管理部門和管理工作者，積極學習外單位先進的管理經驗，并不斷探討有效的管理方法，強化管理規范，落實管理制度，切實向管理現代化邁進。第四，能力問題。這是實現高校學生檔案管理工作現代化的保證。要實現高校學生檔案管理工作現代化，除了必須有資金費用等物質條件外，還有個主觀能力問題。能力通常是指順利完成一項活動所必需的主觀條件。高校學生檔案管理工作現代化的能力，通常包括兩個層面：一個層面是學生檔案管理部門的能力（包括眼界、領導力、執行力、對檔案管理工作發展趨勢的預測與把握能力、接受新事物和挑戰的能力等），另一個層面是具體檔案管理工作者的能力（包括學習新知識的能力，對管理目標的認知與理解能力，工作的認真度和責任心，已具備的專業知識、專業素質和自身工作能力能否在未來的工作中應付裕如等）。這兩個層面的能力缺一不可，相輔相成，共同制約著學生檔案管理工作現代化的方向和進程。第五，解決新問題的能力。這是檢測和衡量高校學生檔案管理現代化的重要標準。檔案管理的現代化是個動態的復雜的工程，衡量指標也有個確定和不確定的問題。所謂確定性是指其現代設施與時代及科技發展基本保持一致，即實現了設施硬件的“新”；所謂不確定性是指現代化本身就是個動態的不斷發展的過程，其衡量標準很難“固化”和恒定。但無論如何，學生檔案管理現代化一個重要的衡量標準就是必須具有能夠解決不斷出現的新問題的能力。當下要解決的新問題主要包括：其一，傳統的紙質文檔管理與現代化的電子文檔管理的“無縫對接”問題。當下我國高考錄取方式已經全部實現了網上錄取，對錄取學生紙質檔案的管理也逐步被電子檔案管理所取代，但是，紙質檔案管理與電子檔案管理二者之間，有個能否“無縫對接”的問題：紙質檔案被大量的電子檔案取代，給傳統的紙質檔案管理帶來一定的困難，一些學生的紙質檔案材料無法完整地收集與積累；各學校采用的電子文檔格式的不一致，增加了統一管理的難度；招生部門只管招生不管新生檔案的調入，也為統一檔案管理出現新漏洞埋下了伏筆。其二，高校新生自帶檔案日益普遍，對檔案管理工作嚴肅性造成一些隱患。實行網絡招生之后，學生自帶檔案成為一種普遍現象，由此也引發了不少問題，如不交檔案、缺檔案、私拆檔案現象日益嚴重，其后果是學生檔案內容的真實性存疑，檔案管理工作的嚴肅性日益被消解和“虛化”。其三，高校學生檔案管理不規范、不統一導致的管理“漏斗”問題。部分高校的學生檔案管理，存在著要求不統一、不規范現象，如檔案歸檔標準不統一、檔案管理職能和管理權限不統一等。其后果是學生檔案管理歸檔、內容以及部門職能混亂，歸口不統一，工作不銜接，造成大量的管理“漏斗”現象，使得管理質量和管理目標像漏斗中的沙子一樣慢慢漏掉，銷蝕了學校的育人目標。

作者：劉斌工作單位：河南省社會科學界聯合會

第二篇

一、高校檔案管理工作的現狀及其存在的問題

我國高校的檔案管理現狀不容樂觀，檔案管理水平還沒有跟上高校事業的發展，仍然存在諸多問題，需要不斷完善。

1.高校管理層面上的檔案意識薄弱，對歸檔和建檔的意義重視不夠。檔案的建立與高校管理職能部門密切相關，很多高校并沒有制定檔案的歸檔細則，有些高校即使制定了相關細則，但并沒有落到實處。高校檔案管理人員的服務意識較為薄弱，對檔案的建設和管理缺乏足夠的認識，只能做一些常規性的工作，如檔案的接收、分類、歸檔、保管等工作，建立的檔案不系統，不完整。

2.高校檔案管理工作缺乏長期性和連續性的發展規劃。在高校各級領導的重視下，檔案管理工作進行了檔案的達標升級工作。達標工作在短時間內取得了一定的成效，但達標之后，就出現后力不足，缺乏應有的長期性和連續性。很多干部對檔案管理工作的認識存在誤區，認為檔案管理工作可有可無，對檔案在學校的重要作用缺乏足夠的認識，甚至還有人認為檔案室就是存放資料的倉庫，最終造成檔案工作流于形式，起不到應有的作用。

3.檔案管理工作不夠規范。就目前高校的檔案管理工作來看，缺乏制度化的管理程序，主要表現在：其一，檔案收集不規范。在檔案收集過程中，制度落實不到位，想交就交，不想交就不交，缺乏明確的檔案收集考核標準；其二，檔案整理不規范。由于檔案人員的專業素質參差不齊，在整理檔案時還缺乏規范性，如在立卷過程中，部分檔案人員不按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，造成卷內目錄與實際整理文件不能一一對應，普遍存在卷內資料漏失的現象。另外，在立卷時間上，常常是累積起來一次立卷，完全不符合立卷要求，同時也不利于查找；其三，檔案保管不規范。檔案管理人員對檔案的借閱通常是內松外緊，檔案不能按期歸還的現象時有發生，從而造成檔案材料的不齊全或不完整。

4.檔案管理硬件設施落后。很多高校過分強調科研建設，對檔案工作不重視，對檔案事業的經費投入不足，檔案管理設施落后，無法滿足檔案庫房防火、防盜、防潮等要求，很容易造成檔案丟失、損壞等安全隱患。檔案管理設施落后、設備老化，檔案安全保管無從談起。5.檔案管理手段落后，信息化程度不高。目前，部分高校的檔案管理工作仍然采用傳統的手工管理方式，工作效率極為低下，在信息技術快速發展的今天，這種檔案管理方式越來越難以適應時展的要求。還有一些高校雖然也建立了檔案信息數據庫，但還處于簡單的數據統計階段，離高水平的數字化管理還存在很大的差距。檔案信息資料的開發與利用還有待進一步的提高。

二、高校檔案管理與自組織評估

自組織評估是高校檔案管理質量評估的一種新型管理模式，它將整個質量評估體系看作是一個復雜開放的系統，在實施評估過程中，以開放和多元的視角對評估客體進行遴選，強調系統內部各要素的非線性動態運行特質。基于自組織評估的高校檔案管理具有以下幾個特征。

1.全方位開放性。所謂的開放性主要體現在兩個方面：一方面，高校檔案管理質量保障機制是面向全校師生的全過程的開放，它包含了服務師生的各個環節，以更加宏觀的視角來把握整個高校檔案管理質量保障機制的構建；另一方面，保障體系內各要素建設的過程是開放的。各要素在建設中更加重視與其他要素的關聯和互動。

2.非線性相互作用機制?；谧越M織評估的高校檔案管理質量保障體系是一個復雜的系統，系統內部的要素之間具有復雜的非線性關系，無法以直線的簡單方式進行刻畫，也不符合疊加原理。系統內各要素之間呈現非線性相互作用機制。高校檔案管理質量保障機制作為一個復雜的開放性系統，其內部要素關系非常豐富，系統的演化動力基于系統內非線性相互作用機制之上的自我活力。

3.可持續發展性。自組織理論是高校檔案管理質量保障機制建設的基礎，對整個系統起著十分重要的作用。整個保障體系是圍繞提高學生培養質量展開的。作為自組織主體的學生和教師在整個質量保障體系建設中處于核心地位，其建設和發展對自組織評估體系的完善具有積極的推動作用。

三、高校檔案管理質量保障體系的構建

1.立足于法，搞好建章立制工作。依法治檔是做好檔案管理工作的基礎。在電子技術飛速發展的今天，尤其是網絡技術在各行各業都得到了廣泛應用，傳統的檔案管理技術已跟不上時展的步伐，檔案管理必須不斷改革，只有堅持與時俱進，才能更好地適應當前的形勢，檔案管理工作才能邁上新的臺階。日新月異的形勢對檔案工作人員提出了進一步的要求，既要具備扎實的業務知識和相關的科學知識，還要具有一定的管理操作能力。檔案事業的發展必須以依法治檔為前提，只有實現檔案管理的制度化，檔案工作才能發揮應有的作用，才能實現自身的價值。為了逐步完善檔案管理工作，使其更好地服務于社會主義現代化建設，《中華人民共和國檔案法》應運而生，為我國檔案管理工作的健康發展奠定了良好的基礎。新形勢下，對檔案管理工作的要求越來越高，這就需要各地方充分利用地方的立法權限，建立一套具有地方特色的檔案法律法規，同時各部門還要建立健全完整的檔案管理規章制度，使檔案工作有法可依，有章可循。只有這樣，才能使檔案管理工作走上科學化、規范化和法制化的道路。

2.建立檔案管理體系，使學校檔案工作形成網絡化管理。（1）成立檔案工作委員會，由主管校領導任主任，成員由各主要職能部門負責人、各系院領導組成。同時成立綜合檔案機構，配置相應人員，負責全校各類檔案的綜合管理。（2）建立部門領導負責制，切實將檔案工作抓好，抓實。學校各部門、各系院要選出一名部門領導來專門負責檔案管理工作，分管檔案工作的負責人，必須明確自己的職責范圍，做好相應范圍的檔案工作。與此同時，個人政績、干部考核聘用等都要與日常的檔案管理工作掛鉤，以充分保障檔案工作有人抓有人管。（3）確定兼職檔案員。全校各部門都要有兼職檔案人員，負責本部門文件材料的收集、整理、歸檔、立卷、移交等工作，從而形成檔案工作從上到下以綜合檔案機構為中心的檔案管理網絡，切實把檔案工作落到實處。

3.加強高校檔案信息化建設。近年來，高校檔案管理的信息化現代化進度也在不斷加深，實施信息化管理迫在眉睫。各高校應從本校的實際情況出發，選擇合適的檔案管理工作數據庫，力求實現檔案的信息化管理。在此基礎上，學校還應建立檔案信息查詢功能、排序功能和匯總功能等，與此同時，應充分利用互聯網的優勢，在一定范圍內實現檔案信息的公開查閱。新的形勢要求檔案工作要與時俱進，檔案工作人員應不斷創新，把檔案信息開發成動態的、開放的、現代化的信息資源，以便更好地為高校的建設和人才發展服務。

4.加強檔案隊伍建設，提高業務素質。高校檔案隊伍是由檔案部門專職檔案人員和各職能部門的兼職檔案人員組成。為此，各高校應重視和加強檔案隊伍建設，不斷提高檔案人員的業務素質。一方面，高校應開展檔案工作人員的教育培訓，在檔案隊伍中普及現代知識教育，加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，特別要注重他們創新能力的培養；另一方面，高校應建立完善的高校檔案人才培養的約束和激勵機制，促使檔案工作者產生緊迫感和危機感，積極地參加學校組織的繼續教育，不斷更新知識，改善原有的知識結構，提高業務能力。此外，各高校應為檔案人員提供外出學習的機會，使檔案人員多參加檔案管理研討班、培訓班。

5.建立績效機制，細化考核監管。檔案管理部門的重要職能之一就是對檔案管理工作績效的有效控制。各高校應將檔案管理納入業績考核評價的范圍，成立相應的績效評價小組，對各職能部門的相關工作在服務質量和服務效果等方面進行客觀公正的評價。另外，高校應將檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，實行量化考核，做到獎罰分明。建立相應的檔案管理組織領導體系，對各部門檔案工作進行檢查和考核。只有這樣才能充分調動檔案人員的積極性和創造性，增強檔案管理的動力，提升檔案管理水平。

6.加強檔案利用工作,積極開展檔案研究。高校檔案部門收集檔案的根本目的，就是為了滿足廣大師生對檔案信息資源的利用要求。為加強檔案利用工作，首先要從檔案利用辦法的制定入手，建立檔案閱覽室，為學校的教職服務。其次，加大檔案開發力度，根據現有的檔案資料編寫學校大事記、年鑒和制度匯編等工作，更好地為學校建設服務。第三，加強檔案信息編研服務，利用高校的科研成果和論著等檔案信息資料，加強檔案信息編研，更好地為高校師生、社會利用者服務。第四，開展檔案研究工作，積極參加課題研究以及有關的學術交流活動，撰寫學術論文，進一步提高檔案人員對檔案管理工作的認識，不斷提高檔案管理水平。

作者：溫艷秋工作單位：德州學院檔案館

第三篇

一、高校檔案管理工作現狀及存在的問題

(一)對檔案管理工作重視不足。當前，高校中存在著對檔案管理工作重視不夠的問題。認為檔案管理不能給高校帶來直接的社會影響、經濟效益，教學、科研工作是學校的主要工作和首要任務，把檔案管理工作與學校整體發展規劃分開來看。在這樣的理念之下，檔案管理工作缺乏應有的支持，對檔案建設沒有進行系統全面的規劃，執行《檔案法》和《檔案法實施辦法》不到位，使得檔案管理工作不能積極有效開展，最終直接影響到檔案管理工作的質量和效率。

(二)管理體制不健全，管理制度不完善。高校檔案管理體制存在缺陷、管理制度不完備是當前高校檔案管理工作存在的普遍問題。目前我國高校檔案管理工作雖然以檔案法要求為目標，專門配備了檔案管理的領導機構與工作人員，但在具體工作中專兼職管理人員配備不到位、檔案管理工作還沒有完全規范，檔案管理沒納入法制管理、科學管理軌道，制度建設上投入力量不足、進展步伐太慢。很多高校在公文起草、簽發過程中，在用紙、用墨、用筆時檔案意識不強，不遵守檔案管理的基本要求，出現用圓珠筆、鉛筆、紅墨水等不耐久字跡書寫公文等現象。檔案大多分散到校內各單位多家管理，由于缺乏及時歸檔意識，一些基層單位檔案資料歸檔整理不及時，甚至長期不整理、不裝訂，有的單位檔案管理僅僅停留在做好檔案收集與記錄就算完成任務的程度，造成檔案資料不齊全，收集渠道不通暢，管理水平低，檔案管理工作效率低下，不能及時、準確地提供查詢服務，檔案使用困難的不利局面，嚴重影響了高校檔案管理工作的效率，弱化了檔案管理工作應有的功能。

(三)檔案管理設施建設不足。高校建設如火如荼的開展，辦學層次與辦學水平大幅提升，檔案的數量也日益增加，為檔案管理工作帶來了許多新內容，為做好高校的檔案管理工作，必然需要更加堅實的基礎設施做保障。由于檔案管理工作不被重視，所以部分高校檔案基礎設施建設往往被忽視，長期的投入不足，檔案管理基礎設施建設歷史欠帳太多，由此引發了資金、場地、人員等投入不足，再加上已有的設備老化，且缺乏必要的防火、防水的設施，使這些高校的檔案管理工作疲于應付，極易造成檔案資料的丟失與損壞，影響了高校檔案管理工作水平的提高，最終導致安全保存檔案難以實現。同時，檔案信息化設施配備不夠合理。當前，高校檔案機構信息化基礎設施建設水平參差不齊，有的高校檔案部門軟硬件配備完整，計算機、打印機、掃描儀、復印機、存儲器、檔案信息處理系統、檔案信息數據庫以及相關軟件和程序一應俱全，應有盡有;但有的高校檔案信息化建設相對滯后，僅僅是擺幾臺電腦，認為這樣就可以算是信息化了;有的高校檔案部門在軟硬件配置時，不管是否需要統統購置，造成財力、物力的巨大浪費;有的高校檔案部門購置檔案信息化軟硬件后不能加以有效利用，對現代檔案管理所需的技術手段投入處于空白局面，造成了資源上的浪費。

(四)檔案管理人員隊伍建設不利，業務能力欠缺。目前在檔案管理人員隊伍的配備上，沒有堅持科學合理配置。一方面，檔案管理人員太少，多數高校主要以兼職人員來充實檔案管理人員隊伍，造成人員隊伍的不穩定，使檔案管理工作的持續性難以保障，檔案管理工作的隨意性太大，為規范檔案管理工作帶來了難度。另一方面，正是由于人員緊張的問題，檔案專業出身的人員更少，專業技術人員嚴重不足，缺少專業化水平過硬的人員隊伍，他們對檔案管理工作的基本原則、基本制度和基本要求及檔案館(室)的職責、分工不是很熟悉，還沒有掌握檔案立卷歸檔的具體要求和方法，對案卷質量把關不嚴。大多數還停留在收發、查找的階段，缺少現代化管理的基本知識，沒有掌握現代化設備的操作技能;缺乏對檔案的保護、控制和調節;對檔案編研工作和宣傳檔案法規研究不夠深入。

(五)檔案開發利用相對滯后，管理手段單一，檔案工作信息化進展緩慢。目前大多數檔案部門對檔案的開發利用方式仍沿用傳統的檔案管理模式，檔案信息資源開發利用工作與其他基礎業務工作相比尚顯薄弱。提供檔案利用的方式大部分還以手工操作為主，多數高校檔案開發層次較低，仍停留在“文件匯編”、“會議簡介”、“大事記”、“組織沿革”和各種專題及數字匯編等基礎性資料階段，這種傳統的手工管理方式已經越來越顯得力不從心，檔案管理難為學校的發展提供高質量、高水平的主動服務，造成了高校檔案中紙質文檔多、電子文檔少，復印件多、原件少，基礎資料多、重要文件少。信息化管理手段運用很少，缺乏深層次的開發，難以適應信息化的要求。而就檔案本身的資料性來講，由于收集工作的相對滯后，現代信息技術手段，如高校數據庫、校園網絡等沒有切實應用到高校檔案管理工作之中。檔案資料一旦成形，大多處于長期睡眠狀態，沒有充分發揮出檔案重要價值。即使有的高校采用計算機輔助管理檔案，但是單機版操作仍為主流，不能聯網，檔案提供利用仍停留在為本單位、部門服務上，所提供利用的檔案信息量有限，檔案信息化管理水平較低，檔案共享利用效率相對太低，與檔案信息網絡化管理的要求差距較大，很難實現真正的檔案工作信息化。面對著蓬勃發展的現代高校建設事業，檔案管理工作已明顯落在后面，如果高校檔案管理工作的這些問題得不到很好的解決，將嚴重影響高校的可持續發展。加強高校檔案管理工作，就必須重視檔案管理工作，進一步加強建設力量投入，以高素質的人才隊伍，進行規范管理，緊緊圍繞學校中心工作開展檔案管理工作建設。

二、改變高校檔案管理工作現狀的具體對策

(一)轉變觀念，提高認識，為高校檔案管理工作營造良好的工作氛圍。高校的檔案管理是高校管理工作的重要組成部分，必須把檔案工作納入學校整體發展規劃，必須認識到高校檔案資源對高校建設重要的信息支持作用，要加大對檔案管理工作的支持力度，為檔案管理工作的開展提供便利條件，要在全校形成重視檔案工作，參與檔案工作的氛圍，為搞好高校的檔案管理工作提供良好的基礎。同時，一所高校檔案管理工作成效，很大程度上取決于領導的重視程度。因此，要做好檔案管理工作，必須積極爭取領導對檔案工作的關注，加大投入、加強培訓，使高?；鶎訖n案工作能夠與時俱進、開拓創新。

(二)加強管理制度建設，創新工作機制。檔案管理工作牽涉部門廣泛，內容繁多，必須堅持科學規范的原則，建立完善的檔案管理工作機制，進行規范管理、集中管理，對檔案的收集、整理、裝訂、歸檔與借閱等程序進行嚴格的制度管理，以制度建設促進檔案管理工作水平的提升。特別是要在檔案管理的信息化建設上建立健全相關的制度，為高校檔案工作的數字化、信息化和網絡化奠定良好的基礎。

(三)加強管理隊伍建設，建設高素質檔案管理人才隊伍，提升業務技能水平。高校檔案管理人才隊伍的素質高低，決定著高校檔案管理水平的高低，要持續加強管理人才隊伍的建設，從新進管理人員的加入到管理人才隊伍的專業知識培訓，再到引入競爭機制，要以全方位、多層次的培養手段，確保高校檔案管理人才隊伍穩定與素質提升，推動高校檔案管理工作向高水平發展。要做好高校檔案管理工作，檔案工作者必須加強培訓，強化素質。1．提高認識。高校檔案記載著高校管理和教學中形成的紙質及電子檔案材料，具有憑證、依據、借鑒、參考、史料和認知作用，在高校人才培養、教學管理、科研開發和對外服務方面發揮著極為重要的作用。因此，檔案工作者特別是那些兼職檔案員，要從思想上提高做好檔案工作重要性的認識，努力做好檔案管理工作。2．提高能力。隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息技術的廣泛應用，機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等新型的檔案載體不斷涌現，文件轉化為檔案，專業性更強、程序更加復雜。［2］這些新型檔案在信息的記錄與存儲方面需要有特別的要求，檔案管理者不僅要熟悉案卷的整理流程，還應掌握一定的檔案管理和保護技術，掌握相應的新型載體檔案的保護與管理方法。因此，要培養高校檔案管理人員的專業知識和技術能力，使其具備較強的服務意識、溝通能力和嚴謹細致的工作作風。高校檔案管理人員還需要具備相當的外語水平和較強的創新能力。3．提高政治素養。高校檔案工作者不僅要有熱愛檔案管理工作的事業心，而且更要有堅定正確的政治責任感、政治敏銳性和政治鑒別力。［3］因此，高校檔案部門在高度重視高校檔案人才培養的同時，要培養高校檔案管理人員的政治素養，提高檔案工作者的思想政治素質。

(四)改進管理方式手段，大力開發是途徑，提升現代化水平。采用先進技術，大力開發檔案信息資源，進一步加快檔案信息化建設步伐，實現從經驗管理到科學管理的轉變，以滿足高校和社會的需要，是強化高校檔案工作的條件保障和根本途徑;充分利用計算機信息技術和手段是加強和改進現代檔案管理工作的核心要求。概括起來，包括以下四個方面:一要加快信息化基礎設施建設。包括檔案館庫房建設、館藏建設、檢索工具建設等，都要推進計算機在檔案管理工作中的運用，提高檔案館計算機和網絡技術的應用程度和信息化水平。二要促進信息資源建設。要將現代化檔案管理手段運用到檔案管理工作中，用現代信息處理技術對包括紙制、照片、錄音、錄相等各種載體的檔案和現行文件進行數字化處理和存儲，推進數字化進程，使需求者可以方便、快捷、準確地查找到所需的檔案資料，真正實現檔案資源服務社會。三是要實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發利用，實現檔案信息資源的社會共享。而且要建立查閱登記、借閱登記和利用效果反饋登記制度，采取多種形式，主動提供檔案信息服務，使用戶可以輕松查詢自己所需的檔案信息。四要推進全文數據庫和多媒體數據庫建設。加強對各種類型檔案進行數字化管理，力爭實現檔案全文信息查詢，不斷提高服務效率和質量。通過管理技術和手段的創新，努力形成檔案信息采集實時化、存儲數字化、服務網絡化，向具有現代化管理水平的高校檔案館邁進。

(五)爭取投入是保障。要積極爭取財務部門對檔案管理工作的支持與幫助，保障檔案管理工作軟硬件設施齊全。沒有財力支持，高校檔案管理只能是紙上談兵，畫餅充饑。增加投入，可以使高校檔案管理工作從硬件和軟件設施上得到改觀，從而保障高校檔案信息化建設進程，促進檔案管理工作上臺階。

三、結語

總之，高校檔案工作是辦好學校的重要基礎之一，應當把檔案工作納入學校整體發展規劃。同時，時展與高校建設的需要，對我國高校檔案管理工作的要求有了進一步的提高，面對高校檔案管理工作存在的諸多問題，必須提高對檔案管理工作的重視，不斷加大投入力度，加強管理制度建設，創新工作機制，借助現代化的管理手段和高素質的人才隊伍，使高校檔案工作與其它各項工作同步發展，切實提高我國高校檔案管理工作質量。唯有如此，高校檔案工作才能既服務社會，又為高校的發展作出巨大貢獻。才能完成高校檔案的基本任務，才能真正發揮高校檔案的價值作用，努力開創檔案管理工作的新局面。

作者：王璐韓建華工作單位：塔里木大學西域文化研究院塔里木大學檔案館