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第一篇

1企業檔案管理現狀

1.1目前有的企業的檔案管理還停留在完全紙質檔案，有的企業處于半紙質化檔案，有的企業卻在領導的長遠考慮和重視下，與時俱進，全面推進信息化建設，檔案管理已經全面進入信息化軌道。各個企業檔案管理方面已經形成了差距。

1.2實體文件的收集與歸檔沒有完整的信息系統支持，全部人為主觀的因素在里面。就檔案收集為例，檔案管理人員多數情況下只是接收，而并不是去每個部門調查催要。如果部門負責人因為檔案意識不強或者檔案知識欠缺沒有向檔案室遞送資料而造成后面需要檔案資料卻提取不成功。檔案歸檔方面，歸檔的條件是否滿足也是人為決定，這樣的話難免造成疏漏。

1.3實體化檔案特別是紙質檔案的查閱也存在很多問題，例如，并發查閱（多人同時查閱同一文件）的問題，查閱過程中文件的毀壞，缺失，毀壞等等問題。同時，實體檔案的查閱對文件的保密性造成嚴重威脅，一旦保密且重要文件內容泄露，會給企業帶來嚴重的后果。

1.4隨著企業大發展，檔案的數量和類別也與日俱增，檔案借閱給檔案管理人員造成很大的工作量與出錯概率。

2企業檔案管理信息化的理論指導

在《全國檔案事業發展“十五”規劃》中，提出全國檔案信息化建設的指導思想是：以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，適應國家信息化建設和檔案事業發展的要求，把檔案信息化納入國家信息化的總格局，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業持續快速健康發展，為改革開放和現代化建設服務。而且，在《全國檔案事業發展“十二五”規劃》中，肯定了前面的成績，繼續把檔案管理信息化建設作為主要任務并不斷加強。2002年下發的《全國檔案信息化建設實施綱要》明確提出了全國檔案信息化建設的目標和主要任務，提出把信息化作為檔案基礎業務建設的重點內容，在企業信息化建設中具有重要的指導作用。

3企業檔案管理信息化的意義

3.1對管理人員的意義①檔案管理不再費時費力。數據只需一次錄入可以多次利用，檔案庫中的信息需要統計時可以自動統計。②檢索查詢更為方便。可以提供多種查詢手段，檔案管理員可以選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。公司其他人員也可以根據檔案管理權限自行查閱檔案信息，提高了保密性。③檔案的查閱工作更加可控。對國企不換的借閱者進行有效的催促。

3.2對部門的意義①有效地進行檔案的收集工作。檔案的收集需要管理人員付出辛苦的勞動，檔案的分類，整理需要付出辛苦的勞動，沒有一個好的信息化系統，檔案的收集和整編是零星和不完整的。②有效地為決策服務。文書檔案包括發文和收文，都是領導決策的具體體現，所以檔案的信息化建設可更好地為檔案的再利用和領導決策提供依據。③讓檔案室變為公司內部的信息中心，也讓員工更好地查閱一般檔案。

3.3對于公司的意義

①更好地收集和管理檔案。企業檔案是一個企業在企業活動中直接產生的依法歸檔的具有保存價值的文件和材料，是企業歷史活動的原始記錄，特別對于收文和發文文件來說，實行檔案信息化管理后，必將更好地收集和管理這種信息資源。

②發提高利用率。一般單位形成的檔案要經過一年才整理完畢，但事實上本年的檔案在二次利用的要求上是最多的，在這個過程中不可避免地會造成文件的損壞，檔案管理信息化可以解決這一問題而且解決檔案的并發查閱。

③解決檔案損壞、丟失的問題。靠人工方式來收集檔案、借閱實體檔案不可避免地會造成檔案的損壞和丟失。

④形成完整的檔案信息網絡。紙質檔案不能形成信息網絡，對于檔案管理、統計，查閱，借閱都造成很大不便，大大降低了工作效率。檔案管理信息化可以使得這一切形成一個完整的信息化網絡。檔案管理信息化建設需要高素質的人才，需要檔案管理專業和計算機技術專業的雙人才，只有這樣，企業在檔案管理信息化建設中才能越走越遠，越走越好。在當今這個信息化時代，信息化和網絡的發展使得企業檔案管理必須走信息化這條路，這是一種必然。

作者：張靜單位：陜西鋼鐵集團有限公司

第二篇

1影響企業檔案信息化建設的幾點重要因素

1.1檔案信息化建設的水平因素。在檔案管理信息化建設中，由于受到傳統檔案管理及技術的影響，就會導致在檔案管理過程中，雖然檔案管理部門配備全面的計算機及相關的設計，但是，工作人員很難將其與檔案管理工作有效的結合在一起，只將這些機械設備運用在日常的工作中。所以，檔案管理人員如何通過利用計算機提升自己的工作能力，對企業檔案數據進行數據化管理，有效的提高檔案管理效率及管理水平，已成為制約檔案信息化建設的一個至關重要的因素。隨著我國計算機技術及互聯網技術的快速發展，用戶對檔案信息的要求不斷的提高，在這種情況下，如何對傳統思維進行有效的改變，開發出有效的檔案管理新技術，已經成為我國現階段檔案信息化建設的一個重要問題。

1.2檔案信息化建設的認知因素。在檔案信息化建設過程中，檔案管理部門的領導對檔案信息管理的不夠重視，主要體現在檔案管理部門沒有一套完整的檔案信息管理體系，對檔案信息建設的認識及管理嚴重不到位，在檔案管理過程中，檔案工作人員受傳統管理理念的影響，只對檔案信息進行了收集，沒有對其進行充分的分析與利用，沒有發揮出檔案應有的價值，嚴重的浪費檔案的存在價值。

1.3檔案信息化建設的觀念因素。在傳統的檔案管理過程中，檔案管理人員只將檔案信息收集、保管就沒有任何任務了。但是，隨著城市人民群眾對信息資料的不斷提升，對存儲的檔案信息利用已經遠遠超過了信息本身的價值。所以，檔案管理工作人員應該摒棄傳統的管理理念，重視檔案信息化建設，學會如何利用檔案的價值。但是，到目前為止，大部門企業檔案管理人員仍然沒有意識到檔案信息化建設的重要性，對檔案管理難以達到要求。

2在企業檔案信息化建設中應注意把握的幾個問題

2.1數字化、網絡化不等于信息化。企業檔案信息化建設的內容非常廣，其中包括信息的收集，整理、信息數據庫及信息網絡的建設、信息資源的有效利用、信息資源開發利用的法律法規及人才隊伍的建設等。所以，檔案網絡化、數字化建設不單單只是信息的建設，應該從多個方面入手，促進檔案信息化建設的快速發展。

2.2立足現實，加強標準化建設。檔案信息技術處理，既有地域上的差異性，又有業務上的共同性。目前，各地檔案館普遍單獨進行計算機管理系統的開發，無論是經濟性、通用性都不利于協調統一。當務之急是加強檔案館之間的橫向聯系，按照統一的標準、規范，把計算機應用及適合共性特點的軟件開發作為信息化建設的切入點。要力求軟件功能設計既具有相對的統一性，又具有一定的靈活性和較強的應用性，爭取在最大范圍內建立統一的網絡平臺，整合檔案信息資源，以整體優勢最大限度地實現信息資源共享。

2.3注重質量，加強特色建設。信息化不應流于表面和形式，而是要注重由信息技術支持的檔案信息是否適合用戶需求，是否實現了檔案服務功能的全面拓展和最大優化。如果傳輸的檔案信息及相關的數據不被利用或者接受，那么檔案信息化建設就起不到原有的作用。所以，檔案信息化建設工作必須與社會廣泛聯系，了解社會需求，掌握信息利用規律，深入挖掘館藏潛力，注重特色建設，在檔案信息服務方面充分體現吸引用戶的魅力。

2.4著重用戶的實際與需求。不同方面的用戶是信息化建設成果的直接受用者，但由于受計算機知識等因素的制約，使檔案信息化與一些用戶還有一定距離。重要的是要建設一種便捷的、更加適應用戶需求的新型檔案信息服務關系，充分滿足用戶需求的信息，與社會共同發展，共同進步。

2.5以人為本，加強人才培養。在檔案管理工作中應廣泛使用電子設備，使傳統的檔案管理方式從根本上發生變化。著力培養一支復合型的人才隊伍，對完成信息化建設任務至關重要。首先，要重視對現有管理人員和專業技術人員的崗位培訓和繼續教育，為大家創造學習現代科學知識與先進技術的機會。其次，有計劃、有針對性地招聘信息化建設專業人才。招聘信息化專業人才要長期、中期、短期相結合，實行用人制度上的社會化運作。通過實行培養現有人員和引進專業人員的辦法，不斷提高信息化建設隊伍的綜合素質和創新能力，保證在完成信息化建設任務時得心應手。

3企業檔案管理信息化發展策略

3.1轉變思想觀念，樹立信息化管理意識。在我國現階段，檔案管理工作得到了各行各業的廣泛關注，也取得了一定的成就。所以，在檔案管理模式及管理理念上也應該進行改革與創新，檔案信息化建設成為了檔案管理工作的必然趨勢。為了與時代同步，檔案管理人員必須改變傳統的管理理念及模式，加強檔案信息化建設，提高自身的職業素養及崗位技能，只有不斷的提高檔案管理人員的綜合素質，才能有效的促進檔案信息化建設的快速發展。

3.2制定信息化發展目標，并嚴格執行。在檔案管理工作中，管理人員必須從全局出發，將近期目標與長遠目標進行有效的結合，堅持一定的原則，既適用性、實用性、科學性。在檔案管理工作制定長遠目標時應該對檔案管理工作進行深入的分析與研究，使制定的目標得以實現，為全局統一發展而努力，充分的考慮檔案信息化建設未來發展的需求，留下兼容、擴充剩余空間，避免有效的資源浪費。在制定檔案管理工作的近期目標，檔案管理工作近期目標的重點在于其可行性和實用性。在檔案信息化建設的初級階段，需要對現有的檔案資料進行整理，這項工作必須仔細、認真、不能出現任何紕漏和差錯，檔案資料的正確性是非常重要的，所以，在整理檔案資料時必須保證其準確性，并且按照標準執行。在對檔案館進行整理時，首先要對重要的檔案資料進行數字化處理，對于沒有價值的資料進行銷毀，避免浪費資源和時間，這是對檔案管理實行信息化的一個基本要求。

3.3信息化建設過程中的系統軟件與硬件設備統一管理。現階段，檔案管理的各個部門缺乏有效的溝通和統一管理，各個部門所采取的信息化手段及設備都不相同，嚴重影響檔案信息數據之間的兼容性，嚴重制約檔案信息化建設的發展。為解決檔案信息化建設存在的問題，必須與檔案管理工作的實際情況相結合，使檔案管理工作數字化設備得到統一，并使檔案管理的工作人員具有專業性，進而實現設備的文字識別功能，以及自動的轉化、編目、檢索功能，并在此基礎上實現檔案信息化建設中自動標引、上載以及輔助立卷、全文存儲等功能。在檔案管理工作中，使計算機設備的規格及型號得到統一，這是檔案信息化建設實現的基礎。

4結束語

檔案信息化建設可以有效的促使檔案資源得到有效的開發和利用，還為社會提供更多的服務和資源，在檔案管理工作中，加強信息化建設，促進檔案信息化建設的快速發展。

作者：趙辛單位：吉林省疾病預防控制中心