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1加強高校檔案管理信息化建設的重要意義

有利于提高高校檔案的服務水平傳統高校檔案管理主要采用的是手工操作模式，然而高校檔案管理工作的內容比較多，工作程序較為繁雜，往往需要花費大量的人力，也會浪費很多時間，工作效率不高，而且很容易由于人為因素而影響檔案質量。比如，檔案裝訂立卷工作以傳統手工方式操作，工作人員的勞動量就非常大。又比如檔案信息檢索工作，如果采用人工方式尋找，檢索的時間很長，而且手續非常繁瑣。加強高校檔案管理信息化建設，可以利用現代化先進的計算機技術、網絡技術、數字化技術等對等高校檔案進行加工、整理，只要通過信息系統就可以完成檔案管理、分類、查詢等工作，而且可以通過計算機對以往檔案的案卷、全引、專題等目錄進行統一編目建立一個系統的計算機目錄索引系統，這樣可大大減輕工作人員的工作量，也可以提高工作效率，減少人為誤差，提高檔案管理質量。同時，檔案管理信息化可使高校檔案信息資源得到最大程度的開發、利用，實現信息資源共享，從而提高高校檔案管理的服務質量。

2加強高校檔案管理信息化建設的建議

2.1提高高校檔案管理建設的標準化想要實現高校檔案管理信息化建設，首先應提高檔案管理的標準化，也即是指在實際工作中應嚴格按照相關的標準、規范執行，建立統一的工作標準和依據，從而有機組合高校檔案管理的各項工作，盡可能提高高校檔案管理的工作質量。目前，高校檔案管理普遍存在標準不統一、各自為政的現象，而且檔案信息化軟件開發和信息化建設等方面較為分散，為此，應該安排專業的人員全面研究高校檔案信息化建設建立一套全國統一的檔案管理信息化建設軟件系統，同時應制定統一的檔案管理技術，而且應結合國內外檔案管理標準以及檔案管理發展趨勢制定高校檔案管理信息化建設需要遵守的準則。比如，文獻索引標準、信息傳輸標準、通訊標準、網絡數據庫建立標準等。通過科學的組織、協調各高校檔案信息化建設，確保各高校的工作管理軟件統一，促進各高校檔案信息的互聯、互通，實現信息資源共享。

2.2加強檔案信息數字化建設傳統高校檔案基本上都是以紙質檔案為主，需要占用很大的空間，而且工作量非常大，需要查閱時會花用很多時間，導致每年高校檔案管理費用支出不斷提高。而且由于紙質材料的特點，長時間很容易出現泛黃、粘連、發脆等問題，在很大程度上會損壞檔案質量。加強檔案信息數字化建設可以以計算機數據庫為平臺，利用一些特定的軟件整理、排序、存放各種檔案信息，便于查詢、檢索。而且數字檔案可以復制，計算機數據庫的容量非常大，可以存放大量的檔案，因此相對于傳統紙質檔案，數字化建設具有便于管理、安全性高等優勢。

2.3加強網絡安全化建設在高校檔案管理信息化建設過程中，由于計算機網絡的特點，安全保密問題也是需要重視的問題，高校應結合自身的實際情況制定一套科學、合理、嚴謹的信息化檔案安全保密制度，而且需要不斷加強檔案管理人員的安全防護意識以及技能。同時，應引進最新的計算機網絡安全防范技術，設置安全防火墻，及時、有效防范計算機“病毒”、“黑客”等不安全因素。

2.4加強檔案管理人員隊伍建設人是高校檔案管理工作的最終執行者和主體，想要加快檔案管理信息化建設，這就要求檔案管理人員具備較強的綜合素質，不僅需要具備基本的計算機技術技能，同時要求具備良好的道德修養及職業素養。因此，高校應注重檔案管理人員的培訓工作，制定科學的員工培訓管理制度，不僅應豐富檔案管理人員的信息化管理知識，也要提高管理人員的業務技能，培養一支專業的檔案管理復合型人才隊伍。其次，應建立合理的考核機制，定期對檔案人員的實踐操作技能進行考核，并且將員工的工資和考核結果直接掛鉤，這樣有利于激勵檔案管理人員重視檔案信息化管理，不斷提高自身的業務能力。

3結語

總而言之，加強高校檔案信息化建設是適應現代社會發展以及高校發展的必然趨勢，高校應明確實現檔案管理信息化改革的重要意義，加強高校檔案管理的標準化、數字化、安全化建設，打造一支高素質的檔案管理人才隊伍，全面促進檔案信息化建設發展。

作者：譚春霞單位：長春工程學院檔案館