導(dǎo)語：新形勢下檔案管理工作規(guī)范化探索一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要:檔案管理工作管理著單位內(nèi)部所有的重要資料，是單位內(nèi)部非常重要的工作之一。目前，單位內(nèi)部基本都開設(shè)了專門的檔案管理室，并且配備了相應(yīng)的人員來完成檔案管理工作，但是放眼望去，各單位的檔案管理工作仍然還存在著一些問題，檔案管理工作還不太規(guī)范化，本文就是主要探討新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化。

關(guān)鍵詞:新形勢;檔案管理工作;規(guī)范化

1前言

當(dāng)前中國已經(jīng)進(jìn)入了新時代，在新形勢下，現(xiàn)代信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到社會各個工作崗位中，檔案管理工作在新形勢下也應(yīng)該進(jìn)入信息化的管理模式，因此，各單位中的檔案管理工作需要盡快得到規(guī)范化，這需要單位、相關(guān)管理者的相互默契配合，充分利用已有的信息技術(shù)，努力做好檔案管理工作。

2檔案管理工作在新形勢下的作用

在新形勢下，單位中的檔案管理工作能夠幫助單位妥善管理內(nèi)部所有相關(guān)的數(shù)據(jù)資料，并且利用現(xiàn)代信息化的技術(shù)將其分門別類，妥善保存。利用互聯(lián)網(wǎng)將其上傳至龐大的云端數(shù)據(jù)資料庫中進(jìn)行永久保存。檔案資料是單位中非常重要的財產(chǎn)之一，關(guān)乎著整個單位的生死存亡，尤其是新形勢下，單位面臨的問題紛繁復(fù)雜，所需要的數(shù)據(jù)資料也越來越多，傳統(tǒng)的人工管理已經(jīng)應(yīng)接不暇，因此利用現(xiàn)代信息化的管理技術(shù)來完成檔案管理工作能夠有效提高管理效率和管理水平，并且將可能會出現(xiàn)的工作謬誤降至最低，大大方便日后檔案資料的查找與翻閱，有效保證了單位的資料安全，促進(jìn)單位的和諧穩(wěn)定的發(fā)展［1］。

3新形勢下檔案管理工作的不足

3．1檔案管理工作信息化程度不夠

新形勢下要求單位中的檔案管理工作完全進(jìn)入信息化，然而現(xiàn)階段的檔案管理工作信息化程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，任然有一些單位依靠傳統(tǒng)的人工進(jìn)行檔案管理，沒有將現(xiàn)代信息化的電子技術(shù)融入到檔案管理工作中。對于已經(jīng)逐步開始進(jìn)入信息化管理模式的單位來說，它們內(nèi)部的檔案管理還僅僅只是停留在利用電子計算機(jī)記錄與審核檔案資料的環(huán)節(jié)當(dāng)中，沒有建立起專門的檔案資料管理庫，也沒有充分利用專業(yè)的檔案管理軟件將所有的檔案資料進(jìn)行及時的歸檔整理，在查找和翻閱時仍舊需要耗費(fèi)大量的人力和精力，沒有提高檔案管理工作效率，單位的檔案管理工作信息化程度還有待提高，管理水平也同樣急需得到提升。

3．2檔案管理工作者專業(yè)性欠缺

新形勢下檔案管理工作信息化、規(guī)范化對行管從業(yè)者的要求也越來越高?，F(xiàn)有的檔案管理工作者的專業(yè)化程度還不太高，尤其是對于電子計算機(jī)的操作和專業(yè)管理軟件的使用方面還不太熟練，很多已有的工作人員認(rèn)為檔案管理工作就是將單位內(nèi)部已經(jīng)存有的檔案資料進(jìn)行歸置和整理即可，沒有主動搜集檔案資料的意識，單位內(nèi)部也沒有經(jīng)常組織檔案管理者參加相關(guān)方面的工作培訓(xùn)和進(jìn)修，管理者自己也沒有主動學(xué)習(xí)信息化檔案管理技術(shù)的意識，因此大部分單位內(nèi)部檔案管理工作人員還停留在傳統(tǒng)的管理層面上，無法完全適應(yīng)新形勢的要求［2］。

3．3領(lǐng)導(dǎo)階層對檔案管理的投資力度較小

單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作認(rèn)識不到位，尤其是在信息化程度上的投資力度更是寥寥無幾。很多單位為了追求一定的經(jīng)濟(jì)效益，最大程度的壓縮成本，基本上沒有在檔案管理工作方面投入大量的人力、物力和財力。尤其是在新形勢下，要求檔案管理工作進(jìn)入信息化程度，但是領(lǐng)導(dǎo)基本上沒有給檔案管理人員配備專業(yè)的電子計算機(jī)和相關(guān)管理軟件，很多已有的信息化設(shè)備早已經(jīng)陳舊落后。

3．4尚未形成規(guī)范化的檔案管理制度

現(xiàn)階段的檔案管理工作中尚未形成規(guī)范化的管理制度，對于相關(guān)工作人員的管理水平和管理結(jié)果也沒有專人進(jìn)行審核與檢驗，尤其是檔案管理工作本身內(nèi)容非常雜亂，管理過程比較長，在沒有完善的管理制度作為約束下，很多工作人員出現(xiàn)消極怠工，工作不認(rèn)真，缺乏信息化的管理意識等情況發(fā)生，嚴(yán)重影響到檔案管理工作的規(guī)范化，不利于提高檔案管理工作的效率和水平。

4新形勢下規(guī)范化的檔案管理工作

4．1領(lǐng)導(dǎo)增加投入

首先，各單位領(lǐng)導(dǎo)需要加大對檔案管理工作的關(guān)注和投入力度，尤其在現(xiàn)代信息化程度上的投入力度。將檔案管理工作中年久失修、落后淘汰的電子計算機(jī)進(jìn)行更換和更新，配置全新的高性能電子計算機(jī)，并且安裝最新的正版知名品牌的管理軟件，同時在單位內(nèi)部還需要組件一支具有專業(yè)電子計算機(jī)知識和操作技能的團(tuán)隊，定期為電子計算機(jī)進(jìn)行保養(yǎng)和維修，及時更新軟件、查殺病毒，保障檔案管理工作信息化的順利進(jìn)行［3］。

4．2增加信息化程度

在現(xiàn)有的檔案管理工作上增加信息化、現(xiàn)代化的程度，全面淘汰傳統(tǒng)的人工管理技術(shù)，為每一份資料建立一個電子檔案，比如說將過去所有人工記錄的檔案資料利用掃描儀掃入電子計算機(jī)當(dāng)中變成電子檔案，以后的檔案資料一律以電子檔案的形式進(jìn)行提交和整理。利用現(xiàn)代化的專業(yè)檔案管理軟件將所有檔案資料按照類別和時間進(jìn)行歸檔，并且建立一個專門的電子檔案資料目錄，這樣日后如果需要查找和翻閱檔案資料時能夠在短時間內(nèi)找到，不必再浪費(fèi)大量的時間和精力，大大提高了檔案管理的工作效率。

4．3提升人員專業(yè)性

已有的相關(guān)工作人員需要不斷提升自己的專業(yè)管理能力，單位可以定期組織工作人員進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的培訓(xùn)，員工自己在平時也要多多學(xué)習(xí)相關(guān)方面的專業(yè)知識，熟練掌握和使用各種專業(yè)的管理軟件，在平時的檔案管理工作中要時刻保持現(xiàn)代化的管理意識，主動建立電子檔案，及時收集和整理檔案資料［4］。

5結(jié)語

總而言之，在新形勢下，各單位的檔案管理工作也應(yīng)該完成向信息化、現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變，這需要單位領(lǐng)導(dǎo)加大對信息化檔案管理工作的投入力度，配備配置高、性能好的電子計算機(jī)和專業(yè)的管理軟件，定期培訓(xùn)檔案管理人員使其能夠熟練掌握信息化的檔案管理技術(shù)，及時將檔案資料進(jìn)行歸檔整理，并且利用互聯(lián)網(wǎng)將其上傳至云數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行永久保存，切實(shí)做好檔案管理工作，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化。

作者:梁曉龍 裴向前 魏勵 單位:中國人民解放軍62026部隊

參考文獻(xiàn):

［1］姜曉燕．淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化［J］．科技風(fēng)，2014(21)．

［2］李莉．新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的研究［J］．黑龍江史志，2014(21)．

［3］顧雅麗．淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化［J］．經(jīng)營管理者，2015(07)．

［4］周虹．淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化［J］．科協(xié)論壇(下半月)，2011(09)．