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第一篇：工程碩士學籍檔案管理方法創新

摘要：工程碩士是我國重要的學位與研究生改革成果，隨著近些年來我國對高校教育的重視程度增強，工程碩士的學籍檔案管理也逐漸得到優化，但由于地區發展的不平衡，即使總體來說工程碩士的學籍檔案管理過程和方法趨于優化，有些高校仍然需要利用人力和手工對學籍檔案進行傳統管理。本文將立足于當前工程碩士學籍檔案管理的一般形式，結合當今社會的發展和管理過程中存在的問題，提出對工程碩士學籍檔案的創新管理方法。

關鍵詞：工程碩士；學籍檔案；創新；管理方法

一、目前工程碩士學籍檔案管理存在的問題

目前在工程碩士學籍檔案管理中依然存在著管理手段落后、職責分配有誤等問題，下面結合問題進行詳細的分析。

（一）管理手段落后。當前，工程說是學籍檔案管理存在的最主要的問題就是管理觀念與當今社會發展水平不匹配，管理手段落后于科技發展水平過多，至今大多數高校還在采用分部門合作的管理結構形式進行工程碩士學籍檔案的管理，這種管理手段缺乏統一的部門調配和信息平臺，經常會產生信息傳達不及時甚至有誤的情況，各個部門都有獨立的信息管理體系，表面上看起來具有較強的條理性，而實際上大大增加了工作量，管理人員固步自封，極少產生部門之間的合作交流溝通，從觀念到手段都體現出了傳統管理的不足，完全不能滿足當今社會的優速發展需要[1]。

（二）職責分配有誤。工程碩士學籍檔案管理的過程需要各個層級、各個部門和每位學生通力配合，各司其職，確保學籍檔案管理的效率，然而目前高校參與工程碩士學籍檔案管理的學生和教師以及高級領導人員都不能明確自身職責，學生只是將自身當做工程碩士學籍檔案管理中被管理者的形象對待，對任何有關管理方面的事宜皆不過問；教師認為對工程碩士的學籍檔案管理應當由高效管理部門負責，產生一種“事不關己，高高掛起”的錯誤心態，缺乏責任心，很大程度上影響了高校的教學秩序，增加了對工程碩士學籍檔案管理的難度，學籍檔案的管理流程形同虛設，直接影響了工程碩士的學習和發展過程，也為教學管理和行政管理造成了很大不便[2]。

二、工程碩士學籍檔案的創新管理方法

由于目前在工程碩士學籍檔案管理中依然存在著諸多的問題，嚴重的影響到工程碩士學籍檔案管理的質量。

（一）創新管理觀念。在社會的任何領域，觀念都是指導工作的航標，落后的觀念會使計劃工作滯后，難以適應當今社會飛速發展的各方面需求，對于工程碩士學籍檔案管理來說也是如此，管理觀念始終貫穿在學籍檔案管理的始終。而社會的全新面貌和發展速率對教育改革提出了要求，因此，工程碩士學籍檔案管理者要結合社會實際和院校情況，創新管理觀念，以發展的眼光看待學籍檔案的管理過程，明確科技為管理過程帶來的實際效益，從根本上優化工程碩士學籍檔案管理的理論指導框架體系[3]。

（二）創新管理手段。學籍檔案的管理手段從其操作過程來看，期間無不體現著學籍檔案管理所受到的各方面社會經濟條件與行政管理的制約，傳統的人工操作耗占資源較多，而且各個環節難以量化，極易發生操作失誤，造成學籍檔案內容上的誤差，使得數據的記錄與傳達不能及時，造成了管理時間的浪費，針對這一點，應當引入新型的管理設備和管理技術，從硬件上保證管理效率，進而實現辦公系統自動化，使工程碩士學籍檔案能夠通過現代化的管理手段得到完善整理，促使學籍檔案的管理過程更加多樣化和高效化[4]。

（三）創新管理內容。管理內容上的創新是為了適應社會的不斷更新，無論是簡化工程碩士基本信息的錄入，進行一體化成績信息管理，還是建立統一的工程碩士學籍檔案信息資源共享數據庫，都體現了教育部順應時展的新要求。工程碩士學籍檔案管理的內容作為整個管理過程中的中心環節，一直以來都處于十分尷尬的地位，對內容進行補充和審核時，需要不斷采集和收錄信息，不僅讓管理人員的工作更加繁瑣，也使得內容過于反復，影響了管理效率。而作為創新，基本信息、成績管理、數據庫等內容需要根據各個地區各所高校的實際情況具體界定，應避免對成功的管理內容照搬照抄，造成工程碩士學籍檔案管理內容上的雷同[5]。另外，隨著科技信息技術的發展，高校工程碩士學習檔案的管理內容應當加入聯網式的信息貫融，使工程碩士的學籍信息與檔案隨時掛鉤，并能夠跨地區簡便查閱調動，這種方式的運用可以使檔案與工作形成良好的銜接，促進管理過程的優化。

三、結論

雖然工程碩士的學籍檔案管理還未擁有國家相關規定與政策的支持，仍然需要管理者在管理實踐中不斷探究摸索提高學籍檔案管理各個環節效率的方法，以求利用科學合理的管理方法促進工程碩士培養質量的提高，加強工程碩士研究生教育體系的完善建設，從而推動高校的優化改革，提高高校的研究生教育質量，促進高校長遠發展。

作者:苗露 單位:西安科技大學

參考文獻：

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第二篇：高校學生檔案管理工作創新

摘要：高校學生在學習、生活過程中的獎勵、懲罰以及成績等情況通過檔案記錄下來，同時也是高校學生就業、以后評職稱以及晉升的參考依據。創新高校學生檔案管理工作提升檔案管理工作的效率，應提高高校師生的檔案管理意識，實現部門聯合管理，豐富學生檔案內容；注重學生檔案管理工作的時效性，利用現代化技術進行管理，注重學生檔案管理利用的雙向性，更好的為高校學生服務。

關鍵詞：高校學生；檔案管理；特征；手段；創新

高校學生檔案的實質就是一些文字材料，這些材料是學生在學校中參與各種活動所形成，并記錄和保存的。從學生入學開始的通知書到最終畢業證、學籍登記表、各個學期的成績單、以及學生參與社會公益等情況都有記載。高校學生的檔案對于學生以后升學、就業都會產生重要的影響，并成為他們考核的重要依據之一。然而當前隨著社會環境不斷發生變化，高校的學生檔案管理必須加以創新以適應時展的需要。

一、高校學生檔案的管理特征

1.承接性

學生在高校學習期間是獲取知識和不斷成長進步的一個階段，在這個階段中，需要對其生活、學習和工作的各個方面進行記錄，記錄的材料計入到檔案中成為學生檔案的一個部分。高校的學生檔案不管是對其繼續升學還是找工作，都是接收部門對其全方位考核的重要依據。[1]因此，高校學生檔案中所包括的材料必須能夠全面、集中以及真實反映學生的情況。高校學生在報到之日，學校檔案管理部門就已經開始接收學生的檔案，并根據學生在學習期間的表現進行歸檔、保存以及檢查，并及時對檔案的材料進行補充、充實以及完善，直至高校學生畢業。高校學生畢業后，學校會根據檔案管理的有關規定將畢業生的檔案轉交給接收單位。這也是接收單位全方位考核學生基本情況的一個渠道和途徑，并且成為日后晉升和評職稱的依據之一。[2]

2.差異性

目前我國學歷層次有專科、本科、研究生，而研究生包括碩士研究生和博士研究生。為此，在對高校學生檔案進行管理時，必須根據不同學歷層次對檔案的管理加以區分。當前，我國高校的招生制度在不斷進行改革，高校學生檔案的手段也在不斷發展并且呈現出多樣化的趨勢。尤其是隨著計算機的發展，部分地區對高校學生檔案的進行了電子化和無紙化管理。這對高校學生檔案管理工作提出了更高的要求。高校的檔案管理部門接收新生檔案之前，必須根據不同的對象進行篩選，分類進行管理。在前期進行差異化分類能夠更好的為高校學生在學校期間的表現進行歸檔，更有效的為日后檔案管理工作服務，提升高校檔案管理和信息服務的質量。

3.排他性

高校學生檔案涵蓋的內容較多，不僅包括了學生的思想素質和政治素質等方面的材料，還包括學生在學習和參加社團等活動中的所有材料，既有獎勵的相關材料也有在校期間受到的處罰情況。但是與社會工作人員的人事檔案相比，高校學生由于主要任務是學習，其在檔案材料的數量比較少，高校對學生檔案的管理主要是采取集中、分階段管理的形式，并且由檔案管理部門統一進行保存。當高校的學生畢業后，由接收單位出具調檔函，學生的檔案轉交給新的接收部門統一進行管理。

二、高校學生檔案工作的管理手段

1.提高高校師生的檔案管理意識

結合當前的時代特點和學生的特點，做好檔案管理工作，為檔案管理工作提供一批優秀的高校檔案管理人才。除此之外，讓學院的輔導員也參與到檔案管理中來，提升高校輔導員的檔案管理意識，注重在日常工作中對學生相關檔案資料的搜集整理工作，實現對高校學生檔案實現常態化管理。明確高校學生的檔案管理制度和工作思路，提升檔案管理意識。可以通過各種媒體手段進行宣傳，充分利用高校的櫥窗、宣傳展板等，對檔案管理的知識進行宣傳。由于各個專業的輔導員對于本專業的學生最為了解，通過提升輔導員的檔案管理意識可以讓輔導員及時針對本專業學生的實際情況對相關資料進行整理并歸檔，做好學生的檔案管理工作。

2.實現部門聯合管理

高校檔案管理需要各個部門廣泛參與到學生檔案管理工作中來，尤其是高校的檔案管理部門要各個學院密切聯合，分階段地管理高校學生的檔案。高校的檔案管理相關工作人員在整理和搜集新生入學的檔案時，要認真細致地接收每一份材料。尤其是根據高校學生檔案中的登記表、相關獎懲材料等，將各個相關部門聯合起來，實現聯合管理。分階段做好學生檔案材料的整理和搜集工作，使得高校學生的檔案變得更加豐富和完整。[3]尤其是在學生畢業的階段，由于這一階段，高校學生的檔案要提交的資料較多，包括畢業論文、畢業登記表、個人自我評述等，如果單獨依靠檔案管理部門來完成，工作難度較大，這就需要相關工作人員，如聯合各學院輔導員做好管理資料的搜集和整理，從而確保高校學生的檔案能夠及時地進行投遞。

3.豐富學生檔案內容

由于當前高校學生的檔案材料主要包括畢業生登記表、學籍表以及成績單等，材料內容相對來說較為缺乏，無法全面的反應學生的實際情況，可以通過對高校學生檔案的內容進行豐富和擴展，全面反應學生在學校期間的表現情況。由于不同學科的教學具有不同的教學形式，導致教學結果也不同。為此，在搜集高校學生的檔案材料時，應該結合不同專業學生的特點，有的專業比較注重實踐和實驗，有的比較注重成績，通過分專業進行搜集資料，能夠如實反映學生的真實情況。但是這對高校學生的檔案管理人員提出了更高的要求，他們在搜集相關資料之前，必須熟悉這些專業的課程設置以及實踐和教學的特點。通過專業的特點有針對性的篩選，使得所搜集的資料能夠如實地反應學生的實際情況，從而提升高校檔案參考和使用價值。除此之外，高校檔案管理工作人員還應該結合社會的需要，使得學生的檔案材料既能夠反應學習方面的內容，也能夠反映學生的實踐和適應社會需要方面的能力，從而提升高校學生在就業中的競爭力。

三、高校學生檔案管理工作的創新

1.注重學生檔案管理工作的時效性

管理高校學生的檔案既要注重使用價值，同時也要注重管理的現實意義。高校在搜集和整理高校學生的檔案材料時，要與學生的實際情況相結合起來。尤其是要不斷向學生宣傳檔案在其結業、成長和學習過程中的作用，高校學生的檔案管理工作具有較高的時效性。除此之外，高校學生檔案資料不應該僅僅停留在應付差事和表面上，還要注重學生在學校日常學習中的一些常規資料。同時要結合學生的素質、心理以及實踐等方面的表現，記錄相關的資料，使得檔案資料能夠如實反映學生在學習和工作過程中的表現，提升檔案的利用價值。

2.利用現代化技術進行管理

為了做好高校學生的檔案管理工作，可以通過建立檔案管理信息系統，將高校學生的材料和現實表現情況錄入到計算機中，做好分類工作，通過現代化的技術管理能夠提升檔案管理的效率。并且能夠有效的提升檔案的服務水平，使得高校學生檔案管理能夠更好地為學生服務。在信息化時代下，高校學生檔案管理通過信息技術能夠有效地做到檔案的分檔管理，能夠提升學校本身的管理效率。[4]可以通過計算機、互聯網對高校學生的檔案進行無紙化管理，提升檔案的管理效率，同時在學校不同部門和不同學院之間聯網，各院系可以將本專業學生的相關資料上傳至其檔案管理信息系統，實現及時更新，能夠更有效地對學生檔案進行管理。

3.注重學生檔案管理利用的雙向性

高校學生檔案管理過程中沒有重視到用人單位對學生檔案信息的使用情況，這也導致高校學生檔案管理的工作人員不重視用人單位對檔案的反饋，使得檔案的使用價值受到限制。高校檔案管理工作人員可以搜集用人單位反饋的信息，從而幫助高校學生檔案管理工作人員針對用人單位的實際需要進行資料的搜集，改善檔案的管理情況。由于檔案管理的目標一方面是為了如實反映學生在校期間的情況，另外一方面也要加重對用人單位需求的重視，通過用人單位的信息反饋，根據職位、人才需求等相應調整檔案管理工作，使得檔案管理的工作能夠有效地與用人單位進行對接，更有效的為用人單位服務。當前新形勢下，高校學生檔案管理工作面臨著一些新的形式和特點，為此，必須采取各種措施加強檔案的管理工作，提升檔案管理的效率。

作者:馬玉妍 宋巍巍 單位:哈爾濱師范大學

參考文獻：

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[5]黃錦旺.談談高校學籍檔案管理存在的問題及對策[J].廣西大學學報(哲學社會科學版),2008,02(S2):154-155.

第三篇：高校教學秘書工作中檔案管理創新研究

摘要：現今高校工作中，教學工作是非常重要的一個部分。面對現實教學工作的多層次性及復雜性，除了直接管理的負責人之外輔助工作人員即教學秘書的工作也是非常重要的。教學秘書主要為教學任務服務，而在秘書工作中，最重要的工作方式就是檔案管理。本文寫作的關鍵是對高校教學秘書工作中檔案管理工作的創新進行簡要的分析。

關鍵詞：高校教學秘書;檔案管理;創新研究

在現今高校工作中，由于工作任務的繁多，主要依靠主任等管理人員進行相關工作的管理這無疑加大主要負責人的工作壓力。所以，教學秘書的存在在一定程度上對高校各項管理工作起著非常重要的幫助作用。教學秘書的主要工作就是在主要負責人的帶領組織下，對本系的教學工作進行輔助管理。因為高校教學工作在教學任務的完成、科研工作、班級管理等各項工作中面臨的狀況是非常復雜的。檔案管理對于幫助其整理工作，促進相關工作的順利進行有著重要的作用。教學秘書的主要工作就是進行檔案管理工作，對于學校有關的文字、圖片等材料收集起來，以便于今后工作的進行。所以，檔案管理在高校中進行工作創新是非常重要的。

一、教學秘書與檔案管理工作之間的關系

1.教學秘書對檔案工作的重要性分析：檔案管理工作的直接負責人就是秘書。所以，教學秘書必須對檔案管理的相關程序、規則熟悉到位。而且教學秘書必須熟悉將要歸檔的教學業務，并能夠憑借著自己的專業素養進行整合，然后將其歸檔。所以，在整個工作過程中教學秘書的素質是非常重要的。在現今許多高校中，對于教學秘書的工作的重視程度非常的欠缺，對于其崗位管理同樣也很欠缺。最重要的一個表現就是檔案工作人員專業素質不高，且人員的流動性非常的大，檔案管理工作非常注重連續性和穩定性，頻繁的人員流動在一定程度上不利于檔案管理工作的進行。綜上所述，教學秘書的素質對檔案管理工作有著重要的影響作用。

2.檔案工作對高校秘書工作的重要性：高校建立檔案工作最明顯的作用就是用于今后工作的查證和參考，同時為今后相關工作的進行積累經驗。檔案首先能夠為師生服務，特別是在有關教師查閱教學任務完成的情況、科研工作的進行程度等工作中其有著重要的作用。而且教學秘書在日常工作中也會涉及到教學工作的管理，所以如果能夠建立科學的比較完善的檔案工作，那么將會對其工作的進行起著極大的幫助作用。此外，教學秘書可以通過查閱有固定記錄的檔案考察工作是否按照所規定的程序進行，并且能夠及時的發現工作中所存在的問題及時的修補，在很大程度上促進教學秘書工作的規范化。

二、教學秘書素質的創新發展

在現今現代化信息手段不斷發展的情況下，教學秘書的工作水平和質量必須隨著時代的前進取得相應的進步，高校教學秘書的管理工作要求必須進行檔案創新，在進行實體創新之前，必須實現教學秘書素質的創新發展，具體如下：

1.教學秘書所要求具備的素質：①政治素質：教學秘書在綜合素質中，政治素質的提高是首要的。檔案管理創新工作的進行要求教學秘書必須具備較高的政治覺悟、責任意識、大公無私，嚴格遵循相關程序和規則進行檔案管理工作。②專業素質：檔案管理對教學秘書的專業要求比較高，特別是在當前進行檔案管理工作的創新的要求下，更加要求教學秘書必須具備專業的建檔與管理知識。③知識素質：在高校中由于存在不同的專業，所以檔案的管理工作必定也是面向不同專業知識進行的。這就對教學秘書提出一個更高的要求就是在專業素質的增強之外，還必須熟悉其他學科知識，這樣才能避免在建檔工作時出現錯誤。④業務素質：新的發展條件下，教學秘書要想實現檔案管理工作的創新，必須有足夠強的業務能力。具體表現在教學秘書能夠利用現代化管理手段如：利用計算機信息技術進行管理，能夠使檔案的收集與整理方面都能夠在短時間內完成，而且必須保證檔案建設的質量。而且檔案管理工作為管理工作中重要組成部分，其創新發展必須引導管理人員掌握現代管理意識，學會在現代化發展情況下，運用現代化方式進行檔案的創新管理。⑤檔案意識：回顧以前部分高校教學秘書的檔案管理工作，由于沒有受到應有的重視，在檔案管理工作中一直在固化的模式發展中，所以導致其質量和水平的低下。所以，為了能夠保證檔案管理工作的創新發展，首先必須加強高層管理人員的檔案意識，其次重點加強教學秘書的檔案管理意識。教學秘書在檔案意識的加強中，必須加強對于建檔工作的進行，而且在建檔工作中必須做到“有憑有據”，堅決避免建檔工作中的造假現象的出現。最重要的就是要保證人員的專業性和穩定性，最大限度的保證檔案管理工作的連續性和完整性。

2.教學秘書在當前迫切需要加強檔案管理的創新工作，所以必須促進人員主觀能動性的提高，尤其是檔案管理能力和相應素質的培養。在這樣的發展形式下，一方面要求加強高校教學秘書的學習，高校管理人員要定期的組織教學秘書進行相關知識的學習和專業能力的培養，重點提高其專業素質和業務能力；另一方面為了保證人員的穩定，高校各個院系要建立能夠適應現代化檔案管理發展的自上而下的檔案管理系統以及個人和科室責任制，對人員作出明確的安排，在此項工作中最重要的是將教學秘書的檔案管理工作納入到評價體系中，力圖從制度上加強檔案管理的水平，實現創新發展。

三、檔案管理創新工作的發展對教學秘書的要求

1.教學秘書應做好檔案的收集與建檔工作。教學檔案工作的建立發展最重要的就是教學秘書在日常工作中進行的有關文字、圖像、材料的收集，總體來講就是現場第一手材料的匯總。教學秘書在檔案相關材料等的收集階段工作質量和水平的高低直接關系到今后檔案的創新發展。所以，教學秘書必須秉持嚴謹的工作態度，嚴格遵循檔案建設的工作標準和程序進行此項工作。具體而言就是考試考查試卷的收集，學校每年舉行活動的記錄，教學科研活動的進度及工作的完成情況，教師教學任務的完成程度以及每年畢業生工作事宜的安排程度等工作，教學秘書必須針對這些方面的工作密切的進行管理，定時的組織資料的抽查，優化建檔的資料。

2.教學秘書要具備檔案規范化管理意識：在高校檔案管理工作中，要想能夠實現其管理的創新，最重要的就是加強教學秘書的檔案規范化管理意識。教學秘書在加強檔案管理工作規范化的過程中，首先要針對檔案管理環節中存在的問題及時的彌補，在新的要求下，建立規范化的能夠被教學秘書適應的檔案管理環節。其次，也是最重要的就是檔案管理的規范化要求檔案管理的質量必須規范，這就要求教學秘書打破批傳統的資料收集及整理方式，充分運用現代化管理知識，運用現代化管理手段，擴充資料收集及整理的方式。總體而言，檔案的創新管理必須實現教學秘書規范化的檔案意識。

3.教學秘書要充分的利用現代化信息技術手段加強檔案的創新管理：在現今信息技術高速發展的情況下，必須切實促進信息技術在高校檔案管理中的作用。首先，教學秘書要改變傳統的紙質版建檔的方式，建立能夠適應現代化發展的電子檔案。電子檔案只需要對文件一次性的輸入，然后整理、統計等方面的工作不需要浪費大量人力，計算機可自行完成。而且應明確的意識到電子檔案的建立管理是未來發展所必須的，避免排斥意識的出現。所以，加強教學秘書的計算機業務能力，能夠熟練的利用計算機進行相關工作。綜上所述，高校教學秘書檔案創新工作最重要的方向就是促進檔案管理的自動化即利用信息手段進行此項工作。

四、結語

綜上所述，高校教學秘書的檔案管理工作是非常重要的，在新的發展條件下，必須實現檔案管理的創新工作。這就需要從人員素質的提升和具體的管理兩方面共同協調促進檔案管理創新工作的進行。

作者:王雅新 單位:內蒙古財經大學資源與環境經濟學院

參考文獻：

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第四篇：高校檔案管理創新路徑選擇

2014年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（中辦發〔2014〕15號）指出，“當前，面對新形勢新任務新要求，檔案工作還存在一些不適應的地方，主要是：一些地區和部門不夠重視檔案工作，檔案事業發展的保障條件需要進一步改善，檔案收集模式、管理手段、服務機制需要進一步創新，檔案干部隊伍素質需要進一步提高”。就高校檔案管理工作來說，這些問題都不同程度地存在。如何適應新形勢、新要求，實現檔案管理創新是擺在檔案管理工作人員面前的一大課題，筆者認為，宜把握以下五個關鍵點。

一、管理理念創新

創新檔案管理，必須理念先行。長期以來，傳統的檔案管理的重收集、輕開發，重收藏、輕應用，一直難以得到有效解決[1]111，其中最關鍵的原因就是，無論是單位領導，還是檔案管理工作人員，自覺不自覺把檔案工作作為單位業務工作的附屬，沒有真正融入單位業務工作中。新的形勢和任務，要求我們更好地發揮檔案管理促進業務工作的作用，需要樹立以協同發展、主動服務意識為核心的現代管理理念。一是把檔案管理全方位融入單位各項業務活動之中，與業務工作協調動作，在檔案收集、管理、應用等各方面一并考慮，忠實記錄重大活動的來龍去脈，保持檔案的真實性、系統性、完整性。二是全面加強檔案人員隊伍建設，一方面要教育引導檔案人員樹立法制意識、全局意識、服務意識，依法加強檔案管理，增強工作的主動性，按照檔案管理工作的要求，服務單位中心工作，服務各部門、各崗位檔案需求；另一方面，檔案人員必須掌握現代信息技術，熟練掌握電子檔案收集、紙質檔案電子化、網絡傳輸、信息安全等方面的技能，努力提高檔案管理信息化水平。加強隊伍建設是檔案管理創新的基礎，適應新的形勢和任務，需要夯實隊伍的思想基礎、能力基礎。三是增強檔案管理工作的主動服務意識，超前謀劃檔案收集，及時實施檔案開發，積極配合業務部門開展檔案利用，甚至引導業務部門充分利用現有檔案資源，幫助業務部門補充收集新的檔案資源，真正發揮檔案管理在業務工作中“以史為鑒”的重要作用。從傳統的檔案管理理念來看，非常突出的一點是主動服務意識不足，由此也導致檔案管理工作的主動性、創新性不強，在單位整體工作中的地位難以充分體現，久而久之，也容易導致檔案人員被動應付、無所作為，難以調動檔案人員的積極性。

二、工作機制創新

要推動檔案管理創新，僅靠個人的工作熱情、工作態度、工作能力遠遠不夠，必須建立健全工作機制，通過工作機制明確工作程序、工作要求、工作標準，形成鼓勵創新的工作導向，不僅讓檔案人員知道做什么、怎么做，同時也讓相關業務部門知道怎么配合、配合到什么程度。通過檔案工作機制的建立，規范檔案管理流程，明確工作責任和激勵措施，調動方方面面的積極性，為檔案管理創新提供機制保障。一是明確各方責任。檔案管理絕不單純是檔案人員的事情，上至單位領導，下至各部門各崗位，在檔案業務中都有著相應的工作任務：領導層面，要配強配齊檔案人員隊伍，特別是要保證檔案隊伍專業結構合理；為檔案工作提供必要的工作條件，充分滿足檔案收集、分類、開發、收藏需要，特別是保證檔案安全的設施、信息化設備等；組織制定檔案工作規劃、計劃，及時研究解決檔案工作中存在的問題，支持檔案事業發展。檔案人員層面，要認真履行檔案管理主體責任，落實檔案法規要求，落實本單位檔案工作計劃，高標準做好檔案收集、歸檔、開發、保管、借閱等各項工作，以創新的精神探索檔案管理新途徑，以主動融入的態度服務單位中心工作。其他部門及其有關崗位人員，同樣是檔案資料生產的主體，應當按照檔案管理的要求，配合檔案人員及時歸檔，保證檔案的真實性、系統性、完整性，共同實施檔案開發，共享檔案開發成果。二是明確檔案管理流程。從檔案的產生、收集、整理、編研、收藏、利用等方面，建立相應的工作制度，制定不同的工作標準，通過制度約束每個環節、每項工作內容，確保檔案管理工作有章可循、違章必糾。事實上，檔案工作作為一項常規性的工作，各項工作制度已經基本完善，目前的問題主要是在制度的落實方面和制度創新方面。在建立健全制度的基礎上，首先應當抓好制度的落實。通過宣傳教育，引導全體員工，尤其是檔案工作人員遵守制度，自覺養成良好的工作習慣，時時處處嚴格要求，防止制度流于形式。其次，在制度建設中，應當與時俱進，鼓勵檔案管理方式創新，更好地發揮檔案作用，尤其是信息化方面，應當支持檔案人員通過新技術的應用實現業務流程再造、服務手段優化、服務內容拓展。三是激勵與約束相結合。加強相關工作制度落實情況的考核與評價，對遵紀守章、業績突出的，給予表彰，在職稱評定、職務任用、績效工資發放等方面予以體現；對玩忽職守、違反相關工作制度的，應當予以懲戒。一個制度是否能夠得到有效落實，核心在于后續的評價及評價結果的運用，關鍵在于單位領導是否動真格。

三、收集模式創新

檔案收集是檔案管理的源頭，要實現檔案管理創新，也必須從收集這個環節開始。傳統的檔案收集多為事后歸檔，按年度收集，收集的范圍長期一成不變，多為本部門所形成的檔案資料。而實際上，一份優秀的檔案，要想在將來發揮更大的作用，必須最大限度地反映事件的客觀過程，內容的豐富性和系統性非常重要，對于檔案工作來說，要實現豐富性、系統性的目標，就需要在收集環節突破傳統思維。一是借力OA辦公平臺，推廣同步收集。目前，各單位普遍采取OA平臺辦公的方式，這為同步收集檔案資料提供了方便。結合單位年度重點工作，及時確定檔案收集重點，對重點項目、重點事件，檔案人員及時將相關資料進行收集和整理。這樣做的好處，不僅能夠保證檔案的豐富性，防止遺漏重要資料，確保檔案的完整、客觀，還能夠直接實現檔案的信息化，減少事后歸檔的工作量。二是拓寬信息源。圍繞重點事件，不僅要收集本單位相關工作過程所形成的檔案資料，同時還要收集與事件相關聯單位所形成的檔案資料，包括事件的源頭、協作單位的來往函件及相關工作成果、社會反響等，防止就事論事。隨著社會分工越來越細，很多事情都需要協作完成，比如重大科研項目，有的是幾個學校聯合開展，有的是校企合作開展等，在收集這類事件的檔案時，就需要及早關注相關協作單位的工作動態，否則，事后收集就很可能遇到較大的困難。三是加大特色檔案收集力度。檔案工作的涵蓋面很廣，除了常規的檔案收集外，還應當對部分具有本單位特色的檔案實施重點收集，以擴大館藏檔案的影響力。對持續時間較長的事件、對本單位影響較大的事件等，應當作為重點收集的對象，在檔案收集過程中拓寬視野、仔細甄別，力求做到脈絡清晰、內容豐富，這樣才能更好地為今后的檔案開發、利用奠定基礎。

四、內容開發創新檔案貴在利用

可以說，檔案開發水平的高低，是衡量檔案工作質量的重要指標。長期以來，重收集、收藏，輕開發、利用的趨勢比較明顯，這一方面體現了對檔案工作認識的片面性，也折射出部分檔案人員的工作惰性，沒有把檔案工作真正作為一項功在當代、利在千秋的偉大事業來對待。對原始檔案實施二次開發，對于發揮檔案的宣傳教育功能意義重大，能夠讓更多的人從中受益。檔案內容開發方面的創新，可以從三個方面入手：一是加大館藏檔案編研力度，為檔案利用者提供相應的情報服務、檢索服務[2]82，著力擴大檔案利用的廣度。要將所有的館藏檔案通過科學分類、撰寫摘要和關鍵詞等方式，納入檢索查詢的體系之中，讓需要利用檔案的人能夠找得到、找得全。二是對重點檔案實施專題開發，著力擴大檔案利用的深度。選擇利用意義重大的檔案，適當擴大信息源，綜合方方面面的檔案資料，全面、系統地還原事件原貌，方便檔案利用者能夠在較短的時間內瀏覽到較為豐富的信息。專題開發除了充分發掘本單位的檔案資源外，還應當廣泛收集整合校外資源，包括互聯網資源，同時分別注明信息來源。三是對紙質檔案實施電子轉化，著力擴大檔案使用的便利性。盡管近年來檔案信息化的步伐一直在加快，特別是信息化辦公系統的應用，電子檔案已經成為館藏檔案的重要組成部分，但仍有相當一部分紙質檔案，特別是早期的檔案，所占比重仍然較大。在檔案開發過程中，還需要作為一個重點任務，結合查閱頻率的高低，分門別類地加快電子轉化進度。在紙質檔案電子轉化過程中，同步做好類目編研和內容整合，方便查閱利用。

五、服務方式創新

為單位發展服務、為用戶服務，是檔案工作的出發點和落腳點。傳統的檔案服務具有被動性的特點，缺少與檔案利用者的互動交流，在創新服務方式方面，應當做到以下幾點：一是重視主動服務。檔案資源在宣傳教育方面有著獨特的優勢，與其僅僅被動地滿足查閱者的需求，不如主動發揮優勢，通過大力宣傳檔案編研開發成果，能夠擴大檔案的影響力，進而激發出更多的檔案利用需求。從某種意義上來說，這也是檔案工作的供給側改革。二是靠近業務一線。業務工作既是檔案信息的重要來源，也是檔案利用的最大需求方。檔案工作人員可以結合單位重點工作進展情況，加大檔案信息的編研力度，及時向業務一線部門編研成果，供業務工作者參考，進而推動檔案工作與業務工作的有機融合。三是擴大業務開放。單位內部的檔案館，往往把借閱業務局限于單位內部，這樣不利于檔案信息的交流和檔案利用價值的最大化。應當擴大同行業之間的交流，與社會檔案館之間的交流，通過優化檔案借閱制度，向非單位人員適度開放檔案資源[3]172。四是提供網上服務。檔案電子化之后，根據檔案密級確定不同的借閱范圍，對于普通類的檔案資料，可以采取網上查閱的方式提供更為便捷的服務。總之，在新的形勢下，檔案工作的內涵更加豐富，社會公眾對檔案工作充滿期待，亟須工作理念、工作力度、服務方式有新的突破。實現檔案管理工作創新，是順應時代要求，也是檔案事業自身發展的必然要求，有必要在重新審視現狀的基礎上，緊盯社會需求，全方位實施創新實踐，以此推動檔案事業的全面發展。

作者:馬玉妍 沈玲玲 單位:哈爾濱師范大學檔案館

參考文獻:

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第五篇：高校學生檔案管理創新研究

摘要：近年來，高校招生范圍不斷擴大，學生數量不斷增加，學生檔案管理工作的有效進行顯得尤為重要，特別是對高校畢業生就業的影響。本文從就業視角下對學生檔案管理的地位與作用進行闡述，針對當今高校學生檔案管理存在的主要問題進行研究。

關鍵詞：高校學生檔案；就業服務；創新策略

一、就業視角下高校學生檔案管理的地位與作用

（一）記錄就業前的個人經歷，提高大學生的綜合素質

高校創辦的教育理念是為國家和社會培養德、智、體、美全面發展的人才，以適應社會經濟發展活動需要。學生檔案真實地記錄和反映了高校學生在校期間的學習成果、生活狀況以及參加各種活動的實踐經歷。高校學生檔案不僅體現了學生在校的成長歷程以及學校對人才的培養過程，而且為國家對人才的選用提供了重要依據。同時，高校檔案管理對提高大學生的綜合素質有著重要的作用：高校教師通過學生檔案對學生實行差別化教育，以此來擇出優秀畢業生，而且可以激勵學生在競爭中提升自我價值，提高自身的綜合素質。

（二）在就業中加大被選用的機會

學生檔案的有效管理能夠增加大學生穩定就業的機會，我國教育體制的不斷深化改革，促進了“供需見面、雙向選擇”的當代大學生就業方式。這種方式以高校引進各大企業在學校舉辦招聘會的形式出現。用人單位在選用畢業生時，首先是通過教師對學生基本情況的介紹，再查閱其個人檔案，了解學生的綜合素質，從而進行人員的錄用。因此，學生檔案成為畢業生與用人單位雙向選擇就業的重要紐帶。一份高質量的學生檔案往往會吸引用人單位的眼光，同時也為學生進行自主擇業提供了更多的選擇機會。

（三）保障學生就業后的合法權益

部分用人單位在錄用高校畢業生時不落實檔案和戶口，導致許多畢業生無視檔案的重要性。但隨著人事管理制度的深化改革，各企業人事管理制度的不斷完善，對于高校畢業生就業之后的檔案和戶口落實、社保和住房公積金、職位管理等方面，用人單位都會根據學生檔案進行具體的施行，從而強化了人事檔案的管理。此外，畢業生繼續升學、報考公務員也會用到檔案。因此，高校必須加強對學生檔案的有效管理，有利于保障高校畢業生就業后的合法權益。

二、當今高校學生檔案管理存在的主要問題

（一）高校學生檔案中部分資料不夠規范完整

在當今大部分高校學生檔案中，首先是檔案號與案卷標題不規范，很多學生檔案都沒有明確的檔案號和案卷標題，即使有標題存在也無法充分反映其主題內容，對學生具體情況無法有效地進行查閱和記錄[1]。其次是大多數學生檔案都缺少目錄，導致很多檔案的具體內容無法通過目錄檢索的方式進行清楚地查閱。另外，檔案內容不完整，傳統的高校學生檔案在材料收集方面只注重學生的思想道德品質和學習成績，對表現大學生綜合素質的相關模塊記錄嚴重缺乏，如：個人的創新能力、管理能力、人際交往能力、心理抗壓能力、實踐能力、誠實守信品質等情況，這不利于用人單位對學生的準確評價，限制了用人單位對人才的選用。

（二）高校學生檔案管理方式落后

高校學生數量日益增加，學生檔案管理越發呈現復雜性，大部分高校對學生檔案管理方式是采用分散管理與中式管理。一般高校的學生檔案都保存在分院的辦公室，每年對學生檔案的整理時間都是統一定在學生臨近畢業的時候。而且有些高校為了省時省力，對于學生檔案部分的填寫完全是發放到學生手中，由其自己自主填寫，使得很多檔案的真實性有待考究。還有部分高校以紙質材料為主，缺少電子檔案，這種以手工為主的管理方式使得學生的檔案材料比較分散，對于檔案的利用效率極低，從而嚴重制約著大學生的就業。

（三）高校學生檔案管理工作人員缺乏專業素養

高校學生檔案管理工作人員大部分都是兼職人員，素質修養不高、人員流動性大、責任意識不強、專業知識匱乏，這些都嚴重影響著檔案管理的有效性。很多兼職檔案管理人員在實際工作過程中經常出現檔案漏發、誤發、延發等現象。在檔案轉移過程中不注重記錄檔案回執，容易造成檔案丟失，而且兼職人員的業務水平不高，在檔案發送到各地時極易造成失誤。

（四）高校學生檔案管理信息化程度不高

目前，高校學生檔案管理信息服務手段單一。在當代科技迅猛發展的今天，高校利用現代信息技術的服務手段嚴重缺乏，實現檔案全文查閱、網絡查詢、電話咨詢等方式的推廣還不夠全面，高校學生檔案管理無法滿足學校各部門對檔案信息資源的需求，嚴重影響了現代辦公效率。大部分高校還是沒有充分利用網絡開展檔案信息服務工作，仍然游離于網絡之外。因此，借助計算機網絡實現檔案管理工作的信息化已成為迫切需要解決的問題。

三、就業視角下高校檔案管理的創新策略

（一）提高高校學生檔案的質量

為了規范高校學生檔案管理工作，必須提高學生檔案的質量。第一，根據高校學生的實際情況對檔案的案卷號和標題進行規范和完善。第二，在檔案分類過程中，按照高校具體的分類標準施行，通過計算機技術來提升檔案的檢索率，保證資料的清晰和完整。第三，設置完善的學生檔案內容，反映學生的綜合素質，各高校要不斷充實學生檔案內容，將反映學生思想道德品質、實踐能力、管理能力、科研能力等材料列入學生檔案，還要重點加強學生檔案材料的真實性[2]。

（二）強化高校學生檔案管理方式

各高校要轉變傳統的集中、分散式管理模式，健全檔案管理機制。第一，各相關負責人員要明確自己的職責，分工合作并全力做好學生檔案的收集、整理和利用工作。第二，高校可以在校園建立一個現代化信息平臺，為學生對檔案信息的收集、傳播和利用提供一個有效的手段，而且能夠減輕檔案管理人員的工作量，還能為企業選擇員工時提供一個交流與合作的平臺。第三，建立信息反饋系統，對畢業生的就業信息和質量進行分析，了解市場對人才的需求狀況，從而為高校改革人才培養模式以及為在校生更好地就業提供了參考價值。不斷強化高校學生檔案管理方式既能保障畢業生就業穩定，還能提高高校對人才培養的管理水平。

（三）提升高校學生檔案管理工作者的專業素養

只有提升學生檔案管理工作人員的素質和能力，才能推進學生檔案管理工作的有效進行。第一，各高校要求從事學生檔案管理工作的人員具備相關專業的管理能力，不能聘用臨時兼職或者教師代辦。第二，保證管理工作者的專一性，避免對其工作人員的頻繁更換，要使其工作者保持對學生檔案和管理工作的熟悉程度，以便學生檔案管理工作的順利開展。第三，要定期對管理工作者進行培訓，以此來強化對學生檔案的管理知識，提升自身的專業素養。

（四）加強高校學生檔案管理工作信息化服務

高校利用網絡信息技術手段構建學生檔案數據庫，加強師生對檔案信息的使用程度，另外可設置一些專門的檔案信息管理網站，實現檔案信息共享，促進高校畢業生的就業。

作者:彭梅 單位:西安航空職業技術學院

參考文獻：

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[2]顧杰.以就業為導向的高校學生檔案管理方法優化探究[J].考試周刊,2014(72):169-170.

第六篇：信息網絡化及高校檔案管理創新

摘要：隨著社會經濟的不斷發展，我國高校建設的規模也在不斷擴大。一些新的技術不斷運用于教育教學中，改變了傳統的教育方式，并且也讓我國的高校向著數字化校園發展，數字化網絡信息成為高校發展過程中的推動力量。高校不僅在教學中出現了數字化，而且在檔案管理中也引進了網絡化管理技術，使高校的教學真正向數字化邁進。在利用先進技術的同時，由于高校的規模龐大，在技術操作方面還存在一定的問題。因此，如何改變觀念、創新服務機制以及如何提供更加優質的服務成為各大高校首要解決的問題。下面就對高校檔案管理創新的必要性進行深入分析，提出相應的措施來促進高校檔案管理的信息網絡化服務創新。

關鍵詞：高校；檔案；管理；信息網絡化

隨著社會經濟技術的不斷發展，信息網絡技術的發展速度日益加快，許多行業的發展已經無法滿足社會發展的需求，就檔案管理而言，傳統的檔案管理主要以紙質檔案信息為主，龐大的紙質在整理、保存、查閱方面都存在一定的落后性，已經無法滿足社會發展的需求。在信息網絡技術出現以后，網絡化的信息技術為檔案管理工作帶來前所未有的方便，同時也帶來了巨大的挑戰。數字化信息管理，有利于提高檔案管理的效率，也能夠有效地管理檔案。如何在網絡信息化技術發展的情況下有效提高檔案管理的質量成為高校討論的話題。

1在運用網絡技術的同時加強館藏建設

與傳統的檔案管理相比，信息網絡化資源管理技術能夠將檔案信息進行數字化管理，并提高檔案管理的速度；同時，在檔案的查閱、修改方面都比較的方便。此外，信息化網絡管理檔案還能夠節省人力資源，提高辦事效率。鑒于此，高校的檔案管理在運用網路技術的同時，還要加強館藏建設。（1）要擴大檔案信息的收集范圍，學校要在現有的檔案資源基礎上，將檔案資源的范圍擴大，多收集檔案資源，高校不僅要收集與學生有關的檔案，而且還要收集歷史影像或世界名人的檔案。增加收集檔案種類，就能夠建立種類齊全的高校檔案資源，從而有利于豐富高校教學。（2）在信息技術資源的推動下，對收集的檔案進行分析研究，并掌握其使用規律。對于建立高校檔案館藏的工作，需要有敏銳的眼光，結合當下的信息技術，對收集的信息進行充分的認識，讓學校建立的檔案館藏資源為閱讀者提供優質的服務。學校的檔案館藏服務質量，在一定程度上體現了學校對教育的重視程度。

2對高校的檔案資源服務方式進行創新

隨著社會經濟的不斷發展，網絡技術也在進步，信息網絡技術將成為人們生活工作中不可缺少的部分。當信息化網絡技術運用于檔案管理中時，高校的教學和科研工作也將隨之發生變化。豐富多樣的檔案資源為教學和科研提供了方便快捷的服務，同時也改變了以往的高校教學模式。在高校檔案管理的發展方面，要運用現代信息技術，積極地與國際資源接軌，利用各種平臺引進先進技術，建設高校檔案館藏的同時，也要讓資源達到共享，在現代化資源共享的條件下，將檔案管理服務的范圍進一步擴大。讓檔案管理為高校的教學提供全面優質的服務。高校的檔案館建設與其他事業單位的檔案館性質不同，一方面，學校的檔案管理要擔任教育功能，主要將檔案館藏的資源提供給教育工作者，讓他們借助檔案館藏的資源為學生提供更加全面的教學內容，同時也提高高校的教學質量；另一方面，還要確保檔案館藏資源的信息化，保證高校的發展與社會的發展同步進行。檔案管理要與社會的發展相一致，讓檔案館藏資源向信息化方向發展，并不斷地更新資源，使檔案館藏資源能夠滿足學生的求職需求，從而為學生的求職增加一條新的途徑。無論是傳統的檔案管理還是新型的信息化網絡檔案管理，都需要管理者進行操作，因此，歸根結底，檔案管理的創新需要管理者思維的創新，即檔案管理者要有創新思維的意識。在具備創新管理意識的前提下，還要具備創新管理的能力。在現代化信息技術發展的今天，管理者需要不斷的學習，既要學習知識，也要學習實踐技能，只有理論與實踐相結合，才能從整體上掌握現代化網絡信息技術。因此，工作人員要在工作的同時不斷充實自己，增加自己的知識儲備量。此外，工作人員還要解放思想，提煉出一套自己的思維方式，在服務高校教學和科研的同時，讓高校的檔案管理服務走向更廣闊的平臺。知識是沒有界限的，知識資源也是需要共享的，人們在資源共享的同時應開發更大的檔案資源。

3提高高校檔案信息資源管理的網絡安全性

由于高校檔案涉及高校的科研工作，也涉及學校的相關工作問題，因此，高校的檔案管理工作具有一定的保密性。在互聯網發展的同時，有一些破壞性的事物伴隨而生，比如：木馬程序或黑客病毒等，對網絡資源的安全造成很大的威脅。在社會發展的今天，互聯網信息技術已成為人們生活工作中不可或缺的一部分，互聯網技術將會更廣泛地運用在人們日常生活中。因此，為了讓資源能夠安全共享，高校的部分檔案資源應具有一定的保密性。首先，高校要解決用戶的訪問權限問題，做好用戶訪問的安全保護措施。為了確保檔案數據庫的信息不被泄露，也為了確保每一個用戶身份的安全性。最基本的作法是對檔案管理館藏信息平臺建立加密的數據庫，并對數據庫設置相關的身份驗證程序，比如：訪問的用戶必須在各個高校或單位備注，并且有各自的身份證明資料，除了最基本的信息之外，還有單位或高校的特殊匹配信息。如果有用戶訪問，就要輸入能夠驗證身份的信息，當然驗證信息種類可以設置幾種，訪問者根據信息提示進行填寫，對于信息不符合身份驗證的用戶，信息網絡系統將會自動拒絕。這樣能夠有效的防止非法訪問者，也能夠保護檔案管理的內部信息，避免信息泄露。身份驗證程序給高校檔案管理提供了堅實的保護。其次，為了防止網絡信息技術出現安全問題，導致保存的檔案信息丟失，檔案管理工作者要對重要信息做好備份保存工作，一般情況下，備份的資料要和原文件的內容完全一致。同時，工作人員還要對保存的信息資源進行定期檢查，對于保存日期比較長的資料進行備份保存，以免保存文檔因時間過長而丟失。檔案資料的備份工作必需安排專業的技術人員進行操作，由于高校的檔案管理與信息網絡技術相聯系，因此，在操作方面需要有專業計算機技術和檔案管理經驗的人員進行勝任。這樣在工作中遇到電腦操作異常或文件需處理等方面的問題，就能夠迅速解決并使工作正常進行。從而避免了因操作失誤而讓檔案資源丟失的現象發生。最后，對于檔案管理的安全性準備工作，除了各高校本校的工作人員對檔案信息進行保存、備份之外，各高校之間還應相互合作，在建立資源共享的同時，也進行資源保管工作。將本校的資料放在其他高校的檔案管理中，讓高校之間相互管理，相互共享資源。這不僅能夠提升各大高校的檔案管理工作，而且也能豐富高校的檔案資源，讓高校的檔案資源為高校教學提供優質服務，進而促進高校的教學質量提升。并且，如果某所高校的檔案管理工作在操作上出現問題，也能在其他學校的幫助下，在很短時間內恢復高校的檔案資源系統。

4結語

在當今社會經濟技術不斷發展的情況下，網絡在給人們的生活工作提供了許多的方便的同時，也給人們的生活和工作帶來許多問題。尤其在高校檔案管理工作迅速發展的時期，如果網絡技術被運用得當，網絡信息技術將會促進高校檔案管理工作的發展。當今社會的信息技術發展速度越來越快，信息全球化發展的趨勢已成為主流，其特征是信息資源的網絡化發展，并且信息服務面向社會化、大眾化。因此，高校的檔案管理就要朝著現代化技術的方向發展。不僅讓高校的檔案管理向科學化、規范化方向發展，而且也讓高校的檔案管理更好地為高校的教育服務，同時也為科研服務。這就對檔案管理的工作人員提出一個非常嚴格的要求，需要工作人員不僅要具備專業的技術理論知識，也要具備一定的檔案管理工作的經驗。此外，工作人員還要創新思維，讓新的思想、構想運用到高校的檔案管理工作中，為高校檔案做好服務工作，從而讓高校的檔案管理工作在信息網絡技術的推動下得到更好的發展。

作者:蘆利萍 單位:濮陽職業技術學院

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第七篇：高校科研檔案管理創新研究

伴隨著我國高等教育事業的迅猛發展以及科教興國戰略的深入實施，高校尤其是以工科為主的重點大學已經逐漸發展成為我國科研活動的主要陣地，研發出許多高水平的科研項目。高校科研檔案作為高校開展科研活動中產生的具有重要價值的檔案材料，是高校科研活動的直接歷史記錄,其在一定程度上可以反映出高校的科研實力和教育水平。科研檔案管理工作緊跟時代步伐，已經越來越受到各高校領導的重視，但由于各種原因使得我國高校科研檔案管理存在著一些不容忽視的問題，需要我們認真對待和解決。本文將深入探討高校科研檔案管理存在的問題及其產生的原因，進而在此基礎上提出提高高校科研檔案管理水平的策略，以期更好地促進高校科研工作的健康發展。

一、高校科研檔案的新內涵

高校科研檔案是指在科學技術研究活動中經過科學整理而形成的具有一定價值的文字、圖像、表格、數據以及音視頻等各種形式的檔案資源。包括國家、省市、部級等縱向課題，與社會經濟效益關系十分密切的橫向課題，國家發明專利、實用專利等。它作為高校開展科研活動的歷史記錄，是高校發展過程中一項十分重要的科技信息資源，直接反映著高校的科研教學水平和教育管理水平，對于促進學校的健康發展具有重要的作用。從內容上進行劃分，高校科研檔案主要細分為科研項目檔案、科研文書檔案以及科研成果檔案三種類型。

二、高校科研檔案的重要性

1.高校科研檔案是高校整體工作的重中之重，它體現和代表一所高校的發展進程和輝煌歷史，為高校教學和管理工作提供有力保障。高校科研檔案管理工作為全校教職工和科研工作人員組織科研立項申報、研究過程、科研結題以及評獎、評優提供最有原始價值的憑證和記錄，是最為可靠和真實的情報信息資源，通過科研檔案可以深入了解課題的前期研究狀況，從而在此基礎上開展更有價值的創新研究。

2.高校科研檔案管理工作為學校發展和提高教學質量保駕護航。高校工作的主要任務是為國家和社會培養德才兼備的優秀人才，作為高校教師不僅僅自身要熟練掌握所學專業的前沿性知識，還要不斷更新教育教學方法，利用科研檔案可以提煉出與之相關的理論研究成果應用并充實到課堂中傳授給學生，進一步促進教學質量水平的提高。

3.高校科研檔案是進行科研管理的重要憑證。從高校科研檔案的形成和內容來看，主要是在課題研究過程中形成的全部資料，包括文字資料、音像資料、財務賬目、經費運用情況等。有關課題研究的配套檔案是我們每所學校科研檔案的主體部分。根據課題研究的不同階段可分為前期檔案、中期檔案和后期檔案，這些都是客觀實際的科研檔案。高校開展科研管理離不開對歷史以及現實情況的科學把握和分析，而科研檔案以其自身客觀性無疑成為學校科研管理工作的重要憑證。

三、新形勢下高校科研檔案管理存在的主要癥結

1.科研檔案管理意識較為薄弱。由于歷史和現實等各種原因，使得高校廣大師生普遍存在對于科研檔案管理認識不足、保管不善的現象，沒有正確意識到科研檔案管理工作的重要性及其非凡價值之所在。首先，學校管理層尤其是高校領導并沒有真正意識到科研檔案管理對于學校發展的重要性，對于必要的經費投入和人員配置不夠重視。其次,學校科研人員自身對科研檔案缺乏保護和管理意識，認為歸檔工作只是學校相關管理部門的工作，和自己沒有任何關系，收集材料不齊全、整理材料不到位、檔案管理不嚴格，這就使得科研檔案在一開始的形成階段就面臨著失控和不完整的狀態，日積月累，造成科研檔案雜亂無章、缺這少那。還有，學校科研管理部門的檔案管理意識較為薄弱，沒有真正做到科研管理與檔案管理工作的“四同步”和“三把關”。

2.缺乏科學有效的科研檔案管理制度。目前，學校科研管理基本上主要依據《中華人民共和國檔案法》以及《普通高等學校檔案管理辦法》等法律法規開展日常管理工作。由于高校大都直接參考國家層次的統一管理標準，缺乏符合本校實際發展情況的科研檔案管理制度以及實施辦法，從而在一定程度上制約學校科研檔案管理工作的順利開展。沒有制度的引導和規則的約束，使得學校檔案工作人員對于自身的工作職責認識不足，導致學校科研檔案管理工作面臨著重重困難，應逐步加大科研檔案管理的管理力度和制度化建設。

3.科研檔案管理人員素質有待提高。長期以來，由于高校科研檔案管理工作沒有引起足夠的重視，使得高校科研檔案管理人員層次、素質都參差不齊，人員配置沒有嚴格按照相關要求組合，專職、專業檔案工作人員少，主要依靠兼職工作人員開展工作。而這些人員并非檔案專業畢業，大都不具備檔案管理工作相關理論知識和實踐經驗，且沒有經過檔案技能培訓和檔案專業繼續教育學習，使得學校檔案管理工作人員素質偏低，難以適應新形勢下檔案管理工作的要求。其次，由于工作人員普遍配備不足且工作較為繁瑣，從而造成高校檔案管理人員的工作熱情普遍不高。

4.高校科研檔案的利用率不高。高校科研檔案作為高校科研發展的基石，也是衡量高校辦學水平的標志，是加強科研管理，深入進行科研工作的基礎，對經濟社會發展具有重要的促進作用。如果只把科研檔案作為一種歷史檔案進行保存，沒有將其上升到更好為學校整體工作服務以及社會經濟發展服務的高度上來就談不上檔案的價值所在。與此同時，由于高校科研檔案管理工作仍然處于一種相對封閉的狀況，既不對外向社會開放，也不對內向教職工利用提供服務，從而在一定程度上制約著科研成果的利用率。

四、新形勢下提高高校科研檔案管理水平的對策

1.增強廣大師生的科研檔案意識。當前，提高廣大師生尤其是專職科研工作者對科研檔案價值的認識，是做好新形勢下高校科研檔案管理工作的首要之事。要實現科研檔案管理規范化、科學化、法制化和信息化，并且要積極深入地開展檔案法律法規的宣傳工作，就要使廣大師生尤其是高校領導正確認識到高校科研檔案管理工作對于學校發展的重要性以及必要性，進而使其樹立正確的科研檔案管理意識并提高服務水平，重視科研檔案資料的收集、歸檔、研發和利用情況。還有，應加強并不斷提高科研檔案管理工作人員的服務水平和專業能力,以制度和法律作依據，強化科研檔案的歸檔問題，以獎代罰調動廣大科研人員的檔案保護意識，同時應在觀念上變被動服務為主動服務，積極協助廣大科研人員做好科研資料的收集、整理和歸檔工作。

2.制定并完善科研檔案管理制度。高校科研檔案管理工作必須堅持常態化和制度化，這樣才能取得良好的效果。首先，應該對科研檔案的收集、整理、接收、儲存、管理以及開發利用等方面制定切實可行的規章制度，從而使高校科研檔案管理工作做到“歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，管理有措施”，并做到紙質材料與電子材料的同時歸檔，更好地保證高校科研檔案的準確性、客觀性、規范性和完整性。其次，應該制定較為完善的科研獎勵制度，鼓勵廣大科研人員積極主動地向檔案管理部門移交各種科研檔案，同時采取必要的制約措施和歸檔標準，普及科研人員的檔案管理法治化教育，使科研檔案管理工作更加規范和科學。

3.最大化地開發利用科研檔案信息資源。科研檔案管理工作的最終目標在于開發和利用現有科研檔案，使其更好地促進學校科研工作和地方經濟的發展。首先，在新形勢下，高校科研檔案管理工作人員應該與時俱進創新管理方法和服務意識觀念，樹立檔案以服務代管理的工作理念,克服“重藏輕用”的僵化思想。其次，學校應該加大科研檔案管理的經費投入力度，創建科研檔案信息資源數據庫和服務共享平臺，以方便科研人員快捷檢索，充分利用各種可公開的科研檔案資料。再次，教育主管部門以及高校內部可以相互扶持建立資源共享的高校科研成果信息平臺，進一步實現高校科研成果信息和其他機構科研成果信息的網絡資源共享模式，更好地發揮高校科研成果的經濟和社會效益。

4.創新并提高科研檔案管理人員素質。基于形勢需要，伴隨著科學技術的迅猛發展以及科研檔案的多元化發展，再加上科研檔案管理工作本身的綜合性特點，高校科研檔案管理工作人員不僅必須具備專業的檔案理論知識和先進的信息網絡技術，還需要熟悉相關的法律法規和管理制度。因此，學校必須重視并加強科研檔案管理工作人員的隊伍建設。首先，應積極組織科研檔案管理人員積極參加各種業務培訓和繼續教育，不斷提高他們的檔案管理業務水平和計算機管理技術。其次，科研檔案管理工作人員應重視自身職業道德修養，創新服務模式，主動利用各種現代化知識武裝自己，不斷提高自身業務素質、專業技能和自身修養，從而更好地服務全校師生及科研工作人員開展科研檔案管理工作。總之，新形勢下要做好高校科研檔案管理工作，檔案工作人員必須主動加強學習，創新觀念，進而打破傳統思維對科研檔案管理工作的束縛，根據高校實際情況以及科研檔案的發展現狀，探索出一條符合高校科研檔案管理的新路子，從而更好地促進高校科研檔案管理工作的可持續發展。

作者:李建平 單位:廣東嘉應學院檔案館

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