導(dǎo)語：電子檔案管理問題及建議8篇一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

第一篇：OA無紙化辦公環(huán)境下電子檔案管理研究

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，紙質(zhì)載體的信息管理方式慢慢被電子檔案的管理模式所替代，隨著辦公自動(dòng)化設(shè)備不斷被購進(jìn)，無紙化辦公的方式逐漸成為人們工作交流的主要方式，信息的整理、使用以及管理變得越來越方便，無紙化的檔案管理工作大大節(jié)約了時(shí)間，提高了效率，而且為用戶提供了更方便的服務(wù)，這對檔案管理人員來說無紙化管理的過程中充滿了機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此，只有認(rèn)真分析電子檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，并找出對策改善管理，才能提升電子檔案管理的工作質(zhì)量。

一、紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作的差異

（一）檔案保管方式之間的差異。電子文件有著操作簡便、易于存儲(chǔ)、易于保存、信息傳遞的速度極快、并且所需的存儲(chǔ)空間非常小的突出優(yōu)勢，但是電子文件卻不如紙質(zhì)檔案的安全性高，并且電子檔案保管的時(shí)間較短。由于計(jì)算機(jī)在工作中會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題，這樣就很容易造成數(shù)據(jù)的丟失以及被惡意篡改，這些問題都給電子檔案的管理工作帶來了很大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然管理過程復(fù)雜，但是檔案的保存時(shí)間較長，在保存的過程中只要對檔案進(jìn)行必要的防霉、防蛀工作，對破損紙張及時(shí)地補(bǔ)救。但是電子檔案的維護(hù)工作就比較繁瑣，需要對其進(jìn)行特殊的保護(hù)，防止數(shù)據(jù)泄露。

（二）檔案歸檔方式的差異。電子檔案的歸檔時(shí)間不同于紙質(zhì)檔案，而且電子文件的歸檔方式也有兩種選擇，即邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔的優(yōu)勢之處在于不但能夠保障電子文件的完整，還有利于查詢和利用；物理歸檔卻更有益于電子文件備份脫機(jī)保存工作。但是傳統(tǒng)檔案的歸檔方式分為文件形成后和項(xiàng)目完成后進(jìn)行歸檔，后者主要針對科技類文件。電子檔案的歸檔時(shí)間一般是實(shí)際歸檔和定期歸檔，電子文件歸檔時(shí)需要由文件形成部門轉(zhuǎn)交給檔案管理單位，并且還要進(jìn)行電子數(shù)碼簽名。

二、電子檔案的管理過程中出現(xiàn)的較為突出的問題

（一）對電子檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)程度過低。隨著科技的發(fā)展，檔案管理部門也順應(yīng)時(shí)勢購進(jìn)了大量的自動(dòng)化辦公設(shè)備，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理工作逐步被淘汰，而電子文件每天都會(huì)大量地產(chǎn)生。由于有些檔案管理人員還不能緊跟時(shí)代的步伐，他們的思想陳舊保守，對電子檔案的管理工作沒有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，因此，他們也就不重視對電子文件的收集和整理，他們從心理層面拒絕接受信息時(shí)代的改變，對電子檔案的管理工作采取消極的態(tài)度對待。由于工作人員對電子檔案的重要性的認(rèn)識(shí)比較薄弱，所以他們在日常的辦公中沒有對電子文件進(jìn)行整理和歸檔，使得很多電子文件處于自生自滅的狀態(tài)。除此之外，如果對電子文件的管理過程不嚴(yán)謹(jǐn)，其中的數(shù)據(jù)信息就有被刪改的可能性，甚至有可能中病毒，被他人盜取秘密信息。此外，有的檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)備存儲(chǔ)過低，導(dǎo)致舊的電子文件被新的電子文件覆蓋，有的電子文件由于沒有和紙質(zhì)的文件檔案之間建立統(tǒng)一的管理方式，使得大多數(shù)的電子文件不能被很好的歸檔和管理，電子文件丟失的事情時(shí)有發(fā)生，給工作造成了很大的損失。

（二）缺乏復(fù)合型檔案管理人才。網(wǎng)絡(luò)科技發(fā)展的速度越來越快，若想實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案管理體系，就必須提高管理人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)，要求他們具備先進(jìn)的管理技術(shù)水平。但是，目前我國很多的檔案管理部門的管理人員資歷都比較老，他們對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理方法掌握得非常嫻熟，但是不能勝任信息化管理工作。因此，許多的管理部門缺乏專業(yè)技能和技術(shù)技能都比較高的復(fù)合型管理人才。如果人員的素質(zhì)不能得到有效的提高，那么盡管辦公設(shè)備非常先進(jìn)，檔案的自動(dòng)化、信息化管理水平依舊會(huì)處于較低的水平。

（三）電子檔案管理的法律效力不夠清晰。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理有著明確的法律依據(jù)，電子文件的法律效力是得到公眾的認(rèn)可的，并且特別強(qiáng)調(diào)了只有紙質(zhì)原件才具有法律的憑證作用。但是電子文件儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，沒有固定的載體，因此很難制定出明確的法律來規(guī)定電子檔案的法律效力，除此之外，沒有專門的機(jī)構(gòu)去做電子檔案的管理和保存工作，使得電子文件轉(zhuǎn)換成電子檔案的之后的原始性以及憑證性很難得到明確的認(rèn)證。因此，電子檔案就缺乏了真正的檔案資格，也就無法發(fā)揮出檔案應(yīng)有的作用。由于政府沒有對電子檔案管理制定出明確的法律條文，導(dǎo)致檔案的原始性和可信度沒有相關(guān)的制度進(jìn)行約束。

三、如何解決電子檔案管理工作的問題

（一）建立健全的法律法規(guī)規(guī)范電子檔案管理工作。目前有待解決的最大的問題就是關(guān)于電子檔案的法律效力問題。由于電子文件產(chǎn)生的速度過快，政府部門可以從以下幾個(gè)方面制定電子文件轉(zhuǎn)換成檔案的過程中的一系列法律問題：1.法律上首先要確定檔案館在電子檔案管理過程中的主體地位，要授權(quán)給檔案館，使其有權(quán)利將電子文件轉(zhuǎn)換成電子檔案，然后對電子文件進(jìn)行歸檔、保存和管理。2.必須明確電子文件的制作程序以及保存要求，制定明確的檔案利用制度，完善用戶在使用電子檔案時(shí)的簽名制度。由于電子檔案管理的特殊性，法律上一定要對電子文件轉(zhuǎn)化問檔案的過程作出明確的規(guī)定，對電子檔案的保管、檔案的真實(shí)合法性以及檔案的原始可靠性進(jìn)行保障。3.為了保證檔案的真實(shí)合理性，就必須明確規(guī)定電子檔案的法律效力。

（二）檔案管理機(jī)構(gòu)加強(qiáng)對管理設(shè)備的維護(hù)和管理體制的健全。一個(gè)健全的內(nèi)部管理制度是保障電子文件安全性的重要前提，管理機(jī)構(gòu)應(yīng)明確管理人員的工作內(nèi)容和職責(zé)，保證電子文件的完整性。通過完善的管理制度，各種形式的電子文件才能被有條理地歸檔和保存。同時(shí)可以積極尋找新的電子檔案的存儲(chǔ)方式，創(chuàng)新管理制度。檔案管理機(jī)構(gòu)也要注重對設(shè)備的定期維護(hù)，管理人員要防范管理軟件的安全隱患，并及時(shí)修補(bǔ)管理設(shè)備的安全漏洞。在硬件維護(hù)上要注意設(shè)備所處環(huán)境的溫度和濕度，要確保設(shè)備在傳遞和儲(chǔ)存文件的過程中能夠穩(wěn)定運(yùn)行。

（三）加強(qiáng)對新型管理人才團(tuán)隊(duì)的建設(shè)。人才決定管理的水平，單位可在提高管理人員的素質(zhì)能力上做一些投資，提高人員對電子檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變老員工的傳統(tǒng)觀念。在進(jìn)行管理人員人才隊(duì)伍的建設(shè)中，要注重對人員的多學(xué)科培養(yǎng)，根據(jù)新時(shí)代的管理特征，招收復(fù)合型管理人才，逐步優(yōu)化內(nèi)部管理人才機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)，一定要避免管理過程中有人利用電子檔案信息進(jìn)行違法亂紀(jì)行為。只有當(dāng)管理人員的整體素質(zhì)提高了，才能有效運(yùn)用管理設(shè)備對電子檔案進(jìn)行高效地管理，才能給用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、結(jié)語

無紙化電子檔案管理模式將成為社會(huì)主流的辦公方式，雖然較于傳統(tǒng)的管理方式數(shù)字化的管理程序更加簡單，但是每天都會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件，從而形成數(shù)以萬計(jì)的電子檔案，這就對檔案管理人員自身的素質(zhì)能力提出了較高的要求，同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)還要制定合理的電子檔案管理制度，加強(qiáng)對管理人員的監(jiān)督，對檔案管理體制進(jìn)行創(chuàng)新，從而提升我國的電子檔案的管理水平，為人們提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

作者:何維 單位:廣東電網(wǎng)茂名信宜供電局

參考文獻(xiàn):

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第二篇：不動(dòng)產(chǎn)電子檔案管理研究

一、不動(dòng)產(chǎn)電子檔案的特點(diǎn)

（一）電子檔案的公開性和共享性。隨著電子存儲(chǔ)空間的逐漸縮小，使得攜帶電子檔案也變得簡單快捷起來，帶來方便的同時(shí)，也使得修改這些電子數(shù)據(jù)也變得容易，這就造成了電子檔案的公開性，對比紙質(zhì)檔案，這些電子檔案變得更加難以保密，給用戶留下了極大的自主空間。電子檔案不再局限于檔案庫房，它不但可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)距離傳輸，消除了使用者距離的限制，還讓信息的使用和傳播變得更加普及和方便，同時(shí)，也增加了電子檔案利用的效率和人數(shù)。

（二）傳統(tǒng)檔案與電子檔案的相輔相成。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的介質(zhì)是紙張，而電子檔案的媒介確是多種多樣的。例如：圖像、文字、聲音、表格、程序以及數(shù)據(jù)等等，這不僅豐富了我們文件的保存方式，也使得我們利用起來變得更加具有生命力。電子檔案的保存必須依賴于各種媒介，計(jì)算機(jī)、U盤、光盤等等，但是這些媒介對于保存時(shí)間、保存質(zhì)量是有嚴(yán)格要求的，達(dá)不到保存的要求，對于電子檔案的破壞性是永久性的。而紙質(zhì)檔案可以長久保存的特征彌補(bǔ)了電子檔案的局限性，雖然紙質(zhì)檔案在保存的時(shí)間里也會(huì)有破損，但是還會(huì)承載著大部分的信息，它們有機(jī)的組合在一起使得檔案的管理和利用都具有歷史性的意義。

二、電子檔案的管理

（一）制定電子檔案的管理方法。電子檔案的記錄和保存方式明顯區(qū)別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。電子檔案的收集、整理、掃描、上傳有一套嚴(yán)格的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，電子檔案形成后必須和紙質(zhì)檔案一同歸檔，紙質(zhì)檔案的歸檔包括裝訂和上架，放在檔案對應(yīng)的位置，而電子檔案則是在固定可靠的系統(tǒng)里電子歸檔，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的統(tǒng)一管理。

（二）對相關(guān)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高專業(yè)素質(zhì)。如今，雖然計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)普及到各家各戶，但是針對電子信息的管理和應(yīng)用仍是一門專業(yè)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)。結(jié)合不動(dòng)產(chǎn)電子檔案，使得相關(guān)專業(yè)人員更加少之又少，而電子檔案的管理也是新興專業(yè)，沒有前輩們留下的經(jīng)驗(yàn)可以參考和借鑒，都要靠我們這一代人邊走邊總結(jié)，邊總結(jié)邊創(chuàng)新。電子檔案形成后是永久性的，這就要求電子檔案的形成是準(zhǔn)確且完整的，因此，最初形成電子檔案的人員更要是一批精良的隊(duì)伍。對電子檔案的收集、整理和掃描要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，對圖像的大小、色彩、分辨率、剪裁尺寸以及存儲(chǔ)格式也要區(qū)別劃分。

三、電子檔案的利用

（一）建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。無論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案還是現(xiàn)代的電子檔案，它們的根本目的是利用。首先要建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，配合不動(dòng)產(chǎn)登記信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。檔案數(shù)據(jù)庫不但要便于實(shí)際操作，更要符合國家標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，還要注意軟件系統(tǒng)的對接，從軟件管理、硬件指標(biāo)到文檔的保存格式都要加以統(tǒng)一，這樣，即使在軟件的更新?lián)Q代中，也不會(huì)對電子檔案的讀取和保存造成任何的破壞。

（二）保證電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。高質(zhì)量的電子檔案數(shù)據(jù)可以提高檔案利用的質(zhì)量和效率。在實(shí)際工作中，應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況制定相關(guān)規(guī)定，定期抽查，制定嚴(yán)格的考核制度，責(zé)任落實(shí)，保證數(shù)據(jù)的可靠性。在電子檔案形成后，必須全面核對，準(zhǔn)確無誤后方可歸檔入庫，一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，立即整改。

（三）做好電子檔案的保密工作。沒有規(guī)矩不成方圓，針對電子檔案的安全管理和保密工作，我們應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況制定切實(shí)有效的電子檔案的安全保密制度。首先，要保證所提供的電子檔案是有利益關(guān)系的權(quán)利人或義務(wù)人，不能泄露給未經(jīng)授權(quán)的人；其次，保證電子檔案數(shù)據(jù)不會(huì)被篡改；第三，提高技術(shù)，對操作系統(tǒng)進(jìn)行加密。

（四）規(guī)范電子檔案信息的數(shù)據(jù)化管理。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對電子檔案的管理和查詢，建立電子檔案的數(shù)據(jù)庫，檔案的利用還存在著一些問題。比如：電子檔案還是受到空間和時(shí)間的制約，這與電子檔案對外界實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的目標(biāo)還是有著一定距離的，只有實(shí)現(xiàn)了檔案信息的數(shù)據(jù)化管理，才能實(shí)現(xiàn)電子檔案的實(shí)際價(jià)值，充分發(fā)揮它的作用。電子檔案的管理和利用是檔案管理工作的一項(xiàng)新課題，在未來的工作學(xué)習(xí)中，只有不斷的探索和大膽的實(shí)踐，才能使電子檔案的管理和利用步入新臺(tái)階。

作者:王詩淇 單位:通化市不動(dòng)產(chǎn)登記中心

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第三篇：城管單位檔案管理電子化探索

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)往來的頻繁，檔案管理工作對經(jīng)濟(jì)建設(shè)、政治發(fā)展、社會(huì)改革的作用日益凸顯，城管檔案管理作為國家檔案管理體系的重要組成部分，對推動(dòng)城市的發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。據(jù)此，從城管檔案管理的定義出發(fā)，闡述了城管檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的必要性及意義，分析了我國城管檔案管理建設(shè)存在的問題，并提出城管單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展策略。

關(guān)鍵詞：城管單位；管理現(xiàn)代化；電子化發(fā)展

1城管檔案管理的定義

城管檔案管理是一項(xiàng)圍繞著城市管理活動(dòng)由單位工作人員通過文字、圖片、數(shù)據(jù)、聲像等形式呈現(xiàn)出來的具有保存價(jià)值的文件資料。城市管理關(guān)系到城市市容市貌的建設(shè)，在城市發(fā)展中起到尤為重要的作用，準(zhǔn)備地記錄和輸入城市管理中的相關(guān)數(shù)據(jù)、文字、聲像對一座城市的發(fā)展來說具有舉足輕重的意義。城管一線工作人員對城市基層商販、亂擺亂放的狀況最為了解，95％以上的檔案資料都是由一線人員在工作中采集出來的，對具有保存價(jià)值的材料實(shí)行現(xiàn)代化和電子化管理，對促進(jìn)今后城市管理水平意義非凡。

2城管檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的必要性及意義

2．1城管檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的必要性

首先，在所有領(lǐng)域逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、電子化、現(xiàn)代化管理已是一種時(shí)展趨勢。城市管理作為維護(hù)和規(guī)范城市發(fā)展的重要部門，實(shí)現(xiàn)其檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展是十分有必要的。其次，加強(qiáng)文明城市建設(shè)中，城管作為一種非常重要的角色，對道路兩旁的衛(wèi)生、商販及門店門前產(chǎn)品的擺放具有規(guī)范管理和監(jiān)督的職能。城管工作繁雜，信息備注點(diǎn)多，若只是采取紙質(zhì)化管理，其工作效率慢，保存時(shí)間不長久，資料備查也不方便，現(xiàn)代化和電子化城管檔案管理更方便快捷。最后，對于大批數(shù)據(jù)的處理與核對，采用電子化管理能夠提升工作效率和質(zhì)量。

2．2城管檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的意義

2．2．1是機(jī)關(guān)工作備查依據(jù)

城管單位檔案管理能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)工作提供備查依據(jù)，主要體現(xiàn)在以下兩方面：（1）可查城管工作和歷史情況的記錄。城管檔案記錄了一座城市的發(fā)展與演變，從城管檔案中能查到城市歷史發(fā)展?fàn)顩r，為國家城市建設(shè)的發(fā)展提供資料和數(shù)據(jù)支持。（2）成為訴訟案件的證據(jù)。隨著經(jīng)濟(jì)往來更為頻繁，人們的法律意識(shí)也逐漸提高，當(dāng)出現(xiàn)一些相關(guān)訴訟案件時(shí)間，可從城管檔案中調(diào)取。因此，城管檔案管理并不是城管的次要工作，應(yīng)當(dāng)作為機(jī)關(guān)單位行政工作的一部分來抓，必須要引起領(lǐng)導(dǎo)和全員的重視，統(tǒng)一思想，在人財(cái)物方面給予最大的投入，確保城市檔案管理工作科學(xué)發(fā)展。

2．2．2為城市發(fā)展指引方向

城管檔案管理作為國家檔案管理的重要組成部分，資料的真實(shí)性能夠折射出某一歷史時(shí)期該城市向世人呈現(xiàn)出來的物質(zhì)文明程度。從某種意義上來說，城市檔案管理是城市文明的一張底片，它印證了城市的發(fā)展與蛻變，也為城市日后的發(fā)展指引了方向。它要求現(xiàn)代城管人員要從以前的資料中汲取有效的管理經(jīng)驗(yàn)，并從中找到適合現(xiàn)代化發(fā)展的管理方法，推進(jìn)文明城市的發(fā)展與時(shí)代的進(jìn)步。與之前城管檔案存在區(qū)別的是現(xiàn)在采用的現(xiàn)代化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化的管理手段，所有資料可保持性強(qiáng)，數(shù)據(jù)也足夠準(zhǔn)確，能夠?yàn)槌鞘鞋F(xiàn)代化發(fā)展留下美好的印記。

3我國城管檔案管理建設(shè)存在的問題

3．1檔案搜集不完整

檔案的收集與管理是城管工作非常重要的一部分，完整的、全面的、有效的檔案材料能夠反映出城市發(fā)展程度。如今中國處于高速發(fā)展的狀態(tài)，國家對各級(jí)政府的辦事效率和執(zhí)行力度提出了更高層次的要求，此時(shí)城管檔案資料收集不足與上級(jí)要求間存在的矛盾逐漸顯現(xiàn)出來，它影響了城管檔案的利用效果。城管檔案材料收集不足主要表現(xiàn)在兩方面：（1）檔案門類不齊全，以紙質(zhì)檔案為主，圖片、聲像形式的材料過少，無法適應(yīng)現(xiàn)代化城市管理的需求。（2）執(zhí)法業(yè)務(wù)門類不齊全，即許多工作人員對自己的崗位職責(zé)和工作范圍不清楚，一些材料在辦事時(shí)為及時(shí)錄入檔案和更新，導(dǎo)致材料不完整、更新速度慢、可利用性低。

3．2檔案利用不充分

由于城管單位將檔案管理看作次要工作，對檔案管理不重視，導(dǎo)致檔案管理制度不完善。一些應(yīng)當(dāng)執(zhí)行和登記的材料未能及時(shí)錄入，不少市民對城管工作的認(rèn)識(shí)存在偏差，因此收集到的材料利用率也不高，很少有人定期查閱檔案，了解城市發(fā)展的階段性成果。大多數(shù)檔案材料作為開具證明而查閱，在復(fù)議、訴訟程序的案件中很少用到，在涉及城市發(fā)展的文件中也很少提及，使城管檔案材料的收集與錄入失去了其應(yīng)有的意義。

3．3信息化發(fā)展不平衡

信息化發(fā)展是需要一個(gè)長期的過程，將信息化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理滲入到每個(gè)部門同樣需要一段時(shí)間。隨著大學(xué)生下基層的人數(shù)增多，一些小城市的城管單位也配置了計(jì)算機(jī)，對其工作內(nèi)容和有效材料進(jìn)行錄入和登記，但材料收集不足、檔案門類不齊全、計(jì)算機(jī)軟件更新慢等這些因素都限制了我國城管單位的工作力度。實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、數(shù)據(jù)化、電子化的管理模式，是時(shí)展的需要，是城市管理工作的需要。

4城管單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展策略

4．1健全檔案管理制度

在城管單位檔案管理部門應(yīng)加大《檔案法》的宣傳力度，建立行之有效的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理部門人員的工作內(nèi)容和作風(fēng)，加大執(zhí)法力度，按照規(guī)定做事，杜絕任何舞弊行為。除此外，在錄入檔案時(shí)避免檔案的隨便變更，應(yīng)在每天計(jì)算機(jī)上設(shè)置密碼和編號(hào)，對其登錄信息由后臺(tái)監(jiān)督，允許對材料內(nèi)容采取階段性更新，但盡量不要在原始材料上更改，這樣就失去了檔案管理的目的和真實(shí)性。

4．2提高檔案管理水平

提升政府單位的服務(wù)意識(shí)是近年來上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一直在抓的工作重點(diǎn)，要求機(jī)關(guān)單位不僅要做實(shí)事，而且要有工作成果。城管單位檔案管理工作是檢驗(yàn)一線人員業(yè)務(wù)能力的標(biāo)準(zhǔn)之一，同時(shí)能夠記錄城市發(fā)展成果，是一件非常有意義的事情。作為檔案管理人員，應(yīng)在提升服務(wù)理念的同時(shí)，挖掘和發(fā)揮檔案管理的強(qiáng)大信息功能。除此以外，要求檔案管理工作者要有創(chuàng)新意識(shí)，擴(kuò)展信息渠道，推進(jìn)政務(wù)公開，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公，促進(jìn)城市管理綜合檔案得到有效利用，讓市民了解和認(rèn)識(shí)城管執(zhí)法內(nèi)容，能夠真正的做到公平公正。

4．3完全實(shí)現(xiàn)信息化管理

完全實(shí)現(xiàn)信息化辦公，需要幾方面的因素：（1）硬件支持，即需要獨(dú)立的計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的共享與上傳；（2）軟件支持，即需要城管單位內(nèi)部系統(tǒng)的支持，實(shí)現(xiàn)文字、圖片、聲像的上傳和保存；（3）優(yōu)秀的檔案管理人才，內(nèi)部培養(yǎng)或從外部招聘該類人才。在城管單位完全實(shí)現(xiàn)信息化管理仍需一段時(shí)間，但從我國目前經(jīng)濟(jì)發(fā)展與政府單位軟硬件的配備來看，完全實(shí)現(xiàn)檔案信息化、電子化、數(shù)據(jù)化的管理是勢在必行的。

4．4構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

檔案管理的工作內(nèi)容非常繁雜和瑣碎，若采用紙質(zhì)檔案管理，一是材料查收困難，二是材料保持時(shí)間短，三是可損壞性強(qiáng)，但利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化和信息化管理，不僅能夠節(jié)約工作時(shí)間，而且提高了檔案管理人員的工作效率，發(fā)揮了檔案管理的作用。構(gòu)建城管檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)主要包括兩部分：一是外部系統(tǒng)，即實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公與信息共享，讓廣大市民了解和熟悉城管崗位職責(zé)和內(nèi)容；二是內(nèi)部系統(tǒng)，即支隊(duì)機(jī)關(guān)與直屬大隊(duì)能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享和監(jiān)督。

4．5培養(yǎng)檔案管理人才

出色的檔案管理人員一定要能夠靜下心來，具有仔細(xì)、認(rèn)真、堅(jiān)忍的工作態(tài)度，能夠?qū)D文、聲像、電子資料儲(chǔ)存和備份好，以備不時(shí)之需。出色的檔案管理人員可從外部引進(jìn)，也為現(xiàn)在的大學(xué)生提供良好的就業(yè)機(jī)會(huì)，或從內(nèi)部培養(yǎng)，集中學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識(shí)，提供業(yè)務(wù)技能，并能夠在實(shí)踐中加以應(yīng)用，達(dá)到理論知識(shí)和實(shí)踐能力的有機(jī)結(jié)合，為城管單位培養(yǎng)出符合現(xiàn)代化發(fā)展的應(yīng)用型人才。

作者:姜奇林 單位:煙臺(tái)經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)城市管理行政執(zhí)法大隊(duì)

參考文獻(xiàn):

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第四篇：醫(yī)院電子檔案管理存在的問題及對策

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代

大數(shù)據(jù)時(shí)代就是如今的信息數(shù)據(jù)的新時(shí)代。然而所謂的大數(shù)據(jù)主要是指規(guī)模巨大的海量資料，具有以下四大特征，首先是數(shù)據(jù)的體量巨大，二是較多的數(shù)據(jù)種類，體量、種類、價(jià)值、速度等四大特征，數(shù)據(jù)體量巨大，其包含結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)等等，然后就是較高的商業(yè)價(jià)值，不過價(jià)值密度就比較低，最后是處理的速度較快，獲取實(shí)時(shí)的信息數(shù)據(jù)，這主要是與傳統(tǒng)數(shù)據(jù)之間的區(qū)別。大數(shù)據(jù)的精髓在于分析信息過程的轉(zhuǎn)變分為以下三點(diǎn)：1、更多分析整體數(shù)據(jù)，不再對隨機(jī)采樣有一定的依賴性；2、著重關(guān)注事物之間的聯(lián)系，不再單純的探求因果關(guān)系；3、更傾向于混雜性，而不再熱衷于高精確度。總的來說這些都體現(xiàn)了大數(shù)據(jù)的核心就是預(yù)測。

二、醫(yī)院電子檔案管理中某些問題的存在

1、檔案管理職責(zé)不明確，管理比較凌亂無序醫(yī)院的各種檔案通常是由行政辦公室的綜合方案室負(fù)責(zé)管理，綜合檔案室通常只管理一些文書，科技，會(huì)計(jì)，人事檔案等，不過因?yàn)獒t(yī)院歷史的原因及醫(yī)院管理的需求，醫(yī)院的醫(yī)療病例則是由專門的病案室負(fù)責(zé)管理，但是像臨床的一些x光片，檢驗(yàn)檢查結(jié)果，以及各種檢查圖文檔案，另外就是一些網(wǎng)絡(luò)辦公室產(chǎn)生的電子檔案等等，這些都是由各個(gè)科室的相關(guān)人員自己管理的，然而電子病歷和一些醫(yī)療電子網(wǎng)絡(luò)信息則是由信息科負(fù)責(zé)管理，這樣就在醫(yī)院形成了多個(gè)部門管理的現(xiàn)象，從而使檔案管理的職責(zé)不明確，管理線條凌亂無比，最終使管理出現(xiàn)諸多問題和不便。

2、不健全的醫(yī)院電子檔案管理的意識(shí)和制度雖然有一些醫(yī)院建立了檔案管理室，不過實(shí)際的管理效果卻不是那么如意，大多數(shù)是由于相關(guān)的管理人員檔案管理的意識(shí)比較薄弱，個(gè)別人員通常喜歡把檔案資料隨手放在自己的辦公室事，因此導(dǎo)致了不能及時(shí)歸檔，最終使檔案資料不完整。而對于平常的學(xué)習(xí)來講，大多數(shù)都是對專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，較少有檔案管理方面的學(xué)習(xí)，檔案管理的宣傳和力度認(rèn)識(shí)也遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。另外就是醫(yī)院電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和范疇不夠明確，讓醫(yī)院的電子檔案管理的相關(guān)制度也比較封建落后，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上醫(yī)院檔案管理的要求。

3、不規(guī)范的電子檔案管理，導(dǎo)致缺失、損壞現(xiàn)象較普遍因?yàn)獒t(yī)院的多種電子檔案管理，所以目前有許多電子檔案資料都是由各個(gè)科室自行保管，從而缺乏管理的統(tǒng)一性和規(guī)范性。另外電子檔案都依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行儲(chǔ)存，然而科室的計(jì)算機(jī)管理并沒對網(wǎng)絡(luò)安全，權(quán)限管理，以及病毒預(yù)防等做出良好的改善措施，同時(shí)電子檔案嚴(yán)重缺乏如何規(guī)范收集，整理，歸檔等做出具體方案等這方面的知識(shí)，最終使電子檔案的并不能完全存檔的現(xiàn)象發(fā)生。

4、提高檔案管理人員的基本管理素質(zhì)醫(yī)療作為當(dāng)今的社會(huì)中是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，由于現(xiàn)今醫(yī)院的檔案管理人員的各個(gè)方面的素質(zhì)和各方面的之時(shí)都有待提高，例如：文化程度方面、醫(yī)療技術(shù)知識(shí)、電子信息技術(shù)、檔案專業(yè)管理知識(shí)等等。同時(shí)還需要加強(qiáng)培養(yǎng)相關(guān)的醫(yī)療人才及加強(qiáng)重視醫(yī)療技術(shù)人員的基本素質(zhì)，對檔案管理人員的素質(zhì)提高的意識(shí)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠以及資金投入的不足，這樣使檔案管理人員的思想觀念和管理水平跟不上時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，從而對檔案的管理水平有直接的影響。

5、需要投入大量的資金醫(yī)院的電子檔案必須要有一個(gè)系統(tǒng)來完善整個(gè)體系，其中包含了整個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和硬件的基礎(chǔ)設(shè)施，比如：計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)以及其他各種醫(yī)療設(shè)備等等，同時(shí)還需要加強(qiáng)對信息資料的安全防護(hù)，這些都需要很大的資金投入。還有就是由于電子產(chǎn)品更新?lián)Q代的速度較快，生命周期較短，在后期的維修和保養(yǎng)升級(jí)方面都會(huì)在一定程度上制約了檔案信息化工作的實(shí)施。

三、大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院電子檔案管理的措施

1、完善醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)絡(luò)由于醫(yī)院檔案信息量和種類都比較多，然而我們可以利用相關(guān)的高科技技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫無紙化。在建立一個(gè)健全的醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)，首先需要嚴(yán)格明確劃分檔案管理的責(zé)任制，制定相關(guān)的規(guī)章制度來制約和管理醫(yī)院的檔案及檔案的管理人員。這樣不僅有利于領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一性、機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一性、制度的統(tǒng)一性、保管的統(tǒng)一性，還有利于各個(gè)相關(guān)部門互相監(jiān)督檔案管理工作以及明確各個(gè)部門的職責(zé)，同時(shí)還有利于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)多元化信息資料的共享和權(quán)限的統(tǒng)一規(guī)劃。從而保障了電子檔案的安全性、完整性。醫(yī)院的檔案管理可以分為信息科和綜合檔案管理室兩個(gè)部分組成，其中信息科負(fù)責(zé)醫(yī)院的病例統(tǒng)計(jì)管理及圖書、計(jì)算機(jī)的管理，然而綜合檔案管理室則是對各個(gè)科室和載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一化的管理，而且還能監(jiān)督指導(dǎo)本單位的檔案管理工作。因此這兩個(gè)部門相互配合、相互監(jiān)督且職責(zé)明確。

2、建立醫(yī)院相關(guān)的電子檔案管理制度相關(guān)的制度建立有利于醫(yī)院電子檔案管理工作的開展，因此需要建立科學(xué)性的電子檔案管理制度，包含了檔案的收集制度、歸檔制度、保管制度等等，同時(shí)明確醫(yī)院的電子檔案的保存期限和檔案的保管范圍，可以將相關(guān)制度的管理列入有關(guān)管理人員的考核制度中，這樣有利于對管理人員的工作積極性有所提高。還要建立醫(yī)院電子檔案動(dòng)態(tài)管理制度，讓檔案管理的方式規(guī)范化、流程化。

3、提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)醫(yī)院電子檔案管理工作的重要因素就是檔案管理人員的綜合素質(zhì)，應(yīng)該具有較高的專業(yè)技術(shù)水平和基本的綜合素質(zhì)。相關(guān)的管理人員需要詳細(xì)的了解醫(yī)院的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和醫(yī)學(xué)方面的知識(shí)，以便能規(guī)范的、統(tǒng)一的管理檔案。在這個(gè)現(xiàn)代化的醫(yī)療信息時(shí)代中，有關(guān)的檔案管理人員不僅僅要掌握專業(yè)的技能，還要對自身知識(shí)隨著時(shí)代的進(jìn)步不斷的更新，這樣才能高效的完整醫(yī)院電子檔案管理的工作，同時(shí)還要加強(qiáng)醫(yī)務(wù)工作人員對電子檔案管理的認(rèn)知，形成一個(gè)自覺對文件資料收集和保存的好習(xí)慣，同時(shí)保證了電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性，避免或減少工作上的失誤。

4、對檔案管理的投入需有所加大電子檔案的管理工作水平的高低對電子檔案的信息管理質(zhì)量有著直接的影響，同時(shí)還關(guān)系到醫(yī)院的檔案的安全性，有關(guān)的醫(yī)學(xué)科研活動(dòng)，能充分的體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。所以醫(yī)院需要著重對檔案管理硬件和軟件方面的投入，選擇優(yōu)越性較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)和醫(yī)療設(shè)備，從而保障了工作效率的提高和檔案管理的安全性。另外還要選擇配置性能較高的安全軟件，加強(qiáng)防火墻的技術(shù)和安全系統(tǒng)的開發(fā)，同時(shí)還要設(shè)置數(shù)據(jù)資料的訪問權(quán)限。這樣有利于電子檔案管理工作能過順利有序的進(jìn)行。

四、結(jié)束語

醫(yī)院的電子檔案管理的任務(wù)往往是不可忽視的，伴隨著社會(huì)的發(fā)展，電子檔案管理的方式與方法也隨之不斷更新，同時(shí)醫(yī)院的電子檔案管理體系逐漸得到完善。然而在針對于檔案管理中存在的問題，制定對應(yīng)的管理措施。此文就是通過建立健全的電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)、健全的醫(yī)院電子檔案管理制度及提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)，另外就是對醫(yī)院的管理設(shè)備的投入，從而有助于醫(yī)院工作效率和服務(wù)質(zhì)量的提高。

作者:董臣敏 潘鈺 楊靜 單位:濰坊市婦幼保健院

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第五篇：高職院校電子檔案管理工作思考

一、引言

隨著技術(shù)的發(fā)展，越來越多的院校，利用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行一定的管理工作。檔案，不僅是學(xué)生學(xué)習(xí)的見證，以后工作的憑借，也是學(xué)校本身發(fā)展的見證。檔案的有效管理，有利于學(xué)生的發(fā)展，也有利于整個(gè)院校的高效運(yùn)行，因此，高職院校也應(yīng)該結(jié)合時(shí)代的需求，不斷提升檔案管理力度，使其發(fā)展更加有序。

二、檔案管理遇到的問題

高職院校運(yùn)用電子化的形式，對檔案進(jìn)行管理，改變以往的紙質(zhì)管理，加強(qiáng)管理的信息化，促進(jìn)工作效率的提升，而且也有利于數(shù)據(jù)的保存。但是，電子管理模式，也存在著以下問題：文件不可讀，由于電子化的管理模式，運(yùn)用的是電腦技術(shù)，這些技術(shù)會(huì)受到環(huán)境的影響，導(dǎo)致出現(xiàn)文件不可讀現(xiàn)象，而且會(huì)導(dǎo)致部分?jǐn)?shù)據(jù)的丟失，影響檔案整體管理。[1]再有，重視力度的問題，管理人員對電子化的模式，重視力度不大，只是將其認(rèn)為是數(shù)據(jù)、文件的副本，他們還是較為重視紙質(zhì)文件。管理人員在這樣的意識(shí)指導(dǎo)下，沒有對電子檔案進(jìn)行打印、復(fù)印工作的處理，導(dǎo)致部分重要文件的丟失，影響整體的管理工作。[2]最后，安全問題，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，有些人會(huì)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)竊取一些重要的文件，為其謀取利益，這樣的行為，中國也采取強(qiáng)有力的手段加以遏制，但是此種現(xiàn)象依然存在，因此，就會(huì)給院校的電子化檔案管理帶來很大的安全問題。[3]

三、提升管理的對策分析

第一，對電子模式進(jìn)行科學(xué)化的管理。由上面的論述可知，電子模式在系統(tǒng)升級(jí)或者環(huán)境變化等情況下，會(huì)導(dǎo)致文件的不可讀。針對這一問題，要對電子管理模式，進(jìn)行科學(xué)化的管理。具體而言，在電子模式化下，推行著錄文件儲(chǔ)存的方式，以確保文件的可讀性。另外，管理人員需要注意的是，如果電腦系統(tǒng)升級(jí)，要對文件、數(shù)據(jù)等進(jìn)行打印、復(fù)印等相關(guān)處理，以保證一些重要的信息，不會(huì)丟失，避免影響后期工作的狀況出現(xiàn)。院校也要與軟件公司進(jìn)行一定的合作，引進(jìn)較為先進(jìn)的軟件系統(tǒng)，做好防火墻的工作，確保高職院校的信息安全。相關(guān)的管理人員，也應(yīng)該履行好自身的工作，將電子的信息進(jìn)行統(tǒng)一的管理，避免信息的雜亂。院校應(yīng)當(dāng)注意檔案安全問題，從技術(shù)上，提升系統(tǒng)的安全性能，避免信息的丟失，或者被利用現(xiàn)象的出現(xiàn)，從管理上，加大管理，保護(hù)信息安全。高職院校還應(yīng)該完善相關(guān)的制度體系，首先，從檔案管理員工來說，要不斷提升其技術(shù)水平；各個(gè)部門之間也應(yīng)該相互協(xié)調(diào)，相互監(jiān)督；并且，院校還應(yīng)該實(shí)施相對應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，通過獎(jiǎng)勵(lì)或者懲罰的措施，提高員工對檔案的重視力度，保護(hù)檔案信息的安全。最后，日常管理規(guī)范上，員工要對檔案戶頭進(jìn)行管理，對檔案進(jìn)行整理工作，使之更加有序，利于后期查找。第二，對光盤等的保存、保護(hù)工作。在電子模式下，檔案信息一般會(huì)在光盤中進(jìn)行儲(chǔ)存，因此，院校要對光盤進(jìn)行保護(hù)工作，避免由于存放等導(dǎo)致信息的流失。具體而言：員工在放置這些光盤的時(shí)候，要輕拿輕放，而且要求直立放置。光盤本身所受到的影響要素較多，如果其表面上出現(xiàn)一定的劃痕，就有可能導(dǎo)致光盤，存在文件損害等狀況。因此，員工要重視光盤的保護(hù)工作，減少光盤的損害。另外，員工還需要注意，光盤在保存時(shí)，對溫度和濕度也有著一定的要求，一般要放置在低溫的地區(qū)，避免熱量等對光盤中的文件內(nèi)容的損害。高職院校運(yùn)用電子模式對檔案進(jìn)行管理，還應(yīng)該注意分類管理，這些類別主要有教職工、學(xué)生類、設(shè)備類等，將文檔依據(jù)一定的分類標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行一定的歸檔，不僅有利于信息的有序保存，也為后期查詢提供了方便。第三，完善員工的隊(duì)伍建設(shè)問題。員工的素質(zhì)能力直接影響到管理工作的發(fā)展以及質(zhì)量問題。因此，高職院校要采取相對應(yīng)的措施，完善管理員工的隊(duì)伍建設(shè)，使得檔案的管理能夠更加科學(xué)化、技術(shù)化。具體而言，首先，院校要加大對員工的培訓(xùn)力度，通過相關(guān)的理論培訓(xùn)、實(shí)踐培訓(xùn)等，提升員工自身素質(zhì)的增長。員工的培訓(xùn)，不僅要對他們的職業(yè)素質(zhì)，進(jìn)行一定的培訓(xùn)工作，還要對其技術(shù)能力的掌握進(jìn)行一定的培訓(xùn)工作，提升員工的技術(shù)水平。同時(shí)，讓員工明白工作中，應(yīng)當(dāng)注意的關(guān)鍵點(diǎn)，尤其是對電子檔案來說，不僅需要對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理、更新工作，還要對信息的存儲(chǔ)加以重視。另外，這些關(guān)鍵點(diǎn)主要包括，系統(tǒng)的軟件、信息的打印、光盤存儲(chǔ)的正確方式等。員工上崗之前，要對其進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，讓其明白管理工作中需要注意的點(diǎn)，避免由于工作上的失誤，導(dǎo)致相關(guān)問題的出現(xiàn)。

四、結(jié)束語

綜上所述，隨著數(shù)字化時(shí)代的來臨，高職院校的檔案管理工作，也面臨著一定的挑戰(zhàn)。院校運(yùn)用電子模式來對檔案進(jìn)行管理，提高了工作效率，但在其管理的過程中，也出現(xiàn)了一些問題。例如，系統(tǒng)的升級(jí)、環(huán)境的改變導(dǎo)致文件的不可讀；檔案管理的員工的重視力度普遍不高；信息安全存在著隱患等問題，這些問題的出現(xiàn)，影響著電子檔案的可持續(xù)性發(fā)展，因此，高職院校要采取相應(yīng)的對策，對這些問題加以解決，促進(jìn)電子檔案的發(fā)展。本文主要提出了三條對策：對電子檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理，例如，與軟件公司合作，采用較為先進(jìn)的系統(tǒng)，避免信息的流失；員工要注意光盤的放置工作，避免光盤出現(xiàn)劃痕的現(xiàn)象；高職院校也要提升員工的技術(shù)水平，減少工作上的失誤。最后，也希望本文能夠?yàn)橄鄬?yīng)的理論建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

作者:趙陽 單位:德州職業(yè)技術(shù)學(xué)院

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第六篇：基層民政檔案管理現(xiàn)代化及電子化發(fā)展

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展要求民政系統(tǒng)檔案管理也要跟上時(shí)展的步伐，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念和管理模式，創(chuàng)新電子化和現(xiàn)代化管理。從當(dāng)前我國民政系統(tǒng)檔案管理電子化和現(xiàn)代化管理現(xiàn)狀來看，我國民政系統(tǒng)檔案管理還存在較多的不足，需要引起民政系統(tǒng)檔案管理人員的注意。以下文章就民政系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)代化和電子化的發(fā)展路徑相關(guān)問題進(jìn)行簡要分析。

一、民政系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展現(xiàn)狀

（一）民政系統(tǒng)檔案管理人員發(fā)展觀念較為落后。目前，我國仍有部分民政系統(tǒng)檔案管理人員對民政系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)代化和電子化管理的認(rèn)知不夠清晰，導(dǎo)致不少民政系統(tǒng)檔案管理人員在檔案管理過程中采用的仍然是傳統(tǒng)的管理模式為主。雖然我國近年來已經(jīng)不斷倡導(dǎo)要采用信息技術(shù)進(jìn)行民政系統(tǒng)檔案管理，并要求加強(qiáng)民政系統(tǒng)檔案管理信息化建設(shè)。但是實(shí)際上很多民政系統(tǒng)檔案管理人員尤其是基層的民政系統(tǒng)檔案管理人員對信息化和電子化的概念認(rèn)識(shí)不清，他們認(rèn)為只要使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行簡單的檔案輸入和保存即可，并不需要做好其他的電子化建設(shè)工作。因此，總結(jié)來說，當(dāng)前我國民政系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)代化和電子化工作中，由于管理人員的信息化意識(shí)較為薄弱，導(dǎo)致實(shí)際工作存在很多不足。

（二）現(xiàn)代化和電子化管理水平不足。一方面我國民政系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)代化和電子化的基礎(chǔ)建設(shè)還有較多不足，導(dǎo)致部分民政系統(tǒng)檔案現(xiàn)代化和電子化管理受到限制。另一方面我國民政系統(tǒng)檔案管理在現(xiàn)代化和電子化發(fā)展過程中沒有拓展民政系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)代化和電子化的官渡和深度，因此導(dǎo)致人們在網(wǎng)絡(luò)中查閱民政系統(tǒng)檔案資料時(shí)出現(xiàn)眾多的問題，如人們只能夠按照頁數(shù)進(jìn)行查詢或者按照字母進(jìn)行查詢，沒有設(shè)置關(guān)鍵字等，給人們的檔案信息查詢帶來眾多的不便。當(dāng)然，也有部分地區(qū)在民政系統(tǒng)檔案管理過程中根本不允許民政系統(tǒng)檔案實(shí)現(xiàn)共享，導(dǎo)致民政系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)代化和電子化建設(shè)失去原有的意義。此外，電子化建設(shè)和紙質(zhì)檔案的保存并舉，導(dǎo)致管理人員沒有充分重視電子化建設(shè)的重要性，這也給我國民政系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展帶來了較大的問題。

（三）工作人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高。要實(shí)現(xiàn)民政系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展需要工作人員不僅能夠掌握必要的檔案管理業(yè)務(wù)技巧，還需要管理人員能夠提高自身的專業(yè)素質(zhì)，提高自己的計(jì)算機(jī)操作能力，促進(jìn)自我的發(fā)展。從當(dāng)前我國民政系統(tǒng)檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀來看，只有少數(shù)管理人員對計(jì)算機(jī)的操作較為熟練，大部分管理人員的專業(yè)素質(zhì)還有待提高。

二、民政系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展路徑分析

（一）強(qiáng)化管理人員對電子化和現(xiàn)代化管理模式的認(rèn)識(shí)。新的時(shí)展北京現(xiàn)代，民政系統(tǒng)檔案管理人員應(yīng)該要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，加強(qiáng)對民政系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的認(rèn)識(shí)。管理人員必須要認(rèn)識(shí)到，傳統(tǒng)的手工檔案管理不僅需要花費(fèi)大量的時(shí)間、精力、人力以及財(cái)力，還難以保證檔案管理工作的質(zhì)量。而實(shí)現(xiàn)民政系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展不僅能夠節(jié)省大量的管理工作時(shí)間，省去管理人員四處奔走搜尋相關(guān)的檔案管理資料，還可以減少人員的數(shù)量，最重要的是，實(shí)現(xiàn)電子化和現(xiàn)代化管理還能夠保證檔案管理的質(zhì)量，為人們查詢檔案信息提供更多的便利。只有當(dāng)民政系統(tǒng)檔案管理人員正確認(rèn)識(shí)到創(chuàng)新管理模式的重要作用，民政系統(tǒng)檔案管理才能夠獲得更好的發(fā)展。

（二）加強(qiáng)電子化系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。當(dāng)前我國民政系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展仍然以手工模式為主，即管理人員大部分時(shí)候仍然會(huì)考慮手工進(jìn)行檔案歸檔、整理和保存。要保證民政系統(tǒng)檔案管理的質(zhì)量不僅要求管理人員能夠加強(qiáng)對現(xiàn)代化和電子化管理的認(rèn)識(shí)，投入大量的財(cái)力和技術(shù)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，還要求管理人員能夠加強(qiáng)對電子化系統(tǒng)建設(shè)，拓寬電子化系統(tǒng)管理的廣度和深度。民政系統(tǒng)檔案涉及的內(nèi)容較為多樣，要對民政檔案進(jìn)行有效管理需要管理人員能夠根據(jù)不同類別進(jìn)行分類管理，并嚴(yán)格規(guī)定相關(guān)的草案做流程，同時(shí)要求管理人員能夠加強(qiáng)電子化安全管理，保證電子化檔案管理的質(zhì)量和安全。

（三）提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。民政部門應(yīng)該要加大對檔案管理人員的培訓(xùn)投入，切實(shí)提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。民政系統(tǒng)檔案管理人員不僅要掌握傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)技能，還需要不斷學(xué)習(xí)性的檔案管理相關(guān)知識(shí)，并提高自我的計(jì)算機(jī)素質(zhì)，將計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)檔案管理完美融合，提高民政系統(tǒng)檔案電子化和現(xiàn)代化管理的質(zhì)量和效率。

三、結(jié)語

綜上所述，當(dāng)前我國民政系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展現(xiàn)狀主要有檔案管理人員發(fā)展觀念較為落后，現(xiàn)代化和電子化管理水平不足以及工作人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高。要改變這種現(xiàn)狀需要強(qiáng)化管理人員對電子化和現(xiàn)代化管理模式的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)電子化系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，并提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。

作者:劉冰 單位:洮南市民政局

參考文獻(xiàn):

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第七篇：企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)軟件的應(yīng)用

隨著檔案管理信息化建設(shè)的不斷深入，電子檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)取得了顯著成績，多種電子檔案管理系統(tǒng)被廣泛應(yīng)用于企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中。電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了快速查詢、閱讀檔案信息，降低了檔案管理人員的工作強(qiáng)度，提高了檔案利用工作效率。

一、電子檔案管理系統(tǒng)簡介

電子檔案管理系統(tǒng)是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、多媒體技術(shù)等，對檔案信息的收集、整理、加工、傳輸、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的集成化人機(jī)交互系統(tǒng)。按照電子檔案管理系統(tǒng)的適用對象分類，可分為檔案室檔案管理系統(tǒng)和檔案館檔案管理系統(tǒng)。從電子檔案管理系統(tǒng)的功能上講，該系統(tǒng)應(yīng)具備檔案的綜合管理功能，具體包括：對檔案信息的掃描、文字識(shí)別、錄入、校對、審核等；對文件材料的數(shù)據(jù)采集、分類、排序、統(tǒng)計(jì)、索引、查詢等；對檔案信息的借閱和利用管理、檔案查詢信息記錄、檔案密級(jí)管理等功能。基于以上主要功能，電子檔案管理系統(tǒng)一般采取模塊化信息處理流程，即檔案數(shù)據(jù)采集與加工、檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及管理、檔案數(shù)據(jù)的查詢利用、系統(tǒng)維護(hù)管理和系統(tǒng)幫助。在這五個(gè)模塊中，包括了對檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化、信息采集處理及檔案信息管理及利用等過程。電子檔案管理系統(tǒng)還離不開網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

二、電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用

電子檔案管理系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用，主要目的是提高檔案管理的工作效率，提升檔案管理人員及企業(yè)檔案信息在企業(yè)管理與決策中的作用。企業(yè)應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)的時(shí)間并不算長，但已基本實(shí)現(xiàn)了從電子計(jì)算機(jī)單機(jī)系統(tǒng)，到廣域網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)的轉(zhuǎn)變，并向互聯(lián)網(wǎng)信息共享的方向發(fā)展。在這一發(fā)展過程中，局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)等平臺(tái)的建設(shè)，使電子檔案管理系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn)了極大擴(kuò)展，更好地實(shí)現(xiàn)了檔案信息共享與內(nèi)、外部的高效傳輸，并實(shí)現(xiàn)了檔案管理網(wǎng)絡(luò)中的上下級(jí)檔案信息互通。由于電子檔案管理系統(tǒng)人機(jī)交互性強(qiáng)，查詢與利用方便，且易于操作，對于企業(yè)管理人員來說，可以方便快捷地實(shí)現(xiàn)檔案資料查詢、文件收發(fā)、文件歸檔等功能，多數(shù)企業(yè)應(yīng)用了該系統(tǒng)。但從檔案安全、企業(yè)信息保密等角度考量，很多企業(yè)主要采用的是單機(jī)版電子檔案管理系統(tǒng)，而且多采用文檔一體化的電子檔案管理系統(tǒng)。

三、電子檔案管理系統(tǒng)存在的問題

1.管理系統(tǒng)軟件缺乏通用性。目前，電子檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)品多種多樣，各有優(yōu)勢，但產(chǎn)品之間缺乏通用性，無法實(shí)現(xiàn)有效的數(shù)據(jù)共享，對文件檢索與檔案信息管理的整合較薄弱，電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化有待提高。

2.檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。隨著電子檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展，對檔案管理人員提出了更多更高的要求，亟須培養(yǎng)一批具有復(fù)合型技能的檔案管理人員。3.電子檔案信息管理系統(tǒng)的安全性有待提高。企業(yè)應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)，需要從檔案信息安全、系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡(luò)安全等多個(gè)層面，確保企業(yè)檔案信息不被非法取得和利用。但當(dāng)前電子檔案管理系統(tǒng)的安全性還沒有得到滿足，影響了該系統(tǒng)的進(jìn)一步推廣。

四、電子檔案管理系統(tǒng)的完善策略

1.加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的通用性。從軟件開發(fā)的角度，應(yīng)加強(qiáng)對電子檔案管理系統(tǒng)通用性，建立規(guī)范的電子檔案信息整理模板，規(guī)范檔案信息的接收數(shù)據(jù)格式、信息處理格式、電子檔案目錄格式等。制訂標(biāo)準(zhǔn)的電子檔案歸檔、保管、處置、移交流程，進(jìn)而確立高效、規(guī)范的電子檔案管理運(yùn)行機(jī)制。

2.加強(qiáng)電子檔案中心建設(shè)。電子檔案中心是數(shù)字檔案館、檔案室建設(shè)的主體，具有綜合檔案信息處理功能，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫等平臺(tái)，提高檔案信息的安全存儲(chǔ)和部門間檔案信息共享。

3.培養(yǎng)引進(jìn)高素質(zhì)檔案管理人員。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，提高管理人員對電子檔案管理系統(tǒng)的掌握程度，并逐步提高檔案管理人員的現(xiàn)代化管理水平。要加強(qiáng)對高素質(zhì)復(fù)合型檔案管理人才的引進(jìn)，充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，使檔案管理對企業(yè)管理的促進(jìn)作用得以最大化。

4.提高電子檔案管理系統(tǒng)的安全性。檔案管理始終受自然因素、技術(shù)因素、管理因素、社會(huì)因素等的影響，存在不同程度的風(fēng)險(xiǎn)。為了保障企業(yè)檔案信息的安全性，第一，要提高電子檔案管理系統(tǒng)的安全程度，并在計(jì)算機(jī)上配置高效的安全軟件和防火墻，避免因網(wǎng)絡(luò)攻擊等造成信息泄露。第二，要健全安全管理制度，規(guī)范電子檔案管理系統(tǒng)的使用，避免管理風(fēng)險(xiǎn)。第三，要建立風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急機(jī)制，防范自然災(zāi)害和突發(fā)事件使檔案信息遭到損壞或泄漏。

作者:鄧楊 單位:撫松縣人力資源和社會(huì)保障局小額貸款擔(dān)保中心

第八篇：醫(yī)院電子檔案管理策略探討

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普遍應(yīng)用，醫(yī)院的檔案管理工作也隨之發(fā)生著改變，由以前的紙質(zhì)文件發(fā)展成現(xiàn)在的電子文件。電子文件有許多不同于其他文件的特點(diǎn)，因此要在管理上找到適合其發(fā)展的方法，并不斷地完善對電子檔案的管理工作。

一、醫(yī)院電子檔案中存在的問題

（一）電子檔案管理制度不完善。在醫(yī)療行業(yè)中存在著這樣一種現(xiàn)象，不少企業(yè)中建立了自己的電子檔案管理制度，但是實(shí)際效果不明顯，許多人甚至根本不知道這一制度的存在。由于不少工作人員缺少檔案管理工作意識(shí)，會(huì)將一些本應(yīng)歸檔保存的電子檔案材料隨手放在自己的辦公室，可能時(shí)間一長就會(huì)忘記這些材料，導(dǎo)致不能及時(shí)歸檔而使電子檔案信息有所缺失遺漏。另外，由于平時(shí)工作人員主要學(xué)習(xí)的是專業(yè)技術(shù)知識(shí)而忽略了檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，同樣醫(yī)院在這一方面的宣傳力度也不大，更是使工作人員忽視這方面，使醫(yī)院對電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不夠明確，導(dǎo)致電子檔案管理制度相對落后，不能滿足檔案管理工作的需要。

（二）電子檔案管理人員素質(zhì)不過關(guān)。目前許多從事醫(yī)院電子檔案管理工作的人員并不是專業(yè)人員，而是從其他崗位轉(zhuǎn)過來的一些年齡較大的人員。由于電子檔案工作的瑣碎，因此需要工作人員熱情認(rèn)真并且有耐心，只有這樣才能做好這項(xiàng)工作。而在實(shí)際中，醫(yī)院重視技術(shù)人員素質(zhì)的提高而忽視管理人員的素質(zhì)提高，使不少檔案管理人員沒有耐心、不認(rèn)真對待檔案管理工作而出現(xiàn)許多的失誤。因?yàn)闆]有接受專業(yè)知識(shí)的教導(dǎo)以及專業(yè)管理素質(zhì)的學(xué)習(xí)，使大部分的檔案管理人員并不明白自己工作的重要性而使自己的工作出現(xiàn)各種問題，甚至導(dǎo)致后面一系列的問題。

（三）電子檔案管理方法不規(guī)范。對目前大多數(shù)醫(yī)院來說醫(yī)院的電子檔案信息的保存主要依靠于計(jì)算機(jī)，因而缺乏系統(tǒng)性的管理。但是計(jì)算機(jī)也不是全都是安全的，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中同樣也存在著大量管理方面的問題，如網(wǎng)絡(luò)安全、病毒防范、權(quán)限問題等，這些問題處理不好將會(huì)嚴(yán)重影響電子檔案信息的保存及管理。不僅如此，由于電子檔案管理工作沒有一套適合其規(guī)范管理的方案，易使工作出現(xiàn)各種不規(guī)范的問題而導(dǎo)致電子檔案材料出現(xiàn)缺失、損壞。

（四）檔案管理硬件不能滿足要求。由于醫(yī)院的電子檔案涉及醫(yī)院的各個(gè)部門，各個(gè)方面，從而在醫(yī)院內(nèi)形成了多部門管理的現(xiàn)狀，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的不斷覆蓋，不少部門之間已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了聯(lián)網(wǎng)。但是全院各個(gè)部門之間實(shí)現(xiàn)全部聯(lián)網(wǎng)仍有較大的困難，全院的統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)管理不夠完善，使相應(yīng)的檔案管理需要的硬件投入不足，同樣能夠滿足電子檔案管理要求的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也相對不多，從而使檔案管理硬件不能滿足要求。

二、對存在問題所做的管理策略

（一）完善電子檔案管理制度。對于醫(yī)療行業(yè)而言，只有完善了相應(yīng)的電子檔案管理制度，才能使醫(yī)院的電子檔案管理工作按照規(guī)范化的步驟進(jìn)行，從而保證電子檔案信息管理的安全性。由于醫(yī)院檔案數(shù)目太多可以采用全程電子化管理，同時(shí)可將醫(yī)院的檔案分為醫(yī)院、檔案室、科室三級(jí)管理。通過使用這種三級(jí)管理，能夠使各部門的職責(zé)更加明確，這種管理模式有利于醫(yī)院對醫(yī)療檔案的統(tǒng)一管理，同時(shí)使分工更加明確，便于監(jiān)督督促各部門工作的進(jìn)行，避免出現(xiàn)失誤嚴(yán)重的檔案信息。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)。由于醫(yī)院忽視對檔案管理人員素質(zhì)的提高，因而提高檔案管理人員的素質(zhì)更是迫在眉睫。通過學(xué)習(xí)讓工作人員了解檔案工作的重要性，并培養(yǎng)他們認(rèn)真負(fù)責(zé)有耐心的工作態(tài)度。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，醫(yī)療工作更是生活中不可或缺的一項(xiàng)，而電子檔案管理工作又是其行業(yè)管理的核心部分，因而只有提高檔案管理人員的素質(zhì)才能使電子檔案管理工作順利開展。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)。檔案管理工作要求工作人員具備一定的技術(shù)，而隨著科技的進(jìn)步，檔案管理人員更是應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)有關(guān)于醫(yī)療活動(dòng)方面的知識(shí)，如醫(yī)療活動(dòng)的規(guī)律、工作流程、信息技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全、醫(yī)學(xué)管理等知識(shí)，尤其是要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)于數(shù)字化醫(yī)療信息手段、數(shù)字化設(shè)備、數(shù)字化醫(yī)療管理、網(wǎng)絡(luò)管理安全等技術(shù)的應(yīng)用。由于處在信息高速發(fā)展的時(shí)代，只有不斷地學(xué)習(xí)，不斷地更新自己的技術(shù)才能跟得上時(shí)代的步伐，也唯有如此才能做好醫(yī)院電子檔案管理方面的工作。

（四）加大對檔案管理的投入。醫(yī)院的全部檔案信息現(xiàn)在已經(jīng)全部都以電子檔案的形式保存，因此可知電子檔案對于一個(gè)醫(yī)療企業(yè)的重要性，電子檔案信息管理的情況直接影響到整個(gè)醫(yī)院醫(yī)療安全以及檔案信息的完整。因而醫(yī)院應(yīng)該加大對電子檔案管理工作的投入力度，由于醫(yī)院的硬件功能無法得到滿足，醫(yī)院應(yīng)該重視對這一方面的投入，通過加大投入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的力度來使電子檔案管理滿足對硬件的需求。同樣還可以通過配置一些保障網(wǎng)絡(luò)安全的軟件來保證電子檔案信息的安全，避免電子檔案信息出現(xiàn)泄露或丟失，如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等。總之通過加大對電子檔案管理的投入，可以使電子檔案管理工作探索出一套合適的方案來進(jìn)行后面的工作。

三、結(jié)束語

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，醫(yī)院電子檔案管理工作將會(huì)有更加重要的地位。但不論怎樣，電子檔案管理仍需要不斷地發(fā)展完善，而決不能出現(xiàn)止步不前的情況。或許在今后電子檔案管理工作仍會(huì)存在許多問題，但是不要慌張，只要能夠找出問題所在并積極改正，今后的電子檔案管理工作將會(huì)更加順利。

作者:李蕾 單位:吉林省白城市鎮(zhèn)賚縣中醫(yī)院

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