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【摘要】檔案管理是國家機關單位和企業進行社會經濟活動的一個重要依據。隨著信息化的發展，我國的檔案管理也在不斷地改革，并取得了一定的成效。但是，檔案管理是一份十分重要的工作，需要一定的耐心和投入，也需要現代信息化技術的支撐，并要對檔案管理工作中出現的問題進行及時有效的處理。因此，為了更好地完善檔案管理工作，本文通過對檔案管理中常見的問題進行探討，針對性地提出解決的措施，保障檔案管理工作的順利進行，促進企業和單位的有效管理。

【關鍵詞】檔案管理；常見問題；對策

檔案是一個企事業單位歷史發展的真實記錄，是企事業單位的重要組成部分，檔案管理的成效直接關系著企事業單位的核心競爭力，而隨著現代化經濟的飛速發展，檔案的重要作用被發揮出來，人們對檔案管理的重視程度也不斷提升。因此，為了加強企事業單位的核心競爭力，促進企事業單位的健康可持續發展，研究檔案管理的常見問題，具有非常重要的理論和實踐意義。

一、檔案管理中常見的問題

（一）檔案管理的認識不足。在現代化的企事業單位中，雖然很多單位都加強了對檔案管理的重視，但是在實際的檔案管理工作中，因為工作人員對檔案管理的認識不足，使得在收集整理數據的過程中經常會出現很多的難題，如：數據的完整性不足，數據的時效性不足等。認識的不足，使得檔案管理工作人員無法從根本上理解檔案管理的意義及其對企事業單位發展的重要性，也就產生了工作上的疏忽。（二）檔案管理的工作人員素質低下。隨著現代化信息技術和社會經濟的飛速發展，人們對于檔案管理的認可和重視逐漸加深，但是檔案管理工作人員的素質卻沒有得到普遍的提升，而且隨著社會對檔案管理人員的數量和質量要求的不斷提高，供需的不平衡，使得很多企事業單位檔案管理的員工的整體素質并不能滿足企事業單位檔案管理的要求，甚至很多企業的檔案管理工作是由辦公室的勤雜人員負責，而且調動頻繁，不具有專業的素質，造成了大多數企事業單位檔案管理效率低下的現狀。（三）缺乏規范性管理。雖然我國對于檔案管理工作有著相關的規定，如《檔案法》，但是在實際的企事業檔案管理中，很少嚴格按照《檔案法》的要求制定適合自身的檔案管理制度，因此，很多企事業單位目前因為缺乏檔案管理相關的規范性制度，使得其檔案管理工作不夠規范，缺少相應的設備和管理流程，員工做事散漫，甚至出現了檔案多處管理的情況，這使得檔案信息沒有準確性和時效性，無法給予企業的工作、決策和發展提供有效的服務。（四）檔案管理的方法落后。在現代社會的企事業單位中，由于對檔案管理的資金投入不夠，使得檔案管理的方法還處在傳統的手工管理模式，用人工的方式進行檔案的收集、整理、編輯和檢索等流程，沒有對現代化信息技術進行運用，使得檔案管理部符合現代化社會的發展，其檢索的過程繁雜，更容易出現錯誤，在降低辦事效率的同時，檔案信息的準確性得不到保障，不利于企事業單位的工作、決策和發展。

二、改進檔案管理中常見問題的對策

（一）加強對檔案管理的認識。加強企事業單位管理層及其工作人員對檔案管理的認識，在正確認識和理解檔案管理相關內容和意義的同時，嚴格按照檔案管理的相關規定和制度進行檔案管理工作，并定期對檔案管理工作進行監察。而要提升企事業單位管理層及其工作人員對檔案管理的認識，需要加強對他們進行檔案管理相關知識和技術的培訓，這種培訓必須是由上而下的，并且是定期的持續化的培訓，確保檔案管理規范化、標準化，適應現代化經濟發展的需求。（二）提升檔案管理人員的整體素質。檔案管理工作中之所以出現很多難題，主要問題是檔案管理工作人員的素質不高，甚至出現了一崗多職的情況，人員的缺少是需要長期來改變的，但是在這種情況下，首先需要提升檔案管理工作人員的整體素質，這種素質是建立在專業化的培訓和學習的基礎之上的，并且在加強業務素質的同時，也要教導員工在其職終其事的素質，服從企事業單位的安排，切實做好檔案管理工作，確保檔案信息的準確性和時效性。（三）規范檔案管理制度。檔案管理的效果，直接決定了檔案的壽命和準確性。檔案管理是一個專業性和規范性的工作，必須嚴格按照《檔案法》的規范性要求來進行檔案管理，該規范性文件明確了檔案管理的職責、范圍、方式、權利和義務等，并提出檔案管理必須規范化、科學化、制度化。因此，各企事業單位應該加大對檔案管理的投入，這主要包括了檔案室的規范化建設、檔案管理設備的齊全、檔案室的安全等。如：計算機、空調、除濕器、滅火器等。建立科學化規范化的檔案管理制度，改變檔案室雜亂無章的現狀，確保檔案管理工作有章可循、有法可依。（四）創新檔案管理方法。信息化技術在檔案管理中的應用，主要是檔案管理相關軟件的開發和使用，使得檔案管理更加便捷、準確等。利用檔案管理相關軟件，對檔案信息的輸入、檢索等進行全方位的管理，使得在利用檔案信息的時候更加快速和準確，提升了企業或單位檔案管理的效率。利用現代化信息技術的方法對檔案進行管理，首先需要加強對檔案管理人員的現代化信息技能的培訓，讓檔案管理人員能夠有效地將技術運用到平時的檔案管理工作中。其次，企事業單位應該加強對檔案管理的監督，確保檔案信息的準確性和實效性，保證檔案信息能及時有效地為企事業單位的工作、決策和發展提供服務。

【參考文獻】

[1]劉翔.電力檔案管理工作中常見的問題及措施[J].通訊世界,2017(6):216-217.

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作者:羅茜 單位:中國航發湖南動力機械研究所