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一、高職檔案管理工作規范化的重要意義

當前主要問題集中在，檔案管理工作者的規范化意識低、高職院校檔案管理數字信息化水平低以及信息化建設水平低、管理工作者的技能水平低以及老齡化問題嚴重、檔案管理制度缺乏嚴謹性和執行力等。針對以上問題，高職院校必須積極制定相關規則以及采取相應手段，不斷完善檔案管理工作規范化和信息的處理工作，才能保證高職院校工作的效率和質量。高職檔案的管理工作是整個院校工作活動中的重要組成部分，而作為院校基礎工作中最重要的環節，對高職院校檔案管理工作的信息處理、檔案管理、工作流程等工作內容進行規范化，提高整個院校的工作效率、工作質量和工作水平，顯得尤為的重要，尤其是在當前的數字化、信息化、網絡化的時代背景下，傳統的檔案管理工作模式已經不適應當前的時代背景要求，通過規范化的手段來不斷提升院校的工作質量和效率，不斷促進院校的發展，所以，對高職檔案管理工作的規范化具有非常重要的意義。具體的要做到以下兩方面內容：（一）確保檔案的完整性。高職檔案中涉及有關學生信息、人事管理等方面的內容，在高職院校中占有十分重要的位置。在傳統的文件保存過程中，都是采用紙質的方式，這種方式會造成資料的缺損、丟失，對保存文件來說十分不利，在新形勢下，新的技術與方法出現了，檔案管理規范化就是要讓檔案通過信息化、規范化的方式進行保存，這也是以后資料管理發展的主要方向，能夠充分體現出高職院校的整體水平，只有做好了檔案管理各個方面的工作才能夠提高工作的效率。（二）高職教育能夠促進社會的快速發展。目前高職教育已經為我國培養了眾多的技術型人才，高職院校也獲得了很大的發展，國家對該方面的重視程度在不斷提高，政府以及相關部門應該不斷擴大高職院校的規模，給予資金以及物質上的支持，這樣高職院校才能夠為國家培養出更多優秀的人才，也能夠更好地適應社會的發展與進步。

二、高職檔案管理的具體流程

高職院校檔案中包括很多不同類型的檔案，有教學過程中形成的檔案，也有關于教職工資料的檔案等等，這些檔案大多是以聲音、圖表、文字等形式進行保存的，能夠用來進行以后的研究以及尋找規律。在檔案管理中，教學檔案是了解教師授課以及學校管理水平的依據，學校領導想要檢查最近一段時間的檔案，及時地了解學生的生活，對學校管理工作進行評價，也能夠更加方便。教學檔案是提高教學管理的必要保證，能夠對保存的資料進行分析，通過分析也能夠找出其中出現的問題，發現問題及時地改正就能夠提高課堂的效率。要想讓高職檔案管理工作變得更加規范化，就應該按照相應的流程進行管理，實現檔案管理的流程化是管理工作規范化的第一步，要實現內涵式的發展目標，不斷強調檔案管理的基礎，讓檔案管理朝著高效率、系統化的方向前進，首先在進行檔案收集的過程中，應該及時進行檔案的收集，還應該與學校的相關部門結合起來，進行相應的學術研究與學生日常工作管理，對檔案資源也要進行準確的處理，將更多有價值的資料與信息進行保存。其次，在檔案管理的過程中，要對各種資料進行一定的分類，按照檔案的類目進行編號，確保各項規定都能夠符合存儲的要求，從而實現檔案的合理性與有序性。最后在檔案的保管過程中，還要對檔案的完整性進行完善，確保檔案在規格、內容以及數量上都能夠完整，不能夠有任何缺失的現象，對立卷、標題等重點工作也要加大重視力度，嚴禁非管理人員進入到檔案管理部門中，讓這些資料不受到來自人為方面因素的影響，這些檔案也就不會出現污損、褪色的情況。只有這些都做充分，才能夠確保高職檔案管理工作的順利進行。

三、高職檔案管理工作規范化的新策略

當前在我國高職院校檔案管理工作中還存在一些需要解決的問題，例如：1.檔案管理工作人員的意識不夠。檔案管理工作人員的規范化意識在整個高職檔案管理工作中起著決定性的作用，由于在實際情況中，檔案管理工作人員的規范化意識不夠深入，在對院校學生檔案、行政管理檔案等信息進行收集、整理和歸檔的工作過程中，往往會出現很大的工作失誤，比如，檔案信息無序存儲、格式規范無秩序等，這些由規范化意識薄弱，引發的工作失誤最終導致的是后期工作過程中耗費更多的時間來對工作進行再次整理，甚至會導致信息丟失的嚴重后果。2.高職檔案管理工作的檔案制度不完善。俗話說，沒有規矩不成方圓，由于當前大部分院校秉承著以教學為重的管理理念，對高職檔案疏于管理，所以在檔案信息管理工作規范化的過程中，很難行之有效地開展，由于制度的不完善，極大地影響了院校的信息管理工作，對整個院校的工作效率產生很大的影響。3.高職檔案管理工作的信息化建設。近幾年來，我國改革開放不斷深入，我國科學技術也飛速地發展，在當前的數字化、信息化、網絡化時代背景下，檔案信息的信息化建設已經成為所有院校的工作重心。而在當前的實際信息化建設進程中，存在著很大的問題：一方面，信息化建設進程慢，傳統的信息管理水平和模式已經遠遠不能滿足當前院校共作的要求，傳統的收集、歸納、查詢和存儲的方法，已經極大地限制了高職院校的發展。另一方面，在信息化建設的過程中，由于高職檔案管理工作者的老齡化問題嚴重，導致對當前的信息化處理技術掌握不到位，影響進程，信息化建設進度緩慢。下面就對出現的問題提出一些解決的策略：（一）加強高職檔案管理工作的建設。高職院校各部門之間應該高度重視檔案管理工作，將檔案管理作為具體的服務項目，這也是我國相關政策中的主要要求，在實際工作過程中還要在思想上加強規范化的管理，在高職院校中要與各個部門相互配合發展，或者利用校內的網站進行宣傳推廣，讓更多的人了解這一問題，提高廣大師生對檔案管理工作的認識。不斷提高高職檔案管理工作者的規范化意識和建設才是整個高職檔案管理工作規范化進程中的根本保證。規范化高職檔案管理工作就是對高職院校檔案管理工作的信息處理、檔案管理、工作流程等工作內容進行規范化，如，對檔案信息分類的規則，對檔案信息編號的規則，工作流程的科學性、嚴謹性等，只有不斷提高檔案管理工作者的規范化意識，才能使整個高職檔案管理工作走向規范化的模式。（二）提高管理人員的整體素質。在檔案管理人員中，很多都沒有接受過專業的指導與訓練，因此沒有很高的素質與水平，他們在管理高職檔案的時候可能會由于自身專業素質不強，或者疏忽造成文件丟失、數據損壞的現象，這樣會帶來十分嚴重的后果。作為檔案管理人員來說，應該進行專業的培訓才能上崗，首先就是要進行專業培訓，作為檔案管理人員應該明確自己的任務與職責，明白自己要管理的主要內容、工作流程以及努力方向，這樣才能得到更好的發展。還可以通過收集資料的方式與學校之間建立起良好的關系，定期對檔案進行分類、整理以及裝訂，還要培養檔案管理人員的計算機相關技能，讓他們能夠利用計算機來進行信息管理，對以后的管理工作來說也更加方便，只有不斷提高管理人員的素質與能力，才能夠打造出一個優秀的檔案管理隊伍。（三）加快檔案網絡化管理的進程。目前很多高職院校都建立起了網絡服務系統，這為學生的檔案管理提供了保障，隨著計算機科學技術的快速發展，檔案網絡化也提上了日程，從2003年開始，我國高職院校就開始了網上招生活動，學生可以從網絡上進行報名，網絡系統能夠將學生的檔案保存下來，對以后的整理與歸檔帶來了好處，也為高職檔案網絡化的管理打下堅實的基礎。高職院校也應該做到與時俱進，讓網絡技術在檔案管理中的應用不斷加大，提高網絡在管理方面的水平，加強對檔案管理方面的技術指導，讓檔案管理成為一種專業性的指導與培訓，作為檔案人員來說也應該找到客觀的規律，利用電子計算機技術進行有步驟有計劃的分類，從而實現檔案的網絡化，更好地適應社會經濟的快速發展。（四）完善高職檔案管理工作的制度。高校要制定并不斷完善科學的檔案管理的制度，如《檔案管理辦法》《檔案保管制度》《檔案信息化管理制度》等相關制度，對高校的檔案信息進行科學有效的收集、整理、歸納以及處理。另外，還要制定完善的檔案管理工作制度，保證管理工作的規范化，嚴格按照管理工作制度對參與檔案管理工作的工作者進行約束，保證整體工作的規范化。對檔案的管理工作也要落實到個人，如果某一個環節出了問題就可以根據職責進行處理，最后還要保證檔案管理工作的有序性，做到在事前有一定的規劃，在事后也能夠有相應的評價，將工作的各個部分都與制度管理結合起來，讓檔案管理工作變得更加規范。同時還要加大在該方面的投入經費，這也是管理工作能夠順利展開的關鍵，只有擁有充足的資金才能夠獲得發展，如果沒有資金的支持就很難開展工作，在進行檔案管理的時候，學校應該充分重視起來，對學校投入一定的資金進行支持，還可以建立起檔案信息數據庫，讓高職院校學生的檔案管理工作能夠正常地進行。（五）加強高職檔案管理工作的信息化建設。檔案的管理工作規范化只要求完整地保存檔案是遠遠不夠的，還需要有效地利用。從而提高檔案的利用率，高校院校的管理部門可以多配備一些先進的設備，如數碼相機、掃描儀等，將一些證書以及獎杯等進行拍照，將紙質的內容更好地保存在檔案中，確保檔案的完整性，此外高職院校還可以構建起完整的檔案管理系統，借助網絡的手段來進行資料的查詢。為了高效、高質量地完成高校的檔案信息管理工作，必須不斷深化建設信息化的高職檔案管理工作。一方面，要對現有的檔案信息進行整理、歸納、錄入到計算機中，科學有效地進行信息保存。另一方面，不斷地提高高職檔案管理工作者的素質，信息化的建設離不開人，信息化的檔案管理工作必須要求檔案管理工作者掌握相應的技能。

四、結束語

綜上所述，主要對高職檔案管理工作規范化的新策略進行分析，高職檔案管理工作是整個院校活動的基礎工作中心，在當前的時代背景下，只有不斷地提高高職管理工作的效率和質量，整個院校的工作質量、效率和水平才能得到保證，所以高職管理工作的規范化是時代的要求，更是院校自身發展的要求。高職院校在深化改革的時候，要做好檔案方面的工作，采取更加有效的措施來對檔案工作進行管理，讓制度朝著完善、信息化的方向發展，從而提高整體的管理水平，使檔案管理的價值也能進一步體現出來。

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作者:黃瑞潔 單位:廣東科學技術職業學院