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進入21世紀以來，隨著我國經濟的快速發展和國際影響力的提升，全國在內地高校就讀的外國留學人員規模不斷擴大，來源國別、學歷層次、學科專業等結構顯著改善。2010年出臺的《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010—2020）》明確提出“實施留學中國計劃，擴大來華國際學生規模”，并將《留學中國計劃》列為高等教育改革的重大項目之一。《留學中國計劃》提出，到2020年，全年在內地高校及中小學校就讀的外國留學人員達到50萬人次，其中接受高等學歷教育的留學生達到15萬人。2016年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于做好新時期教育對外開放工作的若干意見》，強調要改進來華留學教學和管理，提升來華留學人才培養質量，打造“留學中國”品牌。隨著來華留學人數的增長，如何加強國際學生各方面管理工作成為國際學生教育中的一個重要問題。2017年3月20日，教育部、公安部和外交部聯合了《學校招收和培養國際學生管理辦法》，旨在提高國際學生培養質量，增強來華留學吸引力和擴大來華留學規模，提高我國教育的國際化和現代化水平。本文就新形勢下高校國際學生學籍檔案管理的問題及改進策略作了探究。

一、高校國際學生檔案管理的重要性

國際學生檔案是國際學生在中國學習和教育過程中形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。從時間維度來說，包括入學前的檔案建立、入學后的檔案補充和離校后的檔案保存及利用，涵蓋了國際學生招生、培養、畢業、授位、校友等各個階段。入學前的檔案建立以國際學生入學申請資料為主，包括入學申請表、護照復印件、錄取通知書、前學歷學位證書、漢語水平考試（HSK）證書、外國來華人員來華簽證申請表（JW201表）、學籍登記卡等文件或復印件；入學后的檔案補充是指將國際學生學習過程中所產生的重要記錄材料補充至檔案資料，比如國際學生的專業培養方案、專業學習申請、學籍異動申請、成績單、學位檔案、學歷學位證書復印件等存檔；離校后的檔案保存及利用是指將離校的國際學生檔案進行歸類、整理和保管，并在需要時查閱。國際學生檔案是國際學生在中國學習過程的重要記錄，對國際學生教育和管理都有著非常重大的意義。1.提高國際影響力，增強來華留學吸引力。國際學生的教育管理是一項促進中外科技文化交流與經貿合作、增進相互了解的工作，具有較強的政治外交性。國際學生的檔案是在教育管理過程中形成的，是我國國際學生教育事業發展的歷史記錄，是高校檔案中不可分割的重要組成部分，對維護我國高校的辦學水平、人才培養質量、學科建設水平和辦學聲譽發揮著重要作用。2.提供更好的服務。檔案記錄最基本的功能便是提供查詢和認證，國際學生在校期間，經常會因為學習、未來就業等問題，需要查詢自己的錄取通知書、HSK證書、在校表現、成績單等資料。國際學生回國后，經常會來函要求辦理各種證明，為其求職、求學或深造提供依據。此外，使館、學校或公司也會通過電話、電子郵件要求確認某位學生的身份。因此，確保國際學生檔案的完整性、準確性、系統性和安全性，可以更好地為國際學生提供服務，有助于學生順利深造或就業，讓檔案資源得以充分的利用。3.輔助國際學生招生。現有國際學生檔案中的成功范例，包括在校國際學生參加各種活動的獲獎證書、影像材料等，已有國際學生畢業、就業情況，尤其是杰出校友的檔案更是學校榮譽的體現，在招生宣傳中直接發揮著一定的標桿作用，增強高校對潛在生源的吸引力，也在一定程度上能提升高校的國際形象，進一步促進對外交流。4.促進國際學生教學管理。國際學生的教學與中國學生的教學有一定差別，尤其是單班或全英文教學，其教學檔案是完全獨立和迥異的，教學計劃、教材、學生作業、課堂表現、試卷等檔案材料反映了教學原始過程，通過對教學檔案的檢查和評估，為日后的國際學生教學管理提供了改革的重要依據。

二、國際學生檔案管理的現狀與問題

在“擴大規模、提高層次、保證質量、規范管理”的政策支持下，多數高校著力于擴大規模，提高層次，注重擴展“量”的同時卻忽略了“質”的保障，有些管理領域幾乎未曾涉及。譬如國際學生的檔案管理工作，由于國際學生教育的特殊性，各高校對國際學生檔案管理重視程度不一，目前基本處于探索階段，還沒有形成比較成熟的國際學生檔案管理制度，普遍存在以下幾個方面的問題。1.國際學生檔案管理的意識十分薄弱。2017年最新頒布的教育部第42號令幾乎沒有提及國際學生檔案管理。2008年頒布的教育部27號令《高等學校檔案管理辦法》對國際學生的相關檔案僅在外事類中簡單提及。省級教育行政管理部門對國際學生檔案管理沒有明確的文件。針對國際學生的教育管理，高校都會制定本校的國際學生手冊，但很少涉及國際學生檔案管理。管理松散，放任自流，還有幾乎未建立國際學生檔案的高校。2.國際學生檔案管理制度不完善。國家教委1994年頒發了《高等學校檔案實體分類法》《高等學校檔案工作規范》，外事類檔案為一級類目，其下設有五個二級類目，外國國際學生檔案作為外事檔案的第五個二級類目，類目代號為WS15，內含類目名稱有：國際學生錄取審批材料（永久）；國際學生學籍登記表、學籍卡片（永久）；學校教學計劃、教學大綱、教學安排（長期）；國際學生學習情況簡報、成績及評語（永久）；學位論文及學位證書復印件（長期）；國際學生名冊（永久）；國際學生去向及有關材料（長期）。盡管這些法規對國際學生歸檔范圍做了界定，但描述過于籠統，歸納性不強，且新形勢下國際學生的類別和層次有了新的變化，現有的法規有其局限性，滿足不了新形勢下來華留學教育的現實需求。由于缺乏統一的標準和指導，故高校對國際學生的檔案管理基本處于一種放任自流的狀態。3.國際學生檔案管理職責不清晰。由于各高校管理模式不同，在檔案管理制度缺失或不完善的情況下，檔案管理機構也不確定。國際學生的入學申請材料大多置于國際學生招生部門（國際處），獎學金評選材料在國際學院學工口，教學和學籍材料分散在國際學院教學口或所在專業培養學院，各歸口部門各自為政，缺乏有效對接，導致國際學生檔案相關材料散落在不同部門。4.國際學生檔案管理人員素質參差不齊。由于檔案管理機構不清晰，缺乏專人負責檔案，一般由國際學生主管部門（國際學院）教學口的教學秘書兼任，而相關人員本身就肩負繁重的工作量，且缺乏檔案管理的專業素質，無法全身心投入國際學生檔案的整理、管理工作，加之無規范管理文件，缺乏相關專業培訓，故檔案移交工作往往流于表面，以錄取材料為主。5.國際學生檔案資源利用率不高。畢業國際學生檔案移交學校檔案館后，除了畢業生或用人單位會來函查詢或認證成績單和證書外，高校很少對檔案資源作進一步的分析和研究，未能充分挖掘國際學生檔案輔助管理的價值。北京語言大學檔案館的王利偉老師對國際學生檔案挖掘提出了督導的想法，他認為高校應對留學生檔案進行追蹤，即在學習期間所形成的學籍檔案基礎上追加反映其現狀的有保存價值的材料。他認為留學生追蹤檔案對制定留學生招生計劃與管理政策、調整師資結構、培訓留管干部、展示教學成果、對外宣傳高校等方面都有著重要意義[1]47。

三、改進國際學生檔案管理的幾點思考

針對高校國際學生檔案管理現實存在的問題，提出以下幾點思考意見。第一，以提高檔案意識為抓手，做實國際學生檔案管理工作。明確國際學生檔案管理的重要意義，把國際學生檔案管理工作列入國際學生教育管理的重要內容。宣傳國際學生檔案管理的重要性，提高認識等。強調檔案工作在國際學生管理中的“三納入、四同步”。第二，亟待完善國際學生檔案管理制度。國家教委1994年頒發的《高等學校檔案實體分類法》《高等學校檔案工作規范》等法規對國際學生歸檔范圍做了界定，但描述過于籠統，歸納性不強，且新形勢下國際學生的類別和層次有了新的變化，現有的法規有其局限性，滿足不了新形勢下來華留學教育的現實需求，來華留學教育倒逼國家重視、更新、完善國際學生檔案管理制度。各高校應結合自身國際學生規模、管理模式和現狀，探索、制定切實可行的國際學生檔案管理制度，進一步明確目錄清單。第三，明確國際學生檔案管理機制。國際學生檔案整理是一項復雜的、需要多部門配合的項目，高校應明確檔案歸口管理機構與各部門分工合作機制。高校國際學生檔案管理應由國際學生歸口管理部門（一般是國際學院，下設學籍管理專員）根據檔案目錄從其他相關部門（國際處、培養學院等）收集、整理、完善檔案材料，按照檔案管理辦法移交檔案館。第四，落實國際學生檔案管理的人員配置和培訓機制。目前，國際學生檔案管理人員往往身兼多職，無法全身心投入檔案管理工作，故高校應設置專崗對國際學生檔案進行管理和利用。全國留管干部培訓每年都定期舉辦，培訓內容一般圍繞國家政策、學生管理、招生、保險、教學等方面，學籍管理雖常被提及，但也僅限于登錄學信網進行學籍電子注冊和學歷報送，很少提及學籍檔案管理。鑒于國際學生檔案管理對高校乃至國家形象的重要性，建議中國教育國際司針對國際學生檔案管理現狀和問題，在全國開展相關的干部培訓，給各高校國際學生檔案管理專員提供一個交流學習的平臺。第五，推進國際學生檔案管理信息化建設。移交檔案館的同時，針對相關檔案分卷目錄建立一個高校獨有的數據庫，該電子檔案不僅有助于快速查詢畢業國際學生的相關卷宗和目錄，同時也有利于對國際學生檔案的科研作用進行探究和挖掘。

總之，鑒于國際學生檔案管理意義重大，各高校應結合本校國際學生規模、層次和管理模式等制定合理的檔案管理制度，落實國際學生檔案管理機構和專員，會同相關部門完成檔案保管工作，同時加強對國際學生檔案的利用，積極開展檔案價值研究，有效推動高校教育國際化在“擴大規模、提高層次”的基礎上“保證質量、規范管理”。

參考文獻

[1]王利偉.建立來華留學生檔案追蹤機制探析[J].蘭臺世界，2011（4）.

作者:王丹 單位:重慶郵電大學國際學院