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摘要：新一代信息技術的發展重構了物聯網、云計算、大數據等信息技術的新形態，改變了人們的生產、生活和工作方式。高校作為科研、人才培養的高地，在教書育人過程中往往會出現各類檔案，如何依托先進的信息技術科學利用檔案，成為擺在人們面前的現實課題。探索信息化視域下高校檔案管理的創新，為破解這一難題提供新思路。

關鍵詞：信息化；高校檔案；管理；創新

新一代信息技術依靠強勁的實力，重構了大數據、云計算以及物聯網等信息技術的新業態，對人們的生產生活等產生了重要影響，已融入到人們生產生活的各個方面。高校是智力資源的高地，是人才培養的重鎮，為推動經濟社會發展提供了智力支撐。在高校人才培養過程中，產生了大量檔案。借助新一代信息技術，實現檔案的信息化，建構檔案信息化管理體系，將全面提升檔案管理及利用效能。[1]

一、高校檔案信息化能提高檔案利用效能

信息化時代要求高校檔案管理依托網絡技術、信息通訊技術，將信息化模式充分融入到檔案管理中，把高校科研、人才培養以及社會服務等方面的大量檔案數據資料當成一個整體進行處理，形成信息化檔案資源，再借助互聯網，形成了超大規模管理信息化系統，全面擴大檔案共享范圍，提升檔案信息的整體利用效能，確保檔案事業的和諧發展。借助計算機加強檔案信息化，使之成為可度量的文字、數據或者是圖表，形成科學模型，呈現出一定規律性，轉變成二進制代碼并傳送至計算機內部，進行統一處理，不僅能實現快速瀏覽，還能提高通用性、安全系數指標，實現檔案信息效能的最大化。[2]

二、信息化視域下高校檔案體系建設的重點

（一）檔案的信息化與安全性。檔案信息化是高校檔案信息體系之基。具體來講，高校檔案信息化重點包含紙質檔案、照片、音頻及視頻檔案等的信息化，這主要是由于檔案有其特殊性，檔案信息的檢索查詢上存在諸多不便，在保管與利用上也受到不同程度的束縛。借助多媒體技術、信息圖像技術等相關信息技術，對其進行信息化處理，將照片、音頻、紙質文件、底片以及視頻等新通過掃描儀、數碼相機、音頻收集器等，采用信息形式將其存于介質中，利用網絡、數據庫數據處理能力，提高檔案信息使用效能。檔案信息安全性是高校檔案管理體系的重要組成部分。該部分重點包含完整性、保密、身份認證、不可否認性等方面，最基本的要求是保密性。檔案信息安全既要保障檔案數據的安全，避免被非法竊取與利用，又要保證檔案信息的完整準確。（二）檔案信息的管理與共享。檔案信息管理重點包含數據的保管、信息的檢索與使用等。信息的使用在檔案信息管理中處于核心地位，完整的信息化檔案管理體系包含目錄、全文、圖像、音頻、視頻等信息的管理。此外，加強高校檔案資源共享有助于為師生提供靈活、便捷檔案信息服務，實現檔案的信息化。檔案信息共享的重點圍繞數據、使用者身份確認以及檔案數據授權等方面展開，師生和檔案數據經由共享機制實現關聯，借助授權機制，將數據的訪問權給予特定用戶，用戶可以通過修改涉密程度來實現對文件訪問范圍的控制。[3]

三、信息化視域下高校檔案管理的創新思路

（一）提高檔案信息化軟硬件建設水平。檔案信息化基礎設施建設在檔案工作中處于基礎地位。加強檔案信息化基礎設施建設，需要堅持全局謀劃、統一模式、分級創建以及安全保密的基本原則；突出檔案信息化管理為基礎，充分借助當前運作較為成功的校園網，創建信息化檔案網絡，全面推動高校信息化檔案體系建設；適當通過增加經費，按照高校檔案館建設的要求，科學配置資源，建立工作站、數碼相機、服務器、掃描儀、數碼攝像機等基礎性設施。在軟件的開發與使用上，可以選擇適宜高校檔案信息管理方面的軟件，并實現與校內OA辦公系統實現對接，實現檔案資源的共享以及自動化管理。（二）加大檔案信息資源建設力度。在信息化時代，要把信息資源與實體資源置于同等重要位置，將它們發展成高校檔案資源的主體之一。從當前對檔案管理的情況來看，檔案的信息化管理還處在初步發展階段，在數據的搜集、使用以及管理等方面還存在一定隨意性，容易遺失信息資源。同時，從高校檔案館發展的未來趨勢來看，只有在提供充足信息資源的情況下，才能滿足廣大師生對信息的訴求，激發檔案的生命力與影響力。。一是創建信息資源的統一標準。一般來講，異構數據庫容易導致“信息孤島”的出現，會降低資源整合水平。為此，需要創建規范化、標準化體系，創建信息檔案信息庫，這是開展檔案資源整合的基礎與前提；需要創建元數據標準、電子檔案存儲格式規范、電子文檔管理標準、音視頻檔案管理規范，更好地厘清現有檔案的基本情況。二是加快傳統紙質檔案的信息化進程，從實際出發，創建信息化檔案庫。實現傳統載體檔案目錄編排的信息化，創建檔案的目錄數據庫，借助信息管理系統來共享目錄內的信息資源。同時，借助多媒體技術，將經過整理與鑒定的音頻、視頻檔案，轉換成信息，并按照聲音、動畫、文字等創建檔案數據庫。也要加快文檔的一體化管理進程，確保信息文件在背景、內容等方面的準確、完整。[4]三是強化電子類文件的收檔與管理工作，并實現信息資源來源的多元化，包含電子文件、網頁、博客、微博等，建立形式多樣的信息資源，如在線檔案、專題檔案、信息檔案目錄以及檔案教室等，確保提升信息檔案收集與管理水平。四是實現檔案信息資源共享。檔案館要充分把握高校信息化建設機遇，依靠網絡發展的獨特優勢，建立信息化檔案管理的計劃與規劃，依托通信、網絡、多媒體技術等為基本手段，形成高校檔案信息主頁，實現網上檔案的歸檔與檢索，方便師生在線瀏覽，全面提升檔案信息資源共享水平。[5]（三）建立檔案安全技術支撐體系。首先，建立WEB下的檔案管理服務體系。在當前高校綜合集成檔案信息管理系統中，主要通過計算機來完成檔案信息的保存、檢索、轉化以及共享等。所以，高校檔案信息管理體系需要為師生提供網狀服務系統，方便師生根據自身需要來檢索與瀏覽檔案信息。借助強大的計算機技術，個人很容易在WEB上獲得建議站點。其次，建立安全技術保障系統。在高校檔案管理中，需要強化網絡安全的管理工作，并采取相關的網絡技術預防措施，免受黑客、電腦病毒等的攻，強化在信息安全與保密。同時，也要對高校檔案管理系統進行實時監控，充分落實網絡安全問題責任，建立信息安全保障系統。再次，建立師生/服務器相支撐的檔案管理結構系統。高校檔案信息管理系統能通過師生/服務器將高校檔案信息管理體系、高校檔案管理結構體系進行銜接，并將其分成客戶機/服務器的結構模式處理共享型檔案信息，借助商業邏輯、用戶界面以及系統數據庫，執行各自任務，完成檔案信息的管理與共享工作。[6]（四）構筑檔案管理信息服務體系，建立復合型檔案管理隊伍。首先，打造檔案管理信息服務體系。一是建立高校檔案用戶需求評價指標，創建檔案管理信息服務系統，讓用戶對檔案信息管理系統存在的現實問題給出科學有效的建議，并對管理系統中教學檔案、人事檔案、科研檔案等不同檔案給出相應評價，進而從現實需要出發創建高校檔案需求評價的整體指標，為檔案信息管理體系的建構提供科學建議。二是善于從用戶的現實需要出發，適當拓寬服務領域，對檔案信息開展綜合性管理，將多元信息類型采用編碼程序轉化成彼此聯系的動態檔案，并從用戶對檔案信息的現實需要、高校教育改革的需求出發，不斷拓展高校檔案信息服務體系，滿足現實的需要。[7]三是創建人性化的檔案管理服務系統。一般來講，高校檔案管理服務系統中包含了網絡化信息化方面的內容。通過對用戶需求的調研，全面了解他們對檔案新系統的需要，有針對性地為用戶提供科學的咨詢服務，改善檔案工作的服務水平，提高對信息管理系統的綜合滿意度。[8]因此，打造檔案管理信息服務體系有助于推動高校檔案管理信息化進程。其次，建立復合型檔案管理隊伍。信息化背景下，高校檔案信息化管理體系屬于高新技術項目，涉及通訊、計算機、網絡技術等多個方面。這要求專業人員既要掌握計算機技術、網絡技術，還要精通檔案管理。所以，高校檔案管理部門要在培養與提升現有檔案館工作人員素質的基礎上，結合實際需要，引進計算機網絡技術、檔案專業等方面的復合型人才。同時，也要從檔案信息化管理的未來需要出發，對從事信息管理方面的人員進行全面的培訓，既要通過培訓掌握專業知識，對涉及檔案管理方面的知識開展綜合性培訓，提升培訓質量，要建立完善的考核評價與競爭激勵機制，激發廣大檔案人員的積極性，提升綜合素養。[9]另外，也要建立人性化的管理服務系統，通過問卷調研形式，了解師生的需求，并有針對性地開展相關的咨詢服務，改善服務態度與服務模式，提供熱情、人性化服務，滿足信息化條件下高校檔案管理的現實訴求，全面提升檔案管理水平。

總之，信息化時代的高校檔案管理，必須借助計算機，實現檔案信息化。信息化時代高校檔案體系建設的重點，體現在檔案的信息化與安全性、檔案信息的管理與共享。為此，信息化時代高校檔案管理體系建設，不僅要加強檔案信息化軟硬件設施建設，加大檔案的信息資源建設力度，還要創建檔案管理的技術支撐體系，建立一流的復合型檔案管理隊伍，全面提升高校檔案管理水平。

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作者:楊旭中 單位:江蘇醫藥職業學院