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摘要：2018年11月19日至21日，聯合國世界地理信息大會在德清縣開幕。德清縣檔案局積極做好大會檔案工作，在大會籌備期間即介入進來；大會期間認真做好檔案收集工作，并重點做好地信大會基礎設施項目檔案管理，工作有成效、有亮點。

關鍵詞：世界地理信息大會;大會檔案工作;工作實踐

2018年11月19日至21日，聯合國世界地理信息大會在德清縣開幕。聯合國世界地理信息大會系全世界地理信息領域規模最大、層次最高的會議，堪稱地理信息界的“達沃斯論壇”。本次大會由聯合國主辦，中華人民共和國自然資源部、浙江省人民政府代表中國政府共同承辦。來自全球108個國家和地區的1300余名嘉賓（含外方嘉賓800余名）齊聚德清，共襄盛舉，縱論地理信息技術發展大勢，共商地理信息新理念。大會正式會議為期三天，即11月19日至21日，主要包括開幕式、閉幕式、1場部長對話會、4場主題全會、圍繞7大議題的35場專題分會和4場專場分會；大會總體活動為期一周，即11月17日至23日，包括展覽展示、全球及區域會議、研討會、技術邊會、考察和體驗活動等。

1大會籌備期間全力以赴、主動介入

1.1 德清縣委、縣政府高度重視大會籌備工作，并且十分重視大會的檔案管理工作，在組建大會籌備組時，就將縣檔案局列為成員單位。縣檔案局也以講政治、顧大局的使命感，按照《浙江省重大活動檔案管理辦法》相關要求，主動對接、精準服務、全面跟進，緊緊圍繞服務聯合國世界地理信息大會這一中心工作部署和落實相關工作，自2018年3月世界地理信息大會德清縣籌備工作領導小組辦公室成立時，即主動參與大會籌備期間的檔案工作。縣檔案局派出法制監督指導科科長作為地信大會檔案工作專員常駐大會籌備專項組，為大會“一辦十部”檔案管理提供業務指導。“一辦十部”即領導小組辦公室、項目推進部、會務接待部、環境保障部、展覽展示部、論壇工作部、產業招商部、安全保障部、新聞宣傳部、志愿服務部、廉政監察部，“一辦十部”下設“一辦十組”。1.2 縣檔案局根據《浙江省重大活動檔案管理辦法》相關要求，提出《關于做好地信大會檔案資料管理的建議》，并與大會籌備辦進行溝通，在此基礎上建立了大會檔案工作領導小組，健全了檔案工作機制，完善了組織框架和歸檔流程，并明確了大會籌備組內“一辦十部”的檔案工作任務和專（兼）職檔案人員職責。各專項組聯絡員按照“每日整理、每周報送”的要求，每天梳理工作中直接形成的、辦結完畢的、有保存價值的文件材料，以及大會籌備活動中形成的照片、錄音、錄像、實物和電子檔案，每周五下班前報送至“一辦十組”中綜合協調組的專職檔案員處。縣檔案局派駐人員每周五對“一辦十部”報送的文件材料進行檢查、整理和歸檔，并通過梳理與匯總查找檔案收集工作中存在的問題，每周進行“一評估、一反饋”，確保大會籌備期間檔案收集齊全、完整、準確。1.3 在聯合國世界地理信息大會之前，召開過多次相關的會議，包括顧問委員會會議、動員會、誓師大會等，如2018年4月召開了聯合國世界地理信息大會國際顧問委員會第一次會議、聯合國世界地理信息大會指導委員會第二次會議，5月召開了聯合國世界地理信息大會德清縣誓師大會，7月召開了聯合國世界地理信息大會合作伙伴溝通會，8月召開了第二十一屆中國遙感大會，9月底召開了中國測繪學會2018年學術年會暨第八屆中國測繪地理信息技術裝備博覽會、聯合國全球地理信息管理專家委員會土地管理專家組會議、聯合國世界地理信息大會指導委員會第三次會議。在相關時間節點上，縣檔案局派駐人員都會及時收集相關的檔案資料。

2大會期間認真履職、強化重點

2.1 做好大會檔案收集工作。切實做到應收盡收，完整收集了大會操作手冊、宣傳手冊的第一版至第四版，以及各類工作方案、流程節點表的最終稿及歷次修改稿。收集的實物更是豐富多樣，如外方部長徽章、記者媒體包、志愿者服裝、文藝演出節目單、接機牌等。大會結束后的半個月內，縣檔案館已將本次大會所形成的檔案全部收集，經過整理歸檔，計文書檔案3905件、照片檔案3000張、實物150件、音視頻檔案170件。2.2 重點做好項目檔案管理工作。地信大會各項基礎設施項目在前期準備階段、施工階段以及竣工驗收階段，都會形成大量的文件材料和竣工圖表，即是地信大會基礎設施項目檔案，這部分檔案具有“雙重屬性”，既屬于城市建設檔案，也屬于重大活動檔案，做好檔案管理工作具有現實意義。大會期間縣檔案館組織開展世界地理信息大會項目檔案專題業務培訓座談會，特別就地信大會基礎設施項目檔案管理進行培訓，并將地信大會籌備工作檔案分管領導、基礎設施項目聯系人、施工和監理資料員作為重點培訓人員，通過培訓有效提升了相關人員的業務素質；會上還邀請大會籌備相關專項組組長、副組長到會講話、座談，此舉提升了相關人員對項目檔案重要性的認識。在接受培訓后項目業主單位以及各參建單位都能按照《浙江省重大活動檔案管理辦法》《建設工程文件歸檔規范》等有關要求，將項目檔案管理與工程項目建設同步推進，按照“項目建設開展到哪里，檔案工作就延伸到哪里”的要求，及時做好檔案收集、整理工作，確保項目檔案齊全與完整。在工作中，縣檔案局強化主動服務意識，做好項目檔案工作的監督指導。

參考文獻：

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作者:鄭盈 林平 單位:德清縣檔案館