導(dǎo)語：檔案管理信息化科學(xué)化建設(shè)策略一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：檔案管理工作作為中職院校管理工作中一項重要的工作內(nèi)容，有利于提高學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量，也有利于培養(yǎng)人才。面對信息飛速發(fā)展的今天，只有牢牢抓住時代特點，實現(xiàn)檔案管理工作信息化和科學(xué)化，檔案管理工作就能夠在中職院校發(fā)揮其作用。從該點出發(fā)，本文重點分析和探究了檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)，為當(dāng)今中職院校檔案管理工作提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；檔案管理；信息化；科學(xué)化

中職教育在我國教育中存在重要作用，中職學(xué)習(xí)檔案管理工作也極為重要。在新時代下，必須要加強檔案管理工作，在原有工作上進行創(chuàng)新和改革，才能開展新時期中職教育，更好的迎合時展，開展電子信息檔案工作。這為學(xué)習(xí)培養(yǎng)人才、建立核心理念提供了基礎(chǔ)保障，在學(xué)校管理工作中具有重要影響。

一、中職學(xué)校檔案管理工作的重要意義

中職院校作為培養(yǎng)人才的重要基地，要想培養(yǎng)出高質(zhì)量的人才，科學(xué)、高效的教學(xué)管理顯得極為重要。作為中職院校管理和發(fā)展的重要組成部分，檔案管理的職能就是真實詳細記錄學(xué)校發(fā)展的狀況，同時還為學(xué)校未來的發(fā)展和規(guī)劃提供參考依據(jù)。例如，校領(lǐng)導(dǎo)若是想直觀快速且正確的掌握學(xué)校的實際財務(wù)狀況和運營狀況等，可以直接去查看學(xué)校的檔案資料，這樣能夠更加便捷且高效。中職學(xué)校的檔案庫中有關(guān)學(xué)生的學(xué)籍檔案資料主要記錄著學(xué)生在校活動的一切軌跡，包括課程情況，生活情況，思想狀況情況。還有教師教育的相關(guān)資料則反映著一個老師的教學(xué)水平和學(xué)校師資隊伍整體情況等。所以，檔案管理的建設(shè)，對于一個學(xué)校來說非常重要，他是學(xué)校教學(xué)情況的真實寫照，為學(xué)校改革創(chuàng)新等一切優(yōu)化活動建立參考價值。同時，也保證了教師，學(xué)生，學(xué)校有序進行，開展日常學(xué)習(xí)等活動。在信息飛速發(fā)展的今天，要想高效和創(chuàng)新的開展檔案管理工作，就要從信息化和科學(xué)化角度出發(fā)。

二、現(xiàn)階段中職學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）檔案管理類型雜亂不清。中職院校的檔案管理工作非常復(fù)雜，內(nèi)容繁多，種類繁雜，要想高效的進行檔案管理工作，就要系統(tǒng)全面的、科學(xué)的分類管理。但在實際的檔案管理工作中，由于檔案管理內(nèi)容混亂，增加了中職院校開展統(tǒng)一分類管理的難度。一些中職院校由于資源匱乏，基礎(chǔ)設(shè)施差，同時還缺乏科學(xué)而系統(tǒng)的管理意識，在進行不同類型的檔案管理工作中，與此不同的是采用了混合式的工作模式。這種模式，不利于檔案工作的有序開展，影響了檔案工作的進度。同時信息化和科學(xué)化的檔案管理也沒有得到體現(xiàn)。（二）檔案管理的手段落后。當(dāng)前中職院校檔案管理工作面臨著許多問題，主要問題是中職院校檔案管理手段落后，在這個信息飛速發(fā)展的時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足錯綜復(fù)雜的檔案管理內(nèi)容。為了適應(yīng)當(dāng)前檔案管理的環(huán)境，需要借助電子信息等發(fā)展平臺，才能有秩序的做好工作。這樣做的目的，節(jié)約的檔案管理工作人員不足的問題，避免消耗多余的人力資源。現(xiàn)階段，必須將電子信息融入到檔案管理中，建立線上數(shù)據(jù)庫等技術(shù)。但從目前的管理工作中來看，大部分的學(xué)生并沒有融合電子信息的有力條件，還是采用傳統(tǒng)的人力管理，導(dǎo)致工作秩序落后。（三）檔案資料應(yīng)用不夠充分。檔案管理工作就是為了開展有序的教學(xué)，為校園的發(fā)展保障后勤，為開展一切活動保障秩序。落后的檔案管理工作智能拖累學(xué)校發(fā)展進程，導(dǎo)致檔案管理工作開展困難，查閱資料困難，不能體現(xiàn)檔案管理工作的意義。所以，要像發(fā)揮檔案管理工作對學(xué)校發(fā)展帶來的有力影響，就必須加強改進。更新管理理念，管理方式和手段，從根本上解決管理思想，才能提高檔案資料的利用率。（四）檔案管理方法缺乏科學(xué)性。中職院校的檔案管理工作中還有許多不完善的地方需要改進，檔案管理制度中的管理方案設(shè)計應(yīng)該具備系統(tǒng)性以及科學(xué)化。在管理方法的缺失，沒有進行科學(xué)話的管理，那么檔案管理工作人員的效率不會得到提高，甚至?xí)?dǎo)致工作的重復(fù)，浪費時間，產(chǎn)生效率低下的影響。首先，大部分中職院校的管理層，認(rèn)為檔案管理工作平庸且無用，思想上認(rèn)識不清，忽視了檔案管理工作的展開對于學(xué)校發(fā)展的積極作用，因此硬件設(shè)施等條件相對來說比較差。其次，中職院校檔案管理的工作人員其自身的綜合素質(zhì)不高，檔案管理工作體制在方式方法上沒有積極的進行創(chuàng)新，檔案管理工作效率低，影響學(xué)習(xí)進程。

三、中職學(xué)校檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)的策略

（一）應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建中職學(xué)校信息化檔案管理平臺。（1）從事檔案管理的工作者應(yīng)該先充分的了解中職院校現(xiàn)階段檔案管理工作的實際狀況，并全方位的對其進行梳理，做好檔案管理工作所面向的人群、工作內(nèi)容、現(xiàn)階段所存有的問題和檔案類別劃分等等基礎(chǔ)的調(diào)查工作。（2）作為中職院校管理層的人員要深刻的認(rèn)識到學(xué)校的發(fā)展離不開信息化檔案管理平臺的建立，在學(xué)校未來的發(fā)展進程中具有重大的意義，因此，應(yīng)給予人力、物力、財力等方面的絕對支持。（3）在展開檔案管理信息化平臺的搭建時，應(yīng)該聘請專業(yè)的人員有針對性對檔案管理工作現(xiàn)存的特點及需要創(chuàng)新改進的方面來進行平臺建立，以保障檔案管理平臺構(gòu)建具有科學(xué)性。（4）檔案管理的工作人員應(yīng)該做好對檔案的類別、數(shù)量等平臺資料數(shù)據(jù)規(guī)劃整理的工作，致使檔案管理信息化平臺在建設(shè)時有可靠的文獻支撐。（5）檔案管理信息化平臺應(yīng)該銜接于校園內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)，為中職院校中的老師和學(xué)生們在進行檔案資料查閱時提供便捷的信息化平臺。（二）做好電子檔案的收集和完善工作。一是在對中職院校檔案管理信息的數(shù)據(jù)庫建設(shè)時要積極對待，依據(jù)檔案的具體內(nèi)容和類型豐富數(shù)據(jù)庫的資料內(nèi)容，在把紙質(zhì)版的檔案資料轉(zhuǎn)化為電子版的同時，還應(yīng)該進行全方位的與之相應(yīng)影像以及圖片的收集整理，使得電子檔案的內(nèi)容豐富多樣。與此同時，還應(yīng)該把紙質(zhì)版的檔案和電子化的檔案互相銜接起來，及時的對電子檔案中存在的問題進行完善和彌補，以保證電子檔案管理內(nèi)容的全方位化。二是為了便于電子檔案的查詢、閱讀以及運用，電子檔案管理平臺和信息化管理平臺兩者之間應(yīng)該相互適應(yīng)。同時，電子檔案管理人員在進行量大且內(nèi)容繁雜的收集與整理工作時，應(yīng)該秉持著認(rèn)真、仔細且負責(zé)任的態(tài)度，有序的進行檔案管理工作。（三）科學(xué)開展檔案信息的管理和分門別類工作。在檔案信息管理方面，很多中職學(xué)校都存在著分類與管理的混亂問題，這為教師與學(xué)生進行信息查詢造成了一定的困擾，也為管理者的管理增加了一定的困難，為了避免這一系列的問題，處于信息時代下的院校，要想抓住時代特性，就必須跟進時代步伐，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立電子檔案信息系統(tǒng)。對不同屬性的檔案進行歸類，整理。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，建立檔案目錄，每條目錄下分別歸類不同的內(nèi)容。保證教師和學(xué)生瀏覽時，可以快速有效的進行閱覽。再建立目錄指引，根據(jù)關(guān)鍵詞，快速搜索想要的信息，加快內(nèi)容指引，為廣大師生帶來便捷，更能減輕檔案信息管理者的負擔(dān)，提高工作效率，這對中職學(xué)校具有十分重要的發(fā)展意義。（四）保證檔案管理電子設(shè)備應(yīng)用的科學(xué)性。（1）計算機設(shè)備，它是電子檔案建設(shè)、管理的一個最為重要的基礎(chǔ)設(shè)備平臺，為檔案管理工作的順利展開提供了絕對支持。（2）打印機，主要是將電子檔案通過打印機轉(zhuǎn)變成紙質(zhì)的檔案，為檔案資料在應(yīng)用上提供打印的服務(wù)，這樣可以大大降低檔案資料混亂和丟失的概率，便于大家對檔案的使用。（3）掃描儀，將紙質(zhì)檔案通過掃描儀將其轉(zhuǎn)化成電子PDF檔案，這樣能夠確保檔案信息的完整性、有序性和真實性。除了以上幾種設(shè)備之外，還有其他的一些常用電子設(shè)備，例如移動硬盤、云盤、光盤等，這些都為中職院校的檔案管理信息化建設(shè)提供了可靠的支持，作為學(xué)校應(yīng)該積極、合理的利用它們。綜上所述，中職院校檔案管理對學(xué)校的發(fā)展和教學(xué)有著極為重大的意義，是中職學(xué)校管理與未來發(fā)展的一個重要的構(gòu)成部分。在當(dāng)今信息時代的發(fā)展中，現(xiàn)階段，不管是本科院校，高職院校還是中職院校，要想解決檔案管理工作中產(chǎn)生的困難，就必須從科學(xué)的角度出發(fā)，根據(jù)時代特點，進行符合時代特性的創(chuàng)新，加快改革步伐，利用新型互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，完善電子檔案信息等，維護和完善電子檔案的承接硬件與軟件。促進各大院校的檔案管理工作質(zhì)量和效率得到有效的提升，并且在處于信息化發(fā)展的時代下能夠更加科學(xué)、穩(wěn)步的前進。

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作者：史雅蕾 單位：大同市衛(wèi)生學(xué)校