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摘要：建設項目檔案規范化管理對提升建設項目管理水平、提高建設項目工程質量具有積極的現實意義。本文在分析了建設項目檔案規范化管理存在的標準不統一、收集不完整和外部保障較弱的基礎上，指出了建設項目檔案規范化管理的基本要求，并結合建設項目檔案管理實際，從思想、制度和保障三個方面就實現建設項目檔案規范化管理提出了具體的對策措施，對進一步提升建設項目檔案規范化管理水平具有積極的現實指導和借鑒意義。

關鍵詞：建設項目；檔案規范化；規范化管理

建設項目檔案是項目建設過程中形成的具有保存價值的原始資料，具有“不可再生性”和“無法替代性”特點。項目建設完成后，所形成的大量建設項目檔案也是項目后期運營、維護、審計等工作的重要依據，在項目建設監督和檢查中發揮著重要作用。因此，保證建設項目檔案規范化管理對提升建設項目管理水平、提高建設項目工程質量具有積極的現實意義。

1建設項目檔案規范化管理存在的問題

1.1建設項目檔案管理標準不統一。建設項目周期長，檔案資料來源廣泛，涉及項目的業主方、設計單位、監理單位和施工單位等主體，即便是同一個建設工程項目，也往往存在工程聯系單、技術交底表格格式，以及設計變更通知單等重要資料不統一的現象，有的繼續沿用2007年以前的老版本、老格式。此外，建設項目檔案資料中存在簽章手續不完整，甚至存在代簽現象，導致了建設項目檔案資料的真實性、原始性受到影響，不利于后期的規范化管理目標的實現。1.2建設項目檔案資料收集不完整。建設項目涉及的單位眾多、建設項目周期長，加之領導檔案管理的重要性認識不足，使得建設項目檔案資料收集不及時、不全面，最終影響了檔案資料收集的完整性。例如，在建設項目檔案管理中的技術標準清單、項目計劃、施工記錄以及設計變更等一些重要資料收集缺失，影響了建設項目的竣工驗收、審計和項目的運營維護。此外，項目資料員思想上不夠重視、檔案業務專業能力不強等因素的存在，都會直接直接影響建設項目檔案的規范化管理。1.3建設項目檔案規范化保障較弱。重經濟效益輕項目管理，尤其是對檔案資料的收集和管理重視程度不夠，給予建設項目檔案規范化管理必要的保障力度不夠。一方面，建設項目檔案規范化管理所需的人才隊伍缺乏，專業化、復合型人才保障不足，在日益增長的建設項目檔案管理的現實面前，難以有效滿足當前建設項目檔案規范化管理的現實需要。另一方面，建設項目檔案規范化管理所需的軟硬件設備投入不足，必要的檔案管理專門軟件缺乏，檔案管理場所條件難以滿足“九防”標準和要求，使建設項目檔案規范化管理缺少必要的外部條件保障。

2建設項目檔案規范化管理的現實要求

規范化是指在檔案管理實踐中，通過制定、和實施標準、規范、制度等達到統一，獲得最佳管理秩序和社會效益。在信息化時代背景下，建設項目檔案規范化管理需要確保所有建設項目的檔案信息結構完整、規范統一、科學合理。具體來說，當前建設項目檔案規范化管理要求：2.1檔案收集和整理規范化。所謂規范化管理應包括從建設項目檔案資料形成之初，資料的收集和后期的整理、歸檔等均嚴格按照《建設項目檔案管理規范》（DA/T28-2018）、《紙質歸檔文件裝訂規范》（DA/T69-2018）、《紙質檔案縮微數字一體化技術規范》（DA/T71-2018），以及《檔案法》的要求，確保建設項目檔案資料收集完整，根據建設項目檔案資料的名稱、來源（如監理、竣工驗收、建設等）、時間要素，進行規范整理和分類。尤其是在信息化、數字化時代，要對虛擬空間的檔案信息進行數字化收集、分類和整理。總之，從建設項目檔案的形成周期來看，收集和整理的規范化是基本要求，也是直接影響后期檔案規范化管理水平的重要因素。2.2實體和數字檔案規范化。為了提升建設項目管理的信息化水平，計算機信息系統與檔案管理實現了深度融合，由此也產生了大量的數字化形式的建設項目檔案載體，而且占據了相當大的比重，已經成為與紙質類檔案相當數量的一類檔案形態。因此，在建設項目檔案規范化管理中要始終堅持實體檔案與數字檔案并重原則，既要注重紙質檔案的原始性、憑證性功能和作用，注重實體檔案，尤其是大量設計、施工類圖紙檔檔案館室建設案的安全保護，避免因潮濕、光照、火災等因素影響到實體檔案的安全，此外，要借助計算機信息技術，以及光盤、磁盤等，注重數字化檔案的存儲和管理，提升建設項目檔案管理的規范化技術應用水平。2.3檔案載體和信息的安全性。建設項目檔案規范化管理是建設項目檔案管理的目標，要達到這一目標離不開“安全”作為保證。首先是要保證檔案管理系統的安全性。把計算機信息技術應用到建設項目檔案管理中，實現了建設項目數字化檔案“雙備份”和“異地備份”處理，實現了建設項目數字化檔案與紙質實體檔案的同步歸檔、同步管理和同步利用，因此，首要條件是要保證檔案信息系統的安全和穩定，尤其是軟件及操作系統做好防病毒、防黑客攻擊。其次是要確保檔案數字信息的保密性。規范化離不開項目檔案的信息保密工作，通過物理、技術手段對建設項目數字信息檔案進行加密處理和物理隔離等，在確保規范化的基礎上防止重要檔案信息泄密。

3建設項目檔案規范化管理對策建議

3.1思想上，高度重視檔案規范化管理。思想是行為的先導。建設項目檔案規范化管理的首要問題，是要解決思想認識上的問題，即建設、監理、施工、設計等各參與方都應高度重視項目檔案規范化管理的現實意義，從職責上進一步明確各方在基建項目檔案規范化管理中的責權利，嚴格落實“誰主辦、誰形成、誰負責”，以及“統一領導、統一標準和分級管理”的原則，結合建設項目檔案管理的實際需要，采取“前期準備、過程控制、同步歸檔和分段移交”的管理方式，全過程重視檔案管理的規范化標準和要求，確保建設項目檔案管理的規范、有序。此外，要重視檔案規范化管理的監督工作，由項目檔案領導小組組成項目檔案質量監管小組，負責各部門移交來的檔案資料，按照標準和規范要求，做好建設項目檔案收集、整理、歸檔、保管和開發利用的全過程規范化。3.2制度上，嚴格執行檔案規范化要求。要嚴格執行建設項目檔案管理的規章制度，如《檔案法》《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》《科學技術檔案案卷構成的一般要求》《建設項目檔案管理規范》《企業檔案工作規范》《紙質歸檔文件裝訂規范》《紙質檔案縮微數字一體化技術規范》《建設項目（工程）檔案驗收辦法》等法律法規和規章制度，并結合實際，制定本行業或單位的《項目檔案規范化管理實施細則》等，嚴格做好紙質檔案資料和數字化檔案資料的規范化管理，嚴格按照標準和要求，對各部門移交來的文字、圖紙、圖片、聲像及電子資料等，按照相關規定和要求，對建設項目檔案進行科學的分類，設置相應的歸檔類目。例如，規劃設計檔案、基本建設檔案、工程竣工檔案等，確保建設項目檔案管理符合國家或檔案部門的規范標準和要求。此外，《項目檔案規范化管理實施細則》還應明確各方歸檔范圍，以及移交檔案的具體標準和要求，案卷整理、組卷、編目、借閱、歸還等要求，通過嚴明的制度標準，確保建設項目檔案管理的規范化。3.3保障上，加大檔案規范化保障力度。建設項目檔案規范化管理離不開必要的軟硬件支持和保障。從硬件保障方面來說，建設項目檔案管理領導機構，以及各單位都應高度重視基建項目檔案規范化管理工作，改善檔案管理條件，添置必備的先進檔案管理軟件、計算機、掃描儀，按照“九防”的標準和要求，建立先進的項目檔案管理庫房。從軟件保障來看，要注重建設項目檔案規范化管理所需的專門的檔案管理軟件，制定檔案規范化管理方面的規章制度，如移交、歸檔、借閱和銷毀等方面的制度，滿足建設項目檔案規范化管理所需的制度性保障。此外，要加大項目檔案規范化管理所需的人才支持和保障。根據單位檔案管理工作量的實際情況，適當增添一定數量的檔案管理人員，并做好現有檔案管理人員的業務知識培訓，優化建設項目檔案規范化管理人員的知識結構，尤其是要加強計算機、建設項目等領域知識的培訓，提升從業者的綜合素能。

建設項目檔案規范化管理對提升建設項目管理水平、提高建設項目工程質量具有積極的現實意義。應高度重視建設項目檔案規范化管理工作，思想上要高度重視，行為上要堅決執行各項規章制度，并為建設項目檔案管理提供良好的外部保障，進一步提升建設項目檔案規范化管理水平。

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作者:孫慶楠 單位:陜西延長中煤榆林能源化工有限公司