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摘要：高校教學檔案是反映學校辦學水平和辦學能力的重要支撐材料，是各層次教學檢查和評估工作開展的重要依據。提高高校教學檔案的規范化管理水平，使教學檔案更好地為高校的教學、科研、管理等工作服務，是高校的重要任務之一。分析了當前高校教學檔案管理中存在的問題，對如何提高高校教學檔案規范化管理水平提出了對策建議。

關鍵詞：高校；教學檔案；檔案管理

高校教學檔案的管理水平是高校整體管理水平的重要體現，高校教學檔案的規范化管理有利于提高高校的教學、科研和管理工作水平，同時也推動著教育、教學改革的順利開展。由于各方面的原因，高校教學檔案的歸檔、管理和利用都存在著不規范的問題，這不僅不利于教學檔案管理水平的提高，也增加了檔案利用的難度。因此，高校必須不斷加強和完善教學檔案的規范化管理，提高對這項工作的重視程度，建立優秀的管理隊伍，并積極利用現代化網絡信息技術手段，不斷提高高校教學檔案的管理能力和管理水平。

1高校教學檔案及其規范化管理的重要性

教學檔案是在教學管理和教學實踐中形成的具有參考價值的重要材料，一般包括教學管理類文件、教學質量監控材料、學科和課程建設類材料、教師業務材料、學生學籍材料、實物等，加強高校教學檔案規范化管理十分重要。（1）教學檔案是高校開展各項教學活動和進行教學管理的重要參考資料。教學管理人員需要借助于過往已形成的教學檔案，對其進行分析、統計來判斷教學過程和程序，并以此為依據幫助管理人員做出科學的決策和判斷，保證教學活動的有序進行。由此，高校的教學檔案工作很大程度上關系到學校的教學水平和教學質量的提高。（2）學籍檔案記載了學生從入學到畢業的全部學習過程，這些寶貴的檔案材料成為學生今后就業、深造、學歷認證、留學等重要依據。學生學籍檔案在教學檔案的存量中占比較大，加強教學檔案管理也就加強了學生學籍檔案管理。（3）加強高校教學檔案規范化管理意義重大———保證了教學工作成果的完整性，保證了教學檔案真實、有效，保證了高校科學決策和持續發展。檔案管理規范化總是與檔案信息化相聯系，將檔案信息錄入系統，能有效保證檔案格式的規范、統一，更易于快捷查找和利用，使日益龐大的教學檔案管理跨出一大步。由此可見，科學完善的教學檔案管理制度對于高校的教學管理是十分重要的。

2高校檔案管理的現狀和問題

隨著我國高等教育事業的蓬勃發展，高校規模不斷擴大，教育層次與教育形式越來越多樣化，高校的檔案管理工作更加復雜多變，對高校檔案管理制度、隊伍建設等方面都提出了新的要求。但現有的高校檔案管理工作還存在一些問題，歸納起來有以下幾方面。2.1教務管理人員檔案意識薄弱。（1）我國高校教務工作中，各層次的教務管理人員是形成、接收第一手教學檔案的人，他們對教學檔案的重視程度決定了教學檔案能否按照要求規范收集、整理、移交。但在目前的教學檔案管理工作中，有些教務人員把主要精力放在了教學和科研上，忽視檔案的重要性，使部分重要的原始教學檔案材料不能及時歸檔。另外，教務工作人員精力有限，基本教學檔案類目歸檔工作量大，主動收集、擴大收集檔案材料范圍難。這也是教學檔案收集范圍較為局限的原因。（2）教學檔案管理需要配備專門人員、購置必要的裝備和工具，但一些教學單位對于檔案工作重視不夠，缺少主動性和積極性，人、財、物的投入不足，教學檔案的規范化管理在政策上得不到扶持，經費上得不到保障，難以形成有效的管理制度。（3）有些部門的教學、科研人員檔案意識薄弱，不能及時地將自己的教學資料和學術成果作為留檔資料交檔案室保管，使得檔案收集的完整性和連續性受到影響，教學檔案無法形成規范性文獻。2.2教學檔案管理專業化程度低。（1）教學檔案管理體制不完善，硬件基礎設施不具備。學校的檔案管理屬于基礎業務性工作，比起教學、科研、學生管理等部門，短期難以獲得可觀效益。因此，學校管理部門常常忽視檔案管理工作，投入的資金較少，檔案管理部門缺少必要的硬件配置，甚至有些學校都不設置檔案館（室），檔案規范制度落實成為一句空話。（2）對于高校而言，教學是重中之重，是基礎，加強教學檔案管理十分重要。教學檔案管理重在“管理”二字，但管理不是簡單地將檔案堆放或上架，管理過程有很強的專業性。但目前有些高校的檔案管理隨意性很大，教學檔案丟失、檔案材料存放凌亂的現象時有發生。（3）一般高校的教學部門都不配備專職的教學檔案管理人員，教學檔案管理工作多由行政人員兼任。而兼職的行政人員多數沒有經過專業的檔案工作培訓，缺乏檔案管理的專業知識，甚至由于行政事務繁忙而無暇顧及檔案工作，使得教學檔案不能按時歸檔或歸檔不完整等，嚴重影響教學檔案規范化管理的質量和水平。2.3教學檔案利用率不高。許多高校雖然設立有檔案館（室），對教學檔案進行收集和管理，但是教學檔案的利用效率仍非常低下。究其原因有以下幾方面：一是許多高校能夠提供的教學檔案利用范圍較小，多局限于給學生開具各類檔案證明材料以滿足學生學歷認證、補充檔案、就業、繼續深造等方面的需要，并沒有充分發揮教學檔案的真正價值；二是當前很多高校的檔案管理還是傳統的管理方式，檔案介質以紙張為主，隨著借閱次數和保存時間的增加不斷磨損，不利于教學檔案的重復利用，在一定程度上限制了檔案作用的發揮；三是傳統管理方式的特征之一是過多利用人工查找，如果沒有一套詳細而完整的檢索工具，查找檔案的過程相當不易，也導致了教學檔案利用率低下。

3提高教學檔案規范化管理水平的對策

3.1提高學校領導與管理人員重視檔案工作的意識。學校各級領導及教學單位管理人員要提高對教學檔案管理工作的重視程度，充分認識教學檔案的重要意義，投入更多時間、精力和財力來規范教學檔案管理。首先，要加強教學檔案管理隊伍建設，將具有良好道德品質及檔案專業知識的人員納入檔案管理隊伍。高校教學檔案管理人員必須具有良好的道德品質，教學檔案涉及學校教學管理過程、教學改革與發展、學生學籍等重要內容，有較強的保密性，管理人員不得隨意泄露，更不得改動，這對管理人員的思想素質提出了較高的要求，需要引起領導者和管理人員充分重視。其次，作為高校教學檔案管理人員，不但要有良好的思想品德，更要有愛崗敬業的奉獻精神，要重視學校的檔案管理工作，兢兢業業，細心對待工作，充分發揮主觀能動性和創新精神。再次，學校要重視加強檔案管理的基礎建設，設立專門的檔案館（室），及時更新檔案管理的硬件設備，給予檔案管理人員更多的政策、資金支持，推動檔案管理工作邁向規范化。3.2加強對教學檔案管理人員的指導和培訓。教學檔案是高校檔案的重要組成部分，高等教育深入改革和以計算機、網絡技術為代表的現代信息技術的迅猛發展，都對高校教學檔案工作提出了更高的要求。教學檔案管理人員也要不斷提高專業化、規范化的工作素養來面對新形勢、新挑戰。高校要重視加強對教學檔案管理人員的培訓，提高其業務水平和工作能力，使他們能夠不斷地與時俱進，掌握檔案管理的新技能、新知識。教學檔案管理人員自身也應主動適應時代需求，不斷學習，提高自身的素養，以適應新時期高校教學檔案管理的要求，努力使教學檔案工作切實為高校教育、教學服務，在高等教育發展中起到推動作用。3.3檔案分類及收集標準要具有延續性。高校檔案大多設有多個全宗，基本上都是由于歷史原因造成的。多全宗易出現多標準，一些年代較遠的檔案更是連檔號都沒有，僅是簡單地按照年度、部門加以區分，在部門職責變動的情況下，以后再利用檔案就無從下手。無規矩不成方圓。檔案管理要有統一的標準，只有從標準入手，才能不斷加強檔案規范化建設。首先，要確立明確的檔案分類管理模式，科學合理地進行檔案分類，且分類要具有延續性，這樣檔案的整理才能規范統一、有章可循。其次，要建立一個規范化的管理指標體系，根據不同培養層次、學科門類和有關部門教學檔案形成的特點與規律，建立一個科學合理的管理標準，最大限度地收集齊全應歸檔檔案，大力豐富館藏。再次，要重視紙質檔案整理規范，用好檔案管理系統。即建立一個有效的收集、整理、校對管理體系，使教學檔案管理工作始終在規范化的道路上運行。3.4完善教學檔案管理制度。制度建設的保障作用不容忽視，要想提高教學檔案管理的規范化水平就必須加強教學檔案管理制度建設。實際工作中，可以將檔案歸檔工作納入目標考核，成為學校管理制度的重要組成部分。為教學檔案各歸檔部門設立專門的目標和獎懲機制，將教學檔案歸檔完成情況作為考核教學單位管理水平的一項指標。同時，教學檔案管理制度的建立，必須立足于教學活動實際情況。當然，制度制定者在整體把握全校教學工作基礎上，注意區分不同教學單位的差異性，最終形成以研究生管理部、教務處、繼續教育機構等為核心，覆蓋全校教學單位和學歷層次的歸檔體系，完善教學檔案管理制度，并在確保齊全歸檔的前提下，不斷豐富和完善各項制度，如檔案保管制度、查借閱制度、檔案信息安全制度等，提高檔案管理規范化水平。檔案部門要對教學單位檔案的收集進行不定期檢查、指導，及時發現檔案管理工作中不規范的情況，防微杜漸。3.5充分利用互聯網技術提高檔案管理水平。在技術方面進行突破，創新規范化管理手段，也是提高檔案規范化管理水平的重要策略。隨著現代信息技術、網絡通信技術和多媒體技術的發展，電子檔案管理模式成為當今檔案管理工作的必由之路。目前，高校的辦學規模在不斷擴大，高等教育教學改革也在不斷深化，使用數字化方式進行檔案管理，可大大提高教學檔案管理工作的質量和效率。因此，各高校檔案管理部門應引入互聯網和大數據技術，充分利用互聯網和大數據技術收集、儲存教學檔案，極大地提高教學檔案的利用效率。

4結語

教學檔案管理是一項重要的教學管理工作，高校教學檔案管理水平亟待提高。實現教學檔案規范化管理既需要我們不斷轉變意識和付諸行動去適應新時期的新要求，也需要我們及時地利用新技術不斷提高教學檔案的規范化管理水平，更好地整理和使用教學檔案，使教學檔案在教育、教學活動中發揮應有的作用。

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作者:楊軍 單位:山西財經大學檔案館