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圖書館員信息化管理就是通過集中式的信息庫、自動處理信息、館員自助服務、外協以及服務共享,進而達到提高效率、改進館員服務模式為目的,這從根本上改變人才信息資源的儲存方式、管理方式和服務模式,以快、準、精地提供有特色的知識產品和優質服務。

圖書館員信息化管理價值體現的必要性

技術/設備到位。選擇技術成熟、兼容性、通用性強、運行穩定的硬件設備和管理軟件(采用C/S+B/S架構,可實現不同系統之間的交互),或根據本館的性質、服務功能進行自行研制管理軟件,保證信息化系統上線后良性運作,高效使用和安全維護。

館領導重視。圖書館員信息化管理的方向、目標需要有長期規劃,逐步走向規范化,以提高信息化的決策水平。同時為了使其能夠持續穩步地發展,有豐富的IT知識和閱歷的項目主管如技術部主任和有豐富人力資源管理資歷的圖書館館長的鼎力支持是圖書館員信息化管理得到有效實施的基礎條件。

建立客觀可行評價指標和方法。通過圖書館服務流程分析和崗位分析,明確各項工作在服務流程中所處的地位和作用,確定考核點和制定考核指標,并制定針對該工作切實可行的考核標準和實施方法。

圖書館員信息化管理在人力資源管理中的價值體現

(一)服務信息化

圖書館員信息化管理的價值主要體現在全體館員的信息化思維和服務觀念的徹底轉變。館員學習平臺設有專家解答、業務知識總結、行業信息、案例研究等功能,并伴有搜索引擎,館員可隨時上網進行知識學習或下載資料,實現了全體館員的自主學習和知識共享。根據館員目前的崗位、自身能力狀況和圖書館對館員的能力要求,確定館員的培訓需求,并開設相關的培訓課程或提供相應的外出學習、培訓機會,并將培訓總結公布網上,供所有館員學習。

(二)高速快捷的管理平臺

招聘平臺以能力素質模型為核心,將圖書館未來戰略目標進行目標分解,然后形成各個崗位的崗位責任與素質要求以及其他相關指標,將未來所需人力資源結構、職位和人才要求從模塊數據庫里提取出來,形成完整的招聘計劃。在線管理平臺可查看其下屬館員的相關人力資源信息并更改其職權范圍之內的信息。自主管理平臺使館員可在線提交請假/休假申請并進行相關的審批程序和維護個人信息、查詢個人考勤記錄等快捷便利的自助服務。

(三)及時全面的績效管理

圖書館員的績效管理信息化過程見圖1。它通過績效目標制定、績效實施與管理、績效考核與反饋、績效考核結果的應用及改進這四個步驟的循環活動,指導圖書館員不斷提高工作績效,從而改善部門整體績效的持續交流和溝通過程。根據各崗位館員考核要素和權重,從德、能、勤、績、廉五方面,參照基于服務業務流程的SCOR模型和“KEMPT”模型績效考核模式進行專業指標,關聯指標(兩者占70%)和階段性任務指標(占30%)的月度全部考核,按照館員工作業績、服務能力、服務態度、服務及時性等方面進行館內館員及來館讀者網上在線考評。通過對圖書館部門組織、館員個人的工作績效的管理和測評,提高館員個人的工作能力和工作效率,增強館員市場意識,從而提高圖書館整體工作效能,增強圖書館信息服務競爭力。

(四)持續高效的激勵機制

結合績效管理,實行基礎分加分或減分及紅燈警示等方法,并與薪酬工資掛鉤,形成激勵爭創優良服務業績激勵機制。同時激勵的手段多樣化,如館員個人能力的優先發展機會、承擔更多的工作責任、獲得職位的提升,以及獲得公開的精神獎勵等,促使館員產生強大的績效改進動力和壓力,在平等、合作的氛圍中促進了館員相互之間的學習和鼓勵,充分調動館員的積極性和創造性。

總之,實行圖書館員信息化管理可促使館員認識到工作中的不足,激發館員的工作熱情和創新,發揮最大潛能,進而提高圖書館組織整體的工作績效及整體效能。