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一、加強高校經濟合同控制的必要性

（一）有助于學校防范法律風險，維護合法權益。市場經濟條件下，高校在參與社會經濟活動時與其他經濟組織產生利益沖突在所難免。合同作為調節簽約雙方經濟關系的依據，能夠以法律形式規范合同訂立與履行過程中的行為，保護合同當事人的合法權益。有效的合同控制，一方面能夠培育高校信用，推動高校自覺履行合同義務，預防經濟糾紛，減少經濟損失；另一方面，能夠規范、約束合同雙方交易行為，保護學校在合同中的預期利益和交易成果，維護學校合法權益，不受違約方侵害。（二）有助于學校預算執行管理，提高財務管理水平。經濟合同是學校預算執行的重要手段，是學校重大經濟活動的先導，是學校一系列互相銜接、互相監督、互相制衡、共同協調行動的經濟活動的橋梁。經濟合同控制貫穿于學校對重要經濟活動進行組織、執行、監督和檢查的全過程。有效利用合同控制能夠協調學校內部各方關系，合理配置各類資源，規范預算管理，提高財務管理水平，有效防范各類風險。（三）有助于學校控制財務風險，提升資金使用。效率當今社會，金融滲透到社會的各個領域，逐漸成為現代經濟的核心，高校已經越來越多地參與到金融活動當中，能否通過合同管理有效控制金融和財務風險，關系到學校持續高質量發展。有效利用合同控制對復雜金融合同制定風險應對策略、監控和計量財務風險，則能夠保證合同目標與學校財務戰略目標相協調，控制學校融資風險；同時，有效的合同控制，能夠幫助學校節省交易時間，降低交易成本，保證交易正常進行，加速資金周轉，減少費用，提升學校資金使用效率。

二、高校經濟合同控制現狀

（一）合同組織管理和運行機制。在合同組織管理及運行機制方面，有的沒有設置經濟合同的統一歸口管理部門和崗位，合同管理工作職責分工不明確，不相容崗位未實現相互分離；有的合同管理組織領導與協調機制不完善，還存在多部門共同管理的邊際盲區；有的合同管理制度和流程不健全，缺乏系統規范的合同管理制度文本；有的各職能部門合同管理混亂，各自為政，出現多頭管理現象；有的不同類別的合同的授權審批和簽署權限不明確，出現未經授權或越權審批、簽署；有的將需要招標或領導審批的重大經濟合同拆成標的金額較小的若干不重要合同，采用化整為零的方式，有意拆分合同，故意規避合同控制規定；有的合同管理手段落后，仍然停留在傳統、單一的人工管理方式。（二）合同的訂立。在合同訂立方面，有的簽約人法律風險意識不強，延續著傳統觀念和經驗做法，未經授權違規簽訂擔保、借貸和投資合同；有的未建立信用評價體系；有的泄露合同談判策略；有的合同簽訂雙方主體資格不合法；有的對簽約方履約能力和商業信譽評價不恰當；有的合同內容和條款不合理、不嚴密、不完整，文字表述不嚴謹，未準確表達談判結果，存在重大疏漏和欺詐，或違反國家法律法規及國家行業產業政策；有的合同談判中忽略合同重大問題或重大問題上做出不當讓步，談判經驗不足，缺乏技術、法律、財務、會計等專業知識支撐；有的合同印章管理不當，或者沒有使用合同專用章，簽署后的合同被篡改；有的合同訂立過程不透明，缺乏民主決策過程，學校利益得不到保障；有的合同訂立過程缺少書面記錄，出現問題后難以追究責任；有的合同訂立隨意，相互復制條款，漏洞明顯。（三）合同的履行。在合同履行方面，有的校內各部門缺乏有效溝通，未按照合同條款規定履行合同；有的合同未明確事項，未及時協商溝通處理，合同無法正常履行；有的應變更合同內容或條款但未采取相應的變更行為，合同變更未經相應的程序；有的未建立有效的合同糾紛處理機制，合同糾紛處理不當，錯過了國家法律規定的訴訟時限，貽誤了最佳時機；有的違反合同條款，未按合同規定期限、金額或方式付款或在沒有合同的情況下盲目付款；有的未達到終止條件的合同終止，合同終止未辦理相關的手續等。（四）合同的歸檔。在合同歸檔評估方面，有的未妥善保管合同文本及相關資料，管理方式停留在傳統的單一的人工方式，合同保管工作不到位，合同歸檔不及時甚至出現紕漏；有的未建立合同信息安全保密機制，合同管理不嚴格，在合同談判、訂立、履行過程中，泄露商業或學校秘密；有的未建立合同管理后評估制度，合同管理虎頭蛇尾；有的合同管理后評估程序不合理、方法不科學，合同管理中的問題長期得不到解決。

三、高校經濟合同控制制度的設計

（一）合同管理組織體系控制。1.合同管理組織控制。建立完善的合同管理組織體制，加強對學校合同的集中統一管理，成立合同控制領導小組，指定合同歸口管理部門，根據經濟業務類型，設置相應的合同管理崗位，實行不相容崗位相互分離、制約和監督，明確合同管理人員專業勝任能力和職業道德素養要求，對合同事務實行審核把關、統一管理，確保簽訂合同的格式、內容合法合規，符合學校利益；同時，建立合同管理各部門之間的溝通協調機制，明確經濟業務承辦部門、合同歸口管理部門、財務部門、審計或紀檢部門在合同管理中的職責分工和協作運轉方式，加強其協同整合能力，確保經濟業務承辦部門、財務部門、審計或紀檢部門與合同歸口管理部門之間及時進行有效的信息交流，優化資源配置，形成管理協同機制，促進合同管理與財務預算、資金收支、工程項目、資產及采購等管理的有機結合。2.合同管理制度流程控制。學校要加強合同管理制度建設，建立健全規范的合同管理制度體系，設計嚴密的業務流程，對合同實行分級分類管理，明確合同訂立的授權審批程序、權限，確保所有簽訂合同經過學校合法授權，嚴防簽訂超出有關規定范圍的合同情況的發生，嚴禁校內部門、單位或個人未經授權以學校名義對外簽訂各類合同，嚴禁違反上級規定簽訂擔保業務合同、對外投資合同和資金借貸合同。同時，學校應全面梳理合同管理業務流程的各個環節，查找各環節可能存在的風險，確定關鍵控制點，明確合同管理在合同調查、談判、審核、簽署、履行、結算等各環節的控制要求，不相容崗位相互分離、相互制約、相互監督，并設置相應的記錄或憑證，及時、客觀記錄各環節業務的完成情況，實行痕跡管理，確保合同訂立、履行、后續管理等環節得到有效控制。3.合同管理歸口控制。學校根據自身實際情況，設置合同歸口管理部門，制定部門工作職責；根據合同管理需要，定編定員，定崗定責，對合同進行統一規范管理。具體來說，負責梳理學校合同管理業務流程，進行風險評估，確定關鍵控制點，制定合同管理制度體系，發揮專業特長，審核合同權利義務的對等性、違約責任、爭議解決方式等重點條款內容，提出修改意見，管理合同標準文本和相關資料，參與學校重大合同的文稿起草、協商談判、內容審查和正式簽訂，監督檢查合同的履行、變更、解除等情況，組織相關部門開展合同糾紛的調節、仲裁、訴訟活動，妥善保管合同專用章，對合同履行情況進行適時登記，對合同資料進行及時歸檔等，定期進行自我評價，及時發現合同管理中的高風險點和薄弱環節，有針對性地修補漏洞和糾正偏差，實現合同管理的不斷完善。（二）合同前期準備控制。1.合同策劃控制。合同策劃是合同業務的起點，也是合同控制的起點。學校應明確合同簽訂的經濟業務范圍、合同訂立的業務流程，規定凡是應當簽訂合同的經濟業務或事項均應按照流程簽訂書面合同，不得用其他方式替代；不得將需要招標或領導審批的重大經濟合同化整為零，拆分成若干金額較小的經濟合同；嚴格審核合同策劃是否符合學校事業發展和長遠利益，是否與學校年度工作目標或項目目標一致，協調好合同在內容、技術、時間上的可行性；加強計劃管理，防止因簽訂合同導致超計劃投資、超預算支出。2.合同調查控制。建立合同調查協調機制，組建合同調查工作組或類似組織，落實合同調查的主體責任，制定相關崗位的工作職責，明確調查人員專業素質和職業道德要求，并簽訂責任書。合同調查過程中，應重點審查合同對方當事人的資信情況，具體審查訂立合同當事人的主體資格是否合法、簽約代表人授權書是否有效、法律地位是否平等、是否遵循相關法律法規與公序良俗原則、營業執照是否有效、是否具備履約資格、合同所涉交易內容是否在經營范圍內，查閱經審計的財務報告、政府相關部門的專項檢查報告、以往交易記錄和社會客戶評價等財務和非財務信息，綜合評估合同對方當事人的財務風險和信用狀況，建立信用檔案，定期進行授信評價，必要時組織相關人員進駐現場，實地考察和了解合同對方當事人的經營范圍、產品種類、規格型號、質量等級、生產能力、技術水平等生產經營情況，資產、負債等財務狀況，全面評估合同對方當事人的履約能力。3.合同談判控制。建立合同談判集體會審制，由熟悉國家相關法律法規、行業監管、產業政策、同類產品或服務價格等的經驗豐富的專家、學者、管理人員、業務人員等組成談判團隊，發揮團隊智慧，在合法的前提下，遵循“誠實信用、平等互利、協商一致”原則，選擇適當的洽談方式，充分掌握對方資料，預先制定談判策略，除關注合同一般性內容條款外，重點關注合同的核心細節，如合同標的名稱、規格、型號等要素是否準確、具體、確切，數量是否清晰，計量單位是否明確，質量或技術標準是否詳細具體，價款或報酬的確定方式是否合理，合同價款或報酬的結算方式是否快捷可行，履約期限、地點和方式有無爭議等；對于合同金額大、影響范圍廣、專業技術強、法律關系復雜的合同還應當聘請具有專業資質和勝任能力的外部專家參與談判相關工作。談判過程中要注意安全保密，尤其是合同信息資料的保密，建立嚴格的保密責任追究制度，并對重要事項的談判過程、參與談判人員的主要意見記錄在案，妥善保存，防范舞弊風險，進行責任追究，維護學校利益。（三）合同訂立環節控制。1.合同擬定控制。合同是簽約雙方當事人真實意愿的準確表達，合同文本格式必須規范，符合國家法律法規規定的要求。國家或行業有標準文本的合同，必須使用國家或行業的標準文本，以減輕合同文本擬定工作量；國家或行業沒有標準文本但有示范文本的合同，可以參照示范文本合同，并對涉及簽約雙方當事人權利義務關系的條款內容進行反復斟酌、認真審查，結合簽約雙方具體情況進行修改；國家或行業沒有標準或示范文本的合同一般由學校業務承辦部門起草，由法務部門審核；對于合同金額大、影響范圍廣、專業技術強、法律關系復雜的合同，還應當聘請校外法律和技術專家或顧問參與起草；對對方草擬的合同文本，學校業務承辦部門和法務部門應當組織相關人員進行認真審核，確保合同條款能夠準確反映學校意愿表達，準確反映簽約雙方談判達成的一致意見，合同文本格式和內容規范合理。2.合同審核控制。加強對合同的審核，建立合同會審制度和分工協作機制，歸口管理，分級負責，設計嚴密的合同審查流程和關鍵控制節點，明確審核人員的專業素質、勝任能力和職責范圍，制定合同審核操作指南或類似辦法，具體指導合同審核工作，記錄合同審核過程和審核意見，編制合同審核工作底稿，便于事后監督檢查和責任追究等。審核內容包括合同文本的合法性、簽約過程的嚴密性、履約操作的可行性和實施結果的經濟性，簽訂合同的主體資格、書面授權人資格、內容條款和文本格式是否合法合規，合同內容是否表示當事雙方真實意思，合同條款是否完備，合同要素是否齊全，文字表達是否準確，違約責任等關鍵條款是否明確等。對合同金額大、影響范圍廣、專業技術強的重大合同，業務承辦部門、法務部門、財務部門、審計或紀檢部門應當從各自的專業角度進行審核，各司其職，各負其責；經濟業務承辦部門主要審核標的物的名稱、規格、型號、技術標準、質量、時間進度等條款內容，負責經濟合同起草、簽訂、履行過程中的業務風險管理；法務部門主要審核文本格式是否規范，內容條款是否完整，文字表述是否嚴謹，負責經濟合同權利義務條款相關的法律風險管理；財務部門主要審核合同價格條款、結算期限和款項支付方式條款內容的合理性，負責與資金收付審核相關的財務風險管理；審計或紀檢部門主要審核合同使用定額標準、市場價格、工程量等條款內容，負責經濟合同全過程監督管理。審核部門和人員應當編制合同審核工作底稿，對審核結果負責。學校可通過設計合同審簽表格，規范合同審核程序，借助信息化手段實現合同的線上審核，切實提高合同管理效率。3.合同簽署與登記控制。學校建立健全合同簽署控制及合同登記控制的管理制度，根據合同類別性質，合理授權，明確各類合同簽署權限、審核審批等業務流程，嚴格按照規定的權限和程序簽署合同，嚴禁未經授權或越權簽署合同，并在歸口管理部門內設置專門崗位負責合同的日常保管，為合同保管提供相應的條件，對合同進行統一編號，登記合同管理臺賬；同時，要建立合同專用章保管制度，明確合同專用章的掌管部門、合同專用章的保管和使用等具體要求，只有經合同歸口管理部門的審核、統一編號、學校領導審批及法人或其授權人簽署之后，方可履行蓋章手續，否則不得蓋章；最后，應當采取加蓋合同文本騎縫章、使用紙質合同文本、使用防偽印記專用紙張、第三方公證、使用不可編輯的電子文檔等防范措施加以嚴格控制，防止已簽署的合同被篡改。（四）合同履行環節控制。1.合同履行監控。加強對合同履行的跟蹤監控，及時主張權利、承擔義務，督促對方積極履行合同，強化對合同履行情況及效果的檢查、分析和驗收；對需要補充、變更、轉讓和終止的，應該明確規定審批流程和權限，合同變更或轉讓的內容、條款必須與合同對方當事人進行平等協商，形成一致意見，達成共識，便于操作；變更后的合同或轉讓后的合同應作為新簽訂合同，還需要履行規定的授權、審核、審批等環節控制程序。在合同履行管理過程中，要建立健全合同履行管理責任制，加強責任約束，壓緊壓實合同履行主體責任；合同終止或解除時，相關部門必須出具合同履行報告，全面總結合同履行情況，對需要追究責任的要提出處理意見建議，實施嚴厲問責。2.合同變更控制。學校在合同履行過程中，因故無法按時履行的，應及時采取應對措施。對于合同未約定的內容或存在爭議、歧義的條款，致使合同無法繼續履行的，合同雙方應就相關問題及時溝通協商，采取補救措施，對原有合同條款進行補充說明，完善合同內容；對因國家宏觀政策調整，法律、經濟、金融等環境變化，自然災害等不可抗力客觀因素影響，偏離合同訂立初衷，造成學校利益遭受損失的合同，應及時進行損失評估，向學校領導報告，并積極與合同對方當事人協商談判，達成一致意見，按照規定程序和權限，履行相關手續，辦理補充、變更合同條款或解除合同事宜；合同變更應采用書面形式，嚴禁在原合同文本上抹涂、添加、修改；合同對方當事人未經協商，違反約定擅自變更、轉讓、終止或解除合同，損害學校利益，給學校造成經濟損失的，有權要求對方賠償。3.合同糾紛處理。合同履行過程中涉及合同糾紛的，學校應當依照國家相關法律法規，明確規定合同糾紛處理的審批權限和責任，在規定時效內與對方協商談判，確保合同糾紛得到及時有效的解決。能夠協商解決的，雙方應當簽訂書面協議；合同糾紛經協商無法解決的，經辦人員應當向學校領導報告，并根據合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。合同糾紛處置方案應當經學校領導班子審核批準，未經授權批準，相關經辦人員不得向對方當事人作出實質性答復或承諾。4.合同價款結算。合同結算是合同業務中最關鍵的環節，也是合同風險最直接的表現。學校財務部門應當建立職能部門的合同負責制，設置專門崗位負責合同履行，建立合同履行信息管理臺賬，實現財務結算系統和合同控制系統的銜接，遵照條款的規定進行審查，掌握合同履行進展情況，在臨近付款期限的合理時間內發出資金結算提示，根據合同履行情況辦理價款結算、收付款項并進行賬務處理，及時催收到期欠款，嚴把結算付款關。付款時要明確業務承辦部門經辦人、負責人或項目負責人、分管業務的學校領導和分管財務的學校領導的責任，對不符合付款條件的，如合同對方未按照合同條款履約的、或應簽訂書面合同而未簽訂的、或驗收未通過的，財務部門應當拒絕付款，并及時向分管財務的學校領導報告，避免給學校造成不必要的損失。（五）合同歸檔評估控制。1.合同保管與歸檔。高校合同管理部門應當充分利用現代信息技術手段，加強合同登記管理，定期對合同進行統計、分類和歸檔，詳細登記合同的訂立、履行、變更和終結等情況，合同終結應及時辦理銷號和歸檔手續，實行合同的全過程封閉管理；建立合同文本科學分類和統一編號制度，按照類別和編號妥善保管合同文本，建立合同臺賬，防止或及早發現合同文本的遺失；加強合同信息安全保密工作，未經學校合同管理部門批準，不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家秘密或商業秘密；合同原件無特殊情況不得外借，明確合同流轉、借閱和歸還的職責權限和審批程序等有關要求，對合同保管情況實施定期和不定期的檢查。2.合同管理檢查評估。建立合同管理情況檢查評估制度，定期不定期對合同管理情況進行總結評估，及時總結經驗，改進不足，不斷完善學校合同管理工作。評估內容包括：合同策劃是否科學，合同調查是否充分，合同談判策略是否恰當，合同簽訂是否符合程序，合同簽署是否在授權范圍內，合同文本是否規范，合同審核意見是否得到合理采納，合同是否全面履行，履行過程中是否存在不足，合同糾紛是否得到妥善處理，合同資料是否全部歸檔，合同管理內部控制制度設計和執行是否健全有效，合同管理水平是否逐步提高等等。

參考文獻：

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[4]張慶龍.政府部門內部控制框架設計與有效運行[M].北京:化學工業出版社，2012.

作者:何珊 王永 單位:徐州工業職業技術學院